KOMISSION TIEDONANTO

Yrityskeskittymien valvonnasta annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 139/2004 täytäntöönpanosta ja komission asetuksen (EY) N:o 802/2004 kumoamisesta annetun komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) N:o 2023/914 3 artiklan 2 kohdan, 13 artiklan 3 kohdan sekä 20 ja 22 artiklan mukainen tiedonanto

(2023/C 160/02)

Yrityskeskittymien valvonnasta annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 139/2004 täytäntöönpanosta 20 päivänä huhtikuuta 2023 annetun komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) 2023/914 (1), (”täytäntöönpanoasetus”), 3 artiklan 2 kohdassa, 13 artiklan 3 kohdassa sekä 20 ja 22 artiklassa edellytetään, että ilmoitukset, perustellut lausunnot, huomautukset komission väitetiedoksiannoista, asianomaisten yritysten tarjoamat sitoumukset ja RM-lomake on toimitettava komissiolle muodossa, joka esitetään Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Komissio esittää tässä asiakirjassa täytäntöönpanoasetuksen 3 artiklan 2 kohdan, 13 artiklan 3 kohdan sekä 20 ja 22 artiklan mukaisesti muodon, jossa ilmoitukset, perustellut lausunnot, huomautukset komission väitetiedoksiannoista, asianomaisten yritysten tarjoamat sitoumukset ja RM-lomake (”asiakirjat”), olisi toimitettava.

1. Tapa, jolla asiakirjat toimitetaan komissiolle

Kooltaan alle 10 gigatavun asiakirjat olisi lähetettävä sähköisesti käyttäen EU Send -verkkopalvelua (”EU Send”), joka on komission verkkopohjainen tiedonvaihtoalusta asiakirjojen suojattua lähettämistä varten (2). EU Send edellyttää ennakkorekisteröitymistä ja asettaa sen kautta toimitettaville asiakirjoille kokorajoituksia, jotka voivat muuttua. Jos lähetys on kooltaan alle 10 gigatavua, mutta ylittää EU Sendin kokorajoitukset, se olisi lähetettävä useassa osassa.

EU Send -lähetyksissä on oltava mukana EU Sendin oma lähetyslomake. Lähetyslomake on täytettävä todenmukaisesti.

Kooltaan yli 10 gigatavun lähetykset voidaan toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjattuna lähetyksenä komission kilpailupääosastoon USB 2.0- tai USB 3.0 -liitännällä varustetulla kovalevyllä Microsoft Windows -yhteensopivalla tavalla formatoituna tiivistämättömänä datana.

Kirjattuna lähetyksenä tai henkilökohtaisesti toimitettavat asiakirjat olisi osoitettava kilpailupääosastolle sen verkkosivuilla ilmoitettuun osoitteeseen (3). Asiakirjojen toimittaminen muille komission yksiköille voi johtaa viivästyksiin.

2. Asiakirjojen sähköinen allekirjoittaminen

Tässä kohdassa esitetään tekniset vaatimukset, jotka koskevat sähköisesti toimitettujen asiakirjojen allekirjoittamista (jos allekirjoitus vaaditaan). Vaatimuksia sovelletaan EU Sendin kautta lähetettyihin ja komissiolle ulkoisilla tallennusvälineillä toimitettuihin asiakirjoihin.

Jotta sähköisesti toimitetut asiakirjat voidaan katsoa päteviksi, ne on allekirjoitettava käyttäen vähintään yhtä asetuksen (EU) N:o 910/2014 (4) (”eIDAS-asetus”) vaatimukset täyttävää hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta (Qualified Electronic Signature, QES). Ainoastaan QES-allekirjoituksilla on kaikissa jäsenvaltioissa nimenomaisesti tunnustettu olevan vastaava oikeusvaikutus kuin käsin tehdyillä allekirjoituksilla. Sen vuoksi muun tyyppisiä sähköisiä allekirjoituksia, kuten skannattuja allekirjoituksia tai eIDAS-asetuksen mukaisia kehittyneitä sähköisiä allekirjoituksia, jotka eivät täytä QES-vaatimuksia, ei hyväksytä.

QES-allekirjoituksen muodon on oltava jonkin komission täytäntöönpanopäätöksessä (EU) 2015/1506 (5) mainitun muodon tai sen viimeisimmän eritelmän, sellaisena kuin Euroopan telealan standardointilaitos ETSI on sen julkaissut, mukainen.

Hyväksytyt luottamuspalvelut (Qualified Trust Service) voidaan hankkia eIDAS-asetuksen mukaisesti päteviltä luottamuspalvelujen tarjoajilta (Qualified Trust Service Provider, QTSP). QTSP-palveluntarjoajat ovat kaupallisia palveluntarjoajia ja EU:n luottamusjärjestelmän (European Union Trust Scheme) hyväksyttyjä jäseniä. QTSP-palveluntarjoajat luetellaan Trusted List Browser -palvelussa (6).

Lähettäjän on omalla vastuullaan hankittava kaikki digitaaliset välineet tai laitteistot, jotka mahdollistavat QES-allekirjoituksen, kuten hyväksytyt sähköiset varmenteet ja hyväksytyt sähköiset allekirjoituslaitteet.

10.

Komissio validoi QES-allekirjoitetut asiakirjat. Jotta voidaan lisätä varmuutta siitä, että kilpailupääosasto pystyy validoimaan QES-allekirjoituksen, sitä voidaan testata käyttämällä QTSP-palveluntarjoajaa, joka tarjoaa maksullista hyväksyttyä validointipalvelua (7). Kokeilutarkoituksiin voidaan käyttää myös komission DSS-verkkosovellusta (8). Epäselvyyksien välttämiseksi on syytä muistaa, että tätä alustaa ei saa käyttää tapaukseen liittyvien asiakirjojen eikä luottamuksellisten tai tapauskohtaisten tietojen toimittamiseen.

11.

Allekirjoitetut asiakirjat eivät saa olla salattuja eivätkä sisältää muita varmenteita kuin QES-varmenteita.

12.

QES-metatietojen on vastattava allekirjoittajan yhteystietoja. Kun asiakirjan allekirjoittamiseen käytetään yhtä tai useampaa QES-allekirjoitusta, on ilmoitettava tiedoksi allekirjoittajan yhteystiedot ja asiakirjan lopussa on oltava maininta ”[allekirjoitettu sähköisesti]”. Sähköisen allekirjoituksen visuaalinen esittäminen on vapaaehtoista, eikä se tuo oikeudellista lisäarvoa.

13.

Allekirjoitetun asiakirjan muuttaminen mitätöi sen mahdolliset aiemmat sähköiset allekirjoitukset. Asiakirjaa ei sen vuoksi pitäisi muuttaa yhden tai useamman QES-allekirjoituksen jälkeen.

14.

QES-menetelmällä sähköisesti allekirjoitettuja asiakirjoja ei saa lukita eikä suojata salasanalla. Näin komission ohjelmisto voi avata asiakirjan ja tarkastaa QES-allekirjoituksen pätevyyden.

3. Sähköisesti toimitettujen asiakirjojen tekniset vaatimukset

15.

Tässä kohdassa esitetään tekniset vaatimukset sähköisesti toimitettaville asiakirjoille, mukaan lukien EU Sendin kautta lähetettävät ja ulkoisilla tallennusvälineillä toimitettavat asiakirjat.

16.

Kaikki sähköisessä muodossa toimitettavat asiakirjat on ennen toimittamista todettava virustarkistuksella virusvapaiksi. Komissio poistaa kaikki virustartunnan saaneet tiedostot ja tuhoaa kaikki virustartunnan saaneet ulkoiset tallennusvälineet. Tiedostojen poistamisen tai tuhoamisen myötä lähetyksestä voi tulla epäpätevä tai epätäydellinen.

17.

EU Send -sovelluksella lähetetyt asiakirjat eivät saa olla salattuja. Ulkoisilla tallennusvälineillä toimitettavien asiakirjojen tapauksessa on erittäin suositeltavaa käyttää salausta. Salauksen olisi kohdistuttava ainoastaan tallennusvälineeseen. Välineelle tallennettuja yksittäisiä asiakirjoja ei pitäisi suojata salasanalla. Salauksenpurkukoodit olisi lähetettävä erikseen.

18.

Kaikkien asiakirjojen on oltava PDF-muodossa (Portable Document Format) tai taulukkolaskentamuodossa (XLSX) (jollei jäljempänä olevasta 21 kohdasta muuta johdu). PDF-muotoisiin asiakirjoihin on voitava tehdä hakuja ja niiden on oltava joko digitaalisesti luotuja PDF-tiedostoja tai optisen merkintunnistuksen (Optical Character Recognition, OCR) mahdollistavalla tavalla skannattuja tiedostoja. XLSX-muotoiset asiakirjat on toimitettava siten, että kaikki taustadata on nähtävissä ja kaikki taustalla olevat kaavat ja algoritmit koskemattomia.

19.

Asiakirjojen tiedostonimet olisi annettava niin, että CO-lomakkeen, yksinkertaistetun CO-lomakkeen, RS-lomakkeen tai RM-lomakkeen kyseinen kohta on helposti tunnistettavissa. Kunkin asiakirjan tiedostonimessä olisi oltava myös sen menettelyn numero, johon se liittyy. Asiakirjojen tiedostonimiin ei saa sisältyä erikoismerkkejä tai ei-latinalaisia merkkejä, ja koko tiedostopolun pituus saa olla enintään 250 merkkiä.

20.

PDF-asiakirjan jokainen sivu on merkittävä yritystunnisteella ja juoksevalla tunnusnumeroinnilla (esim. ABC-00000001).

4. CO-lomakkeen 5.4 kohdan mukaisesti toimitettavia sisäisiä asiakirjoja koskevat lisävaatimukset

21.

Asiakirjat on toimitettava alkuperäisessä muodossa (eli niitä ei saa muuntaa PDF-tiedostoiksi, joita toimitetaan komissiolle osana CO-lomaketta).

22.

Sähköpostit ja muut tiedostot on toimitettava erillisinä tiedostoina (ne eivät saisi olla muodossa ”.pst”, ”.zip” tai ”.nsf”). ”.nsf”-tiedostot olisi muunnettava johonkin yksittäisviestimuotoon (kuten ”.msg” tai ”.eml”).

23.

Asiakirjat on toimitettava kokonaisuudessaan ilman poistoja. Kaikkien taustalla olevien metatietojen on oltava koskemattomia. Toistoja poistavia tai sähköposteja yhteenliittäviä ohjelmia ei saa käyttää.

5. Vaihtoehtoiset tavat allekirjoittaa asiakirjoja ja toimittaa niitä kilpailupääosastolle

24.

Jos EU Send ei ylläpitosyistä tai komissiosta riippumattomista teknisistä syistä ole käytettävissä, ottakaa välittömästi yhteyttä EU Send -käyttäjätukeen (COMP-EU-SEND@ec.europa.eu). Tätä sähköpostiosoitetta ei pidä käyttää asiakirjojen toimittamiseen eikä luottamuksellisten tai tapauskohtaisten tietojen käsittelyyn.

25.

Jos lähettäminen EU Sendin kautta ei ole teknisesti mahdollista ja komissio sallii poikkeuksellisesti muiden toimitustapojen käytön, alle 10 gigatavun kokoiset asiakirjat voidaan toimittaa kilpailupääosastoon henkilökohtaisesti tai kirjattuna lähetyksenä. Tällöin asiakirjat on toimitettava ulkoisella tallennusvälineellä, kuten USB-tikulla, CD-levyllä tai DVD-levyllä, tai USB 2.0- tai USB 3.0 -liitännällä varustetulla kovalevyllä Microsoft Windows -yhteensopivalla tavalla formatoituna tiivistämättömänä datana. Näiden asiakirjojen on oltava digitaalisesti QES-allekirjoitettuja.

26.

Jos asiakirjojen QES-allekirjoittaminen ei ole mahdollista ja komissio sallii poikkeuksellisesti vaihtoehtoiset allekirjoitustavat, koko asiakirjakokonaisuudesta voidaan toimittaa käsin allekirjoitettu paperikopio henkilökohtaisesti tai kirjattuna lähetyksenä kilpailupääosastoon. Tässä tapauksessa mukaan on liitettävä tiedoksi kaksi digitaalista kopiota koko asiakirjakokonaisuudesta ulkoisilla tallennusvälineillä (kuten USB-tikulla, CD-levyllä tai DVD-levyllä tai USB 2.0- tai USB 3.0 -liitännällä varustetulla kovalevyllä Microsoft Windows -yhteensopivalla tavalla formatoituna tiivistämättömänä datana). Asiakirjakokonaisuuteen on liitettävä myös käsin allekirjoitettu vakuutus siitä, että allekirjoitettu paperikopio ja digitaaliset kopiot ovat identtiset.

6. Soveltamisajankohta

27.

Tähän tiedonantoon sisältyviä ohjeita sovelletaan täytäntöönpanoasetuksen voimaantulopäivästä alkaen.

(1) EUVL L 119, 5.5.2023, s. 22.

(2) EU Sendin (tunnetaan myös nimellä ”eTrustEx”) käyttöohjeet: https://ec.europa.eu/competition-policy/mergers/practical-information_en.

(3) https://ec.europa.eu/competition-policy/mergers/practical-information_en.

(4) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 910/2014, annettu 23 päivänä heinäkuuta 2014, sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisiin transaktioihin liittyvistä luottamuspalveluista sisämarkkinoilla ja direktiivin 1999/93/EY kumoamisesta, saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2014.257.01.0073.01.FIN.

(5) Komission täytäntöönpanopäätös (EU) 2015/1506, annettu 8 päivänä syyskuuta 2015, eritelmien vahvistamisesta sellaisia kehittyneiden sähköisten allekirjoitusten ja kehittyneiden leimojen muotoja varten, jotka julkisen sektorin elinten on tunnustettava sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisiin transaktioihin liittyvistä luottamuspalveluista sisämarkkinoilla annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 910/2014 27 artiklan 5 kohdan ja 37 artiklan 5 kohdan mukaisesti (EUVL L 235, 9.9.2015, s. 37).

(6) Jäsenvaltiokohtaiset luettelot QTSP-palveluntarjoajista: https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home. Ainoastaan ”QCert for ESig”-merkityt QTSP-palveluntarjoajat voivat tarjota sähköisen allekirjoituksen hyväksytyn varmenteen, jota QES-järjestelmä edellyttää.

(7) Jäsenvaltiokohtaiset luettelot QTSP-palveluntarjoajista: https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home. ”QVal for QESig”-merkityt QTSP-palveluntarjoajat voivat tarjota hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten hyväksyttyä validointipalvelua.

(8) Komission DSS-verkkosovellus: https://ec.europa.eu/cefdigital/DSS/webapp-demo/validation.