KOMISSION PÄÄTÖS (EU) 2024/1245,

annettu 2 päivänä toukokuuta 2024,

sisäisten sääntöjen vahvistamisesta siltä osin kuin on kyse tietojen antamisesta rekisteröidyille ja komission suorittamasta rekisteröityjen tiettyjen oikeuksien rajoittamisesta sovitteluyksikön toiminnan yhteydessä

EUROOPAN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,

ottaa huomioon luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta 23 päivänä lokakuuta 2018 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 (1) ja erityisesti sen 25 artiklan 1 kohdan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1)

Sovitteluyksiköstä annetulla komission päätöksellä C(2024)1420 (2) perustetaan sovitteluyksikkö, joka toimii riippumattomana komission yksikkönä. Sen tehtävänä on helpottaa sovintoratkaisuun pääsyä työpaikkakonflikteissa tai riidoissa, jotka liittyvät neuvoston asetuksessa (ETY, Euratom, EHTY) N:o 259/68 (3) vahvistettujen Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja unionin muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen soveltamisalaan kuuluvien komission henkilöstön jäsenten oikeuksiin ja velvollisuuksiin.

(2)	Päätöksellä C(2024)1420 otetaan käyttöön epävirallinen menettely, jonka mukaisesti kuka tahansa päätöksen soveltamisalaan kuuluva henkilö voi pyytää sovitteluyksikön apua.

(3)

Komissio ja tämän päätöksen asiayhteydessä sen puolesta toimiva sovitteluyksikkö edistävät tuloksellista ja toisia kunnioittavaa ilmapiiriä työpaikalla ratkaisemalla riidat epävirallisesti ennen niiden kärjistymistä ja ehkäisemällä vastaavien tilanteiden syntymistä komission sisällä. Sovitteluyksikkö antaa epävirallista luottamuksellista neuvontaa kenelle tahansa sen apua pyytävälle henkilöstön jäsenelle, jäljempänä ’pyynnön esittäjä’. Se voi pyynnön esittäjän suostumuksella ottaa sovittelun yhteydessä yhteyttä myös kehen tahansa muuhun pyynnön esittäjän nimeämään osapuoleen, jäljempänä ’asianomainen henkilö’. Sovittelu edellyttää kaikkien osapuolten suostumusta. Sovitteluyksikkö toimii yksinomaan epävirallisesti. Sillä ei ole valtuuksia tehdä päätöksiä, jotka vaikuttavat haitallisesti yksittäisiin henkilöihin.

(4)

Sovitteluun liittyvien tehtäviensä hoitamiseksi komissio kerää ja käsittelee tietoja ja useita henkilötietoryhmiä, jotka koskevat henkilöstön jäseniä ja muita päätöksen C(2024)1420 soveltamisalaan kuuluvia henkilöitä, mukaan lukien tunnistetiedot, yhteystiedot, ammatillista asemaa ja tehtäviä koskevat tiedot sekä tiedot yksityisestä ja ammatillisesta toiminnasta ja tuloksellisuustiedot. Lisäksi komissio voi käsitellä asetuksen (EU) 2018/1725 10 ja 11 artiklassa tarkoitettuja arkaluonteisia henkilötietoja, jotka pyynnön esittäjä on antanut vapaaehtoisesti.

(5)

Henkilötietoja säilytetään suojatussa fyysisessä ja sähköisessä ympäristössä, jotta voidaan estää lainvastainen pääsy tietoihin tai niiden lainvastainen siirtäminen henkilöille, joiden ei ole tarpeen saada niitä tietoonsa. Käsittelyn päätyttyä tietoja säilytetään päätöksen C(2024)1420 6 artiklan 11 kohdan mukaisesti.

(6)	Asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti komission on rekisterinpitäjänä annettava rekisteröidyille tietoa kyseisistä käsittelytoimista ja kunnioitettava näiden oikeuksia rekisteröityinä.

(7)

Komissio on tehtäviään hoitaessaan velvollinen kunnioittamaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä luonnollisten henkilöiden oikeuksia, jotka tunnustetaan Euroopan unionin perusoikeuskirjan 8 artiklan 1 kohdassa ja Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 16 artiklan 1 kohdassa, sekä asetuksessa (EU) 2018/1725 säädettyjä oikeuksia. Samalla komission on sovitteluyksikkönsä toiminnan yhteydessä noudatettava tiukkoja luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä pyynnön esittäjiin nähden, minkä vuoksi sen on ehkä myös punnittava rekisteröidyn oikeuksia suhteessa muiden rekisteröityjen perusoikeuksiin ja -vapauksiin.

(8)

Pyynnön esittäjän kannalta on ratkaisevan tärkeää, että yhteydenpito pidetään luottamuksellisena ja että mitään toimia ei toteuteta ilman hänen suostumustaan. Kun henkilö pyytää sovitteluyksiköltä luottamuksellista neuvontaa konfliktin yhteydessä eikä anna suostumustaan siihen, että sovitteluyksikkö ottaa asianomaiseen henkilöön yhteyttä sovittelua varten, sovitteluyksikkö ei voi ilmoittaa asiasta asianomaiselle henkilölle. Tällaisten tietojen antaminen tekisi mahdottomaksi tai hyvin vaikeaksi sovitteluyksikön tavoitteiden saavuttamisen, erityisesti sellaisen turvallisen tilan tarjoamisen, jossa pyynnön esittäjä voi avoimesti keskustella tilanteestaan ja päättää mahdollisesta sovittelumenettelyn aloittamisesta asianomaisen henkilön kanssa. Sen vuoksi komissio voi soveltaa asetuksen (EU) 2018/1725 16 artiklan 5 kohdan b alakohdassa säädettyä poikkeusta käsittelyn luottamuksellisuuden suojaamiseksi päätöksen C(2024)1420 5 artiklan 1 kohdan mukaisesti.

(9)

Tietyissä olosuhteissa on tarpeen sovittaa yhteen asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiset rekisteröityjen oikeudet ja tarve varmistaa, että komissio suorittaa epävirallisen luottamuksellisen neuvonnan antamista koskevat tehtävänsä tuloksellisesti varmistaen samalla, että muiden rekisteröityjen perusoikeuksia ja -vapauksia kunnioitetaan kaikilta osin. Tätä varten asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan h alakohdassa annetaan komissiolle mahdollisuus tiukoin edellytyksin rajoittaa kyseisen asetuksen 14–17, 19, 20 ja 35 artiklan soveltamista sekä 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa säädetyn läpinäkyvyyden periaatteen soveltamista siltä osin kuin sen säännökset vastaavat mainitun asetuksen 14–17, 19, 20 ja 35 artiklassa säädettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia.

(10)

Näin voi olla erityisesti silloin, kun pyynnön esittäjä antaa epäsuorasti tietoja, jotka liittyvät muihin asianomaisiin henkilöihin. Tällöin komissio voi päättää rajoittaa asianomaisen henkilön tiettyjä oikeuksia, joiden käyttäminen paljastaisi tietoja pyynnön esittäjästä, joka ei ole antanut suostumustaan siihen, että sovitteluyksikkö toteuttaa toimia vuoropuhelun helpottamiseksi asianomaisen henkilön kanssa. Tällaisessa tapauksessa komissio voi kyseisen pyynnön esittäjän oikeuksien ja vapauksien suojelemiseksi päättää rajoittaa oikeutta tutustua asianomaista henkilöä koskeviin tietoihin tai muita asianomaisen henkilön oikeuksia. Komissio voi päättää tehdä niin asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan h alakohdan nojalla.

(11)

Voi olla tarpeen suojata pyynnön esittäjää koskevia luottamuksellisia tietoja. Tällaisissa tapauksissa komission täytyy pyynnön esittäjän oikeuksien ja vapauksien suojaamiseksi mahdollisesti rajoittaa oikeutta tutustua hänen henkilöllisyyteensä, lausuntoihinsa tai muihin henkilötietoihinsa, joihin kuuluu myös tieto siitä, että hän on ollut yhteydessä sovitteluyksikköön.

(12)

Voi olla tarpeen rajoittaa myös pyynnön esittäjän oikeutta saada tietoja tapauksissa, joissa sovitteluyksikön on ilmoitettava työterveyshuollolle siitä, että pyynnön esittäjän fyysisen ja henkisen koskemattomuuden suojelemiseksi tarvitaan kiireellisiä toimia. Tällöin sovitteluyksikkö voi päättää olla ilmoittamatta pyynnön esittäjälle tällaisesta ilmoituksesta, jotta työterveyshuolto voi arvioida, millaisia terveys- ja sosiaalitoimenpiteitä kyseisen henkilön hyväksi voidaan tarjota. Komissio voi päättää tehdä niin asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan h alakohdan nojalla. Kyseisessä tilanteessa pyynnön esittäjän oikeudet suojattaisiin, sillä työterveyshuolto pitäisi lääketieteelliset tiedot salassa, ja pyynnön esittäjälle ilmoitettaisiin, sillä työterveyshuolto ottaa häneen tarvittaessa yhteyttä.

(13)

Päätöksessä C(2024)1420 edellytetään komission varmistavan, että sovitteluyksikölle esitetyt avustamispyynnöt käsitellään luottamuksellisesti. Tämän luottamuksellisuuden varmistamiseksi on tarpeen, että samalla, kun noudatetaan henkilötietojen suojaa koskevia normeja asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, hyväksytään sisäisiä sääntöjä, joiden nojalla komissio voi rajoittaa rekisteröityjen oikeuksia asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan h alakohdan mukaisesti.

(14)	Näitä sisäisiä sääntöjä olisi sovellettava kaikkiin käsittelytoimiin, jotka komissio suorittaa hoitaessaan päätöksen C(2024)1420 6 artiklan mukaisten pyyntöjen käsittelyyn liittyviä tehtäviään.

(15)

Asetuksen (EU) 2018/1725 14, 15 ja 16 artiklan noudattamiseksi komission olisi tiedotettava kaikille luonnollisille henkilöille verkkosivustollaan julkaistavilla tietosuojaselosteilla läpinäkyvästi ja johdonmukaisesti henkilötietojen käsittelyä koskevista toimistaan ja yksityishenkilöiden oikeuksista. Komission olisi tarvittaessa tiedotettava niistä pyynnön esittäjälle henkilökohtaisesti asianmukaisin keinoin. Jos pyynnön esittäjä on antanut suostumuksensa siihen, että toiseen asianomaiseen henkilöön otetaan yhteyttä, komission olisi tiedotettava niistä kyseiselle asianomaiselle henkilölle henkilökohtaisesti asianmukaisin keinoin.

(16)	Komission olisi sovellettava rajoituksia vain, jos ne ovat keskeisiltä osin perusoikeuksien ja -vapauksien mukaisia, ehdottoman välttämättömiä ja demokraattisessa yhteiskunnassa oikeasuhteisia toimenpiteitä. Komission olisi perusteltava kyseiset rajoitukset.

(17)	Komission olisi läpinäkyvyyden, oikeudenmukaisuuden ja vastuuvelvollisuuden periaatteiden mukaisesti käsiteltävä kaikki rajoitukset avoimesti ja rekisteröitävä vastaavaan rekisteröintijärjestelmään kaikki tapaukset, joissa rajoituksia sovelletaan.

(18)	Asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 6 kohdassa rekisterinpitäjä velvoitetaan ilmoittamaan rekisteröidyille pääasialliset syyt rajoituksen soveltamiseen sekä se, että heillä on oikeus tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle.

(19)	Komissio voi asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 8 kohdan nojalla lykätä rajoituksen soveltamisen pääasiallisten syiden ilmoittamista rekisteröidylle, jättää sen tekemättä tai evätä sen, jos tietojen antaminen poistaisi rajoituksen vaikutuksen.

(20)	Jos rekisteröityjen oikeuksia rajoitetaan, komission olisi arvioitava tapauskohtaisesti, poistaisiko rajoituksesta ilmoittaminen rajoituksen vaikutuksen.

(21)

Komission olisi poistettava rajoitus heti, kun sen edellytykset eivät enää täyty, ja arvioitava näitä edellytyksiä säännöllisesti. Tietyissä tapauksissa voi osoittautua tarpeelliseksi jatkaa rajoituksen soveltamista, kunnes komissio ei enää säilytä kyseisiä henkilötietoja. Tällaisessa tapauksessa rekisteröidylle ei tulisi ilmoittaa hänen henkilötietojensa käsittelystä. Tällainen tilanne voi syntyä erityisesti silloin, kun on olemassa suuri riski, että asianomaisen henkilön oikeuksien käyttö voisi heikentää muiden oikeuksia ja vapauksia. Näin on erityisesti silloin, kun pyynnön esittäjä ei anna suostumustaan siihen, että sovitteluyksikkö ottaa asianomaiseen henkilöön yhteyttä käynnistääkseen epävirallisen sovittelun heidän välillään.

(22)	Komission olisi tarkasteltava rajoitusten soveltamista uudelleen, kun pyynnön esittäjä antaa suostumuksensa epäviralliseen sovitteluun, tai viimeistään silloin, kun se sulkee avustamispyynnön.

(23)	Asetuksen (EU) 2018/1725 16 artiklan 5 kohdassa, 17 artiklan 4 kohdassa, 19 artiklan 3 kohdassa ja 20 artiklan 2 kohdassa säädetään rekisteröityjen oikeuksia koskevista poikkeuksista. Jos näitä poikkeuksia sovelletaan, komission ei tarvitse soveltaa tämän päätöksen mukaista rajoitusta.

(24)

Komission olisi rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien suojan takaamiseksi ja asetuksen (EU) 2018/1725 44 artiklan 1 kohdan mukaisesti huolehdittava, että asiaankuuluva(t) tietosuojakoordinaattori(t) ja Euroopan komission tietosuojavastaava ovat mukana menettelyssä koko sen keston ajan, ja dokumentoitava tämä kuuleminen. Tietosuojakoordinaattoria, joka on nimetty antamaan neuvoja asianomaiselle komission osastolle, olisi kuultava etukäteen mahdollisesti sovellettavista rajoituksista, ja hänen olisi varmistettava, että ne ovat tämän päätöksen mukaisia.

(25)	Euroopan komission tietosuojavastaavan olisi tehtävä riippumaton arviointi rajoitusten soveltamisesta, jotta voidaan varmistaa tämän päätöksen noudattaminen.

(26)	Euroopan tietosuojavaltuutettua on kuultu, ja hän on antanut lausunnon 13 päivänä maaliskuuta 2024,

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

1 artikla

Aihe ja soveltamisala

1. Tätä päätöstä sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn, jota komissio suorittaa rekisterinpitäjänä päätöksen C(2024)1420 6 artiklan mukaisten pyyntöjen käsittelyn yhteydessä.

2. Tässä päätöksessä vahvistetaan säännöt, joita komissio noudattaa ilmoittaakseen rekisteröidyille asetuksen (EU) 2018/1725 14, 15 ja 16 artiklan mukaisesti heidän henkilötietojensa käsittelystä, kun se käsittelee päätöksen C(2024)1420 6 artiklan mukaisia pyyntöjä.

3. Siinä vahvistetaan myös edellytykset, joiden täyttyessä komissio voi rajoittaa asetuksen (EU) 2018/1725 4, 14–17, 19, 20 ja 35 artiklan soveltamista mainitun asetuksen 25 artiklan 1 kohdan h alakohdan mukaisesti.

4. Tämän päätöksen soveltamisalaan kuuluvia henkilötietoryhmiä ovat muun muassa tunnistetiedot, yhteystiedot, ammatillista asemaa ja tehtäviä koskevat tiedot sekä tiedot yksityisestä ja ammatillisesta toiminnasta ja tuloksellisuustiedot. Pyynnön esittäjät voivat antaa myös asetuksen (EU) 2018/1725 10 ja 11 artiklassa tarkoitettuihin arkaluonteisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja pyytäessään sovitteluyksikön apua tietyssä asiassa.

2 artikla

Sovellettavat rajoitukset

1. Jollei tämän päätöksen 3–9 artiklasta muuta johdu, komissio voi rajoittaa asetuksen (EU) 2018/1725 14–17, 19, 20 ja 35 artiklan soveltamista sekä sen 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetun läpinäkyvyyden periaatteen soveltamista siltä osin kuin sen säännökset vastaavat kyseisen asetuksen 14–17, 19, 20 ja 35 artiklassa säädettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia. Komissio voi tehdä niin, jos näiden oikeuksien ja velvollisuuksien käyttäminen vaikuttaisi haitallisesti kyseisen asetuksen 25 artiklan 1 kohdan h alakohdan mukaisiin rekisteröidyn suojeluun tai muille kuuluviin oikeuksiin ja vapauksiin.

2. Edellä oleva 1 kohta ei rajoita sellaisten muiden komission päätösten soveltamista, joissa vahvistetaan sisäiset säännöt tietojen antamisesta rekisteröidyille ja tiettyjen oikeuksien rajoittamisesta asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan nojalla.

3. Kaikkien 1 kohdassa tarkoitettujen oikeuksiin ja velvollisuuksiin kohdistuvien rajoitusten on oltava keskeisiltä osin perusoikeuksien ja -vapauksien mukaisia, tarpeellisia ja demokraattisessa yhteiskunnassa oikeasuhteisia ottaen huomioon rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat riskit.

4. Ennen rajoitusten soveltamista komissio arvioi tapauskohtaisesti niiden tarpeellisuutta ja oikeasuhteisuutta. Rajoitukset on rajoitettava siihen, mikä on ehdottoman välttämätöntä niiden tavoitteen saavuttamiseksi.

3 artikla

Tietojen antaminen rekisteröidyille

1. Komissio julkaisee verkkosivustollaan tietosuojaselosteen, jolla tiedotetaan rekisteröidyille komission toiminnasta, johon sisältyy heidän henkilötietojensa käsittelyä päätöksen C(2024)1420 6 artiklan mukaisten pyyntöjen käsittelyn yhteydessä. Selosteessa on myös annettava tietoa siitä, että rekisteröityjen oikeuksia voidaan rajoittaa tämän päätöksen 2, 3, 4 ja 5 artiklan nojalla, sekä siitä, mitä oikeuksia voidaan rajoittaa, rajoitusten soveltamisen perusteista ja niiden mahdollisesta kestosta.

2. Komissio ilmoittaa pyynnön esittäjille henkilökohtaisesti ja asianmukaisin keinoin, että heidän henkilötietojaan käsitellään. Komissio ilmoittaa asiasta henkilökohtaisesti ja asianmukaisin keinoin myös asianomaiselle henkilölle, jos pyynnön esittäjä on suostunut epäviralliseen sovitteluun kyseisen henkilön kanssa.

3. Jos komissio rajoittaa 2 artiklan mukaisesti kokonaan tai osittain 2 kohdassa tarkoitettujen tietojen antamista pyynnön esittäjille, joiden henkilötietoja käsitellään päätöksen C(2024)1420 6 artiklan mukaisten pyyntöjen käsittelyn yhteydessä, se kirjaa ja rekisteröi rajoituksen syyt tämän päätöksen 6 artiklan mukaisesti.

4 artikla

Rekisteröityjen oikeus saada pääsy tietoihin, oikeus saada tiedot poistetuiksi ja oikeus saada käsittely rajoitetuksi

1. Jos komissio rajoittaa kokonaan tai osittain asetuksen (EU) 2018/1725 17 artiklassa tarkoitettua rekisteröityjen oikeutta päästä henkilötietoihin, 19 artiklassa tarkoitettua oikeutta saada tiedot poistetuksi tai 20 artiklassa tarkoitettua oikeutta rajoittaa tietojen käsittelyä, se ilmoittaa asianomaiselle rekisteröidylle kirjallisesti ja ilman aiheetonta viivytystä tietoihin pääsyä, tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista koskevaan pyyntöön antamassaan vastauksessa

a)	sovelletusta rajoituksesta ja sen pääasiallisista syistä; sekä

b)	mahdollisuudesta tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle tai käyttää muita oikeussuojakeinoja Euroopan unionin tuomioistuimessa.

2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettua rajoituksen syiden ilmoittamista voidaan lykätä, se voidaan jättää tekemättä tai se voidaan evätä niin kauan kuin se poistaisi rajoituksen vaikutuksen.

3. Komissio kirjaa rajoituksen syyt 6 artiklan mukaisesti.

4. Jos oikeutta päästä tietoihin rajoitetaan kokonaan tai osittain, rekisteröity voi käyttää oikeuttaan päästä tietoihin Euroopan tietosuojavaltuutetun välityksellä asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 6, 7 ja 8 kohdan mukaisesti.

5 artikla

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen rekisteröidyille

Jos komissiolla on velvollisuus ilmoittaa rekisteröidylle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta asetuksen (EU) 2018/1725 35 artiklan mukaisesti, se voi poikkeuksellisissa olosuhteissa rajoittaa tällaista ilmoittamista kokonaan tai osittain. Se kirjaa ja rekisteröi rajoituksen syyt tämän päätöksen 6 artiklan mukaisesti. Komissio toimittaa tiedot Euroopan tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitettaessa.

6 artikla

Rajoitusten kirjaaminen ja rekisteröinti

1. Komissio kirjaa tämän päätöksen nojalla sovellettavien rajoitusten syyt sekä arvion rajoituksen määräämisen vuoksi rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvista riskeistä ja rajoituksen tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta ottaen huomioon asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 2 kohdassa esitetyt asiaan liittyvät näkökohdat.

2. Kirjauksessa on mainittava, miten kyseisen rekisteröidyn oikeuden käyttäminen vaikuttaisi haitallisesti asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 1 kohdan h alakohdan mukaisiin rekisteröidyn suojeluun tai muille kuuluviin oikeuksiin ja vapauksiin.

3. Kirjaus ja tarvittaessa asiakirjat, joista käyvät ilmi perusteena olevat tosiseikat ja oikeudelliset syyt, on rekisteröitävä. Ne annetaan pyynnöstä Euroopan tietosuojavaltuutetun käyttöön.

7 artikla

Rajoitusten kesto

1. Edellä 3, 4 ja 5 artiklassa tarkoitettuja rajoituksia sovelletaan niin kauan kuin niiden perusteena olevat syyt ovat voimassa.

2. Kun 3, 4 tai 5 artiklassa tarkoitetun rajoituksen syyt eivät ole enää voimassa, komissio poistaa rajoituksen.

3. Lisäksi se ilmoittaa rajoituksen soveltamisen pääasialliset syyt rekisteröidylle ja ilmoittaa hänelle mahdollisuudesta tehdä milloin tahansa kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle tai käyttää muita oikeussuojakeinoja Euroopan unionin tuomioistuimessa.

4. Komissio tarkastelee uudelleen tämän päätöksen 3, 4 ja 5 artiklassa tarkoitettujen rajoitusten soveltamista, kun pyynnön esittäjä antaa suostumuksensa epäviralliseen sovitteluun asianomaisen henkilön kanssa, tai viimeistään silloin, kun päätöksen C(2024)1420 nojalla esitetyt pyynnöt suljetaan. Tämän jälkeen komissio seuraa puolivuosittain, onko rajoituksia tarpeen pitää voimassa. Uudelleentarkasteluun on sisällyttävä arvio rajoituksen tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta, ottaen huomioon asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 2 kohdassa esitetyt asiaan liittyvät näkökohdat.

8 artikla

Suojatoimet ja säilytysajat

1. Komissio ottaa käyttöön erityisiä suojatoimia, joilla estetään rajoitusten soveltamisalaan kuuluvien tai mahdollisesti kuuluvien henkilötietojen väärinkäyttö, lainvastainen pääsy kyseisiin henkilötietoihin ja niiden lainvastainen siirtäminen. Tällaisiin suojatoimiin on sisällyttävä teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, ja ne on tarvittaessa esitettävä yksityiskohtaisesti komission sisäisissä menettelyissä. Suojatoimiin on sisällytettävä seuraavat:

a)	roolien, vastuiden, käyttöoikeuksien ja menettelyvaiheiden selkeä määrittely;

b)	suojattu sähköinen ympäristö, jonka avulla estetään lainvastainen ja tahaton pääsy sähköisiin tietoihin sekä niiden siirto asiattomille henkilöille;

c)	paperiasiakirjojen turvallinen säilytys ja käsittely; sekä

d)	rajoitusten asianmukainen seuranta ja niiden soveltamisen säännöllinen uudelleentarkastelu.

2. Tietoja säilytetään päätöksen C(2024)1420 6 artiklan 11 kohdan mukaisesti. Säilytysajan päätyttyä komissio poistaa henkilötiedot.

9 artikla

Tietosuojakoordinaattorin ja komission tietosuojavastaavan osallistuminen

1. Tietosuojakoordinaattoria, joka on nimetty antamaan neuvoja asianomaiselle komission osastolle, on kuultava ennen mahdollisten rajoitusten soveltamista, ja hänen on varmistettava, että ne ovat tämän päätöksen mukaisia.

2. Komission tietosuojavastaavalle ilmoitetaan ilman aiheetonta viivytystä aina, kun rekisteröityjen oikeuksia rajoitetaan tämän päätöksen mukaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 1 kohdan soveltamista. Tietosuojavastaavalle annetaan pyynnöstä pääsy asiaa koskeviin kirjattuihin tietoihin sekä kaikkiin asiakirjoihin, jotka sisältävät perusteena olevia tosiseikkoja tai oikeudellisia seikkoja.

3. Tietosuojavastaava voi pyytää rajoituksen uudelleentarkastelua. Komissio ilmoittaa tietosuojavastaavalle pyydetyn uudelleentarkastelun tuloksista kirjallisesti.

4. Komissio dokumentoi tietosuojavastaavan ja tarvittaessa tietosuojakoordinaattorin osallistumisen (sekä sen, mitä tietoja heille annetaan) kussakin tapauksessa, jossa 2 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja oikeuksia ja velvollisuuksia rajoitetaan.

10 artikla

Voimaantulo

Tämä päätös tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Tehty Brysselissä 2 päivänä toukokuuta 2024.

Komission puolesta

Puheenjohtaja

Ursula VON DER LEYEN

(1) EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj.

(2) Commission Decision C(2024)1420 on the Mediation Service and repealing Decision C (2002) 601.

(3) Neuvoston asetus (ETY, Euratom, EHTY) N:o 259/68, annettu 29 päivänä helmikuuta 1968, Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen vahvistamisesta sekä yhteisöjen virkamiehiin tilapäisesti sovellettavien erityisten toimenpiteiden laatimisesta (EYVL L 56, 4.3.1968, s. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/1968/259(1)/oj).