Ilmoitus avoimesta toimesta CONS/AD/176/22

(2022/C 70 A/01)

 

YLEISTÄ

Osasto	ORG.2.A
Asemapaikka	Bryssel, Justus Lipsius -rakennus
Toimen nimi	Yksikönpäällikkö – apulaisprotokollapäällikkö
Tehtäväryhmä ja palkkaluokka	AD 9
Turvallisuusselvitys vaaditaan	EU SECRET
HAKUAIKA PÄÄTTYY	28. helmikuuta 2022 – klo 12.00 (Belgian aikaa)

Organisaatiomme

Neuvoston pääsihteeristö avustaa Eurooppa-neuvostoa, EU:n neuvostoa ja niiden valmisteluelimiä kaikilla niiden toiminta-aloilla. Se antaa neuvontaa ja tukea Eurooppa-neuvoston ja neuvoston jäsenille ja niiden puheenjohtajille, mukaan lukien oikeudellinen ja toimintapoliittinen neuvonta, koordinointi muiden toimielinten kanssa, kompromissien valmistelu ja laatiminen sekä Eurooppa-neuvoston ja neuvoston sujuvan valmistelun ja toiminnan edellyttämät käytännön järjestelyt ja niiden valvonta.

Organisaatiokehityksen ja -palvelujen pääosasto (PO ORG) vastaa yleisestä strategisesta hallinnosta sekä organisaation ja palvelujen kehittämisestä neuvoston pääsihteeristössä. Pääosastoon kuuluu tällä hetkellä viisi osastoa (henkilöstö, protokolla ja kokoukset, kiinteistöt ja logistiikka, taloushallinto ja turvallisuus).

Protokolla- ja kokousosasto (ORG.2) tarjoaa ensiluokkaiset palvelut (tapahtumien hallinnointi, protokolla, sopivat kokoushuoneet ja -teknologia, ateriapalvelut, valtuuskuntien jäsenten matkakulujen hallinnointi), joita korkean tason kokousten järjestäminen edellyttää niin Brysselissä kuin Luxemburgissakin ja tarvittaessa missä tahansa muualla. Sen tehtävänä on tarjota nopeasti ja joustavasti kaikki virallisten kokousten ja tilaisuuksien järjestämiseen tarvittavat palvelut.

Osasto vastaa myös Eurooppa-neuvoston puheenjohtajan ja hänen kabinettinsa protokolla-, logistiikka- ja matkajärjestelyistä Belgiassa ja ulkomailla.

Osasto muodostuu tällä hetkellä noin 200 henkilöstä ja neljästä yksiköstä: ”Protokolla”, ”Kokoukset”, ”Ateriapalvelut” ja ”Tuki”, ja sen vuotuinen budjetti on yli 100 miljoonaa euroa.

Protokollayksikkö vastaa tämänhetkisessä ainutlaatuisessa ja haastavassa geopoliittisessa tilanteessa kaikista Eurooppa-neuvoston ja neuvoston protokollajärjestelyistä, joita ovat esimerkiksi Brysselissä pidettävät kahdenväliset huippukokoukset, kolmansien maiden suurlähettiläiden akkreditointitilaisuudet, suurlähettiläiden sekä valtion- tai hallitusten johtajien tasolla järjestettävät ateriat Brysselissä tai muualla, ja EU:n osallistuminen korkean tason tapahtumiin ulkomailla. Yksikkö muodostuu kolmesta protokollatiimistä, joiden vastuualueet ovat: saapuvat vierailut ja korkean tason tapahtumat; protokollan mukaiset ateriat ja vastaanotot; ja Eurooppa-neuvoston puheenjohtajan ja hänen kabinettinsa neuvoston pääsihteeristön ulkopuolelle suuntautuvat virkamatkat. Lisäksi yksikköön kuuluu vastaanottopalveluista ja puhelinvaihteesta vastaava toimisto.

Tarjoamme

Tehtävänäsi on protokolla- ja kokousosaston (ORG.2) johtajan ja protokollapäällikön alaisuudessa johtaa, tukea ja motivoida dynaamisessa ja haastavassa ympäristössä työskentelevää noin 30 sitoutuneen työntekijän yksikköä.

Sinun edellytetään johtavan yksikköä ja organisoivan sen toiminnan ja resurssit niin, että se voi toimia reaktiivisesti ja joustavasti sekä tarjota vaaditut palvelut – tarvittaessa tavanomaisen virka-ajan ulkopuolella.

Sinun odotetaan investoivan henkilöstön kehittämiseen ja varmistavan, että työntekijät menestyvät työssään.

Huolehdit tehokkaasta viestinnästä ja yhteistyöstä yksikössä sekä pääsihteeristön muiden osastojen ja yksiköiden ja ulkopuolisten sidosryhmien kanssa.

Vastaat esimerkiksi kahdenvälisten huippukokousten, kolmansien maiden suurlähettiläiden akkreditointitilaisuuksien, allekirjoitustilaisuuksien ja protokollan mukaisten lahjojen organisoinnista. Hallinnoit kaikkia Eurooppa-neuvostoon, neuvostoon sekä pääsihteeristön johtavien virkahenkilöiden luokse tehtäviä protokollan mukaisia vierailuja (suurlähettiläs- tai korkeamman tason vierailut). Lisäksi vastaat protokollajärjestelyistä, jotka liittyvät monenvälisiin huippukokouksiin, korkean tason aterioihin, vastaanottoihin ja seremonioihin. Olet myös vastuussa Eurooppa-neuvoston puheenjohtajan ja hänen kabinettinsa pääsihteeristön rakennusten ulkopuolelle suuntautuvien virkamatkojen organisoinnista.

Johdat pääsihteeristön vastaanottopalveluista ja puhelinvaihteesta vastaavaa toimistoa.

Hallinnoit budjettikohtia, jotka koskevat protokollaan kuuluvia tavaroita, kuten lahjoja, kukkia ja mitaleita sekä tietyntyyppisiä aterioita, ja varmistat tällä alalla tehtyjen sopimusten toteuttamisen.

Huolehdit siitä, että pääsihteeristöllä on riittävät ja ajantasaiset tiedot omista protokollatehtävistään sekä tarvittaessa jäsenvaltioista ja kolmansista maista. Varmistat, että protokollan mukaisista tapahtumista säilytetään täydelliset ja organisoidut asiakirjat tietosuojaselosteiden mukaisesti.

Apulaisprotokollapäällikkönä avustat protokollapäällikköä ja/tai toimit tarvittaessa hänen sijaisenaan protokollatuen tarjoamisessa Eurooppa-neuvoston puheenjohtajalle tai Eurooppa-neuvostolle missä päin maailmaa tahansa tapahtumasta riippuen.

Voit suunnitella ja järjestää työsi joustavasti ottaen huomioon työajat ja yksikön tarpeet. Epätyypilliset työajat liittyvät säännöllisesti monimutkaisten tai korkean tason tapahtumien järjestämiseen. Lomat ja poissaolot on sovitettava tapahtumien aikataulun mukaan. Toimen operatiivinen luonne edellyttää tiivistä fyysistä läsnäoloa, eikä se sovellu säännölliseen etätyöhön. Sinä ja henkilöstösi voitte kuitenkin hyödyntää neuvoston pääsihteeristön joustavia työjärjestelyjä, kuten satunnaista etätyöskentelyä.

Tämä toimi edellyttää säännöllistä matkustamista, ja työmatkat suuntautuvat yleensä EU:n ulkopuolelle. Sinun edellytetään olevan saavutettavissa lyhyellä varoitusajalla ja säännöllisten työaikojen ulkopuolella.

Mitä haemme

Haemme johtajaa, jolla on ennen kaikkea hyvät diplomaattiset taidot ja vankka geopoliittinen kokonaiskäsitys.

Hänellä on oltava vahvat vuorovaikutustaidot ja kyky ymmärtää kulttuurien välisiä eroja, ja hänen on kyettävä luomaan ja pitämään yllä ammatillisia suhteita monenlaisten sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa.

Hänellä edellytetään olevan hyvä tietämys EU:n politiikoista ja toimielimistä. Kansallisena diplomaattina muun muassa ulkomaan tehtävissä saatu kokemus katsotaan eduksi.

Suurten tapahtumien, joihin on osallistunut korkean tason poliittisia edustajia, järjestämisestä saatu kokemus sekä protokollasääntöjen tuntemus katsotaan niin ikään eduksi.

Palveluhenkinen asenne, ennakointi, välitön reagointi ja luovuus ongelmien ratkaisussa ovat tehtävän kannalta keskeisiä, kuten koko osaston henkilöstön tehtävissä.

Tulevan yksikönpäällikön on osoitettava kriisinsietokykyä ja joustavuutta sekä kyettävä mukautumaan lyhyellä aikavälillä. Vahvat organisointi- ja viestintätaidot ovat ehdottomasti tarpeen.

Kaikkien pääsihteeristön johtajien odotetaan antavan neuvontaa hierarkialleen ja sidosryhmilleen, hallinnoivan henkilöstöä ja varoja sekä edustavan pääsihteeristöä. Näitä odotuksia selvitetään neuvoston pääsihteeristön horisontaalisessa johtajaprofiilissa (1).

Lisäksi edellytämme seuraavaa:

—	johtajuustaitoja ja kykyä ohjata, motivoida ja voimaannuttaa henkilöstöä monikulttuurisessa ja moninaisessa ympäristössä erityisesti henkilöstön kehittämisen näkökulmasta sekä kykyä edistää moninaisuutta ja osallistamista,

—	kykyä kuunnella sidosryhmien näkemyksiä ja vastata aktiivisesti näkemyksiin ja tarpeisiin sekä ohjata niitä kohti rakentavia tuloksia,

—	kykyä käydä avointa vuoropuhelua henkilöstön kanssa tavoitteena luoda rakentava ja myönteinen työilmapiiri, edistää aktiivisesti innovointia ja kuunnella henkilöstön ajatuksia uusista lähestymistavoista, uusista työtavoista ja uusimman teknologian soveltamisesta,

—	kykyä helpottaa yhteistyötä monialaisissa hankkeissa ja asioissa, myös muiden yksiköiden henkilöstön kanssa, ja varmistaa johdonmukaisuus koko organisaation kattavilla eri työskentelysaroilla,

—	kykyä suunnitella ennakoivasti, myös henkilöstö-, rahoitus-, talousarvio- ja logistiikka-asioissa, sekä kykyä priorisoida, koordinoida ja organisoida työtä useiden rinnakkaisten toimien suhteen,

—	kykyä kantaa vastuuta sekä omasta että tiimin suorituksesta ja tehdyistä päätöksistä esimerkillisen toiminnan ja oman kehityksen hallinnan avulla,

—	kykyä hallita muutoksia ja tukea henkilöstöä muutoksissa,

—	kykyä edustaa yksikköä sisäisesti ja pääsihteeristöä toimielinten välisesti. Pääsihteeristö noudattaa johtajien liikkuvuuspolitiikkaa, minkä vuoksi heillä odotetaan olevan laaja-alainen kokemus. Ehdokkaiden olisi oltava valmiita työskentelemään eri toiminta-aloilla uransa aikana pääsihteeristössä.

REKRYTOINTIPOLITIIKKA

Hakijan on tointa hakiessaan täytettävä seuraavat edellytykset:

a)	Yleiset edellytykset — hän on jonkin Euroopan unionin jäsenvaltion kansalainen — hänellä on täydet kansalaisoikeudet — hän on täyttänyt asevelvollisuutta koskevan lainsäädännön mukaiset velvollisuutensa

b)

Erityisedellytykset — korkeakoulututkinto (2), — vähintään 12 vuoden asiaankuuluva työkokemus. Lisäksi vaaditaan todistettua kokemusta työryhmien johtamisesta. — Koska englantia ja ranskaa käytetään laajalti viestinnässä pääsihteeristön sisällä ja muiden toimielinten kanssa, hakijalta edellytetään näistä toisen erinomaista ja toisen hyvää taitoa. Muiden EU:n virallisten kielten sekä muiden kuin EU:n kielten taito katsotaan eduksi.

Huom.

(1)

Toimi edellyttää turvallisuusselvitystä, joka mahdollistaa pääsyn turvallisuusluokiteltuihin (SECRET UE/EU SECRET -turvallisuusluokan) asiakirjoihin. Tointa hakevien on annettava suostumuksensa turvallisuusselvityksen tekemiseen neuvoston päätöksen 2013/488/EU mukaisesti (3). Nimitys toimeen tulee voimaan ainoastaan sillä edellytyksellä, että valitulla hakijalla on todistus asianmukaisesta turvallisuusselvityksestä. Hakijalle, jolla ei ole turvallisuusselvitystä, tarjotaan väliaikaista sopimusta, kunnes turvallisuusselvitysmenettely saadaan päätökseen.

(2)	Valitun hakijan on oltava valmis osallistumaan neuvoston pääsihteeristön johdon koulutukseen.

VALINTAMENETTELY

Tehtävään sopivia hakijoita valittaessa nimittävää viranomaista avustaa neuvoa-antava valintalautakunta. Neuvoa-antavaa valintalautakuntaa avustaa ulkoisten henkilöstövalintakonsulttien hoitama arviointikeskus. Arviointikeskuksen samantyyppistä tointa koskevien lausuntojen voimassaolo päättyy kahden vuoden kuluttua siitä päivästä, jona asiaankuuluvat kokeet pidettiin taikka neuvoston pääsihteeristön ja kyseisen arviointikeskuksen välisen puitesopimuksen lakatessa olemasta voimassa, sen mukaan kumpi päivä on aikaisempi.

Neuvoa-antava valintalautakunta selvittää ensi vaiheessa kaikkien samaa toimea hakevien hakijoiden pätevyyden, työkokemuksen ja motivaation ja vertailee näitä tietoja hakemusten perusteella. Neuvoa-antava valintalautakunta laatii tämän vertailun perusteella luettelon sopivimmiksi katsomistaan hakijoista, jotka kutsutaan ensimmäiseen haastatteluun. Koska esivalinta perustuu hakemusten vertailuun, vapaana olevan toimen vaatimusten täyttäminen ei takaa kutsua ensimmäiseen haastatteluun. Neuvoa-antava valintalautakunta valitsee haastatelluista hakijoista ne, jotka kutsutaan arvioitaviksi arviointikeskukseen ja toiseen haastatteluun neuvoa-antavan valintalautakunnan kanssa.

Valintamenettelyn alustava aikataulu on seuraava:

—	haastatteluihin valituille hakijoille ilmoitetaan asiasta maaliskuun 2022 ensimmäisellä puoliskolla

—	ensimmäiset haastattelut on tarkoitus järjestää maaliskuun 2022 puoliväliin mennessä

—	arviointikeskusvaihe on tarkoitus järjestää maaliskuun 2022 toisella puoliskolla

—	toinen haastattelukierros on tarkoitus järjestää huhtikuun 2022 ensimmäisellä puoliskolla.

Huom. Edellä esitetty aikataulu on vain suuntaa-antava ja riippuu erityisesti covid-19-pandemian vuoksi asetettujen rajoittavien toimenpiteiden vaikutuksista.

OIKEUSPERUSTA

Paikka on ilmoitettu avoimeksi kaikissa Euroopan unionin toimielimissä ja toimielinten ulkopuolella Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen (4) 29 artiklan 1 ja 2 kohdan mukaisesti.

HUOMAUTUS

Koska kyseessä on erityistä luotettavuutta edellyttävä tehtävä, siinä toimiva henkilöstön jäsen voidaan viiden vuoden jälkeen velvoittaa vaihtamaan tehtävää.

MITEN PAIKKAA HAETAAN?

Hakuaika päättyy 28. helmikuuta 2022 klo 12.00 (Brysselin aikaa).

Hakemukset hyväksytään ainoastaan sähköpostitse, ja ne on lähetettävä seuraavaan osoitteeseen: applications.management@consilium.europa.eu (5) hakuajan päättymisajankohtaan mennessä. Myöhässä tulleita hakemuksia ei oteta huomioon.

Edellä ilmoitettua sähköpostiosoitetta on käytettävä kaikessa valintamenettelyä koskevassa kirjeenvaihdossa. (Sähköpostin asiakenttään on merkittävä: CONS/AD/176/22)

Hakijoiden on ennen hakemuksen toimittamista tarkistettava huolellisesti, että he täyttävät kaikki edellä kohdassa ”Rekrytointipolitiikka” esitetyt hakuedellytykset. Jos ne eivät täyty, hakija suljetaan automaattisesti valintamenettelyn ulkopuolelle.

Jotta hakemus voidaan ottaa huomioon, sen on sisällettävä seuraavat asiakirjat pdf-muodossa (Huom. Lukittuja, salasanalla suojattuja tai sähköisesti allekirjoitettuja asiakirjoja ei hyväksytä):

a)

asianmukaisesti täytetty ja päivätty hakulomake (tiedosto nimetään seuraavasti: ”XXX (HAKIJAN SUKUNIMI) – Application form.pdf”) voit ladata sähköisen hakulomakkeen (EN tai FR) klikkaamalla alla olevaa linkkiä tai kopioimalla linkin osoitteen selaimesi osoitekenttään (6): https://www.consilium.europa.eu/media/53249/gsc-application_form_senior_management_en.docx https://www.consilium.europa.eu/media/53248/gsc-application_form_senior_management_fr.docx

b)

yksityiskohtainen, mieluiten Europass-muotoinen (http://europass.cedefop.europa.eu) englannin- tai ranskankielinen ansioluettelo (7), joka kattaa hakijan koko työuran ja josta ilmenevät muun muassa hakijan tutkinnot, kielitaito, työkokemus ja nykyiset työtehtävät (tiedosto nimetään seuraavasti: ”XXX (HAKIJAN SUKUNIMI) – CV.pdf”)

c)	hakijan omat hakuperustelut englanniksi tai ranskaksi (tiedosto nimetään seuraavasti: ”XXX (HAKIJAN SUKUNIMI) – Motivation Letter.pdf”)

d)	kopiot tutkinto- ja työtodistuksista yhtenä pdf-tiedostona. Pelkkä kohdassa b mainitun ansioluettelon lähettäminen ei riitä. Liitteiden on oltava peräisin kolmannelta osapuolelta (tiedosto nimetään seuraavasti: ”XXX (HAKIJAN SUKUNIMI) – Supporting documents.pdf”).

Jos näitä asiakirjoja ei ole liitetty hakemukseen, hakemus hylätään.

Kaikki kohdassa d tarkoitetut hakemuksen liitteet on numeroitava järjestysluvuin (liite 1, 2 jne.) ja ryhmiteltävä edellä esitetyn mukaisesti.

Hakemuksia, jotka lähetetään postitse tai pilvipalveluun perustuvien tiedontallennusratkaisujen tai tiedostojen jakamiseen tarkoitettujen foorumien kautta, ei oteta huomioon.

Valituiksi tulleita hakijoita pyydetään esittämään edellä mainitut asiakirjat alkuperäisinä.

Hakijat saavat sähköpostitse vahvistuksen hakemuksensa vastaanottamisesta. Sähköpostiviestien toimittamiseen liittyviä teknisiä ongelmia ei voida kuitenkaan koskaan kokonaan poistaa. Tästä syystä, jos et saa sähköpostiviestiä, jossa vahvistetaan hakemuksesi vastaanottaminen, ota yhteyttä osoitteeseen applications.management@consilium.europa.eu. Tee tarvittavat hakemuksen vastaanottamista koskevat tarkistukset hakuajan päättymispäivää seuraavalla viikolla, koska neuvoa-antava valintalautakunta aloittaa työnsä pian sen jälkeen.

MONINAISUUS JA OSALLISUUS

Neuvoston pääsihteeristö on moninaisuutta ja osallisuutta tarjoava työnantaja. Lisätietoja asiaa koskevassa lausunnossa https://www.consilium.europa.eu/fi/general-secretariat/jobs/diversity-and-inclusion/

HAKEMUSTEN UUDELLEENKÄSITTELY

Valituksia, muutoksenhakua ja kantelua Euroopan oikeusasiamiehelle koskevat menettelyt ovat tämän ilmoituksen liitteessä I.

TIETOSUOJA

Tämän valintamenettelyn yhteydessä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevat säännöt ovat tämän ilmoituksen liitteessä II.

---

(1)  https://www.consilium.europa.eu/media/53257/gsc-manager-profile-fi.pdf

(2)  Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen, jäljempänä ”henkilöstösäännöt”, 5 artiklan 3 kohdan c alakohdan mukaan hakijalla on oltava vähintään

i)	yliopisto-opintoja vastaavan koulutustason suorittamisesta annettu tutkintotodistus, kun yliopisto-opintojen tavanomainen kesto on vähintään neljä vuotta, taikka

ii)	yliopisto-opintoja vastaavan koulutustason suorittamisesta annettu tutkintotodistus ja vähintään vuoden pituinen soveltuva työkokemus, kun ylipisto-opintojen tavanomainen kesto on vähintään kolme vuotta.

(3)  Neuvoston päätös 2013/488/EU, annettu 23 päivänä syyskuuta 2013, EU:n turvallisuusluokiteltujen tietojen suojaamista koskevista turvallisuussäännöistä (EUVL L 274, 15.10.2013, s. 1).

(4)  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

(5)  Kyseessä on asiointisähköposti, jossa voidaan käsitellä vain viestejä, joiden luottamuksellisuustaso on ”Normaali”; (ei esimerkiksi ”Henkilökohtainen”, ”Yksityinen” tai ”Luottamuksellinen”). Sen vuoksi on syytä valita vaihtoehto ”Normaali”. Sähköpostin enimmäiskoko on 25 MB. Jos sähköpostiviestisi ja sen liitteet ylittävät tämän enimmäiskoon, jaa liitteet useisiin sähköpostiviesteihin.

(6)  Jos tarvitset lisätietoja ja/tai jos sinulla on teknisiä ongelmia, lähetä sähköposti osoitteeseen: applications.management@consilium.europa.eu

(7)  Ansioluetteloon ei saa liittää valokuvia.