KOMISSION TIEDONANTO - HALLINNONUUDISTUSTA KOSKEVAN TOIMEKSIANNON SAATTAMINEN PÄÄTÖKSEEN: TILANNERAPORTTI JA VUONNA 2004 TOTEUTETTAVAT TOIMENPITEET

1. JOHDANTO

Komissio antoi tammikuussa 2003 hallinnonuudistuksen edistymistä koskevan tilannekatsauksen [1], jolla täytettiin maaliskuussa 2000 annetussa valkoisessa kirjassa esitetty toimeksianto julkaista edistymistä koskeva täysimääräinen arviointi. Katsauksessa osoitettiin, että komissio oli alle kolmessa vuodessa täyttänyt suurimman osan valkoisessa kirjassa esitetyistä sitoumuksista. Siinä osoitettiin, että uudistuksen ensimmäinen vaihe - jossa keskityttiin rakenteellisiin ja menettelytapamuutoksiin ja säädösehdotuksiin - oli saatu lähes päätökseen. Lähinnä täytäntöönpanoon keskittyvä toinen vaihe oli puolestaan meneillään.

[1] KOM(2003) 40 lopullinen.

Katsauksessa tuotiin esiin myös se, että vuosi 2003 on hallinnonuudistuksen kannalta vaativa vuosi. Uuden varainhoitoasetuksen voimaantulo 1. tammikuuta edellytti siirtymistä hajautettuun valvontaan. Uuden henkilöstönarviointijärjestelmän täytäntöönpano ja tiiviiden neuvottelujen käyminen henkilöstösääntöjen uudistuksesta aiheutti paljon työtä ja väistämättä jonkin verran epävarmuutta henkilöstön keskuudessa. Lisäksi katsauksessa vahvistettiin, että uudistus on muutoksesta ja uuden löytämisestä muodostuva prosessi, jossa uusia asioita tulee esille täytäntöönpanosta saadun kokemuksen kautta.

Tässä tilanneraportissa keskitytään tärkeimpiin hallinnonuudistuksen täytäntöönpanossa vuonna 2003 toteutuneisiin edistysaskeliin ja esitellään vuotta 2004 koskevia näkymiä. Tilanneraportissa osoitetaan lisäksi, että uudistus voi onnistua ainoastaan, jos sen täytäntöönpano jatkuu heikentymättömällä tarmolla. Liitteitä lukuun ottamatta tässä tilanneraportissa ei toisteta aiemmissa tilanneraporteissa esitettyjä tietoja, koska lähes kaikki valkoiseen kirjaan sisältyneet 98 toimea on toteutettu. Tämän vuoksi siinä käsitellään seikkaperäisemmin joitakin tammikuussa 2003 esiin tuotuja näkökohtia ja sitä, mitä on opittu uudistuksen toteuttamisesta viime vuonna saaduista kokemuksista. Eurostatissa sattuneiden tapausten tärkeyden vuoksi ja ottaen huomioon niiden suhteen uudistushankkeeseen tässä tilanneraportissa kuvataan toimenpiteitä, joita näiden tapahtumien seurauksena on toteutettava. Lisäksi tilanneraportissa kerrotaan yksityiskohtaisesti tulevaan laajentumiseen liittyvistä hallinnollisista valmisteluista.

Tilanneraportin luvussa 2 kuvataan edistymistä niiden hallinnonuudistuksen neljän osa-alueen toteuttamisessa, jotka mainitaan valkoisessa kirjassa. Luku 3 sisältää hallinnonuudistusta koskevan katsauksen vuodeksi 2004. Luvussa 4 kuvataan yksityiskohtaisesti komission toimia Eurostatiin liittyvän kriisin jälkimainingeissa.

2. EDISTYMINEN VALKOISEN KIRJAN TÄYTÄNTÖÖNPANOSSA

Maaliskuussa 2000 annetussa valkoisessa kirjassa uudistusaloite rakennettiin neljän pääpilarin varaan: palvelua korostava hallintokulttuuri, strateginen suunnittelu ja ohjelmointi, henkilöstöpolitiikka sekä sisäinen valvonta ja sisäinen tarkastus. Tässä luvussa analysoidaan ensin valkoiseen kirjaan sisältyneiden toimien yleistä täytäntöönpanoa ja kerrotaan sitten tiivistetysti kunkin neljän pilarin osalta vuonna 2003 tapahtunut edistyminen.

2.1. Valkoiseen kirjaan sisältyneet 98 toimea

Yleisarviointi maaliskuussa 2000 annetussa valkoisessa kirjassa julkistettujen 98 toimen täytäntöönpanosta (ks. liite 1) osoittaa, että komissio on täyttänyt sitoumuksensa saattaa valkoisen kirjan täytäntöönpano päätökseen. Komissio ilmoitti tammikuussa 2003, että 87 näistä 98 toimesta on saatu päätökseen.

Vuoden 2003 alussa kesken olevista 11 toimesta ainoastaan kahta ja puolta ei ole saatu täysin päätökseen (ks. liite 2). Valkoisen kirjan toimessa 11 mainittu keskitetty laskujen kirjausjärjestelmä on saatettu yksikköjen käyttöön, ja toimi saadaan päätökseen vuoden 2004 alkupuoliskolla kirjanpitojärjestelmän uudistamisen yhteydessä. [2] Uudenaikaisen kirjanpitojärjestelmän käyttöönottoon liittyy myös valkoisen kirjan toimessa 74 kaavailtu sopimustietokanta, joka myös saadaan täysimääräisesti käyttöön tämän vuoden kuluessa. Toimen 9 ensimmäinen osa eli ehdotus muuttaa EU:n säädöksiä siten, että julkiset hankinnat ja niihin liittyvät taloustoimet voitaisiin hoitaa sähköisesti, on saatu päätökseen. Toinen osa koskee komission sisäisten käytäntöjen tarkistamista ja sähköisten allekirjoitusten käytön edistämistä, mutta sitä ei ole vielä täysin toteutettu.

[2] Parhaillaan on käynnissä työ, joka koskee toimia ja aikataulua kolmansissa maissa sijaitsevien yhteisön lähetystöjen toimien sisällyttämiseksi mukaan täysimääräisesti.

2.2. Palvelua korostavan hallintokulttuurin luominen

Kuten edellisessä tilannekatsauksessa korostettiin, yksi valkoisessa kirjassa esitetyn toimintasuunnitelman taustalla olevista tavoitteista oli parantaa komission suhteita kansalaisiin ja toteuttaa samalla komission sisällä enemmän palveluita korostava hallintokulttuuri. Edistystä on tapahtunut paljon sekä komission sisällä että ulkoisesti.

Kansalaisille vastaaminen

Jo aiemmin on raportoitu siitä, miten komission voidaan selkeästi havaita tehostaneen kanssakäymistään kansalaisten kanssa ja miten avoimuuden lisäämiseksi on toteutettu konkreettisia toimia. Vuoden 2003 kuluessa komissio paransi suoritustaan tasaisesti. Esimerkiksi komission kyky noudattaa maksumääräaikoja parani edelleen vuonna 2003, sillä maksun suorittamiseen kuluva keskimääräinen aika väheni 54 päivästä vuonna 1999 43,7 päivään vuonna 2002 ja oli 42,9 päivää vuonna 2003. Hyvää hallintotapaa koskevien toimintasääntöjen täytäntöönpano on entisestään lisännyt komission kykyä vastata kansalaisille tietyn määräajan kuluessa: 80-90 prosenttia kansalaisista sai vuonna 2003 vastauksen vakiomääräajassa verrattuna 70 prosenttiin vuonna 2002. Kansalaisten käytettävissä on nykyään ensimmäistä kertaa yksityiskohtainen online-hakemisto komission yksiköistä.

Komission asiakirjoihin tutustumista koskevien kansalaisilta saatujen hakemusten määrä on kasvanut voimakkaasti. Kasvaneesta kysynnästä huolimatta myönteisten vastausten määrä on pysynyt vakaana (noin kaksi kolmasosaa hakemuksista). EY:n ja Euratomin historiallisten arkistojen avaamista yleisölle koskevaa asetusta on muutettu sen saattamiseksi asiakirjojen julkista saatavuutta koskevan asetuksen mukaiseksi. Julkista saatavuutta koskevan asetuksen soveltamisala on laajennettu koskemaan myös erillisvirastoja. Vuonna 2002 perustettu julkinen rekisteri sisältää nyt myös komission kokousten esityslistat ja pöytäkirjat. Vuoden 2003 lopussa kansalaisille avattiin uusi rekisteri, joka kattaa komissiota päätöksenteossa avustavien komiteoiden työskentelyn.

Eurooppalaisen hallintotavan parantaminen

Hallinnonuudistus edistää osaltaan eurooppalaisen hallintotavan parantamisen tavoitetta. Erityisesti lainsäädännön parantamista koskevassa, komission kesäkuussa 2002 antamassa toimintasuunnitelmassa kaavaillut muutokset, kuten kansalaisten kuulemista koskevien periaatteiden ja vähimmäisvaatimusten asettaminen sekä asiantuntijalausuntojen keräämistä ja käyttöä koskevien ohjeiden laatiminen, on nyt esitetty yksityiskohtaisesti, ja ne sisällytetään asteittain osaksi komission työskentelymenetelmiä [3]. Sitoumus toteuttaa vaikutustenarviointi kaikille tärkeimmille lainsäädäntö- ja toimintaehdotuksille on lisäksi otettu täysimääräisesti osaksi strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierrosta, ja sen asteittainen täytäntöönpano on käynnistynyt komission vuoden 2003 lainsäädäntö- ja työohjelman myötä. Komissio on lisäksi ottanut käyttöön uusia toimenpiteitä, jotta voitaisiin parantaa yhteisön lainsäädännön noudattamatta jättämisestä aiheutuvien menettelyiden hallintaa. Nämä toimenpiteet puolestaan auttavat täyttämään komission sitoumuksia, jotka esitettiin joulukuussa 2003 allekirjoitetussa lainsäädännön parantamista koskevassa toimielinten välisessä sopimuksessa.

[3] KOM(2002) 275 ja KOM(2002) 278.

Menettelyiden ja työskentelymenetelmien yksinkertaistaminen

Menettelyiden ja työskentelymenetelmien yksinkertaistaminen on luonnostaan pysyvä osa uudistusprosessia, ja se on kehittynyt valkoisessa kirjassa kaavailtua pidemmälle. Kaksitoista toimea kattava väliaikainen toimintasuunnitelma on saatu menestyksekkäästi päätökseen. Myös komission toimintamenettelyjen käsikirjan perinpohjainen tarkistus saatiin päätökseen vuonna 2003. Lisäksi kolme laatupiiriä sai työnsä valmiiksi vuonna 2003. Niiden työskentely koski keinoja yksinkertaistaa asiakirjojen allekirjoittamista koskevia sääntöjä, palvelutasosopimusten laajempaa soveltamista keskusyksikköjen ja operatiivisten yksikköjen välillä sekä menettelyjä toivottaa uudet virkamiehet tervetulleiksi ja integroida heidät. Valtuutussääntöjä koskeva työ ulkosuhteiden alalla on käynnissä ja olisi tarkoitus saada piakkoin päätökseen. Kaikki yksinkertaistamiseen liittyvät relevantit asiakirjat ovat komission henkilöstön saatavilla sisäisillä www-sivuilla, jotka antavat henkilöstölle myös mahdollisuuden esittää palautetta ja ehdotuksia.

Vuoden 2003 tärkeimmät saavutukset

* Maksuajat lyhenivät edelleen (54 päivää vuonna 1999, 43,7 päivää vuonna 2002 ja 42,9 päivää vuonna 2003).

* Asiakirjoihin tutustumista koskeviin kansalaisten kyselyihin annettavien myönteisten vastausten määrä pysyi vakaana (noin kaksi kolmasosaa hakemuksista) kyselyjen määrän kasvusta huolimatta.

* Toimintaehdotusten vaikutustenarvioinnit on onnistuneesti otettu käyttöön komission uutena menettelynä.

* Komission toimintamenettelyjen käsikirja on saatettu täysin ajan tasalle ja laitettu verkkoon joulukuussa 2003.

2.3. Strateginen suunnittelu ja ohjelmointi ja politiikan koordinointi

Strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierros

Strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin toiminto luotiin komissiossa vuonna 2002. Vuonna 2003 tämä kierros toteutettiin ensimmäisen kerran, ja se pääsi täyteen vauhtiinsa vuonna 2002 kehitettyjä konsolidoituja toimintoperusteisen johtamisen ja budjetoinnin välineitä käyttämällä.

Vuoden 2003 tärkeimmät saavutukset olivat seuraavat:

- Vuosistrategia annettiin kolmannen kerran. Vuoden 2004 vuosistrategiaa koskevan päätöksen keskeisenä haasteena oli ennakoida henkilöresurssien tarpeet laajentumisen yhteydessä ja siirtää huomattava määrä henkilöstöä asetettuihin prioriteettitehtäviin.

- Komission vuosistrategian toimielintenvälisiä näkökohtia kehitettiin täysipainoisemmin. Euroopan parlamentin kanssa käytiin rakentavaa toimielintenvälistä vuoropuhelua. Vuoden 2004 vuosistrategiaa koskevassa päätöksessä vahvistettiin lisäksi politiikan monivuotisuutta, minkä pohjalta komissio saattoi antaa yksityiskohtaisen panoksen neuvoston monivuotisen (2004-2006) strategiaohjelman laadintaan.

- Strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierros on tuonut politiikan painopisteet päätöksentekoprosessin ytimeen, resurssien kohdentaminen mukaan luettuna. Johtajien edellytetään keskittyvän tarpeeseen toteuttaa ensisijaisia tavoitteita sekä raportoivan saavutuksista ja suorituskyvystä. Vaikka tällainen kehitys onkin positiivista, vuonna 2003 kävi kuitenkin ilmeiseksi, että vielä on tehtävä työtä strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierroksen istuttamiseksi tiukemmin hallintokulttuuriin. Uudet ja käynnissä olevat toimet on edelleenkin pyrittävä saamaan keskenään oikeaan suhteeseen. Komission lainsäädäntö- ja työohjelman toteuttaminen jäi alle odotusten, ja sitä on kohennettava.

- Vuoden 2004 talousarviota tarkasteltiin ja kehitettiin ensimmäistä kertaa toimintoperusteisen budjetoinnin nimikkeistön mukaisesti noudattaen kaikkien komission yksikköjen vuotuisissa hallintosuunnitelmissaan viiterakenteena käyttämää politiikanalojen ja toimintojen mukaista rakennetta.

Vuotuisten hallintosuunnitelmien (vuodeksi 2004) rakennetta ja sisältöä yhdistettiin ja yksinkertaistettiin vuonna 2003, jotta pääpaino olisi olennaisissa osissa ja toiminnoissa. On tärkeää pyrkiä varmistamaan, että tavoitteita ja toimia voidaan seurata asianmukaisesti - tällöin on tärkeää kattaa erityisesti vuosikertomuksissa ja vastaavassa yhteenvetokertomuksessa mainittujen toimintasuunnitelmien seuranta.

Politiikan koordinointiin liittyvät mekanismit

Komissio on ryhtynyt toimiin parantaakseen yksikköjensä välistä koordinointia. Tavoitteena on vahvistaa hallinnonuudistukseen liittyvien toimintalinjojen sisällön ja niiden täytäntöönpanon keskitettyä ohjausta.

Toimintojohtamisen ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana toimii pääsihteeri ja joka kokoaa yhteen keskeisten yksikköjen pääjohtajat ja kabinetit, koordinoi hallinnonuudistukseen liittyviä poliittisia ja strategisia kysymyksiä. Pääjohtajien ryhmä vastaa hallinnonuudistuksen ja muiden politiikkojen johdonmukaisen täytäntöönpanon varmistamisesta. Näiden ryhmien lisäksi lokakuussa 2002 tehdyllä komission päätöksellä [4] perustettiin kaksi uutta koordinointirakennetta eli resurssijohtajien ryhmä [5] ja yksikköjenvälinen koordinaatioryhmä [6]. Tätä nykyä toimii siis neljä pysyvää yksikköjenvälistä korkean tason ryhmää yksikköjen välisen johdonmukaisuuden ja koordinaation lisäämiseksi. Nämä ryhmät helpottavat tulevaisuuden suunnittelua, tarjoavat foorumin jatkuvan palautteen antamiselle ja auttavat pienentämään yksikköjen työtaakkaa. Lisätietoja niiden toiminnasta vuonna 2003 saa liitteestä 3.

[4] Communication on Delivering Reform and Improving Interservice Co-ordination (Tiedonanto hallinnonuudistuksen toteuttamisesta ja yksikköjen välisen koordinoinnin parantamisesta), SEK(2002) 1040.

[5] "Hallinnonuudistuksen toteuttamiseksi resurssijohtajat olisi suunnitelmallisemmin koottava yhteen keskustelemaan huomiota vaativista aiheista ja olisi varmistettava, että operatiivisten yksikköjen tarpeet otetaan huomioon." (SEK(2002) 1040/2, s. 1).

[6] "Politiikan täytäntöönpanoon liittyvää yksikköjenvälistä yhteistyötä olisi parannettava perustamalla välitason rakenne tarkastelemaan esityslistojen suunnittelua, havaitsemaan erityishuomiota vaativat asiat ja valvomaan koordinoidusti erityiskysymyksiä käsittelevien tilapäisryhmien työskentelyä." (SEK(2002) 1040/2, s. 1).

Vuoden 2003 tärkeimmät saavutukset

* Toimintoperusteisen budjetoinnin asteittainen käyttöönotto saatiin päätökseen, minkä seurauksena talousarvio on selkeämpi ja helppotajuisempi.

* Kaikissa komission yksiköissä on nyt käytössä konsolidoidut toimintoperusteisen johtamisen välineet suunnittelussa, seurannassa ja raportoinnissa.

* Komissiossa käytettäviä koordinointimekanismeja on rationalisoitu, ja ne on yhdistetty neljäksi yksikköjenväliseksi koordinointiryhmäksi.

2.4. Henkilöstöpolitiikka

Kuten vuonna 2003 annetussa hallinnonuudistuksen edistymistä koskevassa tilannekatsauksessa todettiin, komissio oli vuoden 2002 loppuun mennessä tehnyt kattavia ehdotuksia henkilöstösääntöjen muuttamiseksi ja alkanut panna täytäntöön toimia, jotka voitaisiin toteuttaa nykyisen järjestelmän puitteissa. Vuosi 2003 oli siis keskeinen vuosi valkoisessa kirjassa kaavailtujen erityyppisten henkilöstöuudistusten täytäntöönpanon sekä uusittuja henkilöstösääntöjä koskevien intensiivisten neuvotteluiden kannalta. Täytäntöönpanon keskeisiä haasteita oli henkilöstön uuden arviointi- ja ylennysjärjestelmän toteuttaminen ensimmäisen kerran. Neuvottelujen tuloksena henkilöstösäännöt voidaan saattaa voimaan 1. toukokuuta 2004. Säännöt ovat nyt lainsäädäntömenettelyn loppuvaiheissa neuvostossa ja Euroopan parlamentissa. Niiden hyväksyminen merkitsee henkilöstöuudistuksen saamista valmiiksi, jolloin uudistusprosessin aikana kehitetty johdonmukainen henkilöstöpolitiikka tulee täysimääräisesti voimaan. Säännöt tulevat voimaan samanaikaisesti historiallisen laajentumisen kanssa, minkä ansiosta komissio voi rekrytoida uudet kollegat uudistettujen sääntöjen tarjoamiin vakaisiin toimintapuitteisiin, joihin sisältyy muun muassa uudenlainen paljon suoraviivaisempi urarakenne.

Henkilöstösäännöt

Uudistettuja henkilöstösääntöjä koskevissa neuvotteluissa tapahtui merkittävä läpimurto vuonna 2003: neuvostossa päästiin 19. toukokuuta poliittiseen yhteisymmärrykseen palkkoihin, eläkkeisiin ja urakehitykseen keskittyvästä kokonaispaketista ja vahvistettiin 1. toukokuuta 2004 uusien henkilöstösääntöjen voimaantulopäiväksi. Tämän jälkeen saavutettiin lukuisia muita tärkeitä tuloksia. Henkilöstön edustajien, jäsenvaltioiden ja kaikkien toimielinten hallintojen kesken oli mahdollista käynnistää vuoropuhelu neuvottelukomitean muodossa. Neuvosto hyväksyi komitean päätelmät 29. syyskuuta ja teki poliittiseen yhteisymmärrykseen vastaavat muutokset ja lisäykset. Asia eteni näin ollen sovitun aikataulun mukaisesti ja rauhanomaisen yhteistyön ja sosiaalisen vuoropuhelun puitteissa. Komissio esitti henkilöstösääntöjen muuttamista koskevan tarkistetun ehdotuksensa 18. marraskuuta ottaen huomioon neuvotteluissa siihen mennessä saavutetut tulokset ja toimitti ehdotuksen neuvostolle. Euroopan parlamentin kanssa päästiin tammikuussa 2004 sopimukseen parlamentin kannalta ensisijaisista kysymyksistä, joten parlamentin pitäisi voida esittää lopullista pakettia koskeva lausuntonsa sovitussa määräajassa. Tämä merkitsi asiakysymyksiä käsittelevien neuvotteluiden päättymistä ja käynnisti tarkistusprosessin neuvostossa ja muissa toimielimissä. Tarkistusprosessi on saatava päätökseen alkuvuodesta 2004.

Tarkistettu ehdotus ei poikkea paljonkaan huhtikuussa 2002 esitetystä alkuperäisestä ehdotuksesta. Suoraviivaisempi urarakenne on säilytetty alkuperäisessä muodossaan - näin hyväksytään ansiokkuuden periaatteen vahvistaminen toimielimissä. Palkat säilyvät asianmukaisella tasolla, mutta nykyisen eläkejärjestelmän uudenaikaistamisesta sovittiin, jotta voitaisiin osaltaan reagoida väestön ikääntymisen aiheuttamaan ongelmaan Euroopassa. Työehtoja uudenaikaistetaan komission ehdotuksen mukaisesti jouston ja yhtäläisten mahdollisuuksien lisäämiseksi. Kurinpidon ja ilmiannon osalta sovittiin uusista toimenpiteistä tiukkojen eettisten standardien varmistamiseksi ja selkeiden sääntöjen aikaansaamiseksi kaikissa toimielimissä.

Jotta uudet henkilöstösäännöt voidaan panna täytäntöön heti alusta alkaen, kaikkia nykyisiä yksityiskohtaisia täytäntöönpanosääntöjä on tarkistettava ja tarvittaessa päivitettävä, ja lisäksi on muotoiltava joitakin uusia sääntöjä uusien aihealueiden osalta - esimerkkeinä oikeus osa-aikatyöhön tietyissä olosuhteissa sekä laajemmat mahdollisuudet saada lomaa perhe-syistä ja vastaavista erityissyistä. Työskentely asian parissa alkoi huhtikuussa 2003 ja jatkuu tiiviisti vuoden 2004 alussa, jotta tarvittavat säännöt voivat tulla voimaan muutettujen henkilöstösääntöjen voimaantulopäivänä.

Laajentumisen hallinta

Komissio alkoi vuonna 2003 rekrytoida ylimääräisiä toimihenkilöitä uusista jäsenvaltioista käynnistäen näin uusien kollegoiden integrointiprosessin. Budjettivallan käyttäjä on suostunut myöntämään virat, jotka komissio on pyytänyt laajentumisesta johtuen vuodeksi 2004. Kuluvana vuonna aloittavat siis suunnitelmien mukaisesti ensimmäiset uudet virkamiehet virassaan. Vakituisen henkilökunnan rekrytointi uusista jäsenvaltioista on mahdollista ajallaan, koska vuonna 2003 käynnistettiin useita kilpailuja. Ne organisoi toimielintenvälisesti Euroopan henkilöstövalintatoimisto (EPSO). Kilpailut saatiin siis menestyksekkäästi käyntiin vuonna 2003. Ensimmäinen vaihe on jo saatu päätökseen, ja tulokset ovat käytettävissä. Tämä ennennäkemätön urakka osoitti sen, miten toimielinten kannattaa yhdistää voimansa uudistuksen puitteissa selviytyäkseen laajentumisesta. Olisi syytä huomata, että ennen kuin kilpailun läpäisseet hakijat voivat todella aloittaa virassaan, neuvoston on annettava tasapainoista maantieteellistä jakaumaa koskevaa poikkeusjärjestelyä käsittelevä asetus, josta neuvotellaan parhaillaan poliittisella tasolla.

Uusi henkilöstönarviointijärjestelmä

Mitä tulee nykyisten henkilöstösääntöjen puitteissa toteutettavien henkilöstöuudistuksen osien täytäntöönpanoon, komissio edistyi vuoden 2003 kuluessa vuosina 2001 ja 2002 tehtyjen päätösten täytäntöönpanossa. Uuteen urakehitysarviojärjestelmään perustuva ensimmäinen henkilöstönarviointi toteutettiin koko komissiossa suunnitelluissa määräajoissa vuonna 2003 (lähetystöjä lukuun ottamatta, sillä niillä oli välimatkasta johtuvia ongelmia, joita on nyt pyritty ratkaisemaan), ja vuoden 2003 ylennyskierros toteutettiin suunnitelmien mukaisesti uuden arviointijärjestelmän pohjalta. Tämä on vahvistanut ansiokkuuden ja urakehityksen yhteyttä komissiossa ja lisännyt ylennyspäätösten avoimuutta. On kuitenkin huomattava, että komission yksiköt pitivät prosessia hallinnollisesti raskaana, ja pisteytysjärjestelmässä havaittiin ongelmia, joihin on nyt puututtu. Perusteltu kritiikki on otettu huomioon täytäntöönpanosääntöjen yksityiskohtien tarkistuksessa, ja arvioinnissa on määrä ottaa nämä ongelmat tehokkaasti huomioon vuonna 2004.

Liikkuvuus

Arkaluonteisiin tehtäviin liittyvän pakollisen tehtävistä toiseen siirtämisen osalta komissio asetti sisäisen tarkastuksen standardin nro 5 mukaisesti itselleen tavoitteeksi määritellä kaikki arkaluonteiset tehtävät ja siirtää kaikki talous- tai henkilöstöhallinnon alalla arkaluonteisissa tehtävissä yli seitsemän vuoden ajan toimineet henkilöt vuoden 2003 loppuun mennessä. Tätä ennennäkemätöntä toimenpidettä on ryhdytty toteuttamaan tehokkaasti, ja pääosastojen edellytetään määrittävän arkaluonteiset tehtävät käytössä olevan seurantavälineen (työtehtävien tietojärjestelmä) avulla. Maaliskuun 2004 loppuun mennessä laaditaan raportti tämän operaation täytäntöönpanosta. Operaatioon on liittynyt useita käytännön ongelmia lähinnä viranhaltijoiden korvaamisessa henkilöillä, joilla on tarvittavaa asiantuntemusta. Mitä tulee muuhun kuin pakolliseen liikkuvuuteen, helmikuussa 2002 annettuja liikkuvuutta koskevia ohjeita on pantu johdonmukaisesti täytäntöön ja matkan varrella havaittuihin käytännön ongelmiin on puututtu.

Koulutus

Urakehityksen tarpeisiin sovitettu koulutus oli edelleen etusijalla vuonna 2003. Koulutuspäivien keskimääräinen lukumäärä virkamiestä kohden oli 8,32 vuodessa, kun se edellisessä tammikuussa oli ollut 6,9. Yleisen koulutusbudjetin määrärahoista jaettiin 99 prosenttia ja kielikoulutusbudjetin määrärahoista 100 prosenttia. Yleistä koulutusbudjettia, joka kasvoi vakaasti vuosina 2002 ja 2003 vuonna 2001 tapahtuneen huomattavan kasvun (63,6 prosenttia) jälkeen, on kasvatettu vielä 37 prosentilla vuoden 2004 osalta.

Ensimmäiset vuosittaiset strategiset koulutuspuitteet hyväksyttiin vuodeksi 2003 henkilöstökoulutuspolitiikasta toukokuussa 2002 tehdyn komission päätöksen panemiseksi täytäntöön. Koulutuspuitteissa keskityttiin koko komission tarpeisiin ja määriteltiin painopisteet. Tämän seurauksena keskeistä koulutusluetteloa laajennettiin huomattavasti erityisesti johtamisen ja taloushallinnon aloilla ja tietyistä kursseista tehtiin pakollisia koko henkilöstölle tai ne nimettiin ennakkoedellytyksiksi tiettyjä uravaiheita varten. Komission henkilöstön kannalta uusi yksilölliset koulutustarpeet määrittävä väline - koulutuskartta - oli merkittävä osa uutta henkilöstönarviointijärjestelmää, ja se otettiin käyttöön vuonna 2003 arvioinnin yhteydessä. Osallistuminen taloushallinnon kursseille kasvoi 3 800 osallistujasta vuonna 2001 noin 7 100 osallistujaan vuonna 2003, ja jo tarjolla olevien 29 kurssin lisäksi vuonna 2004 aiotaan tarjota vielä uusia taloushallinnon kursseja. Johtamiskoulutus ilmoitettiin pakolliseksi nykyisille johtajille ja tuleville yksikönpäälliköille, ja noin 500 virkamiestä osallistui kahteen pakolliseen tai urakehityksen edellytykseksi asetettuun komissiossa järjestettyyn johtamiskurssiin vuonna 2003. Myös komission ulkopuolella järjestetyille johtamiskursseille osallistui lukuisia virkamiehiä.

Keskijohto ja ylin johto

Komission jäsenten kollegio hyväksyi keskijohdon osalta luonnoksen komission päätökseksi. Henkilöstön edustajia kuullaan luonnoksesta ennen sen lopullista hyväksymistä, jonka on määrä tapahtua alkuvuodesta 2004. Päätöksellä on tarkoitus selkeyttää yksikönpäällikköjen asemaa ja roolia organisaatiossa, tehdä johtamiskoulutuksesta pakollista ennen ensimmäistä nimitystä yksikönpäällikön virkaan, ottaa käyttöön koeaika sekä lisätä säännöllistä liikkuvuutta ja mahdollistaa siirtyminen takaisin muuhun kuin johtotason virkaan.

Ylimmän johdon (pääjohtajien ja johtajien) suorituksen arviointia koskeva kokeiluhanke saatiin päätökseen vuonna 2003. Hanke osoitti, että joitakin järjestelmän keskeisiä osia on tarpeen uudistaa. Näin ollen kollegiolle vuonna 2004 esitettävässä lopullisessa ehdotuksessa järjestelmä tuodaan lähemmäs muuhun henkilöstöön sovellettavaa mallia. Arviointikeskusten testausvaihe on lisäksi saatu päätökseen, ja näitä keskuksia käytetään vuonna 2004 komission ulkopuolelta rekrytoitavien (uusista jäsenvaltioista rekrytoitavat mukaan luettuina) valitsemiseen. Komission sitoumusten mukaisesti - mitä tulee korkeimpien virkamiesten liikkuvuuteen - yksikään pääjohtaja ei ole toiminut nykyisessä virassaan yli viittä vuotta. Tämä on selkeä parannus syyskuun 1999 tilanteeseen, jolloin 12 A1-palkkaluokkaan kuuluvaa virkamiestä oli toiminut virassaan yli viisi vuotta ja näistä kahdeksan yli seitsemän vuotta. Nykyisen komission aloitettua tehtävässään yksikköjen välillä on A1-palkkaluokassa ollut 40 ja A2-palkkaluokassa 76 siirtoa.

Yhtäläiset mahdollisuudet

Yhtäläisistä mahdollisuuksista voidaan todeta, että joulukuussa 2003 yhteensä 270:stä A1- ja A2-palkkaluokkaan kuuluvasta virasta 39:ssä toimi nainen, kun taas joulukuussa 2002 näitä virkoja oli yhteensä 259, ja niistä 35:ssä toimi nainen (14,4 prosenttia verrattuna 13,5 prosenttiin). Uusien henkilöstösääntöjen voimaantulo antaa mahdollisuuden edistää yhtäläisiä mahdollisuuksia entisestään erityisesti siksi, että uudet säännöt antavat mahdollisuuden joustavampiin työskentelyjärjestelyihin, jotta henkilöstö voisi helpommin yhdistää työ- ja perhe-elämän.

Vuoden 2003 tärkeimmät saavutukset

* Henkilöstösääntöjä koskevat neuvottelut saatiin päätökseen. Neuvoston on vielä tarkistettava oikeudellinen teksti. Asiasisällön osalta ei enää ole mitään esteitä sille, etteikö sääntöjä saataisi hyväksyttyä ajoissa.

* EPSO käynnisti 32 kilpailua laajentumisen johdosta ja sai ensimmäisen vaiheen päätökseen, joten vuoden 2004 loppuun mennessä pitäisi olla käytettävissä riittävä määrä kilpailun läpäisseitä henkilöitä.

* Virkamiehet käyttivät keskimäärin 8,32 päivää vuodessa koulutukseen.

* Yleinen koulutusbudjetti kasvoi 37 prosentilla, ja yleisen koulutusbudjetin määrärahoista 99 prosenttia ja koulutusbudjetin määrärahoista 100 prosenttia jaettiin.

* Kaikki nykyisten henkilöstösääntöjen puitteissa tehdyt yhdeksän komission päätöstä, joilla tähdätään valkoisen kirjan henkilöstöpolitiikkaa koskevan luvun toteuttamiseen, pantiin täytäntöön.

* Ensimmäinen uuteen järjestelmään pohjautuva henkilöstönarviointi- ja ylennyskierros toteutettiin suunnitelluissa määräajoissa.

* Yksikään pääjohtaja ei ole ollut nykyisessä virassaan yli viittä vuotta.

2.5. Sisäinen valvonta ja taloushallinto

Uusi varainhoitoasetus

Uuden varainhoitoasetuksen ja sen soveltamissääntöjen tultua voimaan 1. tammikuuta 2003 komission sisäisen valvonnan järjestelmä on muuttunut huomattavasti. Uusiin sääntöihin sisältyy erityisesti keskitetyn ennakkovalvonnan poistaminen ja taloushallinnon henkilöstön roolin uudelleenmäärittely sen vastuuvelvollisuuden lisäämiseksi, oikeudellisten puitteiden vahvistaminen avustuksille, julkisia hankintoja koskevien direktiivien saattaminen osaksi kansallista lainsäädäntöä sekä selkeät puitteet talousarvion toteuttamiseksi.

Useissa uuden varainhoitoasetuksen artikloissa viitataan nimenomaisesti hallinnonuudistuksella käyttöön otettuihin välineisiin ja elimiin. Neljä uuden varainhoitoasetuksen täytäntöönpanon kannalta merkittävää ratkaisematonta kysymystä ovat: uusi kirjanpitojärjestelmä, virkamiesten taloudellinen vastuu, taloudellisia väärinkäytöksiä tutkivan elimen perustaminen sekä vakiosopimusten laatiminen.

Kirjanpitojärjestelmän uudistamista koskeva hanke eteni vuonna 2003 suunnitellusti. Hankeryhmää vahvistettiin 9 pysyvällä virkamiehellä ja 5,5 ylimääräisellä toimihenkilöllä. Ulkopuolisen konsulttiavun saamiseen osoitetut varat otettiin käyttöön ja ulkopuolisten konsulttien kanssa allekirjoitettiin puitesopimus. Seurantaan, raportointiin, riskinhallintaan, muutoksenhallintaan, sidosryhmien osallistumiseen ja laadunhallintaan liittyvät hankeprosessit saatiin virallistettua.

Kaikkien virkamiesten taloudellinen vastuu on määritetty henkilöstösääntöjen 22 artiklassa, johon varainhoitoasetuksen 66 artiklassa viitataan. Komissio hyväksyi 23. heinäkuuta 2003 22 artiklan soveltamista käsittelevän valmisteluasiakirjan, jossa esitetään edellytykset artiklan soveltamiselle sekä noudatettava menettely. Kuulemismenettely ammattiyhdistysten ja ammattialajärjestöjen (OSP) kanssa alkoi marraskuussa 2003 ja on edelleen käynnissä.

Komissio perusti 9. heinäkuuta 2003 tekemällään päätöksellä K/2003/2247 varainhoitoasetuksen 66 artiklan 4 kohdan mukaisesti taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelimen, joka toimii itsenäisesti ja jonka tehtävänä on määrittää, onko tapahtunut taloudellinen väärinkäytös ja millaisia seuraamusten olisi oltava. Tutkintaelimen jäsenten haku saatiin päätökseen vuonna 2003. Helmikuussa 2004 tutkintaelimen puheenjohtajaksi nimitettiin Euroopan tilintarkastustuomioistuimen entinen presidentti Jan O. Karlsson.

Yksiköt ovat saaneet käyttöönsä julkisia hankintoja koskevan uuden käsikirjan, jonka lopullinen versio sisältää vakiomallit palveluhankintoja ja toimituksia koskeviksi yksittäisiksi ja puitesopimuksiksi. Palveluhankintoja koskevat vakiosopimukset ja toimituspuitesopimusten vakiomallit sisältyivät vuoden 2003 käsikirjaan. Loput sopimusmalleista - vakiomalli palveluhankintoja koskevaksi puitesopimukseksi, toimituksia koskeva sopimus ja arvoltaan vähäisiä toimituksia tai palveluhankintoja koskevat sopimukset - ovat valmisteilla ja hyväksytään alkuvuodesta 2004. Komissio on myös hyväksynyt vakiomuotoiset avustussopimukset, jotta yksiköiden olisi helpompi soveltaa asiaan liittyviä säännöksiä ja yhdenmukaistaa komission ja tuensaajien välillä vahvistettavat sopimusehdot.

Sisäistä valvontaa koskevat päätökset

Vastuuvapauden myöntäjän ja tilintarkastustuomioistuimen suositusten ja pyyntöjen lisäksi vuotuiset toimintakertomukset ja lausumat olivat sisäisen valvonnan järjestelmän lisäkehittämisen kannalta tärkein lähde. Vuoden 2001 toimintakertomuksia käsittelevän yhteenvetoraportin toimessa 13 todetaan sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen keskeisten toimijoiden tehtävistä ja vastuualueista olevan jonkin verran epätietoisuutta.

Komissio teki tämän vuoksi tammikuussa 2003 päätöksen, jossa edellytetään budjettipääosaston keskitetyn varainhoidon esittävän yleiskatsauksen sisäisestä valvonnasta eri puolilla komissiota. Lisäksi päätöksessä pyydetään pääjohtajia nimeämään valvontaan "yhteyshenkilöitä" (eli resurssijohtaja tai vastaava), joilla olisi avoimet viestintäkanavat keskitettyyn varainhoitoon ja jotka toimittaisivat sille sisäisen valvonnan yleiskatsauksen tekemisessä tarvittavat tiedot. Sisäisen tarkastuksen toimialan edellytetään kommentoivan yhteenvetoraportin luonnosta ja lisäävän tukeaan tarkastusyksikön työlle.

Vuoden 2002 toimintakertomuksia käsittelevässä yhteenvetoraportissa edellytettiin Eurostatiin liittyvän kriisin jälkimainingeissa, että keskitetty varainhoito päivittäisi kuuden kuukauden kuluttua sisäistä valvontaa koskevan vuosittaisen yleiskatsauksensa ja toteuttaisi yleiskatsauksen pääosastokohtaisesti. Jo aiemmassa päätöksessä edellytettiin, että komission jäsenten ja pääjohtajien välillä olisi oltava jatkuvaa vuoropuhelua sisäisestä valvonnasta [7], joten vuoden 2002 yhteenvetoraportissa täsmennetään, että pääjohtajien olisi vähintään kaksi kertaa vuodessa raportoitava komission jäsenelle sisäisen tarkastuksen tuloksista ja Euroopan petostentorjuntavirastolle OLAFille ilmoitetuista asioista. Lisäksi komissio pyysi pääjohtajia arvioimaan syksyllä 2003 yksikköjensä valmiutta noudattaa joulukuun 2003 loppuun mennessä 24 sisäisen tarkastuksen standardin perusvaatimuksia.

[7] Pääjohtajilta komission hallinnonuudistuksen myötä vaadittavat vuosittaiset toimintakertomukset ja lausumat (valkoisen kirjan toimi 82) - SEK(2001) 857: "Kertomukseen sisällytettävät asiat on esitettävä pääjohtajan ja asiasta vastaavan komission jäsenen välillä vuoden mittaan käytävän vuoropuhelun kuluessa ja niistä on keskusteltava tämän vuoropuhelun aikana..."

Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea

Sisäisen tarkastuksen toimialan suositusten seuranta kuuluu ensisijaisesti johdon vastuulle. Keskustasolla kuitenkin sisäisen tarkastuksen seurantakomitea seuraa tarkastussuositusten täytäntöönpanon edistymistä. Komitean puheenjohtajana on budjettiasioista vastaava komission jäsen. Lisäksi komiteaan kuuluvat henkilöstö- ja hallintoasioista ja sisäisen tarkastuksen toimialasta vastaava komission jäsen sekä kaksi muuta komission jäsentä (Viviane Reding ja António Vitorino) ja ulkopuolinen asiantuntija tarkastusyksiköstä.

Vastauksena tilintarkastustuomioistuimen kommentteihin komitea on ottanut käyttöön menettelytapoihin liittyvät ja rakenteelliset toimenpiteet mahdollisten eturistiriitojen hallitsemiseksi. Komitea päätti, etteivät komitean jäsenet voi toimia puheenjohtajana sellaisten asialistan kohtien osalta, jotka liittyvät kyseisen jäsenen vastuualaan kuuluvien yksikköjen tarkastukseen. Lisäksi komitean sihteeristö siirrettiin budjettipääosastosta pääsihteeristöön.

Vuoden 2003 tärkeimmät saavutukset

* Uusi varainhoitoasetus tuli voimaan.

* Kirjanpitouudistusta koskeva hanke kehittyi suunnitellusti.

* Virkamiesten taloudellista vastuuta ja taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelintä koskevia uudistustoimia oltiin viimeistelemässä.

* Komissio teki toimea 13 koskevan päätöksen ja antoi vuoden 2002 yhteenvetoraportin vahvistaen sisäistä valvontaa koskevaa tiedotusta.

3. HALLINNONUUDISTUKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANO VUONNA 2004

Uudistusohjelman pääpaino on vuonna 2004 muutosten täytäntöönpanossa. Tämä koskee erityisesti niitä muutoksia, jotka sisältyvät uusiin henkilöstösääntöihin, joiden on määrä tulla voimaan 1. toukokuuta 2004, kun Euroopan parlamentti on antanut lausuntonsa ja neuvosto on hyväksynyt komission ehdotuksen. Lisäksi uusia henkilöstösääntöjä tarvitaan varmistamaan, että komissio ja muut toimielimet voivat menestyksekkäästi integroida unioniin liittyvistä maista tulevan henkilöstön.

3.1. Strateginen suunnittelu ja ohjelmointi

Laajentuneessa unionissa - ja uudessa laajentuneessa komissiossa - komission strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin valmiuksilla on yhä suurempi merkitys prioriteettien vahvistamisessa ja politiikan täytäntöönpanossa johdonmukaisella tavalla.

On selvää, että 25 jäsenestä muodostuvan komission on mukautettava sisäistä toimintaansa. On esimerkiksi päätettävä politiikan alojen jakamisesta komission jäsenten kesken ja suunniteltava huolellisesti kitkaton siirtyminen nykyisestä uuteen komissioon. Tätä prosessia helpottaa se seikka, että 10 uudesta komission jäsenestä tulee kollegion jäseniä 1. toukokuuta 2004.

Komissio aikoo uusien rahoitusnäkymien (vuoden 2006 jälkeiseksi ajaksi) valmistelun yhteydessä ehdottaa käyttämiensä rahoitusvälineiden yksinkertaistamista ja rationalisoimista. Perustavoitteena on virtaviivaistaa useat rahoitusvälineet politiikan täytäntöönpanon avoimuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden lisäämiseksi. Komissio tekee aikanaan asiaa koskevat ehdotukset.

Näkymät vuodeksi 2004

* Kollegioon liittyy unioniin liittyvistä maista 10 komission jäsentä 1. toukokuuta 2004.

* Kuten liittymissopimuksessa ja komission ehdotuksissa hallitustenväliselle konferenssille todetaan, uuden komission on hyväksyttävä sisäiset päätöksentekomekanismit 25 jäsenen kollegiolle.

* Komission on tehtävä uusia rahoitusnäkymiä koskeva ehdotus, jossa virtaviivaistetaan useita rahoitusvälineitä.

* Konsolidoitujen strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin valmiuksien siirtäminen uudelle komissiolle.

* Laajennetun vaikutustenarviointijärjestelmän yleistäminen koskemaan kaikkia tärkeitä uusia ehdotuksia.

3.2. Henkilöstöpolitiikka

Uudelle komissiolle on tärkeää tarjota vahvat ohjelmoinnin ja suunnittelun puitteet, mutta lisäksi on olennaisen tärkeää varmistaa, että uusi komissio saa käyttöönsä johdonmukaisen ja vakaan henkilöstöpolitiikan järjestelmän. Tämän alan päähaasteita vuonna 2004 ovat selkeästi vakauden takaaminen laajentumisvaiheessa ja sen varmistaminen, että uusiin henkilöstösääntöihin siirrytään kitkattomasti. Täytäntöönpanossa jatketaan vuonna 2004 henkilöstöuudistuksessa jo vahvistettua suuntausta ja keskitytään samalla yksityiskohtien tarkistamiseen ja hiomiseen käytännön kokemusten perusteella.

Kun uudet henkilöstösäännöt tulevat ennakoidusti voimaan 1. toukokuuta 2004, henkilöstöpolitiikan uudistuksen "tarkistusvaihe" saadaan päätökseen. Komissio voi sitten suoraan keskittyä uuden henkilöstöpolitiikkansa täytäntöönpanon syventämiseen sekä tuen ja kannatuksen varmistamiseen yksiköissään ja henkilöstönsä keskuudessa. Tämä edellyttää, että alkuvuodesta 2004 saadaan valmiiksi yksityiskohtaiset säännöt, joita tarvitaan uusien henkilöstösääntöjen täytäntöönpanoon heti alusta alkaen. Merkittävin muutos vuonna 2004 on uuden urarakenteen täytäntöönpano, ja se vaikuttaa jokaiseen virkamieheen nykyinen ja tuleva henkilöstö mukaan luettuna. Toinen merkittävä 1. toukokuuta 2004 jälkeen toteutettava muutos on sopimushenkilöstön palkkaaminen komissioon, sen hallintotoimistoihin ja erillisvirastoihin.

Laajentumisen osalta komissio on varmistanut, että tärkeimmät valmistelutoimet on toteutettu - eli on varmistettu tarvittava määrä uusia virkoja ja käynnistetty asianmukaiset kilpailut -, mutta laajentumista koskevien komission valmiuksien kannalta todellinen koettelemus on vasta edessäpäin. Tässä mielessä on olennaisen tärkeää, että 1. toukokuuta 2004 jälkeen saadaan todella rekrytoitua 740 virkamiestä [8]. Maaliskuuhun 2004 mennessä on lisäksi välttämätöntä antaa selkeät säännöt siitä, miten yksikköjen tulee rekrytoida asianmukainen määrä henkilöstöä uusista jäsenvaltioista, ja määrätä luvut ja menettelyt johtohenkilöstön rekrytoimiseksi uusista jäsenvaltioista.

[8] 740 virkamiestä rekrytoidaan hallintobudjetista, ja lisäksi hallintotoimistoihin ja virallisten julkaisujen toimistoon on kaavailtu 51:tä virkamiestä ja tutkimukseen 70:ää virkamiestä.

Tähänastinen kokemus on osoittanut, että tarvitaan aikaa organisaation totuttamiseksi uusiin järjestelmiin, sen mukauttamiseksi kitkattoman toiminnan mahdollistamiseksi ja hallinnonuudistuksesta saatavan hyödyn saattamiseksi henkilöstön tietoisuuteen. Toimielimen on vuoden 2004 kuluessa osoitettava, että suorituksen arviointi toimii niiden hyväksi, jotka sen ansaitsevat, ja että palkkiona oleva ylennys on tavoitettavissa. Keskushallinnon ja osastojen henkilöstöyksikköjen on tiedotettava hallinnonuudistuksesta ja laajentumisesta henkilöstölle avoimesti ja luotettavasti. Kollegoiden ja hallinnon on erityisen tärkeää antaa uusille henkilöstön jäsenille selkeää opastusta ja tukea heti näiden tullessa komissioon.

Näkymät vuodeksi 2004

* 740 virkamiehen menestyksekäs rekrytointi ja kitkaton integrointi uusien jäsenvaltioiden liittymisen jälkeen testaa komission valmistautumista laajentumiseen.

* Tärkeimmät täytäntöönpanosäännöt on välttämätöntä saada ajallaan valmiiksi, jotta taataan kitkaton siirtyminen uusiin henkilöstösääntöihin.

* Jotta taataan henkilöstön luottamus komission henkilöstöuudistuksia kohtaan ja varmistetaan henkilöstön tuki, tarvitaan johtajuutta, avointa viestintää ja nykyisen ja seuraavan komission välistä jatkuvuutta henkilöstöpolitiikan suuntaamisen osalta.

3.3. Sisäinen valvonta ja taloushallinto

Vaikka asiaa ei valkoisessa kirjassa käsiteltykään suoranaisesti, lisäponnistelut ovat tarpeen hallinnonuudistuksen tavoitteiden saavuttamiseksi erityisesti kirjanpidon alalla, sillä uudelleenlaadittu varainhoitoasetus edellyttää tältä osin suoriteperusteisen kirjanpidon toteuttamista vuoteen 2005 mennessä. Tämän tavoitteen vuoksi komissio joutuu puolestaan sitoutumaan tekemään merkittäviä muutoksia tietojärjestelmiinsä. Tavoite edellyttää yhdennetyn tietokonejärjestelmän kehittämistä, jotta tämä vaadittu lisätoimi voidaan toteuttaa. Tavoite kirjanpitoa koskevien varainhoitoasetuksen vaatimusten täyttämisestä 1. tammikuuta 2005 mennessä on selvästikin kunnianhimoinen, mutta täytäntöönpanosuunnitelma etenee tässä vaiheessa aikataulun mukaisesti.

Euroopan parlamentin, OLAFin ja sisäisen tarkastuksen toimialan suositusten seurauksena komissio on vahvistanut ennakkovaroitusjärjestelmäänsä. Järjestelmän tarkistamista koskeva työ eteni niin hyvin, että komissio teki asiasta päätöksen 3. helmikuuta 2004.

Näkymät vuodeksi 2004

* Kirjanpitouudistus olisi saatava valmiiksi, jotta täytäntöönpano voi käynnistyä vuoden 2005 alussa.

* Kun on pantu täytäntöön Eurostatiin liittyneen kriisin jälkimainingeissa käyttöön otetut toimenpiteet, sisäisen valvonnan järjestelmä vakautuu (ks. jäljempänä).

4. EUROSTATIIN LIITTYNEEN KRIISIN JÄLKIMAININGEISSA TOTEUTETTAVAT TOIMENPITEET

Tässä kohdassa esitellään Eurostatiin liittyneen kriisin jälkimainingeissa toteutettavat toimenpiteet. Eurostatin itsensä osalta komissio on tehnyt useita päätöksiä, joissa pyritään tämän pääosaston kokonaisvaltaiseen uudelleenjärjestelyyn, mukaan luettuna uusi organisaatiokaavio, joka perustuu kahteen merkittävään muutokseen - linjojen kohdistaminen uudelleen EU:n tärkeimpiin toimiin ja toimintalinjoihin sekä Eurostatiin, erityisesti pääjohtajatasolla, kohdistuvan taloushallinnon ja varainhoidon valvonnan tiukentaminen.

Eurostatissa sattuneiden tapausten kehitys on osoittanut, että yksikköjen ja poliittisen tason sekä toisaalta keskustason ja operatiivisten yksikköjen välistä tiedotusta on tarkistettava ja vahvistettava. Nykyinen järjestelmä perustuu sääntöihin, jotka luotiin Prodin komission alkuvaiheessa ja joita on sittemmin tarkistettu säännöllisesti.

Joitakin rakenteellisia toimenpiteitä on jo otettu käyttöön havaittujen ongelmien perusteella. Erityisesti voidaan mainita, että komissio ja OLAF hyväksyivät 23. heinäkuuta 2003 väliaikaisen yhteisymmärryspöytäkirjan OLAFin tekemiä sisäisiä tarkastuksia koskevan tiedonkulun selkeyttämiseksi.

Kuten edellä mainittiin, komissiota auttaa vaadittujen parannusten toteuttamisessa se, että yksikköjen ja poliittisen tason tiedonkulusta on jo laadittu vahvistetut säännökset. Vaatimuksena on edelleen, että komission jäsenten ja pääjohtajien olisi käytävä jatkuvaa vuoropuhelua kunkin yksikön poliittisista tavoitteista ja sisäisestä valvonnasta. Lisäksi komissio päätti vuoden 2002 yhteenvetoraportin antamisen yhteydessä, että poliittiselle tasolle on toimitettava ainakin kaksi kertaa vuodessa tietyt tiedot sisäisten tarkastusten ja niiden seurannan tuloksista. Toimitettuihin tietoihin olisi kuuluttava myös näkökohdat, jotka johtuvat sisäisen tarkastuksen toimialan, Euroopan tilintarkastustuomioistuimen, pääjohtajien (jälkikäteisvalvonnan yhteydessä) ja OLAFin työskentelystä. Lisäksi komissio päätti tässä yhteydessä laatia vuosittaisen yleiskatsauksen ja väliarvion sisäisten valvontajärjestelmien tilasta kaikissa komission yksiköissä.

Nämä toimenpiteet eivät kuitenkaan kata kaikkia niiden analyysien ja tarkastusten näkökohtia, joita komissio on toteuttanut Eurostatiin liittyneen kriisin osalta. Komissio on tämän vuoksi päättänyt useista täydentävistä toimenpiteistä varmistaakseen, että sillä on aina poliittisten velvollisuuksiensa toteuttamiseen tarvittavat tiedot. Tämä vastaa sitoumuksia, jotka puheenjohtaja Prodi esitti 25. syyskuuta 2003 pitämässään puheessa ja joita hän kehitteli edelleen parlamentille 18. marraskuuta 2003 pitämässään puheessa.

4.1. Komission jäsenten ja yksikköjen välisiä suhteita koskevien toimintasääntöjen tarkistus [9]

[9] SEK(1999) 1481.

Komission jäsenten, heidän kabinettiensa ja yksikköjensä välisiä suhteita säädellään toimintasäännöillä, jotka komissio antoi toimikautensa alussa 18. syyskuuta 1999. Säännöissä kuvataan ne yleiset periaatteet, joiden tulisi ohjata komission jäsenen ja yksikköjen välisiä suhteita. Siinä esitetään kabinetin ja yksikköjen tehtävät komission jäsenen toimivaltaan kuuluvien asioiden hallinnoinnissa sekä näiden keskinäiseen suhteeseen sovellettavat säännöt. Näiden sääntöjen voimaantulon jälkeen komissio on hallinnonuudistuksen yhteydessä antanut lukuisia tiedonantoja, joissa täydennetään näitä sääntöjä ja esitetään niihin täsmennyksiä. [10]

[10] . Tässä yhteydessä seuraavat asiakirjat ovat erityisen tärkeitä: Charter of delegated authorising officers (Tulojen ja menojen valtuutettujen hyväksyjien peruskirja) (SEK(2000) 2203, 13.12.2000, päivitetty versio); Communications about the methodology for the establishment of Annual Reports (Communication of 27.06.2001 "The annual reports and declarations required of Directors-General under the reform of the Commission (action 82 of the White Paper)" (Tiedonannot vuosikertomusten laatimismenetelmästä (27.6.2001 annettu tiedonanto Komission hallinnonuudistuksen nojalla vaadittavista vuosikertomuksista ja pääjohtajien lausumista (valkoisen kirjan toimi 82) - SEK(2001) 875/6 ; 21.1.2003 annettu tiedonanto aiheesta Clarification of the responsibilities of the key actors in the domain of internal audit and internal control in the Commission (Komission sisäisen tarkastuksen ja valvonnan alalla keskeisten toimijoiden vastuun selkeyttäminen) - SEK(2003) 59; 21.1.2003 annettu tiedonanto aiheesta "Vuoden 2002 katsaus toimintajohtamisen toteuttamiseen komissiossa sekä vuotuisen toimintakertomuksen laadintamenetelmiä koskeva selvennys" - KOM(2003) 28 lopullinen/2.

Vuoden 1999 jälkeinen kehityskulku ja tarve parantaa kollegion jäsenille annettavaa tiedotusta oikeuttavat nyt tarkistamaan näitä toimintasääntöjä, jotta pääpaino voitaisiin asettaa komission jäsenen poliittiseen vastuuseen sekä pääjohtajan tai toimialajohtajan vastuuseen komission jäsenelle ja hänen kauttaan komissiolle. Perussääntöjen tasolla muutoksissa täsmennetään, minkätyyppisiä tietoja komission jäsenen on saatava yksiköiltään. Tietojen on oltava mahdollisimman kattavat, ja niiden olisi erityisesti katettava sisäisen valvonnan standardien täytäntöönpanon laatu hänen alaisuudessaan toimivissa yksiköissä, tarkastustyön sisältö sekä aiempien tarkastusten seuranta.

Toimintasäännöt käsittävät lisäksi menettelyn, jolla komission jäsenelle tiedotetaan kaikista seikoista, tilanteista tai kysymyksistä, joita hallinnossa ja erityisesti taloushallinnossa syntyy ja joiden vakavuus saattaa asettaa komission jäsenen tai kollegion vastuun kyseenalaiseksi. Tämän tiedonannon liitteenä on toimintasääntöjen uusi versio, joka sisältää edellä esitetyt muutokset.

4.2. Treatment of and follow-up to allegations relating to fraud, irregularity and other reprehensible acts

The treatment of allegations relating to fraud, irregularity and other reprehensible acts at the Commission has been reinforced considerably during the last years with the establishment of OLAF, which has benefited for its investigations from total operational independence, a central Internal Audit Service and, more recently, the creation of a Disciplinary and Investigative Office (IDOC) as well as the additional provisions in the draft of the new Staff Regulations. However, the Eurostat affair has shown that the current system does not provide the Commission with a sufficiently complete overview of all available information concerning a specific matter. As a matter of fact, the Commission's knowledge of all the information available on Eurostat was for a long time too partial and fragmented, which prevented it form taking rapid precautionary measures at an early stage.

It is for this reason that the Commission considers it necessary to ensure that pertinent information is collected from all sources, analysed rapidly and communicated to the College. It will therefore charge a group of Commissioners to ensure that all information and/or allegations of fraud, irregularity and other reprehensible acts will be treated in conformity with existing procedures and will be the subject of rigorous follow-up by the concerned services. Furthermore, this group of Commissioners will bring the most important cases to the attention of the Commission, i.e. those cases which require precautionary measures in order to protect the interests of the Union, in particular those of a financial nature.

This group will bring together the President, the Commissioner responsible for Personnel and Administration and the Commissioner responsible for the Budget and the Fight against Fraud. The group of Commissioners will be assisted by a high-level interservice group, composed of the Secretary-General, who will preside its meetings, and the Directors General of DG Personnel and Administration, of DG Budget, of the Internal Audit Service and the Legal Service.

This new approach will require the active and continuous cooperation of all services [11] and actors who are the natural addressees of information concerning allegations of fraud, irregularity or other reprehensible acts and whose competence for analysis and follow-up in their respective domains of responsibility remains entirely untouched. It will therefore require the cooperation of middle and senior management, and above all of Directors General or Heads of Service who are also the first interlocutors of whistleblowers.

[11] This concerns in particular the European Anti-Fraud Office (OLAF), the Disciplinary and Investigative Office (IDOC), the Directorate General for Personnel and Administration and the Internal Audit Service.

4.3. A reinforced framework for communication in the domains of internal control and internal audit

There are a number of questions that were raised by the Commission's Internal Auditor in the last chapter of his report about the examination of contracts and grants at Eurostat. In this report, he presented the governance lessons which he draws from the Eurostat affair. Presented as concrete steps forward, these lessons are essentially a review of the governance of internal control and audit structures in the Commission. The Internal Auditor recommends in particular that the central services should ensure increased supervision of these structures in the services and proposes the establishment of open lines of direct communication and functional reporting to the Accountant on the one hand, and the Internal Auditor on the other hand.

In this context the Commission has decided the following measures:

- In conformity with the clarifications made in the Communication of 21 January 2003 [12], the role of Resource Directors in the elaboration of the Annual Activity Report will be made explicit. The Resource Director, or the person designated by the Director General, will certify in a separate statement firstly that he has reported his advice and recommendations to the Director General on the overall state of internal control in the DG and that, secondly, the Annexes to the Annual Report dealing with internal control matters are accurate and complete. This statement will be annexed to the Report, starting with this year's AAR exercise relating to financial year 2003. In case of disagreement, this will be brought to the attention of the Commissioner as well as the Secretary General and the Director General of DG Budget.

[12] "Clarification of the responsibilities of the key actors in the domain of internal audit and internal control in the Commission" - SEC(2003)59

- In order to improve the horizontal flow of information between Commission auditors, the Internal Audit Capabilities will systematically transmit all their finalised audit reports (i.e; after conclusion of the contradictory procedure) to the Internal Audit Service. The reports will contain an executive summary which will highlight all critical findings of the report. The Internal Audit Service will summarise important IAC findings, recommendations and actions taken by DG management in a biannual report.

- The Internal Audit Service will strengthen its support for and coordination with Internal Audit Capabilities. Therefore, the Internal Auditor will preside the meetings of Auditnet, which brings together all Internal Audit Capabilities. A vice-chair will be elected from among the heads of Internal Audit Capabilities.

- A representative of the Internal Audit Service will participate in the procedures leading to the nomination of a Head of an Internal Audit Capability. Similarly, a representative of DG Budget will participate in the procedures leading to the nomination of a Resource Director.

- Management tools that are at the disposal of all services - including internal control and internal audit services - will be further developed: first and foremost, a data base of legal entities will be developed and the ABAC-data base of contracts (formerly the ICON-DB data base) will be made available to all services. Once the authorising services have entered the requisite data and provided the adequate supporting documents, the database of legal entities will provide authorising officers - before they sign a contract - with validated information about all entities with which the Commission has had contractual relationships since 1999. These new instruments should come on stream from mid-2004.

A synopsis of the main internal control information flows resulting from original Reform decisions of March 2000 and measures taken thereafter is provided overleaf.

4.4. Whistleblowing

Since the Commission decision of 2 June 1999, every official becoming aware of evidence of possible serious reprehensible acts, has been obliged to inform his/her Head of Service or Director General, or, if the official considers it useful, the Secretary General or OLAF directly. Furthermore, through its decision of 4 April 2002 the Commission has opened the possibility for officials to address such information to the Presidents of the Court of Auditors, the European Parliament, the Council or the Mediator, if the official concerned had previously disclosed information to OLAF and/or the Commission, and has allowed a reasonable period for them to take appropriate action.

Although the Commission was the largest source of information for OLAF case records in 2002/2003, [13] experience has however shown that, despite these rules, staff often seem to have chosen not to follow the whistleblowing procedure as identified above. In the majority of cases, officials either raised such concerns about serious wrongdoings in another context (for example at the occasion of a career review), or the allegations made by the official concerned were not "serious wrongdoings" in the sense of the whistleblowing provisions.

[13] According to OLAF's Activity Report 2002/2003, the Commission provided 173 case records, i.e. 26% of total new case records. However, this figure is not disaggregated to show how many of these referrals to OLAF were undertaken by whistleblowers. See: OLAF Fourth Activity Report of the Year ending June 2003, p.13

The Commission therefore intends to take measures to increase the awareness of these new rules amongst staff. More publicity will be given to these rules via other means, such as a publication in the internal newspaper and the inclusion of these rules in information provided to new staff.

In its measures to raise the profile of these rules, the Commission will also highlight the protection offered to bona fide whistleblowers. Of course, in order to enable the Commission to apply the protection measures described below, the member of staff concerned will be expected to identify him- or herself as a whistleblower to the Institution and to observe the procedures as outlined in the whistleblowing rules.

- In practice this protection means that the Commission will take all necessary steps to assure staff that complying with their whistleblowing obligations will not negatively affect their career. This will mean that if the member of staff concerned wishes to be moved to another Commission department in order to safeguard him or her against hostile reactions from his immediate work environment, then the Commission will facilitate such a move;

- Particular care will be taken during staff evaluation and promotion procedures to ensure that the whistleblower suffers no adverse consequences in this context. The career guidance function, introduced under the administrative reform, will have a monitoring role in this respect. In those cases where the career development report of staff who have made use of the whistleblowing provisions has significantly deteriorated, they will be able to ask for a review of their career development report through a special process.

>VIITTAUS KAAVIOON>

5. Monitoring Reform

5.1. Indicators

The Commission has so far monitored the implementation of Reform by making reference to the 98 White Paper actions. However, due to the fact that implementation of these actions will conclude this year, this way of assessing progress is no longer as useful a tool as it was in the past. In addition, many measures that amend or expand upon earlier Reform proposals, are a direct consequence of Reform, in particular those resulting from the Annual Activity Reports. A consolidated view of original and amended Reform measures related to internal control is provided in Annex 1 and Annex 5.

The Institution has at its disposal a number of indicators, which provide a global picture of developments in specific areas, such as, for instance, the speed of payments, the quantity of training or the gender balance among its management staff (see Annex 6). While it is extremely difficult to assess cultural change in an organisation, the Reform programme was based on the premises that a change in systems and structures combined with the provision of training was a precondition for a change in culture. The indicators seem to confirm this: where systems and structures have changed, performance has improved. For instance, payment delays continue to decrease (to below 43 days on average), the vacancy rate has been further reduced to a very low level of 1.9% and the annual recruitment of women has further increased to more than 33% in 2003. The offer of training underpinning these changes has met with a very strong response: total participant days for centrally organised general training were 8445 in 1999 before Reform started, with 23883 in 2002 and 28507 in 2003. By comparison with 2002, the total number of training days in 2003 grew by 22% from 165000 to 202000. By contrast, in areas that require an implementation of the new Staff Regulations, the change in indicators is far less drastic. For instance, it is expected that the share of staff on part time work would increase with the implementation of new provisions of the new Staff Regulations.

There are other indications of efficiency gains, in particular related to reinforced Interinstitutional cooperation. The creation of a European Administrative School is estimated to result in economies of scale equivalent of about 20% of the human resources necessary without this cooperation. The newly created European Personnel Selection Office will function with an annual budget of just over EUR 21 million, which is 11% less than the previous expenditure across institutions despite the increased workload stemming from enlargement. The creation of administrative offices was undertaken with the objective of securing overall savings in the region of 10% by 2010.

However, it is clear that the implementation of Internal Control Standards and systems remain the most important benchmark of Reform progress, not only in the financial control area, but also in other areas of Reform policy.

5.2. Internal Control Systems

The monitoring arrangements for internal control were already embedded in certain Reform actions and have continued to evolve. The basic framework of control requires Directors General to conduct an annual review of their internal control arrangements to support the declaration on controls in the Annual Activity Report and Directors General have, to varying degrees been self-assessing those arrangements since the latter part of 2000. Most recently this has involved an assessment undertaken in the autumn of 2003 of the readiness to be compliant with the baseline requirements of all Internal Control Standards by the end of December. This highlighted that, whilst expected compliance was expected to be generally high, there remained a number of key areas of internal control, notably on the documentation of procedures, risk assessment and supervision where further time and work would be required. In mid-February 2004 Directors General will be expected to confirm the assessments previously made.

So far the self assessment exercises undertaken by Directorates General have focused on compliance with the baseline requirements of the Control Standards, but the latest developments have seen a move by Directors General to consider the extent to which their systems of control are effective. This represents a significant, but natural evolution in the process of responsibilisation and reflects a need for Directors General to demonstrate more explicitly that they have the means to support their annual declaration on the adequacy of their internal control systems.

The annual overview on internal controls, starting in April 2004, will constitute an important component of the arrangements for monitoring implementation. It will bring together existing information on internal control issues on a DG by DG basis, summarized in one overall document and brought to the attention of the College.

The increased responsibilisation of Management is reflected in the annual management assurance declaration issued by Directors General on an annual basis as well as through the Commission's synthesis report, through which the College assumes its political responsibility for controls. Through its audit report, the Internal Audit Service provides complementary assurance to the College.

Separately and independently from management, the IAS assesses the effectiveness of the Commission's internal control systems. Through its audit work the IAS will be able to provide an intermediate audit opinion on the quality of the internal controls in Commission services towards the end of 2004 and a full audit opinion in 2006.

In order to further increase the Audit Progress Committee's technical knowledge, the Commission decided that the Committee should recruit a second external member.

6. Summary and Conclusion

Reform, and the achievement of demonstrably beneficial effects, is necessarily a process not an event. Meaningful systemic changes cannot have immediate productive results, and the time between the introduction of reform and the manifest realisation of its objectives can be disruptive. Nonetheless, important changes are visible in the Commission. Strategic Planning and Programming is providing the organisation, individual staff and external partners with a far clearer sense of the direction and the goals of this organisation and its different services. The responsibilities of each financial actor are greatly enhanced by the new rules in place, and these duties are accepted and properly executed by staff. The quality of management is being raised and high quality is continually required and fostered among managers.

It is therefore not a job for this Commission alone. This Commission has designed, embarked upon, implemented and begun to refine the most ambitious administrative reform in this organisation's history. The next Commission must not be distracted from the ongoing task and must uphold the orientations set by the White Paper of March 2000 and the wealth of experience gained during implementation. The Commission, before and after November 2004, must also continue to be ready to make constant 'post production adjustments' to achieve further improvements.

If the main challenge for 2003 was the need for robust implementation of major structural and procedural reforms, then 2004 will be the year when reform needs to become fully operational: bringing Commission services beyond mere compliance to a deeper level of implementation must be the aim for the reform project in 2004 and beyond. Managers and staff at all levels need to become increasingly confident in the new systems and procedures, and the sense of ownership of these new arrangements must improve across the organisation so that the body of staff feel increasingly empowered and decreasingly overwhelmed by the changes in place. Deepening the level of implementation also involves making continuous improvements, as various aspects of our policies need to be fine-tuned on the basis of experience and the results of evaluations.

In particular, the Commission will need to demonstrate to its own staff and the outside world that a system that devolves financial responsibility brings empowerment as well as reinforced obligation and strong, reliable systems of control. In the end, the internal control system must ensure that the College can take its political responsibility. The interest which Annual Activity Report and Declarations as well as the implementation of Internal Control Standards have received, bodes well for an improved position of the Commission in the discharge procedure. The introduction of these Reform measures has provided vehicles for a very fruitful dialogue with the Court of Auditors and the European Parliament. At the very least, information provided in the Annual Reports will be a solid basis for explaining the Commission's position within each year's discharge procedure. In the long run, it should also lead to a more positive assessment in the context of the Court of Auditors Annual Report.

The impact of enlargement represents a major and very welcome challenge in 2004 and beyond. In 2005 the Commission will face the bulk of recruitments from enlargement. It is essential that Commission services are able to operate confidently in a stable environment during this demanding period of transition.

The effectiveness and legitimacy of the Commission continue to depend upon its independence, accountability, and high performance as a multicultural and multinational public service organisation. With the reforms announced in the White Paper of March 2000 now firmly rooted in the set up of the organisation and the conduct of its staff, this Commission has upheld and reinforced these values and set a clear course for the next Commission.

ANNEX 1

reform actions state of play as at 31 DECEMBER 2003

>TAULUKON PAIKKA>

ANNEX 2

State of play in 01.01.04 of outstanding actions as at 01.01.03

>TAULUKON PAIKKA>

ANNEX 3

The work of interservice policy-coordination groups in 2003

Four permanent high-level interservice groups operate presently, each with different composition and mission, to ensure consistency in the implementation of the Commission's administrative Reform.

The ABM Steering Group, a major co-ordinating mechanism created by the Reform, is chaired by the Secretary-General and includes the Director-General of DG Budget, the Director-General of DG Personnel and Administration and the Heads of cabinet of the President, of the Vice-President responsible for the Reform and of the Commissioner for Budget. The initial mandate of the ABM Steering Group was limited to the issues related to Activity-based management. By decision of 2 October 2002 [14], the Commission extended the group's mandate to the co-ordination of all questions related to the Reform that have a political or strategic character.

[14] Communication on Delivering Reform and Improving Interservice Co-ordination SEC(2002)1040

In 2003, the ABM Steering Group met 10 times. The main results achieved over this period include: the central co-ordination and the definition of orientations on the strategic issues related to the 2004 Annual Policy Strategy and the Synthesis of the 2002 annual activity report; the Preliminary draft budget 2004; the decision to launch a study on the IT-tool supporting activity-based management in order to improve interoperability with other corporate systems and increase the user friendliness of the tool for the managers; the adoption of the necessary improvements concerning the monitoring of the management plans by the Commission's services; and the decision on allocation of the human resources for 2004.

The Directors General Group is chaired by the Secretary General and meets once or twice a week. It is responsible for ensuring the consistency of the implementation of administrative reform in the Commission and overseeing the co-ordination of policy implementation. It also provides a forum for the discussion of issues of horizontal interest. All Directors General and Heads of Service are members of the Group. The Group met 50 times in 2003, and dealt in particular with: the peer review of the draft reservations in the 2002 Annual Activity Reports (2 meetings); the readiness assessment of Internal Control baseline requirements (2 meetings); the preparation of the Annual Policy Strategy 2005; and the follow-up to the Annual Activity Reports' and Synthesis' action plans.

The Commission decision of 2 October 2002 [15] fostered the creation of two new co-ordinating structures, the Interservice Co-ordination Group [16] and the Group of Resource Directors [17].The Interservice Co-ordination Group met for the first time in January 2003 and held 11 meetings in 2003 (i.e. one meeting per month), whereas the Group of Resource Directors, which meets at least every two weeks, started its work in October 2002 and met 31 times up to end December 2003. Both are chaired by the Deputy Secretary-General in charge of co-ordination.

[15] Communication on Delivering Reform and Improving Interservice Co-ordination SEC(2002)1040

[16] « Interservice cooperation on policy implementation should be improved through an intermediate structure to review agenda planning, identify issues requiring particular attention and oversee in a co-ordinated way the work of ad-hoc groups dealing with specific issues » (SEC(2002)1040/2, page 1)

[17] « For the delivery of administrative reform, resource directors should be brought together in a more structured way to discuss the detailed issues that require attention and ensure that the needs of operational services are being taken into account » (SEC(2002)1040/2, page 1)

The Interservice Co-ordination Group (ICG) examines the Legislative and Work Programme of the Commission, monitors it quarterly, oversees every month the three-monthly rolling agenda of the Commission and identifies sensitive files, in particular to solve difference of views amongst Commission services. The first year of functioning of the ICG succeeded in improving the communication between services, in particular trough the regular discussion on sensitive files. Also, this Group is being used to discuss and highlight concerns related to the implementation of the Commission's work programme, based on monthly updates of progress reports benchmarking the overall Commission performance and that of individual services. Furthermore, the Group constituted a useful discussion forum for crosscutting issues, such as better lawmaking and simplification of the Community acquis, as well as impact assessment. A more appropriate representation of the DGs inside the Group (e.g. at the level of Deputy Director-General or Directors responsible for policy programming or general affairs, as initially foreseen), could bring in the future further effectiveness to the Group's task of smoothing away controversial points in the initiatives to be submitted to the College. In parallel with the creation of the Interservice Co-ordination Group, a number of lower-level inter-service groups were dismantled or fused as part of on an ongoing rationalisation in this area.

The Group of Resource Directors ensures the co-ordinated implementation of administrative Reform, provides feedback on the needs of the operational services, and is a forum for discussion and exchange of best practice between horizontal and operational services. Major reform-related discussions in 2003 concerned: the regular follow-up of the implementation of the new Financial Regulation; the assessment of the first Career Development Review (staff appraisal system) exercise; the definition of common rules for mobility of staff occupying sensitive posts, and the definition of recommendations for the improvement of internal communication in the Commission, including dissemination of best practice across services. Thorough discussions took place within this Group on enlargement-related administrative issues, such as integration of new staff from acceding countries, impact of the new official languages on the management of Community programmes. These important issues concerning administrative preparations for enlargement are also dealt with in an ad-hoc Group of Directors General.

Liite 4

Komission jäsenet ja yksiköt

5. PERIAATTEET

EY:n perustamissopimuksella ja sen nojalla hyväksytyllä lainsäädännöllä (johdetulla oikeudella) komissiolle annetaan useita tehtäviä, joita ovat muun muassa

- EY:n perustamissopimuksen ja toimielinten sen mukaisesti hyväksymien säännösten valvonta

- aloiteoikeus yhteisön lainsäätäjän toteuttamien lainsäädäntötoimien ja neuvoston toteuttamien muiden kuin lainsäädäntötoimien suhteen

- suositusten tai lausuntojen laatiminen EY:n perustamissopimuksen kattamista asioista

- omien päätösten tekeminen

- neuvoston tai lainsäätäjän sille antamien valtuuksien käyttö johdetun oikeuden säännösten soveltamiseksi

- talousarvion täytäntöönpano ja erityisesti sen hyväksyminen, joka on tehtävä, jonka komissio voi antaa virkamiehille, yleensä pääjohtajille tai toimialajohtajille, yhdenmukaisesti virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavien henkilöstösääntöjen, varainhoitoasetuksen, työjärjestyksen sekä osana komission hallinnollista ja taloudellista uudistusta laadittujen sääntöjen kanssa.

Tämän saavuttamiseksi komissio toimii kollegiona puheenjohtajan määrittelemien poliittisten suuntaviivojen perusteella. Vastuuketju kulkee kollegion tasolta komission jäsenten tasolle. Komission jäsen on vastuussa omista ja yksikköjensä toimista kollegiolle. Hän määrittelee omaa vastuualuettaan koskevat poliittiset suuntaviivat ja prioriteetit komission suuntaviivojen ja työohjelman perusteella sekä kollegiaalisen vastuun periaatteen mukaisesti. Komission jäsenen on varmistettava, että hänen yksikkönsä panevat suuntaviivat ja prioriteetit täytäntöön, valvottava pääosastonsa pääjohtajan tai toimialajohtajan (jäljempänä 'pääjohtaja') hallintotapaa ja annettava heille tarvittaessa ohjeita suuntaviivojen ja prioriteettien toteuttamiseksi käytännössä.

Vastuuketju kulkee edelleen alaspäin osastotasolle pääjohtajiin, jotka ovat vastuussa komission jäsenille ja kollegiolle näiden määrittelemien suuntaviivojen asianmukaisesta täytäntöönpanosta ja erityisesti siitä, että pääosastoa tai yksikköä johdetaan yhdenmukaisesti toimivaltajaon kanssa, sellaisena kuin se määritellään henkilöstösäännöissä, varainhoitoasetuksessa, työjärjestyksessä ja osana komission hallinnollista ja taloudellista uudistusta annetuissa säännöissä [18].

[18] Sellaisena kuin se määritellään erityisesti seuraavissa asiakirjoissa:

Voidakseen täyttää poliittiset velvollisuutensa ja toteuttaa valvontatehtävänsä komission jäsenen on saatava omilta yksiköiltään ja keskusyksiköiltä asianmukaista tietoa, mukaan luettuna tieto hänen alaisuudessaan toimivissa yksiköissä käyttöönotetun sisäisen valvonnan laadusta. Tämä ei merkitse sitä, että pääjohtaja vapautuisi velvollisuudestaan ilmoittaa komission jäsenelle kaikista tosiseikoista, tilanteista tai asioista, jotka koskevat hallintoa ja erityisesti taloushallintoa ja joilla voi olla vakavia seurauksia komission jäsenten tai kollegion vastuualueelle.

Puheenjohtajan kabinettipäällikölle ja pääsihteerille tiedotetaan komission jäsenten yhdessä yksiköidensä kanssa tekemistä työskentelyjärjestelyistä sekä keskinäisistä tiedotusmenetelmistä. Molemmat voivat pyytää lisätietoja tai selvennyksiä.

Komission jäsenten (heidän kabinettiensa) ja yksiköiden väliset yhteydet perustuvat ensi sijassa lojaalisuuteen ja luottamukseen.

Näiden yleisten periaatteiden lisäksi kabineteilla ja yksiköillä on tehtäviä, jotka täydentävät toisiaan.

6. KABINETTI - KOMISSION JÄSENEN TUKI

Kabinetti on komission jäsenen tuki. Kaikki kabinetille asianmukaisesti edellä mainittujen työskentelyjärjestelyjen mukaisesti ilmoitettu tieto on tarkoitettu komission jäsenelle.

(1) Kabinetti auttaa ensi sijassa varmistamaan, että kollegiaalisen vastuun periaate toimii asianmukaisesti. Tässä tarkoituksessa se pitää komission jäsenen ajan tasalla asioista, jotka kuuluvat hänen vastuualueensa ulkopuolelle. Tässä yhteydessä kabinetti valmistelee aktiivisesti komission kokouksia sekä esittää kysymyksiä ja näkemyksiä komission jäsenen puolesta asioista, joista on määrä tehdä päätös. Lisäksi kabinetti ilmoittaa yksiköille erityisesti niistä komission menettelyistä, jotka vaikuttavat suoraan yksiköiden omaan toimintaan.

(2) Kabinetin on vältettävä työn päällekkäisyyttä yksiköiden kanssa. Ne avustavat komission jäsentä hänen vastuualueensa poliittisten prioriteettien ja sisällön määrittelyssä ja varmistavat erityisesti, että komission jäsen on ajan tasalla yksiköiden budjetti- ja taloushallinnon alalla toteuttamista toimista. Kabinetti osallistuu politiikan suunnittelun tärkeimpiin vaiheisiin kuulemalla yksiköitä asetetuista prioriteeteista. Kabinetti myös varmistaa, että prioriteetteja ja ohjelmaa noudatetaan. Tämän valvontatehtävän suorittavat yhteisesti jäsenet, joita asia koskee, eikä sen tarvitse kuvastaa suoraan asiaa koskevan pääosaston rakennetta ja organisaatiota. Lisäksi kabinetti ilmoittaa yksiköille komission jäsenen tekemistä päätöksistä. Se luo pohjaa kollegion poliittiselle yhteisymmärrykselle päätöksenteon viimeisessä vaiheessa.

(3) Tehokkuuden lisäämiseksi kabinettipäällikkö ja pääjohtaja pitävät toisensa täysin ajan tasalla komission ulkopuolisista yhteyksistä, joita he pitävät yllä komission jäsenen vastuualueeseen kuuluvissa asioissa.

(4) Kabinetin jäsenet edustavat komission jäsentä poliittisella tasolla toimielimen ulkopuolella komission jäsenen antamien ohjeiden mukaisesti. Komission jäsenen vastuualueeseen kuuluvia teknisiä kysymyksiä olisi suotavaa käsitellä yksiköissä, jotta voidaan välttää työn päällekkäisyys.

(5) Kabinetti toimii yksinomaan toimielimen edun nimissä hoitaessaan tehtäviään.

(6) Kabinetin on noudatettava tiukasti komission turvallisuussääntöjä, jotka on liitetty komission työjärjestykseen (ks. päätös K(2001) 3031, tehty 29.12.2001 - EYVL L 317, 3.12.2001).

7. YKSIKÖT

Edellä kohdassa 4 mainittujen menettelyjen mukaisesti yksiköille kuuluu seuraavat tehtävät:

(7) Yksiköt varmistavat poliittisella tasolla hyväksyttyjen prioriteettien ja määriteltyjen suuntaviivojen täytäntöönpanon. Tässä tarkoituksessa ne edistävät tai valmistelevat strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierroksen aikana määriteltyjä välineitä [19]: komission tasolla tämä merkitsee päätöstä vuosistrategiasta, alustavaa talousarvioesitystä, lainsäädäntöohjelmaa ja työohjelmaa, yksiköiden tasolla puolestaan vuotuista hallintosuunnitelmaa, joka toimii viitekehyksenä toimintakertomuksen luonnostelemiselle kierroksen lopulla.

[19] SEK(2000)1294/4.

(8) Yksiköt auttavat komission jäsentä poliittisten suuntaviivojen laatimisessa ehdottamalla strategisia vaihtoehtoja, antamalla hänelle neuvoja yksittäisistä poliittisista päätöksistä ja toimittamalla hänelle kaikki tarvittavat taustatiedot. Yksiköt myös toimittavat komission jäsenelle ja hänen kabinetilleen säädettyjen järjestelyjen mukaisesti kaikki työskentelyn kannalta välttämättömät tiedot, kuten puheiden luonnokset tai muut tausta-asiakirjat.

(9) Yksiköt antavat komission jäsenelle säännöllisin väliajoin asianmukaista tietoa taloutta ja varainhoitoa koskevista kysymyksistä, jotka koskevat hänen vastuualueeseensa kuuluvia toiminta-aloja. Lisäksi ne raportoivat kaikista sellaisista merkittävistä käänteistä yksiköissä, jäsenvaltioissa tai kansainvälisissä elimissä, jotka saattavat vaikuttaa komission jäsenen asemaan kollegiossa tai varojen hallinnoinnin tehokkuuteen tai estää asetettujen tavoitteiden saavuttamisen.

(10) Yksiköt koordinoivat komission jäsenen ja hänen kabinettinsa kanssa komission ulkopuoliset yhteydet.

8. PERUSTAVANLAATUISET SÄÄNNÖT

Komission mahdollisimman tehokkaan toiminnan varmistamiseksi näitä periaatteita sovelletaan yhdenmukaisesti seuraavassa esiteltyjen sääntöjen kanssa.

8.1. Työn järjestäminen

Työjärjestelyt määritellään heti komission jäsenen toimikauden alussa, jotta voidaan varmistaa yhteistyön tehokkuus ja kabinettien ja yksiköiden välisen tiedonkulun paras mahdollinen hallinnointi.

Pääjohtaja järjestää ja koordinoi yksiköiden työn komission jäsenen vahvistamien suuntaviivojen mukaisesti.

8.1.1. Tehtävänkuvaus

Komission jäsen määrittelee komission yleisen poliittisen kehyksen puitteissa vastuualueensa yleisen poliittisen linjan, myös "kielteiset prioriteetit". Tämän jälkeen poliittinen linja muotoillaan tehtävänkuvauksessa tiiviissä yhteistyössä pääjohtajan kanssa. Tehtävänkuvaus laaditaan komission toimikauden ensimmäisenä kuukautena ja lähetetään puheenjohtajalle tiedoksi. Tehtävänkuvausta mukautetaan säännöllisin väliajoin tilanteen vaatimalla tavalla.

Tältä pohjalta pääjohtajalle annetaan täysi hallinnollinen vastuu. Pääjohtaja voi pyytää komission jäseneltä kirjallista vahvistusta.

8.1.2. Työjärjestelyt ja tiedotuskanavat

Pääjohtaja ja kabinettipäällikkö määrittelevät työjärjestelyt ja tiedotuskanavat komission toimikauden ensimmäisenä kuukautena ja varmistavat, että komission jäsen vahvistaa ne [20].

[20] Toimielinten välisten toimistojen osalta nämä säännöt olisi laadittava riippumatta siitä, mitä toimistojen perustamissäädöksessä säädetään.

Jäljennös näistä järjestelyistä lähetetään puheenjohtajan kabinettipäällikölle tiedoksi.

Näiden sääntöjen on oltava yhdenmukaiset lojaalisuuden, vastuullisuuden, hajauttamisen, tehokkuuden, tiedottamisen ja toisten toimintaan puuttumattomuuden periaatteiden kanssa sekä katettava seuraavat seikat:

- Järjestetään pääosaston ja komission välisiä kokouksia säännöllisin väliajoin: strategisia kokouksia olisi pidettävä vähintään kerran kuussa ja tarkastuksia ja sisäistä valvontaa käsitteleviä kokouksia kahdesti vuodessa.

- Luodaan kanavat komission jäsenen pyynnöille ja yksiköiden vastauksille:

- On perustettava yhteyspisteitä, jotka käsittelevät poliittisia aiheita ja rutiiniluonteisia hallintoasioita, mukaan luettuna sisäiseen valvontaan liittyvät asiat. Kunkin toimikauden alussa on myös tehtävä päätöksiä määräaikojen asettamista ja vastausten toimittamista koskevista järjestelyistä. Vastuunjaon selkeyttämiseksi ja yksinkertaistamiseksi on suotavaa, että yksikönpäällikkö (tai johtaja) lähettää rutiinivastaukset eli vastaukset, jotka koskevat pääosaston yleisesti tunnettua ja vakiintunutta asemaa, asiaa käsittelevän kabinetin jäsenelle suoraan, ja jäljennöksen vastauksesta keskitettyyn yhteyspisteeseen. Pääjohtaja lähettää vastaukset, jotka koskevat uuden aseman määrittelyä tai aikaisemman aseman muuttamista ja arkaluonteisina pidettyjä asioita, komission jäsenelle (tai tarvittaessa kabinettipäällikölle).

- Lisäksi on tehtävä järjestelyitä, jotta komission jäsenen toimisto ja yksiköt voivat jakaa vastuun seuraavilla aloilla:

- komission jäsenen postin käsittely

- tausta-asiakirjojen laatiminen sekä puheiden valmistelu

- aineistoa tai puheita koskevien, muiden komission jäsenten esittämien pyyntöjen käsittely

- komission jäsenen edustaminen ja matkajärjestelyjen tekeminen

- edellä mainituissa säännöllisin väliajoin pidettävissä kokouksissa tehtyjen päätösten ja erityisesti tarkastuksia koskevien päätösten seuranta.

Organisaatiorakenteen sekä luotujen tiedotus- ja koordinointikanavien säilyttämiseksi kabinettien olisi yleensä lähetettävä muille kuin omaan vastuualueeseensa kuuluville yksiköille osoittamansa pyynnöt asiasta vastaavan komission jäsenen toimistoon. Samoin yksiköiden on yleensä pidättäydyttävä ottamasta suoraan yhteyttä muihin kabinetteihin; jos ne kuitenkin näin tekevät, niiden on ilmoitettava yhteydenotosta omalle kabinetilleen.

8.1.3. Erityistapaukset: uudet aloitteet ja arkaluonteiset tiedot, joista komission jäsenen ja/tai kollegion voidaan katsoa olevan vastuussa

Ennen uusien aloitteiden käynnistämistä - kun kyseessä ovat muut kuin jokapäiväiset hallintoasiat - pääjohtaja hakee komission jäsenen suostumusta, erityisesti aloitettaessa yksiköidenvälisiä neuvotteluja. Erittäin tärkeistä asioista on keskusteltava pääjohtajien ja kabinettipäälliköiden yhteisissä kokouksissa.

Kuten edellä kohdassa 3 mainitaan, yksiköiden on ilmoitettava komission jäsenelle kaikista arkaluonteisista tiedoista, jotka voivat asettaa kyseenalaiseksi hänen vastuullisuutensa tai kollegion vastuullisuuden. Ilmoittaminen etenee seuraavan virallisen menettelyn kautta:

- Kirjallinen tieto, joka antaa aihetta komission jäsenen viralliseen ja nopeaan reaktioon hänen asianmukaiseksi katsomallaan tavalla (henkilökohtainen haastattelu, pyyntö saada lisätietoja jne.).

- Lisäkeskusteluihin tai -tietoihin perustuva toimintasuunnitelma, joka dokumentoidaan ja toteutetaan yksiköiden ja komission jäsenen sopimien valvontasäännösten mukaisesti.

Komission jäsenelle on hänen toimikautensa alussa tiedotettava aikaisemmista vakavista ongelmista, joita ei ole vielä ratkaistu kokonaan. Vastaavista uusista ongelmista, joita syntyy hänen toimikaudellaan, on tiedotettava hänelle välittömästi.

8.2. Resurssien hallinta

8.2.1. Varainhoito

Kun komission jäsen aloittaa toimikautensa, yksiköt tiedottavat hänelle pääosaston tai yksikön varainhoidon laajuudesta, velvollisuuksista sekä asiaan liittyvistä ongelmista ja riskeistä. Tietojen on katettava yksityiskohtainen kuvaus pääosaston tai yksikön talousprosesseista, myös sisäisistä valvontajärjestelyistä. Lisäksi komission jäsenelle tiedotetaan tilintarkastustuomioistuimen uusimmista kertomuksista, vastuuvapautta koskevista parlamentin keskusteluista, aikaisemmista vuotuisista toimintaikertomuksista, sisäisen tarkastuksen toimialan tai yhteisen varainhoitoelimen kaikista kommenteista, päätökseen saatetuista tai meneillään olevista OLAFin tutkimuksista [21], sisäisistä tarkastuskertomuksista ja edistyksestä edellä mainittuja asioita koskevien toimien tai toimintasuunnitelmien täytäntöönpanossa. Komission jäsen voi tarvittaessa pyytää komissiota teettämään sisäisen tarkastuksen toimialalla välittömän tarkastuksen jostakin pääosaston varainhoitoon kuuluvasta asiasta.

[21] Paitsi jos OLAF on nimenomaisesti kieltänyt tietojen toimittamisen.

Komission jäsenen toimikauden aikana yksiköt lähettävät hänelle hyväksymistä varten tärkeimmät startegisen ohjelmoinnin kierrosta koskevat asiakirjat [22].

[22] Ks. edellä kohta 3.1. Tämä koskee erityisesti toimia, jotka liittyvät vuosistrategiasta tehtyyn päätökseen, alustavaan talousarvioesitykseen, lainsäädäntö- ja työohjelmaan, sekä näihin toimiin liittyviä asiakirjoja, kuten talousarvion suunnittelu (sitoumukset/maksut) ja lainsäädännön laatimista edeltävät tai lainsäädäntöehdotukset, jotka on toimitettu komissiolle hyväksymistä varten.

Lisäksi komission jäsenelle tiedotetaan säännöllisesti ja asianmukaisesti

- kaikista ehdotuksista, joilla pyritään tekemään muutoksia talousprosesseihin ja valvontajärjestelmiin; erimielisyyden vallitessa asiaa koskevat muutokset esitetään ehdotuksessa, joka toimitetaan komissiolle päätöstä varten

- kaikesta tarkastustyöstä (ja siihen liittyvästä riskinarvioinnista), jonka ovat tehneet eri tarkastuselimet (erityisesti tarkastusyksikkö, sisäisen tarkastuksen toimiala, Euroopan tilintarkastustuomioistuin, pääosasto tai yksikkö jälkitarkastusten avulla ja OLAF); komission jäsen ja pääjohtaja käsittelevät näitä tietoja vähintään puolivuosittain pidettävissä kokouksissa ja antavat kokouksista selvityksen vuotuisessa toimintakertomuksessa.

Rajoittamatta edellä kohdassa 4.1.3 tarkoitettua menettelyä yksiköt tiedottavat komission jäsenelle myös hänen vastuualuettaan koskevista kommenteista, joita Euroopan parlamentin jäsenet ovat esittäneet erityisesti kirjallisina ja suullisina kysymyksinä, ja kaikista pääjohtajan tietoon saatetuista väitteistä, jotka koskevat sääntöjenvastaisuuksia tai petoksia.

Tämän keskustelun tavoitteena on ennen vuotuisen toimintakertomuksen laatimista antaa komission jäsenelle tietoa kaikista seikoista (kommenteista tai varauksista), jotka voidaan lisätä lausumiin. Pääjohtajan ehdottamasta toimintasuunnitelmasta laaditaan kirjallinen asiakirja, ja siihen sovelletaan erityistä seurantamenettelyä.

Hallintomäärärahojen budjetoinnissa, esimerkiksi virkamatka- ja edustuskulujen osalta, toteutetaan pääosaston ja komission jäsenen toimiston välillä selkeä jako.

8.2.2. Henkilöresurssien hallinnointi

Pääperiaatteena on niiden yleisten sääntöjen täysimääräinen soveltaminen, jotka komissio hyväksyi osana hallinnonuudistustaan.

Muun kuin johtohenkilöstön nimityksistä vastaa pääjohtaja yhteistyössä henkilöstön ja hallinnon pääosaston kanssa virallisten välineiden osalta.

Yksikönpäällikköjen ja neuvonantajien nimittämiseksi pääjohtaja toteuttaa valintamenettelyn valitakseen sopivimman ehdokkaan komission hyväksymien erityismenettelyjen mukaisesti [23]. Hän ilmoittaa valinnastaan komission jäsenelle, ennen kuin asiaa koskeva päätös hyväksytään virallisesti nimittävää viranomaista koskevien sääntöjen mukaisesti.

[23] SEK(2000) 2305/5.

Nimitykset A1- ja A2-palkkaluokan virkoihin tehdään komission hyväksymien erityismenettelyiden mukaisesti [24].

[24] SEK(1999) 1485 ja SEK(2000) 2305/5.

Ilmoitukset avoimista johtotason viroista (A1- ja A2-palkkaluokan virat sekä yksikönpäälliköt) on julkaistava kolmen kuukauden kuluessa viran avautumisesta.

8.3. Asian siirtäminen puheenjohtajan käsiteltäväksi

Jos komission jäsen ja pääjohtaja ovat eri mieltä näiden sääntöjen soveltamisesta tai tulkitsevat niiden sisältöä eri lailla, he voivat siirtää asian puheenjohtajan käsiteltäväksi.

Annex 5

Summary of internal control provisions as developed since March 2000, including measures taken in the wake of the Eurostat crisis

The March 2000 White Paper set out an internal control architecture that provides a continuous assessment of internal control in the Commission in order to take remedial action when necessary. The prime vehicle for this process is the Annual Synthesis Report, which summarises the contents of Annual Activity Reports of Directors General and Heads of Service. In addition, changes to the internal control framework are made based on recommendations by the Court of Auditors and the European Parliament. As a result, while the general internal control framework set out in March 2000 has remained stable, the roles of its principal actors and, above all, the information flow between them has evolved over time. It is therefore necessary and useful to consolidate the main decisions that constitute amendments to the White Paper in one place, including the measures proposed in the wake of the Eurostat crisis in the present Progress Report.

This annex serves this specific purpose.It is based on a recommendation made by the Court of Auditors in its Annual Report for Financial Year 2002, which is also reflected in requests made by Members of Parliament in the course of the discharge procedure. [25] Significant changes to the original functions, mandates and procedures set out in the March 2000 White Paper are indicated in italics. The first two sections provide an overview of actors and procedures related to financial management and internal audit, respectively. Section 3 summarises changes to the framework of budgetary execution and initiatives to protect the Community's financial interest. The relevant actions of the March 2000 White Paper Action Plan are referred to in the margin.

[25] THE COURT OF AUDITORS SPECIFICALLY MENTIONS THAT "NEW ACTIONS WERE INTRODUCED WHEN THE REFORM OF THE INTERNAL CONTROL SYSTEM WAS PUT INTO EFFECT...UNDER THESE CIRCUMSTANCES IT WOULD BE MUCH EASIER TO STUDY THE PROGRESS OF THE REFORM IF ALL THE ACTION PLANS AND UPDATES OF THE WHITE PAPER ACTIONS COULD BE CONSOLIDATED WITHIN A SINGLE DOCUMENT..."ANNUAL REPORT CONCERNING THE FINANCIAL YEAR 2002. SECTION 1.108. THIS REASONING IS CONFIRMED IN THE ANALYSIS OF THE COURT'S COMMENTS IN THE WORKING DOCUMENT ABOUT THE REFORM OF THE COMMISSION BY G.DELL'ALBA, MEMBER OF THE EUROPEAN PARLIAMENT (PE 338.173).

9. FINANCIAL MANAGEMENT

9.1. Authorising Officer and Authorising Officers by Delegation and Subdelegation

9.1.1. Definition and codification of the function

The new Financial Regulation reflects the principles set out in the White Paper. While the Institution (i.e. the College) has the function of Authorising Officer, it delegates financial management and control to Authorising Officers by Delegation (i.e., Directors General and Heads of Service). Delegated Authorising Officers are responsible for financial management in their services, including functions that had previously been fulfilled at central level, such as, for instance, the centralised ex-ante visa performed by the Financial Controller, which was abolished in the context of Reform. Delegated Authorising Officers can subdelegate certain functions to Authorising Officers by Subdelegation. The rights and obligations of Delegated and Subdelegated Authorising Officers were laid down in accordance with the White Paper in two different charters. [26]

[26] Supporting the Reform of Financial Management. SEC(2000)2203/5 and SEC(2001)454

While the role of Delegated Authorising Officers has not changed - they remain at the centre of the internal control system and take full responsibility for internal control systems under their responsibility - the Commission has decided to make their reporting requirements more specific than originally foreseen in the Charter of Authorising Officer by Delegations. It decided in July 2003 that Authorising Officers by Delegation should report at least twice a year to their Commissioner on work undertaken by their internal audit capabilities and appropriate issues arising from the work of the Internal Audit Service, the Court of Auditors, the Directorate General itself and OLAF. [27] The revised Code of Conduct for Relations between Commissioners and their Services, which is attached to the present Progress Report, emphasises the political responsibility exercised by the Commissioner by specifying the minimum frequency and precise nature of information a Commissioner must receive from his/her services. [28]

[27] 2002 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2003)391 final

[28] Reform Progress Report on the year 2003

9.1.2. Annual Activity Reports and Declarations

Delegated Authorising Officers are required to issue an Annual Activity Report and Declaration, in which they report about the achievement of objectives specified in their Annual Management Plan. In particular, they provide an assurance to their Commissioner and the College about financial management in their services and highlight material deficiencies, if any, of the internal control system under their responsibility. Subdelegated Authorising Officers issue regular reports, which are also used in the preparation of the annual activity reports.

Starting with Action 10 of the Synthesis Report 2002 [29], the Commission has reviewed and refined the methodology for establishing Annual Activity Reports and Declarations. As recommended by the Court of Auditors, the refinements are undertaken with a view to making reservations clearer and better understood and to ensuring full comparability across Commission services. In addition, Resource Directors will be asked to comment on those parts of the Annual Activity Reports and Declarations which concern internal control. [30]

[29] 2001 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2002)426 final

[30] Reform Progress Report on the year 2003

In order to ensure adequate controls, Delegated Authorising Officers must make sure to earmark human and administrative resources needed for proper monitoring and control of programmes in the framework of activity-based management.

In reaction to the Annual Activity Reports for financial years 2001 and 2002, the Commission asked its services to provide priority in resource allocation for units that are specifically dealing with internal control and audit matters. In addition, services were asked to identify training and recruitment needs in order to allow the design of training and recruitment programmes. [31]

[31] 2001 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2002)426 final. 2002 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2003)391 final

As concerns Subdelegated Authorising Officers, the Commission recognised the specific role of financial units and control functions, when it decided that each Directorate General and Service should have a coordinator (contact officer) - who is the Resource Director or equivalent - for the coordination of internal control, who would provide all relevant information to the Central Financial Service [32]

[32] The basic functions of finance units are set out in: Supporting the Reform of Financial Management. SEC(2000)2203. For the role of Resource Directors in liaising with the Central Financial Service see: Clarification of the roles of key actors in internal audit and internal control in the Commission (SEC(2003)59 of 21.1.2003.

9.1.3. Regular self assessments

In the autumn of 2000, Directorates General began the process of self assessing their internal control systems, using the draft Internal Control Standards as a basis, with a view to establishing the systems which would need to be in place on removal of the centralised ex-ante visa.

The self assessment methodology has now become a regular part of the services' own evaluation and reporting process.In the framework of the 2002 Synthesis report, services have also used this approach in order to assess the implementation of the internal control baseline requirements by the end of 2003.

9.2. The Central Financial Service

The creation of the Central Financial Service (CFS) followed the Commission decision to create a specific service in support of financial management in Directorates- General and services. The CFS defines the regulatory framework for using Community finances and the Standards for Internal Control. It supports Commission services by laying down standard model contracts and by providing advice on internal control and financial management, including contract management and procurement procedures. For this purpose, the CFS uses specific user networks, such as the RUF ("Réseau des Unités Financières") and the Internal Control Coordination Network. The CFS also develops and manages common financial management information systems, provides operational manuals of financial management and organises training courses on financial and internal control matters.

While the role of the CFS today does not substantially differ from that set out in the White Paper, the Commission has asked the CFS to provide a yearly overview of the Internal Control System to the College as well as a mid-term review.For this purpose, the Commission has also specified that Resource Directors in Directorates General should supply the CFS with the basic information on which its overviews are based. [33].The aim is to produce a summary of the state of play on internal control and to identify best practices and potential weaknesses at Commission level.

[33] Clarification of the roles of key actors in internal audit and internal control in the Commission (SEC(2003) 59 of 21.1.2003.Reform Progress Report on the year 2003.

For this purpose, DG Budget has made specific working arrangements between the Central Financial Service and Directorates General. A 'position statement' for each DG will be produced under the responsibility of the CFS, but with the cooperation of and in conjunction with the Directorates General and based on agreed sources of information, including audit reports, work done by Directorates General to support their Annual Activity Reports and the information sent at least twice yearly to Commissioners on audit and control issues.

9.2.1. Setting Internal Control Standards

In December 2000, the Commission adopted a proposal for 24 internal control standards, which had been developed by DG Budget's Central Financial Service. [34]This was a key step forward in that it constituted for the first time a framework of internal control based on internationally accepted norms and standards and provided a wide ranging definition of internal control which embraced both financial and non-financial aspects. The standards are based on the following control components: Control Environment, Performance and Risk Management, Information and Communication, Control Activities and Audit and Evaluation. They cover the broad spectrum of the activities undertaken by the Commission at all levels.

[34] Supporting the Reform of Financial Management. SEC(2000)2203

By December 2001, services had some experience of trying to implement the Control Standards. Attention was primarily focused on financial matters, but a number of horizontal initiatives, for example on human resource and Activity Based Management issues were being made more concrete. Also, it was soon realised that some of the initial expectations on timing were unrealistic. The aim therefore was to define common baseline requirements through all services and which would reflect the complementary initiatives already underway and whose meaning would be clearer to services.

As a result, this question was addressed in the 2001 and 2002 Synthesis Reports. Services self-assessed the expected level of implementation of internal control baseline requirements by the end of 2003. [35] The results indicate that, with a few exceptions, most Directorates General expected to have reached a high degree of compliance by the year end. In mid-February 2004, Directorates General will be expected to confirm that their expectations have been realised in practice. This update is likely to form the basis of an annex to the 2003 Annual Activity Reports.

[35] 2002 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2003)391 final

9.3. The Accounting Officer

While Accounting Reform was not included in the March 2000 White Paper, it was proposed as part of the recasting of the Financial Regulation in 2001. It is clear that the fundamental overhaul of the accounting system is essential for the implementation of a number of actions mentioned in the White Paper. In particular, financial management information system, such as the Central Invoice Register and the Contractors Database, will be integrated in the new accounting system.

Deadlines for the presentation of an Accounting Reform Project were therefore set in Action 16 of the 2001 Synthesis report. As a result, the Commission adopted its Communication of the modernisation of the accounting system in December 2002. [36]At the same time, it upgraded the function of the Accounting Officer to A1 level. The objective of the project is to have an accrual-based accounting system in place by the beginning of 2005, which is compliant with the formal requirements of the new Financial Regulation.

[36] COM(2002)755

10. INTERNAL AUDIT

10.1. The Internal Audit Service (IAS)

The IAS became operational in September 2000.It is not itself responsible for the implementation and management of controls, which is why it was established as a separate structure independent from Financial Control as soon as an amendment to the Financial Regulation made this possible. Under Article 86 of the revised Financial Regulation the IAS is responsible for assessing the suitability and effectiveness of internal management systems and of the internal control and audit systems. Its mission is to assist management in controlling risks, monitoring compliance, to provide an opinion on the quality of management and control systems and to improve efficiency and effectiveness of operations. The service reports to the Vice-President form Reform and works on the basis of a risk based Annual Plan and a three year rolling Forward Audit Plan. Its rights and obligations are laid down in a specific charter. [37] Its first task, which should conclude this year, is a series of in-depth audits of all Commission services.

[37] Charter of the Internal Audit Service of the European Commission. SEC(2000) 1801//2.

Since its creation, the Commission has not changed the function of the Internal Audit Service, but has enlarged its mandate, specified its reporting requirements and strengthened its relations with Internal Audit Capabilities. The scope of IAS work has been enlarged by the new Financial Regulation's provision that the Internal Auditor of the Commission is also the Internal Auditor of Community Agencies. The IAS will issue and annual report and an interim report summarising the result of completed audits, recommendations issued and follow-up work that was undertaken. The IAS will also receive IAC reports. In addition, the IAS will chair meetings of Auditnet, which brings together all Internal Audit Capabilities of the Commission. The IAS will therefore pursue the objectives of coordination and professional guidance with existing resources (i.e. through correspondents work and resources available for coordination work) while its major task remains that set out in the Financial Regulation and to provide an audit opinion for internal controls in the Commission as a whole. Besides increasing the number of staff in the IAS to cope with its mandate to audit Community Agencies, the Commission has also recently adopted a strengthening of the service through a change in its organigramme, which provides for an additional Director-level post. [38]

[38] Clarification of the roles of key actors in internal audit and internal control in the Commission (SEC(2003) 59 of 21.1.2003. Reform Progress Report on the year 2003.

10.2. Internal Audit Capabilities

Internal Audit Capabilities (IACs) were created in services to provide assurance to Directors General on the functioning of internal control. Their specific function and reporting requirements as well as the establishment of Auditnet, which brings together the IAS and all IACs, were specified in October 2000. [39]

[39] Conditions for the Creation of an Internal Audit Capability in each Commission Service. SEC (2000) 1803.

The function of IACs has not changed since then but was reconfirmed in Action 13 of the Synthesis Report on the 2001 AARs. This report confirmed that the IACs are not responsible for installing or managing control systems and do not form part of the management control function. They report to the Director General and should express an opinion on the state of internal control as a contribution to the preparation of the Annual Activity Report. They are expected to co-operate constructively with the IAS in coordinating their respective work plans. [40] As laid down in the present Progress Report, IACs will in future send all their completed audit reports to the IAS, highlighting critical findings.

[40] Clarification of the roles of key actors in internal audit and internal control in the Commission (SEC(2003) 59 of 21.1.2003. Reform Progress Report on the year 2003.

10.3. Audit Progress Committee

The Audit Progress Committee (APC) was established to ensure the independence of the IAS and to monitor the control processes of the Commission through the results of audits undertaken by the IAS and Court of Auditors, the implementation of audit recommendations and the quality of audit work undertaken. Its main task so far has been to ensure that services follow up audit recommendations made by the IAS. Its rights and obligations are laid down in a specific charter. [41]

[41] The Audit Progress Committee of the European Commission. SEC(2000)1808/3

While the function of the Committee has not changed, it took measures to address comments made by the Court of Auditors in its Annual Report for the year 2001. In order to manage any appearance of potential conflicts of interest, the Committee decided that its Members would not chair agenda points that related to services under their political responsibility. In addition, the Commission decided that the Committee's Secretariat would move from DG Budget to the Secretariat General. The Commission also accepted the recommendation of the Committee to recruit a second external member, who must be a specialist in internal audit.

11. THE FRAMEWORK FOR BUDGETARY EXECUTION AND THE PROTECTION OF THE COMMUNITY'S FINANCIAL INTERESTS

11.1. Legislative basis for expenditure

The new Financial Regulation provides the general obligation for the Commission to adopt a basic act before the appropriations entered in the budget for any Community action may be used as already convened in the Interinstitutional Agreement.

The exceptions from this principle are very limited: pilot schemes, preparatory actions, institutional prerogatives, administrative autonomy. This has led Commission to propose basic acts to cover for a transition period of two years grants to specific beneficiaries so far only earmarked by the Budgetary Authority, notably on the basis of the former A-30 chapter.

According to Article 75 of the Financial Regulation, the financing decision must be adopted by the Institution or authorities to which powers have been delegated by the Institution. Article 90 of the Implementing Rules of the Financial Regulation provides that the financing decision shall determine the essential elements of an action involving expenditure from the budget. It is on the basis of this financing decision that the delegated authorising officer takes the acts of budgetary implementation.

11.2. Setting a legal framework of the attribution and the management of grants and procurement procedures

The new Financial Regulation and its implementing rules provide a clear legal framework for procurement and introduce rules for Community grants. The fundamental principles, such as transparency and equal treatment during the award procedure concerning grants and respect of the principle of sound financial management in the field of the execution of grants (principles of co-financing, interdiction of cumulative and retrospective awards).

The Commission has adopted a standard grant agreement for financing an action carried out by a beneficiary third party (single-beneficiary agreement) and a standard grant agreement to finance the operation of a beneficiary third-party body in order to help services to apply the relevant provisions and to harmonize the terms of agreements to be established between Commission and beneficiaries. A practical guide for grants and a standard framework partnership grant agreement are being prepared.

In November 2003 the Central Financial Service has provided a new Vade-mecum on Public Procurement to the services, which is in line with the new legal requirements. Commission services are provided with standard service and standard framework supply contract. A standard service framework contract, a supply contract and a low-value supply/service contract are under preparation.

11.3. Better protection of the Financial Interests of the Communities

The above mentioned actions related to grants and procurement made it possible to reinforce the provisions related notably to the requirement of financial guarantees, to suspension of contracts and agreements in the event of errors or irregularities and their termination in order to protect the financial interests of the Communities.

The new Financial Regulation reinforces the protection of the financial interests of the Communities before a contractual relation exists between the Communities and a third party, as it provides the obligation (and not a possibility as provided for by the public procurement directives) for the contracting authority:

* To exclude all tenderers, candidates or applicants from participation in a procurement or award procedure if one of they are in a situation referred to by article 93 of the FR. These situations have been taken from the Public Procurement directives, although the FR has added the cases of convictions for fraud, corruption, involvement in a criminal organisations or any other illegal activity detrimental to the Communities' financial interests and serious breach of contract for failure to comply with their contractual obligations. This provision has already been applied in the framework of the EUROSTAT file, in which Commission had decided to cancel contractual relations with entities which, at the same time, have been candidates in procurement or award procedures.

* To exclude all third parties that are subject to a conflict of interest or are guilty of misrepresentation in supplying required information for participation in a given award procedure (Article 94 of the Financial Regulation) from the award of the contract or grant concerned.

The Financial Regulation offers the possibility for the contracting authority to impose administrative (exclusion from all contracts and grants financed by the Community budget for a period defined in article 133 of the Implementing Rules of the FR) and financial penalties.

Concerning other measures set out in the White Paper, the Administrative Guide adopted in October 2003 incorporates guidelines for sound project management prepared by OLAF. A Communication concerning fraud proofing of legislation and contract management was adopted on 7 November 2001. [42] As regards the follow-up of the communication, a fraud proofing procedure on bilateral basis with OLAF and the DG in charge of the concerned legislative project has been set up providing for an examination by OLAF even before the Interservice Consultation. In addition to that, a specific working-group, chaired by OLAF has been created.

[42] SEC(2001) 2029 final.

For better coordination of interaction between OLAF and other services, the Commission adopted on 23 July 2003 a provisional Memorandum of Understanding. [43] However, the Commission is now proposing specific amendments to the OLAF Regulation, which will supersede this MoU.

[43] SEC(2003) 871final.

The Commission has taken into account new exclusion cases in its Early Warning System and has invited the other institutions, via their Accounting Officers, to name their points of contact which will be empowered to receive information on exclusions cases in accordance with Article 95 of the Financial Regulation. This information flow will be subject to specific security provisions.

In its internal decision-making mechanisms, the Commission has ensured that the principle of segregation of duties is fully implemented via a number of financial circuit models, from which Delegated Authorising Officers could choose. [44] In Action 10 of the 2001 Synthesis Report the Commission asked its services to assess at the end of 2002 their readiness for complying with the new Financial Regulation by beginning of 2003, including the revision of their financial circuits and control environment. [45]

[44] Supporting the Reform of Financial Management. SEC(2000)2203.

[45] 2001 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2002)426 final.

11.4. Amplification of the recovery procedure for funds wrongly paid

The new Financial Regulation and its implementing rules define the role of the authorising officer when establishing and recovering the receivable amounts, and empower the accounting officer to recover amounts by offsetting against claims. The Commission has updated its internal procedure provisions for the recovery of entitlements arising from direct management and the recovery of fines, lump sums and penalty payments under the Treaties of 17 December 2002 (C-2002-5048/4). The Commission has also updated the Guidelines on the application of the principle of proportionality and the waiving of recovery of an established amount receivable in accordance with the obligation of the institutions in accordance with Article 87 (2) of the implementing rules of the Financial Regulation.

Internally, the Commission asked Delegated Authorising Officers to address the recovery of amounts due on direct expenditure in their annual management plans and charged the Directorate General for Budget with the leadership of a monitoring process on clearance of the backlog of recoveries. [46]

[46] 2002 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2003)391 final.

11.5. Deontology and reinforcement of the liability of financial actors

Beside the provisions mentioned above, the new Financial Regulation defines the notion of conflict of interests (Article 52), which covers a wide range of situations and provides a clear procedure to be followed. This framework is better adapted to assure the impartiality of officials and agents and as a result of the institutions themselves.

Financial liability of all officials is set out in Article 22 of the Staff Regulations, to which Article 66 FR refers. The Commission has adopted on 23 July 2003 a working document on the application of Article 22 which sets out the conditions for its application as well as the procedure to be followed. The concertation process with the Trade Unions and Staff Associations (OSP) has started in November 2003 and is still ongoing.

By decision of 9 July 2003, the Commission has set up the Financial Irregularities Panel foreseen in Article 66 (4) of the Financial Regulation, which functions independently and is charged to determine whether a financial irregularity has occurred and what the consequences should be. Having secured an external President for the FIP, the Panel will commence its work early in 2004.

ANNEX 6

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>