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Document 32004R1653

Règlement (CE) n° 1653/2004 de la Commission du 21 septembre 2004 portant règlement financier type des agences exécutives en application du règlement (CE) n° 58/2003 du Conseil portant statut des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires

OJ L 297, 22.9.2004, p. 6–16 (ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV)
OJ L 330M , 9.12.2008, p. 21–31 (MT)
Special edition in Bulgarian: Chapter 01 Volume 008 P. 292 - 302
Special edition in Romanian: Chapter 01 Volume 008 P. 292 - 302
Special edition in Croatian: Chapter 01 Volume 016 P. 161 - 171

In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2004/1653/oj

22.9.2004   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

L 297/6


RÈGLEMENT (CE) N o 1653/2004 DE LA COMMISSION

du 21 septembre 2004

portant règlement financier type des agences exécutives en application du règlement (CE) no 58/2003 du Conseil portant statut des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le règlement (CE) no 58/2003 du Conseil du 19 décembre 2002 portant statut des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires (1), et notamment son article 15,

vu l'avis du Parlement européen,

vu l'avis du Conseil,

vu l’avis de la Cour des comptes,

considérant ce qui suit:

(1)

Le règlement (CE) no 58/2003 a établi le statut des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires, agences exécutives dont la création a été confiée à la Commission.

(2)

Ces agences exécutives (ci-après dénommées «les agences») seront dotées de la personnalité juridique et d’un budget de fonctionnement propre dont l’exécution est régie par le présent règlement financier type, conformément à l’article 15 du règlement (CE) no 58/2003. En revanche, lorsque la Commission a délégué aux agences des tâches d’exécution budgétaire de crédits opérationnels relatifs à des programmes communautaires, ces crédits restent inscrits au budget général et sont régis par le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (2) (ci-après dénommé «le règlement financier général»).

(3)

Conformément à l'article 15 du règlement (CE) no 58/2003, le budget de fonctionnement des agences exécutives couvre les dépenses de fonctionnement de l'agence exécutive pour l'exercice budgétaire.

(4)

Conformément au règlement (CE) no 58/2003, il y a lieu d’arrêter un règlement financier type que les agences doivent appliquer pour l’exécution de leurs crédits de fonctionnement, et dont le contenu doit être aussi proche que possible du règlement financier général. En l'absence de règles expressément établies par ledit règlement financier type, s'appliquent les dispositions du règlement financier général et du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 du 23 décembre 2002 de la Commission établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (3).

(5)

Il convient de réaffirmer le respect des principes fondamentaux du droit budgétaire (unité, universalité, spécialité et annualité) ainsi que les principes de vérité budgétaire, d’équilibre, d’unité de compte, de bonne gestion financière et de transparence.

(6)

En ce qui concerne leur personnel, les agences devront distinguer entre les emplois temporaires, qui feront l’objet d’un tableau des effectifs soumis à l’approbation de l’autorité budgétaire, et les crédits permettant la rémunération d’autres catégories d’agents, recrutés sur contrat renouvelable.

(7)

S’agissant des acteurs financiers, il est nécessaire de définir les compétences et les responsabilités du comptable et de l’ordonnateur de l’agence, qui doivent être des fonctionnaires soumis au statut des fonctionnaires des Communautés européennes, ainsi que les conditions suivant lesquelles ce dernier pourra déléguer ses pouvoirs d’exécution budgétaire.

(8)

Il y a lieu de doter l’ordonnateur de l’agence d’une large autonomie de gestion. En ce qui concerne le régime des virements, une liberté complète doit lui être reconnue, sous réserve d’informer le comité de direction, qui doit pouvoir faire opposition dans un délai d'un mois.

(9)

Conformément à l’article 20, paragraphe 2 du règlement (CE) no 58/2003, la fonction d’auditeur interne est exercée dans les agences exécutives par l’auditeur interne de la Commission. Dès lors, l’auditeur interne de la Commission doit exercer à l’égard des agences exécutives les mêmes fonctions que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission par le règlement financier général. En outre, comme c’est le cas pour les ordonnateurs au sein de la Commission, l’ordonnateur de l’agence doit pouvoir être conseillé dans la maîtrise des risques par une fonction d’audit interne propre.

(10)

Pour chaque agence exécutive, le calendrier d’établissement de son budget de fonctionnement, de la reddition de ses comptes et de décharge doit respecter les dispositions du règlement (CE) no 58/2003, du règlement financier général. L’autorité de décharge pour le budget de fonctionnement des agences exécutives doit être la même que pour le budget général.

(11)

Les règles comptables appliquées par les agences doivent permettre une consolidation avec les comptes de la Commission. Elles doivent être arrêtées par le comptable de la Commission par analogie avec l’article 133 du règlement financier général. La Cour des comptes assurera le contrôle des comptes de l’agence.

(12)

Il est opportun que l’instance visée à l’article 66, paragraphe 4, du règlement financier général, mise en place par la Commission pour apprécier les irrégularités, puisse être également celle à laquelle chaque agence ait recours de manière à ce qu’une même appréciation soit portée sur des comportements identiques.

(13)

Pour leur budget de fonctionnement, les agences doivent respecter les mêmes exigences que la Commission en matière de marchés publics passés pour son propre compte. Il suffit à cet égard de renvoyer au règlement financier général.

(14)

Il n’y a pas lieu de prévoir des dispositions en matière d’octroi de subventions car les agences ne peuvent pas accorder des subventions sur leur budget de fonctionnement, qui doit exclusivement leur permettre de faire face aux dépenses de fonctionnement administratif.

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

TITRE I

OBJET

Article premier

Le présent règlement spécifie les règles essentielles applicables à l’établissement et à l'exécution du budget de fonctionnement (ci-après dénommé «le budget») des agences visées au règlement (CE) no 58/2003 (ci-après dénommées «les agences» ou «l’agence»).

Article 2

Pour tout aspect relatif au fonctionnement des agences exécutives qui n’est pas expressément défini par le présent règlement, s’appliquent mutatis mutandis les dispositions du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 (ci-après dénommé «le règlement financier général») et du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002.

TITRE II

LES PRINCIPES BUDGÉTAIRES

Article 3

Dans les conditions prévues au présent règlement, l’établissement et l’exécution du budget respectent les principes d’unité et de vérité budgétaire, d’annualité, d’équilibre, d’unité de compte, d’universalité, de spécialité, de bonne gestion financière et de transparence.

CHAPITRE 1

Principe d’unité et de vérité budgétaire

Article 4

Le budget est l'acte qui prévoit et autorise, pour chaque exercice, l’ensemble des recettes et des dépenses estimées nécessaires de l'agence.

Article 5

Les recettes de l’agence comprennent une subvention accordée par les Communautés et d’autres recettes éventuelles, y compris des recettes affectées au sens de l’article 15.

Les dépenses comprennent les dépenses de fonctionnement de l’agence ainsi que, le cas échéant, les dépenses financées par des recettes affectées conformément au premier alinéa.

Article 6

Aucune recette ni aucune dépense ne peut être effectuée autrement que par imputation à une ligne du budget.

Aucun crédit ne peut être inscrit au budget s’il ne correspond pas à une dépense estimée nécessaire.

Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés par le budget.

CHAPITRE 2

Principe d’annualité

Article 7

Les crédits inscrits au budget sont autorisés pour la durée d'un exercice budgétaire qui commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre.

Les crédits inscrits au budget sont des crédits non dissociés.

Les dépenses de fonctionnement résultant de contrats couvrant des périodes dépassant la durée de l’exercice, soit conformément aux usages locaux, soit relatifs à la fourniture de matériel d'équipement, sont imputées au budget de l’exercice au cours duquel elles sont effectuées.

Article 8

Les recettes de l'agence sont prises en compte au titre d’un exercice sur la base des montants perçus au cours de l'exercice. Elles donnent lieu à l’ouverture à la même hauteur de crédits.

Les crédits alloués au budget au titre d’un exercice ne peuvent être utilisés que pour couvrir les dépenses engagées et payées au cours de cet exercice, et pour couvrir les montants dus au titre d’engagements qui remontent à l’exercice antérieur.

Article 9

Les crédits non utilisés à la fin de l'exercice pour lequel ils ont été inscrits sont annulés.

Les crédits correspondant à des obligations régulièrement contractées à la clôture de l'exercice, sont reportés de droit au seul exercice suivant. Les crédits reportés non utilisés au 31 mars de l’exercice N+1 sont automatiquement annulés. La comptabilité permet de distinguer les crédits ainsi reportés.

Les crédits relatifs aux dépenses de personnel ne peuvent faire l’objet d’un report.

Les crédits disponibles au 31 décembre au titre de recettes affectées visées à l'article 15 font l'objet d'un report de droit. Les crédits disponibles correspondant aux recettes affectées reportées doivent être utilisés en priorité.

Article 10

Les crédits figurant au budget peuvent être engagés avec effet au 1er janvier, dès que le budget devient définitif.

Toutefois, les dépenses de gestion courante peuvent faire, à partir du 15 novembre de chaque année, l’objet d’engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l’exercice suivant. Ces engagements ne peuvent pas dépasser le quart des crédits figurant sur la ligne budgétaire correspondante pour l’exercice en cours. Ils ne peuvent pas porter sur des dépenses nouvelles dont le principe n'a pas encore été admis dans le dernier budget régulièrement arrêté.

En outre, les dépenses qui, tels les loyers, doivent être effectuées par anticipation, peuvent donner lieu à paiement à partir du 1er décembre à valoir sur les crédits prévus pour l’exercice suivant.

Si le budget n'est pas adopté à l'ouverture de l'exercice, le régime des douzième provisoires établi par le règlement financier général s’applique mutatis mutandis.

CHAPITRE 3

Principe d’équilibre

Article 11

Le budget doit être équilibré en recettes et en dépenses. L'agence ne peut souscrire des emprunts.

Les crédits ne peuvent dépasser le montant de la subvention visée à l’article 5, augmenté des recettes affectées et des autres recettes éventuelles visées à l’article 5.

Article 12

Si le solde découlant du compte de résultat au sens de l'article 56 est positif, il est remboursé à la Commission jusqu’à concurrence de la subvention versée au cours de l’exercice.

La différence entre la subvention visée à l’article 5 et celle qui a été effectivement versée à l’agence fait l’objet d’une annulation.

CHAPITRE 4

Principe d’unité de compte

Article 13

Le budget est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition des comptes en euros.

Toutefois, pour les besoins de la trésorerie, le comptable de l’agence exécutive peut dans des cas dûment justifiés effectuer des opérations dans les monnaies nationales et, le cas échéant, dans les monnaies de pays tiers.

CHAPITRE 5

Principe d’universalité

Article 14

L'ensemble des recettes couvre l'ensemble des dépenses à l’exception des recettes affectées en vue de financer des dépenses spécifiques. Les recettes et les dépenses sont inscrites sans contraction entre elles sous réserve de l'article 16.

Article 15

Les recettes correspondant à une destination déterminée, telles que les revenus de fondations, les subventions, les dons et legs, ainsi que les recettes provenant d’États membres, de pays tiers ou d’organismes divers pour l’exécution de programmes financés par des sources autres que le budget général des Communautés européennes (ci-après dénommées «le budget général»), constituent des recettes affectées en vue de financer des dépenses spécifiques.

Toute recette affectée doit couvrir la totalité des dépenses directes ou indirectes encourues par l’action ou la destination en question. Le budget prévoit la structure d'accueil des catégories de recettes affectées ainsi que, dans la mesure du possible, leur montant.

Le comité de direction décide, après avoir obtenu l'accord de la Commission, de l'acceptation de tous dons, legs et subventions provenant d'autres sources que la Communauté.

Article 16

Les prix des produits ou prestations fournis à l'agence, sont imputés budgétairement pour leur montant intégral hors taxes lorsqu'ils incorporent des charges fiscales qui font l'objet d'un remboursement, soit par les États membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes, soit par un État membre ou les pays tiers sur la base d’autres conventions pertinentes.

Les charges fiscales nationales éventuellement supportées par l'agence à titre temporaire en application du premier alinéa sont inscrites sur un compte d’attente jusqu’à leur remboursement par les États en cause. Un solde négatif éventuel est inscrit en tant que dépense au budget.

CHAPITRE 6

Principe de spécialité

Article 17

Les crédits dans leur totalité sont spécialisés par titre et chapitre; les chapitres sont subdivisés en articles et postes.

Article 18

Le directeur décide les virements de crédits à l’intérieur du budget de fonctionnement. Il en informe au préalable la Commission et le comité de direction qui disposent d’un délai d'un mois pour s’opposer à ces virements. Passé ce délai, ils sont réputés adoptés.

Les crédits correspondant à des recettes affectées ne peuvent faire l’objet de virement que pour autant qu’elles conservent leur affectation.

CHAPITRE 7

Principe de bonne gestion financière

Article 19

1.   Les crédits budgétaires sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d'économie, d’efficience et d’efficacité.

2.   Le principe d’économie prescrit que les moyens mis en œuvre par l'agence en vue de la réalisation de ses activités sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix.

Le principe d'efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus.

Le principe d’efficacité vise à atteindre les objectifs spécifiques fixés et à obtenir les résultats escomptés. Ces résultats doivent faire l'objet d'une évaluation.

3.   Le programme de travail annuel de l'agence exécutive adopté par le comité de direction contient des objectifs détaillés et des indicateurs de performance.

CHAPITRE 8

Principe de transparence

Article 20

Le budget est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition de comptes dans le respect du principe de transparence.

Le budget et les budgets rectificatifs, tels qu'ils ont été définitivement arrêtés, sont publiés au Journal officiel de l'Union européenne dans un délai de deux mois à compter de leur adoption.

TITRE III

ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

Article 21

L'agence exécutive transmet à la Commission au plus tard le 31 mars de chaque année un état prévisionnel de ses recettes et de ses dépenses établi par le directeur de l'agence et adopté par le comité de direction ainsi que des orientations générales le justifiant, de même que son programme de travail.

L’état prévisionnel des recettes et des dépenses de l'agence inclut:

a)

un tableau des effectifs fixant le nombre des emplois temporaires, dont la prise en charge sera autorisée dans la limite des crédits budgétaires par grade et par catégorie;

b)

en cas de variation d’effectifs, un état justificatif motivant les demandes d’emplois nouveaux;

c)

une prévision trimestrielle de trésorerie en paiements et en encaissements.

Article 22

La Commission, dans le cadre de la procédure relative à l’adoption du budget général transmet à l’autorité budgétaire l’état prévisionnel de l'agence, et propose le montant de la subvention destiné à l'agence et les effectifs qu'elle estime nécessaires pour celle-ci.

Le budget de fonctionnement de l'agence ne peut être adopté de manière définitive qu'après l'arrêt définitif du budget général de l'Union européenne, conformément à la procédure prévue à l’article 13 du règlement (CE) no 58/2003.

L’autorité budgétaire arrête le tableau des effectifs de toutes les agences, ainsi que toute modification ultérieure de celui-ci, dans le respect des dispositions de l'article 24.

Toute modification au budget, y compris au tableau des effectifs, fait l'objet d'un budget rectificatif adopté conformément à la même procédure que pour le budget initial, sous réserve des articles 18 et 24.

Article 23

Le budget comporte un état des recettes et un état des dépenses. Il fait apparaître:

1)

dans l’état des recettes:

a)

les prévisions de recettes de l'agence pour l’exercice concerné;

b)

les recettes de l’exercice précédent, et les recettes de l’exercice n–2;

c)

les commentaires appropriés pour chaque ligne de recette;

2)

dans l’état des dépenses:

a)

les crédits pour l’exercice concerné;

b)

les crédits pour l’exercice précédent, et les crédits pour l’exercice n–2;

c)

les commentaires appropriés pour chaque subdivision.

Article 24

1.   Le tableau des effectifs visé à l'article 21 comporte, en regard du nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice, le nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice précédent, ainsi que le nombre d'emplois réellement pourvus. Il constitue, pour l'agence, une limite impérative; aucune nomination ne peut être faite au-delà de cette limite.

Toutefois, le comité de direction peut procéder à des modifications du tableau des effectifs, jusqu’à concurrence de 10 % des postes autorisés en dessous du grade A 3 pour autant que cela n’affecte pas le volume des crédits du personnel correspondant à un plein exercice et reste dans la limite du nombre total de postes autorisés par tableau des effectifs.

2.   Par dérogation au paragraphe 1, les cas d’exercice d’activité à temps partiel autorisés par l’autorité investie du pouvoir de nomination conformément aux dispositions du statut des fonctionnaires et au régime applicable aux autres agents des Communautés européennes (ci-après dénommé «le statut») peuvent être compensés.

TITRE IV

EXÉCUTION DU BUDGET

CHAPITRE 1

Dispositions générales

Article 25

Le directeur exerce les fonctions d'ordonnateur. Il est un fonctionnaire soumis au statut. Il exécute le budget en recettes et en dépenses conformément au présent règlement, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués.

Article 26

Le directeur peut déléguer ses pouvoirs d’exécution du budget à des agents de l'agence soumis au statut. Ces agents ne peuvent agir que dans la limite des pouvoirs qui leur sont expressément conférés.

Article 27

Il est interdit à tout acteur financier au sens du chapitre 2 du présent titre d’adopter tout acte d'exécution du budget à l'occasion duquel ses propres intérêts ceux de l'agence ou des Communautés pourraient être en conflit. Si un tel cas se présente, l'acteur concerné a l'obligation de s’abstenir et d'en référer à son supérieur. Le directeur doit en référer au comité de direction.

Il y a conflit d'intérêts lorsque l'exercice impartial et objectif des fonctions d'un acteur financier de l'exécution du budget ou d'un auditeur interne est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d'affinité politique ou nationale, d'intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d'intérêt avec le bénéficiaire.

CHAPITRE 2

Acteurs financiers

Article 28

Les fonctions d’ordonnateur et de comptable sont séparées et incompatibles entre elles.

Article 29

L'ordonnateur est chargé d’exécuter les recettes et dépenses conformément aux principes de bonne gestion financière et d’en assurer la légalité et la régularité. Il conserve les pièces justificatives relatives aux opérations exécutées pendant une durée de cinq ans à compter de la date de la décision de décharge sur l'exécution du budget.

L’ordonnateur met en place, conformément aux normes minimales pertinentes arrêtées par la Commission pour ses propres services, et en tenant compte des risques spécifiques associés à son environnement de gestion, la structure organisationnelle ainsi que les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne adaptés à l’exécution de ses tâches y compris, le cas échéant, des vérifications ex-post.

L’ordonnateur peut, en fonction notamment de la nature et de l’étendue de ses tâches, mettre en place au sein de ses services une fonction d’expertise et de conseil destinée à l’assister dans la maîtrise des risques liés à ses activités.

Avant qu’une opération soit autorisée, ses aspects opérationnels et financiers sont vérifiés par des agents distincts de l’agent ayant initié l’opération. La vérification ex ante et ex post et l’initiation d’une opération sont des fonctions séparées.

L’ordonnateur rend compte de ses fonctions au comité de direction au plus tard pour le 15 mars de l’exercice sous la forme d’un rapport annuel d’activités, conformément à l’article 9, paragraphe 7, du règlement (CE) no 58/2003.

Article 30

Le comité de direction nomme un comptable, qui est un fonctionnaire soumis au statut et qui est chargé:

a)

de la bonne exécution des paiements, de l'encaissement des recettes et du recouvrement des créances constatées;

b)

d’établir les comptes de l’agence conformément au titre VI;

c)

de la tenue de la comptabilité conformément au titre VI;

d)

de mettre en œuvre les règles et méthodes comptables ainsi que le plan comptable conformément aux dispositions arrêtées par le comptable de la Commission;

e)

de la gestion de la trésorerie.

Le comptable obtient de l’ordonnateur, qui en garantit la fiabilité, toutes les informations nécessaires à l’établissement de comptes présentant une image fidèle du patrimoine de l'agence et de l’exécution budgétaire.

Le comptable est seul habilité pour le maniement de fonds et de valeurs. Il est responsable de leur conservation.

CHAPITRE 3

Responsabilité des acteurs financiers

Article 31

Tout agent partie à la gestion financière et au contrôle des opérations qui estime qu'une décision que son supérieur lui impose d'appliquer ou d'accepter est irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles professionnelles qu'il est tenu de respecter en informe par écrit le directeur et, en cas d’inaction de ce dernier dans un délai raisonnable, l'instance visée à l'article 35 ainsi que le comité de direction. Dans le cas d'une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptibles de nuire aux intérêts de la Communauté, il informe les autorités et instances désignées par la législation en vigueur.

Article 32

Sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires, les ordonnateurs délégués peuvent à tout moment se voir retirer, temporairement ou définitivement, leur délégation par l’autorité qui les a nommés, par décision motivée et après avoir été entendus. Le directeur peut à tout moment retirer son accord sur une délégation spécifique.

Sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires, le comptable peut à tout moment être suspendu de ses fonctions, temporairement ou définitivement, par le comité de direction, par décision motivée et après avoir été entendu. Celui-ci nomme un comptable intérimaire.

Article 33

Les dispositions du présent chapitre ne préjugent pas de la responsabilité pénale que pourraient engager l'ordonnateur ainsi que ses délégués dans les conditions prévues par le droit national applicable ainsi que par les dispositions en vigueur relatives à la protection des intérêts financiers des Communautés et à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés ou des États membres.

Tout ordonnateur et comptable engage sa responsabilité disciplinaire et pécuniaire, dans les conditions prévues par le statut. Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptibles de nuire aux intérêts de la Communauté, les autorités et instances désignées par la législation en vigueur seront saisies.

Article 34

1.   L'ordonnateur engage sa responsabilité pécuniaire dans les conditions du statut. À ce titre, il peut être tenu de réparer en totalité le préjudice subi par les Communautés en raison de fautes personnelles graves qu’il aurait commises dans l’exercice ou à l’occasion de ses fonctions, en particulier lorsqu’il constate les droits à recouvrer ou émet les ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au présent règlement.

Il en est de même lorsque, par sa faute personnelle grave, il néglige d’établir un acte engendrant une créance ou il néglige ou retarde, sans justification, l’émission d’ordres de recouvrement, ou il néglige ou retarde, sans justification, l’émission d’un ordre de paiement pouvant entraîner une responsabilité civile de l’agence à l’égard de tiers.

2.   Lorsqu’un ordonnateur délégué considère qu’une décision qui lui incombe est entachée d’irrégularité ou qu’elle contrevient aux principes de bonne gestion financière, il doit le signaler par écrit à l'autorité délégante. Si l'autorité délégante donne par écrit l'instruction motivée d'exécuter la décision susvisée à l'ordonnateur délégué, ce dernier, qui doit l'exécuter, est dégagé de sa responsabilité.

Article 35

1.   L’instance mise en place par la Commission conformément à l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier général afin de déterminer l’existence d’une irrégularité financière et ses conséquences éventuelles exerce à l’égard de l'agence les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission.

Sur la base de l’avis de cette instance, le directeur décide de l’engagement d’une procédure disciplinaire ou pécuniaire. Si l’instance a décelé des problèmes systémiques, elle transmet à l’ordonnateur et à l’auditeur interne de la Commission un rapport assorti de recommandations. Si cet avis met en cause le directeur, l'instance le transmet au comité de direction et à l'auditeur interne de la Commission.

2.   Chaque agent peut être tenu de réparer, en totalité ou en partie, le préjudice subi par l'agence en raison de fautes personnelles graves qu'il aurait commises dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions. La décision motivée est prise par l'autorité investie du pouvoir de nomination, après accomplissement des formalités prescrites en matière disciplinaire par le statut.

Article 36

Constitue notamment une faute susceptible d’engager, dans les conditions du statut, la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire du comptable le fait de:

a)

perdre ou détériorer des fonds, valeurs et documents dont il a la garde ou causer cette perte ou détérioration par sa négligence;

b)

modifier des comptes bancaires ou des comptes courants postaux sans notification préalable à l'ordonnateur;

c)

effectuer des recouvrements ou des paiements non conformes aux ordres de recouvrement ou de paiement correspondants;

d)

omettre d’encaisser des recettes dues.

CHAPITRE 4

Opérations de recettes

Article 37

Toute mesure ou situation de nature à engendrer ou à modifier une créance de l'agence fait préalablement l’objet d’une prévision de créance de la part de l’ordonnateur compétent.

Article 38

La constatation d’une créance est l’acte par lequel l’ordonnateur:

a)

vérifie l’existence des dettes du débiteur;

b)

détermine ou vérifie la réalité et le montant de la dette;

c)

vérifie les conditions d’exigibilité de la dette.

Toute créance identifiée comme certaine, liquide et exigible doit être constatée par un ordre de recouvrement donné au comptable, accompagné d'une note de débit envoyée au débiteur. Ces deux actes sont établis et adressés par l'ordonnateur compétent.

Sans préjudice des dispositions réglementaires, contractuelles ou conventionnelles applicables, toute créance non remboursée à sa date d'échéance fixée dans la note de débit, porte intérêt conformément au règlement (CE, Euratom) no 2342/2002.

Article 39

L’ordonnancement des recouvrements est l’acte par lequel l'ordonnateur compétent donne au comptable, par l’émission d’un ordre de recouvrement, l’instruction de recouvrer une créance qu’il a constatée.

Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement des créances dûment établis par l’ordonnateur compétent. Il est tenu de faire diligence en vue d’assurer la rentrée des recettes de l'agence et doit veiller à la conservation des droits de celles-ci.

Les montants indûment payés sont recouvrés.

Article 40

Lorsque l'ordonnateur compétent envisage de renoncer à recouvrer une créance constatée, il s’assure que la renonciation est régulière et conforme au principe de bonne gestion financière. Il fait rapport au comité de direction de son intention de renoncer à une créance constatée. Cette renonciation à recouvrer une créance constatée s’exprime par une décision de l’ordonnateur, qui doit être motivée. L’ordonnateur ne peut déléguer cette décision que pour les créances portant sur un montant inférieur à 5 000 euros. La décision de renonciation mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s’appuie.

L’ordonnateur compétent annule une créance constatée lorsque la découverte d’une erreur de droit ou de fait met en évidence qu’une créance n’avait pas été correctement constatée. L’ordonnateur ne peut déléguer cette décision que pour les créances portant sur un montant inférieur à 5 000 euros. Cette annulation s’exprime par une décision de l’ordonnateur compétent et fait l’objet d’une motivation adéquate.

L’ordonnateur compétent ajuste à la hausse ou à la baisse le montant d’une créance constatée lorsque la découverte d’une erreur factuelle entraîne la modification du montant de la créance, pour autant que cette correction n’entraîne pas l’abandon du droit constaté au bénéfice de l'agence. Cet ajustement est effectué par une décision de l’ordonnateur compétent et fait l’objet d’une motivation adéquate.

Article 41

Le recouvrement effectif par le comptable donne lieu de la part du comptable à l’établissement d'un enregistrement dans les comptes et à l'information de l'ordonnateur compétent. Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable donne lieu à la délivrance d’un récépissé.

Si à l’échéance prévue dans la note de débit, le recouvrement effectif n’a pas eu lieu, le comptable en informe l'ordonnateur compétent, et lance sans délai la procédure de récupération, par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par compensation, et si celle-ci n'est pas possible, par l'exécution forcée.

Le comptable procède au recouvrement par compensation et à due concurrence des créances de l'agence à l'égard de tout débiteur lui-même titulaire d'une créance certaine, liquide et exigible à l'égard de l'agence.

Article 42

Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés, par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et pour autant que le débiteur s'engage au paiement d'intérêts pour toute la période du délai accordé à compter de la date d'échéance initiale et il constitue, afin de protéger les droits de l'agence, une garantie financière couvrant la dette tant en principal qu'en intérêts.

CHAPITRE 5

Opérations de dépenses

Article 43

Toute dépense fait l’objet d’un engagement, d’une liquidation, d’un ordonnancement et d’un paiement.

Article 44

Pour toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget, l’ordonnateur compétent doit procéder préalablement à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique vis-à-vis de tiers.

Les engagements juridiques individuels afférents à des engagements budgétaires individuels ou provisionnels sont conclus au plus tard le 31 décembre de l’année N. Le solde non couvert par un engagement juridique de ces engagements budgétaires est dégagé par l’ordonnateur compétent.

Article 45

Lors de l’adoption d’un engagement budgétaire, l’ordonnateur compétent s’assure de l'exactitude de l'imputation budgétaire, de la disponibilité des crédits et de la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables, y compris le respect du principe de bonne gestion financière.

Article 46

La liquidation d’une dépense est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent vérifie l’existence des droits du créancier, les conditions d’exigibilité de la créance et détermine ou vérifie la réalité et le montant de la créance. Toute liquidation d’une dépense est appuyée sur des pièces justificatives attestant les droits du créancier.

La décision de liquidation s'exprime par la signature d'un «bon à payer» par l'ordonnateur compétent. Dans un système non informatisé, le «bon à payer» se traduit par un cachet comportant la signature de l'ordonnateur compétent. Dans un système informatisé, le «bon à payer» se traduit par une validation sous mot de passe personnel de l'ordonnateur compétent.

Article 47

L’ordonnancement des dépenses est l’acte par lequel l'ordonnateur compétent donne au comptable, par l’émission d’un ordre de paiement, l’instruction de payer une dépense dont il a effectué la liquidation. L’ordre de paiement est daté et signé par l’ordonnateur compétent et, le cas échéant, il est accompagné d’une attestation certifiant l’inscription des biens aux inventaires visés à l’article 64.

Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans la limite des fonds disponibles.

Article 48

Les opérations de liquidation, d’ordonnancement et de paiement des dépenses doivent être exécutées dans les délais et selon les dispositions du règlement financier général et de ses modalités d'exécution.

CHAPITRE 6

Auditeur interne

Article 49

La fonction d’auditeur interne est exercée dans les agences exécutives par l’auditeur interne de la Commission.

L'auditeur interne de la Commission exerce, à l’égard des agences exécutives, les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission conformément aux articles 85 et 86 du règlement financier général. Il fait rapport au comité de direction et au directeur de ses constatations et recommandations. Ceux-ci assurent le suivi des recommandations issues des audits et en informent la Commission. L’auditeur interne soumet à l’agence, avec information de la Commission, un rapport annuel indiquant le nombre et le type d’audits effectuées, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.

La responsabilité de l’auditeur interne, dans l’exercice de ses fonctions, est déterminée conformément à l’article 87 du règlement financier général.

L'agence transmet annuellement à l'autorité de décharge et à la Commission un rapport établi par le directeur de l'agence résumant le nombre et le type des audits internes effectués par l'auditeur interne, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.

TITRE V

PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS

Article 50

1.   En ce qui concerne la passation des marchés publics dans le cadre du fonctionnement de l’agence, les dispositions du règlement financier général et du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s'appliquent.

2.   Les agences exécutives peuvent demander à être associées, en tant que pouvoir adjudicateur, dans la passation de marchés de la Commission ou de marchés interinstitutionnels.

3.   Par dérogation au paragraphe 1, pour la fourniture de biens, la prestation de services, ou la réalisation de travaux que la Commission ou des offices interinstitutionnels sont en mesure d'assurer, les agences exécutives font, à titre prioritaire, appel à eux avant de recourir à une procédure de marché.

TITRE VI

REDDITION DES COMPTES ET COMPTABILITÉ

CHAPITRE 1

Reddition des comptes

Article 51

Les comptes de l’agence comprennent les états financiers et les états sur l'exécution du budget. Ils sont accompagnés d'un rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice.

Article 52

Les comptes doivent être réguliers, sincères et complets et présenter une image fidèle:

a)

en ce qui concerne les états financiers, des éléments d'actif, de passif, des charges et produits, des droits et obligations non repris à l'actif et au passif, ainsi que des flux de trésorerie;

b)

en ce qui concerne les états sur l'exécution budgétaire, des éléments de l'exécution du budget en recettes et en dépenses.

Article 53

Les états financiers sont établis sur la base des principes comptables généralement admis, tels que précisés dans le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002, à savoir la continuité des activités, la prudence, la permanence des méthodes comptables, la comparabilité des informations, l'importance relative, la non-compensation, la prééminence de la réalité sur l'apparence, la comptabilité d'exercice.

Article 54

Selon le principe de la comptabilité d'exercice, les états financiers tiennent compte des charges et produits afférents à l'exercice, sans considération de la date de paiement ou d'encaissement.

La valeur des éléments d'actif et de passif est déterminée en fonction des règles d'évaluation fixées par les méthodes comptables visés à l’article 59.

Article 55

Les états financiers sont présentés en euros et comprennent:

a)

le bilan et le compte de résultat économique qui représentent la situation patrimoniale et financière ainsi que le résultat économique au 31 décembre de l’exercice écoulé; ils sont présentés suivant la structure établie par la directive du Conseil concernant les comptes annuels de certaines formes de sociétés, en tenant toutefois compte de la nature particulière des activités de l'agence;

b)

le tableau des flux de trésorerie faisant apparaître les encaissements et les décaissements de l'exercice ainsi que la situation de trésorerie finale;

c)

l'état de variation des capitaux propres présentant de manière détaillée les augmentations et les diminutions, intervenues durant l'exercice, de chacun des éléments des comptes de capitaux.

L'annexe aux états financiers complète et commente l'information présentée et fournit toutes les informations complémentaires prescrites par la pratique comptable admise au niveau international, lorsque ces informations sont pertinentes par rapport aux activités de l’agence.

Article 56

Les états sur l'exécution budgétaire sont présentés en euros. Ils comprennent:

a)

le compte de résultat de l’exécution budgétaire qui récapitule la totalité des opérations budgétaires de l’exercice en recettes et en dépenses; il est présenté suivant la même structure que le budget lui-même.

b)

l'annexe au compte de résultat de l'exécution budgétaire qui complète et commente l'information donnée par celui-ci.

Article 57

Les comptes de l’agence sont consolidés avec ceux de la Commission, selon la procédure prévue à l’article 14 du règlement (CE) no 58/2003 et conformément aux dispositions suivantes:

a)

le comité de direction communique, au plus tard pour le 1er mars suivant l’exercice clos, les comptes provisoires accompagnés du rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice au comptable de la Commission et à la Cour des comptes;

b)

le comité de direction approuve, sur la base du projet établi par le directeur, les comptes définitifs de l'agence et les transmet au plus tard le 1er juillet suivant l’exercice clos au comptable de la Commission et à la Cour des comptes, ainsi qu'au Parlement européen et au Conseil;

c)

les comptes définitifs de l'agence, consolidés avec ceux de la Commission, sont publiés au Journal officiel de l'Union européenne pour le 31 octobre suivant l'exercice clos;

d)

le directeur adresse à la Cour des comptes une réponse aux observations éventuelles formulées par celle-ci dans le cadre du rapport visé à l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) no 58/2003 le 30 septembre au plus tard.

CHAPITRE 2

Comptabilité

Article 58

1.   La comptabilité de l’agence est le système d’organisation de l’information budgétaire et financière permettant de saisir, classer et enregistrer des données chiffrées.

La comptabilité se compose d’une comptabilité générale et d’une comptabilité budgétaire. Ces comptabilités sont tenues par année civile en euros.

Les données de la comptabilité générale et budgétaire sont arrêtées à la clôture de l’exercice budgétaire en vue de l’établissement des comptes visés au chapitre 1.

2.   Le paragraphe 1 ne fait pas obstacle à la tenue, par l’ordonnateur, d’une comptabilité analytique.

Article 59

Les règles et méthodes comptables ainsi que le plan comptable harmonisé à appliquer par l’agence sont arrêtés par le comptable de la Commission, par analogie avec l'article 133 du règlement financier général.

Article 60

La comptabilité générale retrace de façon chronologique, suivant la méthode en partie double, les événements et opérations qui affectent la situation économique, financière et patrimoniale de l’agence.

Article 61

Les différents mouvements par compte ainsi que leurs soldes sont inscrits dans les livres comptables.

Toute écriture comptable, y compris les corrections comptables, s’appuie sur des pièces justificatives auxquelles elle fait référence. Le système comptable doit permettre de retracer toutes les écritures comptables.

Article 62

Après la clôture de l’exercice budgétaire et jusqu’à la date de la reddition des comptes définitifs, le comptable de l’agence procède aux corrections qui, sans entraîner un décaissement ou un encaissement à la charge de cet exercice, sont nécessaires à une présentation régulière, fidèle et sincère des comptes.

Article 63

La comptabilité budgétaire permet de suivre, de manière détaillée, l’exécution du budget. La comptabilité budgétaire enregistre tous les actes d'exécution budgétaire en recettes et en dépenses prévus au titre IV.

Article 64

Le comptable de l'agence tient en nombre et en valeur, conformément au modèle arrêté par le comptable de la Commission, des inventaires de toutes les immobilisations corporelles, incorporelles et financières constituant le patrimoine de l’agence. Le comptable de l'agence vérifie la concordance entre les écritures d'inventaire et la réalité.

Les ventes de biens meubles font l’objet d’une publicité appropriée.

TITRE VII

CONTRÔLE EXTERNE ET DÉCHARGE

Article 65

La Cour des comptes assure le contrôle des comptes de l'agence conformément à l'article 248 du traité CE.

Le contrôle effectué par la Cour des comptes est régi par les articles 139 à 144 du règlement financier général.

Le comité de direction communique à la Cour des comptes le budget définitivement arrêté. Il informe la Cour des comptes, dans les meilleurs délais, de toutes ses décisions et de tous ses actes pris en exécution des articles 15, 18, 26 et 31.

Article 66

Le Parlement européen, sur recommandation du Conseil, qui statue à la majorité qualifiée, donne décharge au directeur sur l’exécution du budget de fonctionnement de l’exercice N au plus tard le 29 avril de l’année N+2.

La décision de décharge porte sur les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l'agence, ainsi que sur le solde qui en découle et sur l’actif et le passif de l'agence décrits dans le bilan financier. Cette décharge est accordée concomitamment avec celle portant sur l'exécution du budget général de l'Union européenne.

En vue d’octroyer la décharge, le Parlement européen examine, à la suite du Conseil, les comptes, les états financiers et les états sur l’exécution budgétaire de l'agence. Il examine également le rapport de la Cour des comptes visé à l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) no 58/2003 accompagné des réponses du directeur.

Le directeur soumet au Parlement européen, à la demande de ce dernier, de la même manière que prévu à l’article 146, paragraphe 3, du règlement financier général, toute information nécessaire au bon déroulement de la procédure de décharge pour l’exercice en cause.

Article 67

Le directeur et la Commission mettent tout en œuvre pour donner suite aux observations accompagnant la décision de décharge du Parlement européen ainsi qu’aux commentaires accompagnant la recommandation de décharge adoptée par le Conseil.

À la demande du Parlement européen ou du Conseil, le directeur fait rapport sur les mesures prises à la suite de ces observations et commentaires. Après envoi préalable à la Commission, il en transmet copie à la Cour des comptes.

TITRE VIII

DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Article 68

Les délais visés à l’article 57, s’appliquent pour la première fois au titre de l’exercice 2005.

Pour les exercices antérieurs, ces délais sont fixés respectivement au:

a)

15 septembre pour l'article 57, point b),

b)

30 novembre pour l'article 57, point c),

c)

31 octobre pour l'article 57, point d).

Les dispositions du titre VI s'appliquent progressivement en fonction des possibilités techniques en vue de produire leur plein effet au titre de l'exercice 2005.

Article 69

Pour les questions budgétaires relevant de leurs compétences respectives, le Parlement européen, le Conseil et la Commission sont habilités à obtenir la communication de toutes informations et justifications nécessaires.

Article 70

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 21 septembre 2004.

Par la Commission

Michaele SCHREYER

Membre de la Commission


(1)  JO L 11 du 16.1.2003, p. 1.

(2)  JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(3)  JO L 357 du 31.12.2002, p. 1.


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