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Document 32016R1191

Règlement (UE) 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012

OJ L 200, 26.7.2016, p. 1–136 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2016/1191/oj

26.7.2016   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

L 200/1


RÈGLEMENT (UE) 2016/1191 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL

du 6 juillet 2016

visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) no 1024/2012

LE PARLEMENT EUROPÉEN ET LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, et notamment son article 21, paragraphe 2,

vu la proposition de la Commission européenne,

après transmission du projet d'acte législatif aux parlements nationaux,

vu l'avis du Comité économique et social européen (1),

statuant conformément à la procédure législative ordinaire (2),

considérant ce qui suit:

(1)

L'Union s'est donné pour objectif de maintenir et de développer un espace de liberté, de sécurité et de justice sans frontières intérieures, au sein duquel est assurée la libre circulation des personnes. Afin d'assurer la libre circulation des documents publics au sein de l'Union et de favoriser ainsi la libre circulation des citoyens de l'Union, celle-ci devrait adopter des mesures concrètes afin de simplifier les conditions administratives actuelles relatives à la présentation dans un État membre de certains documents publics délivrés par les autorités d'un autre État membre.

(2)

Tous les États membres sont parties contractantes à la convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers (ci-après dénommée «convention Apostille»), qui a instauré un système de circulation simplifiée des documents publics délivrés par les États contractants à ladite convention.

(3)

Conformément au principe de confiance réciproque et afin de favoriser la libre circulation des personnes au sein de l'Union, le présent règlement devrait établir un système qui simplifie davantage les formalités administratives pour la circulation de certains documents publics et de leurs copies certifiées conformes lorsque ces documents publics et leurs copies certifiées conformes sont délivrés par une autorité d'un État membre pour être présentés dans un autre État membre.

(4)

Le système décrit dans le présent règlement ne devrait pas porter préjudice à la faculté dont disposent les personnes de continuer à bénéficier, si elles le souhaitent, d'autres systèmes par lesquels les documents publics sont exemptés de l'exigence de légalisation ou d'une formalité similaire et qui sont applicables entre États membres. Il convient, en particulier, de considérer le présent règlement comme un instrument distinct et autonome par rapport à la convention Apostille.

(5)

La coexistence entre le système décrit dans le présent règlement et d'autres systèmes applicables entre États membres devrait être préservée. En ce qui concerne la convention Apostille, alors que les autorités des États membres ne devraient pas avoir la possibilité d'exiger une apostille lorsqu'une personne leur présente un document public relevant du présent règlement et délivré dans un autre État membre, le présent règlement ne devrait pas empêcher les États membres de délivrer une apostille lorsqu'une personne choisit de le demander. Par ailleurs, le présent règlement ne devrait pas empêcher une personne de continuer à utiliser, dans un État membre, une apostille délivrée dans un autre. Par conséquent, le recours à la convention Apostille, à la demande d'une personne, peut encore avoir lieu dans les relations entre États membres. Lorsqu'une personne demande l'apposition d'une apostille sur un document public relevant du présent règlement, il convient que les autorités nationales de délivrance utilisent des moyens appropriés pour l'informer que, dans le cadre du système décrit dans le présent règlement, une apostille n'est plus nécessaire si cette personne a l'intention de présenter le document dans un autre État membre. En tout état de cause, les États membres devraient communiquer ces informations par tout moyen approprié.

(6)

Le présent règlement devrait s'appliquer aux documents publics délivrés par les autorités d'un État membre conformément à son droit national, et dont la finalité première est d'établir l'un des éléments suivants: la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le nom, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le divorce, la séparation de corps ou l'annulation du mariage, le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), la dissolution d'un partenariat enregistré, la séparation de corps ou l'annulation d'un partenariat enregistré, la filiation, l'adoption, le domicile et/ou la résidence ou la nationalité. Le présent règlement devrait également s'appliquer aux documents publics délivrés pour une personne par l'État membre dont elle est ressortissante afin d'attester qu'elle n'a pas de casier judiciaire. En outre, le présent règlement devrait s'appliquer aux documents publics que des citoyens de l'Union résidant dans un État membre dont ils ne sont pas ressortissants peuvent être tenus de présenter lorsque, conformément à la législation applicable de l'Union, ils souhaitent exercer leur droit de vote ou d'éligibilité aux élections au Parlement européen ou aux élections municipales dans leur État membre de résidence.

(7)

Le présent règlement ne devrait pas obliger les États membres à délivrer des documents publics qui n'existent pas dans leur droit national.

(8)

Le présent règlement devrait également s'appliquer aux copies certifiées conformes de documents publics établies par une autorité compétente de l'État membre dans lequel le document public original a été délivré. Le présent règlement ne devrait toutefois pas s'appliquer aux copies de copies certifiées conformes.

(9)

Le présent règlement devrait également s'appliquer aux versions électroniques de documents publics et aux formulaires types multilingues adaptés aux échanges électroniques. Cependant, chaque État membre devrait décider conformément à son droit national si et dans quelles conditions des documents publics et des formulaires types multilingues sous forme électronique peuvent être présentés.

(10)

Le présent règlement ne devrait s'appliquer ni aux passeports ni aux titres d'identité délivrés dans un État membre puisque de tels documents ne sont pas soumis à légalisation ou à une formalité similaire lorsqu'ils sont présentés dans un autre État membre.

(11)

Le présent règlement, et en particulier le mécanisme de coopération administrative qu'il prévoit, ne devrait pas s'appliquer aux actes de l'état civil délivrés conformément aux conventions applicables de la Commission internationale de l'état civil (CIEC).

(12)

Les documents publics relatifs à un changement de nom devraient également être considérés comme des documents publics dont la finalité première est d'établir le nom d'une personne.

(13)

La notion de «situation matrimoniale» devrait être interprétée comme faisant référence au statut de la personne mariée, séparée ou non mariée, y compris le fait qu'elle est célibataire, divorcée ou veuve.

(14)

La notion de «filiation» devrait être interprétée comme désignant le lien juridique entre un enfant et ses parents.

(15)

Aux fins du présent règlement, les notions de «domicile», de «résidence» et de «nationalité» devraient être interprétées conformément au droit national.

(16)

La notion de «casier judiciaire» devrait être interprétée comme désignant le registre national ou les registres nationaux où sont inscrites les condamnations conformément au droit national. Il convient d'entendre par «condamnation» toute décision définitive d'une juridiction pénale rendue à l'encontre d'une personne physique en raison d'une infraction pénale, pour autant que cette décision soit inscrite dans le casier judiciaire de l'État membre où a été prononcée cette condamnation.

(17)

La simplification des conditions de présentation dans un État membre de documents publics délivrés dans un autre État membre devrait procurer des avantages concrets aux citoyens de l'Union. En raison de leur nature juridique distincte, les documents délivrés sous seing privé devraient être exclus du champ d'application du présent règlement. De même, les documents publics délivrés par des autorités de pays tiers devraient être exclus du champ d'application du présent règlement, y compris lorsqu'ils ont déjà été acceptés comme étant authentiques par les autorités d'un État membre. L'exclusion des documents publics délivrés par les autorités de pays tiers devrait s'étendre aux copies certifiées conformes, établies par les autorités d'un État membre, de documents publics délivrés par les autorités d'un pays tiers.

(18)

Le présent règlement n'a pas pour but de modifier le droit matériel des États membres relatif à la naissance, au fait d'être en vie, au décès, au nom, au mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), au divorce, à la séparation de corps ou à l'annulation du mariage, au partenariat enregistré ( y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), à la dissolution d'un partenariat enregistré, à la séparation de corps ou à l'annulation d'un partenariat enregistré, à la filiation, à l'adoption, au domicile et/ou à la résidence, à la nationalité, à l'absence de casier judiciaire, ou aux documents publics dont un État membre peut exiger la présentation de la part d'un candidat aux élections au Parlement européen ou aux élections municipales ou de la part d'un électeur participant à ces scrutins qui est un ressortissant de cet État membre. Par ailleurs, le présent règlement ne devrait pas avoir d'incidence sur la reconnaissance dans un État membre d'effets juridiques attachés au contenu d'un document public délivré dans un autre État membre.

(19)

Afin de favoriser la libre circulation des citoyens de l'Union, il convient d'exempter les documents publics relevant du présent règlement et leurs copies certifiées conformes de toute forme de légalisation et de formalité similaire.

(20)

Les autres formalités, à savoir l'obligation de fournir à chaque fois des copies certifiées conformes et des traductions de documents publics, devraient également être simplifiées pour faciliter davantage la circulation des documents publics entre les États membres.

(21)

Afin de surmonter les barrières linguistiques et, dès lors, de faciliter davantage la circulation des documents publics entre les États membres, des formulaires types multilingues devraient être établis, dans chacune des langues officielles des institutions de l'Union, pour les documents publics concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire.

(22)

Les formulaires types multilingues devraient avoir pour seule finalité de faciliter la traduction des documents publics auxquels ils sont joints. Par conséquent, ces formulaires ne devraient pas circuler en tant que documents autonomes entre les États membres. Ils ne devraient pas avoir la même finalité ni poursuivre les mêmes objectifs que des extraits ou des copies intégrales d'actes de l'état civil, des extraits plurilingues d'actes de l'état civil, des extraits plurilingues et codés d'actes de l'état civil, des certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil établis au titre de la convention no 2 de la CIEC relative à la délivrance et à la dispense de légalisation des expéditions d'actes de l'état civil, de la convention no 16 de la CIEC relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil et de la convention no 34 de la CIEC relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil.

(23)

Les formulaires types multilingues établis par le présent règlement devraient refléter le contenu des documents publics auxquels ils sont joints et, dans la mesure du possible, rendre superflue la traduction de ces documents publics. Cependant, pour un certain nombre de documents publics dont le contenu peut ne pas être correctement reflété dans un formulaire type multilingue, comme certaines catégories de décisions de justice, l'objectif de rendre superflue la traduction ne peut être raisonnablement atteint. Les États membres devraient communiquer à la Commission les documents publics auxquels des formulaires types multilingues peuvent être joints en tant qu'aide utile à la traduction. Les États membres devraient s'efforcer de joindre un formulaire type multilingue au plus grand nombre possible de documents publics relevant du champ d'application du présent règlement.

(24)

Une personne qui présente un document public accompagné d'un formulaire type multilingue ne devrait pas être tenue de produire une traduction de ce document public. Cependant, l'autorité à laquelle le document public est présenté devrait décider en dernier ressort si les informations figurant dans le formulaire type multilingue sont suffisantes aux fins du traitement de ce document public.

(25)

L'autorité à laquelle un document public est présenté peut, à titre exceptionnel, si cela est nécessaire aux fins du traitement de ce document, exiger de la personne qui présente ce document public accompagné d'un formulaire type multilingue de fournir aussi une traduction ou une translittération du contenu du formulaire type multilingue dans la langue officielle de son État membre ou, si ce dernier a plusieurs langues officielles, dans la langue officielle ou une des langues officielles du lieu où le document public est présenté, cette langue étant aussi une des langues officielles des institutions de l'Union.

(26)

Les formulaires types multilingues devraient être délivrés, sur leur demande, aux personnes habilitées à recevoir les documents publics auxquels ces formulaires types multilingues doivent être joints. Ces formulaires types multilingues ne devraient produire aucun effet juridique quant à la reconnaissance de leur contenu dans les États membres où ils sont présentés.

(27)

Lorsqu'elle prépare un formulaire type multilingue qui est à joindre à un document public particulier, l'autorité qui émet ce formulaire devrait pouvoir n'y sélectionner que les rubriques propres à son pays qui sont utiles pour le document public en question, afin de garantir que le formulaire type multilingue ne contient que les informations figurant dans le document public auquel il est joint.

(28)

Il devrait être possible d'intégrer la version électronique d'un formulaire type multilingue depuis le portail européen e-Justice vers un autre emplacement accessible au niveau national et de l'émettre à partir de cet autre emplacement.

(29)

Les États membres devraient avoir la possibilité de créer des versions électroniques des formulaires types multilingues à l'aide d'une technologie différente de celle utilisée par le portail européen e-Justice, à condition que les formulaires types multilingues qu'ils émettent à l'aide de cette autre technologie contiennent les informations requises par le présent règlement.

(30)

Il y a lieu de prévoir des garanties appropriées destinées à prévenir les fraudes concernant des documents publics et leurs copies certifiées conformes circulant entre les États membres et leur falsification.

(31)

Afin de permettre des échanges transfrontaliers d'informations rapides et sûrs et de faciliter l'assistance mutuelle, le présent règlement devrait établir un mécanisme efficace de coopération administrative entre les autorités désignées par les États membres. L'utilisation de ce mécanisme de coopération administrative devrait renforcer la confiance mutuelle entre les États membres au sein du marché intérieur et être basée sur le système d'information du marché intérieur (IMI) créé par le règlement (UE) no 1024/2012 du Parlement européen et du Conseil (3).

(32)

Il convient donc de modifier le règlement (UE) no 1024/2012 pour ajouter certaines dispositions du présent règlement à la liste des dispositions sur la coopération administrative dans les actes de l'Union qui sont appliquées au moyen de l'IMI figurant à l'annexe du règlement (UE) no 1024/2012.

(33)

Afin de garantir un niveau élevé de sécurité et de protection des données dans le cadre de l'application du présent règlement et pour éviter les fraudes, la Commission devrait faire en sorte que l'IMI garantisse la sécurité des documents publics et offre un moyen sécurisé de transmission électronique de ces documents. La Commission devrait rendre disponible dans l'IMI un outil qui certifie les informations échangées par l'intermédiaire du système lorsqu'elles sont exportées à l'extérieur de celui-ci. De plus, les autorités des États membres qui échangent des informations concernant des documents publics devraient prendre les mesures nécessaires pour que, conformément au règlement (UE) no 1024/2012, les documents publics et les données à caractère personnel échangés par l'intermédiaire de l'IMI soient collectés, traités et utilisés pour des finalités conformes à celles pour lesquelles ils ont initialement été communiqués. Le règlement (UE) no 1024/2012 contient les dispositions nécessaires pour assurer la protection des données à caractère personnel et un niveau élevé de sécurité et de confidentialité des échanges d'informations dans l'IMI, et établit les responsabilités de la Commission à cet égard. Le règlement (UE) no 1024/2012 précise aussi que les participants IMI échangent et traitent des données à caractère personnel uniquement pour les finalités définies dans l'acte juridique de l'Union sur lequel se fondent ces échanges et en conformité avec les finalités pour lesquelles elles ont été initialement communiquées.

(34)

La directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil (4) régira le traitement des données à caractère personnel effectué dans les États membres dans le cadre de l'application du présent règlement sous le contrôle des autorités publiques indépendantes désignées par les États membres. Tout échange ou transmission d'informations et de documents par les autorités des États membres devrait être conforme à la directive 95/46/CE. Cet échange et cette transmission devraient, en outre, avoir pour finalité spécifique la vérification par ces autorités de l'authenticité de documents publics par l'intermédiaire de l'IMI et cette vérification ne devrait être réalisée que dans les domaines respectifs de compétence de ces autorités. Cela ne devrait pas empêcher les États membres d'appliquer leurs dispositions législatives, réglementaires et administratives concernant l'accès du public aux documents officiels.

(35)

Les autorités des États membres devraient se prêter mutuellement assistance afin de faciliter l'application du présent règlement, en particulier en ce qui concerne l'application du mécanisme de coopération administrative entre les autorités désignées par les États membres, lorsque les autorités de l'État membre dans lequel sont présentés un document public ou sa copie certifiée conforme ont des doutes raisonnables quant à l'authenticité de ces documents.

(36)

Lorsque les autorités de l'État membre dans lequel sont présentés un document public ou sa copie certifiée conforme ont des doutes raisonnables quant à l'authenticité de ces documents, elles devraient avoir la possibilité de vérifier les modèles de documents disponibles dans le répertoire de l'IMI et, si un doute persiste, de demander, par l'intermédiaire de l'IMI, des informations aux autorités compétentes de l'État membre dans lequel ces documents ont été délivrés, soit en adressant la demande directement à l'autorité qui a délivré le document public ou établi la copie certifiée conforme, soit en se mettant en contact avec l'autorité centrale dudit État membre. Les autorités requises devraient répondre à ces demandes dans le délai le plus bref possible et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas cinq jours ouvrables ou dix jours ouvrables lorsque la demande est traitée par l'intermédiaire d'une autorité centrale. Le délai de dix jours ouvrables peut, en particulier, s'appliquer aux situations dans lesquelles les autorités requises ne sont pas encore enregistrées dans l'IMI. Dans l'hypothèse où ces délais ne peuvent pas être respectés, l'autorité requise et l'autorité requérante devraient convenir de les prolonger.

(37)

Aux fins de la computation des délais prévus par le présent règlement, il convient d'appliquer le règlement (CEE, Euratom) no 1182/71 du Conseil (5).

(38)

Il est possible, dans des circonstances exceptionnelles, que les autorités des États membres ne soient pas en mesure de vérifier l'authenticité d'un document public. Cela ne devrait se produire que lorsque cette vérification s'avère impossible en raison de circonstances telles que, par exemple, la destruction physique ou la perte de copies de documents nationaux en raison, par exemple, de la destruction d'archives d'un bureau de l'état civil ou d'une juridiction, ou de l'absence de registre. Il devrait dès lors y avoir dans l'IMI un choix de réponse correspondant à cette éventualité.

(39)

Si la réponse de l'autorité requise ne confirme pas l'authenticité du document public ou de sa copie certifiée conforme ou si aucune réponse n'est reçue de cette autorité, l'autorité requérante ne devrait pas être tenue de traiter ce document public ou cette copie certifiée conforme. Par ailleurs, en pareils cas, l'autorité requérante ou la personne qui a présenté le document public ou la copie certifiée conforme devrait être libre d'utiliser tout moyen disponible pour vérifier ou prouver l'authenticité du document public ou de sa copie certifiée conforme. Pour garantir l'efficacité du présent règlement, les cas où aucune réponse n'est reçue par l'intermédiaire de l'IMI devraient rester exceptionnels.

(40)

Au besoin, le coordonnateur IMI ou les autorités centrales concernées peuvent contribuer à la recherche d'une solution aux difficultés que les autorités des États membres peuvent rencontrer lorsqu'elles utilisent l'IMI, y compris en l'absence de réponse à une demande d'informations ou s'il n'est pas possible de parvenir à un accord sur la prolongation du délai de réponse.

(41)

Les autorités des États membres devraient bénéficier des fonctions existantes de l'IMI, y compris le recours à un système de communications multilingue et à des questions et réponses types prétraduites, ainsi que d'un répertoire de modèles de documents publics utilisés au sein du marché intérieur.

(42)

Les autorités centrales des États membres devraient apporter leur concours pour les demandes d'informations et devraient, en particulier, recevoir et transmettre ces demandes et, si nécessaire, y répondre et fournir les informations nécessaires pour y répondre, en particulier dans les cas où ni l'autorité requérante ni l'autorité requise n'est enregistrée dans l'IMI.

(43)

Aux fins du présent règlement, les autorités centrales des États membres devraient communiquer entre elles et exercer leurs fonctions en recourant à l'IMI. Les communications entre les autorités d'un même État membre devraient avoir lieu conformément aux procédures nationales.

(44)

Il convient de clarifier les relations entre le présent règlement et le droit de l'Union. À cet égard, le présent règlement devrait s'entendre sans préjudice de l'application du droit de l'Union qui comporte des dispositions sur la légalisation ou une formalité similaire, ou d'autres formalités, tel le règlement (CE) no 2201/2003 du Conseil (6). Le présent règlement devrait également s'entendre sans préjudice de l'application du droit de l'Union relatif aux signatures électroniques et à l'identification électronique. En cas de conflit entre les dispositions du présent règlement et une disposition d'un autre acte de l'Union régissant des aspects spécifiques de la simplification des conditions de présentation des documents publics, et qui simplifie encore davantage ces conditions, tels les directives du Parlement européen et du Conseil 2005/36/CE (7) et 2006/123/CE (8) et le règlement (CE) no 987/2009 du Parlement européen et du Conseil (9), c'est la disposition de l'acte de l'Union prévoyant une plus grande simplification qui devrait prévaloir.

(45)

De plus, le présent règlement devrait être sans préjudice du recours à d'autres systèmes de coopération administrative institués par le droit de l'Union qui prévoient l'échange d'informations entre les États membres dans des domaines particuliers, tels que la directive 93/109/CE du Conseil (10) ou le règlement (CE) no 987/2009. Le présent règlement devrait être appliqué en synergie avec ces systèmes spécifiques.

(46)

Pour être cohérent avec ses objectifs généraux, il convient qu'entre deux États membres ou plus, pour les questions qu'il régit et dans la mesure qu'il prévoit, le présent règlement prime les accords ou arrangements bilatéraux ou multilatéraux auxquels les États membres sont parties et qui concernent les questions relevant dudit règlement.

(47)

Par ailleurs, les États membres devraient pouvoir maintenir ou conclure des arrangements entre deux ou plusieurs d'entre eux pour les questions qui n'entrent pas dans le champ d'application du présent règlement, telles que la force probante des documents publics, les formulaires types multilingues ayant une valeur juridique, la dispense de légalisation de ces formulaires et la dispense de légalisation des documents publics dans des domaines autres que ceux relevant du présent règlement. Les États membres devraient également pouvoir maintenir ou conclure des arrangements visant à simplifier davantage la circulation entre les États membres des documents publics relevant du présent règlement.

(48)

Les documents publics délivrés par les autorités de pays tiers n'entrent pas dans le champ d'application du présent règlement. De plus, les accords et arrangements en matière de légalisation ou de formalité similaire pour des documents publics relatifs à des questions relevant du présent règlement qui sont délivrés par les autorités d'États membres ou de pays tiers et qui sont destinés à être utilisés dans les relations entre les États membres et les pays tiers concernés ne peuvent pas affecter l'application du présent règlement. Le présent règlement ne devrait dès lors pas empêcher les États membres de conclure avec des pays tiers des accords internationaux bilatéraux ou multilatéraux en matière de légalisation ou de formalité similaire concernant des documents publics relatifs à des questions relevant du présent règlement et qui sont délivrés par les autorités d'États membres ou de pays tiers et destinés à être utilisés dans les relations entre les États membres et les pays tiers concernés. Les États membres ne devraient pas non plus être empêchés, dans la mesure où un ou plusieurs d'entre eux sont parties ou peuvent décider de devenir parties à des accords et des arrangements de ce type, de statuer sur l'acceptation de l'adhésion de nouvelles parties contractantes, en particulier en ce qui concerne le droit d'élever et de notifier des objections à de nouvelles adhésions visé à l'article 12, deuxième alinéa, de la convention Apostille, ni d'appliquer ou de modifier la convention européenne de 1968 relative à la suppression de la légalisation des actes établis par les agents diplomatiques ou consulaires, ou de statuer sur l'adhésion de nouvelles parties contractantes à ladite convention.

(49)

Puisque les formulaires types multilingues prévus par le présent règlement n'ont aucune valeur juridique et qu'il n'y a pas de chevauchement avec les formulaires types plurilingues prévus dans les conventions no 16, no 33 et no 34 de la CIEC ou avec les certificats de vie prévus dans la convention no 27 de la CIEC, le présent règlement ne devrait pas affecter l'application desdites conventions entre les États membres ou entre un État membre et un pays tiers.

(50)

Un comité ad hoc, composé de représentants de la Commission et des États membres et présidé par un représentant de la Commission, devrait être créé en vue de prendre les mesures nécessaires pour faciliter l'application du présent règlement, notamment en échangeant les bonnes pratiques concernant son application entre les États membres, la prévention de la fraude concernant des documents publics, leurs copies certifiées conformes et leurs traductions certifiées conformes, l'utilisation de versions électroniques de documents publics et l'utilisation de formulaires types multilingues et les documents falsifiés qui ont été détectés.

(51)

Pour faciliter l'application du présent règlement, les États membres devraient, en vue de rendre les informations accessibles au public par tout moyen approprié et, en particulier, par le biais du portail européen e-Justice, communiquer à la Commission, par l'intermédiaire de l'IMI, les coordonnées de leurs autorités centrales, les modèles des documents publics les plus communément utilisés au titre de leur droit national ou, lorsqu'il n'existe pas de modèle pour un document public donné, des informations relatives aux caractéristiques spécifiques de ce document.

(52)

Les États membres devraient également communiquer par l'intermédiaire de l'IMI des versions anonymisées de documents falsifiés qui ont été détectés et qui pourraient servir d'exemples utiles et caractéristiques de falsifications possibles. La communication de ces documents falsifiés devrait se limiter à ceux dont la divulgation est permise en vertu du droit national, et ne devrait pas porter préjudice aux règles des États membres relatives à la divulgation des éléments de preuve recueillis au cours de procédures pénales. Les informations communiquées par les États membres au sujet de documents falsifiés ne devraient pas être rendues publiques.

(53)

Afin de faciliter l'application du présent règlement, les États membres devraient, en vue de rendre ces informations accessibles au public par le biais du portail européen e-Justice, communiquer à la Commission la ou les langues qu'ils peuvent accepter pour la présentation de documents publics délivrés par les autorités d'un autre État membre; une liste indicative des documents publics qui relèvent du champ d'application du présent règlement; la liste des documents publics auxquels des formulaires types multilingues peuvent être joints en tant qu'aide utile à la traduction; s'il en existe, les listes de personnes qualifiées, conformément au droit national, pour établir des traductions certifiées conformes; une liste indicative des types d'autorités habilitées en vertu du droit national à établir des copies certifiées conformes; des informations relatives aux moyens permettant d'identifier les traductions certifiées conformes et les copies certifiées conformes; et des informations relatives aux caractéristiques spécifiques des copies certifiées conformes.

(54)

Les informations relatives aux modèles des documents publics les plus communément utilisés ou aux caractéristiques spécifiques de ces documents ou de leurs copies certifiées conformes ne devraient être rendues accessibles au public que dans la mesure où elles sont déjà accessibles au public au titre du droit de l'État membre dont les autorités ont délivré le document public ou établi la copie certifiée conforme. À cet effet, les États membres devraient indiquer à la Commission quels documents sont accessibles au public au titre de leur droit national. Cependant, aux fins du présent règlement, les informations sur les caractéristiques spécifiques des documents publics ou de leurs copies certifiées conformes que les États membres devraient communiquer à la Commission ne devraient pas comporter d'informations sur des caractéristiques spécifiques de sécurité qui ne sont pas accessibles au public au titre du droit de l'État membre dont les autorités ont délivré le document public ou établi la copie certifiée conforme.

(55)

La communication par un État membre à la Commission d'une ou des langues autres que la ou les siennes qu'il peut accepter pour la présentation de documents publics délivrés par les autorités d'un autre État membre devrait être sans préjudice de la possibilité pour ses autorités d'accepter, conformément au droit national ou si l'État membre concerné l'autorise, une ou d'autres langues supplémentaires lorsqu'un document public délivré par les autorités d'un autre État membre leur est présenté.

(56)

Le présent règlement respecte les droits fondamentaux et observe les principes reconnus par la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne, en particulier le droit au respect de la vie privée et familiale, le droit à la protection des données à caractère personnel, le droit de se marier et le droit de fonder une famille, et la liberté de circulation et de séjour. Le présent règlement devrait être appliqué conformément à ces droits et principes.

(57)

Étant donné que l'objectif du présent règlement, à savoir la promotion de la libre circulation des citoyens en facilitant la libre circulation de certains documents publics au sein de l'Union, ne peut pas être atteint de manière suffisante par les États membres mais peut, en raison de ses dimensions et de ses effets, l'être mieux au niveau de l'Union, celle-ci peut prendre des mesures, conformément au principe de subsidiarité consacré à l'article 5 du traité sur l'Union européenne. Conformément au principe de proportionnalité tel qu'énoncé audit article, le présent règlement n'excède pas ce qui est nécessaire pour atteindre cet objectif,

ONT ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

CHAPITRE I

OBJET, CHAMP D'APPLICATION ET DÉFINITIONS

Article premier

Objet

1.   Le présent règlement prévoit, pour certains documents publics qui sont délivrés par les autorités d'un État membre et qui doivent être présentés aux autorités d'un autre État membre, un système:

a)

de dispense de légalisation ou d'une formalité similaire; et

b)

de simplification d'autres formalités.

Sans préjudice du premier alinéa, le présent règlement n'empêche pas une personne d'utiliser d'autres systèmes applicables dans un État membre concernant la légalisation ou une formalité similaire.

2.   Le présent règlement établit également des formulaires types multilingues à utiliser en tant qu'aide à la traduction et à joindre aux documents publics concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire.

Article 2

Champ d'application

1.   Le présent règlement s'applique aux documents publics délivrés par les autorités d'un État membre conformément au droit national de cet État membre qui doivent être présentés aux autorités d'un autre État membre et dont la finalité première est d'établir l'un ou plusieurs des faits suivants:

a)

la naissance;

b)

le fait d'être en vie;

c)

le décès;

d)

le nom;

e)

le mariage, y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale;

f)

le divorce, la séparation de corps et l'annulation du mariage;

g)

le partenariat enregistré, y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré;

h)

la dissolution du partenariat enregistré, la séparation de corps ou l'annulation d'un partenariat enregistré;

i)

la filiation;

j)

l'adoption;

k)

le domicile et/ou la résidence;

l)

la nationalité;

m)

l'absence de casier judiciaire, à condition que les documents publics relatifs à cet élément soient délivrés pour un citoyen de l'Union par les autorités de l'État membre dont ce citoyen a la nationalité.

2.   Le présent règlement s'applique également aux documents publics que des citoyens de l'Union résidant dans un État membre dont ils ne sont pas ressortissants peuvent être tenus de présenter lorsqu'ils souhaitent exercer leur droit de vote ou d'éligibilité aux élections au Parlement européen ou aux élections municipales dans leur État membre de résidence, dans les conditions prévues par la directive 93/109/CE et la directive 94/80/CE du Conseil (11), respectivement.

3.   Le présent règlement ne s'applique pas:

a)

aux documents publics délivrés par les autorités d'un pays tiers; ni

b)

aux copies certifiées conformes des documents visés au point a) établies par les autorités d'un État membre.

4.   Le présent règlement ne s'applique pas à la reconnaissance dans un État membre d'effets juridiques attachés au contenu de documents publics délivrés par les autorités d'un autre État membre.

Article 3

Définitions

Aux fins du présent règlement, on entend par:

1)

«documents publics»:

a)

les documents émanant d'une autorité ou d'un fonctionnaire relevant d'une juridiction d'un État membre, y compris ceux qui émanent du ministère public, d'un greffier ou d'un huissier de justice;

b)

les documents administratifs;

c)

les actes notariés;

d)

les déclarations officielles telles que les mentions d'enregistrement, les visas pour date certaine et les certifications de signatures apposées sur un acte sous seing privé;

e)

les documents établis par les agents diplomatiques ou consulaires d'un État membre agissant sur le territoire de tout État en leur qualité officielle, lorsque de tels documents doivent être présentés sur le territoire d'un autre État membre ou aux agents diplomatiques ou consulaires d'un autre État membre agissant sur le territoire d'un État tiers;

2)

«autorité», une autorité publique d'un État membre ou une entité agissant en sa qualité officielle et habilitée en vertu du droit national à émettre ou à recevoir un document public visé par le présent règlement ou une copie certifiée conforme de ce document;

3)

«légalisation», la formalité permettant d'attester l'authenticité de la signature du titulaire d'une charge publique, la qualité en laquelle le signataire du document a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont ce document est revêtu;

4)

«formalité similaire», l'ajout de l'apostille prévue par la convention Apostille;

5)

«autres formalités», l'obligation de fournir des copies certifiées conformes et des traductions de documents publics;

6)

«autorité centrale», l'autorité ou les autorités qui ont été désignées par les États membres, conformément à l'article 15, pour exercer des fonctions liées à l'application du présent règlement;

7)

«copie certifiée conforme», une copie d'un document public original qui est signée et attestée être une reproduction exacte et complète dudit document public original par une autorité habilitée à cet effet en vertu du droit national et relevant de l'État membre qui a initialement délivré le document public.

CHAPITRE II

DISPENSE DE LÉGALISATION ET D'UNE FORMALITÉ SIMILAIRE, ET SIMPLIFICATION D'AUTRES FORMALITÉS RELATIVES AUX COPIES CERTIFIÉES CONFORMES

Article 4

Dispense de légalisation et d'une formalité similaire

Les documents publics relevant du présent règlement et leurs copies certifiées conformes sont dispensés de toute forme de légalisation et de formalité similaire.

Article 5

Simplification d'autres formalités relatives aux copies certifiées conformes

1.   Lorsqu'un État membre exige la présentation de l'original d'un document public délivré par les autorités d'un autre État membre, les autorités de l'État membre où le document public est présenté n'exigent pas en outre la présentation d'une copie certifiée conforme de ce document.

2.   Lorsqu'un État membre autorise la présentation d'une copie certifiée conforme d'un document public, les autorités de cet État membre acceptent une copie certifiée conforme établie dans un autre État membre.

CHAPITRE III

SIMPLIFICATION D'AUTRES FORMALITÉS RELATIVES AUX TRADUCTIONS ET FORMULAIRES TYPES MULTILINGUES

Article 6

Simplification d'autres formalités relatives aux traductions

1.   Une traduction n'est pas requise lorsque:

a)

le document public est établi dans la langue officielle de l'État membre où le document est présenté ou, si cet État membre a plusieurs langues officielles, dans la langue officielle ou l'une des langues officielles du lieu où le document est présenté ou dans toute autre langue expressément acceptée par cet État membre; ou

b)

un document public concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, ou l'absence de casier judiciaire est accompagné, dans les conditions fixées par le présent règlement, d'un formulaire type multilingue, pour autant que l'autorité à laquelle le document public est présenté considère que les informations figurant sur ledit formulaire sont suffisantes pour traiter le document public.

2.   Une traduction certifiée conforme, établie par une personne qualifiée pour ce faire conformément au droit d'un État membre, est acceptée dans tous les États membres.

Article 7

Formulaires types multilingues

1.   Les documents publics concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire, communiqués par les États membres conformément à l'article 24, paragraphe 1, point c), sont, à la demande de la personne habilitée à recevoir le document public, accompagnés d'un formulaire type multilingue établi conformément au présent règlement.

2.   Les formulaires types multilingues visés au paragraphe 1 sont délivrés par une autorité et sont revêtus de la date de leur délivrance ainsi que de la signature et, le cas échéant, du sceau ou du timbre de l'autorité de délivrance.

Article 8

Utilisation des formulaires types multilingues

1.   Les formulaires types multilingues visés à l'article 7, paragraphe 1, sont joints aux documents publics visés audit paragraphe, sont utilisés en tant qu'aide à la traduction et sont dépourvus de valeur juridique autonome.

2.   Les formulaires types multilingues ne constituent pas l'un ou l'autre des documents suivants:

a)

des extraits d'actes de l'état civil;

b)

des copies intégrales d'actes de l'état civil;

c)

des extraits plurilingues d'actes de l'état civil;

d)

des extraits plurilingues et codés d'actes de l'état civil; ou

e)

des certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil.

3.   Les formulaires types multilingues ne peuvent être utilisés que dans un État membre autre que celui dans lequel ils ont été délivrés.

Article 9

Contenu des formulaires types multilingues

1.   Chaque formulaire type multilingue contient une partie standard, comprenant les éléments suivants:

a)

le titre du formulaire type multilingue;

b)

la base juridique pour sa délivrance;

c)

la désignation de l'État membre dans lequel il est délivré;

d)

un cadre contenant un «Avis important»;

e)

un cadre contenant une «Note à l'intention de l'autorité de délivrance»;

f)

un certain nombre de rubriques standard et leurs numéros de code; et

g)

un «Cadre pour la signature».

2.   Les parties standard à intégrer dans les formulaires types multilingues concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire, ainsi que les glossaires multilingues des rubriques standard, figurent respectivement aux annexes I à XI.

3.   Chaque formulaire type multilingue contient également, le cas échéant, une partie non standard comprenant des rubriques propres à chaque pays destinées à refléter le contenu du document public auquel le formulaire type multilingue doit être joint et les numéros de code de ces rubriques.

4.   Les rubriques propres à chaque pays visées au paragraphe 3 du présent article sont communiquées par les États membres à la Commission conformément à l'article 24, paragraphe 2.

5.   Chaque formulaire type multilingue contient également un glossaire multilingue des rubriques standard et des rubriques propres à chaque pays dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union.

Article 10

Langues de délivrance des formulaires types multilingues

1.   Les formulaires types multilingues sont remplis par l'autorité de délivrance dans la langue officielle de son État membre ou, si ce dernier a plusieurs langues officielles, dans la langue officielle ou une des langues officielles du lieu où le formulaire est délivré.

2.   La partie standard et les rubriques propres à chaque pays des formulaires types multilingues sont rédigées dans les deux langues officielles suivantes:

a)

la langue officielle de l'État membre dans lequel le formulaire type multilingue est délivré ou, si cet État membre a plusieurs langues officielles, la langue officielle ou une des langues officielles du lieu où le formulaire type multilingue est délivré, cette langue étant également une des langues officielles des institutions de l'Union; et

b)

la langue officielle de l'État membre dans lequel le document public auquel est joint le formulaire type multilingue doit être présenté ou, si cet État a plusieurs langues officielles, la langue officielle ou une des langues officielles du lieu où le document public auquel est joint le formulaire doit être présenté, cette langue étant également l'une des langues officielles des institutions de l'Union.

3.   La partie standard et les rubriques propres à chaque pays rédigées dans les deux langues visées au paragraphe 2 du présent article et le glossaire multilingue visé à l'article 9, paragraphe 5, sont inclus dans un seul formulaire type multilingue.

Article 11

Frais d'obtention d'un formulaire type multilingue

Afin de faciliter davantage la libre circulation des documents publics dans l'Union, les États membres veillent à ce que les frais d'obtention d'un formulaire type multilingue ne dépassent pas le coût de production du formulaire type multilingue ou du document public auquel le formulaire est joint, la valeur la plus faible étant retenue.

Article 12

Versions électroniques des formulaires types multilingues

Le portail européen e-Justice reprend, pour chaque État membre, des modèles de formulaires types multilingues concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale) et, le cas échéant, le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire, établis conformément au présent règlement dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union et comprenant:

a)

les parties standard décrites aux annexes I à XI; et

b)

les rubriques propres à chaque pays communiquées par les États membres à la Commission conformément à l'article 24, paragraphe 2.

CHAPITRE IV

DEMANDES D'INFORMATIONS ET COOPÉRATION ADMINISTRATIVE

Article 13

Système d'information du marché intérieur

Le système d'information du marché intérieur (IMI) institué par le règlement (UE) no 1024/2012 est utilisé aux fins des articles 14 et 16 et de l'article 22, paragraphes 1 et 2, du présent règlement.

Article 14

Demandes d'informations en cas de doutes raisonnables

1.   Si les autorités d'un État membre dans lequel est présenté un document public ou sa copie certifiée conforme ont des doutes raisonnables en ce qui concerne l'authenticité de ce document public ou de sa copie certifiée conforme, elles prennent les mesures suivantes pour lever ces doutes:

a)

vérifier les modèles disponibles de documents versés au répertoire de l'IMI visé à l'article 22;

b)

si un doute subsiste, présenter une demande d'informations par l'intermédiaire de l'IMI:

i)

à l'autorité qui a délivré le document public ou, le cas échéant, à l'autorité qui a établi la copie certifiée conforme, ou à ces deux autorités; ou

ii)

à l'autorité centrale compétente.

2.   Les doutes raisonnables en ce qui concerne l'authenticité d'un document public ou de sa copie certifiée conforme visés au paragraphe 1 peuvent porter notamment sur:

a)

l'authenticité de la signature;

b)

la qualité en laquelle le signataire du document a agi;

c)

l'identité du sceau ou du timbre;

d)

le fait que le document puisse avoir été falsifié ou altéré.

3.   Les demandes d'informations introduites en vertu du présent article sont motivées.

4.   Les demandes d'informations introduites en vertu du présent article sont accompagnées d'une copie du document public concerné ou de sa copie certifiée conforme, transmise par la voie électronique par l'intermédiaire de l'IMI. Ces demandes et les réponses à celles-ci sont exonérées de tout impôt, droit ou taxe.

5.   Les autorités répondent aux demandes d'informations introduites en vertu du présent article dans le délai le plus bref possible et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas cinq jours ouvrables ou dix jours ouvrables lorsque la demande est traitée par l'intermédiaire d'une autorité centrale compétente.

Dans des circonstances exceptionnelles, si les délais visés au premier alinéa ne peuvent pas être respectés, l'autorité requise et l'autorité requérante conviennent de leur prolongation.

6.   Si l'authenticité du document public ou de sa copie certifiée conforme n'est pas confirmée, l'autorité requérante n'est pas tenue de traiter ce document ou sa copie.

Article 15

Désignation des autorités centrales

1.   Aux fins du présent règlement, chaque État membre désigne au moins une autorité centrale.

2.   Lorsqu'un État membre a désigné plus d'une autorité centrale, il indique celle à laquelle des communications peuvent être adressées en vue de leur transmission à l'autorité compétente au sein de cet État membre.

Article 16

Fonctions des autorités centrales

Les autorités centrales fournissent une assistance dans le cadre des demandes d'informations prévues à l'article 14 et, notamment, elles:

a)

transmettent, reçoivent ces demandes et, le cas échéant, y répondent; et

b)

fournissent les informations nécessaires pour y répondre.

CHAPITRE V

RELATIONS AVEC D'AUTRES DISPOSITIONS DU DROIT DE L'UNION ET D'AUTRES INSTRUMENTS

Article 17

Relations avec d'autres dispositions du droit de l'Union

1.   Le présent règlement est sans préjudice de l'application d'autres dispositions du droit de l'Union concernant la légalisation, une formalité similaire ou d'autres formalités, et les complète.

2.   Le présent règlement est sans préjudice de l'application du droit de l'Union relatif aux signatures électroniques et à l'identification électronique.

3.   Le présent règlement est sans préjudice du recours à d'autres systèmes de coopération administrative institués par le droit de l'Union qui prévoient l'échange d'informations entre les États membres dans des domaines particuliers.

Article 18

Modification du règlement (UE) no 1024/2012

À l'annexe du règlement (UE) no 1024/2012, le point suivant est ajouté:

«9.

Règlement (UE) 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) no 1024/2012 (*): articles 14 et 16 et article 22, paragraphes 1 et 2.

Article 19

Relations avec les conventions, accords et arrangements internationaux

1.   Le présent règlement est sans préjudice de l'application des conventions internationales auxquelles un ou plusieurs États membres sont parties à la date d'adoption du présent règlement et qui portent sur des matières relevant de celui-ci.

2.   Nonobstant le paragraphe 1, le présent règlement prévaut, pour les questions auxquelles il s'applique et dans la mesure qu'il prévoit, sur d'autres dispositions contenues dans des accords ou arrangements bilatéraux ou multilatéraux conclus par les États membres dans les rapports entre les États membres qui y sont parties.

3.   Le présent article est sans préjudice de l'article 1er, paragraphe 1, deuxième alinéa.

4.   Le présent règlement n'empêche pas les États membres de négocier, de conclure, de modifier, d'appliquer ou d'adhérer à des accords internationaux et des arrangements avec des pays tiers en matière de légalisation ou de formalité similaire concernant des documents publics relatifs à des questions relevant du présent règlement, et qui sont délivrés par les autorités d'États membres ou de pays tiers et destinés à être utilisés dans les relations entre les États membres et les pays tiers concernés. Le présent règlement n'empêche pas les États membres de statuer sur l'acceptation de l'adhésion de nouvelles parties contractantes aux accords et arrangements auxquels un ou plusieurs États membres sont parties ou peuvent décider d'être parties.

CHAPITRE VI

DISPOSITIONS GÉNÉRALES ET FINALES

Article 20

Limitation de la finalité

1.   L'échange et la transmission d'informations et de documents par les États membres en vertu du présent règlement ont pour seule finalité la vérification par les autorités compétentes de l'authenticité de documents publics par l'intermédiaire de l'IMI.

2.   Le présent règlement est sans préjudice de l'application des dispositions législatives, réglementaires et administratives des États membres relatives à l'accès du public aux documents publics.

Article 21

Informations en rapport avec le contenu du présent règlement

La Commission et les États membres mettent les informations en rapport avec le contenu du présent règlement à la disposition du public par des moyens appropriés, notamment par le biais du portail européen e-Justice et des sites internet des autorités des États membres.

Article 22

Informations sur les autorités centrales et coordonnées de celles-ci

1.   Au plus tard le 16 août 2018, les États membres utilisent l'IMI pour communiquer les informations suivantes:

a)

le nom de la ou des autorités centrales désignées en vertu de l'article 15, paragraphe 1, accompagné de leurs coordonnées et, le cas échéant, de l'information visée à l'article 15, paragraphe 2;

b)

les modèles des documents publics les plus communément utilisés au titre de leur droit national respectif ou, lorsqu'il n'existe pas de modèle, les informations relatives aux caractéristiques spécifiques du document public concerné; et

c)

des versions anonymisées de documents falsifiés qui ont été détectés.

2.   Les États membres utilisent l'IMI pour communiquer toute modification ultérieure des informations visées au paragraphe 1.

3.   La Commission rend publiques, par tout moyen approprié:

a)

les informations visées au paragraphe 1, point a);

b)

toute information visée au paragraphe 1, point b), qui est à la disposition du public au titre du droit de l'État membre dont les autorités ont délivré le document public.

Article 23

Échange de bonnes pratiques

1.   Il est institué un comité ad hoc, composé de représentants de la Commission et des États membres et présidé par un représentant de la Commission.

2.   Le comité ad hoc visé au paragraphe 1 prend toute mesure nécessaire pour faciliter l'application du présent règlement, notamment en facilitant les échanges et les mises à jour régulières des bonnes pratiques relatives:

a)

à l'application du présent règlement entre les États membres;

b)

à la prévention de la fraude concernant des documents publics, des copies certifiées conformes et des traductions certifiées conformes;

c)

à l'utilisation des versions électroniques des documents publics;

d)

à l'utilisation des formulaires types multilingues;

e)

aux documents falsifiés qui ont été détectés.

Article 24

Informations communiquées par les États membres

1.   Au plus tard le 16 août 2018, les États membres communiquent à la Commission:

a)

les langues qu'ils accepteront pour les documents publics qui doivent être présentés à leurs autorités en vertu de l'article 6, paragraphe 1, point a);

b)

une liste indicative des documents publics qui relèvent du champ d'application du présent règlement;

c)

la liste des documents publics auxquels des formulaires types multilingues peuvent être joints en tant qu'aide utile à la traduction;

d)

s'il en existe, les listes de personnes qualifiées, conformément au droit national, pour établir des traductions certifiées conformes;

e)

une liste indicative des types d'autorités habilitées par le droit national à établir des copies certifiées conformes;

f)

des informations relatives aux moyens permettant d'identifier les traductions certifiées conformes et les copies certifiées conformes; et

g)

des informations relatives aux caractéristiques spécifiques des copies certifiées conformes.

2.   Au plus tard le 16 février 2017, chaque État membre communique à la Commission, dans sa ou ses langues officielles, qui est ou sont aussi une ou des langues officielles des institutions de l'Union, les rubriques qui lui sont propres et qui doivent figurer dans les formulaires multilingues concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale) et, le cas échéant, le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire.

3.   Au plus tard le 16 février 2018, la Commission publie les listes de rubriques propres à chaque pays qu'elle a reçues en application du paragraphe 2 au Journal officiel de l'Union européenne et sur le portail européen e-Justice dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union.

4.   Les États membres communiquent à la Commission toute modification ultérieure des informations visées aux paragraphes 1 et 2.

5.   La Commission rend publiques, par le biais du portail européen e-Justice:

a)

les informations visées au paragraphe 1, points a) à f); et

b)

les informations visées au paragraphe 1, point g), qui sont à la disposition du public au titre du droit de l'État membre dont les autorités ont établi la copie certifiée conforme.

Article 25

Modification des rubriques propres à chaque pays dans les formulaires types multilingues

1.   Les États membres notifient à la Commission les modifications apportées aux rubriques qui leur sont propres visées à l'article 24, paragraphe 2.

2.   La Commission publie les modifications, visées au paragraphe 1, apportées aux rubriques propres à chaque pays au Journal officiel de l'Union européenne.

3.   La Commission rend publiques les modifications, visées au paragraphe 1, apportées aux rubriques propres à chaque pays par le biais du portail européen e-Justice et modifie en conséquence les modèles de formulaires types multilingues pour chaque État membre.

Article 26

Réexamen

1.   Au plus tard le 16 février 2024, et par la suite au plus tard tous les trois ans, la Commission présente au Parlement européen, au Conseil et au Comité économique et social européen un rapport sur l'application du présent règlement qui comporte notamment une évaluation de toutes les expériences pratiques pertinentes pour la coopération entre autorités centrales. Ce rapport comporte également une évaluation de l'opportunité:

a)

d'étendre le champ d'application du présent règlement aux documents publics se rapportant à des questions autres que celles visées à l'article 2 et au paragraphe 2, point a), du présent article;

b)

dans l'éventualité d'une extension du champ d'application visée au point a) du présent paragraphe, d'établir des formulaires types multilingues pour des documents publics portant sur les questions identifiées au point a) du présent paragraphe auxquelles le champ d'application du présent règlement est susceptible d'être étendu; et

c)

d'utiliser des systèmes électroniques pour la transmission directe de documents publics et l'échange d'informations entre les autorités des États membres afin d'exclure toute possibilité de fraude en rapport avec les questions relevant du présent règlement.

2.   Au plus tard le 16 février 2021, la Commission présente au Parlement européen, au Conseil et au Comité économique et social européen un rapport d'évaluation sur l'opportunité:

a)

d'étendre le champ d'application du présent règlement aux:

i)

documents publics relatifs au statut et à la représentation juridiques d'une société ou d'une autre entreprise;

ii)

diplômes, certificats et autres titres officiels; et

iii)

documents publics attestant un handicap officiellement reconnu;

b)

d'établir des formulaires types multilingues concernant:

i)

les documents publics visés à l'article 2, paragraphe 1, pour lesquels aucun formulaire type multilingue n'est établi par le présent règlement; et

ii)

les documents publics portant sur les questions identifiées au point a) du présent paragraphe auxquelles le champ d'application du présent règlement est susceptible d'être étendu;

c)

d'utiliser des systèmes électroniques pour la transmission directe de documents publics et l'échange d'informations entre les autorités des États membres afin d'exclure toute possibilité de fraude en rapport avec les questions relevant du présent règlement.

3.   Les rapports visés aux paragraphes 1 et 2 sont accompagnés, s'il y a lieu, de propositions d'adaptation, pour ce qui est notamment d'étendre le champ d'application du présent règlement à des documents publics concernant de nouvelles questions, comme le prévoient le paragraphe 1, point a), et le paragraphe 2, point a), d'établir de nouveaux formulaires types multilingues, comme le prévoient le paragraphe 1, point b), et le paragraphe 2, point b), et d'utiliser des systèmes électroniques pour la transmission directe de documents publics et l'échange d'informations entre les autorités des États membres, comme le prévoient le paragraphe 1, point c), et le paragraphe 2, point c).

Article 27

Entrée en vigueur

1.   Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

2.   Il est applicable à partir du 16 février 2019, à l'exception:

a)

de l'article 24, paragraphe 2, qui s'applique à partir du 16 février 2017;

b)

de l'article 12 et de l'article 24, paragraphe 3, qui s'appliquent à partir du 16 février 2018; et

c)

de l'article 22 et de l'article 24, paragraphe 1, qui s'appliquent à partir du 16 août 2018.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Strasbourg, le 6 juillet 2016.

Par le Parlement européen

Le président

M. SCHULZ

Par le Conseil

Le président

I. KORČOK


(1)  JO C 327 du 12.11.2013, p. 52.

(2)  Position du Parlement européen du 4 février 2014 (non encore parue au Journal officiel) et position du Conseil en première lecture du 10 mars 2016 (non encore parue au Journal officiel). Position du Parlement européen du 10 mai 2016.

(3)  Règlement (UE) no 1024/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 concernant la coopération administrative par l'intermédiaire du système d'information du marché intérieur et abrogeant la décision 2008/49/CE de la Commission («règlement IMI») (JO L 316 du 14.11.2012, p. 1).

(4)  Directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (JO L 281 du 23.11.1995, p. 31).

(5)  Règlement (CEE, Euratom) no 1182/71 du Conseil du 3 juin 1971 portant détermination des règles applicables aux délais, aux dates et aux termes (JO L 124 du 8.6.1971, p. 1).

(6)  Règlement (CE) no 2201/2003 du Conseil du 27 novembre 2003 relatif à la compétence, la reconnaissance et l'exécution des décisions en matière matrimoniale et en matière de responsabilité parentale abrogeant le règlement (CE) no 1347/2000 (JO L 338 du 23.12.2003, p. 1).

(7)  Directive 2005/36/CE du Parlement européen et du Conseil du 7 septembre 2005 relative à la reconnaissance des qualifications professionnelles (JO L 255 du 30.9.2005, p. 22).

(8)  Directive 2006/123/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 décembre 2006 relative aux services dans le marché intérieur (JO L 376 du 27.12.2006, p. 36).

(9)  Règlement (CE) no 987/2009 du Parlement européen et du Conseil du 16 septembre 2009 fixant les modalités d'application du règlement (CE) no 883/2004 portant sur la coordination des systèmes de sécurité sociale (JO L 284 du 30.10.2009, p. 1).

(10)  Directive 93/109/CE du Conseil du 6 décembre 1993 fixant les modalités de l'exercice du droit de vote et d'éligibilité aux élections au Parlement européen pour les citoyens de l'Union résidant dans un État membre dont ils ne sont pas ressortissants (JO L 329 du 30.12.1993, p. 34).

(11)  Directive 94/80/CE du Conseil du 19 décembre 1994 fixant les modalités de l'exercice du droit de vote et d'éligibilité aux élections municipales pour les citoyens de l'Union résidant dans un État membre dont ils n'ont pas la nationalité (JO L 368 du 31.12.1994, p. 38).


ANNEXE I

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ANNEXE II

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ANNEXE III

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ANNEXE IV

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ANNEXE V

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ANNEXE VI

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ANNEXE VII

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ANNEXE VIII

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ANNEXE IX

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ANNEXE X

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ANNEXE XI

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