Euroopan keskuspankki – historiallisten arkistojen säilyttäminen ja avaaminen yleisölle

TIIVISTELMÄ ASIAKIRJASTA:

Päätös (EU) 2023/1610 Euroopan keskuspankin historiallisten arkistojen perustamisesta ja päätöksen EKP/2004/2 muuttamisesta (EKP/2023/17)

PÄÄTÖKSEN TARKOITUS

Päätöksessä vahvistetaan sisäiset säännöt jotka koskevat Euroopan keskuspankin (EKP) historiallisten arkistojen* säilyttämistä* ja avaamista yleisölle.

TÄRKEIMMÄT KOHDAT

Asetuksessa (ETY, Euratom) N:o 354/83 säädetään kunkin Euroopan unionin (EU) toimielimen velvollisuudesta perustaa historialliset arkistonsa ja avata ne yleisölle 30 vuoden kuluttua asiakirjan laatimispäivästä.

Päätöksessä vahvistetaan EKP:n sisäiset säännöt, joiden avulla määritetään, mitkä EKP:n arkistoissa* olevat asiakirjat säilytetään sen historiallisissa arkistoissa ja saatetaan yleisön saataville. Se sisältää myös sääntöjä yksilöiden oikeuksien kunnioittamisesta henkilötietojen käsittelyssä.

Asiakirjojen määrittäminen EKP:n arkistoissa

EKP

määrittää arkistoissaan säilytettävät asiakirjat ja asiakirjat, jotka on hylättävä, koska ne eivät sisällä hallinnollisesti tai historiallisesti arvokasta tietoa;
säilyttää asiakirjat,
- joissa on näyttöä EKP:n ja sen edeltäjien*, Euroopan keskuspankkijärjestelmän (EKPJ), eurojärjestelmän sekä asiaankuuluvien komiteoiden, työryhmien ja erityisryhmien, valtuuksien, perustan, organisaation ja toiminnan alkuperästä;
- jotka osaltaan olennaisesti lisäävät tietoa ja ymmärrystä seuraavista seikoista:
  - euroalueen maat ja/tai niiden toimielimet ja kansalaiset;
  - EKP:n ja sen edeltäjien ja/tai EKPJ:n ja eurojärjestelmän toimien vaikutus ulkoiseen ympäristöön;
  - henkilöiden ja organisaatioiden vuorovaikutus unionin toimielinten ja elinten kanssa;
  - EKP:n ja sen edeltäjien yrityskulttuuriin liittyvät näkökohdat;
päättää turvaluokiteltujen asiakirjojen turvaluokituksen* poistamisesta 25 vuoden kuluessa niiden laatimispäivästä. Jos EKP päättää poistaa asiakirjojen turvaluokituksen, niille annetaan luokitus ECB-PUBLIC. Jos EKP päättää olla poistamatta tällaisten asiakirjojen turvaluokitusta, sen on tarkasteltava niitä uudelleen vähintään viiden vuoden välein.
ilmoittaa luonnollisille henkilöille tai oikeushenkilöille ennen sellaisten asiakirjojen turvaluokituksen poistamista, jotka voivat vaarantaa heidän kaupalliset etunsa, ja antaa heille vähintään kahdeksan viikkoa aikaa vastata;
asettaa yleisön saataville mahdollisuuksien mukaan verkossa
- edeltäjiltään perimänsä asiakirjat, joiden turvaluokitus on poistettu;
- asiakirjat, joiden turvaluokitus on poistettu, 30 vuoden kuluttua niiden laatimispäivästä, EKP:n verkkoviestintäalustojen kautta tietyin edellytyksin.

Jos sellaisia asiakirjoja, joiden turvaluokitus on poistettu, ei ole mahdollista asettaa saataville verkossa, EKP asettaa ne saataville EKP:n rakennuksissa tai julkaisemalla digitaalisen jäljennöksen hakijan pyynnöstä.

Asiakirjoista asetetaan saataville viimeisin versio siinä muodossa ja sillä kielellä joilla ne on laadittu.

Kansalliset keskuspankit, joilla on hallussaan arkistoituja asiakirjoja EKP:n arkistoista,

määrittävät samoin perustein kuin EKP, mitkä niiden hallussa olevista EKP:n arkistoista peräisin olevista asiakirjoista olisi säilytettävä tai heitettävä pois;
päättävät asiakirjojen turvaluokituksen poistamisesta viimeistään 25 vuoden kuluessa niiden laatimispäivästä;
varmistavat tapauksissa, joissa kansallisella keskuspankilla ja EKP:llä on hallussaan samat asiakirjat EKP:n arkistoista, että kaikki niiden tekemät turvaluokituksen poistamista koskevat päätökset ja muiden sellaisten laitosten tekemät päätökset, joiden kanssa niillä on yhteisiä EKP:n asiakirjoja, ovat EKP:n tekemien päätösten mukaisia;
asettavat sellaiset asiakirjat, joiden turvaluokitus on poistettu, saataville vasta 30 vuoden kuluttua niiden laatimisesta.

Samoja ehtoja sovelletaan, jos kansallinen keskuspankki on jakanut EKP:n arkistoista peräisin olevia asiakirjoja kolmannen osapuolen kanssa.

Henkilötietojen käsittely

EKP:tä koskevat määräykset:

EKP:n on noudatettava EU:n toimielinten suorittamasta henkilötietojen käsittelystä annettua asetusta (EU) 2018/1725 (ks. tiivistelmä);
EKP voi syrjäyttää yksilön oikeudet, kuten oikeuden saada pääsy tietoihin, oikeuden tietojen oikaisemiseen, oikeuden käsittelyn rajoittamiseen, henkilötietojen oikaisua tai poistoa koskevan ilmoitusvelvollisuuden sekä oikeuden vastustaa käsittelyä silloin, kun se on yleisen edun mukaista ja tarpeen EKP:n historiallisten arkistojen eheyden säilyttämiseksi;
EKP:n on noudatettava organisatorisia ja teknisiä suojatoimia, kun se syrjäyttää yksilöiden oikeudet, mikä tarkoittaa, että
- EKP ottaa käyttöön menettelyt henkilötietojen suojaamiseksi (esimerkiksi poistamalla ja tuhoamalla järjestelmällisesti henkilötietoja sisältävät tiedostot);
- EKP mahdollistaa valvotun pääsyn asiakirjoihin silloin, kun henkilötietojen olemassaoloa ei voida varmistaa;
- EKP ei luovuta arkaluonteisia henkilötietoja;
- EKP toteuttaa pseudonymisointiin ja tunnistetietojen poistamiseen liittyviä toimia.
EKP ei aseta julkisesti saataville arkistoituja asiakirjoja, jotka sisältävät
- arkaluonteisia tietoja tai tietoja, jotka vaarantaisivat henkilön yksityisyyden ja koskemattomuuden;
- rikostuomioihin liittyviä henkilötietoja;
- alle 13-vuotiaan lapsen henkilötietoja ennen kuin asiakirjan laatimisesta on kulunut sata vuotta.

EKP:n on rekisterinpitäjänä

ilmoitettava luonnollisille henkilöille tai oikeushenkilöille mahdollisuudesta, että heidän henkilötietonsa saatetaan julkisesti saataville osana EKP:n historiallisia arkistoja;
kuultava tietosuojavastaavaa ennen henkilön oikeuksien syrjäyttämistä;
kirjattava tietosuojasääntöihin kaikki poikkeukset sekä perustelut, joilla poikkeus perustellaan;
annettava pyynnöstä Euroopan tietosuojavaltuutetun saataville kaikki asiaan liittyviä tosiseikkoja ja oikeudellisia seikkoja sisältävät asiakirjat.

Yleiset säännöt

EKP:tä koskevat säännöt:

EKP:n on annettava kaikkeen EKP:n historiallisten arkistojen tai arkistokuvausten luovuttamiseen tai hyödyntämiseen kaupallisiin tarkoituksiin ennakkoon nimenomainen lupa, joka julkaistaan sen verkkoviestintäalustoilla;
EKP julkaisee vuosittain tietoja historiallisia arkistoja koskevista toimistaan verkkoviestintäalustoillaan;
EKP perustaa EKP:n historiallisten arkistojen koordinointiryhmän, jossa on EKP:n ja kansallisten keskuspankkien edustajat ja joka keskustelee tämän päätöksen sääntöjen soveltamisesta.

Päätöksellä muutetaan päätöksessä EKP/2004/2 (ks. tiivistelmä) vahvistettua EKP:n työjärjestystä sen selventämiseksi, että EKP:n historiallisiin arkistoihin kuuluvat asiakirjat ovat saatavilla vasta 30 vuoden kuluttua, elleivät päätöksentekoelimet toisin päätä.

MISTÄ ALKAEN PÄÄTÖSTÄ SOVELLETAAN?

Päätöstä on sovellettu 28. elokuuta 2023 alkaen.

TAUSTAA

Ks. lisätietoja:

Arkisto (Euroopan keskuspankki).

KESKEISET TERMIT

EKP:n historialliset arkistot. Kaikki historiallisesti tai hallinnollisesti arvokkaat asiakirjat, jotka ovat osa EKP:n arkistoja ja jotka on valittu pysyvään säilytykseen.

Säilyttäminen. Kaikki toiminta, joka on tarpeen EKP:n historiallisten arkistojen jatkuvan saatavuuden varmistamiseksi ja tietojen häviämisen minimoimiseksi.

EKP:n arkistot. Kaikki EKP:stä, sen edeltäjistä tai kansallisista keskuspankeista peräisin olevat tai niiden vastaanottamat asiakirjat niiden tyypistä ja muodosta riippumatta.

EKP:n edeltäjät. Talous- ja rahaliiton tutkimuskomitea, Euroopan talousyhteisön jäsenvaltioiden keskuspankkien pääjohtajien komitea, Euroopan raha-asiain yhteistyörahasto ja Euroopan rahapoliittinen instituutti.

Turvaluokitellut asiakirjat. Ei-julkiset asiakirjat kuuluvat johonkin seuraavasta neljästä luokasta: ECB-SECRET, ECB-CONFIDENTIAL, ECB-RESTRICTED ja ECB-UNRESTRICTED.

ASIAKIRJAT

Euroopan keskuspankin päätös (EU) 2023/1610, annettu 28 päivänä heinäkuuta 2023, Euroopan keskuspankin historiallisten arkistojen perustamisesta ja päätöksen EKP/2004/2 muuttamisesta (EKP/2023/17) (EUVL L 198, 8.8.2023, s. 30–38).

Euroopan keskuspankin päätös 2004/257/EY, tehty 19 päivänä helmikuuta 2004, Euroopan keskuspankin työjärjestyksen hyväksymisestä (EKP/2004/2) (EUVL L 80, 18.3.2004, s. 33–41).

Päätökseen EKP/2004/2 tehdyt peräkkäiset muutokset on sisällytetty alkuperäiseen säädökseen. Konsolidoitu toisinto on tarkoitettu ainoastaan dokumentointitarkoituksiin.

MUUT ASIAAN LIITTYVÄT ASIAKIRJAT

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta (EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39–98).

Neuvoston asetus (ETY, Euratom) N:o 354/83, annettu 1 päivänä helmikuuta 1983, Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle (EYVL L 43, 15.2.1983, s. 1–3).

Ks. konsolidoitu toisinto.

Euroopan keskuspankin päätös, tehty 4 päivänä maaliskuuta 2004, Euroopan keskuspankin asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi (EKP/2004/3) (2004/258/EY).

Ks. konsolidoitu toisinto.

Viimeisin päivitys: 27.10.2023