31995R1663

RÈGLEMENT (CE) N° 1663/95 DE LA COMMISSION du 7 juillet 1995 établissant les modalités d'application du règlement (CEE) n° 729/70 en ce qui concerne la procédure d'apurement des comptes du FEOGA, section « garantie »

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le règlement (CEE) n° 729/70 du Conseil, du 21 avril 1970, relatif au financement de la politique agricole commune (1), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 1287/95 (2), et notamment son article 4 paragraphe 6 et son article 5 paragraphe 3,

considérant que la réforme de la procédure de l'apurement des comptes, mise en vigueur par le règlement (CE) n° 1287/95 du Conseil, prévoit l'établissement de modalités d'application relatives à l'agrément des organismes payeurs et à la certification et à l'apurement des comptes annuels;

considérant que, au regard de l'évolution du nombre et de la nature des mesures financées par le FEOGA, section « garantie », ainsi que des techniques d'enregistrement et de transmission de l'information, une révision de la nature et du contenu de l'information à fournir à la Commission pour l'apurement des comptes s'avère nécessaire;

considérant qu'il convient d'abroger en conséquence le règlement (CEE) n° 1723/72 de la Commission (3), modifié en dernier lieu par le règlement (CEE) n° 295/88 (4);

considérant que le comité du Fonds européen d'orientation et de garantie agricole n'a pas émis d'avis dans le délai imparti par son président,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

1. Chaque État membre fixe une limite au nombre des organismes payeurs à agréer par chaque État membre au titre de l'article 4 paragraphe 2 du règlement (CEE) n° 729/70, après consultation de la Commission. La Commission peut faire connaître tout obstacle que ce nombre présenterait eu égard au délai fixé à l'article 5 paragraphe 2 point b) dudit règlement et à la transparence des contrôles sur les opérations du Fonds. La Commission informe le comité du Fonds des organismes payeurs agréés dans tous les États membres.

2. Pour chaque organisme payeur, l'État membre informe la Commission de la (ou des) autorité(s) qui délivre(nt) et retire(nt) l'agrément et qui détermine(nt) le délai accordé pour procéder aux adaptations nécessaires au sens de l'article 4 paragraphe 4 du règlement (CEE) n° 729/70 (« l'autorité compétente »).

3. Avant d'agréer un organisme payeur, l'autorité compétente s'assure que les dispositions administratives et comptables de l'organisme concerné offrent les garanties prévues à l'article 4 paragraphe 1 point a) du règlement (CEE) n° 729/70. Les critères d'agrément sont établis par l'État membre et appliqués par l'autorité compétente aux fins de l'agrément, en tenant compte des orientations de la Commission pour ces critères qui figurent en annexe. Le non-respect d'un critère qui est important au vu des opérations effectuées par l'organisme payeur entraîne l'application de l'article 4 paragraphe 4 dudit règlement.

La décision d'agrément est prise sur la base d'un examen des conditions administratives et comptables, y compris celles adoptées pour protéger les intérêts de la Communauté en matière d'avances payées, de garanties obtenues, de stocks d'intervention ainsi que de montants à percevoir. Cet examen inclut notamment les conditions d'exécution des paiements, de protection de la trésorerie, de sécurité des systèmes informatiques, de tenue des registres comptables, de répartition des tâches et d'adéquation des contrôles internes et externes, concernant les dépenses financées par la section « garantie » du FEOGA.

4. Si l'autorité compétente obtient l'assurance que l'organisme payeur inspecté remplit toutes les conditions applicables, elle procède à son agrément. Dans le cas contraire, elle adresse à l'organisme payeur des instructions concernant les dispositions administratives et comptables à prendre, et notamment les conditions que l'organisme payeur est tenu de remplir avant d'être agréé. L'agrément peut être accordé provisoirement pour un délai à fixer en relation avec la gravité du problème pendant la mise en oeuvre des modifications à apporter aux conditions administratives et comptables.

5. En cas de retrait de l'agrément, l'État membre désigne un autre organisme payeur, conformément aux dispositions fixées à l'article 4 du règlement (CEE) n° 729/70 et aux paragraphes 3 et 4 du présent article et s'assure que les paiements aux bénéficiaires ne sont pas interrompus.

6. L'acte d'agrément consiste en une confirmation écrite que l'organisme répond aux conditions d'agrément; il expose, le cas échéant, les instructions concernant les adaptations ainsi que le délai fixé. Il est communiqué à la Commission.

7. La communication prévue à l'article 4 paragraphe 3 du règlement (CEE) n° 729/70 doit être faite lors du premier agrément de l'organisme payeur et doit être accompagnée des informations suivantes au sujet de chaque organisme payeur:

- les responsabilités qui lui sont attribuées,

- la répartition des responsabilités entre ses services,

- ses relations avec d'autres organismes, publics ou privés, qui assument également une partie des responsabilités dans l'exécution des mesures pour lesquelles il impute des dépenses au Fonds,

- les procédures suivant lesquelles les demandes des bénéficiaires sont reçues, vérifiées et validées, les dépenses autorisées et payées,

- les dispositions d'audit interne.

Les informations à transmettre dans le cadre de l'application de l'article 4 paragraphe 4 du règlement (CEE) n° 729/70 comprennent notamment toutes les instructions ayant trait aux dispositions administratives et comptables à prendre, et aux adaptations auxquelles l'organisme payeur est tenu de procéder afin d'éviter le retrait de l'agrément, ainsi que le délai de mise en oeuvre.

Article 2

1. L'organisme de coordination visé à l'article 4 paragraphe 1 point b) du règlement (CEE) n° 729/70 est le seul interlocuteur de l'État membre vis-à-vis de la Commission pour toutes les questions relatives à la section « garantie » du FEOGA en ce qui concerne:

- la diffusion des textes et des orientations communautaires y relatives, aux différents organismes payeurs et aux administrations chargées de les mettre en application,

- la promotion de leur application homogène,

- la communication à la Commission de l'information prévue par le présent règlement ainsi que par le règlement (CEE) n° 729/70,

- la mise à la disposition de la Commission de l'ensemble des données comptables nécessaires à des fins statistiques ou à la réalisation de contrôles.

Les informations détenues par les organismes payeurs ou les ordonnateurs sous une forme documentaire ne doivent pas être adressées à la Commission; elles doivent toutefois être tenues à disposition par les organismes payeurs ou les ordonnateurs. Un organisme payeur peut remplir le rôle de l'organisme de coordination pourvu que ces deux compétences soient maintenues distinctes. Dans le cadre de sa mission, l'organisme de coordination peut, conformément aux procédures nationales, s'appuyer sur d'autres organes ou services administratifs, notamment à vocation comptable ou technique.

2. L'État membre communique à la Commission les renseignements concernant la dénomination et les statuts de l'organisme de coordination, ainsi que les conditions administratives, comptables et de contrôle interne dans lesquelles sont effectuées ces opérations.

3. La Commission établit la forme et le contenu de chaque information comptable visée au paragraphe 1, après avoir consulté le comité du Fonds; elle les transmet aux États membres dans un délai de trois mois à compter de l'entrée en vigueur du présent règlement. Toute modification est communiquée aux États membres dans un délai de trois mois à compter de la circonstance ayant entraîné cette modification, et les États membres mettent en oeuvre la modification de leur système d'information dans un délai à fixer par la Commission après consultation du comité du Fonds.

Article 3

1. Le certificat visé à l'article 5 paragraphe 1 point b) du règlement (CEE) n° 729/70 est délivré par un service ou un organe fonctionnellement indépendant des organismes payeurs et de coordination et qui dispose des compétences techniques (l'organisme de certification).

Le certificat s'appuie sur un examen des procédures ainsi que sur l'examen d'un échantillon de transactions. Il porte sur la conformité des paiements avec les règles communautaires seulement en ce qui concerne la capacité des structures administratives des organismes payeurs d'assurer que la conformité avec ces règles a été vérifiée avant que le paiement ne soit réalisé.

L'organisme de certification effectue son examen conformément à des normes d'audit acceptées sur le plan international. Les contrôles ont lieu à la fois pendant et après chaque exercice financier. Avant le 31 janvier de l'exercice suivant, l'organisme de certification établit son certificat et fait un rapport sur ses constatations, qui indique notamment s'il a obtenu une assurance raisonnable quant à l'intégralité, à l'exactitude et à la véracité des comptes à transmettre à la Commission, et que les procédures de contrôle interne ont été appliquées de manière satisfaisante.

2. Dans le cas où plus d'un organisme payeur est agréé, l'État membre peut s'appuyer sur les certificats délivrés par les organismes ayant certifié les comptes des organismes payeurs respectifs, à condition qu'il reçoive l'assurance que l'étendue des audits réalisés et les normes suivies à cet effet répondaient aux exigences prévues au paragraphe 1.

3. Le rapport visé au paragraphe 1 précise:

- si les procédures appliquées par les organismes payeurs, tenant compte notamment des critères d'agrément, sont de nature à garantir de manière raisonnable que les opérations imputées au Fonds sont conformes aux règles communautaires, et quelles recommandations ont été faites pour améliorer les systèmes,

- si le compte annuel visé à l'article 4 paragraphe 1 point a) est conforme aux livres et aux registres des organismes payeurs,

- si les déclarations des dépenses et des opérations d'intervention prévues à l'article 5 constituent un relevé matériellement exact, complet et précis des opérations imputées au Fonds,

- si les intérêts financiers de la Communauté sont dûment protégés en ce qui concerne les avances payées, les garanties obtenues, les stocks d'intervention ainsi que les montants à percevoir,

- si les recommandations faites aux organismes payeurs pour améliorer les systèmes ont été suivies.

Le rapport est accompagné des renseignements sur le nombre et les qualifications des membres de l'équipe d'audit, sur le travail réalisé, sur le nombre de transactions examinées, sur le degré de matérialité et de confiance obtenue, sur les faiblesses décelées et sur les recommandations faites en vue d'améliorer le système ainsi que sur les opérations de l'organisme de certification et celles des autres organismes d'audit, internes ou externes aux organismes payeurs, sur lesquels repose tout ou partie des assurances acquises par l'organisme de certification sur ces questions.

Article 4

1. Aux fins de l'apurement des comptes prévu à l'article 5 paragraphe 2 point b) du règlement (CEE) n° 729/70, l'État membre adresse à la Commission:

a) le compte annuel des dépenses imputées à la section « garantie » du Fonds et les rapports établis par chaque service ou organisme au titre de l'article 5 paragraphe 1,

b) les certificats et les rapports établis par le ou les organismes de certification.

2. Les documents visés au paragraphe 1 sont adressés à la Commission en quatre exemplaires pour le 10 février de l'année suivant la fin de l'exercice financier concerné.

3. À la demande de la Commission ou à l'initiative de l'État membre, d'autres informations concernant l'apurement des comptes considérés peuvent être adressées à la Commission avant une date limite fixée par celle-ci, compte tenu de la charge de travail nécessaire pour fournir ces informations. En l'absence desdites informations, la Commission peut apurer les comptes sur la base des informations dont elle dispose à cette date limite.

4. La Commission peut accepter une demande de délai dans l'envoi des informations si ce retard peut être justifié et si cette demande a été soumise à la Commission avant la date limite.

Article 5

1. Les comptes visés à l'article 4 paragraphe 1 point a) indiquent:

a) les dépenses résumées par poste et sous-poste du budget communautaire;

b) un résumé des opérations d'intervention et un état des quantités et de l'emplacement des stocks à la fin de l'exercice financier;

c) des informations sur les dépenses, ou l'assurance que le détail des informations sur chaque opération figure dans un fichier informatique à la disposition de la Commission;

d) l'assurance que les informations sur chaque mouvement effectué dans les stocks d'intervention figurent dans les fichiers de l'organisme payeur;

e) des explications sur les différences entre les dépenses déclarées dans les comptes annuels et celles déclarées pour la même période dans les documents visés à l'article 3 paragraphe 5 du règlement (CEE) n° 2776/88 (5), corrigé conformément à l'article 9 paragraphe 7 dudit règlement.

2. Les rapports visés à l'article 4 paragraphe 1 point a) du présent règlement contiennent les informations suivantes sur l'organisme de coordination et chaque organisme payeur:

- toute opération exceptionnelle ou difficulté technique rencontrée au sujet de l'exercice financier considéré,

- toute modification importante, depuis le précédent rapport, des informations visées à l'article 1er paragraphe 7.

Article 6

Les documents justifiant les dépenses financées et les montants à recouvrer par le FEOGA, section « garantie », sont tenus à la disposition de la Commission pendant au moins trois ans après l'année pendant laquelle la Commission apure les comptes de l'exercice financier considéré ou, au cas où la décision d'apurement des comptes fait l'objet d'un recours devant la Cour de justice, pendant un an après la conclusion de cette procédure.

Article 7

1. La décision d'apurement des comptes visée à l'article 5 paragraphe 2 point b) du règlement (CEE) n° 729/70 détermine le montant des dépenses effectuées dans chaque État membre au cours de l'exercice financier concerné et devant être reconnues à la charge du FEOGA, sans préjudice de décisions ultérieures conformément au paragraphe 2 point c) dudit article.

Les montants recouvrables de chaque État membre ou payables à lui conformément à cette décision sont déterminés par déduction des avances versées au cours de l'exercice financier en question concernant les dépenses reconnues pour le même exercice au titre du premier alinéa. Ces montants sont déduits ou ajoutés aux avances payables au cours du deuxième mois suivant le mois au cours duquel la décision d'apurement des comptes est prise.

2. La Commission communique à l'État membre concerné les résultats de ses vérifications des informations transmises, accompagnés de toute modification qu'elle propose, avant le 31 mars suivant la fin de l'exercice financier.

3. Quand, pour des raisons imputables à l'État membre concerné, la Commission ne peut pas apurer les comptes d'un État membre avant le 30 avril de l'année suivante, la Commission notifie à l'État membre les enquêtes supplémentaires qu'elle se propose de mener au titre de l'article 9 du règlement (CEE) n° 729/70.

Article 8

1. Si, à l'issue d'une enquête, la Commission considère que les dépenses n'ont pas été effectuées conformément aux règles communautaires, elle communique ses constatations à l'État membre concerné, et indique les mesures correctives à prendre pour garantir à l'avenir le respect des règles précitées, ainsi qu'une évaluation des dépenses qu'elle envisage d'exclure au titre de l'article 5 paragraphe 2 point c) du règlement (CEE) n° 729/70. La communication fait référence au présent règlement. L'État membre répond dans un délai de deux mois et la Commission peut modifier sa position en conséquence. Dans des cas justifiés, la Commission peut accorder une prorogation de ce délai.

Après l'expiration du délai accordé pour la réponse, la Commission convoque une discussion bilatérale et les deux parties essayent d'arriver à un accord sur les mesures à prendre. La Commission communique ensuite formellement ses conclusions à l'État membre en faisant référence à la décision 94/442/CE de la Commission (6).

2. Les décisions visées à l'article 5 paragraphe 2 point c) du règlement (CEE) n° 729/70 doivent être prises après examen de tout rapport établi par l'organe de conciliation en application des dispositions de la décision 94/442/CE.

3. Les dépenses à exclure du financement communautaire au titre de l'article 5 paragraphe 2 point c) du règlement (CEE) n° 729/70 sont déduites des avances relatives aux dépenses du deuxième mois suivant la décision 94/442/CE. Toutefois, la Commission peut, à la demande de l'État membre et lorsque l'importance des dépenses à exclure le justifie, et après consultation du comité du Fonds, décider d'une autre date.

Article 9

Le règlement (CEE) n° 1723/72 est abrogé avec effet à compter du 16 octobre 1995.

Toutefois, il reste applicable à l'apurement des comptes du FEOGA jusqu'à ceux de l'exercice 1995.

Article 10

Le présent règlement entre en vigueur le septième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Il est applicable à partir de l'exercice commençant le 16 octobre 1995.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 7 juillet 1995.

Par la Commission

Franz FISCHLER

Membre de la Commission

(1) JO n° L 94 du 28. 4. 1970, p. 13.

(2) JO n° L 125 du 8. 6. 1995, p. 1.

(3) JO n° L 186 du 16. 8. 1972, p. 1.

(4) JO n° L 30 du 2. 2. 1988, p. 7.

(5) JO n° L 249 du 8. 9. 1988, p. 9.

(6) JO n° L 182 du 16. 7. 1994, p. 45.

ANNEXE

Orientations pour les critères d'agrément d'un organisme payeur

Les conditions d'agrément permettent de s'assurer que l'organisme payeur offre suffisamment de garanties concernant le fonctionnement correct de sa structure administrative et de son système de contrôle interne, ainsi que sur la conservation des documents visés à l'article 4 du règlement (CEE) n° 729/70. Seul le petit nombre des opérations effectuées par un organisme payeur peut justifier l'application de conditions simplifiées. Le non-respect d'une condition importante dans le cadre des opérations effectuées par l'organisme payeur entraîne l'application des dispositions prévues à l'article 4 paragraphe 4 du règlement précité.

1) L'institution d'un organisme payeur (« organisme ») prend la forme d'un texte formel définissant les pouvoirs, les obligations et les compétences de l'organisme, notamment en relation avec les dépenses du FEOGA, section « garantie » telles que définies aux articles 2 et 3 du règlement (CEE) n° 729/70, et mettant en place la structure administrative de l'organisme.

2) L'organisme exerce trois grandes fonctions à l'égard des dépenses du FEOGA:

i) l'ordonnancement des paiements: qui a pour objet d'établir le montant à payer à un ayant droit en conformité avec les règles communautaires;

ii) l'exécution des paiements: qui a pour objet de donner ordre aux banquiers de l'organisme ou, dans des cas appropriés, à un service trésorier du gouvernement, de payer le montant autorisé à l'ayant droit (ou à son cessionnaire);

iii) la comptabilisation du paiement: qui a pour objet d'enregistrer le paiement dans les livres comptables de l'organisme, généralement au moyen d'un système informatisé, et d'élaborer des récapitulatifs périodiques des dépenses et notamment les déclarations mensuelles et annuelles transmises à la Commission des Communautés européennes. Les livres comptables comprennent également les opérations actives financées par le Fonds, notamment en ce qui concerne les stocks d'intervention, les acomptes non acquittés et les débiteurs.

3) Sans préjudice des délégations prévues au point 4, l'organisme comporte normalement les deux services suivants:

i) le service d'audit interne: ce service ou son équivalent a pour objet d'assurer le fonctionnement efficace du système de contrôle interne de l'organisme; le service d'audit interne est indépendant des autres services de l'organisme et rend directement compte aux dirigeants de celui-ci;

ii) le service technique: qui a pour objet de vérifier les faits sur lesquels les paiements aux ayants droit sont fondés, à savoir, par exemple, les faits concernant la qualité et les caractéristiques des produits, des cheptels, des terres, etc., la date de livraison, la transformation en un autre produit ainsi que d'autres vérifications d'ordre technique. Ces vérifications s'effectuent par le recours à un système de contrôle et d'inspection. Une des tâches principales du service technique est le suivi de ce système de contrôle.

4) Les fonctions d'ordonnancement et/ou de service technique peuvent être déléguées en tout ou partie à d'autres organes à condition que toutes les conditions énoncées ci-après soient remplies.

i) Les compétences et les obligations de ces autres organes, notamment en ce qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec les règles communautaires, doivent être clairement définies.

ii) Les organes disposent de moyens efficaces permettant de garantir qu'ils exercent leurs compétences de manière satisfaisante.

iii) Les organes confirment formellement à l'organisme qu'ils exercent effectivement leurs compétences et décrivent les moyens utilisés.

iv) L'organisme est informé, à intervalles réguliers et en temps voulu, des résultats des contrôles effectués, de sorte que la suffisance de ces contrôles puisse toujours être prise en considération avant la liquidation d'une demande. Le travail accompli est décrit en détail dans un rapport accompagnant chaque demande, chaque groupe de demandes ou, s'il y a lieu, dans un rapport couvrant une campagne de commercialisation. Le rapport est accompagné d'une attestation certifiant l'éligibilité des demandes approuvées ainsi que la nature, l'objet et les limites des activités fournies. Dans le cas de contrôles physiques ou administratifs pratiqués sur un échantillon de demandes, il y a lieu d'identifier les demandes sélectionnées, de décrire la méthode d'échantillonnage et de rendre compte des résultats de toutes les inspections et des mesures prises à l'égard des anomalies et des irrégularités constatées. Les documents justificatifs soumis à l'organisme doivent garantir dans des proportions suffisantes que toutes les vérifications requises au sujet de l'éligibilité des demandes autorisées ont été effectuées.

v) Si des documents concernant des demandes ordonnancées ou des contrôles réalisés sont conservés par d'autres organes, tant ces derniers que l'organisme mettent en place des procédures garantissant que l'emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements déterminés effectués par l'organisme soit noté et que les documents puissent être mis à disposition aux fins d'inspection dans les locaux de l'organisme à la demande des personnes ou des organes normalement habilités à les inspecter, à savoir:

- le personnel de l'organisme chargé de traiter la demande,

- le service d'audit interne de l'organisme,

- l'organe certifiant la déclaration annuelle de l'organisme,

- les fonctionnaires mandatés de la Communauté européenne.

5) La structure administrative de l'organisme prévoit la séparation des trois fonctions d'ordonnancement, d'exécution et de comptabilisation des paiements, chacune devant être du ressort d'une sous-unité administrative distincte dont les compétences sont définies dans l'organigramme. Dans certains cas, la structure administrative peut être telle que la fonction de service technique est assurée par l'unité chargée de l'ordonnancement des paiements.

6) L'organisme payeur respecte les procédures décrites ci-dessus ou des procédures offrant des garanties similaires.

i) L'organisme établit par écrit des procédures détaillées concernant la réception, l'enregistrement et le traitement des demandes, y compris une description de tous les documents à utiliser.

ii) La séparation des tâches est conçue de façon telle qu'aucun fonctionnaire ne soit compétent pour plus d'une des attributions en matière d'ordonnancement, de paiement ou de comptabilisation des sommes imputées au FEOGA et qu'aucun fonctionnaire n'exécute une de ces tâches sans que son activité ne soit supervisée par un autre fonctionnaire.

Les compétences de chaque fonctionnaire sont définies par écrit ainsi que la délimitation de ses pouvoirs sur le plan financier. Une formation adéquate doit être assurée, ainsi qu'une politique de rotation du personnel occupant des postes sensibles, ou à défaut d'une supervision plus intense.

iii) Tout fonctionnaire chargé de l'ordonnancement dispose d'une liste de contrôle exhaustive énumérant les vérifications qu'il lui incombe d'entreprendre et insère dans les documents appuyant la demande une attestation visée par lui, précisant que les contrôles ont été effectués. Cette attestation peut être établie sur support électronique, sous réserve des conditions définies au point vi). Le travail doit être revu et documenté par un fonctionnaire supérieur.

iv) Une demande de paiement n'est ordonnancée qu'après la réalisation d'un nombre suffisant de contrôles visant à constater que la demande est conforme à la réglementation communautaire. Ces contrôles comportent les contrôles prévus par le règlement régissant la mesure spécifique dans le cadre de laquelle l'aide est demandée ainsi que les contrôles visés à l'article 8 du règlement (CEE) n° 729/70 ayant pour objet de prévenir et déceler les fraudes et irrégularités, compte tenu, en particulier, des risques présentés. Les contrôles à réaliser sont à spécifier dans une liste de contrôle et il y a lieu d'attester leur exécution pour chaque demande ou chaque groupe de demandes.

v) Les procédures prévues doivent garantir que le paiement n'est effectué qu'à l'ayant droit, à son compte bancaire ou à son cessionnaire. Le paiement est exécuté par le banquier de l'organisme ou, s'il y a lieu, par un service trésorier du gouvernement, ou bien le chèque est expédié dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la date d'imputation au FEOGA. Il convient d'adopter des procédures faisant en sorte que tous les paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués ou les chèques ne sont pas encaissés soient recrédités en faveur du Fonds. Aucun paiement n'est effectué au comptant. L'approbation de l'ordonnateur et/ou de son supérieur peut s'effectuer par voie électronique, à condition que ce moyen bénéficie de garanties de sécurité suffisantes et que l'identité du signataire soit introduite dans la mémoire électronique.

vi) Lorsque les demandes font l'objet d'un traitement utilisant l'informatique, l'accès au système informatique doit être protégé et contrôlé de façon que:

i) toutes les données introduites dans le système soient validées de manière à s'assurer que des erreurs de saisie puissent être détectées et corrigées;

ii) aucune donnée ne puisse être introduite, modifiée ou validée par d'autres personnes que les fonctionnaires habilités disposant d'un mot de passe individuel;

iii) l'identité de chaque fonctionnaire introduisant ou modifiant des données ou des programmes soit enregistrée dans un journal des opérations.

Les mots de passe sont changés régulièrement afin d'éviter tout détournement. Les systèmes informatiques doivent être protégés contre tout accès non autorisé par des moyens physiques et les données doivent être sauvegardées dans des copies stockées en un endroit séparé et sûr. L'introduction des données doit être contrôlée à l'aide de vérifications logiques visant à déceler les données incohérentes ou extraordinaires.

vii) Les procédures de l'organisme font en sorte que toute modification des règlements communautaires et, en particulier, les taux des aides applicables, soit enregistrée dans les instructions, et les bases de données et les listes de contrôle mises à jour régulièrement.

7) Les paiements d'acomptes sont identifiés dans les registres comptables, des procédures devant être adoptées pour faire en sorte que:

i) les cautions ne soient fournies que par des établissements financiers remplissant les conditions du règlement (CEE) n° 2220/85 de la Commission (1), agréés par les autorités appropriées et offrant des garanties valables jusqu'à l'apurement ou la mobilisation et soient honorées sur simple demande de l'organisme;

ii) les acomptes soient acquittés dans les délais établis et que ceux dont l'acquittement est dû puissent être identifiés et la garantie exigée immédiatement;

iii) l'acquittement des acomptes est soumis aux mêmes contrôles effectués par les ordonnateurs que les paiements.

8) La comptabilité relative aux stocks d'intervention est tenue de façon à garantir que les quantités et les coûts afférents soient enregistrés correctement et dans un bref délai par lot identifiable et dans le compte correct à tous les stades, depuis l'acceptation d'une offre jusqu'à l'écoulement physique du produit, en conformité avec la réglementation, et que la quantité et la nature des stocks puissent être déterminées à tout moment dans toutes les localisations. Les stocks sont vérifiés physiquement à intervalles réguliers par des personnes, des organes ou des services indépendants de l'établissement de stockage.

9) Les procédures comptables sont conçues de façon telle que les déclarations mensuelles et annuelles soient complètes et en temps voulu, et que toute erreur ou omission soit décelée et corrigée, notamment par des vérifications et des recoupements effectués à des intervalles ne dépassant pas trois mois.

10) Le service d'audit interne vérifie que les procédures adoptées par l'organisme sont suffisantes pour garantir le respect des règlements communautaires et s'assure que les comptes sont exacts, complets et établis en temps voulu. Les vérifications peuvent se limiter à certaines mesures et à des échantillons de transactions, à condition qu'un programme de travail garantisse que tous les domaines significatifs, y compris les unités chargées de l'ordonnancement, soient pris en compte sur une période n'excédant pas cinq ans. Le travail du service d'audit s'effectue conformément aux normes reconnues sur le plan international, doit être relaté dans des comptes rendus et débouche sur des rapports et des recommandations adressés aux dirigeants de l'organisme. Les programmes d'audit et les rapports d'audit doivent être mis à la disposition de l'organisme de certification et des fonctionnaires de la Communauté européenne mandatés pour l'exécution d'audits financiers et à l'unique fin de l'évaluation de l'efficacité de la fonction d'audit interne.

11) Tous les points qui précèdent s'appliquent, mutatis mutandis, aux « dépenses négatives » (prélèvements, garanties restées acquises, paiements remboursés, etc.) que l'organisme est tenu de percevoir pour le compte de la section « garantie » du FEOGA. En particulier, l'organisme instaure un système permettant de reconnaître tous les montants dus au FEOGA et d'inscrire au grand livre des débiteurs toutes ces dettes avant leur encaissement. Le grand livre des débiteurs est inspecté à intervalles réguliers pour que des mesures puissent être prises en vue de l'encaissement des dettes échues.

L'organisme peut déléguer à un autre organe les tâches relatives à la perception de certaines catégories de dépenses négatives, pour autant que les conditions définies au point 4, dûment adaptées, soient respectées et que, de plus, l'autre organe rende compte à l'organisme, à intervalles réguliers et en temps voulu, au moins une fois par mois, de toutes les recettes reconnues et de toutes les sommes perçues.

12) L'organisme met en place des procédures permettant que toutes les demandes reçues fassent l'objet d'un traitement rapide.

(1) JO n° L 205 du 3. 8. 1985, p. 5.