EUROOPAN PARLAMENTIN PÄÄTÖSLAUSELMA (EU) 2020/1878,

annettu 14 päivänä toukokuuta 2020,

joka sisältää huomautukset, jotka ovat erottamaton osa päätöstä vastuuvapauden myöntämisestä Euroopan turvapaikka-asioiden tukiviraston (EASO) talousarvion toteuttamisesta varainhoitovuonna 2018

EUROOPAN PARLAMENTTI, joka

—	ottaa huomioon päätöksensä vastuuvapauden myöntämisestä Euroopan turvapaikka-asioiden tukiviraston talousarvion toteuttamisesta varainhoitovuonna 2018,

—	ottaa huomioon työjärjestyksen 100 artiklan ja liitteen V,

—	ottaa huomioon kansalaisvapauksien sekä oikeus- ja sisäasioiden valiokunnan lausunnon,

—	ottaa huomioon talousarvion valvontavaliokunnan mietinnön (A9-0077/2020),

toteaa, että Euroopan turvapaikka-asioiden tukiviraston tulo- ja menotaulukon (1) mukaan sen lopullinen talousarvio varainhoitovuodeksi 2018 oli 97 665 322 euroa, mikä merkitsee 12,52 prosentin lisäystä vuoteen 2017 verrattuna; toteaa, että lisäys liittyi operatiivisten toimien vahvistamiseen; toteaa, että viraston talousarvio rahoitetaan pääasiassa unionin talousarviosta (2);

ottaa huomioon, että tilintarkastustuomioistuin toteaa kertomuksessaan Euroopan turvapaikka-asioiden tukiviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2018 saaneensa kohtuullisen varmuuden siitä, että viraston tilit olivat luotettavat, ja saaneensa tarpeellisen määrän tarkastusevidenssiä siitä, että tilien perustana olevat tulot olivat lailliset ja sääntöjenmukaiset; panee kuitenkin merkille, että tilintarkastustuomioistuin esitti perustelut varauman sisältävälle lausunnolle varainhoitovuosien 2016 ja 2017 maksujen laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyvien havaintojensa perusteella; toteaa, että varainhoitovuosien 2016 ja 2017 vaikutuksia lukuun ottamatta 31 päivänä joulukuuta 2018 päättyneen varainhoitovuoden tilien perustana olevat maksut olivat tilintarkastustuomioistuimen mukaan kaikilta olennaisilta osiltaan lailliset ja sääntöjenmukaiset;

Vuotta 2017 koskevan vastuuvapausmietinnön seuranta

panee merkille viraston hallintoneuvoston 6. kesäkuuta 2018 tekemän päätöksen vapauttaa viraston edellinen pääjohtaja tehtävistään välittömästi; panee merkille, että virastoon nimitettiin väliaikainen pääjohtaja 6. kesäkuuta 2018 ja uusi pääjohtaja 16. kesäkuuta 2019; pitää myönteisenä viraston seurantakertomusta varainhoitovuotta 2017 koskevista parlamentin huomautuksista ja erityisesti viraston hallintoneuvoston, väliaikaisen pääjohtajan ja uuden pääjohtajan toteuttamia korjaavia toimenpiteitä viraston hallintorakenteen ja tehokkuuden parantamiseksi, avoimuuden palauttamiseksi ja luottamuksen rakentamiseksi; tukee ja pitää myönteisinä viraston vuoden 2019 hallintoa koskevassa toimintasuunnitelmassa esitettyjä toimenpiteitä; panee merkille uuden pääjohtajan 4. syyskuuta 2019 järjestetyssä julkisessa kuulemisessa ja talousarvion valvontavaliokunnassa 4. joulukuuta 2019 järjestetyssä virastojen kuulemisessa esittämän myönteisen viestin ja aikomuksen tehdä tulevaisuudessa tiivistä yhteistyötä;

Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksen tulos

pitää valitettavina OLAFin havaitsemia sääntöjenvastaisuuksia, jotka koskivat vuonna 2017 tapahtuneita hankintamenettelyjen rikkomista, unionin varojen väärinkäyttöä, huonoa hallintoa, aseman väärinkäyttöä henkilöresursseihin liittyvissä kysymyksissä, tietosuojasääntöjen rikkomista, häirintää ja henkilöstön jäsenten epäasiallista kohtelua; kehottaa jälleen virastoa tiedottamaan vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle OLAFin ehdottamiin toimenpiteisiin liittyvien jatkotoimenpiteiden toteuttamisesta; ymmärtää viraston pyynnön, että asiasta raportoitaisiin yksityiskohtaisemmin sopivissa puitteissa luottamuksellisuuteen ja tietosuojaan liittyvien kysymysten vuoksi;

panee merkille viraston hallintoneuvoston 6. kesäkuuta 2018 tekemän päätöksen vapauttaa viraston pääjohtaja tehtävistään välittömästi; korostaa kuitenkin, että varainhoitovuoden 2017 talousarvio toteutettiin viraston edellisen johdon valvonnassa; tähdentää, että tämä mietintö koskee varainhoitovuoden 2017 vastuuvapausmenettelyä; panee merkille, että uusi pääjohtaja on sitoutunut toteuttamaan merkittäviä uudistuksia, joilla varmistetaan vakaa hallinto;

Perusteet kielteiselle lausunnolle varainhoitovuoden 2017 tilien perustana olevien maksujen laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta

panee merkille vastuuvapauden myöntävän viranomaisen huomautukset ja havainnot, joiden mukaan virasto on erittäin riippuvainen riittävistä resursseista, ennen kaikkea jäsenvaltioiden sen käyttöön asettamista asiantuntijoista, ja toteaa, että jäsenvaltioille ja komissiolle on ilmoitettu asiantuntijoiden määrän olevan puutteellinen eri tasoilla; panee lisäksi merkille, että virasto on lisännyt paikallisten tilapäistyöntekijöiden käyttöä korvatakseen jäsenvaltioiden sen käyttöön asettamien ja lähettämien työntekijöiden puutetta ja että vuonna 2018 vain 26 prosenttia operatiivisten tarpeiden edellyttämästä henkilöstöstä oli jäsenvaltioiden asiantuntijoita; huomauttaa, että ilman väliaikaisten toimihenkilöiden käyttöä virasto ei pystyisi tarjoamaan ratkaisevan tärkeää tukea jäsenvaltioiden turvapaikkajärjestelmiä varten; panee merkille viraston ehdotuksen turvapaikkavalmiushenkilöiden luettelosta, jossa olisi 500 jäsenvaltioiden asiantuntijaa; kehottaa jäsenvaltioita ja komissiota kiireellisesti arvioimaan ja käsittelemään ehdotusta;

Talousarvio- ja varainhallinto

pitää valitettavana, että viraston vuotuiset talousarviot ovat vähäisiä eikä niissä ole aina riittäviä vararahastoja, joilla rahoitettaisiin odottamattomia, kiireellisiä operatiivisia tarpeita, ja että tämä aiheuttaa epävarmuutta talousarvion suhteen ja haittaa valmiussuunnittelua; panee merkille, että virasto käy jatkuvaa vuoropuhelua komission ja budjettivallan käyttäjien kanssa sen toiminnan suunnittelusta ja resurssien osoittamisesta; toteaa, että virasto käyttää osan assosioituneilta mailta saatavista rahoitusosuuksista ennakoimattomien toimintamenojen kattamiseen, erityisesti jäsenvaltioiden suunnittelemattomiin tukipyyntöihin vastaamiseen; kehottaa virastoa käsittelemään budjettirajoitteita edelleen tiiviisti yhdessä komission ja budjettivallan käyttäjien kanssa;

korostaa, että ehdotetut talousarvioon tehtävät leikkaukset voivat heikentää viraston mahdollisuuksia jatkaa asianmukaisesti toimeksiantonsa mukaisten tehtävien hoitamista eli tarvittavan tuen antamista jäsenvaltioille; muistuttaa, että viraston toimeksiantoa vahvistettaessa ja sen työmäärän lisääntyessä virastolle olisi osoitettava myös riittävät talousarviomäärärahat;

pitää myönteisenä viraston ja Frontexin yhteisen hallintoneuvoston uutta yhteistyöstrategiaa; panee lisäksi tyytyväisenä merkille, että virasto toimii aktiivisesti virastojen verkostossa yhteisten toimien virtaviivaistamiseksi esimerkiksi ehdottamalla luottamuksellista neuvontaa antavien henkilöiden palvelukseenottamista sekä osallistumalla puitesopimuksia koskeviin yhteisiin hankintamenettelyihin ja henkilöstön liikkuvuusohjelmiin; kannustaa vahvasti virastoa pyrkimään aktiivisesti lisäämään ja laajentamaan yhteistyötä kaikkien unionin virastojen kanssa; kiinnittää huomiota tilintarkastustuomioistuimen muuttoliikkeen hallintaa koskevassa erityiskertomuksessaan esittämään suositukseen varmistaa turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahaston ja viraston täydentävyys ja parempi keskinäinen koordinaatio; kehottaa virastoa kehittämään ajatusta päällekkäisiin tehtäviin liittyvien resurssien jakamisesta samantyyppisiä tehtäviä hoitavien virastojen kanssa;

Tuloksellisuus

panee merkille, että 31. joulukuuta 2018 henkilöstötaulukosta oli täytettynä vain 68,22 prosenttia ja että unionin talousarviossa hyväksytyistä 214 väliaikaisesta toimesta 146 oli täytettynä (verrattuna 155 hyväksyttyyn toimeen vuonna 2017); panee merkille, että vuonna 2018 virastossa työskenteli lisäksi 61 sopimussuhteista toimihenkilöä ja kolme kansallista asiantuntijaa; panee tyytyväisenä merkille, että viraston palvelukseenottosuunnitelman mukaan sillä on 500 henkilöstön jäsentä vuoteen 2020 mennessä;

panee merkille, että hallinto-osaston johtotason toimihenkilöistä on puutetta, sillä neljä viidestä johtotason paikasta oli joko täyttämättä tai niitä hoitaneet henkilöt oli vapautettu tehtävistään, mutta panee merkille viraston antaman vastauksen, jonka mukaan henkilöstöhallinnon ja turvallisuusyksikön päällikön avointa virkaa koskeva ilmoitus julkaistaan vuoden 2020 ensimmäisellä neljänneksellä; panee lisäksi merkille, että virastossa tehdyn uudelleenjärjestelyn johdosta rahoitus- ja hankintayksikön päällikön palvelukseenotto on meneillään ja tieto- ja viestintätekniikkayksikön päällikön virka täytettiin vuonna 2019; kehottaa virastoa toteuttamaan lisätoimia avoimien virkojen täyttämiseksi yhteistyössä komission ja jäsenvaltioiden kanssa ja pitämään vastuuvapauden myöntävän viranomaisen ajan tasalla tämän riskin lieventämiseksi toteutetuista korjaavista toimenpiteistä;

10.

pitää valitettavana, että tilintarkastustuomioistuimen kertomuksen mukaan viraston henkilöresurssien tilanne on huonontunut eksponentiaalisesti vuoden 2017 lopusta lähtien; panee merkille, että vuoden 2018 lopussa viraston henkilöstöä oli 216 ja että virasto lähetti 89 tarjouskirjettä ja allekirjoitti 60 sopimusta; toteaa kuitenkin, että vuoden 2018 lopussa 78 tointa oli edelleen täyttämättä; ilmaisee vakavan huolensa siitä, että tämä tilanne aiheuttaa huomattavan riskin viraston toiminnan jatkumiselle sen nykyisessä laajuudessa; panee merkille ylimmän johdon ilmaiseman sitoumuksen toteuttaa viraston palvelukseenottosuunnitelma avoimesti ja tehokkaasti;

11.

panee huolestuneena merkille, että vuonna 2018 ylimmässä johdossa oli vain miehiä (yhdeksän jäsentä), mutta toteaa, että epätasapainoinen sukupuolijakauma muuttui, kun vuonna 2019 pääjohtajaksi valittiin nainen; panee tyytyväisenä merkille, että hallintoneuvostossa on saavutettu sukupuolten tasapuolinen edustus (16 miestä ja 15 naista);

12.

panee merkille pääjohtajan hallintoneuvostolle 26. marraskuuta 2019 esittämän uuden organisaatiokaavion; katsoo, että henkilöstön uudelleenjärjestelyllä olisi edistettävä sisäisen valvonnan, laadunvarmistuksen ja riskinhallinnan vahvistamista sekä tilintarkastustuomioistuimen ja komission sisäisen tarkastuksen edellyttämien toimien noudattamista;

Henkilöstöpolitiikka

13.

panee huolestuneena merkille, että 31. joulukuuta 2018 henkilöstötaulukosta oli täytettynä vain 68,22 prosenttia ja että unionin talousarviossa hyväksytyistä 214 väliaikaisesta toimesta 146 oli täytettynä (verrattuna 155 hyväksyttyyn toimeen vuonna 2017); panee merkille, että vuonna 2018 virastossa työskenteli lisäksi 61 sopimussuhteista toimihenkilöä ja kolme kansallista asiantuntijaa;

14.

panee tyytyväisenä merkille jäsenvaltioissa toimivien turvapaikka-asioiden tukiryhmien ja muiden viraston puolesta toimivien henkilöryhmien asumisen osalta (tämä koskee esimerkiksi viraston oman henkilöstön, jäsenvaltioiden asiantuntijoiden ja sopimussuhteisten asiantuntijoiden erioikeuksia ja vapauksia), että virasto on sopinut isäntävaltiojärjestelystä Kyproksen kanssa heinäkuussa 2019, tekee isäntävaltiosopimuksen Kreikan kanssa tammikuussa 2020 ja sen oli määrä tehdä uusi sopimus Italian kanssa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 439/2010 (3) säännösten noudattamiseksi täysimääräisesti ja viraston muiden isäntävaltiojärjestelyjen mukaisesti; kehottaa virastoa ja komissiota etsimään edelleen yhdessä jäsenvaltioiden kanssa toimivia ratkaisuja turvapaikka-asioiden tukiryhmien ja muiden viraston puolesta toimivien henkilöryhmien asumisjärjestelyiden osalta;

15.

panee merkille viraston vastaukset tilintarkastustuomioistuimen huomautuksiin ja pyrkimykset käsitellä niitä uuden pääjohtajan alaisuudessa muun muassa asettamalla etusijalle isäntävaltiojärjestelyistä sopiminen Italian, Kreikan ja Kyproksen kanssa jäsenvaltioissa toimivien turvapaikka-asioiden tukiryhmien ja muiden viraston puolesta toimivien henkilöryhmien asumisjärjestelyiden osalta, lisäämällä palvelukseenottomenettelyjen avoimuutta ja vahvistamalla viraston oikeudellisia toimintoja vuoden 2019 aikana;

16.

panee merkille, että tilintarkastustuomioistuin on havainnut virastoissa kautta linjan suuntauksen, että tietotekniikan konsultointitehtäviin palkataan ulkopuolista henkilöstöä; kehottaa vähentämään mahdollisimman paljon ulkopuolisen henkilöstön palvelukseenotosta aiheutuvaa riippuvuutta tällä tärkeällä ja arkaluonteisella alalla mahdollisten riskien rajoittamiseksi;

17.

panee tilintarkastustuomioistuimen kertomuksesta merkille, että virasto käynnisti vuonna 2018 avoimen julkisia hankintoja koskevan menettelyn, jonka tarkoituksena oli tehdä puitesopimuksia vuokratyöntekijäpalveluiden toimittamisesta Italiassa; panee merkille, että virasto keskeytti menettelyn, koska se sai vain yhden tarjouksen ja koska virasto katsoi, ettei tarjousta voitu hyväksyä, sillä sen vaatima rahoitus olisi ylittänyt arvioidun enimmäisbudjetin; toteaa, että tilintarkastustuomioistuin havaitsi tarjouseritelmissä merkittävän virheen, jonka määrä oli 25 miljoonaa euroa; panee kuitenkin merkille, että virasto on hyväksynyt nämä havainnot sekä hyväksynyt ja toteuttanut seuraavat korjaavat toimenpiteet: vuokratyöntekijäpalveluja koskevan puitesopimuksen irtisanominen Italiassa, vuokratyöntekijäpalveluja koskevan uuden hankintamenettelyn käynnistäminen Italiassa, ylimääräisen jäsenvaltioiden asiantuntijoita koskevan haun käynnistäminen ja mahdollisuuksien mukaan muiden järjestelyjen käyttäminen asiantuntijoiden palkkaamiseksi siihen saakka kunnes uusi puitesopimus tulee voimaan, viraston palkkaamien vuokratyöntekijöiden määrän merkittävä vähentäminen tilapäisesti Italiassa ja toiminnan jatkuvuuden varmistaminen yhdessä Italian viranomaisten kanssa keskeisten tukitoimenpiteiden osalta; panee myös merkille, että uusi hankintamenettely saatettiin päätökseen ja uusi puitesopimus tehtiin joulukuussa 2019, jotta toiminnan jatkuvuus turvataan koko menettelyn ajan; kehottaa virastoa soveltamaan unionin julkisia hankintoja koskevia sääntöjä kurinalaisesti;

18.

panee merkille, että virasto hyödyntää IT-yritysten kanssa tehtyjä palvelusopimuksia, jotka on muotoiltu siten, että ne voisivat tarkoittaa vuokratyöntekijöiden osoittamista viranomaisen käyttöön sen sijaan, että toimitettaisiin selkeästi määriteltyjä IT-palveluita tai -tuotteita; muistuttaa, että vuokratyöntekijöiden osoittamista tarkasti määritettyihin, määräaikaisiin tehtäviin säännellään Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivillä 2008/104/EY (4) sekä jäsenvaltioiden hyväksymillä erityissäännöillä; toteaa, että sellaisten IT-palvelusopimusten hyödyntäminen, joilla hankitaan työvoimaa, ei ole unionin henkilöstösääntöjen eikä unionin sosiaalisten ja työllisyyttä koskevien sääntöjen mukaista; panee tyytyväisenä merkille, että virasto tarkisti aikaan ja resursseihin pohjautuvien sopimusten malliaan, jotta jokaiseen sopimukseen voitaisiin sisällyttää luettelo tuotoksista, jotka on sopimuksen mukaan saatava aikaan; kehottaa virastoa olemaan jatkossakin huolellinen ja varmistamaan, että sopimusten muotoilun avulla estetään kaikenlainen epäselvyys siitä, hankitaanko sopimuksilla IT-palveluita vai koskevatko ne tilapäistä työvoimaa;

Hankinnat

19.

panee viraston antamista tiedoista merkille, että se alkoi vuonna 2018 panna täytäntöön komission päätöstä väärinkäytösten paljastamisesta ja laati eturistiriitojen hallintaa ja ennaltaehkäisyä varten käytännön oppaan, joka hallintoneuvoston oli määrä hyväksyä vuoden 2019 kolmanteen neljännekseen mennessä, sekä säännöt väärinkäytösten paljastajien suojelemiseksi; panee tyytyväisenä merkille, että virasto on järjestänyt useita henkilöstölle suunnattuja etiikkaa käsitteleviä koulutustilaisuuksia, joissa on keskitytty erityisesti eturistiriitojen ennaltaehkäisyyn ja joissa on ollut erityisesti johtotason toimihenkilöille räätälöity osio; panee tyytyväisenä merkille, että eturistiriitoja koskevat säännöt on sisällytetty myös asiaankuuluviin toimintamenettelyihin ja -periaatteisiin; kehottaa virastoa kiinnittämään edelleen erityistä huomiota eturistiriitojen ennaltaehkäisyyn ja väärinkäytösten paljastamista koskevien sääntöjen ja menettelyjen asianmukaiseen täytäntöönpanoon;

20.

panee huolestuneena merkille, että vaikka virasto julkistaa verkkosivustollaan hallintoneuvostonsa jäsenten sidonnaisuuksia koskevat ilmoitukset ja ansioluettelot, se ei edelleenkään julkista ylimmän johdon sidonnaisuuksia koskevia ilmoituksia; kehottaa virastoa ryhtymään välittömästi toimiin asian suhteen;

Eturistiriitojen ennaltaehkäisy ja hallinta sekä avoimuus

21.

on tietoinen, että virastolla ei ollut vuoden 2018 lopussa sisäisen tarkastuksen yksikköä eikä komission sisäinen tarkastus ollut antanut kattavia tarkastuskertomuksia tammikuun 2018 jälkeen; toteaa lisäksi, että sellaisia jälkitarkastuksia koskevan järjestelmän luominen, joiden avulla tarkastettaisiin toimien laillisuus ja sääntöjenmukaisuus, oli alkuvaiheissaan; pitää myönteisenä viraston vastausta, jonka mukaan virasto on sopinut sisäisten kontrollien järjestelmää koskevista korjaavista toimenpiteistä ja dokumentoinut ne ja että näihin korjaaviin toimenpiteisiin lukeutuu sisäisen tarkastuksen yksikön perustaminen vuoden 2019 neljänteen neljännekseen mennessä sekä jälkikäteen suoritettavan sisäisen valvonnan yksikön perustaminen vuoden 2019 kolmanteen neljännekseen mennessä; panee tyytyväisenä merkille, että virasto rakentaa jälkitarkastusyksikköään ja että ensimmäinen jälkitarkastuksista vastaava virkamies otettiin palvelukseen vuoden 2019 neljännellä neljänneksellä ja lisää virkamiehiä otetaan palvelukseen vuoden 2020 alkupuoliskolla; toteaa, että virasto on kehittämässä sisäisen tarkastuksen yksikköään ja neuvottelee parhaillaan toisen, laajan kokemuksen alalta omaavan unionin viraston kanssa parhaan ratkaisun löytämiseksi virastolle; kehottaa virastoa tiedottamaan vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle tässä yhteydessä toteutetuista toimenpiteistä;

Sisäiset kontrollit

22.

pitää myönteisenä, että tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksessa EU:n virastoista varainhoitovuodelta 2018 todetaan, että virasto on ryhtynyt konkreettisiin ja myönteisiin toimiin, joilla se pyrkii parantamaan organisaationsa hallinto- ja ohjausjärjestelmää; panee merkille, että toimintasuunnitelman 61 toimenpiteestä 48 oli suoritettu, kun taas 13 toimenpidettä oli edelleen kesken tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen aikaan;

23.

pitää myönteisinä viraston syyskuussa 2019 hyväksymiä erityistä luotettavuutta edellyttäviä tehtäviä koskevia toimintaperiaatteita, jotka sisältävät suuntaviivat ja kriteerit johtoryhmälle riskinarvioinnin tekemiseksi, viraston erityistä luotettavuutta edellyttävien tehtävien yksilöimiseksi ja dokumentoimiseksi yhdessä sovittujen riskiä lieventävien kontrollien kanssa ja lisäksi erityistä luotettavuutta edellyttävän tehtävän arvioimiseksi ja riskiä lieventävien kontrollien dokumentoimiseksi vuoden 2020 ensimmäiseen neljännekseen mennessä;

24.

palauttaa mieliin, että virastolla ei ollut vuoden 2017 lopulla omaa oikeudellista yksikköä vaan edellisen pääjohtajan valvonnassa oli sen sijaan käytetty lukuisia asianajotoimistoja; panee kuitenkin merkille, että virasto laati vuonna 2018 luettelon kaikista sopimuksista, jotka koskivat oikeudellista neuvontaa, että vuonna 2019 viraston uusi johtava oikeudellinen neuvonantaja aloitti tehtävässään ja uusi oikeudellista neuvontaa koskeva, vanhat sopimukset korvaava puitesopimus allekirjoitettiin ja että vuonna 2020 on määrä ottaa palvelukseen useita muita oikeudellisia neuvonantajia; huomauttaa kuitenkin, että oikeudellisia asiakirjoja ei kuitenkaan edelleenkään tarkastettu viraston sisällä järjestelmällisesti ja että vuoden 2018 julkiset hankintamenettelyt olivat useissa kohdin oikeudelliselta kannalta epäjohdonmukaisia; kehottaa virastoa varmistamaan, että sen oikeudelliset toiminnot ovat vankalla pohjalla ja sen oikeudellisia menettelyjä hallinnoidaan vaikuttavalla tavalla; pitää myönteisenä viraston tavoitetta kehittää hallintoa ja sisäisen valvonnan kehystä perustamalla muun muassa oikeudellisten ja tietosuoja-asioiden yksikkö sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yksikkö, jotta varmistetaan tulevaisuudessa oikeudellisten asiakirjojen, myös hankintoihin liittyvien asiakirjojen, järjestelmällinen tarkastus; pitää myönteisenä myös viraston aloitetta perustaa virastoon sisäisen tarkastuksen yksikkö ja järjestää samalla yhteiset tarkastusvalmiudet vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista vastaavan Euroopan unionin viraston kanssa;

25.

pitää valitettavana, että virasto ei ole edelleenkään vahvistanut toimintaperiaatteita, jotka koskisivat erityistä luotettavuutta edellyttäviä tehtäviä, ja toteaa, että tämä ei ole viraston sisäisen valvonnan standardien mukaista, sillä niissä edellytetään, että erityistä luotettavuutta edellyttävät tehtävät määritellään ja dokumentoidaan selkeästi ja niitä koskevat tiedot pidetään ajan tasalla; panee viraston vastauksesta merkille, että erityistä luotettavuutta edellyttäviin tehtäviin sovellettavia toimintaperiaatteita viimeisteltiin parhaillaan ja ne oli määrä hyväksyä vuoden 2019 kolmanteen neljännekseen mennessä ja panna täytäntöön vuoden 2019 neljänteen neljännekseen mennessä; kehottaa virastoa tiedottamaan vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle asian edistymisestä;

26.

on tyytyväinen, että sisäisten valvontajärjestelmien täytäntöönpanossa on edistytty, hankintojen ja menotapahtumien valvonta mukaan luettuina; tukee päätöstä vähentää oikeudellisen neuvonnan ulkoistamista ja lopettaa se nopeasti sekä perustaa sisäinen oikeudellinen yksikkö; tukee tilintarkastustuomioistuimen huomautuksia siitä, että tarvitaan lisää korjaavia toimenpiteitä;

27.

panee merkille vastuuvapauden myöntävän viranomaisen huomiot ja havainnot, jotka liittyivät siihen, että virasto on yksi harvoista unionin virastoista, joiden toimipaikkoja on sijoitettu usealle paikkakunnalle ja että virasto teki vuokrasopimuksia useammalla paikkakunnalla analysoimatta paikallisia markkinoita asianmukaisesti, ja toteaa tähän liittyen, että Roomassa sijaitsevan toimiston osalta käynnistetään pian uusi tarjouspyyntömenettely, jota ennen toimistotilojen vuokramarkkinat analysoidaan asianmukaisesti nykyisen tilanteen korjaamiseksi; panee lisäksi merkille, että Ateenassa sijaitsevan toimiston nykyinen vuokrasopimus päättyi tammikuussa 2020 ja että parhaillaan valmistellaan uutta hankintamenettelyä, johon sisältyy asianmukainen markkina-analyysi; panee lisäksi merkille, että Lesboksessa toimiva Paganin käsittelykeskus siirsi hotspot-alueilla sijaitsevat operatiiviset työtilat keskusten ulkopuolelle; panee merkille, että Kyproksen toimiston osalta rakennuksen omistajan kanssa allekirjoitettiin vuoden 2018 puolivälissä uusi sopimus alkuperäisen sopimuksen sääntöjenmukaistamiseen tähtäävän tarjouksen jälkeen ja että siihen sisältyi mahdollisuus jatkaa sopimusta tarvittaessa; pitää myönteisinä uusia, 15. helmikuuta 2019 hyväksyttyjä hankintoja koskevia toimintamenettelyjä, jotka sisältävät ohjeistusta hankintamenettelyjen ja sopimusten hallinnointimenettelyjen arkaluonteisiin näkökohtiin, myös markkinatutkimuksia koskevia yksityiskohtaisia määräyksiä; panee merkille viraston pyrkimykset saattaa hankintamenettelynsä linjaan komission yksiköiden kiinteistökartoituksessa ja niistä neuvottelemisessa käyttämien menetelmien kanssa ja julkistaa ilmoitus markkinakartoituksesta kaikkien kaavailtujen kiinteistöhankintasopimusten osalta avoimuuden ja kilpailun lisäämiseksi;

28.

panee huolestuneena merkille, että vastuita ja tehtäviä, jotka koskevat vuokrattujen toimitilojen ja niihin liittyvien palveluiden ja työurakoiden hallinnointia, ei ole määritelty selkeästi ja että tämä voi haitata toimitiloihin liittyvien riskien tehokasta lieventämistä; kehottaa virastoa ottamaan käyttöön vaikuttavat toimintaperiaatteet, jotka koskevat vuokrattujen toimitilojen ja niihin liittyvien palveluiden hallinnointia;

Muita huomautuksia

29.

panee tyytyväisenä merkille vastuuvapauden myöntävän viranomaisen huomautukset, jotka koskevat 6. kesäkuuta 2018 tehtävässään aloittaneen uuden väliaikaisen pääjohtajan nimitystä, ja toteaa tämän osalta, että johdon muutoksen myötä avoimuus on asetettu uuden pääjohtajan johdolla hallintoa koskevan toimintasuunnitelman perusperiaatteeksi ja että uusi pääjohtaja on sitoutunut noudattamaan tätä lähestymistapaa myös tulevaisuudessa;

30.

kehottaa virastoa keskittymään tutkimustensa tulosten levittämiseen yleisölle ja pyrkimään saavuttamaan yleisön sosiaalisen median ja muiden viestintäkanavien avulla;

31.

panee merkille vastuuvapauden myöntävän viranomaisen huomautukset ja havainnot, jotka koskevat viraston Maltassa sijaitsevien toimistotilojen laajentamista ottamalla käyttöön lisäosa rakennuksesta, jossa viraston tilat sijaitsevat, ja toteaa tämän osalta, että virasto allekirjoitti lokakuussa 2018 asiaa koskevan vuokrasopimuksen, jonka kustannukset katetaan täysimääräisesti viraston talousarviosta ja jolla pyritään saamaan koko rakennus viraston käyttöön;

32.

viittaa vastuuvapauden myöntämistä koskevaan päätökseen liittyvien muiden, luonteeltaan yleisten huomautusten osalta erillisvirastojen toiminnan tuloksellisuudesta, varainhoidosta ja sen valvonnasta 14. toukokuuta 2020 antamaansa päätöslauselmaan (5).

(1) EUVL C 306, 30.8.2018, s. 4.

(2) EUVL C 306, 30.8.2018, s. 6.

(3) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 439/2010, annettu 19 päivänä toukokuuta 2010, Euroopan turvapaikka-asioiden tukiviraston perustamisesta (EUVL L 132, 29.5.2010, s. 11).

(4) Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2008/104/EY, annettu 19 päivänä marraskuuta 2008, vuokratyöstä (EUVL L 327, 5.12.2008, s. 9).

(5) Hyväksytyt tekstit, P9_TA(2020)0121.