28.12.2005   

FI

Euroopan unionin virallinen lehti

C 332/15

KERTOMUS

Euroopan jälleenrakennusviraston tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2004 sekä viraston vastaukset

(2005/C 332/03)

SISÄLLYS

1—2

 JOHDANTO

3—6

 TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

7—14

 HUOMAUTUKSET

Taulukot 1—4

Viraston vastaukset

JOHDANTO

1.

Euroopan jälleenrakennusvirasto (jäljempänä ’virasto’) perustettiin neuvoston asetuksella (EY) N:o 1628/96 (1). Kyseinen asetus korvattiin neuvoston asetuksella (EY) N:o 2068/2004 (2). Helmikuussa 2000 toimintansa aloittaneen viraston tehtävänä oli alun perin unionin avustusohjelmien hallinnointi Kosovossa. Viraston toimikautta on jatkettu kolmesti, vuosina 2001, 2002 ja 2004, ja sen toiminnan piiriin kuuluvat nyt myös Serbia ja Montenegro sekä entinen Jugoslavian tasavalta Makedonia. Viraston toimipaikka on Thessalonikissa, ja sillä on toimintakeskuksia Belgradissa, Podgoricassa, Pristinassa ja Skopjessa. Viraston toteuttamilla ohjelmilla tuetaan hallintorakenteiden lujittamista ja hyvää hallintoa, edistetään markkinatalouden kehitystä ja keskeisten infrastruktuurien kehittämistä sekä lujitetaan kansalaisyhteiskuntaa. Taulukossa 1 esitetään yhteenveto viraston toimivaltuuksista ja tehtävistä viraston toimittamien tietojen perusteella.

2.

Viraston laatimasta varainhoitovuotta 2004 koskevasta tilinpäätöksestä esitetään yhteenveto taulukoissa 2, 3 ja 4.

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

3.

Tämä kertomus annetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 (3) 185 artiklan 2 kohdan mukaisesti; tilintarkastustuomioistuin laati kertomuksen tarkastettuaan viraston tilit EY:n perustamissopimuksen 248 artiklan mukaisesti.

4.

Neuvoston asetuksen (EY) N:o 2667/2000 (4) 8 artiklan 2 kohdan mukaisesti viraston johtaja laati viraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2004 (5) päättyneeltä varainhoitovuodelta. Tilinpäätös toimitettiin tilintarkastustuomioistuimelle, jonka on annettava kertomus tilien luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta.

5.

Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Ne perustuvat kansainvälisiin tarkastusstandardeihin, jotka on mukautettu yhteisöjen toimintaympäristöön. Tarkastus suunniteltiin ja toimitettiin pitäen tavoitteena sitä, että voidaan saada kohtuullinen varmuus tilien luotettavuudesta ja tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta.

6.

Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan alla olevaa lausumaa varten.

Tilien luotettavuusLukuun ottamatta kohdassa 9 mainittua seikkaa viraston tilit 31. joulukuuta 2004 päättyneeltä varainhoitovuodelta ovat kaikilta olennaisilta osiltaan luotettavat.Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuusLukuun ottamatta kohdassa 11 mainittua seikkaa viraston tilinpäätöksen perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

HUOMAUTUKSET

7.

Vaikka virastolla oli varainhoitovuoden aikana hallussaan huomattavan suuri määrä varoja (6), se ei ollut ottanut käyttöön toimivia käteisvarojen hoidon menettelyjä. Käyttötileillä pidettiin huomattavia määriä, eikä virasto tarkastanut niistä saatavaa tuottoa.

8.

Pankkitilejä ja viraston kirjanpitoa ei täsmäytetä säännöllisesti. Varainhoitovuonna 2005 toteutetun suoriteperusteisen kirjanpidon käyttöönoton myötä on entistäkin tärkeämpää, että pankkitilit ja kirjanpitotiedot täsmäytetään kuukausittain.

9.

Pitkäaikaisiin saamisiin sovellettavien tehokkaiden sisäisen valvonnan menettelyiden puuttuessa tilintarkastustuomioistuin ei voi varmistua siitä, että kaikki vastikevaroihin, puiteluottojärjestelmiin ja erityisrahastoihin liittyvät tase-erät on arvostettu oikein.

10.

Yksi viraston keskeisistä ongelmista on se, että on vaikea rekrytoida toimihenkilöitä, jotka pystyvät hoitamaan virastolle uskotut hankalat tehtävät. Ongelmaa pahentaa käytäntö, jonka mukaan viraston toimikausi uusitaan aina lyhyeksi aikaa kerrallaan: vain erittäin harvat henkilöt, joilla olisi tehtävien hoidon edellyttämä ammatillinen tausta, ovat näissä olosuhteissa valmiita siirtymään uuteen paikkaan.

11.

Tilintarkastustuomioistuin huomautti vuoden 2003 kertomuksessaan (7) poikkeamista sopimuksentekoa koskevissa päätöksissä. Vuonna 2004 tilanne oli edelleen sama. Tarjouksentekijöihin sovelletaan muodollisia menettelyitä, mikä antaa parhaat takeet tarjoustentekijöiden yhtäläiselle kohtelulle. Tämän vuoksi on olennaisen tärkeätä varmistaa, että menettelyitä noudatetaan tarkasti. Useat havaituista ongelmista johtuivat siitä, että tarjouspyynnöissä esitetyt kriteerit olivat tulkinnanvaraisia, sillä niitä ei voitu soveltaa käytännössä. Näin ollen viraston tulisi olla erityisen huolellinen valintakriteerejä asettaessaan, jotta voitaisiin välttyä epärealistisilta vaatimuksilta, jotka saattaisivat myöhemmin johtaa tulkinnallisiin epäselvyyksiin ja tehottomiin menettelyihin.

12.

Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Yhdistyneiden Kansakuntien Kosovon väliaikaishallinnon (UNMIK) vastuulle annetut toimet. Tarkastus kattoi kaikki 16 viraston tileissä kesken olevaa tointa, joiden arvo oli yhteensä 30,7 miljoonaa euroa (vuonna 2004 maksujen määrä oli 2,5 miljoonaa euroa). Niissä tapauksissa, joissa UNMIK hallinnoi sopimuksia suoraan, virasto suoritti maksuja harjoittamatta asianmukaista varainhoidon valvontaa. Toimien jäljitysketju puuttui usein, joten komission ja Yhdistyneiden Kansakuntien allekirjoittaman sopimuksen (8) sovellettavuutta on arvioitava perinpohjaisesti.

13.

Niissä tapauksissa, joissa UNMIK toimi paikallisten viranomaisten puolesta, nämä viranomaiset vastasivat kokonaan kyseisten toimien hallinnoinnista. Virasto ei kiinnittänyt tarpeeksi huomiota toimivaan edunsaajien rahoitusorganisaatioon, vaan oletti, että oikeudellinen vastuu asiasta kuuluu UNMIK:lle. Siksi virasto kohtasi toimia päättäessään suuria vaikeuksia, jotka johtuivat pääasiassa siitä, että asianmukainen hankekirjanpito puuttui ja menoille ei ollut esitetty riittäviä perusteita.

14.

Viraston olisi hyväksyttävä maksun suorittamisen edellyttämien tositteiden osalta standardisoitu järjestelmä maksumääräysten käsittelyyn ja päätettävä kriteereistä, jotka koskevat maksun suorittamisen edellyttämää todentavaa aineistoa.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 10. marraskuuta 2005 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Hubert WEBER

presidentti

(1)  EYVL L 204, 14.8.1996, s. 1.

(2)  EUVL L 358, 3.12.2004, s. 2.

(3)  EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1.

(4)  EYVL L 306, 7.12.2000, s. 7.

(5)  Tilinpäätös laadittiin 13. lokakuuta 2005 ja tilintarkastustuomioistuin sai sen 18. lokakuuta 2005.

(6)  Pankkitilien saldo oli 31. joulukuuta 2004 yhteensä 158 miljoonaa euroa — ks. taulukko 4.

(7)  Kertomus annettiin 10. joulukuuta 2004.

(8)  Euroopan komission ja Yhdistyneiden Kansakuntien taloudellinen ja hallinnollinen puitesopimus, tehty 29. huhtikuuta 2003.

Taulukko 1

Euroopan jälleenrakennusvirasto (Thessaloniki)

Perustamissopimuksen mukainen yhteisön toimivaltuuksien ala

Viraston toimivaltuudet sellaisina kuin ne on määritelty 5 päivänä joulukuuta 2000 annetussa neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2667/2000

Hallinto

Viraston käyttöön asetetut resurssit

(vuoden 2003 tiedot)

Vuonna 2004 toimitetut tuotteet ja palvelut

 

Tavoitteet

Soveltaminen

Tehtävät

Johtokunta Yksi edustaja kustakin jäsenvaltiosta, kaksi komission edustajaa ja yksi Euroopan investointipankin tarkkailija

Johtaja

Johtokunta nimeää johtajan komission ehdotuksesta

Toimintakeskukset Belgradissa, Pristinassa, Podgoricassa ja Skopjessa Toimintakeskukset ovat hallinnollisesti varsin autonomisia

Ulkoinen valvonta Tilintarkastustuomioistuin

Vastuuvapaus Parlamentti myöntää neuvoston suosituksesta

Lopullinen talousarvio

Kokonaismäärät

Yhteisö tekee kolmansien maiden kanssa toimivaltaansa kuuluvaa taloudellista, teknistä ja rahoitusyhteistyötä. Tällä yhteistyöllä täydennetään jäsenvaltioiden toimia ja se on yhdenmukaista yhteisön kehitysyhteistyöpolitiikan kanssa.

(181 a artikla)

Tarjota yhteisön apua

i)

jälleenrakennukseen, pakolaisten ja kotiseudultaan siirtymään joutuneiden henkilöiden paluuseen;

ii)

tukea hyvää hallintoa, hallintorakenteiden lujittamista ja oikeusvaltiota;

iii)

edistää markkinatalouden kehitystä sekä keskeisiin fyysisiin infrastruktuureihin tehtävien investointien ja ympäristötoimien toteuttamista;

iv)

tukea sosiaalista kehitystä ja lujittaa kansalaisyhteiskuntaa.

Virasto hallinnoi keskeisiä tukiohjelmia Serbia ja Montenegrossa (Serbian tasavalta, Kosovo ja Montenegron tasavalta) ja entisessä Jugoslavian tasavallassa Makedoniassa. Edunsaajina voivat olla valtiot, Yhdistyneiden Kansakuntien hallinnon alaisuuteen kuuluvat yksiköt, yhdistyneet, alueelliset ja paikalliset yksiköt, julkiset ja puolijulkiset elimet, työmarkkinajärjestöt, yritysten tukijärjestöt, yhteisyritykset, keskinäiset yhtiöt, avustusjärjestöt, säätiöt ja valtioista riippumattomat järjestöt.

—

Tiedottaa komissiolle ensisijaisista tarpeista

—

laatia jälleenrakentamiseen ja pakolaisten ja kotiseudultaan siirtymään joutuneiden henkilöiden paluuseen liittyviä ohjelmia

—

toteuttaa kaikkia tarvittavia toimia yhteisön avun täytäntöönpanemiseksi.

374,6 miljoonaa euroa (358,6 miljoonaa euroa), josta yhteisön tukea 96,7 % (97,4 %)

Henkilöstön määrä 31. joulukuuta 2004:

henkilöstötaulukossa 114 (120) virkaa,

joista täytettyjä: 88 (94)

muita toimia — paikallinen henkilöstö: 195 (201) virkaa, joista täytettyjä 173 (173)

Yhteensä: 261 (267) henkilöstön jäsentä,

joiden osalta tehtävät jakaantuvat seuraavasti:

operatiiviset tehtävät: 184

hallinnolliset tehtävät: 77

Määrärahat:

Sopimukset:

Maksut:

374,6 miljoonaa euroa

299 miljoonaa euroa

292,8 miljoonaa euroa

Toimintakeskusta kohti jaoteltuina:

KOSOVO: a) käynnistystuet, lainat, koulutusta ja yritysneuvontaa pienille yrityksille; b) oikeudellista apua heikossa asemassa oleville henkilöille; c) lainat Euroopan jälleenrakennusviraston luottojärjestelmästä; d) huomattavia ja monipuolisia korjaustöitä tulipalosta kärsineen Kosovo B -lämpösähkölaitoksen kunnostamiseksi; e) ”Sunny Hill” -alueen lämpölaitoksen ala-aseman kunnostustyöt Pristinassa; f) Pristinan ja entisen Jugoslavian tasavallan Makedonian välisellä rajanylityspaikalla sijaitsevan kuuden sillan ottaminen uudelleen käyttöön.

SERBIA: a) julkishallinnon uudistusta koskevat lakiluonnokset; b) poliisin erikoisyksiköiden koulutusohjelmia; c) ohjelma sairaaloiden kunnostamiseksi; d) jatkuvasta rahastosta myönnettyjen lainojen turvin perustettuja uusia työpaikkoja; e) koulutustukea yrityksille; f) lämpövoimalaitosten kunnostustyöt; g) alueellisia aikuiskoulutuskeskuksia; kunnostettuja pilottikouluja ja atk-laitteita näille oppilaitoksille; h) Slobodan sillan sekä Horgosin ja Unkarin välisen raja-aseman rakennustyöt.

MONTENEGRO: a) erityiskoulutusta raja-alueen poliisille ja viranomaisille; b) sisäministeriön keskustietokanta; c) henkilöstöhallintovirasto, ammatillisen koulutuksen ja koulutuksen alueellisia keskuksia; d) eläinlääkintälaboratorio; e) uusi tieliikennevirasto ja uusi liikennelaki; f) jätevesiä ja kiinteitä jätteitä koskevat keskeiset suunnitelmat; g) julkisten sähköyhtiöiden uudelleenryhmittely/uudelleenjärjestely, energiatehokkuutta koskeva strategia.

ENTINEN JUGOSLAVIAN TASAVALTA MAKEDONIA: a) 90 % kotiseuduiltaan toisaalle kotimaassaan siirtymään joutuneista henkilöistä on palannut koteihin, joissa he asuivat konfliktia edeltävänä aikana; b) pääasiassa albanialaista alkuperää olevien henkilöiden kouluttaminen valtion virkamiehiksi; c) uusia työpaikkoja luotu ja jo olemassa olevia työpaikkoja säilytetty jatkuvasta rahastosta pk-yrityksille myönnettyjen lainojen ansiosta; yritystoiminnan kehittämisviraston ja pk-yrityksiä valvovan elimen perustaminen; d) kolmen uuden instituutin perustaminen ja niiden henkiöstön kouluttaminen.

Lähde: Viraston toimittamat tiedot.


Taulukko 2

Euroopan jälleenrakennusvirasto — Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2004

(miljoonaa euroa)

Tulot

Menot

Tulojen alkuperä

Varainhoitovuoden lopulliseen talousarvioon kirjatut tulot

Saadut tulot

Määrärahojen kohdentaminen

Käytettävissä olevat määrärahat

Edellisiltä varainhoitovuosilta siirretyt määrärahat

kirjatut

sidotut

maksetut

siirretyt

peruuntuneet

sidottava jäännös

siirretyt sitoumukset

maksetut

peruuntuneet

maksattamatta olevat sitoumukset

Yhteisön tuki

362,3

232,3

I osasto

Henkilöstö

18,8

17,6

17,3

0,3

1,3

—

0,3

0,2

0,1

—

Muut tuet ja vastikevarat

0,4

5,6

II osasto

Hallinto

7,1

6,2

5,1

1,1

0,9

—

1,2

1,1

0,1

—

Uudelleen käytettäviksi tarkoitetut varat (C5) edellisiltä varainhoitovuosilta

0,0

0,0

Uudelleen käytettäviksi tarkoitetut varat (C5) edellisiltä varainhoitovuosilta

0,4

0,1

0,1

0,0

0,2

0,0

—

—

—

—

Jäljellä olevat varat

11,9

0,0

III osasto

Toiminta

348,7

139,4

23,2

116,2

0,0

209,2

345,4

200,3

6,7

138,4

(Uudelleen käytettävissä olevat) sekalaiset tulot

p.m.

1,1

Yhteensä

375,0

163,3

45,7

117,6

2,4

209,2

346,9

201,6

6,8

138,4

 

 

 

Vuodelta 2003 siirretyt määrärahat

239,1

135,7

45,5

90,3

4,1

99,4

—

—

—

—

Yhteensä

374,6

239,0

Yhteensä

614,1

299,0

91,2

207,9

6,5

308,6

346,9

201,6

6,8

138,4

Huom.: Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde: Virastolta saadut tiedot. Taulukossa annetaan yhteenveto viraston tilinpäätöksessä esitetyistä tiedoista.


Taulukko 3

Euroopan jälleenrakennusvirasto — Tulostili varainhoitovuosilta 2004 ja 2003 (1)

(1000 euroa)

 

2004

2003

Tulot

Yhteisön tuki

231 909

274 221

Menojen takaisinperintä (uudelleen käytettävät varat; III osasto)

1 229

1 318

Hallinnollisesta toiminnasta kertyneet tulot (uudelleen käytettävät varat; I ja II osasto)

181

199

Muu toiminnan tuotto

6 113

28 413

Toiminnan tuotto

239 432

304 151

Menot

Hallintomenot

— Henkilöstömenot

17 575

17 333

— Muut hallintomenot

6 290

6 475

Toimintamenot

— Suora keskitetty hallinnointi

268 965

297 168

Hallinto- ja toimintamenot yhteensä

292 830

320 976

Toiminnan voitto/(tappio)

–53 398

–16 825

Satunnaiset tuotot

738

0

Satunnaiset kulut

–1 269

–4 118

Varainhoitovuoden taloudellinen tulos

–53 929

–20 943

Huom.: Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde: Virastolta saadut tiedot. Taulukossa annetaan yhteenveto viraston tilinpäätöksessä esitetyistä tiedoista.


Taulukko 4

Euroopan jälleenrakennusvirasto — Tase 31. joulukuuta 2004 ja 31. joulukuuta 2003 (2)

(1000 euroa)

Vastaavaa

2004

2003

Vastattavaa

2004

2003

Käyttöomaisuus

 

 

Kiinteä pääoma

 

 

Käyttöomaisuuden nettokirjanpitoarvo

1 652

1 771

Oma pääoma (3)

63 270

1 771

Yhteensä

1 652

1 771

Ylijäämä

150 332

204 261

Pitkäaikaiset saamiset

 

 

Yhteensä

213 602

206 032

Vastikevarat, puiteluottojärjestelmät ja erityisrahastot

61 619

0

Lyhytaikaiset velat

 

 

Yhteensä

61 619

0

Henkilöstön etuudet

28

0

Lyhytaikaiset saamiset

 

 

Lyhytaikaiset velat

9 619

6 067

Lyhytaikaiset saamiset

1 761

135

Muut ostovelat

37

515

Yhteensä

1 761

135

 

 

 

Rahat ja pankkisaamiset

 

 

Yhteensä

9 684

6 582

Rahavarat

158 254

210 708

 

 

 

Yhteensä

158 254

210 708

 

 

 

Yhteensä

223 286

212 614

Yhteensä

223 286

212 614

Huom.: Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde: Virastolta saadut tiedot. Taulukossa annetaan yhteenveto viraston tilinpäätöksessä esitetyistä tiedoista.

(1)  Vuoden 2003 lukuja on mukautettu aiemmin esitettyihin nähden kirjanpitokäytännön muuttumisen vuoksi.

Huom.: Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde: Virastolta saadut tiedot. Taulukossa annetaan yhteenveto viraston tilinpäätöksessä esitetyistä tiedoista.

(2)  Vuoden 2003 lukuja on mukautettu aiemmin esitettyihin nähden kirjanpitokäytännön muuttumisen vuoksi.

(3)  Oma pääoma on käyttöomaisuuden ja pitkäaikaisten saamisten summa.

Huom.: Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde: Virastolta saadut tiedot. Taulukossa annetaan yhteenveto viraston tilinpäätöksessä esitetyistä tiedoista.

VIRASTON VASTAUKSET

7.

Viraston pankkitileillä olevat varat vastaavat sen maksutarpeita ottaen huomioon, että maksuja voi enimmillään olla jopa 45 miljoonaa euroa yhtenä kuukautena ja että vuoden 2004 joulukuussa sopimusten mukaan maksettavaksi erääntynyt summa oli yhteensä 345 miljoonaa euroa. On myös vältettävä käteisvarojen loppumista, joka voi tapahtua, jos EU:n tukien pyydettyjen nostoerien saaminen viivästyy. Virasto noudattaa komission käytännön mukaista käteisvarapolitiikkaa. Tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen johdosta aiotaan pyytää ohjausta talousarviopääosastolta. Perintämääräykset annetaan kunnollisen tileille kirjaamisen varmistamiseksi. Vuonna 2004 EAR:n pankkitileillä saatiin 2,9 miljoonaa euroa.

8.

Virasto suoritti usein täsmäytyksiä, ennen kuin uusi tietokoneistettu kaksinkertaisen kirjanpidon väline otettiin käyttöön vuoden 2004 puolivälissä. Virasto myöntyy suorittamaan niitä kuukausittain.

9.

Vuoden 2003 vastuuvapausmenettelyn yhteydessä antamiensa sitoumusten mukaisesti virasto on kirjannut vuoden 2004 tilinpäätökseen kaikkien vastikevarojen, puiteluottojärjestelmien ja erityisrahastojen käyttämättömän määrän osalta sijoituksen alkuperäisen arvon vähennettynä luottotappiovarauksella. Kaikista näistä on tehty tai ollaan parhaillaan tekemässä ulkoiset tilintarkastukset vuonna 2005. Virasto katsoo, että tilit tarjoavat oikean ja täydellisen kuvan EAR:n pitkän aikavälin saatavista. Mahdolliset pienehköt mukautukset tehdään vuoden 2005 taseessa.

11.

Virasto toimii vaikeissa olosuhteissa vaativassa ympäristössä ja on täysin tietoinen riskistä, joka liittyy huomattavien avustusmäärien hallinnoimiseen sellaisissa olosuhteissa. Siksi se on perustanut yksityiskohtaisen hankintajärjestelmän, jossa on selkeä tehtävänjako operatiivisen, hankintoja hoitavan ja varainhoidosta vastaavan henkilöstön välillä. EAR on ryhtynyt asianmukaisiin toimiin niiden asioiden suhteen, jotka tilintarkastustuomioistuin otti esiin vuoden 2003 vuosikertomuksessa, joka viimeisteltiin ja julkaistiin vuoden 2004 lopussa. Niinpä parannuksia ei havaittu vielä vuonna 2004, mutta ne tullaan tunnustamaan varainhoitovuoden 2005 tilintarkastuksen yhteydessä. Erityisesti EAR tarjosi keskitettyä ohjausta niille virastossa, jotka olivat mukana tarjouskilpailumenettelyissä, ja paransi sovellettavien normien ja lähestymistapojen johdonmukaisuutta. Tällaisia pyrkimyksiä tullaan jatkamaan sen varmistamiseksi, että tilintarkastustuomioistuimen asiaan liittyviä suosituksia noudatetaan.

12.

Virasto yrittää kaikin tavoin varmistaa, että Yhdistyneiden Kansakuntien Kosovon väliaikaishallinto (UNMIK) noudattaa asiaan kuuluvia velvoitteitaan. EAR:n politiikkana on erityisesti vaatia, että sopimusten edellyttämät raportit annetaan sille ajoissa ja määrätyssä muodossa, ja hylätä ne, elleivät ne ole asianmukaisia. Maksujen suorittamista ei jatketa tarkastamatta rahoitustietoja ja vaadittavia asiakirjoja. EAR rahoittaa myös tilintarkastuksia toteutuksen sopivimmassa vaiheessa, tavallisesti lähellä sopimuksen päättymistä tai heti sen jälkeen. Nämä tarkastukset tehdään varainhoitoasetuksessa määrättyjen sisäisten ja ulkoisten tarkastusmenettelyjen sekä Yhdistyneiden Kansakuntien sääntöjen ja ohjeiden mukaan, kuten rahoitusta ja hallintoa koskevan puitesopimuksen 1 artiklan a kohdassa määrätään.

13.

EAR:n avustuksia koskevien UNMIK:n kanssa tehtyjen sopimusten ehdot ovat selkeät kummankin osapuolen vastuualueen osalta. UNMIK on vastuussa ministeriöistä. Tietoisena mainituista vaikeuksista virasto toimitti teknistä ja rahoituksellista neuvontaa tiettyjen avustussopimusten puitteissa. Tätä käytäntöä tullaan jatkamaan. Viraston loppumaksut UNMIK:lle edellyttävät rahoitusta koskevien vaatimusten noudattamista, joka selvitetään riippumattomien tilintarkastajien laatimissa raporteissa.

14.

Virasto käyttää työnkulkujärjestelmää (talousprosessit), johon kuuluu kaksi varmennusta ennen luvan antamista sekä vakiotarkistuslistat. Vuoden 2004 puolivälissä päivitettiin ohjemuistio, joka sisältää yksityiskohtaisen menettelyn laskujen käsittelemistä varten. Näitä sääntöjä aiotaan vahvistaa ja standardoida edelleen.