23.11.2005

Euroopan unionin virallinen lehti

C 291/1

ERITYISKERTOMUS nro 5/2005

Euroopan parlamentin, komission ja neuvoston tulkkausmenoista sekä toimielinten vastaukset

(annettu EY:n perustamissopimuksen 248 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan nojalla)

(2005/C 291/01)

SISÄLLYS

I—VIII

TIIVISTELMÄ

1—12

JOHDANTO

13—14

TARKASTUKSEN TAVOITE JA SOVELTAMISALA

15—81

HAVAINNOT

15—29

Todelliset tarpeet ylittävien tulkkauspalveluiden tarjonnan välttämiseksi käytetyt menettelyt

16—21

Parlamentti

22—24

Komissio

25—29

Neuvosto

30—32

Mahdollisuudet tarjota kaikki tarvittavat tulkkauspalvelut

33—71

Tulkkauksen kustannukset

33—38

Kustannuslaskelmat

39—41

Tulkkauskustannusten analyysi

42—58

Muita tulkkauksen kustannuksiin vaikuttavia seikkoja

59—71

Freelance-tulkkauksen menoja koskevat erityiset huomautukset

72—81

Tulkkauksen laatu

72	Parlamentti

73—81

Komissio ja neuvosto

82—95

PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET

82	Menettelyt, joita on sovellettu todelliset tarpeet ylittävien tulkkauspalveluiden välttämiseksi

83—84

Mahdollisuudet tuottaa kaikki tarvittavat tulkkauspalvelut

85—92

Tulkkauksen kustannukset

93	Tulkkauksen laatu

94—95

Mahdollinen kehitys

LIITE I: Euroopan parlamenttiin, komissioon ja neuvostoon sovellettavat erityiset säännökset

LIITE II: Tilintarkastustuomioistuimen laatima kustannusten laskentamenetelmä

Toimielinten vastaukset

TIIVISTELMÄ

Kahdellakymmenelläyhdellä kielellä on Euroopan unionin toimielinten virallisen kielen ja työkielen asema. Tulkkauspalveluita eniten tarvitsevat toimielimet ovat tehtäviensä luonteen vuoksi Euroopan parlamentti, komissio ja neuvosto. Parlamentilla on oma tulkkausosasto. Neuvoston ja komission tulkkaustarpeiden täyttämisestä vastaa komission tulkkauksen pääosasto.

II.	Koska tulkkauksen tarve yhteisön toimielimissä on vuoden aikana jakautunut epätasaisesti, ne käyttävät pysyvään henkilöstöön kuuluvien tulkkien (virkamiesten) lisäksi myös freelance-tulkkeja, joita otetaan palvelukseen ylimääräisenä henkilöstönä (ylimääräisiksi konferenssitulkeiksi).

III.

Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen tavoitteena oli arvioida tulkkauspalveluihin liittyvän varainhoidon moitteettomuus parlamentissa, komissiossa ja neuvostossa. Tarkastuksella pyrittiin erityisesti saamaan selville onko näillä toimielimillä asianmukaiset välineet ja menettelyt sen varmistamiseksi, että

—	tarjotut tulkkauspalvelut eivät ylitä todellisia tarpeita,

—	kaikki tarvittavat tulkkauspalvelut pystytään tarjoamaan,

—	tulkkauspalveluiden kustannukset ovat mahdollisimmat pienet,

—	tulkkaus on korkealuokkaista.

IV.	Tarkastuksessa havaittiin, että tulkkauksen laatu täytti useimmiten tarpeet ja sille asetetut odotukset, mutta kustannusten ja pyydetyn mutta käyttämättä jääneen tulkkauksen tarjonnan välttämiseksi olisi toteutettava useita toimenpiteitä.

Toimielimet ovat omaksuneet erilaisia lähestymistapoja tulkkaustarpeiden täyttämiseksi. Tulkkauksen pääosasto tarkastelee yhdessä tulkkausta pyytäneen pääosaston kanssa mitä tulkkauspalveluita todella tarvitaan ja päättää mitkä tulkkauspyynnöt toteutetaan; parlamentissa, jossa kaikki muodollisesti sääntöjen mukaiset tulkkauspyynnöt hyväksytään käytettävissä olevien resurssien mukaan, tällaista tarkastelua ei ole. Neuvostossa otettiin käyttöön vuonna 2004 uusi menettely, jolla tulkkauspyyntöjä pyritään selkeästi rajoittamaan.

VI.

Tilintarkastustuomioistuimen laskelmat osoittivat, että vuonna 2003 tulkkauksen kokonaiskustannukset olivat parlamentissa noin 57 miljoonaa euroa ja komissiossa, neuvostossa, komiteoissa ja eräissä virastoissa yhteensä noin 106 miljoonaa euroa. Yhden tulkkauspäivän kustannukset olivat tulkkia kohti keskimäärin parlamentissa 1 476 euroa ja komissiossa ja neuvostossa 1 046 euroa.

VII.

Vaikka toimielimet ovat onnistuneet rajoittamaan tulkkausta, lisäsäästöjä saataisiin aikaan, jos viime hetken peruutuksia, myöhäisessä vaiheessa esitettyjä kokouspyyntöjä, kokousajankohtien epätasaista jakautumista viikon ja vuoden mittaan sekä ylimääräisten konferenssitulkkien suuria matkakustannuksia voitaisiin välttää. Säästöjä saataisiin aikaan ainoastaan sillä, että kokousten järjestäjät pystyisivät ennakoimaan tarpeitaan aikaisemmin, koska edellä mainitut seikat ovat suurimmaksi osaksi tulkkausosastojen valvonnan ulottumattomissa.

VIII.

Kokousraportit, joista käy ilmi mitä kieliä kokousten aika on käytetty, ovat hyvin käyttökelpoisia arvioitaessa vastaavatko toteutetut tulkkausjärjestelyt kokouksen osallistujien tarpeita, mutta varsin useissa tapauksissa näitä raportteja ei ole laadittu. Neuvosto laatii kokousten järjestäjille kustannuslaskelman peruutetuista kokouksista. Tämä on hyvä käytäntö, joka olisi otettava käyttöön myös muissa toimielimissä.

JOHDANTO

1.	Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 290 artiklan mukaan neuvosto vahvistaa yksimielisesti yhteisön toimielimissä käytettäviä kieliä koskevan sääntelyn.

Asetuksen N:o 1 — jota on päivitetty jokaisen uuden valtion Euroopan unioniin liittymisen yhteydessä — mukaisesti neuvosto on antanut 21 kielelle (englanti, espanja, hollanti, iiri, italia, kreikka, latvia, liettua, malta, portugali, puola, ranska, ruotsi, saksa, slovakki, sloveeni, suomi, tanska, tšekki, unkari ja viro) toimielinten virallisen kielen ja työkielen aseman (1).

3.	Kyseisen asetuksen mukaisesti tulkkauspalveluita on tarpeen käyttää silloin, jos kokoksessa käytetään useampaa työkieltä.

Tulkkauspalveluita eniten tarvitsevat toimielimet ovat tehtäviensä luonteen vuoksi parlamentti, komissio ja neuvosto. Vuonna 2003 tulkkauksen kokonaiskustannukset olivat parlamentissa noin 57 miljoonaa euroa ja komissiossa ja neuvostossa, komiteoissa ja eräissä virastoissa yhteensä noin 106 miljoonaa euroa.

Parlamentin tulkkausosasto huolehtii parlamentin (Brysselissä, Strasbourgissa tai muualla pidetyt kokoukset), oikeusasiamiehen, Luxemburgissa sijaitsevien komission yksiköiden sekä tilintarkastustuomioistuimen kaikkien tulkkaustarpeiden täyttämisestä. Tarkastuksen päättymisen jälkeen parlamentti on huolehtinut tiettyinä päivinä myös alueiden komitean tulkkauksesta.

Komission tulkkauksen pääosasto huolehtii komission (noin 40 prosenttia tulkkauspäivistä) — Luxemburgissa pidettäviä kokouksia lukuun ottamatta — neuvoston (yli 50 prosenttia tulkkauspäivistä), Euroopan talous- ja sosiaalikomitean, alueiden komitean, Euroopan investointipankin ja eräiden yhteisön virastojen tulkkaustarpeiden täyttämisestä.

7.	Neuvostolla on vain pieni konferenssiyksikkö, joka järjestää kokouksia ja tilaa tulkkauspalveluita tulkkauksen pääosastolta.

Koska tulkkauksen kysyntä on jakautunut vuoden mittaan epätasaisesti kokousten määrästä ja tarvituista kieliyhdistelmistä riippuen, yhteisön toimielimet työllistävät pysyvään henkilöstöön kuuluvien tulkkien (virkamiesten) (2) lisäksi myös ylimääräisenä henkilöstönä palkattuja freelance-tulkkeja (ylimääräisiä konferenssitulkkeja, Auxiliary Conference Interpreters, ACI (3)). Ylimääräisten konferenssitulkkien työolosuhteet, palkka ja kulukorvaukset vahvistetaan ”Euroopan yhteisöjen muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen” mukaisesti sekä tulkkien suurimman ammattijärjestön, konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön (International Association of Conference Interpreters, IACI) ja tulkkeja käyttävän kolmen unionin toimielimen (komission, parlamentin ja yhteisöjen tuomioistuimen) kesken tehdyn sopimuksen mukaisesti. Pysyvään henkilöstöön kuuluviin tulkkeihin sovelletaan henkilöstösääntöjä (4).

Yhteisön toimielimissä oli vuonna 2003 yhteensä noin 150 000 tulkkauspäivää. Tästä määrästä neuvoston osuus oli noin 39 prosenttia, komission osuus Brysselissä 26 prosenttia, komission osuus Luxemburgissa 4 prosenttia ja parlamentin osuus 21 prosenttia. Muiden unionin toimielinten ja virastojen (esimerkiksi tuomioistuin, tilintarkastustuomioistuin, Euroopan talous- ja sosiaalikomitea, alueiden komitea, Euroopan investointipankki ja erillisvirastot) osuus oli loput 10 prosenttia. Tarjotuista tulkkauspalveluista tulkkauksen pääosaston osuus oli noin 70 prosenttia, parlamentin osuus 27 prosenttia (5) ja tuomioistuimen osuus 3 prosenttia.

Taulukko 1

EU:n toimielinten tulkkauksen määrä (vuosi 1998 = 100) (6), uusien jäsenvaltioiden kielet mukaan lukien (tulkki/päivä)

	1998	1999	2000	2001	2002	2003	2004
Neuvosto	100	96,8	96,3	105,6	109,1	103,9	89,9
Komissio	100	101,5	100,4	94,7	85,8	85,1	85,1
Tulkkauksen pääosaston muu tulkkaus	100	95,2	102,7	112,3	91,0	88,8	95,8
Tulkkauksen pääosaston tulkkaus yhteensä	100	98,5	98,5	101,8	98,2	95,0	88,9
Parlamentti	100	85,0	92,7	97,8	97,7	97,2	103,1
Yhteensä	100	93,8	96,5	100,4	98,0	95,8	93,9

10.

Taulukosta 1 käy ilmi, että unionin toimielimet ovat pystyneet vähentämään viime vuosina tulkkauspalveluiden käyttöä. Kolmesta suurimmasta toimielimestä ainoastaan neuvoston tulkkauspäivien määrä kasvoi vuosina 1998—2003, mutta näyttää siltä, että 1. toukokuuta 2004 käyttöön otetulla tulkkauspyyntöön perustuvalla uudella järjestelmällä on pystytty muuttamaan tätä suuntausta toiseen suuntaan (ks. kohta 27). Vuosi 2004 oli siirtymävuosi, joten sitä ei voida pitää edustavana.

11.	Tulkkauspalveluiden käytön kehitys neuvostossa vuosina 1998—2003 selittyy kokousten lisääntyneen määrän lisäksi myös kokouksissa käytettyjen aktiivisten ja passiivisten kielten (7) kasvavalla määrällä tässä toimielimessä.

12.

Asetuksen N:o 1 6 artiklassa säädetään, että ”yhteisön toimielimet voivat antaa työjärjestyksissään yksityiskohtaiset säännöt näiden kielten käyttämistä koskevien järjestelyjen soveltamisesta”. Tämän säännöksen mukaan kullakin toimielimellä on mahdollisuus räätälöidä kielijärjestelyt omien erityistarpeidensa mukaisesti. Toimielimet ovat käyttäneet tätä mahdollisuutta eri laajuudessa, kuten liitteestä I ilmenee.

TARKASTUKSEN TAVOITE JA SOVELTAMISALA

13.

Tilintarkastustuomioistuimen toimittaman tarkastuksen tavoitteena oli arvioida tulkkauspalveluihin liittyvän varainhoidon moitteettomuutta parlamentissa, komissiossa ja neuvostossa. Tarkastus kattoi 97 prosenttia tulkkauspalveluiden tarjonnasta (eli kaikki palveluiden tarjoajat lukuun ottamatta tuomioistuinta, jolla on oma tulkkauspalvelu). Tarkastuksella pyrittiin erityisesti saamaan selville, onko tarkastetuilla toimielimillä asianmukaiset välineet ja menettelyt, joilla varmistetaan, että

—	tarjotut tulkkauspalvelut eivät ylitä todellisia tarpeita,

—	kaikki tarvittavat tulkkauspalvelut pystytään tarjoamaan,

—	tulkkauspalveluiden kustannukset ovat mahdollisimman pienet,

—	tulkkaus on korkealuokkaista.

14.	Tarkastus kattoi varainhoitovuoden 2003 menot, mutta Euroopan unionin vuonna 2004 tapahtuneesta viimeisimmästä laajentumisesta johtuneet muutokset on myös otettu huomioon.

HAVAINNOT

Todelliset tarpeet ylittävien tulkkauspalveluiden tarjonnan välttämiseksi käytetyt menettelyt

15.

Kielten todellinen käyttö kokouksessa osoittaa, että tarjotut tulkkauspalvelut ovat joskus todellisia tulkkaustarpeita suuremmat (jotkut osallistujat saattavat käyttää äidinkielensä sijaan mieluummin toista yleisemmin osattua virallista kieltä tai oletetut osallistujat saattavat olla poissa, mikä tekee tietyistä erityisistä tulkkausjärjestelyistä tarpeettomia). Tilintarkastustuomioistuin tarkasteli, millaisia menettelyjä tarkastuksen kohteena olleilla toimielimillä on käytössään, jotta kielten oletettu käyttö voitaisiin ennakoida mahdollisimman tarkasti ja jotta tulkkauspalveluiden todellista käyttöä voitaisiin valvoa. Näin vältyttäisiin kokousten järjestäjien ennusteita ylittävien tulkkauspalveluiden pyynnöiltä.

Parlamentti

16.	Parlamentin työjärjestys (ks. liite I), jossa todetaan, että kaikilla parlamentin jäsenillä on oikeus käyttää puheenvuoroja haluamallaan virallisella kielellä ja että tulkkaus taataan muille virallisille kielille, velvoittaa parlamenttia pitämään saatavilla kattavat tulkkausresurssit.

17.

Euroopan parlamentin puhemiehistö laati vuonna 1999 monikielisyyttä koskevat käytännesäännöt (”Code of Conduct on Multilingualism”) tulkkauspalveluiden organisoimiseksi ja valvomiseksi. Sääntöjä ajantasaistettiin vuonna 2004. Käytännesääntöjen keskeisiä periaatteita on, että monikielisyyden kustannukset olisi pidettävä hyväksyttävissä talousarvion rajoissa, resursseja olisi käytettävä vaikuttavammin ja kielipalvelujen käyttäjien olisi oltava tietoisia siitä, että niitä käytetään vastuullisesti todellisten tarpeiden perusteella ja kuitenkin parlamentin jäsenten yhtäläisiä oikeuksia samalla kunnioittaen.

18.

Tulkkausta voi pyytää parlamentin tulkkauksen pääosastolta ainoastaan käytännesäännöissä lueteltuja kokoustyyppejä varten (esimerkiksi parlamentin täysistunnot, parlamentin hallintoyksiköt, valiokunnat ja valtuuskunnat). Jäsenillä ei ole oikeutta käyttää tulkkausta toimiessaan yksin tai hallintoelinten ulkopuolella, mutta puhemiehistö voi myöntää siihen poikkeuksia. Tulkkauksen pääosasto tarjoaa pyydettyjä tulkkauspalveluja käytännesäännöissä annettujen prioriteettien ja rajojen mukaisesti.

19.

Käytännesäännöissä, sellaisena kuin ne on päivitetty vuonna 2004, todetaan, että jokaisen tulkkauspalveluita tarvitsevan parlamentaarisen elimen (käytännesäännöissä käytetään ilmaisua ”käyttäjä”) olisi laadittava ja pidettävä säännöllisesti ajan tasalla tulkkauspyynnön kohteena olleisiin kieliin ja elimen jäsenten tosiasiassa käyttämiin kieliin perustuva ”tulkkauskielten kartoitus”. Tämä on hyvin käyttökelpoinen keino varmistettaessa, että pyynnöt vastaavat todellisia tarpeita. Koska parlamentin jäsenillä ei ole velvollisuutta vahvistaa etukäteen osallistumistaan kokoukseen, tulkkauskielten kartoitus ei kuitenkaan riitä estämään tarjoamasta tarpeetonta tulkkausta, jos parlamentin jäsenet, joita varten on järjestetty erityinen tulkkauspalvelu, eivät osallistukaan kokoukseen.

20.

Käytännesääntöjen mukaan tulkkien ryhmän päällikön on laadittava kokouksen sihteeristön suostumuksella jokaisen kokouksen jälkeen luettelo pyydetyistä tulkkauspalveluista, joita ei käytetty. Kopio tästä luettelosta lähetetään kyseisen kokouksen sihteeristölle. Tätä menettelyä on käytetty syyskuusta 2004 valiokuntakokouksissa ja valtuuskuntien kokouksissa.

21.	Työjärjestyksen mukaiset tulkkausresurssit ylittävät todelliset tarpeet, jos kaikkia käytettäväksi oletettuja virallisia kieliä ei käytetä tietyssä kokouksessa. Parlamentti ei ole koskaan tehnyt kyselyä tällaisten tapausten yleisyyden ja seurausten arvioimiseksi.

Komissio

22.

Jokaisessa pääosastossa erillisten kokousten tulkkauspyynnöt keskitetään hallinnolliselle yksikölle, joka lähettää ne sähköisessä muodossa tulkkauksen pääosastolle kokousjärjestelypyyntöjärjestelmän (”Demande d'Organisation de Réunion”) kautta. Jokainen pääosasto esittää ehdotuksen toivotuista kielijärjestelyistä ja asettaa saman päivän kokoukset prioriteettijärjestykseen. Tulkkauksen pääosasto päättää sisäisissä viikottaisissa sovittamiskokouksissaan käytettävissä olevien tulkkien ja kokoustilojen mukaan, mitkä pyynnöt voidaan täyttää. Näitä seuraavissa koordinaatiokokouksissa jokaiselle kuuden viikon päästä pidettävälle kokoukselle vahvistetaan erityiset kielijärjestelyt. Tulkkauksen pääosaston vahvistama aktiivisten ja/tai passiivisten kielten määrä on usein pienempi kuin aluksi pyydetty määrä ja siihen on päädytty tulkkauksen pääosaston ja kokouksen järjestävän pääosaston kesken käytyjen neuvotteluiden tuloksena.

23.

Tulkkauksen pääosastossa tulkkausryhmän päällikön tehtävänä on laatia istuntoraportti (”rapport de séance”), jossa hän ilmoittaa mitä kieliä kokouksessa käytettiin. Vuonna 2004 kyseisiä raportteja laadittiin 8 107 kokouksesta, joissa oli tulkkaus, mikä vastaa 82,5:tä prosenttia kaikista kokouksista. Ryhmän päällikkö totesi 17,7 prosentissa raporteista, että passiivista tulkkausta oli pyydetty ja sitä oli suoritettu enemmän kuin todella oli tarpeen ainakin yhdestä seuraavista syistä: eräät kansalliset valtuuskunnat eivät käyttäneet omaa virallista kieltään, ne eivät käyttäneet puheenvuoroja tai ne eivät olleet paikalla. Pyydetyn ja suoritetun aktiivisen tulkkauksen käyttämättä jättäminen mainittiin 7,2 prosentissa kertomuksista. Tämän vuoksi maksetaan vähintään (8)1 750 tulkkauspäivästä ilman että tulkkausta käytetään, ja niistä aiheutuu noin 1,5—2 miljoonan euron kustannukset.

24.

Nykyisten menettelyiden mukaisesti tulkkauksen pääosastolla on lopullinen päätösvalta tehdä ratkaisu eri pääosastojen kilpailevien pyyntöjen kesken, mutta tulkkauspalvelun on vaikea päättää mitkä kokoukset ovat kiireellisempiä tai tärkeämpiä kuin toiset. Muut kansainväliset järjestöt ovat toteuttaneet järjestelmiä, jotka perustuvat enemmän resurssien hallinnointiin:

—	Euroopan neuvosto on ottanut käyttöön sisäisen laskutuksen järjestelmän,

—	Unescolla on kiintiöjärjestelmä, jonka mukaan kiintiön ylittävät tulkkauspäivät veloitetaan palvelun tilaajalta.

Unionin toimielimistä neuvosto on ottanut käyttöön kohdassa 27 mainitun järjestelmän, jolla lisätään kansallisten valtuuskuntien kustannustietoisuutta. Tulkkauksen pääosasto voisi harkita nykyisen uuden toimintojohtamisjärjestelmän myötä vastaavanlaisia järjestelyitä.

Neuvosto

Ennen Euroopan unionin vuoden 2004 laajentumista käytetyt menettelyt

25.

Ennen laajentumista kunkin kokouksen kielijärjestelyiden määrittelyssä käytetty menetelmä pohjautui perinteisiin, eikä menetelmää pidetty säännöllisesti ajan tasalla. Sellaiset menettelyt puuttuivat, joilla olisi varmennettu, tarvitsivatko kokoukseen osallistuvat henkilöt todella tulkkausta omaan äidinkieleensä vai ilmaisivatko he itseään omalla äidinkielellään.

26.

Vuonna 2001 tehdyssä tutkimuksessa, joka koski 799:ää neuvoston ja komission valtuuskuntaa (9), osoittautui, että niiden kielten, joiden osalta oli järjestetty tulkkaus, määrä oli liian suuri. Vaikka 73 prosenttia valtuuskunnan jäsenistä ilmoitti, että heillä oli mahdollisuus käyttää äidinkieltään, ainoastaan 59 prosenttia heistä sanoi todellisuudessa käyttäneensä kyseistä kieltä. Näin käy useimmiten luultavasti sellaisten valtuuskunnan jäsenten kohdalla, joiden äidinkielen taitajia on vähän ja jotka puhuvat sujuvasti toista laajemmin osattua virallista kieltä. On epätodennäköistä, että valtuuskunnan jäsenet, jotka puhuivat virallista kieltä, tarvitsivat tulkkausta omaan äidinkieleensä siitä virallisesta kielestä, jota he käyttivät. Siksi onkin syytä ajatella, että tulkkausta tarvittaisiin niillä kielillä, joita kokouksessa todella puhutaan.

Menettelyt laajentumisen jälkeen

27.

Neuvoston pääsihteerin päätös N:o 56/04 (10), joka koski kielijärjestelyitä laajentumisen jälkeen, on muuttanut olennaisesti kielipalveluiden käyttöä. Uuden järjestelmän mukaisesti kielijärjestelyt mukautetaan valtuuskuntien todellisiin tarpeisiin, lisätään valtuuskuntien kustannustietoisuutta ja kannustetaan jäsenvaltioita vähentämään tarpeettomia tulkkauspyyntöjä, jonka seurauksena tulkkausmenot vähenevät.

28.

Tulkkausta ei enää ole ollut saatavilla 1. heinäkuuta 2004 alkaen 25 valmistelevan elimen (komiteat, ryhmät ja työryhmät) kokouksissa. Sen seurauksena kokousten määrä, joissa on järjestetty tulkkaus, on vähentynyt neuvostossa keskimäärin 13:sta 11:een päivässä. Kielijärjestelyt kaikkien 20/20 kielten osalta rahoitetaan neuvoston talousarviosta, joka on tarkoitettu neuvoston, Eurooppa-neuvoston ja enintään 20 valmistelevan elimen kokouksia varten.

29.

Aktiivinen tai passiivinen tulkkaus on järjestetty muissa valmistelevissa elimissä ainoastaan, jos kansalliset valtuuskunnat sitä pyytävät. Näiden kustannusten kattamiseksi valtuuskunnat voivat käyttää rahoitusosuutta, joka on 2 miljoonaa euroa kieltä kohden. Käyttämättä jääneestä määrästä 66 prosenttia siirretään kyseisen jäsenvaltion valtuuskuntien matkakustannusten kattamiseen tarkoitettuihin talousarviomäärärahoihin. Kansallisilla valtuuskunnilla on mahdollisuus muuttaa pyyntöjään kuuden kuukauden välein ilmoittamalla siitä kaksi kuukautta etukäteen. Vuoden 2004 kuluessa yksi tai useampi kieli poistettiin monien valmistelevien elinten kielijärjestelyistä.

Mahdollisuudet tarjota kaikki tarvittavat tulkkauspalvelut

30.	Laajentumista edeltävien virallisten kielten tulkkauspyynnöt voidaan yleensä täyttää. Uusien virallisten kielten kohdalla tilanne on erilainen, sillä tulkkeja, jotka täyttäisivät Euroopan unionin erityiset kielelliset tarpeet, ei ole riittävästi (11).

31.

Euroopan henkilöstövalintatoimiston kilpailut uusien virallisten kielten tulkkien palvelukseen ottamiseksi saatiin päätökseen vasta laajentumispäivän jälkeen. Maltankielisiä kilpailuissa menestyneitä hakijoita ei ollut ja muiden virallisten kielten kilpailuissa menestyneitä hakijoita ei ollut riittävästi unionin tulkkauspalveluiden kaikkien tarpeiden täyttämiseksi.

32.

Neuvostossa ilmeni vaikeuksia vuonna 2004, jolloin tulkkauspyyntöjä joihinkin uusiin virallisiin kieliin oli jopa enemmän kuin muihin virallisiin kieliin. Tulkkauksen pääosasto ei pystynyt täyttämään 37:ää prosenttia pyynnöistä, jotka esitettiin toukokuusta joulukuuhun 2004 pidettyjä kokouksia varten.

Tulkkauksen kustannukset

Kustannuslaskelmat

Tarkastuksen kohteena olleiden toimielinten tekemät kustannuslaskelmat

33.	Menojen hallinnoimiseksi moitteettoman varainhoidon periaatteiden eli taloudellisuuden, vaikuttavuuden ja tehokkuuden mukaisesti on tarpeen tietää suoritettujen palveluiden kustannukset kokonaisuudessaan, jotta niitä voidaan käyttää resurssien järkevän jakamisen perustana.

34.

Parlamentilla ei ole arvioita ylimääräisistä konferenssitulkeista ja pysyvistä tulkeista aiheutuvista keskimääräisistä päivittäisistä kokonaiskustannuksista. Se laskee ainoastaan ylimääräisten konferenssitulkkien suorittamien tulkkauspalveluiden suorat kustannukset (pääasiassa palkat ja matkakustannusten korvaaminen) eikä se päivitä laskelmiaan säännöllisesti.

35.

Tulkkauksen pääosasto laskee vuosittain koko päivän tai puoli päivää käytettävissä olevasta (12) tulkista aiheutuvat keskimääräiset kustannukset. Laskelmaa käytetään tulkkauksen pääosaston toimielimille ja elimille tarjoamien tulkkauspalvelujen veloituksen perustana (”toimielinten välinen laskutus”). Tällä menetelmällä mitataan käytettävissä olevien tulkkauspalveluiden kustannukset, mutta sillä ei voida mitata tosiasiassa käytettyjen tulkkauspalveluiden kustannuksia, koska myös peruutetut tulkkauspyynnöt lasketaan käytettävissä olevien tulkkauspalveluiden määrään. Lisäksi tulkkauksen pääosaston laskelmissa käytettävissä olevan tulkin kustannuksissa ei oteta huomioon kaikkia yleisiä kustannuksia tai pysyvän henkilöstön eläkemaksuja. Koska kaikki henkilöstön eläkkeet maksetaan komission talousarviosta, menetelmä olisi tarkoituksenmukainen toimielinten väliselle hinnoittelulle, mutta se arvioisi kokonaiskustannukset käytettävissä olevaa tulkkia kohden liian pieniksi. Myös yhteisölle maksettava pysyvien ja freelance-tulkkien palkkojen vero olisi vähennettävä kustannuksista, sillä se on tuloa unionin talousarvioon.

Tilintarkastustuomioistuimen tekemät laskelmat

36.

Tilintarkastustuomioistuin laati liitteessä II kuvatun menetelmän tulkkauksen kokonaiskustannusten ja ylimääräisten konferenssitulkkien ja pysyvään henkilöstöön kuuluvien tulkkien suorittamien tulkkausten päivää kohti laskettujen kokonaiskustannusten arvioimiseksi. Samaa menetelmää käytettiin sekä parlamentille että tulkkauksen pääosastolle aiheutuneiden kustannusten laskemisessa.

37.

Vuotta 2003 koskevat tarkastajien laskelmien tulokset ovat seuraavat:

Taulukko 2

Pysyvään henkilöstöön kuuluvan tulkin suorittaman tulkkauksen kustannukset päivässä

(euroa)
	Parlamentti		Tulkkauksen pääosasto (komissio + neuvosto)
	ennen veroja ja eläkettä	verojen ja eläkkeen jälkeen	ennen veroja ja eläkettä	verojen ja eläkkeen jälkeen
Välittömät kustannukset (13)	1 205	1 232	942	970
Välilliset kustannukset (14)	220	227	227	232
Kokonaiskustannukset	1 425	1 459	1 169	1 202

Taulukko 3

Ylimääräisen konferenssitulkin suorittaman tulkkauksen kustannukset päivässä

(euroa)
	Parlamentti		Tulkkauksen pääosasto (komissio + neuvosto)
	ennen veroja	verojen jälkeen	ennen veroja	verojen jälkeen
Välittömät kustannukset	1 390	1 250	839	744
Välilliset kustannukset	245	245	168	171
Kokonaiskustannukset	1 635	1 495	1 007	915

Taulukko 4

Pysyvään henkilöstöön kuuluvien tulkkien ja ylimääräisten konferenssitulkkien suorittaman tulkkauksen painotetut keskimääräiset ja kokonaiskustannukset

(euroa)
Tulkkauspäivän kustannukset tulkkia kohden	Parlamentti		Tulkkauksen pääosasto (komissio + neuvosto)
Tulkkauspäivän kustannukset tulkkia kohden	ennen veroja ja eläkettä	verojen ja eläkkeen jälkeen	ennen veroja ja eläkettä	verojen ja eläkkeen jälkeen
Välittömät kustannukset	1 292	1 240	886	847
Välilliset kustannukset	232	236	195	199
Tulkkauspäivän kokonaiskustannukset (15)	1 523	1 476	1 081	1 046
Tulkkauspäivien kokonaismäärä (yhdenmukaistettu menetelmä)	38 803	38 803	101 331	101 331
Tulkkauksen kokonaiskustannukset	59,1 milj.	57,2 milj.	109,5 milj.	106,0 milj.
Käytettävissä olemisen kokonaismäärä tulkkauksen pääosaston laskelmien mukaan	E.S.	E.S.	147 751	147 751
Käytettävissä olemisen kokonaiskustannukset	E.S.	E.S.	742	718

38.

Jos tulkkia kohden laskettu tulkkauspäivä maksaa keskimäärin verojen ja eläkemaksujen vähentämisen jälkeen 1 476 euroa parlamentissa ja 1 046 euroa tulkkauksen pääosastossa, koko päivän kestävä kokous, jossa kaikille kielille on järjestetty tulkkaus, on maksanut näissä elimissä noin 40 000 ja 34 500 euroa ennen laajentumista (11/11 kieltä ja kolme tulkkia kieltä kohden eli yhteensä 33 tulkkia) ja noin 88 500 ja 63 000 euroa laajentumisen jälkeen (20/20 kieltä ja kolme tulkkia kieltä kohden eli yhteensä 60 tulkkia). Jos koppia kohden on neljä tulkkia, mikä ei ole epätavallista parlamentin kokouksissa, tulkkauksen kustannukset ovat yhden päivän kokoukselta 118 000 euroa (tai 84 000 euroa, jos tulkkauksen suorittaa tulkkauksen pääosasto). Kokouksen, jonka kielijärjestelyihin kuuluu vain 3/3 kieltä (englanti, ranska ja saksa passiivisina ja aktiivisina kielinä, yhteensä kuusi tulkkia), kustannukset ovat ainoastaan 8 900 euroa parlamentissa ja 6 300 euroa tulkkauksen pääosastossa. Tämä osoittaa, että tulkkauspyyntöjen perustana on tärkeätä käyttää todellisia tulkkaustarpeita.

Tulkkauskustannusten analyysi

Parlamentti

39.

Vaikka pysyvien tulkkien ja freelance-tulkkien palkkausjärjestelmä on kummassakin toimielimessä sama, parlamentin kustannukset tulkkauspäivää kohden ovat tulkkauksen pääosastoa paljon korkeammat. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että ero johtuu pääasiassa useista hallinnosta riippumattomista tekijöistä, joita ovat seuraavat seikat:

Toisin kuin Brysselissä, Strasbourgissa on hyvin vähän paikallisia (16) freelance-tulkkeja. Tämä lisää freelance-tulkkien matka- ja hotellikustannuksia. Vuonna 2003 tällaisten kustannusten osuus oli 22 prosenttia kaikista ylimääräisille konferenssitulkeille suoritetuista maksuista. Kaksi kolmasosaa parlamentin vuonna 2003 palkkaamista ylimääräisistä konferenssitulkeista oli muita kuin paikallisia tulkkeja, kun taas tulkkauksen pääosaston palkkaamista tulkeista muita kuin paikallisia oli alle 40 prosenttia.

b)	Parlamentin pysyvien tulkkien matkakustannukset ovat kokonaisuudessaan paljon korkeammat kuin komissiossa. Tämä johtuu siitä, että kaikkien parlamentin pysyvään henkilöstöön kuuluvien tulkkien asemapaikka on Brysselissä, mutta 12 täysistuntoviikkoa vuodessa pidetään Strasbourgissa.

Parlamentin tulkeilla on lyhyemmät työviikot, viikon aikana toimintaa on suhteellisen vähän maanantaisin, torstai-iltapäivisin ja varsinkin perjantaisin. Lisäksi tulkkauspalveluiden kysyntä on paljon suurempaa istuntoviikkojen aikana Strasbourgissa kuin Brysselissä vietettyjen viikojen aikana, jolloin pidetään ainoastaan valiokuntien tai poliittisten ryhmien kokouksia; näin ollen monet pysyvään henkilöstöön kuuluvat tulkit ovat jopa 32 päivää vuodessa ilman toimeksiantoa.

d)	Myöhään illalla tai yöllä pidettävät kokoukset ovat yleisiä parlamentissa. Tämän vuoksi tulkeilla on oikeus puolen tai koko päivän mittaiseen maksettuun lepoaikaan seuraavana päivänä ja on palkattava toisia tulkkeja. Sekä komissiossa että myös neuvostossa tällaiset kokoukset ovat poikkeuksellisia.

Tulkkauksen pääosasto

40.

Tulkkauksen pääosaston palkkaamat ylimääräiset konferenssitulkit maksavat yleensä vähemmän kuin pysyvään henkilöstöön kuuluvat tulkit (ks. myös kohdat 59—62). Koska pysyvän henkilöstön suorittamien tulkkauspäivien määrä väheni 4 prosenttia vuodesta 2002 vuoteen 2003, kustannusero kumpienkin tulkkiryhmien välillä kasvoi väistämättä vuonna 2003.

41.

Useimmat tulkkauksen pääosaston palkkaamat ylimääräiset konferenssitulkit ovat paikallisia tai lähes paikallisia (55 prosenttia ylimääräisten konferenssitulkkien sopimuspäivistä vuonna 2003 ja 59 prosenttia vuonna 2004), joiden hotelli- ja matkakulut ja päivärahat ovat hyvin pieniä tai niitä ei ole ollenkaan. Paikallisista freelance-tulkeista aiheutuvat kustannukset ovat pienemmät kuin pysyvistä tulkeista aiheutuvat, koska korvauksia maksetaan ensin mainituille ainoastaan niistä päivistä, joista he ovat tehneet sopimuksen. Toisaalta muista kuin paikallisista ylimääräisistä konferenssitulkeista aiheutuvat kustannukset ovat korkeammat, kuten komission teettämä tutkimus osoittaa (17).

Muita tulkkauksen kustannuksiin vaikuttavia seikkoja

Parlamentti

Myöhäisessä vaiheessa esitetyt tulkkauspyynnöt ja peruutukset

42.

Tulkkauspalveluiden järjestäminen lyhyellä varoitusajalla on erityisen kallista, sillä ylimääräisten konferenssitulkkien matkakulut voidaan joutua korvaamaan lyhyestä toimeksiannosta (esimerkiksi yhdestä kokouksesta), kun taas riittävän ajoissa esitettyjen tulkkauspyyntöjen ansiosta freelance-tulkkien työllistäminen voidaan suunnitella pidemmälle aikavälille (esimerkiksi koko viikoksi, jonka aikana pidetään useita kokouksia).

43.	Tarkastuksessa havaittiin, että vuonna 2003 monissa tapauksissa käytännesäännöissä asetettuja määräaikoja ei ollut noudatettu: määräajan jälkeen tehtiin 853 tulkkauspyyntöä (keskimäärin 17 viikossa) ja 650 peruutusta (keskimäärin 13 viikossa).

44.

Kokousten peruuttaminen myöhäisessä vaiheessa — vaikka siltä ei voida aina välttyä — on varojen tuhlausta, jos toimeksiannon saaneita tulkkeja ei voida osoittaa toiseen kokoukseen. Jos viime hetkellä peruuntuneeseen kokoukseen oli varattu ylimääräisiä konferenssitulkkeja, heidän palkkansa on toimielimelle puhdasta tappiota, ja jos he ovat virkamiehiä, heidät olisi voitu työllistää toisissa kokouksissa, joihin oli palkattu ylimääräisiä konferenssitulkkeja olettaen, että pysyvää henkilöstöä ei ollut käytettävissä. Parlamentissa vuonna 2003 käytetyn GERI-tietokonejärjestelmän (lyhenne sanoista Gestion des Réunions et des Interprètes, kokousten ja tulkkien hallinnointi) avulla on mahdollista määritellä puolen tulkkauspäivän tarkkuudella tulkkauksen määrä, josta oli esitetty pyyntö, mutta jota ei tarvittu kokouksen peruuttamisen vuoksi (18). Vuonna 2003 määrä oli 6 298 puolta päivää (pysyvän henkilöstön osuus oli 2 864 puolta päivää ja ylimääräisten konferenssitulkkien 3 434 puolta päivää). Luku vastaa noin 8:aa prosenttia toteutetuista tulkkauspäivistä ja 7,5:ttä prosenttia niistä tulkkauksista, joista tehtiin tulkkauspyyntö. Näin ollen noin 4 miljoonaa euroa käytettiin palveluksiin, jotka olivat käytettävissä, mutta jätettiin käyttämättä. Paremmalla suunnittelulla toisia kokouksia varten palkattuja ylimääräisiä konferenssitulkkeja olisi voitu korvata peruutettuihin kokouksiin osoitetuilla henkilöstöön kuuluvilla tulkeilla (ks. myös kohta 47).

Komissio

Kokousten peruuttaminen tai lyhyt kesto

45.

Tärkeimmät syyt sille, että niin kutsuttuja implisiittisiä tai eksplisiittisiä päivystysvelvollisuuksia (19) on paljon, ovat kokousten peruuttaminen viime hetkellä ja kokousten lyhyt kesto sekä tulkkauksen pääosaston tarve pitää muutamia tulkkeja kieltä kohden päivystämässä viime hetken kokousten tai tulkkien odottamattomien poissaolojen varalta. Implisiittiinen ja eksplisiittinen päivystysvelvollisuus tarkoittaa paikalla olevia tulkkeja, joita on pidettävä päivystyksessä, koska heidän palvelujaan ei tarvita. Pysyvät tulkit käyttivät vuonna 2003 keskimäärin 33 päivää implisiittisessä päivystyksessä. Paljon implisiittistä päivystystä (noin 130 tulkkia päivässä, joka vastasi vuonna 2003 yli neljäsosaa henkilöstöön kuuluvista tulkeista) on elokuussa, jolloin pidetään hyvin vähän kokouksia. Näin ollen jäi käyttämättä yhteensä 15 000 tulkkauspäivää, joka vastaa noin 15 prosenttia pysyvien tulkkien työpäivistä. Ylimääräisillä konferenssitulkeilla oli yhteensä yli 6 000 implisiittistä päivystyspäivää. Implisiittisestä päivystysvelvollisuudesta aiheutui vuonna 2003 yhteensä arviolta noin 18 miljoonan euron kustannukset, eli yksi päivä tulkkaukseen käytettävissä olemisesta maksaa keskimäärin 865 euroa (20). Vaikka merkittävää osaa päivystyskustannuksista ei voida välttää nykyisin työskentelyjärjestelyin, kyseisten kustannusten vähentämiseksi olisi ponnisteltava kaikin tavoin.

46.	Vuonna 2003 komission osastojen pyytämistä tulkkauspäivistä peruutettiin 15 prosenttia; sellaisista tapauksista ei ole saatavilla lukuja, joissa resursseja ei mennyt hukkaan siksi, että peruutettuihin kokouksiin osoitetut tulkit voitiin työllistää toisissa kokouksissa.

47.	Vuonna 2003 yhdeksän työpäivän ajan vähintään 100 pysyvää tulkkia (tai yli 20 prosenttia kaikista pysyvistä tulkeista), jotka oli osoitettu sittemmin peruutettuihin kokouksiin, oli toimettomana implisiittisessä päivystyksessä, samaan aikaan kun oli palkattu yli 100 ylimääräistä konferenssitulkkia.

48.

Hyvin lyhyen ajan kestävät kokoukset aiheuttavat eräänlaisen implisiittisen päivystysvelvollisuuden, koska tulkkausta tarvitaan hyvin lyhyeksi ajaksi tilatun tulkin päivästä tai puolesta päivästä. Yksi syy kokousten lyhyeen kestoon on, että eräät työryhmät, joiden kokouksia pidetään säännöllisin väliajoin, pitävät kokouksen, vaikka heillä olisi esityslistallaan vain muutamia asioita, jotka eivät ole kiireellisiä.

Neuvosto

Kokousten peruuttaminen

49.

Neuvoston omien arvioiden mukaan yli 5 prosenttia neuvoston tulkkausmenoista (2,4 miljoonaa euroa 45,7 miljoonasta eurosta) vuonna 2003 oli maksuja peruutetuista kokouksista, joiden sijaan neuvosto ei voinut työllistää tulkkeja samana päivänä pidettävissä muissa kokouksissa. Luku vastaa lähes 4 000 tulkkauspäivän vuosittaista nettomääräistä menetystä.

Kokoukset, joista veloitetut palkkiot ovat korkeammat

50.

Vuonna 2003 myöhäisessä vaiheessa (alle kuusi työpäivää ennen kokousta) esitetystä pyynnöstä järjestää uusia kokouksia tai lisätä yksi tai useampi kieli kielijärjestelyihin laskutettiin 835 euroa, joka on noin kolmasosan korkeampi kuin tavallinen 632 euron palkkio. Myöhäisessä vaiheessa esitetyt pyynnöt olivat vuonna 2003 noin 3 prosenttia neuvostolta laskutetusta kokonaismäärästä.

51.

On tärkeää saada kokousjärjestäjät tietoisiksi peruutuksista ja myöhäisessä vaiheessa esitetyistä pyynnöistä aiheutuvista korkeista kustannuksista. Hyvä käytäntö on esimerkiksi lähettää jokaisen kuukauden lopussa neuvoston puheenjohtajavaltiona vuorollaan toimivan jäsenvaltion keskuskoordinaatioyksikön päällikölle kustannuslaskelma peruutetuista kokouksista, mikäli laskelmaa käytetään hallinnollisiin tarkoituksiin.

Tulkkauksen pääosaston toimielinten välinen laskutusjärjestelmä

52.

Tulkkauksen pääosaston toisille toimielimille suorittamien tulkkauspalveluiden kustannusten (kustannuksia, jotka katetaan näiden toimielinten hallinnollisista talousarvioista) korvaamiseksi on luotu toimielinten välinen laskutusjärjestelmä, joka perustuu tulkkauksen pääosaston ja kyseessä olevien toimielinten kesken tehtyyn palvelun tasoa koskevaan sopimukseen.

53.	Tulkkauksen pääosasto laskutti vuonna 2003 neuvostolta 632 euroa päivältä tai 369 euroa puolelta päivältä vähintään kuusi viikkoa etukäteen Brysselissä pidettävään kokoukseen tilatusta tulkista. Työmatkoihin ja myöhäisessä vaiheessa esitettyihin tilauksiin sovellettiin korkeampia palkkioita.

54.

Nykyisessä laskutusjärjestelmässä havaittiin seuraavia seikkoja:

a)	Palkkiot eivät perustu erityyppisten pyyntöjen todellisiin kustannuksiin (esimerkiksi ajoissa esitetyt pyynnöt; myöhäisessä vaiheessa esitetyt pyynnöt; peruutetut pyynnöt; sellaisia kieliä koskevat pyynnöt, joiden osalta ylimääräisten konferenssitulkkien matkakustannukset ovat korkeammat).

Tulkkauksen pääosasto käyttää toiminnan arvioituun tasoon perustuvia standardimaksuja. Suurin osa tulkkauksen pääosastolle aiheutuneista kustannuksista on kiinteitä kustannuksia (ainoastaan ylimääräisten konferenssitulkkien kustannus on täysin vaihtuva). Siitä seuraa, että tulkkauksen pääosaston tulos on joko alijäämäinen tai ylijäämäinen, jos tulkkauspalveluiden todellisen kysynnän määrä tai kokoonpano poikkeaa arviosta.

c)	Palkkio ei kata tulkkauspalvelun kokonaiskustannuksia, koska se ei sisällä kaikkia yleiskuluja, kuten kohdassa 35 todetaan.

d)	Palvelun tasoa koskevassa sopimuksessa määritelty tulkkien ja kokousten päivittäisen määrän rajoittaminen hillitsee kysynnän huippuja, mutta se ei estä aallonpohjia (kuten tammikuun alku ja elokuu).

Neuvoston ja tulkkauksen pääosaston tietokonejärjestelmien yhteyden puuttumisen vuoksi laskuttaminen vie paljon työaikaa ja lisää virheiden mahdollisuutta. Tulkkauksen pääosaston neuvostolle vuosina 2002—2003 lähettämiin laskuihin tehdyt tarkistukset alaspäin olivat lähes 6 prosenttia alun perin laskutetusta määrästä.

Toimielinten välinen yhteistyö

55.

Toimielinten välisen käännös- ja tulkkauskomitean (ICTI) toiminnan ansiosta ja vuonna 2002 laaditun niin kutsutun Chêne-raportin (21) tuloksena EU:n toimielinten välisessä tulkkauksen alan yhteistyössä on tapahtunut huomattavaa edistystä. Tärkeimpiä saavutuksia ovat

—	Euroopan henkilöstövalintatoimiston järjestämät yhteiset kilpailut virkamiestulkkien palvelukseen ottamiseksi,

—	yhteinen valintamenettely ja yhteinen luettelo hyväksytyistä ylimääräisistä konferenssitulkeista,

—	yhteinen ylimääräisille konferenssitulkeille suoritettavien maksujen järjestelmä ja hallinnointiyksikkö (lokakuusta 2004),

—	vaihto-ohjelma, joka koskee uusien kielten tulkkeja, joista on pulaa.

56.	Muilla aloilla voitaisiin saavuttaa lisäsäästöjä ja parantaa tehokkuutta, mutta yhteistyön kehittämisen esteenä on nykyinen järjestelmä, jossa on kolme erillistä tulkkauspalveluiden tarjoajaa (tulkkauksen pääosasto, parlamentti ja tuomioistuin).

57.

Työvoiman jakaminen parlamentin ja komission (tulkkauksen pääosaston) kesken ei ole tehokasta seuraavista syistä:

a)	Molemmat toimielimet kilpailevat keskenään palkatessaan ylimääräisiä konferenssitulkkeja Brysselissä pidettäviin kokouksiin.

Toimielimet eivät tiedota toisilleen systemaattisesti, mikäli niillä on käytettävissä tulkkiresursseja tai jos niillä on tulkeista pulaa. Tulkkauksen pääosasto palkkaa ylimääräisiä konferenssitulkkeja sellaisiksi päiviksi, joiksi parlamentilla on käytettävissä pysyviä tulkkeja, joille ei ole osoitettu työtehtäviä. Jos kokous peruutetaan tai jos tulkkeja tarvitaan ainoastaan puoleksi päiväksi tai sitä lyhyemmäksi aikaa, erilliset organisaatiot ja toimielinten välisen tietojen vaihdon puuttuminen estävät lähes kokonaan toista toimielintä käyttämästä näitä resursseja. Euroopan parlamentin vaalien aikana (10. toukokuuta-2. heinäkuuta 2004) kymmenet pysyvät parlamentin tulkit, varsinkin pienten kielten osalta, olivat vailla työtehtäviä. Samaan aikaan tulkkauksen pääosasto palkkasi keskimäärin 253 ylimääräistä konferenssitulkkia päivässä, minkä vuoksi yhteisön talousarvioon kirjattiin huomattavia menoja (yli 900 euroa päivässä tulkkia kohden).

c)	Nykyinen järjestelmä estää mahdollisuuden pienentää matkakustannuksia siten, että voitaisiin palkata valmiiksi paikalla olevia toisen toimielimen edeltäviksi tai seuraaviksi päiviksi palkkaamia ei-paikallisia ylimääräisiä konferenssitulkkeja.

d)	Yhteisellä organisaatiolla voitaisiin saavuttaa lisää huomattavia säästöjä henkilöstöresurssien, varainhoidon, operatiivisen toiminnan, tietotekniikan ja tietotekniikkajärjestelmien yhdentämisen aloilla.

58.

Olisi analysoitava, voitaisiinko edellä mainitut ongelmat ratkaista perustamalla yksi toimielinten välinen toimisto tai virasto, joka tarjoaa tulkkauspalveluita kaikille unionin toimielimille, vai parantamalla toimielinten välistä yhteistyötä. Tulkkauspalveluiden keskittäminen ei olisi ristiriidassa toimielinten riippumattomuuden kanssa; esimerkiksi neuvosto on jo vuosia turvautunut tulkkaustarpeidensa täyttämisessä komissioon ilman merkille pantavia häiriöitä. Neuvoston ja tulkkauksen pääosaston kesken tehty palvelun tasoa koskeva sopimus osoittaa, että on täysin mahdollista taata asiakkaana olevalle toimielimelle sovittu määrä tulkkeja päivässä.

Freelance-tulkkauksen menoja koskevat erityiset huomautukset

Paras mahdollinen pysyvien tulkkien ja freelance-tulkkien suhdeluku

Tulkkauksen pääosasto

59.

Monet tekijät — kuten esimerkiksi kokousajankohtien jakautuminen vuoden ja viikon mittaan, paikallisten freelance-tulkkien saatavuus tai tulkin asemapaikan ja kokouspaikan välinen etäisyys — vaikuttavat siihen, kannattaako pysyvän henkilöstön sijaan palkata ylimääräisiä konferenssitulkkeja. Tilintarkastustuomioistuin pitää tulkkauksen pääosaston teettämän aiemmin mainitun tutkimuksen (17) tuloksia yleisesti pätevinä. Tutkimuksen mukaan yleisesti ottaen paras mahdollinen pysyvien tulkkien suorittaman tulkkauksen osuus olisi 51 prosenttia tulkkauspäivistä. Pysyvien tulkkien suorittamien tulkkausten osuus väheni vuoden 2000 53 prosentista 46 prosenttiin vuosina 2002 ja 2003, mutta kasvoi jälleen 50 prosenttiin vuonna 2004.

60.

Yleinen tavoitesuhdeluku 51:49 ei sovellu kuitenkaan kaikkiin kieliin. Tulkkauksen pääosasto ei ole laskenut kutakin kieltä kohden parasta mahdollista suhdelukua. Esimerkiksi hollanninkielisten freelance-tulkkien suhdeluvun (54 prosenttia vuonna 2003) tulisi olla korkeampi, sillä käytettävissä on paljon ”paikallisia” (Brysselissä tai sen lähistöllä asuvia ylimääräisiä konferenssitulkkeja) ja kustannuksiltaan suhteellisen kohtuullisia ”muita kuin paikallisia” (melko lähellä Brysseliä asuvia ylimääräisiä konferenssitulkkeja) freelance-tulkkeja.

61.

Toisaalta esimerkiksi pysyviä portugalin ja kreikan kielen tulkkeja voitaisiin palkata enemmän, koska kreikkalaisten ja portugalilaisten ylimääräisten konferenssitulkkien matkakustannukset ovat korkeammat kuin ylimääräisillä konferenssitulkeilla keskimäärin. Näissä kielissä käytetään suhteellisen paljon ylimääräisiä konferenssitulkkeja (59 prosenttia kreikan kielen ja 67 prosenttia portugalin kielen tulkkauspäivistä vuonna 2003), pysyvillä tulkeilla on suurimpia työmääriä muihin kieliin nähden (kreikan tulkeilla 116 ja portugalin tulkeilla 108 päivää, verrattuna vuoden 2003 keskiarvoon, joka oli 104 päivää) ja paikallisten ylimääräisten konferenssitulkkien osuus on pienin (portugalilaisten osuus vain 30 prosenttia ja kreikkalaisten 42 prosenttia verrattuna vuoden 2003 keskiarvoon, joka oli 56 prosenttia).

Parlamentti

62.

Parlamentti ei ole tehnyt erillisiä laskelmia selvittääkseen, mikä olisi paras mahdollinen freelance-tulkkien ja pysyvien tulkkien suhdeluku. Vuonna 2003 ylimääräiset konferenssitulkit suorittivat 57 prosenttia tulkkauspäivistä. Korkeammista kustannuksista huolimatta tulkkauksen pääosastoa suurempi freelance-tulkkien käyttö näyttää olevan perusteltua epätasaisemman kysynnän vuoksi. Viisi suurinta kieltä, joiden freelance-tulkkauksen osuus on suurin (suurimmasta pienimpään: espanja, italia, englanti, suomi ja ruotsi), ovat kieliä, joita tulkkaavien ylimääräisten konferenssitulkkien matkakustannukset ovat keskimääräistä korkeammat.

Ylimääräisten konferenssitulkkien korvaukset

Matkakulujen korvaaminen ja päivärahat

63.

Ylimääräisten konferenssitulkkien matkakulut ovat merkittävästi suuremmat kuin virkamiesten. Sopimuksen mukaan ylimääräisille konferenssitulkeille suoritetaan matkakorvaus, päiväraha ja korvataan matka- ja majoituskustannukset, joten heidän matkustusolosuhteensa ovat suotuisammat kuin pysyvien kollegoidensa. Brysselin ulkopuolella pidettyjen kokousten suhteen samantasoisilla tulkeilla, jotka tekevät samaa työtä, on epätasapuoliset matkustusolosuhteet. Konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön muiden kansainvälisten järjestöjen kanssa tekemien sopimusten mukaan ylimääräisten konferenssitulkkien matkakulujen korvaamiseen sovelletaan samoja ehtoja kuin samantasoisten pysyvien tulkkien matkakuluihin (22).

64.

Konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön (IACI) ja Euroopan unionin toimielinten kesken tehtyä sopimusta koskevien komission täytäntöönpanosääntöjen (23) 10 artiklan mukaan ylimääräisellä konferenssitulkilla on oikeus tositteiden esittämisen jälkeen saada halvimman mahdollisen vaihto- ja korvauskelpoisen IATA-lipun, jolle ei ole rajoituksia, suuruinen korvaus. Luxemburgissa sijaitsevissa EU:n toimielimissä työskenteleviin ylimääräisiin konferenssitulkkeihin sovellettavissa täytäntöönpanosäännöissä (24) on samanlainen lauseke.

65.

Sopimusta olisi muutettava siten, että varmistetaan, ettei ylimääräiselle konferenssitulkille yleensä korvata enemmän kuin rajoituksia sisältävän lipun (halvin lippu) hintaa vastaavat kustannukset. Määrä olisi kuitenkin korvattava, jos ylimääräinen konferenssitulkki on jättänyt saapumatta sairauden, kokouksen peruutuksen tai muun tulkista riippumattoman syyn vuoksi.

Parlamentti

66.

Tarkastettaessa ylimääräisille konferenssitulkeille suoritettuja maksuja havaittiin, että suurin osa lentokoneella matkustaneista ylimääräisistä konferenssitulkeista sai korvauksen ensimmäisen luokan lipusta, vaikka arkistoista ei löydetty näyttöä sille, että sellainen lippu olisi ollut välttämätön.

67.	Vastoin sääntöjä, joiden mukaan ylimääräisellä konferenssitulkilla ei ole oikeutta täyteen päivärahaan, jos virkamies saa vain osan päivärahasta, täysi päiväraha on myönnetty jopa alle 12 tunnin (25) työjaksosta.

Tulkkauksen pääosasto

68.	Tarkastettaessa 17 maksua, jotka oli suoritettu lentokoneella matkustaneille ylimääräisille konferenssitulkeille, havaittiin, että neljä näistä tulkeista oli saanut korvauksen ensimmäisen luokan lipusta, vaikka arkistoista ei löydetty näyttöä sille, että sellainen lippu olisi ollut välttämätön.

Vertailu muiden kansainvälisten järjestöjen kanssa

69.

Euroopan unionin toimielinten vuonna 2004 maksama 483,98 euron kiinteä päiväpalkkio kokeneille tulkeille on yksityisellä sektorilla nykyisin maksettavien palkkioiden mukainen. Se on kuitenkin alhaisempi kuin muiden kansainvälisten järjestöjen, jotka ovat myös allekirjoittaneet sopimuksen konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön kanssa, keskimäärin maksama bruttopalkkio. Ero selittyy unionin toimielinten tarjoamilla runsaammilla työmahdollisuuksilla ja pidemmillä sopimuksilla ja suotuisalla verokohtelulla (ylimääräiset konferenssitulkit maksavat yhteisöveroa ja sen vuoksi he ovat vapautettuja kansallisista tuloveroista).

70.

Suotuisasta verokohtelusta johtuen tulkkauksen pääosastolta ja parlamentilta freelance-tulkin saama nettomäärä on pienemmästä bruttomäärästä huolimatta korkeampi kuin yksityisellä sektorilla tai muissa kansainvälisissä järjestöissä ansaittu nettomäärä. Tämä merkitsee sitä, että unionin toimielimet voivat ylimääräisiä konferenssitulkkeja palkatessaan soveltaa korkeampia standardeja, mutta niiden on myös pidettävä silmällä markkinatilannetta välttyäkseen maksamasta ylimääräisille konferenssitulkeille liikaa.

71.	Toisin kuin Euroopan unionin toimielimet, Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestö (OECD) maksaa peruutetuista, aikaisemmin päättyneistä ja yleisluontoisista tai ei-teknisistä kokouksista pienemmän palkkion (26).

Tulkkauksen laatu

Parlamentti

72.	Tilintarkastustuomioistuin ei havainnut huomautettavaa tulkkauspalvelun laadussa, luotettavuudessa tai hyödyllisyydessä poliittisissa ryhmissä tekemänsä tutkimuksen perusteella, mutta tulkkausjaksojen rajoittamista kolmeen ja puoleen tuntiin pidettiin ryhmissä liian rajoittavana tekijänä.

Komissio ja neuvosto

73.

Noin 1,2 prosentissa istuntoraporteista (27) vuonna 2003 ja 0,5 prosentissa vuonna 2004 mainittiin epävirallinen valitus, joka koski pääasiassa kielijärjestelyitä. Vuonna 2001 tehty arviointi, jonka ulkopuoliset konsultit tekivät tulkkauksen pääosaston tulkkauspalveluiden laadusta ja johon sisältyi komission ja neuvoston kokouksissa tulkkausta käyttäneiden valtuuskunnan jäsenten kysely, osoitti, että 91 prosenttia valtuuskunnan jäsenistä oli yleisesti ottaen tyytyväisiä tai erittäin tyytyväisiä tulkkauksen pääosaston tulkkauksen laatuun. Suurimpana heikkoutena pidettiin kokouksissa käsiteltyjen aiheiden tuntemuksen puuttumista. Ongelma liittyy ilmeisesti kokousasiakirjojen jakamiseen myöhäisessä vaiheessa tai niiden jakamatta jättämiseen, jotka tulkeille tehdyn kyselyn perusteella näyttivät olevan suurin ongelma. Yli puolet tulkeista oli tyytymättömiä asiakirjojen saatavuuteen. Varsinkin asiakirjojen puuttumista tulkkien aktiivisella kielellä pidettiin ongelmana.

74.	Tulkkauksen pääosasto on vuoden 2003 loppuneljänneksestä alkaen pyytänyt kokousten järjestäjiä täyttämään lyhyen kyselyn kokousten jälkeen. Vastanneista 94 prosenttia on ilmaissut olleensa erittäin tyytyväisiä tai tyytyväisiä tulkkauksen pääosaston palveluihin ja tulkkauksen laatuun.

75.

Myös kunkin vuorollaan neuvoston puheenjohtajana toimivan jäsenvaltion keskuskoordinaatioyksikön päälliköt (jäljempänä ”neuvoston puheenjohtajiston koordinaattori”) ja komission kokouspyyntöjen esittäjät vahvistivat asian tarkastajille. Tulkkauksen pääosaston keskeisenä vahvuutena mainittiin lähes yksimielisesti tulkkauksen laatu.

76.

Tulkkauksen pääosaston tulkit käyttävät tulkkauksen laadun ja yhdenmukaisuuden varmistamiseksi sähköisiä monikielisiä sanastoja, jotka kattavat monia aihepiirejä. Toisaalta kokouksen asiakirjat on saatavilla yleensä ainoastaan englanniksi ja sen vuoksi tulkkien on täydennettävä niitä tietokantahakujen avulla. Laatua voitaisiin parantaa edelleen perustamalla kiinteämpiä tulkkausryhmiä, jotka tulkkaisivat samaa aihetta seuraavissakin kokouksissa. Tämä olisi tarkoituksenmukaista varsinkin kaikkein teknisimpiä asioita käsittelevissä kokouksissa.

77.

Tulkkauksen pääosaston virkamiesten palvelualttiutta on pidetty yhtenä pääosaston keskeisenä vahvuutena. Jos tulkkauksen pääosasto on hylännyt tulkkauspyynnön osittain tai kokonaan viikottaisessa sovittamis- tai koordinaatiokokouksessaan, pyydetty kokous järjestetään yleensä seuraavalle viikolle tai sen kielijärjestelyitä rajoitetaan. Merkittäviä viivästyksiä komiteoiden tai työryhmien toiminnan edistymisessä pidetään poikkeuksina.

78.	Asia, jonka tilintarkastustuomioistuimen haastattelemat komission ja neuvoston asiakkaat mainitsivat parlamentin tavoin useimmiten negatiivisena seikkana, oli tulkkausjaksojen rajoittaminen kolmeen ja puoleen tuntiin.

79.	Neuvostolla ei ole järjestelmää tulkkauksen laadun arvioimiseksi ja valtuuskuntien jäsenten tyytyväisyyden mittaamiseksi.

80.

Tilintarkastustuomioistuimen tarkastajien haastattelemat vuosien 2002—2003 neuvoston puheenjohtajistojen koordinaattorit mainitsivat lähes yksimielisesti tulkkauksen laadun tulkkauksen pääosaston keskeisimmäksi vahvuudeksi. Kokousten järjestäjien tai valtuuskuntien viralliset valitukset ovat poikkeuksellisia. Sekä vuonna 2002 että vuonna 2003 tulkkauksen pääosasto sai ainostaan neljä tai viisi virallista valitusta, joista ainoastaan kaksi kumpanakin vuonna liittyi tulkkauksen laatuun.

81.

Neuvoston puheenjohtajistojen koordinaattorit pitivät myös tulkkauksen pääosaston asettamaa kuuden viikon ennakkoilmoitusta liian pitkänä, joka aiheuttaa väistämättä paljon muutoksia. Lisäksi ehdotettiin, että pääsihteeristö antaisi neuvoston puheenjohtajiston koordinaattorille ja kokousten järjestäjille selkeämmät ja yksityiskohtaisemmat kirjalliset ohjeet, joilla voitaisiin parantaa kokousten suunnittelua ja välttää monien kokousten peruuttaminen varsinkin uuden puheenjohtajuuskauden ensimmäisten viikkojen aikana.

PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET

Menettelyt, joita on sovellettu todelliset tarpeet ylittävien tulkkauspalveluiden välttämiseksi

82.

Tarkastuksen yhteydessä kävi ilmi, että toimielimet ovat kyenneet hillitsemään tulkkausmenoja viimeisen viiden vuoden aikana, vaikka virallisten kielten määrä kasvoi 11:stä 20:een toukokuussa 2004. Komissio ja neuvosto ovat luoneet järjestelmiä, joilla pystytään varmistamaan, että tulkkausta tarjotaan ainoastaan silloin kun sitä todella tarvitaan. Parhaat näissä toimielimissä havaituista käytännöistä olisi syytä ottaa käyttöön myös parlamentissa (kohdat 15—29).

Mahdollisuudet tuottaa kaikki tarvittavat tulkkauspalvelut

83.	Laajentumista edeltävän ajanjakson virallisten kielten tulkkaustarpeet on yleensä ottaen täytetty, mutta uusista virallisista kielistä tai uusiin virallisiin kieliin tulkkaavia henkilöitä ei ole riittävästi (kohdat 30—32).

84.

Työkielten määrän kasvu lisää käytännön ja rahoituksellisia ongelmia, jotka voidaan ratkaista ainoastaan tulkkauspalveluiden kysyntää ja niihin liittyviä kustannuksia hillitsemällä. Pienten maiden liittyminen unioniin lisää valtavasti tarjonnaltaan varsin rajallisten pienten tulkkausmarkkinoiden kysyntää, mikä vaikeuttaa vielä enemmän kaikkien tulkkauspyyntöjen täyttämistä. Uusien kielten virkamiestulkkien palvelukseen ottamiseksi järjestetyt Euroopan henkilöstövalintatoimiston kilpailut saatiin päätökseen vasta laajentumisen jälkeen, eikä kilpailuissa menestyneitä hakijoita ollut riittävästi kattamaan unionin tulkkaustarpeita (kohdat 30 ja 31).

Tulkkauksen kustannukset

85.

Noin 80 prosenttia tulkkauksen kustannuksista muodostuu tulkkien palkoista. Lisäkustannuksia aiheutuu muun muassa johtamisesta, hallinnosta, koulutuksesta ja tietotekniikasta. Tilintarkastustuomioistuimen arvioiden mukaan parlamentin ja tulkkauksen pääosaston tarjoamien tulkkauspalveluiden kokonaiskustannukset vuonna 2003 olivat ensin mainitussa noin 57 miljoonaa euroa ja jälkimmäisessä noin 106 miljoonaa euroa. Unionin toimielinten tulkkauksen kokonaiskustannukset — tuomioistuin mukaan lukien — olivat ennen unionin laajentumista arviolta noin 170 miljoonaa euroa. Tulkkauksen kustannukset tulkkauspäivää kohden olivat parlamentissa paljon korkeammat kuin tulkkauksen pääosastossa, mikä johtui pääasiassa tavasta, jolla parlamentin kokouksia järjestetään (kohdat 33—41 ja liite II).

86.

Tulkkauksen kustannusten hillitsemiseksi ja vähentämiseksi toteutetuista toimenpiteistä huolimatta kokousten paremman hallinnoinnin avulla on edelleenkin mahdollista saada aikaan lisäsäästöjä varsinkin varmistamalla, että viime hetken muutosten ja peruutusten määrät pidetään mahdollisimman pieninä (kohdat 42—51).

87.	Kustannusten minimoimiseksi toimielinten olisi lisäksi tarkistettava periaatteitaan siitä, kuinka paljon tulkkiresursseja pidetään päivystyksessä (kohta 45).

88.

Kuten kohdista 44 ja 49 ilmenee, parlamentissa ja neuvostossa käytettiin vuonna 2003 yli 6 miljoonaa euroa tulkkauspalveluihin, jotka oli tilattu mutta jäivät käyttämättä kokousten peruuttamisen vuoksi. Kokouksia peruutettiin myös komissiossa, mutta peruutusten kustannuksia ei voida arvioida kohdassa 46 esitettyjen syiden vuoksi.

89.

Komissio tarjoaa tulkkauspalveluita sekä omille yksiköilleen että neuvostolle ja muille toimielimille tulkkauksen pääosaston kautta. Tulkkauskustannukset laskutetaan toisilta toimielimiltä — mikä on esimerkkinä tehokkaasta resurssien hallinnan välineestä — mutta tilintarkastustuomioistuin havaitsi, että laskutetussa määrässä ei oteta huomioon kokonaiskustannuksia. Koska tällä ei ole nettovaikutusta unionin talousarvioon, sen perusteella saatetaan tehdä epätarkoituksenmukaisia hallinnointipäätöksiä käytettävissä olevien resurssien käytöstä.

90.	Kustannussäästöjä saataisiin aikaan myös siten, että konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön kanssa tehtyä sopimusta sovellettaisiin tiukemmin, tietokonejärjestelmiä yhdennettäisiin entisestään ja toimielinten välistä yhteistyötä tiivistettäisiin.

91.

Konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön kanssa tehdyn sopimuksen osalta olisi harkittava mahdollisuutta neuvotella sopimuksista, joilla ylimääräiset konferenssitulkit voisivat hyötyä samoista järjestelyistä kuin pysyvä henkilöstö. Yhdistyneiden Kansakuntien esimerkki osoittaa, että freelance-tulkkien matkajärjestelyiden keskittäminen on mahdollista (28). Konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön kanssa voitaisiin aloittaa neuvottelut sopimuksen 19 artiklan perusteella, tämän sopimuksen muuttamiseksi kyseisen kohdan osalta (kohdat 63—71). Lisäksi olisi harkittava mahdollisuutta neuvotella ylimääräisiä konferenssitulkkeja koskevista erityishinnoista esimerkiksi matkatoimistojen, lentoyhtiöiden ja hotellien kanssa.

92.

Ei ole selkeätä toimintalinjaa sille, suorittaako tulkkauksen pysyvään henkilöstöön kuuluva virkamies vai ylimääräinen konferenssitulkki, vaan se riippuu monista tekijöistä, kuten esimerkiksi kokousten jakautumisesta vuoden ja viikon mittaan, paikallisten freelance-tulkkien saatavuudesta, tarvittavista kieliyhdistelmistä tai tulkin asemapaikan ja kokouspaikan välisestä etäisyydestä. Paikalliset ylimääräiset konferenssitulkit maksavat yleensä vähemmän kuin pysyvään henkilöstöön kuuluvat tulkit, kun taas muut kuin paikalliset ylimääräiset konferenssitulkit ovat keskimäärin kalliimpia (kohdat 39—41).

Tulkkauksen laatu

93.	Tulkkauspalveluiden käyttäjät ovat yleensä tyytyväisiä tarjottujen tulkkauspalveluiden laatuun (kohdat 72—75), vaikka monet tulkkauspalveluiden käyttäjistä ovat toivoneet kokousten aikarajoihin lisää joustavuutta.

Mahdollinen kehitys

94.	Olisi tehtävä riippumaton arviointi siitä, mitkä olisivat mahdolliset hyödyt, jos perustettaisiin kaikille unionin toimielimille tulkkauspalveluita tarjoava yhteinen toimielinten välinen toimisto, toimielinten välisen yhteistyön lisäämiseen verrattuna (kohta 58).

95.

Jokainen Euroopan unionin laajentuminen on lisännyt työkielten määrää ja tulkkauspalveluihin kohdistuneiden pyyntöjen monimutkaisuutta. Tämä erityiskertomus osoittaa, että toimielimet ovat kyenneet pragmaattisiin toimiin tulkkauskustannusten rajoittamiseksi ja valvomiseksi monikielisyyden periaatetta kuitenkaan kyseenalaistamatta. Tilintarkastustuomioistuin suosittelee, että toimielimet jatkaisivat näitä pyrkimyksiä.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 22. syyskuuta 2005 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Hubert WEBER

presidentti

(1) Neuvoston asetus N:o 1, annettu 15 päivänä huhtikuuta 1958, Euroopan talousyhteisössä käytettäviä kieliä koskevista järjestelyistä (EYVL 17, 6.10.1958, s. 385/58), sellaisena kuin se on muutettuna.

(2) Ennen toukokuun 2004 laajentumista tulkkauksen pääosaston palveluksessa oli lähes 500, parlamentin palveluksessa yli 200 ja tuomioistuimen palveluksessa 33 henkilöstöön kuuluvaa tulkkia.

(3) Freelance-tulkeista käytetään myös ranskankielistä lyhennettä AIC (Auxiliaire Interprète de Conférence).

(4) Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavista henkilöstösäännöistä ja näiden yhteisöjen muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehdoista on säädetty asetuksessa (ETY, Euratom, EHTY) N:o 259/68 (EYVL L 56, 4.3.1968, s. 1), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY, Euratom) N:o 723/2004 (EUVL L 124, 27.4.2004, s. 1).

(5) Tulkkauksen pääosaston tulkkauspäivän määritelmä on tilastollisia tarkoituksia varten kaksi puolta päivää, jonka aikana tulkki tosiasiassa tulkkasi ainakin hieman (matkustusta ja muuta toimintaa lukuun ottamatta). Koska tulkkauksen pääosasto, parlamentti ja tuomioistuin käyttävät tuotettujen tulkkauspäivien laskemiseksi erilaisia menetelmiä, tarkastajat ovat mukauttaneet muiden toimielinten lukuja saadakseen ne vertailukelpoisiksi tulkkauksen pääosaston lukujen kanssa. Tällä tavoin voidaan laskea kunkin toimielimen osuus kokonaiskäytöstä ja laskea kustannukset tulkkauspäivää kohden.

(6) Vertailun helpottamiseksi perusvuodeksi otettiin 1998, koska vuodet 1998 ja 2003 olivat kumpikin parlamenttivaaleja ja komission vaihtumista edeltäviä vuosia. Lisäksi kumpanakin vuonna oli yhtä monta virallista kieltä (11), koska viimeistä edellinen laajentuminen tapahtui vuonna 1995.

(7) Aktiiviset kielet ovat kieliä, joihin päin tulkkaus tehdään. Passiiviset kielet ovat kieliä, joita kokouksessa voidaan puhua. Kokouksen kielijakauma on epätasapainossa, jos aktiivisten ja passiivisten kielten määrä ei ole sama. Esimerkiksi 7/6 jakauma merkitsee 7 passiivista ja 6 aktiivista kieltä.

(8) Perustuu varovaiseen olettamukseen, että ongelma koski ainoastaan yhtä valtuuskuntaa. Keskimääräiset kustannukset tulkkauspäivää kohti on esitetty taulukossa 4.

(9) Algoé Consultants, Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d'interprétation, Lyon-Ecully, 26. kesäkuuta 2001.

(10) Neuvoston pääsihteerin/yhteisen ulko- ja turvallisuuspolitiikan korkean edustajan päätös N:o 56/04, tehty 7 päivänä huhtikuuta 2004, Eurooppa-neuvoston, Euroopan unionin neuvoston ja sen valmistelevien elinten tulkkauksesta, SN 1327/04 versio 1.

(11) Korkealaatuisen tulkkauksen takaamiseksi EU:n tulkit tulkkaavat periaatteessa ainoastaan omaan äidinkieleensä. Työkielten suuri lukumäärä vaikeuttaa tulkkien löytämistä kaikille kieliyhdistelmille.

(12) Tulkkauksen pääosastossa käytetään ranskankielistä termiä ”mise à disposition” (MAD). Kaikki tulkit, jotka on tilattu ja joiden toimeksiantoa ei ole peruttu vähintään kuusi työpäivää ennen kokousta, laskutetaan nimikkeellä MAD siksi, että he ovat olleet käytettävissä.

(13) Välittömät kustannukset ovat pysyvään henkilöstöön kuuluvien tulkkien ja ylimääräisten konferenssitulkkien palkat, mukaan lukien matkakulut ja päivärahat.

(14) Välillisiksi kustannuksiksi on määritelty kaikki muut tulkkaukseen liittyvät kustannukset: mm. johtamisesta, töiden suunnittelusta, rahoituksesta, henkilöstöhallinnosta ja muusta hallinnosta vastaavan henkilöstön palkat, koulutus, atk-laitteet ja toimistokustannukset.

(15) Tulkkauspäivän kokonaiskustannukset olivat vuonna 2003 keskimäärin 1 081 euroa ennen veroja ja eläkkeitä tai 1 046 euroa verojen ja eläkkeiden jälkeen. Nämä luvut ovat paljon korkeampia kuin käytettävissä olemisesta aiheutuvat kulut, sillä ne sisältävät enemmän yleiskuluja kuin tulkkauksen pääosaston huomioon ottamat kulut, ja niissä otetaan huomioon ainoastaan kokonaiset tosiasiassa pidettyjen kokousten tulkkauspäivät (tai kaksi puolta päivää), kun taas peruutetut ja puoli päivää kestäneet kokoukset otetaan myös huomioon käytettävissä olemisen kustannuksissa, koska kyseiset kokoukset veloitetaan kokouksen järjestäjiltä (ks. kohta 35).

(16) Paikallisten ylimääräisten konferenssitulkkien ilmoittama asemapaikka on alle 60 kilometrin päässä kokouspaikasta.

(17) PriceWaterhouseCoopers, Etude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I.C. (tutkimus virkamiestulkkien ja ylimääräisten konferenssitulkkien kokonaiskustannuksista), 5. lokakuuta 2001.

(18) GERI-järjestelmässä tulkkien työllisyyden mittayksikkö on puoli päivää. Kun kokous peruutetaan järjestelmässä, kyseiselle kokoukselle osoitetut puolet päivät tulkkausta näkyvät automaattisesti peruutettuina puolina päivinä jokaista tulkkia kohden, joka on varattu kyseiseen kokoukseen. Jos käytettävissä oleva tulkki varataan toiseen kokoukseen, uuden kokouksen koodi korvaa peruutetun kokouksen koodin. Tällöin kaikkien peruutettujen puolien päivien summa on GERI-järjestelmässä puolina päivinä ilmaistu tulkkausresurssien nettomääräinen menetys.

(19) Implisiittinen päivystysvelvollisuus poikkeaa eksplisiittisestä päivystysvelvollisuudesta siten, että jälkimmäinen vastaa suunnitteluun sisältyvää varalla olevaa ryhmää, joka voi toimia poissaolevien tulkkien sijaan. Työehtojen mukaan (”Pysyvään henkilöstöön kuuluviin tulkkeihin sovellettavat säännökset”, SCIC (87)25) tulkit voidaan osoittaa kokouksiin enintään 18 istuntoon (kestoltaan 3,5 tunnin puoleen päivään) kahden viikon jaksolla.

(20) Tulkkauspäivän keskimääräiset kustannukset lasketaan seuraavasti: tulkkauksen pääosaston kokonaiskustannukset edellä laskettujen verojen ja eläkkeiden maksamisen jälkeen (106 miljoonaa euroa) jaettuna tulkkauspäivien summalla (101 000) ja implisiittisten päivystysten määrällä (21 000).

(21) Toimielinten välisen käännös- ja tulkkausasioita käsittelevän erityiskomitean kertomus, Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires, Bryssel, 22.4.2002.

(22) IACI:n ja rinnasteisten järjestöjen kesken tehdyn päiväperusteisesti korvausta saavien konferenssitulkkien työehtoja koskevan sopimuksen 15 artiklassa säädetään, että jollei yhteisesti ole sovittu toisin, matkakuluja koskevat säännöt ovat kussakin toimielimessä voimassa olevat säännöt; tämä on vahvistetty IACI:n ja Euroopan neuvoston kesken tehdyn lisäsopimuksen 2 artiklassa, jossa säädetään, että virkamatkalla olevaan Euroopan neuvoston henkilöstöön sovellettavia matkustusta ja menojen korvaamista koskevia ehtoja on sovellettava tulkkeihin.

IACI:n ja Yhdistyneiden Kansakuntien kesken tehdyn sopimuksen (2000—2005) 13 artiklan mukaan työnantajana toimivan järjestön vakituiseen henkilöstöön sovellettavia matkustussääntöjä on sovellettava järjestön työllistämiin freelance-tulkkeihin, jollei tässä sopimuksessa toisin säädetä (…).

(23) Euroopan komissio, sopimuksen tiettyjen säännösten täytäntöönpanoa koskevat säännöt (Modalités d'application de certaines dispositions de la Convention).

(24) Luxemburgissa sijaitsevissa toimielimissä työskenteleviä ylimääräisiä konferenssitulkkeja koskevien sääntöjen täytäntöönpanosäännökset, 3 artikla: matkakulut.

(25) Edellä 8 kohdassa mainitun sopimuksen 9 artiklan 2 kohdassa todetaan seuraavaa: toimielimen henkilöstöön kuulumattomien tulkkien päiväraha ja ylimääräinen päiväraha on samansuuruinen kuin toimielinten LA4-LA8 -virkamiehille maksettava päiväraha, johon sovelletaan edullisinta kerrointa. Tulkkien, joiden sopimuksiin sovelletaan Euroopan yhteisöjen muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen 78 artiklaa, kerroin on heidän palkkaamishetkellään toimielimessä voimassa ollut kerroin.

(26) Ks. OECD:n freelance-tulkkien työehdot vuonna 2003.

(27) Ks. kohta 23.

(28) Ks. myös konferenssitulkkien ja Yhdistyneiden Kansakuntien kesken tehdyn sopimuksen (2000—2005) 14 artikla, jossa todetaan seuraavaa: Kun järjestö tarjoaa tulkille sopimusta, sen on pyrittävä antamaan tulkille tiedot kuljetusjärjestelyistä, jotka se aikoo toteuttaa. Jos tulkki hyväksyy sopimuksen, hän hyväksyy samalla matkustusta koskevat järjestelyt, paitsi jos järjestö katsoo, että tulkin ammatilliset velvoitteet ennen toimeksiantoa tai sen jälkeen estävät soveltamasta näitä järjestelyitä kyseisen tulkin osalta.

LIITE I

Euroopan parlamenttiin, komissioon ja neuvostoon sovellettavat erityiset säännökset

Parlamentti

Parlamentin työjärjestyksen 138 artiklan mukaan kaikilla parlamentin jäsenillä on oikeus käyttää parlamentissa puheenvuoroja haluamallaan virallisella kielellä. Virallisella kielellä pidetyt puheenvuorot tulkataan simultaanisti muille virallisille kielille. Samassa työjärjestyksessä todetaan lisäksi, että valiokunta- ja valtuuskuntakokouksissa tulkkaus järjestetään niistä virallisista kielistä ja niihin virallisiin kieliin, joita kyseisen valiokunnan tai valtuuskunnan jäsenet käyttävät ja ovat pyytäneet. Käytännössä kaikissa täysistunnoissa ja useissa suurten poliittisten ryhmien kokouksissa on järjestetty tulkkaus kaikille unionin virallisille kielille ja kaikista virallisista kielistä (11 aktiivista ja passiivista kieltä ennen laajentumista ja 19 kieltä laajentumisen jälkeen, maltan kielen tulkkeja ei ole riittävästi). Parlamentin valiokuntakokouksissa järjestetään kaikkien valiokunnan jäsenten kielten tulkkaus.

Komissio

Komission työjärjestyksen (1) ja niiden täytäntöönpanosääntöjen (2) mukaisesti kielten käyttö on joustavaa. Euroopan komission kokouksissa on järjestetty ainoastaan kolmen kielen tulkkaus (englanti, ranska ja saksa). Niin kutsutuissa komitologiakomiteoissa (3) kielten määrä vaihtelee komiteoiden mukaan jäsenvaltioiden edustajien pyynnöistä riippuen. Näissä komiteakokouksissa on useimmiten vähintään kolmen ja enintään seitsemän kielen tulkkaus.

Neuvosto

Asetuksen N:o 1 ja neuvoston työjärjestyksen 14 artiklan mukaisesti ministerien kokouksissa on järjestetty kaikkien kielten tulkkaus (11 aktiivista ja passiivista kieltä ennen laajentumista, 20 kieltä laajentumisen jälkeen). Coreperin (pysyvien edustajien komitea) kokouksissa käytetään vain kolmea aktiivista tai passiivista kieltä (englanti, ranska ja saksa). Useiden muiden valmistelevien elinten (erikoiskomiteat, ryhmät, työryhmät) erityisistä kielijärjestelyistä sovitaan erikseen kun elintä perustetaan. Neuvoston pääsihteeristö luettelee kunkin elimen kielijärjestelyt erityisissä säännöissä.

Saatuaan neuvoston puheenjohtajistolta kokouspyyntöjä neuvoston pääsihteeristön kokousyksikkö laatii automaattisesti jokaista kokouspyyntöä varten kielijärjestelyt sääntöjen mukaisesti. Tulkkauksen pääosasto vastaa kaikista kokouspyynnöistä, joissa tarvitaan tulkkausta, jos kokousten, joissa tulkkausta tarvitaan, ja päivää kohti tarvittavien tulkkien määrä ei ylitä palvelun tasoa koskevassa sopimuksessa vahvistettua enimmäismäärää. Komissio (tulkkauksen pääosasto) ja neuvosto tekivät tämän sopimuksen joulukuussa 2002 vahvistaakseen kummankin sopimuspuolen tärkeimmät velvoitteet.

(1) Komission työjärjestys, K(2000) 3614 (EYVL L 308, 8.12.2000, s. 26).

(2) Säännöt komission työjärjestyksen täytäntöönpanosäännöiksi, K(2001) 1.

(3) Neuvoa-antavat komiteat, hallintokomiteat ja sääntelykomiteat, joiden toiminnasta on säädetty menettelystä komissiolle siirrettyä täytäntöönpanovaltaa käytettäessä 28 päivänä kesäkuuta 1999 tehdyssä neuvoston päätöksessä 1999/468/EY (EYVL L 184, 17.7.1999, s. 23), joka korvaa päätöksen 87/373/ETY (EYVL L 197, 18.7.1987, s. 33).

LIITE II

Tilintarkastustuomioistuimen laatima kustannusten laskentamenetelmä

Tulkkauksen pääosaston talousarvioon aiheutuva kokonaiskustannus (kustannus ennen veroja ja eläkkeitä), jonka tilintarkastustuomioistuimen tarkastajat ovat laskeneet, on yhtä suuri kuin tulkkauksen pääosaston kokonaiskustannus, joka muodostuu toimielinten välisen laskutuksen summasta ja tulkkauksen pääosaston laskelmiin kuulumattomista yleiskuluista (ylemmän johdon ja talousarvio- ja rahoitusasioihin, henkilöstöhallintoon ja yleishallintoon liittyvistä tukitoiminnoista vastaavan henkilöstön kustannukset).

Kustannus yhteisön talousarvioon (kustannus verojen ja eläkkeiden jälkeen) saadaan vähentämällä henkilöstöön kuuluvien tulkkien ja ylimääräisten konferenssitulkkien maksama yhteisövero ”kustannuksesta ennen veroja ja eläkkeitä” ja lisäämällä kuvitteellinen työnantajan suorittama eläkemaksu henkilöstöön kuuluvista tulkeista (maksu on kaksi kertaa suurempi kuin virkamiehen suorittama maksu) (1). Ylimääräisten konferenssitulkkien kokonaiskustannus talousarvioon sisältää jo sekä ylimääräisen konferenssitulkin että unionin toimielinten ulkopuoliselle elimelle suorittamat eläkemaksut.

(1) Henkilöstösääntöjen 83 artiklan 2 kohdan mukaan kolmannes eläkejärjestelmän rahoituskustannuksista vähennetään kuukausittain virkamiesten palkoista. Siitä seuraa, että työnantajan maksuosuus on kaksi kertaa suurempi kuin virkamiehen osuus.

EUROOPAN PARLAMENTIN VASTAUKSET

V.	Kokouksista ja konferensseista vastaava parlamentin tulkkausosaston yksikkö tutkii, ovatko kokouspyynnöt voimassa olevien sääntöjen mukaiset, ennen kuin se tekee päätöksen tulkkauspalvelujen tarjoamisesta.

VII.

Euroopan parlamentti korostaa, että poliittisena toimielimenä sen on voitava reagoida nopeasti poliittisiin tilanteisiin, joita on tietyissä tapauksissa mahdotonta ennakoida työskentelyä suunniteltaessa. Tulkkauspalvelujen tuottamiselle tarvittiin selkeä sääntelykehys, ja vuonna 1999 vahvistettiinkin asiaa koskevat menettelysäännöt, joita päivitettiin vuonna 2004.

Siinä, missä komissiossa ja neuvostossa voidaan monet kokoukset viedä läpi ilman tulkkauspalveluja, parlamentin kokouksissa on pääsääntöisesti turvauduttava tulkkaukseen (1).

VIII.

Kokousraportteja laaditaan jo valiokuntien ja valtuuskuntien kokouksista, ja ne otetaan käyttöön myös muunlaisten kokousten, kuten poliittisten ryhmien kokousten, yhteydessä.

Säännöllisten kausiraporttien laatiminen tulkkauspalvelujen käyttäjien tietoisuuden lisäämiseksi on ollut hankalaa teknisten vaikeuksien vuoksi. Asiasta vastaavien yksiköiden mukaan tilanteen pitäisi parantua syyskuusta 2005 lähtien.

19.

Kokousten koko kielivalikoiman kattamiseen liittyisi lukuisia vaikeuksia siinäkin tapauksessa, että jäsenten olisi ennalta vahvistettava osallistumisensa kokoukseen. Näitä hankaluuksia tuottaa esimerkiksi velvollisuus täyttää sellaiset kielelliset tarpeet, jotka aiheutuvat ministerien tai komission jäsenten osallistumisesta kokouksiin, niihin kutsutuista asiantuntijoista puhumattakaan.

20.—21.

Tulkkauspalvelut varmistavat säännöllisesti käyttäjäyksiköiden kanssa, ovatko tulkkausresursseja koskevat pyynnöt asianmukaisia. Varmistaakseen, että voimavaroja käytetään mahdollisimman tehokkaasti, nämä palvelut ovat syyskuusta 2004 lähtien käyttäneet hyväkseen valiokunta- ja valtuuskuntakokousten yhteydessä laadittuja kokousraportteja, ja menettelyä laajennetaan piakkoin koskemaan myös poliittisten ryhmien kokouksia.

Käyttäjäyksiköt (valiokunnat ja valtuuskunnat) pitävät kokoustensa kieliprofiilin ajan tasalla, jotta tulkkausosasto voisi käyttää voimavarojaan mahdollisimman tehokkaasti. Nämä tiedot toimitetaan kausittain parlamentin puhemiehistölle, jotta tämä voisi tarvittaessa päättää asianmukaisista muutoksista.

30.	Parlamentti toteaa (työjärjestyksen 139 artikla), että laajentumisen seurauksena unionissa käyttöön otettuja uusia kieliä ei vielä ole saatu täysin katettua, sillä käytettävissä ei ole riittävästi päteviä tulkkeja, joiden kouluttaminen on jäsenvaltioiden vastuulla.

31.

Vaikka Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston järjestämä kilpailu maltankielisten tulkkien rekrytoimiseksi ei tuottanutkaan tulosta, maltan kielen tulkkaus on järjestetty Strasbourgin täysistuntoviikkojen aikana palkkaamalla ylimääräisiä tulkkeja. Vuonna 2006 maltankielinen tulkkaus voidaan järjestää myös Brysselissä pidettävien täysistuntojen aikana toimielinten rahoittamasta koulutusohjelmasta valmistuneiden tulkkien ansiosta.

33.—34.

Parlamentin yksiköt laskevat ylimääräisten konferenssitulkkien suorittamasta tulkkauksesta aiheutuvat välittömät kustannukset voimassa olevien sääntöjen mukaisesti ja saattavat säännöllisesti ajan tasalle tulkkauspäivän keskimääräiset kustannukset ylimääräisten tulkkien osalta.

Parlamentin yksiköt tutustuvat tilintarkastustuomioistuimen ehdottamaan laskentatapaan ja alkavat mahdollisesti soveltaa sitä, jotta voitaisiin paremmin seurata tulkkauspalvelujen tuottamisesta aiheutuvia kokonaiskustannuksia, pysyvien tulkkien suorittama tulkkaus mukaan luettuna. Yksiköt osoittavat myös riittävästi voimavaroja näiden tietojen hallintaan.

38.	Havaittu ero tulkkauspäivän kustannuksissa Euroopan parlamentin ja komission tulkkauksen pääosaston välillä selitetään hyvin seuraavassa kohdassa (39), jossa tilintarkastustuomioistuin selvittää parlamentin toiminnalle luonteenomaisia erityisiä haasteita.

39.

Kokousten liiallinen keskittyminen tiettyyn osaan viikkoa tai päivää (kohta 39, c alakohta) johtuu erityisesti siitä, että poliittisten ryhmien on noudatettava tarkistusten jättämiselle vahvistettua määräaikaa, jonka päätyttyä tarkistukset toimitetaan käännettäväksi. Tätä määräaikaa on 9 uuden kielen käyttöönoton seurauksena aikaistettu täysistuntoviikkoa edeltävästä torstaiaamusta keskiviikkoiltaan, minkä vuoksi keskiviikkona pidetään paljon kokouksia.

Tulkkauspalveluissa tiedostetaan, että voimavarojen käyttöä on tehostettava, ja palvelut ovatkin lisänneet toimielinten välistä yhteistyötä antamalla vastavuoroisesti toistensa käyttöön pysyviä tulkkejaan. Tätä käytäntöä on tarkoitus myös syventää erityisesti kausina, joiden aikana parlamentissa on vain vähän toimintaa.

Parlamentin valiokuntien ja valtuuskuntien kokousten järjestämisestä vastaavat yksiköt onnistuivat vuonna 2004 sijoittamaan aiempaa enemmän kokouksia torstai-iltapäivään.

Myöhäisenä ajankohtana pidettäviä kokouksia (kohdan 39 d alakohta) järjestetään Euroopan parlamentissa poliittisten elinten tekemien, työskentelyn järjestämistä koskevien päätösten mukaisesti. Kyse on pääasiassa Strasbourgissa ja Brysselissä pidettävistä täysistunnoista, joistakin budjettivaliokunnan kokouksista talousarvion hyväksymisen aikaan sekä joistakin sovittelukomitean kokouksista. Nämä kokoukset muodostavat suhteellisen vähäisen osan kaikesta toiminnasta, ja ne kuuluvat olennaisena osana 25 jäsenvaltion yhteiselle parlamentille ominaiseen työskentelytahtiin.

42.

Lyhyellä varoitusajalla järjestettävien tulkkauspalvelujen korkeat kustannukset heijastelevat parlamentissa tarvittavaa joustavuutta järjestelyissä.

Kuten edellä kohdassa VII annetusta vastauksesta käy ilmi, pyyntöjä kokousten järjestämisestä saatetaan esittää lyhyelläkin varoitusajalla niiden poliittisten olosuhteiden mukaan, joihin parlamentin on reagoitava.

43.

Sellaisten kokousten peruminen viime hetkellä, joita varten on järjestetty tulkkaus, ja työskentelyn puutteellinen suunnittelu ovat kustannustekijöitä, joihin hallintoyksiköt pyrkivät säännöllisesti kiinnittämään käyttäjien huomion. Käyttäjien tietoisuutta on tarkoitus lisätä entisestään tiedottamalla heille säännöllisesti viime hetkellä tehtävistä perumisista koituvista kustannuksista. Tilintarkastustuomioistuimen ilmoittamat luvut on kuitenkin suhteellistettava virheellisten tulkintojen välttämiseksi. Kokoukset nimittäin muodostuvat usein useammista samana päivänä pidettävistä peräkkäisistä osakokouksista (koordinaattorit, puhemiehistö, työryhmät jne.). Niinpä yhden tai useamman osakokouksen peruuntumisella ei ole kustannusvaikutuksia, mikäli tulkit ovat työskennelleet kokouksen muissa osissa. Lisäksi perumistilastoihin sisältyvät myös ”tekniset” perumiset, joilla ei ole tulkkauksen osalta kustannusvaikutuksia, sillä niissä on kyse jo aiemmin pyydetyn kokouksen aikatauluun, kokoussaliin, toimipaikkaan tai kielivalikoimaan tehtävistä muutoksista.

44.

Tulkkauspalvelujen hallinnoinnissa on sovitettava yhteen tulkeille maksettaviin palkkioihin liittyvä varainhoidollinen näkökulma (ylimääräisille konferenssitulkeille maksetaan yhdestäkin lyhyestä kokouksesta kiinteämääräinen päiväkorvaus) ja parlamentin työskentelyn rytmittyminen puolen päivän jaksoihin tai vieläkin lyhyempiin istuntoihin. Näin ollen osakokouksen tai työryhmän peruuntuminen vaikuttaa tulkkauskustannuksiin vain rajallisesti tai ei lainkaan, jos osakokoukseen varatut tulkit ovat samana päivänä työskennelleet muissa osakokouksissa (keskimäärin 70 prosentissa tapauksista, joissa kokous on peruttu, asianomainen tulkki voidaan osoittaa johonkin toiseen kokoukseen). Näissä olosuhteissa parlamentti katsoo, että varattujen mutta käyttämättä jääneiden tulkkauspalvelujen kustannukset olivat vuonna 2003 alle 5 prosenttia kaikista tulkkaukseen käytetyistä resursseista (56 298 tulkkauspäivää) eli vain vähän yli puolet tilintarkastustuomioistuimen ilmoittamista prosenttiosuudesta ja kustannuksista.

55.

Euroopan parlamentti panee tyytyväisenä merkille toimielinten välisen tulkkausyhteistyön alalla saavutetun edistyksen. Tulokset ylittävät ns. Chêne-raportin suositukset erityisesti toimielinten välillä toteutettavan vanhojen virallisten kielten pysyvien tulkkien vaihdon osalta.

Tietyt erot toimielinten välillä tulkkien työolosuhteissa ja -ehdoissa jarruttavat vielä virkamiestulkkien vaihtoa. Asiaa tutkitaan parhaillaan.

56.

Irrallaan kustannuksiin ja työskentelyn mahdolliseen tehostumiseen liittyvistä kysymyksistä on todettava, että kolmen rinnakkaisen tulkkauspalvelun olemassaolo vastaa asianomaisten toimielinten erityistarpeita.

Näiden toimielinten toimintakalentereita voitaisiin yhdenmukaistaa tulkkauspalvelujen tehostamiseksi ja niiden saatavuuden parantamiseksi erityisesti laajentumisen myötä käyttöön otettujen kielten osalta.

57.

Palkkioiden osalta ei esiinny kilpailua, sillä palkkiot on ammattikunnan sopimuksen nojalla asetettu kaikissa toimielimissä yhdenvertaiselle tasolle.

Toimielinten pääsihteerit ovat tietoisia tarpeesta tehostaa saatavilla olevien henkilöstöresurssien käyttöä (kohdan 57 b alakohta). He ovatkin huomattavasti voimistaneet toimielinten välistä yhteistyötä ja käynnistäneet ohjelman, jossa pysyviä tulkkeja annetaan vastavuoroisesti toisten toimielinten käyttöön. Pääsihteerit ovat lujasti päättäneet lisätä yhteistyötä tällä alalla.

Ylimääräisten konferenssitulkkien luettelon yhteinen hallinnointi ja suunnitteluyksiköiden enenevä keskinäinen tietojenvaihto antavat jo nyt mahdollisuuden supistaa matkakuluja (kohdan 57 c alakohta), joskin vielä on toki parantamisen varaa.

58.

Euroopan parlamentin poliittista ja toiminnallista riippumattomuutta ei käy sovittaminen yhteen sellaisen organisatorisen käytännön kanssa, jossa toimielimen virallisia kokouksia koskevat pyynnöt olisi alistettava hallinnolliselle harkintaelimelle, mikä olisi väistämätöntä hallittaessa yhteisesti saatavilla olevia voimavaroja. Kysymykseenkään ei tulisi, että tällaisten kokousten järjestämisestä päätettäisiin yksinomaan teknisen harkinnan perusteella. Euroopan parlamentti ei näin ollen voi puoltaa ajatusta yhden yhteisen palvelun perustamisesta tulkkauspalvelujen tuottamiseksi kaikkien toimielinten tarpeisiin.

Lisäksi toimielinten pääsihteerien tarpeisiin yksityiskohtaisen tutkimuksen perusteella vuonna 2002 laaditun ns. Chêne-raportin päätelmissä kehotettiin pikemminkin lisäämään toimielinten välistä synergiaa kuin yhdistämään tulkkauspalveluja.

Taloudellisesta näkökulmasta on myös todettava, että perustamalla yksi yhteinen tulkkauspalveluja tuottava yksikkö ei kyettäisi vähentämään parlamentin kokousten järjestämiseen liittyviä lisäkustannuksia (Strasbourgiin matkustamisesta ja lisääntyvistä tulkkausmatkoista johtuvat kustannukset, jotka tilintarkastustuomioistuimen mukaan ovat perusteltuja). Helpotusta ei saataisi myöskään tiettyjä kieliä koskevaan ongelmaan, joka johtuu pätevien tulkkien puutteesta.

62.

Euroopan parlamentti on aina pyrkinyt suhdelukuun 50/50 ylimääräisten konferenssitulkkien ja pysyvien tulkkien käytössä. Suurimman tulkkaustarpeen aikoina vaaka tietenkin kallistuu ylimääräisten tulkkien puolelle, mutta vuonna 2004 käyttösuhde saatiin vakautettua niin, että pysyvien tulkkien osuus oli 52 prosenttia ja ylimääräisten tulkkien 48 prosenttia.

63.

Erityisesti sen jälkeen, kun luotiin yhteinen yksikkö, joka vastaa kaikista ylimääräisille tulkeille suoritettavista maksuista, parlamentin yksiköt ovat keskittyneet valvomaan tarkemmin ylimääräisten tulkkien matkakustannuksia.

Tavoitteena on maksaa korvauksia voimassa olevien sääntöjen salliman alimman mahdollisen taksan mukaan ja noudattaa mahdollisimman pitkälle samoja kriteerejä, joita sovelletaan pysyviin tulkkeihin.

Euroopan parlamentti on valmis käynnistämään muiden toimielinten kanssa neuvottelut Konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön kanssa solmitun sopimuksen uudistamiseksi.

64.—65.

Voimassa olevaa sopimusta koskevien täytäntöönpanosääntöjen 10 artiklassa mainitun lentolipputyypin (”halvin mahdollinen vaihto- ja korvauskelpoinen IATA-lippu, jolle ei ole rajoituksia”) määritelmä ei kata sellaisia lippuja, joihin liittyy rajoituksia.

Tarvittaessa parlamentin yksiköt kuitenkin korvaavat tulkeille rajoituksia sisältävän huokean lipun mukaiset matkakustannukset ja takaavat korvauksen tappioista, joita tulkille mahdollisesti aiheutuu lipun jäädessä käyttämättä yksiköstä johtuvista syistä.

Hallintoyksikkö kannustaa ylimääräisiä tulkkeja käyttämään tätä mahdollisuutta tai jopa turvautumaan järjestelmällisesti Euroopan parlamentin kanssa sopimuksen tehneeseen matkatoimistoon, jonka on tarjottava lippuja neuvoteltuun hintaan tai halvimpaan saatavilla olevaan hintaan.

Lisäksi on todettava, että tietyissä tapauksissa ja tietyillä reiteillä (kuten reitillä Bryssel-Strasbourg Euroopan parlamentin täysistuntoviikkojen aikana) ei ole saatavilla liikemiesluokan lippuja halvempia vaihtokelpoisia lippuja.

66.	Sen jälkeen, kun lokakuussa 2004 perustettiin ylimääräisille konferenssitulkeille suoritettavista maksuista vastaava yhteinen yksikkö, Euroopan parlamentin yksiköt ovat luoneet solun, jonka vastuulla on valvoa ylimääräisten tulkkien palkkaamisesta aiheutuvia kuluja.

67.

On totta, että parlamentti on aina soveltanut ammattikunnan sopimuksen 9 artiklan 2 kohtaa ja katsonut sillä pyrittävän pikemminkin yhdenmukaistamaan sovellettavia taulukoita kuin antamaan sääntöjä päivärahojen pilkkomisesta.

Uusien henkilöstösääntöjen mukaisissa nykyisissä määräyksissä erotetaan toisistaan päiväraha ja majoituskorvaus. Neuvottelut konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön kanssa tehdyn sopimuksen uudistamisesta antaisivat mahdollisuuden selkiyttää näitä määräyksiä.

72.	Tulkkausjaksojen kestoksi on tavanomaisten kokousten osalta vahvistettu kolme ja puoli tuntia. Tulkkausryhmiä vahvistamalla tulkkausjakson kestoa voidaan kuitenkin käyttäjäyksikön pyynnöstä helposti pidentää neljään tuntiin tai sen yli.

82.	Euroopan parlamentin käyttäjäyksiköt tarkastelevat muissa toimielimissä havaittuja parhaita käytäntöjä parantaakseen työskentelynsä suunnittelua kohdan VII vastauksessa mainittujen poliittisten velvoitteiden sallimissa rajoissa.

83.—84.

Uusien virallisten kielten tulkkaustarpeen täyttämisessä edistytään sitä mukaa, kun toimielinten huomattavat rekrytointi- ja jatkokoulutusponnistukset tuottavat tulosta. On kuitenkin korostettava, että kielten ammattilaisten kouluttaminen on pääasiassa uusien jäsenvaltioiden vastuulla.

85.—86.

Euroopan parlamentin tavoittelemaan täysimääräiseen monikielisyyteen liittyy huomattavia kustannuksia, joiden hallintaa voidaan parantaa kehittämällä parlamentin työskentelyn organisointitapoja ja tehostamalla mahdollisimman paljon kokousten suunnittelua. Kustannukset riippuvat myös työskentelyn järjestämistä (työskentelyohjelmaa ja -paikkoja) koskevista poliittisista päätöksistä.

87.

Euroopan parlamentin tulkkausosasto pyrkii pitämään päivystyksessä olevien tulkkien määrän mahdollisimman pienenä. Tulkkauspäivää kohti varataan vain yksi päivystysryhmä, ja sekin ainoastaan niinä päivinä, jolloin on runsaasti kokouksia. Päivystysryhmäkin työllistetään poikkeuksetta joko kokonaan tai osittain.

88.	Ks. parlamentin vastaus kohdassa 44.

90.—91.

Euroopan parlamentin yksiköissä on meneillään kehityskulku, jonka myötä Konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön kanssa tehtyä sopimusta sovelletaan entistä tiukemmin, tietojärjestelmiä yhdennetään entisestään ja toimielinten välistä yhteistyötä tiivistetään. Yksiköt ovat sitoutuneet jatkamaan tällä toimintalinjalla.

Parlamentti on valmis käynnistämään neuvottelut sopimuksen uudistamiseksi.

92.

Euroopan parlamentti katsoo, että sillä on oltava palveluksessaan joukko virkamiestulkkeja, jotta se voisi turvata riippumattomuutensa ja itsenäisyytensä.

Lisäksi satunnainen ylimääräisiin tulkkeihin turvautuminen antaa mahdollisuuden samalla sekä selviytyä toimintahuipuista että mukauttaa kustannuksia.

Suhdeluku 50/50 pysyvien ja ylimääräisten tulkkien käytössä vaikuttaa kohtuulliselta kompromissilta palvelun itsenäisyyden ja joustavuuden välillä.

93.

Poliittiset ja parlamentaariset elimet päättävät kokousten keston. Kuten kohdassa 72 todettiin, tulkkausjakson kesto voi ylittää tavanomaiset kolme ja puoli tuntia.

Tulkkauspalvelun on täytettävä kaikki sääntöjen mukaiset tulkkauspyynnöt. Tämän vaatimuksen täyttämiseksi se osoittaa kokouksiin tulkkeja noudattaen samalla tulkkien työskentelyolosuhteita ja -ehtoja koskevia voimassa olevia sääntöjä.

94.

On Euroopan parlamentin poliittisen vallankäyttäjän asia määritellä, pitäisikö parlamentilla ensisijaisesti olla oma itsenäinen tulkkauspalvelunsa, joka toimii osana toimielinten välistä laajaa synergiaverkostoa, vai olisiko parempi perustaa yksi yhteinen yksikkö, jonka vastuulla on tulkkauspalvelujen tuottaminen kaikille toimielimille.

(1) Parlamentin työjärjestyksen 138 artiklassa määrätään seuraavaa:

”1.	Kaikki parlamentin asiakirjat laaditaan virallisilla kielillä.

2.	Kaikilla jäsenillä on oikeus käyttää parlamentissa puheenvuoroja haluamallaan virallisella kielellä. Virallisella kielellä pidetyt puheenvuorot tulkataan simultaanisti muille virallisille kielille sekä kaikille puhemiehistön tarpeellisiksi katsomille muille kielille.

3.	Valiokunta- ja valtuuskuntakokouksissa tulkkaus järjestetään niistä virallisista kielistä ja niihin virallisiin kieliin, joita kyseisen valiokunnan tai valtuuskunnan jäsenet ja varajäsenet käyttävät ja ovat pyytäneet.

Tavanomaisten toimipaikkojen ulkopuolella järjestettävissä valiokunta- tai valtuuskuntakokouksissa tulkkaus järjestetään niistä kielistä ja niihin kieliin, joita kokoukseen osallistumisensa vahvistaneet jäsenet käyttävät. Järjestelystä voidaan joustaa poikkeuksellisesti valiokunnan tai valtuuskunnan jäsenten suostumuksella. Mahdollisen erimielisyyden ratkaisee puhemiehistö.”

NEUVOSTON VASTAUKSET

Neuvoston pääsihteeristö panee tyytyväisenä merkille EU:n toimielinten tulkkausmenoja koskevan Euroopan tilintarkastustuomioistuimen raportin, jonka pohjalta tulkkausvoimavarojen tulevan käytön järkeistämistä voidaan jatkaa.

Huomautuksia raportin eräistä yksittäisistä kohdista

10.—11.

Taulukossa 1 sekä sitä seuraavissa 10 ja 11 kohdassa olevissa analyyseissa ei anneta täydellistä selitystä neuvostossa vuosien 1998 ja 2002 välillä tapahtuneeseen tulkkauspäivien lisäykseen (+9 %). Pääsyy tähän lisäykseen on neuvoston toimintojen ja neuvostossa pidettyjen kokousten lukumäärän merkittävä kasvu (+39 %) kyseisellä ajanjaksolla (ks. taulukko 1).

Taulukko 1

Neuvoston tulkkauspäivien määrä, uusien jäsenvaltioiden kielet mukaan lukien, verrattuna kokousten lukumäärään (indeksi 1998 = 100)

	1998	1999	2000	2001	2002	2003	2004
Neuvoston kokoukset	100	105,8	112,2	132,7	139	135,8	124,8
Neuvoston tulkkauspäivät	100	96,8	96,3	105,6	109,1	103,9	89,9

Vuonna 2004 tapahtuneen tulkkauspäivien 13 prosentin vähennyksen osalta on syytä todeta, että kokousten lukumäärä väheni 8 prosentilla vuonna 2004. Lisäksi on otettava huomioon seuraavat tekijät:

—	korkeana edustajana toimivan pääsihteerin päätöksen N:o 56/04 johdosta 1. toukokuuta 2004 jälkeen on pidetty vähemmän kokouksia, joissa järjestetään tulkkaus,

—	vanhat jäsenvaltiot (EU-15) pyysivät aiempaa vähemmän tulkkausta vuonna 2004,

—	tulkkauksen pääosasto ei kyennyt järjestämään kaikkea pyydettyä tulkkausta uusiin kieliin.

28.	Lisäksi on syytä todeta, että neuvoston talousarviosta rahoitetaan 50 prosenttia Coreperin kokousten tulkkausmenoista.

35.	”Käytettävissä olon” (”MAD”) käsitteen määrittely on epäselvä, ja sitä on usein muutettu vuosien kuluessa, minkä vuoksi tähän käsitteeseen perustuvat analyysit ovat hyvin kyseenalaisia.

49.

On syytä todeta, että vaikka neuvosto peruuttaisi kokouksen, johon on tilattu tulkkaus, josta on maksettava, se ei merkitse sitä, että tulkit olisivat toimettomina. Neuvoston kokemuksen mukaan tulkkauksen pääosasto voi osoittaa ja on osoittanut kyseisiä tulkkeja komissiossa tai muissa toimielimissä pidettyihin muihin kokouksiin, joiden tulkkauksesta tulkkauksen pääosasto vastaa.

94.	Neuvoston pääsihteeristö kannattaa ajatusta, että suoritettaisiin riippumaton arviointi mahdollisista eduista, joita koituisi yhden, kaikille EU:n toimielimille tulkkauspalveluja tarjoavan toimielinten välisen toimiston perustamisesta.

KOMISSION VASTAUKSET

TIIVISTELMÄ

Tulkkauksen pääosasto huolehtii monikielisestä viestinnästä, jolla on keskeinen sija Euroopan unionin päätöksenteossa. Se varmistaa, että kaikkia jäsenvaltioita kohdellaan kielellisesti yhdenvertaisina, antamalla niille mahdollisuus käyttää maan virallista kieltä yhteyksissään EU:n toimielimiin. Se myös tukee EU:n monikielisyyttä, josta on tullut poliittisesti arkaluontoinen kysymys. Tulkkauspalvelujen tarjonnassa komission pääperiaatteita ovat todellisiin tarpeisiin vastaaminen, korkea laatu, saatavuus ja kustannustehokkuus.

II.

Sen lisäksi, että periaatteena on vastata todellisiin tarpeisiin kustannustehokkaasti, komission on varmistettava, että saatavilla on erittäin ammattitaitoisia tulkkeja, joiden palveluja tarvitaan Euroopan unionin toiminnan poliittisen luonteen vuoksi. Tulkkauksen pääosastossa työskentelee vakinaisia tulkkeja tulkkauspalvelujen saatavuuden ja jatkuvuuden sekä toimielinten edellyttämän korkean laadun takaamiseksi. Jos tulkkaustarpeet ylittävät pääosaston kapasiteetin, palvelukseen otetaan samantasoisia freelance-tulkkeja (AIC, Auxiliaire Interprète de Conférence).

Komission tulkkauksen pääosaston periaatteena on, että tulkkauspyynnöt tutkitaan huolellisesti ja muille yksiköille tiedotetaan kielistä, joita asianomaisissa kokouksissa ei käytetä. Se pyrkii myös selvittämään tulkkaustarpeet yhteistyössä muiden yksiköiden kanssa siten, että vain tarvittaville kielille tarjotaan tulkkausta, jos nuo kielet pystytään ennakoimaan.

VI.

Yhden tulkkauspäivän kustannukset ovat keskimäärin 1 046 euroa. Se on kokonaissumma, joka sisältää muun muassa vakinaisten tulkkien koulutuskustannukset, kansallisille koulutuslaitoksille myönnettävän tuen, talon sisäiset ja ulkoiset tiedotustoimet sekä monikielisen viestinnän teknisiä yksityiskohtia koskevan neuvonnan.

VIII.

Kokousraporteissa esitetään yksityiskohtaisia tietoja kokouksessa käytetyistä kielistä, ja raportteja laaditaan 82,5 prosentista kokouksia, joissa on käytetty tulkkauksen pääosaston tarjoamaa tulkkausta. Tulkkauksen pääosasto muistuttaa resurssien tuhlauksesta erityisesti sellaisia pääosastoja, jotka toistuvasti pyytävät tulkkausta kielillä, joita asianomaisessa tilaisuudessa ei kuitenkaan käytetä.

JOHDANTO

Komissio korostaa, että se on jo joitakin vuosia järjestänyt tulkkiryhmät puheenjohtajamaan järjestämiin kokouksiin neuvoston puheenjohtajuutta vuorollaan hoitaneen maan pyynnöstä ja kyseisen maan kustannuksella. Tämä on tapahtunut komission ja neuvoston tavanomaisen järjestelyn ulkopuolella. Näiden kokousten osuus tulkkauksen pääosaston työstä on kasvanut vuosien mittaan.

Tulkkauksen pääosastossa työskentelee vakinaisia tulkkeja (virkamiehiä) tulkkauspalvelujen saatavuuden ja jatkuvuuden sekä sen palveluja käyttävien toimielinten edellyttämän korkean laadun takaamiseksi. Vakinaisilla tulkeilla on myös tärkeä osa muun muassa tulkkien koulutuksessa ja valinnassa sekä etenkin laadunvalvonnassa. Koska saatavilla on vakinaiseen henkilöstöön kuuluvia tulkkeja, on mahdollista nimetä vakiintuneita tulkkitiimejä poliittisesti arkaluontoisiin korkean tason kokouksiin tai hyvin teknisiin kokouksiin. Tämä on hyvin tärkeä tekijä, kun halutaan varmistaa, että kyseisissä tilaisuuksissa tarjotaan laadukasta tulkkausta.

10.

Neuvosto otti toukokuussa 2004 käyttöön tulkkauspyyntöihin perustuvan järjestelmän, jonka vaikutuksesta tulkkauspyyntöjen määrä väheni. Tämä suuntaus jatkui vuoden 2005 neljän ensimmäisen kuukauden ajan, sillä kokonaistulkkausmäärä oli sama kuin vastaava määrä samana aikana vuonna 2004, vaikka tulkattavien kielten määrä tänä aikana kasvoi 11:stä 20:een. Tälle järjestelmälle ominaista on, että kysyntä heilahtelee herkästi ylös ja alas, ja sen vuoksi tulkkausresurssien optimaalisen käytön varmistaminen on vaikeaa. Järjestelmän vaikutusta tulkkauksen saatavuuteen on valvottava tarkasti, sillä jatkuvasti tarvitaan tietty vähimmäismäärä tulkkaustoimintaa, jotta voidaan varmistaa riittävä henkilöstön määrä ja laatu kysynnän tyydyttämiseksi silloin, kun tulkkaustarve on suuri.

TARKASTUKSEN TAVOITE JA SOVELTAMISALA

13.

Jotta freelance-tulkkien matkakustannukset voidaan pitää mahdollisimman pieninä, kokoukset on suunniteltava kuusi viikkoa etukäteen. Tämä voi aiheuttaa lukuisia peruutuksia, sillä monet valtuuskunnat pitävät kuuden viikon määräaikaa ennakkoilmoituksen antamiseen liian pitkänä.

Jos kokous peruutetaan, tulkeille osoitetaan mahdollisuuksien mukaan välittömästi työtehtäviä muissa kokouksissa. Uudessa tulkkausjaksojen laskemiseen perustuvassa järjestelmässä, jonka tulkkauksen pääosasto toivoo saavansa pian käyttöön, otettaisiin huomioon peruutukset ja annettaisiin selkeämpi kuva sekä tulkkauspyyntöjen että peruutusten kustannuksista.

HAVAINNOT

15.

Komissio hyväksyi todellisten tulkkaustarpeiden täyttämiseen perustuvat menettelyt vuonna 1984 ja vahvisti ne vuonna 2002 tehden eron poliittisten ja teknisten kokousten välille. Tulkkauksen pääosasto valvoo aktiivisesti kielten käyttöä kokouksissa pyytämällä päätulkkia täyttämään kokousraportin ja tiedottamalla järjestelmällisesti kokousten järjestäjille pyydetyistä mutta käyttämättä jääneistä kielistä. Näin edistetään todellisiin tarpeisiin perustuvaa tulkkauspolitiikkaa. Kielten käyttämättä jättäminen riippuu sekä siitä, miten kokous etenee, että muista seikoista, joihin tulkkauspalvelut tai kokouksen järjestäjä eivät pysty vaikuttamaan. Muista toimielimistä tulleiden pyyntöjen osalta tulkkauksen pääosasto ei voi päättää, mitkä kielet ovat tarpeellisia, eikä ennakoida, mitä kieliä tosiasiassa puhutaan tai kuunnellaan.

23.

Tulkkauksen pääosasto pyrkii parhaansa mukaan tarjoamaan pyydettyjä kieliä eikä sillä ole toimivaltaa vaikuttaa poliittisin perustein päätettyyn kielivalikoimaan. Pyydettyjä mutta käyttämättä jääviä tulkkauskieliä ei voida ennakoida. Osallistujat voivat kokouksessa syntyneissä ennakoimattomissa tilanteissa käyttää muuta kuin äidinkieltään tai sitten he voivat päättää olla puhumatta mutta kuuntelevat silti tulkkausta. Jos käy ilmi, että tietyn kielen tulkkausta ei tarvita, päätulkki ottaa yhteyttä koordinointiyksikköön (Planning), joka poistaa asianomaisen aktiivisen kielen ja osoittaa tulkeille muita tulkkaustehtäviä mahdollisuuksien mukaan. Väitteessä, jonka mukaan vähintään 1 750 tulkkauspäivästä maksetaan ilman että tulkkausta käytetään, ei oteta huomioon tulkkien uudelleensijoittamista tai sitä, että valtuuskunta voi kuunnella tulkkausta käyttämättä puheenvuoroja.

24.

Komissio on tutkinut huolellisesti mahdollisuutta ottaa käyttöön komission eri pääosastoja koskevan sisäisen laskutuksen järjestelmän ja tullut siihen tulokseen, että järjestelmän käyttöön tarvittava hallinnollinen työpanos olisi suhteettoman suuri mahdollisiin hyötyihin verrattuna. Euroopan neuvoston ja Unescon toiminnan laajuus poikkeaa komission vastaavasta ja niiden käyttämän tulkkauksen määrä ja työkielet, joihin tulkkeja on hyvin tarjolla, ovat vain murto-osa komission tulkkaustoiminnasta.

Tulkkauksen pääosasto ottaa viikoittaisissa neuvotteluissa huomioon kunkin pääosaston laatiman prioriteettilistan ja kokouksen ehdotettuun ajankohtaan nähden pidemmällä aikavälillä saatavilla olevat kokonaisresurssit ja ehdottaa vaihtoehtoja, jotta poliittisten tarpeiden ja resurssien optimaalisen käytön välille saadaan tasapaino.

Neuvoston hyväksymä tulkkauspyyntöihin perustuva järjestelmä ei takaa täysin kysynnän vakautta ja vaikeuttaa kysynnän ennakointia. Tulkkauksen pääosasto tarjoaa neuvostolle periaatteessa vakiomäärän tulkkauspäiviä.

Tulkkauksen pääosasto testaa parhaillaan asiakkaidensa kanssa uutta järjestelmää tulkkaustarjonnan laskemiseksi tulkkausjaksojen perusteella. Tämä järjestelmä vastaa paremmin todellisuutta, sillä siinä otetaan huomioon tosiasiallisesti käytetyt resurssit. Sen pitäisi näin auttaa vähentämään hallinnointiin liittyviä riskejä. Kun tämä uusi järjestelmä otetaan käyttöön, asiakkailla on mahdollisuus saada tarkemmat ennusteet ja tiedot siitä, miten ne ovat käyttäneet tulkkausta ja millaisin kustannuksin.

26.

Jäsenvaltioilla on oikeus pyytää ja saada pyytämänsä tulkkaus, ja niiden valtuuskuntiin kuuluu usein useampi kuin yksi henkilö. Valtuuskunnan jäsenillä voi olla erilaiset kyvyt ilmaista itseään tai ymmärtää muita kieliä, ja he käyttävät sen vuoksi tulkkauspalveluja eri lailla (esimerkiksi jotkut edustajat voivat kuunnella suoraan englantia mutta puhuvat silti mieluummin omaa kieltään tai puhuvat englantia mutta kuuntelevat tulkkausta omalle kielelleen). Tästä syystä on vaikea sanoa, onko jokin kieli katsottava tarpeettomaksi sen vuoksi, että sitä ei puhuttu.

31.

Laajentumisen yhteydessä julkaistiin tulkeille tarkoitetut kilpailut vuoden 2003 huhtikuun alussa, eli 13 kuukautta ennen laajentumista, ja ne saatiin päätökseen maalis-marraskuussa 2004 kielestä riippuen (maltan kielen kilpailu päättyi joulukuussa 2003, vaikkakin tuloksettomana).

Joissakin uusissa kielissä kilpailun läpäisseiden hakijoiden riittämätön määrä johtui ennen kaikkea kansainvälisten normien mukaan koulutettujen tulkkien puutteesta.

35.

Komissio on selvillä joistakin puutteista veloitettaessa asiakkaina olleita toimielimiä, elimiä ja erillisvirastoja käytössä olleiden tulkkauspalvelujen (mise à disposition, MAD) perusteella. Tästä syystä se on perustanut uuden järjestelmän, jolla mitataan toteutetun tulkkauksen määrää tulkkausjaksojen (interpretation sessions) perusteella. Uusi järjestelmä on entistä todenmukaisempi, ja komissio on valmis ottamaan käyttöön siihen perustuvan laskutusjärjestelmän. Järjestelmän avulla toimielimet voivat arvioida tarkemmin kokouskustannukset heti, kun pyyntö on jätetty. Järjestelmä esiteltiin neuvostolle, talous- ja sosiaalikomitealle ja alueiden komitealle vuonna 2004, ja sillä tehdään simuloituja laskelmia nyt käytettävän, käytössä oleviin tulkkauspalveluihin perustuvan järjestelmän rinnalla. Tarkoituksena on ottaa uusi tulkkausjaksoihin perustuva järjestelmä käyttöön vuonna 2006.

37.—38.

Tulkkauksen pääosaston järjestämän yhden keskimääräisen tulkkauspäivän kustannuksiksi laskettu 1 046 euroa on kokonaissumma, joka sisältää muun muassa koulutuskustannukset, tuen koulutusohjelmille, komission sisäiset ja ulkoiset tiedotustoimet sekä monikielisen viestinnän teknisiä yksityiskohtia koskevan neuvonnan. Tulkkauksen pääosaston tavoitteena on tarjota pyynnöstä tulkkausta Euroopan unionin toimielimissä tapahtuvan päätöksentekoprosessin helpottamiseksi.

40.

Vuonna 2003 monet vakinaiset tulkit osallistuivat laajentumisen valmisteluun: he opiskelivat uusien jäsenvaltioiden kieliä, avustivat ehdokasmaissa järjestetyissä erilaisissa koulutusohjelmissa ja istuivat kilpailulautakunnissa tai olivat mukana valitsemassa freelance-tulkkeja. Lisäksi kaksi liittymistä valmistelevaa ylimääräistä huippukokousta aiheutti sen, että kaikki muut neuvoston kokoukset peruttiin kyseisenä aikana. Kaksi lakkopäivää vuonna 2003 aiheutti vakinaisten tulkkien läsnäolossa noin yhden prosenttiyksikön pudotuksen.

45.

Tulkkauksen pääosaston on pidettävä tietty määrä tulkkeja päivystysvalmiudessa toimielinten toiminnan poliittisen luonteen vuoksi ja siksi, että tulkkauspalvelujen saatavuus ja jatkuvuus on taattava. Päivystysresurssien puuttuminen olisi säästämissä väärässä kohdassa, sillä jos puuttuvaa tulkkia ei pystytä korvaamaan ja siten varmistamaan, että tulkkaus onnistuu myös relekielten osalta, se voi estää koko tulkkausryhmän toiminnan. Yhden tulkin puuttuminen voi merkitä koko kokouksen peruuttamista, joten päivystysresurssien käyttämistä voidaan pitää järkevänä riskienhallintakeinona. Tulkkaustyön luonteen vuoksi ja työn korkean laadun takaamiseksi tulkkauksen pääosastoa sitoo tulkkien työoloista tehty sopimus, jossa rajoitetaan tulkkien tekemiä työjaksoja ja määritellään tietyt päivystysjärjestelyt. Päivystysvastuun osalta on otettava huomioon vielä kaksi muuta seikkaa:

—	Usein on vaikeaa antaa uusi tehtävä jäljellä olevaksi puoleksi päiväksi sellaisille vakinaisille tulkeille, jotka ovat henkilöstösääntöjen mukaan oikeutettuja työskentelemään puolipäiväisesti valitseminaan päivinä.

—	Henkilöstösääntöjen mukaan toimielimillä ei ole oikeutta vaatia, että henkilöstösääntöjen alainen henkilöstö pitää lomansa tiettynä ajankohtana, esimerkiksi vähäisen työmäärän vuoksi.

Tulkkauksen pääosasto toimii jo aktiivisesti kannustaakseen henkilökuntaa pitämään lomaa aikana, jolloin töitä on vähän, ja keskittää myös koulutuksen kyseisiin ajankohtiin. Komissio jatkaa pyrkimyksiään vähentääkseen edelleen implisiittisestä päivystysvastuusta aiheutuvia kuluja. Tällä osa-alueella ei kuitenkaan saada aikaan kovin suuria todellisia säästöjä edellä mainituista syistä ja siksi, että muut toimielimet voivat peruuttaa kokouksia myöhäisessä vaiheessa.

46.	Komissio voi saada tietoja peruutuksista ja se voisi esittää tulkkien uudet toimeksiannot peruutusten jälkeen, mutta koska kyseessä on jatkuva prosessi, selvitys veisi paljon aikaa eivätkä tulokset vastaisi kustannuksia.

47.

Se, että yhdeksänä työpäivänä ainakin 100 vakinaista tulkkia oli päivystysvalmiudessa kuvastaa vain suunniteltuun asialistaan lyhyellä varoitusajalla tulleita muutoksia eli poikkeustilannetta, kuten Eurooppa-neuvoston ylimääräisiä huippukokouksia, joiden vuoksi kaikki muut neuvoston kokoukset jouduttiin peruuttamaan, sekä kahta lakkopäivää. Ylimääräisten konferenssitulkkien sopimuksia ei voida purkaa 60 päivän aikana sopimuksen alkamisesta, mutta kustannusten vähentämiseksi sopimuksista tehdään paikallisia. Vakinaiset tulkit, joiden kokoukset peruuntuvat, asetetaan päivystysvalmiuteen.

48.	Tulkkauspalvelu ei voi määrittää kokouksen etenemistahtia eikä päättää asialistan sisällöstä. Kokousedustajat kokoontuvat sopivaksi katsomanaan aikana, ja tulkkauspalvelut tarjoavat tulkkausta esitetyn pyynnön mukaisesti.

54.

Tulkkauksen pääosaston laskutusjärjestelmä perustuu kiinteisiin hintoihin, joita muokataan tulkkauspyyntötyypin mukaan. Lyhyellä varoitusajalla järjestetyt, myöhäiset ja viikonloppuna tai yleisenä lomapäivänä pidetyt kokoukset maksavat enemmän. Myös peruutetuista kokouksista lähetetään lasku. Ei ole poliittisesti hyväksyttävää, että eri kielistä peritään eri hinta, sillä tämä ei ole perustamissopimukseen sisältyvän tasa-arvon periaatteen mukaista.

Komission tulos on alijäämäinen, koska asiakkaina olevat toimielimet ovat perinteisesti maksaneet tulkkauksen pääosaston pyytämää hintaa pienemmän hinnan. Komissio on myös selvillä siitä, että käytettävissä olevien tulkkien (mise à disposition, MAD) järjestelmässä on puutteita. Sen vuoksi se on laatinut uuden järjestelmän, jolla mitataan toteutetun tulkkauksen määrää, ja on pian valmis esittelemään uuden tulkkausjaksoihin perustuvan laskutusjärjestelmän. Järjestelmä on entistä todenmukaisempi, ja sen avulla kokouskustannukset voidaan arvioida tarkemmin heti, kun pyyntö on jätetty. Simulaatiot on tehty ja järjestelmä on esitelty neuvostolle, talous- ja sosiaalikomitealle ja alueiden komitealle vuonna 2004. Vuonna 2005 käytetään kahta laskutusjärjestelmää rinnakkain, ja tulkkausjaksoihin perustuvan laskutuksen soveltaminen toimielimiin on tarkoitus aloittaa vuonna 2006.

c)	Tulkkauksen pääosaston esittämä hinta sopii toimielinten väliseen laskutukseen, mutta se ei sisällä kaikkia kustannuksia.

Asiakkaina olevien toimielinten kanssa tehty palvelutasosopimus kattaa kokouksia varten tarvittavan logistiikan ja resurssit, mutta sillä ei estetä kysynnän aallonpohjia, sillä kysyntään vaikuttavat kunkin toimielimen toimintasuunnitelma ja poliittiset tavoitteet, joihin komission tulkkauspalvelulla ei ole toistaiseksi ollut mitään mahdollisuuksia vaikuttaa.

Vaikka laskutus aiheuttaisi uuden laskutusjärjestelmän ansiosta vähemmän työtä, tulkkauksen pääosasto tietää, että tulkkausresurssien hallinnointia voidaan todella tehostaa vain luomalla yhteys toimielinten tietojärjestelmien välille, ja pyrkii edistämään tätä päämäärää. Turvallisuussyyt ja järjestelmien rakenteen ja toimintaperiaatteiden erot aiheuttavat sen, että yhteyden luominen eri toimielinten tietojärjestelmien välille vie aikaa.

55.

Komissio on iloinen tulkkauspalvelujen saavuttamasta edistyksestä toimielinten välisessä yhteistyössä. Saavutukset ovat Chênen raportissa suositeltua mittavampia ja niihin sisältyy muun muassa koulutus sekä viime aikoina, tosin vähemmässä määrin, myös vakinaisten resurssien vaihto.

—	(neljäs luetelmakohta) Tulkkien työolojen erilaisuus eri toimielimissä estää vielä toteuttamasta vaihtoa täysipainoisesti. Viime vuosina tulkkauspalvelut ovat pyrkineet edistämään toimielinten välistä yhteistyötä kaikilla aloilla.

56.

Toimielinten välisessä yhteistyössä on tapahtunut todellista edistystä. Eri tulkkauspalvelut jatkavat mahdollisuuksien mukaan toimintatapojensa kehittämistä esimerkiksi vakinaisten resurssien vastavuoroisen käytön edistämiseksi ja työkuorman jakamiseksi aikoina, jolloin tulkkaustarve on suuri. Claude Chênen johtaman toimielinten välisen työryhmän vuonna 2002 antamassa kertomuksessa korostettua yhteistyötä voidaan silti vielä kehittää ja vahvistaa puuttumatta eri toimielinten poliittiseen riippumattomuuteen.

57.

Tulkkauspalvelujen välistä kilpailua ylimääräisten konferenssitulkkien palkkaamisessa rajoittaa konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön (IACI) kanssa tehty sopimus, jota kaikki toimielimet soveltavat. Palvelukseen ottamisen koordinoinnin parantaminen on selkeä tavoite toimielinten välisen yhteistyön kehittämisen nykyisessä vaiheessa.

Tulkkauspalvelut pyrkivät parantamaan toimielinten välisiä viestintäjärjestelmiä huolimatta vaikeuksista, jotka liittyvät turvallisuuteen ja järjestelmien rakenteen ja toimintaperiaatteiden eroihin. Vuonna 2005 asiassa odotetaan tapahtuvan merkittävää parannusta. Toimielinten välistä tulkkivaihtoa ei ole vielä saatu vakiinnutetuksi. Tämä johtuu erilaisista työoloista ja muista henkilöstöpolitiikkaan liittyvistä asioista. Tulkkauspalvelut työskentelevät näiden ongelmien ratkaisemiseksi. Tietty palvelujen taso voidaan kuitenkin taata vain sitovilla, ei tapauskohtaisilla päätöksillä.

Nykyinen järjestelmä mahdollistaa jo matkakustannusten pienentämisen tapauskohtaisesti siten, että palkataan valmiiksi paikalla olevia toisen toimielimen edeltäviksi tai seuraaviksi päiviksi palkkaamia muualta palkattuja ylimääräisiä konferenssitulkkeja. Freelance-tulkkien saatavuuden selvittämistä ja yleisten freelance-resurssien hallinnointia varten suunnitellun toimielinten välisen tietoliikenneyhteyden odotetaan valmistuvan syyskuussa 2005.

d)	Freelance-tulkkien valinnan, akkreditoinnin, laadunvalvonnan ja palkkioiden maksun yhteinen hallinnoiminen käynnistyy täysipainoisesti, kun eri toimielinten tietojärjestelmien välinen suora yhteys avataan syyskuussa 2005 nyt meneillään olevan testausvaiheen jälkeen.

58.

Kaikille EU:n toimielimille tulkkauspalveluja tarjoavan toimielinten yhteisen yksikön perustaminen vaatisi toimielinten välisen poliittisen päätöksen. Komissio uskoo, että toimielinten välisen yhteistyön syventäminen toisi mittakaavaetuja ja säästöjä kyseenalaistamatta toimielinten riippumattomuutta talousarvio- ja henkilöstöasioissa tai niiden kykyä sovittaa toimintaansa poliittisten vaatimusten mukaisesti. Jotta yhden yhteisen tulkkauspalvelun etuja voitaisiin arvioida suhteessa toimielinten välisessä yhteistyössä tehtyihin parannuksiin, olisi saatava selkeä signaali muiden toimielinten valmiudesta kehittää yhteistä tulkkauspalvelua eikä pelkästään toimielinten välistä yhteistyötä. Suuri työpanos ja merkittävä määrä resursseja on jo tarvittu maksutoimistojen yhdistämiseen, yhteisen luettelon laatimiseen akkreditoiduista freelance-tulkeista ja yhteisten kilpailujen ja akkreditointikokeiden järjestämiseen. Tämän työn tulokset olisi vakiinnutettava ja analysoitava. Saavutetut hyödyt ja säästöt olisi analysoitava yksityiskohtaisesti, ennen kuin päätetään uusista kehitystavoitteista.

59.

Tulkkauspyyntöjen määrän vaihtelusta johtuu, että keskimääräinen suhdeluku vakinaisten tulkkien ja palkattujen freelance-tulkkien välillä vaihtelee vuodesta toiseen. Esimerkiksi laajentumisen valmisteluissa vakinaisten tulkkien määrää tulkkaustehtävissä vähennettiin, koska tulkkeja oli jo tietty määrä valmiina avustamassa liittyvissä valtioissa. Vakinaista henkilöstöä istui myös uusissa kielissä järjestettyjen akkreditointikokeiden arviointipaneelissa. On muistettava, että uusien kielten osalta tulkkauspalvelut tukeutuvat toistaiseksi hyvin voimakkaasti akkreditoituihin freelance-tulkkeihin. Tämän vuoksi freelance-tulkkien määrä suhteessa vakinaisiin tulkkeihin on kasvanut 1 päivästä toukokuuta 2004.

60.

Muutokset suhdelukuihin eivät tapahdu yhdessä yössä. Pitkän ajan suunnittelu on kuitenkin mahdollista. Erilaiset kieliyhdistelmät ovat syynä siihen, että tulkkauspalvelut eivät voi soveltaa tiukkoja suhdelukuja, koska tulkkien osaamien kielten määrä vaihtelee, ja usein vakinaisilla tulkeilla on laajempi kieliyhdistelmä kuin freelance-tulkeilla. Vakinaisia tulkkeja tarvitaan myös takaamaan laadunvalvonta, jatkuvuus kokouksissa ja luottamuksellisuus poliittisesti arkaluontoisissa kokouksissa.

61.

Kreikan kielessä järjestettiin kilpailu vuonna 2003 ja portugalin kielen kilpailua on kaavailtu vuodeksi 2006. Paikalta ja muualta palkattujen freelance-tulkkien välinen suhdeluku on muuttunut neuvoston käyttöönottaman tulkkauspyyntöihin perustuvan järjestelmän myötä. Tulkkauskustannukset ovat pienentyneet merkittävästi, sillä nyt palkataan enemmän paikallisia freelance-tulkkeja, kun ei-paikalliset tulkit ovat muuttaneet asemapaikkansa Brysseliin.

63.

Ylimääräisten konferenssitulkkien suuremmat matkakustannukset johtuvat siitä, että komission on noudatettava tiukasti sopimusehtoja, joiden mukaan sen on korvattava matkakustannukset. Ylimääräisiä konferenssitulkkeja kehotetaan käyttämään halvimpia mahdollisia lippuja tiedottamalla heille matkojen hinnoista. Vakinaiset tulkit voivat sen sijaan hyödyntää yrityshintoja ja rajoitettuja hintoja.

68.

Tulkkauksen pääosasto on sitoutunut noudattamaan sopimuksessa määriteltyjä ehtoja ja sääntöjä, joissa ei vaadita, että ylimääräisen konferenssitulkin on todistettava ostaneensa halvin saatavilla oleva lippu. Jos sopimusehtoja on noudatettu, tulkkauksen pääosaston on maksettava lippu. Myös lentoyhtiön hintapolitiikalla on vaikutusta lippukustannuksiin.

70.

Tulkkauksen pääosasto ei voi harjoittaa joustoa markkinatilanteen mukaan, koska sitä sitovat sopimusehdot. Ylimääräisten konferenssitulkkien palkkaamisessa noudatetaan tiukkoja normeja ja laatu varmistetaan noudattamalla tulkkien työoloja koskevaa sopimusta. Ylimääräisten konferenssitulkkien laadusta raportoidaan säännöllisesti, ja he ovat kaikki läpäisseet akkreditointikokeen pyrkiessään toimielinten yhteiseen freelance-tulkkien luetteloon. Työmäärän ollessa vähäisempi freelance-tulkeille on myös tarjolla kielikoulutusta.

71.	Nyt voimassaoleva sopimus ei sisällä mahdollisuutta pienentää palkkioita, jos kokous peruutetaan. Komission ylimääräisille konferenssitulkeille maksama korvaus on kuitenkin pienempi kuin muilla kansainvälisillä organisaatioilla.

73.

Tulkkauksen pääosasto panee merkille, että sen tulkkauspalvelujen laatuun ollaan erittäin tyytyväisiä. Se pyrkii vastaisuudessakin säilyttämään laadun korkeana esimerkiksi järjestämällä koulutusta eri aihepiireistä. Lisäksi tekeillä on asiakirjojen saatavuuteen liittyvä ulkopuolisen yrityksen tekemä selvitys, jonka tavoitteena on parantaa asiakirjojen toimittamista tulkeille ennen kokouksia. Aihetta koskevan loppuraportin on tarkoitus valmistua vuonna 2005.

76.

Vakiintuneen toimintatavan mukaan tulkkausryhmiin ei tehdä muutoksia vaikeiden kokousten toimeksiannoissa, vaikkei se aina ole mahdollista odottamattomien tapahtumien ja tarkoitukseen sopivien resurssien saatavuusongelmien vuoksi.

Käytössä on vapaaehtoisuuteen perustuva järjestelmä (tulkit voivat ilmaista kiinnostuksensa tiettyihin kokouksiin), ja huomiota kiinnitetään vakiintuneiden ryhmien säilyttämiseen.

78.

Tulkkaus on erityisammatti, joka vaatii suurta keskittymistä. Erityiset työolosuhteet ovat tarpeen laadun takaamiseksi. Jotta tulkkauksen laatu voidaan taata pitkällä tähtäimellä, noudatetaan työaikarajoituksia, joiden mukaan työaika on aamupäivällä neljä tuntia, pakollinen lounastauko on 90 minuuttia, ja normaali työpäivä päättyy kello 18.30. Tulkkauksen jatkamisesta kello 18.30 jälkeen voidaan kuitenkin sopia, jos kokouksen järjestäjät pyytävät sitä etukäteen.

81.

Komissio katsoo, että parhaan hinta-laatusuhteen varmistamiseksi kokouksesta olisi annettava ennakkoilmoitus kuusi viikkoa etukäteen. Näin jää riittävästi aikaa kunnolliseen ennakointiin, suunnitteluun ja resurssien hallintaan. Tämä voi aiheuttaa ongelmia muissa toimielimissä, mutta tulkkauksen pääosasto pyrkii ratkaisemaan ongelmat tapauskohtaisesti. Myöhäisistä pyynnöistä aiheutuu suuremmat kustannukset.

PÄÄTELMÄT JA SUOSITUKSET

82.	Komissio panee merkille, että sen pyrkimykset vähentää tulkkauskuluja viimeisten viiden vuoden aikana, on otettu huomioon.

83.

Laajentuminen on ennakkosuunnittelua vaativa prosessi. Vaikka tulkkauksen pääosasto on toteuttanut useita tiedotustoimia kussakin uudessa jäsenvaltiossa hyvissä ajoin ja avustanut laajasti konferenssitulkkauskurssien järjestämisessä, tulkeista on vielä puutetta etenkin joissakin uusissa kielissä. Komissio ei kuitenkaan voi ottaa kantaakseen jäsenvaltioille kuuluvaa päävastuuta tulkkien kouluttamisesta ja ammattitaitoisten tulkkien tarjonnan riittävyyden takaamisesta.

84.

Joissakin uusissa kielissä kilpailun läpäisseiden hakijoiden riittämätön määrä johtui ennen kaikkea kansainvälisten normien mukaan koulutettujen tulkkien puutteesta.

86.

Tulkkauspalvelut tarjoavat laadukasta tulkkausta tarpeiden ja pyyntöjen mukaan. Jos kokouksen järjestäjä peruuttaa kokouksen, tulkkauspalvelut osoittavat vapautuville tulkeille uusia työtehtäviä muissa kokouksissa. Komissio katsoo, että kokouksesta olisi annettava ennakkoilmoitus kuusi viikkoa etukäteen. Näin jää riittävästi aikaa kunnolliseen ennakointiin, suunnitteluun ja resurssien hallintaan. Tämä voi joskus olla vaikeaa muille toimielimille, mutta tulkkauksen pääosasto pyrkii ratkaisemaan ongelmat tapauskohtaisesti.

87.

Riskejä hallitaan pitämällä pieni osa tulkeista päivystysvalmiudessa. Näin vältytään peruutuskustannuksilta, ja tulkkauksen pääosasto pystyy takaamaan laadun, saatavuuden ja jatkuvuuden, joihin se on sitoutunut. Jos tulkkauksen pääosasto ei kykenisi noudattamaan näitä vaatimuksia, se ei enää täyttäisi tehtäväänsä, jonka määrittelyyn on vaikuttanut sen palveluja käyttävien toimielinten poliittinen luonne.

88.	Tulkkauksen pääosasto voisi koota tietoja peruutuksista ja muista tulkkaustoimeksiannoista, mutta koska prosessi on jatkuva, näin laaja selvitystyö vaatisi paljon aikaa. Mahdolliset hyödyt menetettäisiin ylimääräisen henkilökunnan tarpeen myötä.

89.

On todettu, että hinta, joka sopii toimielinten väliseen laskutukseen, on pienempi kuin kaikki kulut kattava summa. Laskutushinnasta on sovittu tulkkauksen pääosaston ja sen toimielinasiakkaiden välisissä neuvotteluissa. Tulkkauksen pääosasto ei ole kuitenkaan voinut kieltäytyä tarjoamasta tulkkauspalveluja sen vuoksi, että se ei ole päässyt sopimukseen laskutushinnasta.

90.

Komissio noudattaa tiukasti konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön kanssa tekemäänsä sopimusta, eikä tämänhetkisissä olosuhteissa ole mahdollista saavuttaa lisäsäästöjä. Komissio uskoo, että lisäsäästöjä voidaan saavuttaa vain uusilla sopimusneuvotteluilla. Tietojärjestelmien yhteensovittaminen ja tiiviimpi toimielinten välinen yhteistyö ovat olleet kehitteillä vuodesta 2002, ja ne ovat edelleen komission tärkeimpien tavoitteiden joukossa konferenssitulkkauksen osalta.

91.

Komissio on samaa mieltä siitä, että olisi harkittava uusien sopimusneuvottelujen aloittamista konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön kanssa. Tavoitteena olisi yhdenmukaistaa freelance-tulkkien ja vakinaisten tulkkien matkajärjestelyt. Tulkkauksen pääosasto kuitenkin katsoo, että ei kannata tehdä kaksinkertaista työtä niiden sopimusten osalta, jotka hallinnon pääosasto on jo tehnyt matkatoimistojen, lentoyhtiöiden ja hotellien kanssa. Uusista sopimusneuvotteluista voitaisiin saada lisähyötyä, jos niissä kiinnitettäisiin huomiota ylimääräisten konferenssitulkkien palkkausrakenteen yhteensovittamiseen hallinnonuudistuksessa sovittujen vakinaista henkilökuntaa koskevien periaatteiden sekä laajentuneen unionin uusien haasteiden kanssa. Jos konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön kanssa tehdystä sopimuksesta halutaan neuvotella uudelleen, tarvitaan suostumus kaikilta tulkkauspalveluja käyttäviltä EU:n toimielimiltä.

93.

Tulkkaus on erityisammatti, joka vaatii tiivistä ennakkovalmentautumista ja suurta keskittymistä. Erityiset työolosuhteet ovat tarpeen tulkkauksen käyttäjiä tyydyttävän laadun takaamiseksi. Sopimuksessa määritellyillä työolosuhteita koskevilla rajoituksilla varmistetaan, että tulkkauksen laatu voidaan taata pitkällä tähtäimellä. Olisi muistettava, että tulkkausajan pidennyksestä voidaan sopia, jos kokouksen järjestäjät pyytävät sitä. Se voi aiheuttaa tulkkausryhmän vaihdon tai muunlaisia järjestelyjä.

94.

Kaikille EU:n toimielimille tulkkauspalveluja tarjoavan toimielinten yhteisen yksikön perustaminen vaatisi poliittisen päätöksen. Komissio uskoo, että toimielinten välisen yhteistyön syventäminen toisi mittakaavaetuja ja säästöjä kyseenalaistamatta toimielinten riippumattomuutta talousarvio- ja henkilöstöasioissa tai niiden kykyä sovittaa toimintaansa poliittisten vaatimusten mukaisesti. Jotta yhden yhteisen tulkkauspalvelun etuja voitaisiin arvioida suhteessa toimielinten välisessä yhteistyössä tehtyihin parannuksiin, olisi saatava selkeä signaali muiden toimielinten valmiudesta kehittää yhteistä tulkkauspalvelua eikä pelkästään toimielinten välistä yhteistyötä. Suuri työpanos ja merkittävä määrä resursseja on jo tarvittu maksutoimistojen yhdistämiseen, yhteisen luettelon laatimiseen akkreditoiduista freelance-tulkeista ja yhteisten kilpailujen ja akkreditointikokeiden järjestämiseen. Tämän työn tulokset olisi vakiinnutettava ja analysoitava. Saavutetut hyödyt ja säästöt olisi analysoitava yksityiskohtaisesti, ennen kuin päätetään uusista kehitystavoitteista.

95.

Komissio jatkaa tarvittavia toimenpiteitä, joilla se voi vastata monikielisyyden haasteeseen ja pitää tulkkauskustannukset hallinnassa. Nämä tavoitteet voidaan saavuttaa lujittamalla toimielinten välistä yhteistyötä etenkin vakinaisen henkilökunnan käytössä ja tutkimalla mahdollisuuksia yksinkertaistaa ja vahvistaa freelance-tulkkien matkustusehtoja ja palkkausta käymällä uudet sopimusneuvottelut konferenssitulkkien kansainvälisen järjestön kanssa. Vasta sitten, kun näillä alueilla on saavutettu todellista edistystä ja toimielimet ovat määritelleet selkeästi poliittisen kantansa siihen, kuinka riippumattomasti niiden on voitava päättää tulkkausasioista, voidaan harkita riippumattoman selvityksen käynnistämistä toimielinten yhteisen tulkkaustoimiston perustamisen eduista.

		ISSN 1725-2490
Euroopan unionin virallinen lehti		C 291

Suomenkielinen laitos	Tiedonantoja ja ilmoituksia	48. vuosikerta 23. marraskuuta 2005

Ilmoitusnumero	Sisältö	Sivu
	I Tiedonantoja
	Tilintarkastustuomioistuin
2005/C 291/1	Erityiskertomus nro 5/2005: Euroopan parlamentin, komission ja neuvoston tulkkausmenoista sekä toimielinten vastaukset	1