KOMISSION TIEDONANTO - Hallinnonuudistuksen edistymistä koskeva tilannekatsaus

1. JOHDANTO

Hallinnonuudistus on ollut yksi Prodin komission päätavoitteista. Aloittaessaan toimikautensa komissio käynnisti ennennäkemättömän uudistusohjelman, joka hyväksyttiin valkoisen kirjan muodossa 1. maaliskuuta 2000. Se perustuu samoille periaatteille ja tavoitteille kuin muidenkin julkishallintojen modernisointi eri puolilla Eurooppaa ja Euroopan ulkopuolella. Valkoinen kirja sitoi komission kunnianhimoiseen ohjelmaan, jonka tavoitteena on vahvistaa riippumattomuutta, tilintekovelvollisuutta, tehokkuutta, avoimuutta ja ehdotonta vastuullisuutta. Euroopan parlamentti tuki riippumattomien asiantuntijoiden komitean laatimasta toisesta raportista antamassaan päätöslauselmassa voimakkaasti komission ehdottamaa lähestymistapaa, ja Helsingissä kokoontunut Eurooppa-neuvosto suhtautui komission ehdotettuun uudistamiseen hyvin myönteisesti.

Valkoisessa kirjassa komissio velvoitettiin julkaisemaan uudistusta koskeva kattava tilannekatsaus joulukuussa 2002. Tämä tilannekatsaus täyttää valkoisessa kirjassa asetetun velvoitteen ja vastaa Euroopan parlamentin äskettäin esittämiin pyyntöihin antaa enemmän tietoa uudistuksen täytäntöönpanosta.

Katsauksesta käy ilmi, että komissio on toteuttanut menestyksellisesti valkoisen kirjan toimintasuunnitelmassa antamansa sitoumukset: tähän mennessä suunnitelman 98 toimesta on pantu täytäntöön yhteensä 87. On selvää, että uudistus on ollut muutosprosessi, joka on samalla nostanut esiin uusia asioita täytäntöönpanon kuluessa. Komissio on osoittanut muutosprosessin aikana huomattavaa joustavuutta ja halukkuutta kohdata vaikeudet, joita uudistusaloitteet ovat nostaneet esiin. Sen vuoksi tämä katsaus on enemmän kuin vain edistymisen ja toimintasuunnitelman välinen vertaileva tarkistus, koska siinä katsotaan kohti uudistuksen pitkän aikavälin tavoitteita, jotka ulottuvat valkoisen kirjan ja sen 98 uudistustoimen tuolle puolen.

Tilannekatsaus sisältää valkoisen kirjan hyväksymisestä lähtien tapahtuneen edistymisen poliittisen arvioinnin, yksityiskohtaisen täytäntöönpano kertomuksen sekä taulukon, jossa esitellään valkoisen kirjan kaikkien 98 toimen nykytila yksityiskohtaisesti. Siihen sisältyy lisäksi diagrammi, joka esittää uudistuksen eri osatekijöiden kehitystä ja kertoo, milloin niiden pitäisi olla riittävän pitkälle edenneitä, jotta niiden kokonaistehokkuutta voitaisiin arvioida.

Valkoisen kirjan keskeiset tavoitteet koskevat pitkän aikavälin tuloksia, joiden saavuttamiseksi tarvitaan jatkuvia ponnistuksia, jotka ulottuvat nykyisen komission toimikauden tuolle puolen. Toukokuussa 2004 tapahtuva laajentuminen on kuitenkin uudistuksen onnistumisen tärkeä koetinkivi tämän komission aikana. Tuleva laajeneminen, jolle ei menneisyydessä ole vertaa, asettaa komissiolle joukon haastavia määräaikoja samalla kun toimielimen on pystyttävä huolehtimaan syvälle käyvän hallinnollisen uudistuksen vaativasta asialistasta. Tämä tilannekatsaus pyrkii selvittämään, mitä käytännön tavoitteita olisi saavutettava ennen laajenemista ja tämän komission toimikauden päättymistä. Jotta siihen pystyttäisiin, on tärkeätä aloittaa suorituksen arvioiminen mittaamalla sitä suhteessa valkoisen kirjan keskeisiin, pitkän aikavälin tavoitteisiin, jolloin voidaan rakentaa kuva uudistusohjelman monivuotisesta kehityksestä ja sen tähänastisista saavutuksista.

2. KUINKA LAAJASTI KOMISSIO ON NOUDATTANUT VALKOISESSA KIRJASSA ANTAMIAAN SITOUMUKSIA? MITÄ MUITA ALOITTEITA JA ONGELMIA ON NOUSSUT ESIIN DYNAAMISEN UUDISTUSPROSESSIN KULUESSA?

2.1. Palvelua korostavan hallintokulttuurin luominen (valkoisen kirjan toimet 1-11)

Valkoisen kirjan suorien sitoumusten johtolankana oli pyrkimys luoda komissioon palvelua korostava hallintokulttuuri ja muuttaa tapaa, jolla komissio hoitaa suhteitaan yleisöön. Uudistuksen tämän osion 11:stä valkoisessa kirjassa esitellystä toimesta 9 on jo pantu täytäntöön.

Asiakirjojen julkisuutta koskevat uudet säännöt ja hyvää hallintotapaa koskevat toimintasäännöt ovat jo saaneet aikaan huomattavia muutoksia. Lisäksi komission sisäisten hallinnollisten menettelyiden yksinkertaistaminen on käynnissä. Tähän mennessä saavutettuihin tuloksiin kuuluu muun muassa komission yksiköiden selvästi parantunut valmius noudattaa maksujen määräaikoja. Keskiarvo vuonna 2002 oli 43,7 päivää, kun se vuonna 1999 oli 54 päivää. Komissio pystyy myös seuraamaan yleisön kyselyihin vastaamisensa tehokkuutta - noin 70 prosenttiin yleisöpostista on vastattu hyvää hallintotapaa koskevissa toimintasäännöissä asetettujen normaalien määräaikojen rajoissa. Komissio on myös äskettäin hyväksynyt joukon vähimmäisvaatimuksia, jotka koskevat sidosryhmien kuulemista uusista politiikkaa koskevista ehdotuksista. Osa valkoisen kirjan toimista, esimerkiksi komission siirtyminen sähköiseen toimintaympäristöön, on monivuotisia ohjelmia, joiden toteuttamisessa on edistytty mutta jotka jatkuvat edelleen.

Julkishallinnon ammattietiikan neuvoa-antavan ryhmän perustamisesta annetusta komission ehdotuksesta yhteisöjen toimielimiltä saadusta palautteesta kävi toisaalta selvästi ilmi, että toimielimet eivät olleet valmiita etenemään asiassa. Tästä syystä asiassa ei valitettavasti ole mahdollista edistyä. Myös sähköisiä julkisia hankintoja ja sähköisiä taloustoimia koskeva valkoisen kirjan toimi on viivästynyt jonkin verran.

Vaikka edistystä onkin tapahtunut, uudistuksen tässä osiossa on vielä parantamisen varaa. Se merkitsee jatkuvaa mukautumisprosessia, joka on käynnissä koko komissiossa mutta jonka näkyvyys on komission toimintojen moninaisuudesta johtuen erilainen komission eri osissa. Kulttuurin muutoksen toteuttamisessa on kyse kauaskantoisesta laadullisesta prosessista, jonka tulokset eivät ole kokonaisuudessaan nähtävissä lyhyen ajan kuluessa. Prosessi on myös osoittanut, että eräillä aloilla, kuten arkistointijärjestelmien uudenaikaistamisessa, tarvitaan huomattavia investointeja, jotta komission yksiköt voivat varmuudella saavuttaa uudistuksessa asetetut uudet vaatimukset. Se on myös osoittanut, että komission sisäistä hallintokulttuuria on kehitettävä palvelua korostavaksi, jotta keskusyksikköjen toimintaa ja yhteistyökykyä muiden pääosastojen kanssa voitaisiin parantaa. Keskusyksiköt ovat jatkuvasti lisänneet ponnistuksiaan tukea operatiivisia yksikköjä niiden pyrkimyksissä hallinnonuudistuksen täytäntöön panemiseksi. Palvelutasosopimusten laajempi soveltaminen on vain yksi esimerkki siitä, miten tavoitteeseen päästään.

Tiivistelmä

Palvelua korostavan hallintokulttuurin luomisessa on saavutettu huomattavaa edistystä. Komission on huolehdittava siitä, että toiminnan tehostamismahdollisuuksia käytetään täysin hyväksi. Toukokuuhun 2004 mennessä komissio:

- parantaa asiakirjojen hallintajärjestelmäänsä,

- parantaa yleisölle suunnatun tiedotuksensa tehoa ja tasoa ottamalla käyttöön uuden toimituksellisen lähestymistavan Internet-sivustossaan (toisen sukupolven Europa). Uusi sivusto kuvastaa paremmin komission painopisteitä ja päivittäisiä tehtäviä sekä parantaa puheenjohtajan ja muiden komissaarien näkyvyyttä ja lähestyttävyyttä. Sivusto noudattaa teemakohtaista jäsentelyä.

Lisäksi komissio jatkaa tarmokkaasti ponnistuksiaan maksuliikenteen tehostamiseksi.

2.2. Painopisteiden määrittely ja voimavarojen tehokas käyttö (valkoisen kirjan toimet 12-20)

Tämän alueen yhdeksästä valkoisen kirjan toimesta kahdeksan on pantu täytäntöön. Toimintojohtamisjärjestelmän (Activity Based Management, ABM) käyttöön ottaminen, erityisesti strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin (Strategic Planning and Programming, SPP) kierros, vahvistaa komission keskeistä poliittista suuntaa ja sopeuttaa yksiköiden tehtävät käytettävissä oleviin voimavaroihin parantaen siten koko komission tehokkuutta. Toimintojohtaminen ohjaa näin komissiota selkeästi kohdentamaan voimavarat parhaalla tavalla eri tehtäviin ja auttaa siten siirtämään voimavaroja uusille painopistealoille. Tämä vahvistaa komission asemaa sen neuvotellessa muiden toimielinten kanssa voimavaroista ja painopistealoista.

Suunnittelu- ja ohjelmointikierroksen osatekijät ovat nyt paikallaan. Toimintoperusteiseen talousarvioon (Activity Based Budgeting, ABB) siirtyminen on loppuvaiheessaan, ja ensimmäisen kokonaan toimintoperusteisen talousarvion laatiminen alkaa 2003 vuoden 2004 talousarvion valmistelulla. Uudessa suunnittelu- ja ohjelmointijärjestelmässä painopisteet määritellään nyt selkeämmin keskustasolla, ja komissio käyttää aloiteoikeuttaan tekemällä lainsäädäntöehdotuksia avoimemmalla ja järjestelmällisemmällä tavalla.

Menettely on pantu täytäntöön seuraavasti:

- vuosistrategiassa (Annual Policy Strategy, APS) komissio määrittelee painopisteet, ensisijaiset toimet ja niitä vastaavat voimavarat. Tämä päätös muodostaa puitteet talousarviomenettelylle ja työohjelman valmistelulle. Vuoden 2003 työohjelmassa ilmoitettiin, mille ehdotuksille tehdään laajennettu vaikutusarviointi. Sekä Euroopan parlamentin että neuvoston kanssa on luotu laajamittainen toimielinten välinen vuoropuhelu, joka on tärkeä osa työohjelman valmistelua.

- Tämän jälkeen jokainen pääosasto vahvistaa edellä kuvatun kehyksen puitteissa oman vuosittaisen hallintosuunnitelmansa (Annual Management Plan, AMP). Näin toimintoperusteisen hallinnon periaatteita ja tavoitteisiin ja mittareihin perustuvaa suoritusjohtamista voidaan toteuttaa pääosastojen sisäisessä hallinnossa. Kaikki yksiköt toimivat vuosittaisten hallintosuunnitelmien mukaan, ja ne voivat käyttää yhdennettyä voimavarojen hallintajärjestelmää (Integrated Resource Management System, IRMS) toimintansa suunnitteluun ja seurantaan sekä siitä raportointiin. Kaikki pääosastot voivat käyttää tätä järjestelmää vuosittaisten hallintosuunnitelmiensa toteuttamiseen.

- Ensimmäisen kerran kaikki pääjohtajat esittivät vuosikertomuksensa (Annual Activity Report, AAR) vuodelta 2001 ja allekirjoittivat sisäisten tarkastusten laatua koskevan lausuman. Tätä seurasi koko komissiota koskeva yhteenvetokertomus, johon sisältyi kattava toimintasuunnitelma pääjohtajan havaitsemien puutteiden korjaamiseksi. Koko prosessi, joka on vaatinut huomattavia ponnistuksia yksiköiltä ja henkilöstöltä, on parantanut merkittävästi johtamisen avoimuutta ja auttanut havaitsemaan puutteet ja korjaamaan ne. Vuosittaisia ilmoituksia koskevaa menettelyä on vielä parannettava soveltamalla tarkempia varausten määrittelyä koskevia ohjeita. Ohjeet on hyväksytty, ja niitä sovelletaan vuoden 2002 kertomuksissa. Tarkoituksena on, että vuosikertomus korvaa joukon muita raportointivaatimuksia ja keventää siten yksikköjen hallinnollista taakkaa.

Uudistuksessa on siis otettu menestyksellisesti käyttöön valkoisessa kirjassa esitetyt menettelyt. Se on merkinnyt laajoja johtamista ja suunnittelua koskevia uudelleenjärjestelyjä lyhyessä ajassa, mistä johtuen tehtävät ja käytettävissä olevat voimavarat vastaavat nyt paremmin toisiaan ja komissio voi selvemmin keskittyä hoitamaan keskeisiä tehtäviään. Komissaarien erityisryhmän työ heinäkuussa 2000 oli pitkä askel tähän suuntaan, ja se johti arvioon, jonka mukaan henkilöresurssien tarve vastasi 1 254 virkaa komission toiminnan eri aloilla. Tämän tarpeen tyydyttämiseksi monia toimintoja vähennettiin tai lakkautettiin, henkilöstöä siirrettiin tehtävistä toisiin ennennäkemättömässä laajuudessa, ja budjettivallan käyttäjä myönsi lisävirkoja. Lisänäyttöä tämän osion onnistuneesta täytäntöönpanosta saadaan vuoden 2003 kuluessa, kun voidaan arvioida komission kykyä soveltaa vuoden 2003 vuosistrategian painopisteitä käytäntöön. Vuoden 2003 vuosistrategiassa (jonka komissio hyväksyi helmikuussa 2002) määriteltiin painopisteiden edellyttämäksi siirrettävän henkilöstön määräksi noin 300, josta noin 175 siirretään yksiköstä toiseen. Siinä myös todettiin, että laajentumisen valmisteluun on palkattava 500 ulkopuoliseen henkilöstöön kuuluvaa toimihenkilöä. Lisäksi syyskuussa 2002 hyväksytty varhaiseläkejärjestelmä johtaa 600 virkamiehen poistumaan seuraavina kolmena vuotena; näistä ensimmäinen osa lähtee jo vuoden 2003 alkupuoliskon aikana.

Toimeenpanovirastojen perustaminen on myös tärkeä askel tehokkuuden parantamiseksi. Vuoden 2003 alusta lähtien uudet komission toimeenpanovirastot suorittavat jo tärkeitä hallinnollisia tehtäviä. Virastojen avulla on mahdollista saavuttaa säästöjä lisäämällä toimielinten välistä yhteistyötä sekä käyttämällä enemmän sopimushenkilöstöä, kunhan uudet henkilöstösäännöt on vahvistettu. Näin komissio voi kohdistaa resurssinsa keskeisiin tehtäviinsä. Tuloksena on myös parempi palvelun laatu, suurempi avoimuus ja selvempi vastuunjako. Komissio on jo hyväksynyt kolmen uuden viraston perustamisen, millä pyritään järkiperäistämään päivittäistä hallintotehtävien hoitoa ja tukipalveluita. On arvioitu, että kun järjestelmä saadaan täysin toimimaan, se jo yksin johtaa toimintakustannuksissa noin 12 miljoonan euron säästöihin, mikä on suunnilleen 14 prosenttia näiden palveluiden nykyisistä tuottamis kustannuksista. Samoin Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustaminen, joka vahvistettiin heinäkuussa 2002, on merkittävä askel toimielinten työtehtävien järkiperäistämiseksi.

Toimintojohtamista koskevan prosessin ansiosta komissio on tähän mennessä jo voinut kartoittaa parannukset, joita tarvitaan toimintajärjestelmien hienosäätöön, keskijohdon sitoutumisen varmistamiseen ja tehokkuuden lisäämiseen tulevina vuosina. Komission on erityisesti tarjottava yksiköilleen lisää apuvälineitä. Parannuksia on tulossa esimerkiksi yhdennettyyn voimavarojen hallintajärjestelmään (IRMS) ja johtamisjärjestelmien yhteentoimivuuteen, ja nyt tehtävänä onkin varmistaa, että yksiköt pystyvät täysin käyttämään hyväkseen IRMS:n mahdollisuuksia, joiden on myös kehityttävä, jotta ne vastaisivat yksikköjen tarpeita. Toinen esimerkkitapaus, johon komissio on joutunut keskittymään, on ollut pätevän menetelmän aikaansaaminen henkilöstötarpeiden arvioimiseksi ja tämän menetelmän integroiminen osaksi toimintojohtamista.

Vuosi 2003 tulee olemaan ensimmäinen vuosi, jolloin strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierroksen kaikki osatekijät ovat toimivia ja jolloin sisäinen toimintojohtamisjärjestelmä on kehitetty tukemaan sitä. Tulevat kierrokset ovat helpompia, koska aiempien vuosien kokemukset ja tehty työ ovat silloin jo käytettävissä. Esimerkiksi tulevien vuosittaisten hallintosuunnitelmien laatiminen ei vaadi toiminta-ajatuksen muuttamista, eivätkä suuret muutokset yksikkötason strategisiin tavoitteisiin ole todennäköisiä.

Yksinkertaistaminen

Työmenetelmien ja käytänteiden yksinkertaistaminen on luonnostaan jatkuva osa uudistusta ja ulottuu kauemmas kuin valkoisessa kirjassa ajateltiinkaan. Komissio hyväksyi vuonna 2000 alustavan toimintasuunnitelman, johon sisältyi 12 toimenpidettä. Suurin osa niistä on toteutettu joko kokonaan tai lähes kokonaan (yksityiskohtaisemmat tiedot löytyvät tämän tiedonannon liitteestä 1). Komission toimintamenetelmiä koskevan käsikirjan perinpohjainen uudistus on myös vireillä, ja kaksi laatupiiriä on etsinyt keinoja yksinkertaistaa asiakirjojen allekirjoittamista koskevia sääntöjä sekä palvelutasosopimusten laajempaa soveltamista, jotta yhteistyötä keskusyksikköjen ja operatiivisten yksikköjen välillä voitaisiin tehostaa. Nämä kysymykset nousivat esiin vuosikertomusten kautta, mikä on osoitus uudistukseen itseensä sisältyvästä muutosvoimasta.

Tiivistelmä

Komissio on lisännyt huomattavasti toimintansa tehokkuutta, avoimuutta ja vastuullisuutta. Nämä muutokset kantavat hedelmää myös tulevina vuosina. Vuoteen 2004 mennessä komission uudistamisessa saavutetaan seuraavat tulokset:

- Toimintojohtamisen käyttöönottamisella komissio varmistaa tehtäviensä ja resurssiensa käytön avoimuuden. Toimintojohtaminen antaa komissiolle mahdollisuuden varmistaa, että poliittisiin painopisteisiin ohjataan riittävästi resursseja, ja arvioida, missä määrin niitä on käytetty aiottuihin tarkoituksiin.

- Vuosikertomuksilla, joita hienosäädetään vuoden 2003 kuluessa, komissio on ottanut käyttöön järjestelmän, jossa hallinto - ja erityisesti ylin johto - vastaa siitä, että sen käytössä olevia resursseja käytetään aiottuun tarkoitukseen.

- Uuden sukupolven täytäntöönpanovirastoja on perustettu, ja komissiolla on käytettävissään kaikki tarvittavat oikeudelliset ja käytännölliset keinot tehokkuuden lisäämiseksi ja resurssien kohdentamiseksi keskeisiin toimintoihin.

2.3. Tavoitteena ajanmukainen henkilöstöpolitiikka (valkoisen kirjan toimet 21-62)

Tämän osion 42:sta valkoisessa kirjassa esitetystä toimesta kaikkiaan 38 on pantu täytäntöön. Komissio on pitänyt keskeisen sitoumuksensa, joka oli henkilöstösääntöjen uudistamista koskevien ehdotusten tekeminen. Lisäksi suurin osa uudistusaloitteista, jotka on mahdollista toteuttaa voimassa olevien henkilöstösääntöjen puitteissa, on viimeistelty, ja niiden täytäntöönpano on meneillään. Näin komissio on noudattanut sitoumustaan suunnitella sellainen henkilöstöpolitiikan uudistus, jonka kaltaisia toteutetaan vain kerran sukupolvessa. Henkilöstön, henkilöstön edustajien ja muiden toimielinten kuuleminen ennennäkemättömässä laajuudessa on viivästyttänyt prosessia, mutta se on ollut välttämätöntä, jotta komission ja muiden toimielinten kesken on voitu saavuttaa yksimielisyys. Yksittäisten mutta läheisesti toisiinsa liittyvien toimenpiteiden täytäntöönpano on tehtävä pidemmän ajanjakson kuluessa, ja merkittävä osa henkilöstöpolitiikan uudistuksesta on vielä neuvostossa neuvoteltavana.

Yksi uuden henkilöstöpolitiikan kulmakivistä, uusi arviointi- ja ylennysjärjestelmä, on kuitenkin jo otettu käyttöön tammikuussa 2003. Se tarjoaa tilaisuuden arvioida henkilöstöpolitiikan uudistuksen yhden keskeisen osan täytäntöönpanon onnistumista. Järjestelmä on laadittu siten, että osoitettujen ansioiden ja urakehityksen välinen suhde korostuu ja virkamiehen kyky saavuttaa sovitut tavoitteet nousee tärkeäksi tekijäksi. Tavoitteiden määrittelyllä on selkeä yhteys toimintojohtamisessa asetettuihin painopisteisiin, millä taataan se, että kunkin virkamiehen tehtävät liittyvät koko organisaation tavoitteisiin ja ovat selkeästi paikannettavissa toimintojohtamisen kokonaisuudessa.

Arviointijärjestelmä liitetään läheisesti koulutukseen, johon osallistuvat kaikki virkamiehet. Koulutusta lisätään uudistukseen sisältyvän huomattavan määrärahalisäyksen turvin. Uusi arviointimenettely myös edistää liikkuvuutta ja auttaa havaitsemaan varhaisessa vaiheessa ongelmat, joita virkamiehillä mahdollisesti on ammatillisten vaatimusten täyttämisessä. Kaikkien näiden uuden henkilöstöpolitiikan osatekijöiden täytäntöönpanoa helpottaa koko henkilöstöä koskeva toimenkuvajärjestelmä, joka otettiin käyttöön vuoden 2002 jälkipuoliskolla. Siinä käytetään uutta tietoteknistä apuvälinettä ja sen avulla jokaiseen toimeen kuuluvat tehtävät ja velvollisuudet voidaan määritellä selkeämmin ja helpommin hyödynnettävällä tavalla. Uusia tietotekniikkasovelluksia saadaan henkilöstöhallinnon käyttöön vuoden 2003 kuluessa, kuten valkoisessa kirjassa on esitetty.

Komissio on päättänyt myös ottaa käyttöön johtavien virkamiesten (A 1 ja A 2) suorituksen arviointijärjestelmän. Alustava kokeiluhanke on jo käynnistetty, ja menettelyn yleiseen käyttöön ottamista koskevia ehdotuksia tullaan antamaan komissaarien kollegiolle. Komissio on lisäksi aloittamassa johtotehtäviin pyrkivien virkamiesten neuvontaan keskittyvien kehitys-/arviointikeskusten testausvaiheen. Keskukset tulevat tarjoamaan ehdokkaille yksityiskohtaista neuvontaa, arvioimaan heidän soveltuvuuttaan johtotehtäviin ja suosittelemaan yhdessä koulutusyksiköiden kanssa henkilökohtaisia kehityssuunnitelmia, joiden avulla ehdokkaat voivat kehittää tällaisissa tehtävissä vaadittavia kykyjään.

Yhdestä valkoisessa kirjassa esitetystä uuteen henkilöstöpolitiikkaan kuuluneesta hankkeesta on jouduttu luopumaan: uusien virkamiesten koulutusohjelmasta, jonka oli määrä muodostaa koeajalla oleville virkamiehille tarkoitetun kunnianhimoisemman ohjelman ensi askel. Resursseihin tällä hetkellä kohdistuvan paineen vuoksi nykyistä uusille tulokkaille tarkoitettua jo varsin laajaa perehdyttämiskoulutusta ei ole voitu laajentaa.

Edistystä on tapahtunut tasa-arvopolitiikan täytäntöönpanossa, varsinkin johtajanimityksissä. Naisten määrä on esimerkiksi A 1- ja A 2 -tason viroissa noussut vuoden 1998 luvusta 22 (kokonaismäärästä 262) lukuun 35 (kokonaismäärästä 276) vuonna 2002 (eli noin 8 prosentista noin 13 prosenttiin). On selvää, että luvun pitäisi kasvaa edelleen. Jotta tasa-arvopolitiikkaa voitaisiin todella toteuttaa täydessä mitassa, liitännäistoimenpiteiden merkitystä on korostettava, erityisesti komission sosiaalipolitiikkaa ja työntekoa koskevia järjestelyjä.

Jo täytäntöön pannut uudet säännöt ja organisaatiomuutokset asettavat henkilöstölle uusia vaatimuksia, erityisesti johdolle, jonka on mukauduttava uusiin menettelyihin ja vaativampaan johtamiskulttuuriin sekä omistettava merkittävä osa ajastaan henkilöstöjohtamiselle. Sellainen muutos vie aikaa, edellyttää laajaa hyväksyntää sille, että esimiehet delegoivat operatiivisia tehtäviä, ja on osoittautunut haastavaksi. Esimiehet ovat lisäksi joutuneet ottamaan hoitaakseen uudistuksen täytäntöönpanoon liittyviä tehtäviä.

Kolme tekijää on edelleen keskeisiä muutosprosessin toteuttamiseksi ja etenemisen varmistamiseksi seuraavan vaiheen aikana. Ensiksi on pystyttävä luomaan yksimielisyyttä ja sitoutumista muutosprosessiin, joka vaatii vuoropuhelua, osallistujien kouluttamista sekä joustavuutta oikeutettuun arvosteluun vastaamiseksi. Toiseksi uudistuksen käytettävissä on oltava tarvittavat resurssit esimerkiksi koulutukseen ja uusien henkilöstösääntöjen täytäntöönpanon edellyttämiin alkuinvestointeihin. Ja kolmanneksi käyttöön on saatava vahvat ja yhteentoimivat tietotekniset apuvälineet henkilöstön johtamiseen johdonmukaisella ja tehokkaalla tavalla, joka myös vähentää johtotehtävissä toimivien työtaakkaa.

Täytäntöönpanon toinen vaihe perustuu uusiin henkilöstösääntöihin, joita aletaan soveltaa 2004/2005, ja se ulottuu nykyisen komission toimikauden tuolle puolen. Henkilöstöpolitiikan uudistuksen täysimääräinen hyöty näkyy vasta sitten, kun muutetut henkilöstösäännöt mahdollistavat selvemmin ansioihin perustuvat kannustimet osana virkamiesten lineaarisempaa urajärjestelmää ja sopimushenkilöstön palkkaamisen komission toimeenpanovirastoihin.

Tiivistelmä

Komissio katsoo jo sovittujen henkilöstöpolitiikan uudistusten onnistuneen täytäntöönpanon olevan ensiarvoisen tärkeää sekä vuoden 2003 että tulevien vuosien osalta. Henkilöstöpolitiikan uudistuksen eteneminen riippuu ratkaisevasti neuvostossa käytävien henkilöstösääntöjä koskevien neuvotteluiden tuloksista vuoden 2003 puolivälissä. Niistä riippuu henkilöstöpolitiikan uudistuksen kohtalo, ja ne ovat tärkeitä myös komission hallinnonuudistukselle kokonaisuudessaan. Komission ensisijaisena tavoitteena vuodelle 2003 on näiden neuvotteluiden saaminen menestykselliseen päätökseen. Komission tehtävänä on varmistaa sellainen lopputulos, joka takaa henkilöstön tuen henkilöstöpolitiikan uudistukselle.

Henkilöstöpolitiikan uudistuksen ansiosta toukokuuhun 2004 mennessä saavutetaan seuraavaa:

- edellyttäen, että muut toimielimet antavat tarvittavan tuen, uusien jäsenvaltioiden uudet virkamiehet otetaan palvelukseen uuteen urajärjestelmään, jossa on kaksi tehtäväryhmää ja jonka palkkarakenne on lineaarisempi. Järjestelmään sisältyy vuosittaisen arviointimenettelyn kautta huomattavia kannustimia hyvään suoritukseen pystyville virkamiehille;

- komissio omaksuu virkamiesten liikkuvuutta ja elinikäistä oppimista koskevan politiikan taatakseen, että sen käytössä on motivoitunut, erittäin pätevä ja joustava henkilöstö, jolle erinomaisuus on tavoite koko virkamiehen uran ajan;

- kaikkiin johtaviin virkamiehiin sovelletaan arviointimenettelyä ja rakenteellista liikkuvuutta sen varmistamiseksi, ettei sama henkilö ole poikkeustapauksia lukuun ottamatta samassa virassa viittä vuotta pitempään. Kaikilla johtotehtävissä toimivilla on paremmat johtamistaidot, mihin päästään pakollisella johtamiskoulutuksella ja soveltamalla valinnoissa selkeitä johtamistaidollisia perusteita.

2.4. Taloushallinnon, varainhoidon valvonnan ja sisäisen tarkastuksen uudistaminen

(Valkoisen kirjan toimet 63-98)

Suurin osa tämän alueen toimista - 32 toimea 36:sta - on jo pantu kokonaan tai lähes kokonaan täytäntöön. Perustavanlaatuinen taloushallinnon ja varainhoidon valvontarakenteiden uudistus, johon liittyy suuria organisatorisia muutoksia, on saatu valmiiksi. Keskeiset organisatoriset osat ovat paikoillaan: sisäiset tarkastusrakenteet, sisäinen tarkastusyksikkö, sisäisen tarkastuksen seurantakomitea ja yhteinen varainhoitoelin. Samanaikaisesti varainhoidon säännöt on uusittu antamalla uusi varainhoitoasetus ja sen soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt, jotka tulivat voimaan tammikuussa 2003. Moitteettoman projektijohtamisen suuntaviivoja ei kuitenkaan ole toteutettu valkoisessa kirjassa ennakoidussa aikataulussa. Toinen viivästynyt toimi on tietojen vaihdon nopeuttamista ja tehostamista koskevien sopimusten tekeminen OLAF:n ja muiden yksiköiden välillä, OLAF:n ja sisäisen tarkastuksen osaston välistä sopimusta lukuun ottamatta.

Kokonaisuutena taloushallinnon, varainhoidon valvonnan ja sisäisen tarkastuksen uudistaminen on jo pitkällä. Uudelleen laadittu varainhoitoasetus on merkittävä askel kohti komission yksikköjen työmenetelmien perusteellista uudelleensuuntaamista integroimalla varainhoidon valvonta osaksi päätöksentekoprosessia, jolloin virkamiehet voivat ottaa vastuun toimivaltaansa kuuluvista toimista. Tämä merkitsee perustavanlaatuista muutosta eri toimijoiden rooleissa ja vastuissa. Siihen on liittynyt suuri määrä koulutusta varainhoidosta vastaavalle ja muulle henkilöstölle - yli 3 500 virkamiestä on saanut uusia vastuitaan vastaavaa koulutusta. Kaikki pääosastot ovat määritelleet uusia talousprosesseja, joissa vastuut vahvistetaan selvemmin. Lisäksi on perustettu yhteinen varainhoitoelin. Komissio on hyväksynyt suuren määrän sisäisen valvonnan vähimmäisvaatimuksia. Näiden vaatimusten noudattamisen ohella yksittäisten pääosastojen vastuulla on ollut panna täytäntöön niiden omien tarpeiden mukaisia valvontatoimenpiteitä, joilla on voitu kohtuullisessa määrin taata se, että komission yksiköiden toimintaan osoitetut resurssit on käytetty aiottuun tarkoitukseen ja moitteettoman taloushallinnon periaatteiden mukaisesti.

Esiin on tullut joukko alueita, joilla tarvitaan lisäponnistuksia ja hienosäätöä hallinto- ja valvontajärjestelmien tehostamiseksi. Komission on ollut otettava asiat huomioon laajemmin kuin vain yksittäisten maksutapahtumien valvontatoimien näkökulmasta; valvontaan ja tarkastuksiin osallistuvien toimijoiden rooleja on selkiytetty ja siten on vedetty selvempi raja keskusyksiköiden ja operatiivisten yksiköiden vastuun välille. Tilintarkastustuomioistuimen presidentti katsoi tuomioistuimen vuoden 2001 vuosikertomusta esitellessään, että tilintekovelvollisuuden lisääntyminen merkitsee todellista vallankumousta komission hallintokulttuurissa. Samalla hän korosti tarvetta hienosäätää vuosikertomusten ja lausumien laatimismenettelyä yhtenäisyyden varmistamiseksi ja mahdollisten huomautusten ja varausten esittämiseksi.

Tilintarkastustuomioistuin varmensi komission tilien luotettavuuden edellisten vuosien tapaan. Se teki kuitenkin joukon varauksia, jotka koskivat komission kirjanpitojärjestelmää, ja korosti tarvetta siirtyä kohti suoriteperusteista kirjanpitoa. Lisäksi se huomautti puutteista, jotka liittyvät yhteisön varojen hallinnoimiseen yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa sekä kansallisten viranomaisten rooliin ulkopuolelle suuntautuvan tuen hallinnoinnissa. Komissio esitteli 17. joulukuuta 2002 laajan kirjanpidon uudistushankkeen, vastaa tilintarkastustuomioistuimen kirjanpitoa koskeneisiin huomautuksiin.

Kuten vuoden 2001 vuosikertomusten yhteenvetokertomuksessa toimen 11 kohdalla todetaan, siirtyminen uuteen tarkastusjärjestelmään vaatii kohdennettuja hallintotoimenpiteitä erityisriskien käsittelyyn. Komission taloushallinnossa olevia riskejä ei kuitenkaan voida kokonaan poistaa, eikä komissiolla ole mahdollisuutta valvoa täysin kaikkia taloudellisia toimintojaan, eikä vähiten sen vuoksi, että perustamissopimuksen määräysten mukaan yli 80 prosenttia yhteisön varojen hoidosta on jaettu komission ja jäsenvaltioiden kesken. Näiden riskien vähentämiseksi tarvitaan prosessissa osallisina olevien eri toimijoiden suurempaa tilintekovelvollisuutta.

Tiivistelmä

Uudistuksen viimeinen tärkeä taloushallintoa koskeva virstanpylväs saavutettiin, kun uudelleen laadittu varainhoitoasetus tuli voimaan tammikuussa 2003. Uudistuksen täytäntöönpano jatkuu jo käytössä olevien järjestelmien käyttöominaisuuksia säätämällä ja parantamalla ja taloushallinnon toimijoita kouluttamalla.

- Komission suurin vuonna 2005 täytäntöön pantava hanke taloushallinnon alalla on kirjanpitojärjestelmän uudistaminen. Komissio esitti 17. joulukuuta 2002 tilannekatsauksen keskeisistä tehtävistä ja vaati koko toimielimen laajuista resurssien koordinaatiota ja mobilisaatiota.

- Kuten komission 17. joulukuuta hyväksymässä valmiusarvioinnissa selvästi osoitettiin, sisäinen valvonta on parantunut ja muuttunut täysin avoimeksi, mutta jatkuvia lisäponnistuksia tarvitaan erityisesti koulutuksessa koko vuoden 2003 ajan.

- Vuoden 2003 loppuun mennessä on saatu tehtyä täysi kierros perusteellisia tarkastuksia, jotka antavat komissiolle kohtuulliset takuut sisäisten tarkastusjärjestelmien toimivuudesta.

Järjestelmää säädetään edelleen vuosikertomusmenettelyllä, joka auttaa havaitsemaan ja korjaamaan talous- ja resurssihallinnon puutteita pääosastoissa.

3. MISSÄ MÄÄRIN UUDISTUS ON SAAVUTTANUT PERIMMÄISET TAVOITTEENSA?

3.1. Laajentumiseen valmistautuminen

Komissio on laajentumista ajatellen hyvin aikataulussa. Laajentuminen asettaa kuitenkin komission uudistuksen keskeisille osatekijöille hyvin tiukat määräajat. Komission henkilöstön on otettava kantaakseen uusia vastuita samalla kun he toimivat nopeasti muuttuvassa ympäristössä. Suuri määrä uudistustoimia pannaan täytäntöön vuonna 2003, joka on täytäntöönpanon kannalta ratkaiseva vuosi, jolloin komission uudet rakenteet joutuvat testiin: uusi varainhoitoasetus tulee voimaan vuoden 2003 aikana, toimintojohtamiskierros saadaan valmiiksi ja uutta arviointi- ja ylennysjärjestelmää sovelletaan ensimmäistä kertaa. Näiden muutosten tinkimätön täytäntöönpano antaa selkeät suuntaviivat uusista jäsenvaltioista tulevalle henkilöstölle heidän ottaessaan kantaakseen vastuunsa toimielimessä. Hallinnon on rekrytoitava 3 900 henkeä 10 uudesta jäsenvaltiosta, mikä merkitsee huomattavaa ponnistusta vastaperustetulle Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimistolle, jonka on selvittävä ennennäkemättömän laajoista valintamenettelyistä.

Yhtä tärkeätä on myös, että uudet henkilöstösäännöt voidaan ottaa käyttöön laajentumisen yhteydessä vuonna 2004, jotta komission henkilöstö voidaan rekrytoida uuteen urajärjestelmään ja jotta voidaan taata joustava ja kustannustehokkuudeltaan edullinen siirtymävaihe. Tältä osin komissio on riippuvainen siitä, että muut toimielimet noudattavat uusituista henkilöstösäännöistä sopimukseen pääsemiselle asetettua määräaikaa, joka on kesäkuu 2003.

Komission olisi voitava vakauttaa hallintonsa ennen toukokuuta 2004, jolloin sen olisi oltava valmis laajentumiseen. Sen on tehtävä kaikki tarpeelliset hallinnolliset valmistelut rekrytoidakseen, kouluttaakseen ja integroidakseen jäsenyyteen valmistautuvien maiden uuden henkilöstön tehokkaasti ja nopeasti.

3.2. Eurooppalaisen hallintotavan kehittäminen

Eurooppalaisella hallintotavalla ymmärretään Euroopan unionin monikerroksisen päätöksenteon periaatteita ja päätöksenteon välineitä. Hallintotapauudistus liittyy näin ollen suoraan toimielinten hallinnonuudistukseen. Komissio ei tyydy pelkästään kohentamaan rooliaan politiikan aloitteentekijänä ja täytäntöön panijana vaan pyrkii samanaikaisesti myös uudistamaan toimintaansa julkishallinnollisena laitoksena. Tässä suhteessa komission uudistuksen tavoitteena on ollut ja tulee olemaan avoimuus, osallistuminen, tilintekovelvollisuus, tehokkuus ja johdonmukaisuus, joita hyviltä hallintotavoilta vaaditaan.

Eräs merkittävä esimerkki on komission kesäkuussa 2002 hyväksymä lainsäädännön parantamista koskeva toimintasuunnitelma, jossa ehdotetaan joukkoa toimenpiteitä, joiden avulla sääntely-ympäristöä voidaan yksinkertaistaa ja parantaa ja joka kattaa lainsäädäntöprosessin kokonaisuudessaan politiikan suunnittelusta päätöksenteon kautta täytäntöönpanoon. Komission uudistuksen tavoitteiden kanssa yhdenmukaisia ovat myös joulukuussa 2002 hyväksytyt aloitteet, jotka ovat jatkoa heinäkuussa 2001 hyväksytylle eurooppalaista hallintotapaa koskevalle valkoiselle kirjalle. Näitä aloitteita ovat yleisön kuulemista koskevat periaatteet ja vähimmäisvaatimukset, asiantuntijalausuntojen pyytämistä ja käyttöä koskevat ohjeet sekä sitoutuminen vaikutusarviointien tekemiseen kaikista suuremmista lainsäädännöllisistä ja poliittisista aloitteista, joilla on taloudellisia, sosiaalisia ja ympäristöllisiä vaikutuksia. Nämä uudet aloitteet sisältyvät strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierrokseen; niiden asteittainen täytäntöönpano on alkanut komission vuoden 2003 lainsäädäntö- ja työohjelman mukaisesti. Lisäksi joulukuun 2002 seurantaraporttiin sisältyi tiedonannot yhteisön lainsäädännön paremmasta soveltamisesta ja noudattamisesta sekä sääntelyvirastojen perustamista ja toimintaa koskevasta toimintakehyksestä. Tavoitteena on parantaa sääntöjen soveltamista ja täytäntöönpanoa koko Euroopan unionin alueella.

Kuulemalla järjestelmällisesti asianomaisia osapuolia, tekemällä vaikutusarviointeja kaikista keskeisistä lainsäädännöllisistä ja poliittisista aloitteista, antamalla asiantuntijalausuntojen pyytämistä ja käyttöä koskevat ohjeet ja tekemällä parannuksia Europa-sivustoon komissio on toteuttanut eurooppalaisten hallintotapojen parantamiseen tähtääviä käytännön toimia.

3.3. Komission vahvistaminen paremman suunnittelun ja moitteettoman taloushallinnon kautta

Uudistuksen komissiota vahvistava vaikutus mitataan suurelta osin sillä luottamuksella, jonka komissio onnistuu saamaan osakseen ulkopuolisesta maailmasta. Luottamus riippuu suurelta osin siitä, miten hyvin kansalaiset ovat tietoisia siitä, mitä komissio tekee ja miten se toimii. Siksi suunnittelun ja ohjelmoinnin alueella tapahtuva uudistus samoin kuin moitteeton taloushallinto ovat keskeisiä tekijöitä, joilla voidaan lisätä yleisön luottamusta toimielimeen.

Paremman suunnittelun ja resurssien hallinnoinnin antama lisäarvo tuo nykyisen komission tehokkuuteen selvästi näkyvän lisän sen uudistuksen tärkeän päämäärän mukaisesti, että yksikköjen määrälliset resurssitarpeet on perusteltava paremmin. Suunnittelun ja ohjelmoinnin uudistaminen on jo antanut komissiolle mahdollisuuden esitellä toimintaansa selkeämmin julkisuudessa ja parantaa toimielinten välistä vuoropuhelua poliittisista painopisteistä sekä vireillä olevista lainsäädännöllisistä aloitteista ja saavutuksista. Nämä uudistuksen tuomat kokonaisedut kasvavat pitkällä aikavälillä.

Komission taloudellisten resurssien hallintoa koskevat nopeat ja syvälle menevät muutokset ovat keskeisiä yleisön luottamuksen palauttamiseksi Euroopan unionin toimielimiin. Taloudellinen vastuu on siirretty sinne, missä taloudellisiin vaikutuksiin johtavat päätökset tehdään, mikä on lisännyt toimielimen tilintekovelvollisuutta. Lisäksi vuosikertomukset ovat osoittautuneet erinomaisiksi välineiksi, joilla voidaan lisätä yksikköjen vastuuta moitteettomasta taloushallinnosta ja luoda avoin hallintokulttuuri, joka perustuu itsearviointiin ja itsensä kehittämiseen. Kirjanpitouudistuksen täytäntöönpanolla komissio vastaa kattavasti tilintarkastustuomioistuimen esittämään kritiikkiin. Taloushallinnon uudistus on myös auttanut avaamaan keskustelun järjestelmän sisäisistä ongelmista, kuten yhteisön varojen yhteishallinnoinnista.

Ottamalla käyttöön selkeä ja avoin suunnittelu- ja ohjelmointimenettely ja panemalla täytäntöön toimielimen historian laajin taloushallinnon uudistus nykyinen komissio parantaa palvelualttiuttaan ja vähentää toimintaansa sisältyviä riskejä. Tämä auttaa komissiota hoitamaan edelleen sille kuuluvat tehtävät mahdollisimman tehokkaasti.

3.4. Muutokseen ja jatkuvaan kehitykseen perustuva hallintokulttuuri

Kokemus komissiossa on jo osoittanut, että parhaiden toimintatapojen muutos on alkanut kantaa hedelmää ja että uudistuksen täytäntöönpano ulottuu valkoisen kirjan määritelmiä laajemmalle. Uudistuksen tavoitteita on alettu ymmärtää paremmin ja kentältä on tullut lukuisia toimielimen uudistamista koskevia aloitteita, kuten laatupiirit, uuden yksinkertaistamista koskevan verkkosivuston aloitelaatikko ja virkamiesten erilaiset verkostot. Yksikönpäälliköt, joiden rooli uudistuksen täytäntöönpanossa on keskeinen, ovat antaneet ratkaisevan tukensa prosessille huolimatta sen edellyttämästä työmäärästä. Jatkuva poliittinen tuki ja tehostettu tiedottaminen ovat kuitenkin avainasemassa uudistuksen käytännön onnistumiselle edessä olevassa vaikeassa nopean muutoksen vaiheessa. Tähänastinen kokemus on osoittanut, että operatiivisten yksikköjen on ollut panostettava huomattavasti uudistuksen asian- ja aikataulunmukaiseen täytäntöönpanoon ja että joidenkin yksiköiden operatiivisista toiminnoista vastaaville resursseille se on merkinnyt huomattavaa rasitusta.

Tähän vaiheeseen sisältyy henkilöstösääntöjä koskevien neuvottelujen haastava loppuvaihe, jossa on odotettavissa vaikeita toimielinten välisiä keskusteluja ja jossa törmäyskurssille joutumisen vaara on suuri. Samoin tähän vaiheeseen sisältyy uuden arviointijärjestelmän käyttöön ottaminen, joka muodostaa käytännössä uudistuksen koetinkiven ja jolla mitataan komission pyrkimyksiä saada aikaan hallintokulttuurin muutos. Uudistuksen täytäntöönpanoon osoitettujen resurssien osalta komissio vahvisti vuotta 2004 koskeneessa suuntaa antavassa keskustelussa, että osa varhaiseläkejärjestelmässä vapautuvista viroista käytetään uudistuksen täytäntöönpanon sellaisiin tarpeisiin, joihin ei ole aiemmin kohdennettu voimavaroja. Tämän vaiheen onnistuminen on ehdoton edellytys sille, että uudistukselle saadaan komission yksikköjen ja henkilöstön tuki ja että todellinen kulttuurinmuutos saa jalansijaa.

Tähän mennessä on ollut mahdollista kuvata uudistuksen saavutuksia valkoisen kirjan toimien täytäntöönpanoa tarkastelemalla ilman, että olisi pyritty selkeästi mittaamaan, miten hyvin uudistuksen pitkän aikavälin tavoitteet on saavutettu. Uudistusprosessin aikana on kuitenkin päätetty keskeisistä mittareista. Näiden mittareiden perusteella pitäisi olla mahdollista luoda selkeä kvantitatiivinen kokonaiskuva uudistuksen ajallisesta etenemisestä ja sen komissiossa aiheuttamista muutoksista. Tästä syystä sekä uudistuksen saavutusten osoittamiseksi ja sen puutteiden havaitsemiseksi varhaisvaiheessa olisi tästä eteenpäin käytettävä suorituskyvyn mittareita. Tavoitteena on kehittää kattava joukko mittareita kesäkuuhun 2003 mennessä. Kuten liitteessä 3 esitetään, näitä ovat taulukossa 1 esitetyt jo olemassa olevat mittarit, joita on tarkoitus täydentää uusilla mittareilla, jotka poimitaan taulukossa 2 olevasta alustavasta luettelosta. Mittareiden käyttö edellyttää henkilöstöä koskevia selvityksiä sekä käytettävissä olevien tilastotietojen ja muiden tietojen analysointia, mikä antaa selkeät tulokset vuosilta 2003 ja 2004.

Lisäksi on syytä mainita, että komissio on sitoutunut arvioimaan tulevaisuudessa kaikki politiikkojensa alat. Tämä sitoumus koskee luonnollisesti myös uudistusta. Sen vuoksi komissio laatii lyhyellä aikavälillä arvioinnille puitteet ja menetelmät, joihin sisältyy myös käyttäjäpalaute, sekä yksilöi ne uudistusaloitteet, joita on syytä arvioida tarkemmin, jotta saataisiin enemmän kvalitatiivisia tuloksia uudistuksen vaikutuksista. Viimeksi mainittuja aloitteita koskevan luettelon on määrä olla valmis kesäkuussa 2003.

Vuoteen 2004 mennessä komissio kykenee vastaamaan johtoportaan tarpeisiin kehittämällä johdonmukaiseen henkilöstöhallintoon ja eri johtamisjärjestelmien yhteentoimivuuteen tarvittavat tärkeimmät tietotekniset apuvälineet. Komissio on myös osoittanut jatkuvaa sitoutumistaan uudistukseen kohdentamalla varhaiseläkejärjestelmän kautta vapautuvia virkoja uudistuksen täytäntöönpanoon.

Aloittamalla hallinnonuudistusta koskevan valkoisen kirjan tavoitteisiin suoraan liittyvässä suorituskyvyn mittaamisessa uuden vaiheen, joka käynnistyy liitteenä olevassa taulukossa esitettyjä suorituskyvyn mittareita käyttäen, nykyinen komissio pystyy lisäksi esittämään selkeitä tuloksia uudistuksen etenemisestä vuosina 2003 ja 2004. Tämä komissio menee vieläkin pitemmälle ja alkaa arvioida järjestelmällisesti, onko uudistus vaikuttanut aiotulla tavalla, jotta valkoisessa kirjassa esitetty jatkuva itsensäkehittämisprosessi voisi käynnistyä ja jatkua seuraavan komission aikana.

4. MUIDEN TOIMIELINTEN ROOLI

Komissio ei voi panna täytäntöön kaikkia ehdottamiaan uudistuksia ilman muiden toimielinten tukea. Talousarviota koskevien kysymysten lisäksi Euroopan parlamentin ja neuvoston tuki on edellytys kahdella päätasolla, poliittisella ja lainsäädännöllisellä.

Ensiksi kumpikin toimielin antoi komission uudistukselle selvän valtuutuksen ja laajan poliittisen tuen. Viime kuukausina Euroopan parlamentista on kuitenkin kuulunut jonkin verran arvostelua. Parlamentin kommentit ja kysymykset kohdistuvat lähinnä kurinpidollisiin tapauksiin, komission kirjanpitojärjestelmään ja yksittäisiin petosepäilyihin. Ne ovat kääntäneet huomion pois uudistuksesta sen koko laajuudessa. Tilannetta on pahentanut se, ettei komissio ole onnistunut kertomaan ulkopuoliselle maailmalle uudistuksen edistymisestä. Komission on lisättävä ponnistuksiaan erityisesti kertomalla saavutuksistaan, jotta uudistuksen jatkumiselle voidaan taata se poliittinen tuki, jota uudistuksen onnistumiseen tarvitaan. Edellisessä kappaleessa tarkoitettu uudistukseen liittyvän suorituskyvyn mittaamisen aloittaminen on vastaus tähän ongelmaan.

Toiseksi lainsäädännöllinen tuki on konkretisoitunut varainhoitoasetuksen uudelleenlaatimisessa, mutta tukea testataan, kun muut toimielimet neuvottelevat henkilöstösääntöihin ehdotetuista muutoksista. Tässä asiassa lainsäädännöllinen tuki on ehdoton edellytys, jotta komissio voisi panna uudistuksen täytäntöön. Komissio luottaa siihen, että parhaillaan neuvostossa menossa oleville neuvotteluille annetaan niiden tarvitsema asema tärkeysjärjestyksessä.

Poliittista suunnittelua ja ohjelmointia koskeva vuoropuhelu muiden toimielinten kanssa on lisäksi saanut ennakoitua merkittävämmän aseman kahdesta syystä:

- Euroopan parlamentin kanssa poliittisen vuoropuhelun järjestämistä työohjelman laatimiseksi käytyjen keskustelujen pohjalta sovittiin menettelystä, jolla luodaan puitteet näkemysten vaihtamiseksi komission jäsenten ja parlamentin valiokuntien välillä ja saavutettujen tulosten sisällyttämiseksi työohjelmaan (vuosistrategia ja päätös).

- Sevillassa kokoontuneen Eurooppa-neuvoston pohjalta neuvosto organisoi oman poliittisen suunnittelumenettelynsä. Vaikka menettelyt eroavatkin komission strategisesta suunnittelusta ja ohjelmoinnista, samasta on kysymys, ja komission osuus menettelyssä on tärkeä. Se edustaa lisäksi komission ajamaa Euroopan unionin tasolla tapahtuvaa poliittista suunnittelua.

Hallinnollisen yhteistyön lisääminen on myös yksi sellainen alue, joka edellyttää muiden toimielinten tiivistä osallistumista. Toimielinten pääsihteeristöt ovat syventäneet toimielinten välistä hallinnollista yhteistyötä tutkiakseen mahdollisuuksia lisätä tehokkuutta erityisesti henkilöstöpolitiikan, kiinteistöpolitiikan, kielipalveluiden ja laajentumisen hallinnollisen valmistelun alalla. Yhteistyö on tuottanut ensimmäiset tuloksensa esimerkiksi Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustamisen muodossa. Koordinoitu lähestymistapa johtaa tehokkuuden lisääntymiseen tällä alalla ja antaa toimielimille mahdollisuudet selviytyä laajentumisen mukanaan tuomista rekrytointitarpeista. Merkittävää edistystä on myös tapahtunut EU:n toimielinten virkamiehille tarkoitetun koulutuskeskuksen suunnittelussa. Koulutuskeskus voisi auttaa erityisesti johtotehtävissä toimivaa henkilöstöä kehittämään kykyjään ja ymmärtämään paremmin eri toimielinten kohtaamia haasteita.

5. PÄÄTELMÄT

Vajaassa kolmessa vuodessa komissio on pannut täytäntöön 87 toimea niistä 98:sta, jotka esiteltiin maalikuussa 2000 valkoisen kirjan toimintasuunnitelmassa. Saavutus on saanut tilintarkastustuomioistuimelta tunnustusta. Kun tilintarkastustuomioistuimen presidentti esitteli vuoden 2001 vuosikertomuksen, hän totesi seuraavaa: "Kokonaisarvio uudistuksesta on myönteinen. Paljon työtä on jäljellä... [mutta] komissio täyttää sitoumuksensa ja tekee lujasti töitä hallinto- ja valvontakäytänteidensä parantamiseksi." Uudistuksen ensimmäinen vaihe on näin saatu päätökseen rakenteellisilla ja menettelytapamuutoksilla ja lainsäädännöllä, joka on jo annettu tai, kuten henkilöstösääntöjen osalta, käsiteltävänä muissa toimielimissä. Toinen vaihe, konkreettinen täytäntöönpano, on menossa. Tässä tiedonannossa kuvatut saavutukset ovat olleet mahdollisia asianomaisten komission virkamiesten jatkuvan sitoutumisen ja jatkuvien ponnistusten ansiosta. Komission on pystyttävä jatkuvaan muutokseen ja uudistumiseen. Jatkossa on yhä tärkeämpää arvioida edistymistä suhteessa valkoisessa kirjassa asetettuihin pitkän aikavälin uudistustavoitteisiin. Se olisi aloitettava vuonna 2003, joka on täytäntöönpanon osalta ratkaiseva vuosi.

Huolimatta merkittävästä edistyksestä uudistuksen edut tuntuvat vasta tulevaisuudessa. Se ei ole yllättävää, koska kuten tilintarkastustuomioistuin totesi varainhoitovuotta 2001 koskeneessa vuosikertomuksessaan, uudistuksen kauaskantoisesta ja kunnianhimoisesta luonteesta johtuen sen todelliseen täytäntöönpanoon tarvitaan aikaa. Uudistuksen täytäntöönpano on paljastanut uusia asioita, joita ei ollut osattu ottaa huomioon valkoisessa kirjassa. Komissio on kartoittanut alueita, joilla on erityisvaikeuksia ja joilla tarvitaan lisäponnistuksia. Jotkut niistä ovat osoittautuneet erityisen monimutkaisiksi ja resursseja vaativiksi, toiset ovat kehittyneet aloitteiksi, jotka ulottuvat valkoisen kirjan 98 uudistustoimen tuolle puolen.

Lisäksi vuosi 2003 merkitsee suurta haastetta komission uudistukselle. Silloin uutta varainhoitoasetusta sovelletaan kokonaisuudessaan koko komissiossa, mikä merkitsee täydellistä siirtymistä hajautettuun valvontaan. Samanaikaisesti pannaan täytäntöön uudistetun henkilöstöpolitiikan keskeinen osa, uusi arviointi- ja ylennysjärjestelmä. Näiden kanssa rinnan käydään edelleen neuvotteluita yhdestä henkilöstöpolitiikan keskeisestä kokonaisuudesta, henkilöstösääntöjen uudistuksesta, jonka onnistuminen riippuu muiden toimielinten jatkuvasta sitoutumisesta ja tuesta.

Uudistus on myös korostanut tarvetta sovittaa yhteen eri yksikköjä koskevat aloitteet. Tähän asiaan on tartuttu kehittämällä olemassa olevia tai luomalla uusia koordinaatiorakenteita, kuten pääjohtajien ryhmä, resurssijohtajien ryhmä ja yksikköjen välinen koordinaatioryhmä, sekä antamalla toimintojohtamisen ohjausryhmän tehtäväksi koordinoida uudistukseen liittyviä kysymyksiä.

Nykyinen komissio jatkaa koko jäljellä olevan kautensa ajan voimakkaasti ponnistuksiaan valkoisessa kirjassa tehtyjen ehdotusten täytäntöön panemiseksi, ja sen varmistamiseksi, että uudistuksella saavutetaan laajemmat tavoitteet, kuten toimielimen valmistaminen Euroopan unionin laajentumiseen 25 jäsenvaltiota käsittäväksi.

Näillä ponnistuksilla vahvistetaan seuraavan komission asemaa osoittamalla, että komissio on ajanmukainen, tehokas ja avoin organisaatio, jonka henkilöstö muodostuu erittäin kyvykkäistä ja motivoituneista virkamiehistä.

Komissio pyytää muiden toimielimien täyttä tukea, erityisesti edessä olevassa henkilöstösääntöjä koskevien neuvotteluiden loppuvaiheessa.

LIITTEET

Liite 1: Yksityiskohtainen täytäntöönpanokertomus

Liite 2: Taulukko uudistuksen 98 toimen nykytilasta

Liite 3: Alustava luettelo tuloskeskeisistä mittareista

Liite 4: Diagrammi uudistuksen vaiheista

LIITE 1 LUONNOS KOMISSION UUDISTAMISTA KOSKEVASSA VALKOISESSA KIRJASSA OLEVAN TOIMINTASUUNNITELMAN TÄYTÄNTÖÖNPANOKERTOMUS

LUONNOS KOMISSION UUDISTAMISTA KOSKEVASSA VALKOISESSA KIRJASSA OLEVAN TOIMINTASUUNNITELMAN TÄYTÄNTÖÖNPANOKERTOMUS

I. Johdanto

Komission uudistamista koskevassa valkoisessa kirjassa vahvistetaan uudistusstrategia, joka perustuu palvelua korostavaan hallintokulttuuriin, poliittisten painopisteiden asettamisessa ja resurssien jakamisessa noudatettavien toimintatapojen parantamiseen, henkilöstöpolitiikan nykyaikaistamiseen sekä varainhoidon perinpohjaiseen muutokseen.

Valkoisen kirjan keskeinen osa on 98-kohtainen toimintasuunnitelma, jossa luetellaan vuoden 2002 loppuun mennessä toteutettaviksi tarkoitetut erityistoimet. Toimintasuunnitelman täytäntöönpanon etenemisestä on tiedotettu säännöllisesti Euroopan parlamentille ja neuvostolle vuoden 2000 alusta alkaen. Tämän kertomuksen tarkoituksena on antaa tietoja kaikista valkoisen kirjan toimintasuunnitelman kattamista seikoista, ja näin ollen saattaa ajan tasalle toukokuussa 2002 annettu edellinen kehityskertomus.

II Palvelua korostava hallintokulttuuri

II.1 Toimet 1-6: Julkishallinnon etiikka

Komissio esitti sitoumustensa mukaisesti julkishallinnon etiikkaa koskevan ehdotuksen toimielinten yhteiselle komitealle 29. marraskuuta 2000. Toimielinten väliseen sopimukseen ei kuitenkaan päästy, koska muut toimielimet eivät antaneet hankkeelle riittävää tukea. Tästä syystä asiassa ei valitettavasti ole mahdollista edistyä.

Hyvää hallintotapaa koskevat toimintasäännöt, joita komission henkilöstön on noudatettava suhteissaan yleisöön, hyväksyttiin 17. lokakuuta 2002 ja ne tulivat voimaan 1. marraskuuta 2000. Toimintasääntöjen tarkoituksena on opastaa virkamiehiä kanssakäynnissä yleisön kanssa ja varmistaa, että kansalaiset tietävät, millaista toimintatapaa komissiolta voidaan odottaa. Tämän vuoksi asiasta on järjestetty tiedotuskampanja, koulutusta ja seurantaa. Ensimmäinen kertomus toimintasääntöjen täytäntöönpanosta esitettiin komission henkilöstöä koskevana valmisteluasiakirjana 20. marraskuuta 2002 (SEK(2002)1266).

Yleisön oikeuksista tutustua yhteisön toimielinten asiakirjoihin säädetään 30. toukokuuta 2001 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 1049/2001. Komissio antoi soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt 5. joulukuuta 2001 ja se varmistaa, että komission yksiköt ovat tietoisia näistä oikeuksista ja että parhaita toimintatapoja noudatetaan. Komissio on päivittänyt "Europa"- ja "Intracomm"-verkkosivustot ja julkaissut käyttöoppaita.

Komissio, Euroopan parlamentti ja neuvosto ovat myös julkaisseet yhteisen kansalaisten oppaan kaikilla virallisilla kielillä.

Asetuksen 15 artiklassa säädetty toimielinten yhteinen komitea perustettiin 13. maaliskuuta 2002. Komitea on kokoontunut kaksi kertaa vuonna 2002, ja sen tehtävänä on varmistaa asetuksen johdonmukainen täytäntöönpano kolmessa toimielimessä ja kehittää parhaat toimintatavat.

Komissio on myös tarjonnut pääsyn sähköiseen asiakirjarekisteriin 3. kesäkuuta 2002 mennessä, kuten asetuksen 11 artiklassa edellytetään. Tässä internetissä olevassa rekisterissä on asiakirjojen viitetiedot, kuten niiden nimi, päivämäärä ja tekijä, ja sen kautta voidaan myös hakea suoraan useisiin eri luokkiin kuuluvia asiakirjoja.

Lisäksi komissio antoi 17. heinäkuuta 2002 ehdotuksen yhteisön toimielinten perustamisasiakirjojen muuttamiseksi edellä mainittua asetusta koskevan Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission yhteisen julistuksen mukaisesti siten, että asetuksen soveltamisala ulotettaisiin koskemaan myös erillisvirastoja. Komissio antoi 18. elokuuta 2002 asetusehdotuksen Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle annetun asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 muuttamiseksi (KOM(2002) 462 lopullinen) sen saattamiseksi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaiseksi siten, kuin sen 18 artiklassa säädetään.

Kansalaisyhteiskunnan kanssa käytävän vuoropuhelun parantamiseksi kuulemismenettelyssä noudatettavia vähimmäisvaatimuksia koskeva luonnos laadittiin uudelleen ja sisällytettiin eurooppalaisia hallintotapoja koskevaan komission valkoiseen kirjaan. Jatkotoimenpiteenä sisällytettiin kuulemisprosessissa noudatettavia vähimmäisvaatimuksia koskeva tiedonanto kesäkuussa hyväksyttyyn lainsäädännön parantamista koskevaan komission toimintasuunnitelmaan. Vaatimusluonnoksista annetuissa lausunnoissa esitettyjen näkemysten avulla voidaan lopullisesti määrittää komission 3. joulukuuta 2002 hyväksymät suuntaviivat. Lisäksi Coneccs-tietokanta ("Kuuleminen, Euroopan komissio ja kansalaisyhteiskunta"), jolla komissio pyrkii sitoumuksensa mukaisesti tiedottamaan yleisöä paremmin kuulemismenettelyistään, siirrettiin verkkoon elokuussa 2001 ja sitä kehitetään edelleen.

Komission ja Euroopan parlamentin välisiä suhteita koskeva puitesopimus tehtiin 5. heinäkuuta 2000. Puitesopimusta koskevaa komission sisäistä opasta tarkastellaan saadun kokemuksen perusteella jatkuvasti.

Komissio sopi Euroopan parlamentin kanssa tammikuussa 2002 aikataulun komission lainsäädäntö- ja työohjelmalle (Euroopan parlamentin työjärjestyksen liite IV), jossa vahvistetaan menettely ja ajoitus asiakirjan "vuosistrategia" ja komission lainsäädäntö- ja työohjelman julkistamiselle.

II.2 Toimet 7-9: Komission siirtyminen sähköiseen toimintaympäristöön

Toimet 7 ja 8a on sisällytetty tieto- ja viestintätekniikkaa koskevaan yhteen tiedonantoon "komission siirtyminen sähköiseen toimintaympäristöön" (SEK(2001) 924). Kyseisen tiedonannon perimmäisenä tarkoituksena on laatia strategia, jolla tieto- ja viestintätekniikkaa voidaan paremmin hyödyntää valkoisessa kirjassa määrättyjen tavoitteiden saavuttamiseksi vaadittavien organisaatio- ja menettelymuutosten täytäntöönpanossa. Tiedonannossa vahvistetaan alustava toimintasuunnitelma, jossa määritellään vaadittavat toimet. Työsuunnitelma on nyt saatettu ajan tasalle. Ohjauskomitea hyväksyi tieto- ja viestintätekniikan käyttöä sisäisessä hallinnossa koskevan tilannekatsauksen tulokset toukokuussa 2002. Pääosastojen yhteinen työryhmä on nyt perustettu komission sisäisten hallintoprosessien ja siihen liittyvien tietojärjestelmien yhteentoimivuuden sujuvoittamiseksi, mikä on yksi välttämättömistä edellytyksistä tehokkaammalle hallinnolle. Lisäksi järjestettiin komission siirtymistä sähköiseen toimintaympäristöön käsittelevä kokous, jonka tarkoituksena oli vaihtaa tietoja tähän aloitteeseen kuuluvista eri hankkeista. Tärkeimpiä tietojärjestelmiä parannetaan huomattavasti sisäistä suunnittelua ja resurssien hallintaa koskevien uudistusten tukemiseksi.

Teknistä infrastruktuuria kehitetään asteittain, jotta komission siirtyminen kohti sähköistä toimintaympäristöä voi tapahtua vakaalta ja varmalta pohjalta.

Toimen 8b osalta komissio antoi 3. huhtikuuta 2002 tiedonannon interaktiivisesta politiikan suunnittelusta (IPM - K(2001) 1014). Sen tarkoituksena on parantaa hallintotapaa käyttämällä internetiä reaktioiden keräämiseen ja analysointiin ja olla täten hyödyllinen väline Euroopan unionin politiikan suunnittelussa. Komissio soveltaa aloitetta arvioidakseen EU:n nykyisiä toimintatapoja sekä uusia aloitteita koskevia avoimia konsultaatioita varten.

IPM-välineet ovat nyt saatavilla verkkosivulla "Sinun äänesi Euroopassa" (http://europa.eu.int/ yourvoice). Palveluportin kautta kansalaiset, kuluttajat ja yritykset voivat ottaa kantaa uusiin aloitteisiin, antaa palautetta voimassaolevan lainsäädännön soveltamisesta, keskustella Euroopan tulevaisuudesta tai jättää valituksia.

SOLVIT-verkko perustettiin kesäkuussa 2002 kansalaisten ja yritysten auttamiseksi ongelmatapauksissa silloin, kun toisen jäsenvaltion viranomaiset ovat mahdollisesti soveltaneet väärin sisämarkkinoita koskevia sääntöjä. Se pohjautuu tällaisten ongelmien ratkaisemista varten vuonna 1997 perustettujen koordinaatiokeskusten väliseen verkkoon. Näitä keskuksia on yksi jokaisessa jäsenmaassa. Komissio ehdotti 27. lokakuuta 2001 lisätoimia ongelmanratkaisun kehittämiseksi edelleen SOLVIT-verkon avulla (KOM(2001) 702). Näitä toimia ollaan parhaillaan panemassa täytäntöön. Parhaillaan ollaan perustamassa tietokantaa, jonka tarkoituksena on luoda ryhmäpainetta, jotta jäsenvaltioita kannustettaisiin tehostamaan sisämarkkinoiden toimintaa.

Toimi 8c on johtanut komission uuden internet-portaalin perustamiseen. Sivusto kuvastaa paremmin komission ensisijaisia tavoitteita ja päivittäisiä tehtäviä sekä parantaa puheenjohtajan ja muiden komissaarien näkyvyyttä ja lähestyttävyyttä. Sivusto on jäsennelty teemakohtaisesti. Toisen sukupolven toimituksellisen lähestymistavan käyttö etenee EUROPA-palvelimella, mikä tarkoittaa, että nykyinen rakenne tarkastetaan vaiheittain tiedonhaun yksinkertaistamiseksi riippumatta siitä, mistä komission organisaatiorakenteesta on kyse. Ensimmäinen erä keskeisistä sähköisistä toiminnoista on nyt kaikkien komission yksikköjen käytettävissä. Interaktiivista politiikan suunnitteluvälinettä on kokeiltu koko vuoden 2002 ajan ja se on pian käyttökelpoinen. Laajoja monikielisiä sivustoja käsittelevää www-sisällön hallintajärjestelmää koskeva tarjouskilpailu on käynnistetty Europa-palvelimella olevien komission yksiköiden antamien tietojen tehokkuuden ja laadun parantamiseksi.

«<0}

Alustava toteutuskaavio sähköistä hankintamenettelyä koskevaa hanketta (toimi 9) varten on laadittu ja hankeryhmä perustettu. Hanke jaetaan useisiin eri vaiheisiin. Ensimmäisen vaiheen (sähköiset ilmoitukset) rahoitus on käytettävissä ja sen käyttöä valvoo julkaisutoimisto.

II.3 Toimi 10: Maksumääräaikojen noudattaminen

Komissaari Michaele Schreyerin tekemässä sisäisessä tiedonannossa olevien suositusten täytäntöönpanemiseksi toteutetut toimenpiteet ovat johtaneet huomattaviin parannuksiin siinä, kuinka komission yksiköt noudattavat maksumääräaikoja. Tämä ilmenee myös liitteestä.

III Painopisteiden määrittely, voimavarojen kohdentaminen ja tehokas käyttö

III.1 Toimet 12-16: Toimintojohtaminen (ABM)

III.1.1 Strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierros sekä toimintojohtaminen

Valkoisen kirjan hyväksymisen jälkeen vuonna 2000 käynnistettiin strategisen suunnittelun ja ohjelmoinnin kierros (toimi 12), johon liittyy toimintojohtamisen kehittäminen.

Komission pääsihteeristössä kehitettiin vähitellen erityistoiminto vuoden 2000 jälkipuoliskolla. Se saatiin käyttökelpoiseksi vuoden 2001 alussa (toimi 13). Toiminnon päätarkoituksena on suunnitella ja toteuttaa edellä mainittu kierros ja seurata sitä siten, että komission painopisteet saataisiin määriteltyä ja painopisteiden, toimien ja resurssien välillä vallitsisi tasapaino. Lisäksi tällä toiminnolla varmistetaan toimintojohtamisen käyttöönoton koordinointi komission yksiköissä. Toimintoa hoitaa pääsihteeristön yksikkö SG-C1 kunkin pääosaston ja toimialan yhteyshenkilön tuella.

Vuonna 2001 vuodeksi 2002 hyväksytty ensimmäinen vuosistrategia (APS) oli kokeiluhanke, jolla komissio loi ensimmäistä kertaa puitteet alustavan talousarvioesityksen laatimiselle ja toimintasuunnittelulle, joka yksikköjen on määrä laatia.

Kierros jatkui työohjelmalla, jossa komissio ilmoitti yksityiskohtaisista toimista, joita se aikoi toteuttaa seuraavana vuonna. Työohjelma sai luonnollista jatkoa uuden kolme kuukautta kattavan komission esityslistan muodossa, jota nykyisin käytetään rutiiniluonteisesti komission viikoittaisen esityslistan määrittelyssä yhdessä yksiköiden ja kabinettien kanssa.

Kierroksen eri vaiheiden jälkeen kaikki pääosastot ja toimialat laativat ensimmäiset vuosittaiset hallintosuunnitelmansa aiemmin käytössä olleiden välineiden järkevämpään käyttöön tähtäävien uusien yhteisen vaatimusten perusteella (toimintojohtamista koskeva heinäkuussa 2001 annettu komission tiedonanto). Näissä hallintosuunnitelmissa esitetään, kuinka komission omaksumat poliittiset painopisteet saavutetaan konkreettisesti kunkin pääosaston sisäisen ohjelmatyön avulla.

Vuoden 2002 suuri saavutus oli se, että kaikki pääosastot ja toimialat laativat vuotta 2001 koskevat ensimmäiset vuosikertomukset, joista laadittiin myöhemmin yhteenvetokertomus (toimi 82). Tämä on osoitus komission kyvystä raportoida toteutetuista toimista ja sen sitoutumisesta vastuuvelvollisuuteen ja avoimuuteen. Muut toimielimet, ennen kaikkea tilintarkastustuomioistuin, ottivat kertomuksen vastaan myönteisesti.

Ensimmäisellä kierroksella ja eri yksiköissä saadun kokemuksen perusteella toinen APS-kierros oli ensimmäinen askel siirryttäessä kokeiluvaiheesta täysin toimivaan kierrokseen (joka aloitettiin vuonna 2002 vuoden 2003 osalta) havaittujen puutteiden korjaamiseksi.

Komissio yksilöi eri tehtäviensä osalta aiempaa laajempia ensisijaisia tavoitteita, jotka ovat toisiaan täydentäviä ja joiden tarkoituksena on selkeyttää komission ydintehtäviä. Muut toimielimet suhtautuivat myönteisesti näihin tavoitteisiin. APS muodostaa puitteet talousarviomenettelylle ja työohjelman valmistelulle. Ehdottomasti vältettäviä tavoitteita koskevia komission tekemiä päätöksiä, uusien tavoitteiden saavuttamiseksi tehtäviä henkilöstön siirtoja ja EU:n laajentumisen vuoksi tapahtuvaa ulkopuolisen henkilöstön palkkausta on pidettävä todisteena komission pyrkimyksestä sovittaa yhteen poliittiset painopisteet ja resurssit.

Sekä Euroopan parlamentin että neuvoston kanssa on luotu laajamittainen toimielinten välinen vuoropuhelu, joka on tärkeä osa työohjelman valmistelua. Nämä toimielimet vahvistivat, että vuodeksi 2003 asetetut komission kolme tavoitetta ovat EU:n esityslistan keskeinen osa. Syyskuussa laadittiin asiakirja vuoropuhelun tulosten kokoamiseksi yhteen ja APS-päätösten saattamiseksi ajan tasalle.

Tällä hetkellä kaikki pääosastot valmistelevat hallintosuunnitelmia tällä perusteella. Ne seuraavat suunnitelmien täytäntöönpanoa ja laativa kierroksen lopussa tuloksista vuosikertomukset. Näin toimintoperusteisen hallinnon periaatteita ja tavoitteisiin ja mittareihin perustuvaa suoritusjohtamista voidaan toteuttaa pääosastojen sisäisessä hallinnossa.

Komission uudistamisen yhteydessä pidetään yhdennettyä voimavarojen hallintajärjestelmää (IRMS) (toimi 14) hallinnointisuunnitelman välineenä. Tämän vuoksi pääosastoille annettiin vuonna 2002 huomattavaa tukea, jotta ne voisivat tarjota palveluita, saavuttaa hallintosuunnitelmien keskeiset osat (toiminta-ajatus, tavoitteet, toimintoperusteista budjetointia koskevat toimenpiteet, toimet ja mittarit) sekä seurata niiden toteuttamista koko IRMS:n ajan ja laatia tästä kertomus. Tällä hetkellä kaikki pääosastot ovat laatineet toimintakehyksen (yksilöineet toimenpiteet ja niihin liittyvä toimet), 80 prosenttia niistä ovat kohdentaneet varat toimenpiteisiin/toimiin ja ne kaikki pystyvät laatimaan vuotuiset hallintosuunnitelmat IRMS:ssä ABM-periaatteiden mukaisesti.

Toimintojohtamisen käyttöönottoon liittyy jatkuva koulutus (toimi 15). Yli 1 000 virkamiestä on saanut ABM-koulutusta, ABM-opas on julkaistu IntraComm-sivustolla ja parhaillaan on valmisteilla tavoitteita ja mittareita koskevat ADMIN-pääosaston järjestämät peruskoulutuskurssit.

III.2 Toimi 17: Toimintojen eriyttäminen

Valkoisen kirjan toimen 17 mukaisesti komissio laati strategian, jossa yksilöidään toimintojen eriyttämiseen soveltuvat ja soveltumattomat tapaukset ja jossa esitetään erilaiset toimintojen eriyttämisen tyypit. Valkoisessa kirjassa esitetään kolme tapaa, jolla kaikki komission toimet ja tehtävät tai osa niistä voidaan siirtää, s.o. delegointi, hajauttaminen ja alihankinta.

Tammikuussa 2000 perustettu toimintojen eriyttämisen suunnittelu- ja koordinointiryhmä (PCG) aloitti toimintansa esittämällä komissiolle kertomuksen, jossa määritellään yksityiskohtaisesti valkoisessa kirjassa mainitut eri toimintojen eriyttämisen muodot. Komissio hyväksyi kertomuksen 13. joulukuuta 2000 ehdotuksena KOM(2000) 788 lopullinen. Tämä tiedonanto sisältää myös yhteisön ohjelmien hallinnointiin liittyvistä tietyistä tehtävistä huolehtivien toimeenpanovirastojen asemaa koskevan ehdotuksen neuvoston asetukseksi, jolla ohjelmien hallinnointi delegoitaisiin uudentyyppiselle elimelle. Ehdotusta tutkivat sekä tilintarkastustuomioistuin (lausunto annettiin 25. lokakuuta 2001 [1]) että Euroopan parlamentti (päätöslauselmasta äänestettiin 5. heinäkuuta 2001). Tuomioistuimen ehdotusten ja Euroopan parlamentin ehdottamien muutosten perusteella komissio antoi uuden ehdotuksen 28. joulukuuta 2001, joka toimitettiin neuvostolle. Periaatteellinen sopu komission muutetusta ehdotuksesta saavutettiin neuvoston toimivaltaisessa komiteassa (budjettikomitea). Neuvostossa päästiin asiasta yhteisymmärrykseen ja se hyväksyi ehdotuksen 19. joulukuuta 2002.

[1] Lausunto nro 8/2001.

PCG:ssä hajauttamisesta käytyjen keskustelun perusteella annettiin 13. marraskuuta 2001 toinen tiedonanto (KOM(2001) 648 lopullinen), jossa määritetään kansallisten virastojen verkostojen käyttöehdot ja -edellytykset. Alihankintaa käsitellään sisäisessä oppaassa, jossa määritellään yksityiskohtaisesti tehtävät, joista voidaan tehdä alihankintasopimukset ja kuinka tämä tehdään. Riippumattomien asiantuntijoiden tekemän kertomuksen vuoksi tämä on hyvin herkkä kysymys. Oppaassa esitetään standardimuotoinen sopimus. PCG tarkastelee parhaillaan komission toimipaikkojen tilannetta ja analysoi, missä määrin eri yksiköiden toimintaa on syytä eriyttää.

Nämä toimintojen eriyttämisen eri tyypit on sisällytetty varainhoitoasetuksen uudelleenlaadintaan (2 luvun I osan IV osasto, jossa esitetään budjetin eri toteuttamistapoja). Asetuksen 54 artiklassa säädetään oikeudellinen kehys toimeenpanovirastoille, kun taas 57 artiklassa säädetään alihankinnasta ja määritellään rajoitukset aiempien ongelmien välttämiseksi. Neuvosto hyväksyi uuden varainhoitoasetuksen 26. kesäkuuta 2002.

III.3 Toimet 18-20: Tehokkaammat ja suoritusperusteiset työtavat

Komission vuonna 2000 hyväksymä yksinkertaistamistoimenpiteitä koskeva alustava toimintasuunnitelma sisälsi 12 yksinkertaistamistoimenpidettä. Viisi näistä toimenpiteistä on saatu kokonaisuudessaan päätökseen. Nämä ovat toimi 1, joka koskee komission päätöksentekoprosessia, toimi 5, joka koskee muutoksia Greffe 2000 -järjestelmään, toimi 6, joka koskee Euroopan parlamentin kysymyksiä sisältävän "Basil-QP"-verkkosivun käyttöönottoa sekä toimet 7 ja 8, jotka koskevat nimittävän viranomaisen menettelyjen järkiperäistämistä. Toimi 3, joka koskee toimielinten yhteisen konsultaatiomenettelyn tietokoneistamista, ja toimi 11, joka koskee säännöllisten kertomusten järkiperäistämistä, saadaan molemmat päätökseen lähikuukausien aikana. Yksinkertaistamismenettely on edennyt toimessa 2, joka koskee kielimenettelyjen yksinkertaistamista, toimessa 4, joka koskee Greffe 2000 -järjestelmän laajentamista koskemaan muita asiakirjatyyppejä, ja toimessa 10, joka koskee puheenjohtajan postin käsittelyn yksinkertaistamista, mutta täysi täytäntöönpano riippuu vuoden 2003 aikana käyttöön saatavista uusista teknisistä välineistä. Komissio hyväksyi tammikuussa 2002 asiakirja-arkistojen nykyaikaistamista koskevasta toimesta 9 tehdyn tiedonannon (K(2002)99). Tiedonannossa vahvistetaan kehys asiakirjahallinnon tehostamiselle ja nykyaikaistamiselle. Vaadittu organisaatio on perustettu ja lähivuodet kattava työsuunnitelma on jo hyväksytty.

"Aloitelaatikkoa" koskeva toimi 12 on pantu täytäntöön lisäämällä tammikuussa 2002 käyttöön otetulle uudelle yksinkertaistamista koskevalle verkkosivustolle mahdollisuus esittää huomautuksia. Henkilökunta voi esittää ehdotuksia siitä, kuinka heidän työtään voitaisiin yksinkertaistaa ja järkiperäistää. Verkkosivustolla on myös tiedot alustavan toimintasuunnitelman eri toimien etenemisestä ja siellä esitetään uusi yksinkertaistamisstrategia (ks. jäljempänä). Verkkosivustolla on myös esimerkkejä komission jo toteuttamista parhaista käytänteistä. Tarkoituksena on, että verkkosivuista tulee kattava tietolähde kaikissa komission menettelyiden ja työskentelytapojen yksinkertaistamiseen ja järkiperäistämiseen liittyvissä kysymyksissä.

Heinäkuussa 2002 määriteltiin uusi strategia menettelyiden ja työskentelytapojen yksinkertaistamiseksi. Siinä ehdotetaan tapoja, joilla menettelyjä ja ennen kaikkea kaikkia työskentelytapoja voidaan yksinkertaistaa uudistuksen aiheuttamien hallintokulttuurin muutosten lujittamiseksi. Tämän jälkeen käynnistettiin kaksi laatupiiriä. Komission henkilökunta kokoontuu näissä piireissä laatimaan käytännön ohjeita eri aloilla. Yksi piiri tarkastelee, kuinka keskusyksiköt voivat soveltaa palvelutasosopimusten käsitettä tarjotakseen parempaa palvelua operatiivisille yksiköille. Tämä ongelma otettiin esille vuosikertomuksessa ja 12 yksikönpäällikön heinäkuussa 2002 laatimassa kertomuksessa. Toisen piirin aiheena on "kuka allekirjoittaa mitä". Sen tarkoituksena on antaa suosituksia allekirjoituskierrosten yksinkertaistamiseksi. Molemmissa piireissä työskennellään intensiivisesti, jotta ohjeet olisivat valmiit vuoden 2003 alussa. Yksinkertaistamistoimenpiteitä tullaan päivittämään säännöllisesti.

Myös nykyisten menettelyiden selkeyttämistä ja koontamista pyritään yksinkertaistamaan. Komission toimintamenetelmiä koskevan käsikirjan päivittäminen aloitettiin lokakuussa 2001 ja päivitys on valmis tämän vuoden helmikuuhun mennessä, jolloin se on kaikkien yksiköiden käytettävissä uudella käyttäjäystävällisellä intranet-sivustolla. Uutta sähköistä käsikirjaa on tarkoitus kehittää ja päivittää jatkuvasti ja järjestelmällisesti.

Työnkuvausta koskeva päätös tehtiin helmikuussa 2002 ja komissio pani sen täytäntöön uudella tietoteknisellä välineellä (työtehtävien tietojärjestelmä). Sen avulla määritetään kunkin henkilökunnan jäsenen osalta häneltä toimen hoitamisessa edellytetyt tehtävät ja velvollisuudet. Täten henkilöresursseja voidaan hallinnoida tehokkaammin.

Organisaatiokaavioiden suunnittelua koskevien uusien suuntaviivojen on määrä olla valmis vuonna 2003.

IV Henkilöresurssit

IV.1 Toimet 21-62: Henkilöstöpolitiikan uudistaminen

Maaliskuussa 2002 annetun valkoisen kirjan myötä komissio ryhtyi tarkastelemaan henkilöstöpolitiikkansa ja tekemään merkittäviä muutoksia Euroopan yhteisöjen virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettaviin henkilösääntöihin. Koko henkilöstöpolitiikkaa rekrytoinnista eläkkeelle jäämisen asti koskevat kunnianhimoiset uudistukset esiteltiin pääpiirteittäin valkoisessa kirjassa.

Prosessi koskee keskusteluasiakirjojen, myös henkilöstöpolitiikan eri osia koskevien lainsäädäntöehdotusten, hyväksymistä, minkä jälkeen komissiossa käydään neuvotteluja henkilöstön edustajien kanssa. Lisäksi henkilökunnan ja muiden toimielinten hallinnon kanssa käytiin koko prosessin ajan laajoja sisäisiä konsultaatioita.

Kaksi ja puoli vuotta valkoisen kirjan hyväksymisen jälkeen 41:stä toimesta on pantu täytäntöön 38:

- Ensiksi komissio toteutti useita toimia hyödyntääkseen mahdollisimman laajalti voimassaolevien henkilöstösääntöjen tarjoamia uudistusmahdollisuuksia. Tämän jälkeen komissio on tehnyt itsenäisesti useita päätöksiä eräistä uuden henkilöstöpolitiikan kohdista. Uusia päätöksiä tehdään pian lisää.

- Toiseksi komissio hyväksyi 24. huhtikuuta 2002 asetusluonnoksen henkilöstösääntöjen muuttamiseksi. Tähän asetusluonnokseen sisältyvät kaikki komission tarpeellisina pitämät muutokset eurooppalaista julkishallintoa ohjaaviin perussääntöihin.

Merkittävä edistysaskel uudistuksessa saavutettiin, kun henkilökunnan enemmistöä edustavat vaaleilla valitut komission henkilöstön edustajat hyväksyivät henkilöstöpolitiikan uudistusta koskevan kokonaispaketin. Tämä tuki muodostaa vankan perustan täytäntöönpanopäätösten tekemiselle komissiossa ja helpottaa neuvostossa käytäviä neuvotteluja.

Neuvosto kuuli muita toimielimiä henkilöstösääntöjen tarkistamisehdotuksesta 5. kesäkuuta 2002. Yleisten asioiden neuvostossa 15. huhtikuuta 2002 tehdyissä päätelmissä pyydetään muita toimielimiä antamaan lausuntonsa vuoden 2002 loppuun mennessä ja ottamaan päämääräksi ehdotuksen hyväksymisen kesäkuussa 2003. Neuvosto on pysynyt aikataulussaan ja sai päätökseen ehdotuksen yksityiskohtaisen tarkastelun lokakuun loppuun mennessä. Euroopan parlamentti on nimennyt kaksi esittelijää, mutta se on määrännyt lausuntonsa antamisajankohdaksi toukokuun 2003. Ensimmäisestä kannanotosta keskustellaan oikeudellisten asioiden valiokunnassa, joka käsittelee asiaa.

Henkilöstösääntöihin ja komission päätöksiin ehdotettavien muutosten tarkoitus on sama

- Lisätä ansioiden merkitystä EU:n virkamieskunnan parissa. Tämä saavutetaan lähentämällä tehokkuuden ja urakehityksen välistä yhteyttä.

- Tasavertaisen kohtelun, henkilökunnan sosiaalitilojen ja työolojen nykyaikaistaminen. Nykyaikaistaminen on tarpeen, jotta mahdollisimman pätevä ja kielitaitoinen henkilökunta voidaan rekrytoida ja pitää palveluksessa yhä houkuttelevammassa työympäristössä.

- Budjettikurin säilyttäminen uudistusta toteutettaessa. Vaikka kyseessä on suuri uudistus, ehdotetut kustannukset ovat kohtuulliset ja ne noudattavat komission sitoumusta pysyä rahoitusnäkymien otsikossa V mainittujen enimmäiskustannusten rajoissa. Lisäksi nämä toimenpiteet johtavat keskipitkän aikavälin kestävään kustannusvalvontaan.

Henkilöstöpolitiikan uudistusta olisi tarkasteltava yhdessä muiden hallinnon uudistushankkeiden kanssa, sillä komissio voi suorittaa sille perustamissopimuksissa määrätyt tehtävät mahdollisimman tehokkaasti vain jos kaikki toimenpiteet toteutetaan. Esimerkiksi henkilöstösääntöihin lisättäväksi ehdotetusta toimistoissa ja erillisvirastoissa käytettävästä sopimushenkilöstöstä saadaan täysi hyöty vasta kun komission toimeenpanovirastojen tai erillisvirastojen käyttö muihin kuin keskeisiin tehtäviin lisääntyy.

IV.1.1 Komission uusi henkilöstöpolitiikka: Voimassaolevien henkilöstösääntöjen nojalla toteutettavat toimenpiteet

Maaliskuussa 2000 tehty komission uudistamista koskeva valkoinen kirja sisältää useita uudistuksia, jotka eivät edellytä uuden lainsäädännön antamista neuvostossa. Hyvin harvoja poikkeuksia lukuun ottamatta kaikki nämä toimenpiteet on nyt toteutettu lähestulkoon alkuperäisessä aikataulussa.

Tärkeimmät komission esittämät uudistukset ovat seuraavat:

1. YHDENNETTY ARVIOINTI- JA YLENNYSJÄRJESTELMÄ

Komissio on hyväksynyt uuden järjestelmän ja sitä pannaan parhaillaan täytäntöön. Sitä ei sovelleta muissa toimielimissä. Järjestelmä on suunniteltu lujittamaan ansioiden ja urakehityksen välistä yhteyttä ja se on koko yhdennetyn henkilöstöpolitiikan ydin. Järjestelmässä koulutus ja liikkuvuus ovat läheisessä yhteydessä siihen, että ammatillinen epäpätevyys voidaan havaita varhaisessa vaiheessa. Järjestelmässä painotetaan erityisesti kunkin virkamiehen valmiutta saavuttaa vahvistetut tavoitteet. Arviointi perustuu henkilöstön jäsenten ja heidän lähimpien esimiestensä välisiin intensiivisiin keskusteluihin, joiden perusteella urakehityskertomukseen vahvistetaan määrälliset tavoitteet joka vuosi. Henkilöstösäännöissä vahvistetut arvioinnin perustekijät (taidot, tehokkuus ja käytös) eivät muutu. Uuden järjestelmän täytäntöönpanoa edeltävät viisi koulutusjaksoa järjestettiin vuoden 2002 lopussa.

Ylennyskierros perustuu tulevaisuudessa lähimmän esimiehen virkamiehestä tekemään määrälliseen arviointiin (urakehityskertomus), pääjohtajan (tai johtajan, silloin kun on kyse ura-alueen B, C ja D virkamiehistä) arvioimien erityisten ansioiden määrälliseen arviointiin sekä rajoitetussa määrin toimielimen etujen mukaisten erityistehtävien arviointiin. Järjestelmään kuuluvat tarkastusjärjestelmät ja tasasuhtaisuusperiaate säilyvät uudessa järjestelmässä mukautettuina.

2. RAKENTEELLISEN LIIKKUVUUDEN JA URANEUVONNAN KÄYTTÖÖNOTTO

Uusien liikkuvuutta koskevien suuntaviivojen mukaan säännöllinen liikkuvuus ei ole pakollista, vaan yksittäiset päätökset perustuvat vapaaehtoisuuteen. Suuntaviivoissa otetaan myös käyttöön "viitekaudet", jotka ovat etukäteen määriteltyjä ohjeellisia kausia, joiden avulla henkilökunta voi arvioida ammatillista kehitystään eräissä uransa vaiheissa. Määräajat ja liikkuvuus ovat kuitenkin pakollisia henkilöille, jotka ovat pääosaston herkäksi luokittelemassa virassa.

Lisäksi komission on perustanut uraneuvontaverkon tukeman yhteisen uraneuvontaelimen, joka antaa neuvoja uraansa suunnitteleville virkamiehille.

3. HENKILÖSTÖN LISÄKOULUTUS

Uudet koulutussuuntaviivat sisältävät toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on kohdentaa koulutus paremmin komission strategisia tavoitteita ja arvoja vastaavaksi ja kannustaa koulutusta keskeisenä tekijänä yksilöiden urakehityksessä. Sitoutuminen koulutusresurssien lisäämiseen tulevina vuosina on olennainen osa tätä päätöstä.

4. JOHTAMISKAPASITEETIN LISÄÄMINEN

Ylempien komission virkamiesten valintaa, nimitystä ja arviointia koskeva peruspäätös tehtiin jo joulukuussa 2000, jonka jälkeen se pantiin täytäntöön. Tällaisten virkamiesten arviointia koskevia yksityiskohtaisia sääntöjä valmistellaan parhaillaan. Keskijohdon osalta on päätetty yksikönpäälliköiden hajautettujen valintamenettelyjen käyttöönotosta, ja neuvottelut henkilöstön edustajien kanssa on saatu päätökseen koeajan käyttöönotosta ja muuhun kuin johtajan virkaan siirtämistä koskevasta menettelystä tehtävän päätöksen osalta.

5. AMMATILLISTEN VAATIMUSTEN TURVAAMINEN

Uusi komission päätös käsittelee sellaisten tapausten havaitsemista varhaisessa vaiheessa, joissa työtehtäviä ei ole hoidettu vaatimuksia vastaavalla tavalla. Tällaisissa tapauksissa olisi toteutettava korjaavia toimia. Jos nämä eivät auta, voidaan käynnistää muodolliset menettelyt, jotka saattavat johtaa palkkaluokan alentamiseen tai irtisanomiseen.

6. TEHOKAS HALLINNOLLINEN TUTKINTA JA KURINPITOMENETTELYT

Parhaillaan täytäntöönpantavalla komission päätöksellä otetaan käyttöön hallinnollista tutkintaa koskevat kirjalliset menettelysäännöt, lujitetaan tutkinnan kohteena olevien virkamiesten oikeutta puolustautua, ja siinä määrätään komission tutkinta- ja kurinpitotoimiston (IDOC) perustamisesta. Lisäksi määrätään kurinpitovaliokunnan puheenjohtajasta, jonka on oltava joko aktiivisesta palvelusta luopunut komission virkamies, entinen komission virkamies taikka muun toimielimen entinen virkamies tai jäsen.

7. SELKEÄT SÄÄNNÖT RIKKOMUKSISTA ILMOITTAMISELLE

Komission päätöksessä tarjotaan mahdollisuus ilmoittaa rikkomuksesta komission ulkopuolisille henkilöille seuraavissa olosuhteissa: kyseinen virkamies on ilmoittanut OLAF:lle tai esimiehilleen vakavasta rikkomuksesta, jonka hän kohtuudella ja rehellisesti katsoo olevan olennaisilta osin totta, ja hän on antanut OLAF:lle tai esimiehilleen kohtuullisesti aikaa tutkia todisteita. Ainoastaan siinä tapauksessa, että sisäiset kanavat on käytetty ilman asianomaisten toimien toteuttamista, virkamies saa ilmoittaa rikkomuksesta tilintarkastustuomioistuimen presidentille, Euroopan parlamentin puhemiehelle tai neuvoston puheenjohtajalle taikka oikeusasiamiehelle. Nämä edellytykset täyttäviä virkamiehiä suojataan kielteisiltä vaikutuksilta.

8. SOVITTELUMENETTELYN LUJITTAMINEN

Komission päätöksellä laajennetaan komission sovitteluelimen asemaa työyhteisössä mahdollisesti syntyvien riita-asioiden ratkaisemiseksi epävirallisesti. Oikeustapausten lukumäärän toivotaan täten vähenevän.

9. HENKILÖKUNNAN SOSIAALIPOLITIIKKA

Komission ja sen henkilöstön edustajien välillä on tehty yhteistyösopimus komission sosiaalipoliittisista kysymyksistä. Toimintasuunnitelmassa määritetään komission selkeä sitoutuminen ennen kaikkea lisäämään lastenhoito- ja liikuntatiloja, parantamaan sosiaaliapua sekä toteuttamaan perheiden sopeutumista helpottavia toimenpiteitä.

10. KANSALLISTEN ASIANTUNTIJOIDEN TEHOKKAAMPI KÄYTTÖ

Päätös komission kansallisten asiantuntijoiden käytöstä on muutettu siten, että työsuhde voi kestää neljä vuotta. Kansallisten asiantuntijoiden perusvelvoitteet on yhdenmukaistettu mahdollisimman pitkälti virkamiesten perusvelvoitteiden kanssa ja lisäksi on säädetty osa-aikatyön mahdollisuudesta.

IV.1.2 Katsaus komission henkilöstösääntöihin ehdottamiin muutoksiin

Komission ehdotus henkilöstösääntöihin tehtävistä muutoksista esitetään pääpiirteissään liitteessä II.

IV.1.3 Uudistuksen kustannukset

Uudistuspaketti vastaa täysin komission sitoumusta noudattaa budjettikuria ja jättää rahoitusnäkymien otsikkoon V kuuluviin enimmäiskustannuksiin riittävästi liikkumavaraa muille toimielimille. Uudistuksen pitkän aikavälin budjettivaikutukset johtavat lopulta sekä otsikkoon V kuuluvien kustannusten että talousarvion kokonaiskustannusten alenemiseen. Menot on tarpeen maksaa aikaistetusti edellä mainittujen säästöjen saavuttamiseksi. Henkilöstösääntöjen muuttamista koskevan muodollisen lainsäädäntöehdotuksen mukana seuraa rahoitusselvitys.

V. Varainhoito, varainhoidon valvonta ja tilintarkastus

V.1 Toimet 63-98: Uusi varainhoidon, varainhoidon valvonnan ja tilintarkastuksen järjestelmä

Eräs uudistusten keskeinen tavoite on luoda hallintokulttuuri, joka kannustaa virkamiehiä ottamaan vastuun hallinnassaan olevista toimista ja samalla tarjota heille mahdollisuus valvoa toimia, joista he ovat vastuussa. Tämä olisi tehtävä kahdella tavalla: saattamalla tulojen ja menojen hyväksyjät ja kaikki johtajat vastuullisiksi työtehtäviensä oikeellisuudesta ja tehokkuudesta sekä komission varainhoidon, varainhoidon valvonnan ja tilintarkastuksen perinpohjaisella uudistuksella.

V.1.1 Tulojen ja menojen hyväksyjien sekä linjaesimiesten vastuun lisääminen

On tärkeätä määrittää varainhoitoon osallistuvien vastuunjako ja sopia heidän asemastaan. Tämän vuoksi komissio on antanut valtuutettuja ja edelleenvaltuutettuja tulojen ja menojen hyväksyjiä, varainhoidon valvojaa, tilintarkastajia, apulaistilintarkastajia ja sisäisen tarkastuksen toimialaa koskevia useita toimintaohjeita. Näissä toimintaohjeissa kuvataan kunkin varainhoitoon osallistuvan toimijan vastuuvelvollisuudet. Heidän asemansa perustuu uudistuksen yhteydessä sovittuun toimivallan siirtoon, jonka nojalla komissaarit eivät enää hoida valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän tehtäviä.

Menosyklistä ja operatiivisten yksiköiden tarvitsemista erilaisista perustaidoista on järjestetty koulutusta. Koulutussuunnitelmaa pannaan parhaillaan täytäntöön ja sitä kehitetään edelleen komission yksiköiden nykyisten ja tulevien tarpeiden tyydyttämiseksi. Se on nyt osa komission pysyvää koulutusprosessia.

Yhteinen varainhoitoelin on vahvistanut erilaisia tukipalveluja menojen ja tulojen hyväksyjille. Tällaisiin tukipalveluihin kuuluvat käyttäjäverkot, rahoitustiedot, yhteiset rahoitustietojärjestelmät ja tiedot erityisistä teknisistä seikoista, kuten sopimushallinnosta ja julkisista hankinnoista. Komission intranet-palvelimen "BudgWeb"-sivustolle on lisätty käsikirjoja ja oppaita.

Uudelleenlaadittu varainhoitoasetus annettiin kesäkuussa 2002 ja se tuli voimaan tammikuussa 2003. Siinä on asianmukaisia vaatimuksia

- tulojen ja menojen hyväksyjien vastuullisuuden määrittämiseksi menettelyjensä varainhoidossa,

- siirtymiseksi keskitetystä varainhoidon valvonnasta järjestelmään, joka on erottamaton osa komission yksiköiden päivittäistä hallintoa. Tämä on johtanut yksittäisten toimien keskitetyn ennakkoarvioinnin ja hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean keskitettyjen neuvonantotehtävien poistamiseen. Se tarkoittaa myös maksusuoritusten oikeellisuuden tarkastuksen siirtämistä tilintarkastusyksiköiltä tulojen ja menojen hyväksyjille,

- tarvittavien sisäisten tarkastusten sekä sisäisten valvontarakenteiden ja vastuuvelvollisuuksien täytäntöönpanemiseksi.

Komissio antoi asetuksen yksityiskohtaisista täytäntöönpanosäännöistä uuden varainhoitoasetuksen täytäntöönpanemiseksi 17. joulukuuta 2002. Nämä täytäntöönpanosäännöt selkeyttävät entisestään rahoitustoimijoiden vastuuvelvollisuuksia ja tehtäviä ja parantavat varainhoitoa.

V.1.2 Sisäisten järjestelmien ja organisaatiorakenteiden perusteellinen uudistus

Komission organisaatiorakenne on mukautettu uudistusprosessissa määritetyn uuden varainhoitomallin tukemiseen soveltuvan hallintoympäristön luomiseksi. Tämän johdosta on tehty useita aloitteita:

- Operatiivisten yksiköiden vahvistaminen varainhoidon valvojien hajauttamisella. Tästä päätettiin huhtikuussa 2000 ja täytäntöönpano tapahtuu ennen tämän vuoden loppua.

- Yhteisen varainhoitoelimen perustaminen talousarviosta vastaavan komissaarin alaisuuteen. Tämä yksikkö antaa neuvoja, koulutusta ja tukea operatiivisille yksiköille.

- Riippumattoman sisäisen tarkastuksen toimialan perustaminen heinäkuussa 2001 komission uudistamisesta vastaavan varapuheenjohtajan alaisuuteen.

- Suoraan pääjohtajalle tai osastopäällikölle selontekovelvollisen sisäisen tarkastusrakenteen luominen kuhunkin pääosastoon.

- Neljästä komissaarista ja yhdestä ulkopuolisesta jäsenestä koostuvan sisäisen tarkastuksen seurantakomitean perustaminen.

- Teknisen avun toimistojen lopettaminen ja eräiden komission toimeenpanotehtävien ulkoistamismahdollisuuksien selkeä määrittely.

Näiden organisaatiorakenteiden lisäksi on määritelty tarvittavat menettelyt ja sisäiset järjestelmät:

- Useita talousprosessien malleja, joiden avulla tehtävät voidaan erotta selkeästi. Kukin operatiivinen yksikkö on valinnut tarpeitaan vastaavan mallin ja pannut sen täytäntöön.

- Komissio on myös vahvistanut sisäisen valvonnan vähimmäisvaatimuksia, jotka kunkin pääosaston on täytettävä. Vaatimuksia on 24 ja yksiköiden vahvistamat vaatimusten täytäntöönpanoa koskevat yksityiskohtaiset säännöt on määritelty vähitellen.

- Kaikki pääosastot ovat tehneet itsearvioinnin riskeistä ja sisäisen valvonnan vaatimusten täytäntöönpanosta, jotta uudistuksen etenemisestä voidaan mitata ja tietoisuutta lisätä eri yksikköjen välillä.

- Perintämääräysten hallinnointi on järjestetty uudelleen tehokkuuden lisäämiseksi.

- Pääosastojen on määrä käyttää menettelykäsikirjoja apuna arvioitavien prosessien riskien havaitsemisessa, ja niiden avulla voidaan arvioida, ovatko asianomaiset pakolliset tarkastukset tehty ja ovatko tällaisten riskien lieventämiseksi tehtävät rahoitustarkastukset riittävät. Tällä hetkellä menettelykäsikirja kattaa seuraavat prosessit, jotka on valittu sen perusteella, mitkä niistä ovat soveltuvimpia useimpien operatiivisten pääosastojen kannalta: julkiset hankinnat, avustusten hallinnointi, rakennerahastot, tietojärjestelmät, takaisinperinnät, kirjanpito- ja tilinpäätösraportointi, pysyvät vastaavat (tietotekniset laitteet, huonekalut, kiinteä kalusto jne.) ja rahankäytön suunnittelu.

- Sisäisen tarkastuksen toimiala tarkasteli uudistusprosessia uudelleen maaliskuussa 2001. Kunkin pääjohtajan rahoitusuudistuksen etenemisestä tekemä ensimmäinen vuosittainen lausuma oli annettava 30. kesäkuuta 2001 mennessä. Komissio teki yhteenvetokertomuksen kunkin pääosaston etenemisestä 7. marraskuuta 2001.

- Kukin pääjohtaja antoi vuotta 2001 koskevan ensimmäisen vuosikertomuksensa 1. toukokuuta 2002. Kertomukseen sisältyy tuloksiin perustuva lausuma, jossa puheenjohtaja antaa kohtuulliset takuut siitä, että varat on käytetty aiotulla tavalla ja moitteettoman varainhallinnon periaatteiden mukaisesti ja että kyseisen pääosaston valvontamenettelyt tarjoavat riittävät takeet tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja oikeellisuudesta. Pääsihteeristö laati budjettipääosaston avulla vuosikertomuksia ja lausumia koskevan yhteenvetokertomuksen, jonka kollegio hyväksyi 24. heinäkuuta. Samanaikaisesti sisäisen tarkastuksen toimiala tarkasteli uudelleen kunkin pääosaston vuosikertomusten ja lausumien laatimisessa soveltamaa prosessia antaakseen lisätakeita kollegiolle. Kollegio tutki tätä uudelleentarkastelua 24. heinäkuuta. Yhdessä yhteenvetokertomuksen kanssa tehdyssä toimintasuunnitelmassa käsitellään pääosastoiden vuosikertomusten päähavaintoja sekä prosessin uudelleentarkastelua.

- Neuvosto hyväksyi uuden varainhoitoasetuksen 25. kesäkuuta 2002. Kyseessä on uudelleenlaatiminen, joka pohjautuu vuonna 1977 annettuun asetukseen. Uudessa varainhoitoasetuksessa säädetään nykyaikaisen sääntelypuitteen perusperiaatteet ja säännöt ottaen huomioon julkishallinnossa viime aikoina talousarvion ja varainhoidon osalta tapahtunut kehitys. Lisäksi varainhoitoasetuksen uudelleenlaatimisen myötä ovat budjettiperiaatteet lujittuneet, julkisia hankintoja koskevat uudet säännöt vahvistettu, avustuksiin sovellettavat säännöt määritelty, sisäisen valvonnan käsite otettu käyttöön sekä varainhoidon toimijoiden ja sisäisten tilintarkastajien vastuualueet selkeytetty.

- Tämän jälkeen komissio antoi 24. heinäkuuta täytäntöönpanosääntöjä koskevan ehdotusluonnoksen, jolle tehtiin heinäkuun lopulla toimielinten välinen konsultaatio muiden toimielinten lausuntojen saamiseksi. Komissio muutti ehdotusluonnosta saamiensa lausuntojen perusteella. Komission asetus uuden varainhoitoasetuksen täytäntöönpanoa koskevista yksityiskohtaisista säännöistä annettiin 23. joulukuuta 2002. Se tuli voimaan 1. tammikuuta 2003 siten, että eräillä aloilla sovelletaan siirtymämenettelyjä (esim. vaikka toimintoperusteinen budjetointi on pakollista vasta vuoden 2004 talousarviosta alkaen, komissio on jo esittänyt toimintoperusteisen budjetoinnin mukaisia asiakirjoja kahden edellisen budjettimenettelyn aikana; tilejä koskevaa lukua sovelletaan vähitellen siten, että se tulee kokonaisuudessaan voimaan vuoden 2005 budjettivuodesta alkaen; tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksen määräaikoja sovelletaan vuodesta 2005 alkaen jne.).

- Komission päätös komission yleisvalmiudesta toimia uusia järjestelyjä noudattaen tehtiin 17. joulukuuta 2002 yksittäisten pääosastojen ja yksikköjen antamien tietojen perusteella. Tarkastuksen tason olisi vastattava vähintään aiempia tarkastuksia. Pääosastojen ja yksiköiden on tammikuuhun 2003 mennessä tarvittaessa mukautettava rahoitusjärjestelmänsä vastaavalla tavalla ja sisällytettävä sisäisiin menettelyihinsä varainhoitoasetuksen uudelleenlaatimisesta ja sen täytäntöönpanosäännöistä johtuvat muutokset. Niiden on myös pantava täytäntöön asianomaiset sisäiset valvontajärjestelyt keskitetyn varainhoidon ennakkovalvonnan sekä hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavan komitean lakkauttamiseksi ja maksusuoritusten oikeellisuuden tarkastuksen siirtämiseksi tulojen ja menojen hyväksyjälle.

Uudistus on edennyt kokonaisuudessaan hyvin varainhoidon, varainhoidon valvonnan ja tilintarkastuksen osalta. Kaikki aloitteet on käynnistetty ja kaikki yksiköt ovat täytäntöönpanovaiheessa. On kuitenkin selvää, että useisiin komission toimiin olennaisesti liittyvien riskien vuoksi yksiköt eivät voi suoraan hallita kaikkia kohtaamiaan valvontaongelmia erityisesti silloin, kun jäsenvaltiot tai muu hajautettu johtoporras toteuttaa ensimmäisen tason tarkastukset. Lisäksi suoranaisemmin käsiteltävissä olevien valvontaongelmien osalta voidaan saada kohtuulliset takuut ajan mittaan, kunhan komissiolla on käytössään tarvittavat taidot ja hallintavälineet. Näitä kysymyksiä on käsitelty toimintasuunnitelmassa, joka sisältyy 24. heinäkuuta tehtyyn vuoden 2001 vuosikertomusten yhteenvetokertomukseen.

Tulevaisuuden suuri haaste on ylläpitää muutokseen perustuvaa hallintokulttuuria ja sallia menettelyjen kehittyä nykyaikaisen hallintoympäristön muuttuvien tarpeiden mukaisesti. Lisäksi varainhoidon ennakkovalvonnan hajauttamista operatiivisille yksiköille koskevan toimen toteuttaminen edellyttää moitteettomia ennakkotarkastuksia ja pääosastojen sisäisten valvontajärjestelmien vaatimustenmukaisuuden ja tehokkuuden tarkastamista asianmukaisella tavalla. Tämän myötä asiaan liittyvät menettelyt ja sisäisen valvonnan organisaatio parantunevat. Tilintarkastuksen nykyaikaistaminen ja vuonna 2005 loppuun saatettava suoriteperusteisten kirjanpitoperiaatteiden täytäntöönpano muodostaa suuren haasteen komission rahoituskehykselle, jonka täytäntöönpanolla tulee olemaan merkittäviä vaikutuksia sekä tilintarkastusyksiköille että operatiivisille yksiköille.

V.1.3 Sisäisen tarkastuksen toimialan tulokset

Pääosaston lausumissa vahvistettiin sisäisen tarkastuksen toimialan esittämä näkemys kolmesta sisäisen tarkastuksen alasta, jotka edellyttävät jatkuvaa huomiota:

- tarve uudistaa tilintarkastusjärjestelmä ja sitä tukevat atk-järjestelmät;

- henkilöstövajeen ja ammattitaidottomuuden aiheuttamat valvontariskit erityisesti ohjelman hallinnossa;

- ristiriitaisuus, joka syntyy siitä, että perustamissopimuksessa määrätään täydestä tilintekovelvollisuudesta komissiolle ja samalla yhteishallinnoinnin tarve ja velvoite koskee 80 prosenttia talousarvion varoista.

Vuonna 2002 tehdyn tilintarkastuksen yhteydessä todettiin lisäesimerkkejä vuoden 2001 kertomuksessa esitetyistä tärkeistä havainnoista, jotka koskevat ennen kaikkea tarvetta selkeyttää sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen päätoimijoiden asemaa. Esille otettiin mm. keskushallinnon valvonta, joka on toteutettava vaarantamatta yksiköiden sisäistä valvontakysymyksien hajauttamista ja niihin sitoutumista koskevia uudistusperiaatteita.

Sisäisen tarkastuksen toimiala jatkoi komission riskiprofiilista omaksumansa käsityksen selventämistä vuoden 2002 toisella puoliskolla ja pääosastokohtaisen tilintarkastuksen painottamista uudistamista koskevan valkoisen kirjan toimintasuunnitelman mukaisesti (toimi 87, viimeinen vaihe). Vuoden 2003 loppuun mennessä sisäisen tarkastuksen toimiala toteuttaa riskianalyysiin perustuvan perusteellisen tilintarkastusohjelman komission pääosastoissa ja yksiköissä. Näistä tarkastuksista ja pääosastojen kertomuksista ja lausumista saatavat tulokset auttavat uudistuksen jatkamista ja antavat komissiolle kokonaiskäsityksen jäljellä olevasta riskiprofiilistaan.

Liite I TILASTOT MAKSUJEN NOPEUDESTA

Jäljempänä oleva taulukko kuvaa tilannetta viimeisten kolmen budjettivuoden aikana. Vuoden 2002 osalta taulukko koskee vain tammi- ja lokakuun välistä aikaa. Luvut on saatu komission yksiköiden käyttöön saatetulla raportointivälineellä, jonka käyttöönotosta ilmoitettiin komissaari Schreyerin tiedonannossa. Taulukko osoittaa selvästi tilanteen parantuneen vuoteen 1999 verrattuna.

Keskimääräiset maksuajat (päivää)

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Keskimääräinen suoritus

Liite II

1. Ehdotetut muutokset henkilöstösääntöihin

Yhtenäisempi urarakenne

EU:n virkamieskunnan urarakenteen uudistuksen keskeisenä tavoitteena on ollut yhdistää urakehitys lähemmin virkamiesten työtehtävien hoitamiseen ja jäykän ura-aluejärjestelmän yksinkertaistaminen. Palkkakehityksen olisi perustuttava enemmän todistettaviin ansioihin kuin virkaiästä. Lisäksi on erittäin tärkeää ratkaista nykyisen järjestelmän pullonkaulaongelma, sillä monet virkamiehet ovat juuttuneet ura-alueensa ylimpään palkkaluokkaan noin 50 vuoden iässä ja ainoastaan harvat virkamiehet läpäisevät korkeampaan ura-alueeseen siirtymisen mahdollistavat sisäiset kilpailut. Uusi yhtämittaisempi urarakenne, joka on yksi henkilöstösääntöihin ehdotetuista muutoksista, olisi ratkaisu näihin ongelmiin, sillä sen myötä

- tehtäväryhmiä olisi kaksi nykyisten neljän sijasta,

- molemmassa tehtäväryhmässä olisi enemmän palkkaluokkia ja vähemmän palkkatasoja.

Uuden urajärjestelmän palkkakaaviossa olisi kaksi tehtäväryhmää, jotka jakautuisivat yhteensä 16 palkkaluokkaan, joista kussakin olisi viisi palkkatasoa. Uudessa järjestelmässä olisi hallintovirkamiesten tehtäväryhmä, joka korvaisi nykyiset ura-alueet A ja LA. Tähän tehtäväryhmään kuuluisi hallinnollisia, neuvoa-antavia, kielellisiä ja tieteellisiä tehtäviä hoitava henkilöstö. Hakijoilta edellytettäisiin korkeakoulututkintoa tai vastaavaa päästäkseen hallintovirkamiesten tehtäväryhmään.

Uusi hallintoavustajien tehtäväryhmä luotaisiin yhdistämällä ura-alueet B ja C. Yhdistämistä ehdotetaan pääasiassa siksi, että yhä useammat ura-alueen C tehtävät edellyttävät entistä suurempaa vastuuta, ja on osoittautunut vaikeaksi erottaa näiden kahden ura-alueen lisääntyvät työtehtävät. Vähimmäisvaatimus hallintoavustajan tehtäväryhmään pääsemiseksi olisi ylemmän keskiasteen tutkinto ja vähintään kolmen vuoden työkokemus. Siirtyminen hallintovirkamiehen tehtäväryhmästä hallintoavustajien tehtäväryhmään tapahtuisi sertifioimisjärjestelmällä. Ura-alue D lakkautettaisiin vähitellen ja korvattaisiin uudella henkilöstöluokalla, jota kutsutaan "sopimushenkilöstöksi" (ks. jäljempänä).

Toinen suuri muutos uudessa urarakenteessa olisi paljon suoraviivaisempi palkkakehitys. Palkka olisi ylemmässä palkkaluokassa aina vähintään yhtä suuri kuin edellisessä palkkaluokassa. Uudessa järjestelmässä olisi selvää, että paremmat suoritukset johtavat parempaan palkkaan.

Tärkeänä tavoitteena on ollut lisätä palkkaluokkien lukumäärää uudessa palkkajärjestelmässä ja vähentää ikälisien lukumäärää. Tämä mahdollistaa enemmän ylennyksiä ja siten motivoi jatkuvasti henkilökuntaa hoitamaan työtehtävänsä paremmin.

Uusi järjestelmä olisi huomattavasti yksinkertaisempi, sillä ylennys tapahtuisi aina seuraavan palkkaluokan ensimmäiseen palkkatasoon, lukuun ottamatta keskijohtoa ja erityistapauksissa myös ylintä johtoa, jotka ylennettäisiin palkkaluokan toiseen palkkatasoon. Tällä poikkeuksella halutaan ottaa huomioon keskijohdon ja ylimmän johdon erityisvastuu myöntämällä heille yksi ylimääräinen palkkataso heidän nimityksestään alkaen.

Uudessa järjestelmässä vähennettäisiin ikälisiä, jotka nykytilanteessa johtavat automaattiseen palkan nousuun kahden vuoden välein. Kunkin ura-alueen nykyiset kahdeksan palkkatasoa, joissa palkka nousee noin 20-30 prosenttia 14 vuoden aikana, korvattaisiin viidellä palkkatasolla, joissa palkka nousee 12,6 prosenttia kahdeksan vuoden aikana.

Henkilöstösäännöissä otettaisiin käyttöön myös uraprofiilit, jotka lisäisivät toimielinten hallinnollista itsenäisyyttä henkilökuntansa uran hallinnoinnissa henkilöstösäännöissä määrätyn urakehityksen kollektiivisen takuun perusteella. Tätä takuuta ei luonnollisesti sovellettaisi yksittäisiin virkamiehiin. Tällä määräyksellä varmistettaisiin, että tämänhetkiset keskimääräiset elinaikaiset ansiot säilyvät ja että kullakin toimielimellä on itsenäisempi mahdollisuus hallinnoida henkilöresurssejaan.

Siirtyminen uuteen urarakenteeseen on suunniteltu siten, että henkilökunnan uudelleenluokittelulta vältytään, sillä tämä johtaisi väistämättä arviointiperusteiden valintaan kohdistuvaan arvosteluun. Tämän vuoksi ensimmäisessä siirtymävaiheessa (2 vuotta) nykyiset ura-alueet säilyisivät ja yksittäisten virkamiesten palkka ei muuttuisi.

Toinen vaihe olisi täyden täytäntöönpanon vaihe, jossa käytetään kaksi uutta tehtäväryhmää sisältävää yhtä palkkataulukkoa. Henkilökuntaa, jota ei voitaisi luokitella heti, sijoitettaisiin molempiin ura-alueisiin lisättyihin väliaikaisiin nimellisiin palkkatasoihin. Myös tässä vaiheessa palkat pysyisivät muuttumattomina.

Sopimushenkilöstö ja muu väliaikainen henkilöstö

Uudentyyppinen virkamiesluokka "sopimushenkilöstö" otettaisiin käyttöön muiden kuin keskeisten työtehtävien hoitamiseksi. Tällaista henkilöstöä käytettäisiin toimielinten edustustoissa ja lähetystöissä, erillisvirastoissa ja muissa erityissäädöksellä perustetuissa elimissä. Lisäksi sopimushenkilöstö korvaisi ajan mittaan ura-alueen D henkilöstön kaikissa toimielimissä.

Sopimushenkilöt voivat saada kaksi määräaikaista työsopimusta, joista kummankaan pituus ei saa olla yli viisi vuotta, ja tämän jälkeen heidän kanssaan voidaan tehdä pituudeltaan määrittämättömiä työsopimuksia. Sopimushenkilöstön urarakenne koostuisi neljästä tehtäväryhmästä (jotka vastaisivat nykyisiä ura-alueita A, B, C ja D) ja 18 palkkaluokasta.

Sopimushenkilöstön palkkataulukko ulottuisi nykyiseen ura-alueeseen A 6/2 saakka, joten he eivät hoitaisi johtotehtäviä. Heidän oikeutensa ja velvollisuutensa määriteltäisiin väliaikaisten toimihenkilöiden oikeuksia ja velvollisuuksia vastaaviksi ennen kaikkea sosiaaliturvan, erilaisten lisien ja työolosuhteiden osalta.

Palkka- ja eläkejärjestelmän ajanmukaistaminen

Palkka- ja eläkeuudistusta koskevien ehdotusten pääkohdat ovat seuraavat:

- erilaisten lisien järjestelmää yksinkertaistetaan,

- eläkejärjestelmän vakuutusmatemaattinen tasapaino taataan,

- pysyvä ja joustava eläkejärjestelmä otetaan käyttöön ja sitä sääntelevät säännöt nykyaikaistetaan erityisesti saattamalla ne työntekijöiden vapaata liikkumista ja siirtotyöläisten suojelua koskevien yhteisön päätösten mukaisiksi ja

- palkkojen automaattista tarkistamista koskeva pysyvä järjestelmä sisällytetään henkilöstösääntöihin.

Tavoitteena on tehdä erilaisten lisien järjestelmästä yksinkertainen, selkeä ja avoin. Useita nykyisiä lisiä ehdotetaan poistettaviksi, kuten koulutuslisä, asumiskorvaus ja työmatkakorvaus. Myös sihteerilisästä luovuttaisiin vähitellen. Lisäksi matka- ja työmatkakustannusten korvaaminen vastaisi nykyistä paremmin todellisia kustannuksia ja korvausjärjestelmän hallinnointi olisi yksinkertaisempaa. Koulutuslisä vastaisi nykyistä paremmin todellisia kustannuksia. Lisäksi perhelisän uudistamisen myötä perheiden tilanne paranisi ja erityisesti pienten lasten vanhempien tilanne kohenisi.

Oikeutta siirtää osa palkasta toiseen maahan korjauskertoimella mukautettuna rajoitettaisiin ja se edellyttäisi tiukempien kriteerien täyttämistä. Painotus laskettaisiin koko kyseisen maan ostovoiman perusteella eikä enää kyseisen maan pääkaupungin ostovoiman perusteella. Tällaista maakohtaista painotusta sovellettaisiin myös eläkkeiden maksamiseen.

Nykyinen eläkejärjestelmä, jossa virkamiehet maksavat kolmasosan järjestelmän kustannuksista ja etuudet maksetaan yhteisöjen talousarviosta, on tarkoitus säilyttää. Komissio ehdottaa kuitenkin eläkejärjestelmän järjestelmällistä ja säännöllistä tarkastelua tiukoin vaatimuksin, joilla varmistetaan järjestelmän lyhyen ja pitkän aikavälin vakuutusmatemaattinen tasapaino.

Toisin kuin monien maiden hallinnossa, komissiossa on varhaiseläkkeelle siirtymisen aste alhainen. Tämä johtuu osittain siitä, että eläkkeisiin sovellettavalla vähennyskertoimella (joka on huomattavasti korkeampi kuin mikä olisi perusteltua vakuutusmatemaattisen tasapainon kannalta) rangaistaan virkamiehiä, jotka haluavat jäädä eläkkeelle ennen 60 vuoden ikää. Tätä eläkkeiden vähennyskerrointa olisi siis tarkoitus alentaa tämän esteen poistamiseksi.

Lisäksi komissio ehdottaa, millaisissa olosuhteissa ja millaisia muuttujia noudattaen toimielimet voivat budjettiviranomaisen valvonnassa ottaa käyttöön varhaiseläkejärjestelmiä esim. laajenemisen tai rakenneuudistuksen yhteydessä Vaikka järjestelmät olisivat vapaaehtoisia, nimittävä viranomainen valitsisi ehdokkaita sellaisten yli 50-vuotiaiden virkamiesten parista, jotka ovat olleet palveluksessa yli 10 vuotta. Rahoitusedellytykset riippuisivat iästä ja työvuosista, mutta perhelisät ja sairausvakuutukset taattaisiin.

Eläkkeelle siirtymistä voitaisiin joustavoittaa myös mahdollistamalla osa-aikatyö eläkkeelle siirtymistä edeltävien viiden vuoden aikana, paitsi jos palvelussyyt ei tätä salli. Lisäksi toimielimille annettaisiin oikeus poistaa eläkkeiden vähennyskerroin, jos varhaiseläkkeelle siirtyminen on toimielimen edun mukaista.

Myös työkyvyttömyyseläke- ja leskeneläkejärjestelmään esitetään muutoksia. Palveluksensa lopettavien virkamiesten eläkeoikeuksien siirtomahdollisuutta ajantasaistettaisiin ennen kaikkea rajoittamalla lähtökorvausta ja tarjoamalla mahdollisuus siirtää vakuutusmatemaattinen arvo vakuutus- tai eläkerahastoon.

Henkilöstösääntöjen muutosehdotuksessa käsitellään myös työttömyysrahastoa. Rahaston tasapaino varmistettaisiin kasvattamalla maksuosuuksia ja rakenneuudistusetuuksia. Etuuksiin sovellettaisiin palvelusajan pituudesta riippuvaa määräaikaa ja maksuosuuksien määrää tarkistettaisiin kahden vuoden välein.

Henkilöstösääntöihin ehdotetaan lisättäväksi pysyvä palkkojen vuositarkistusmenetelmä tavalla, joka vastaa vuonna 2003 päättyvää tarkistamismenetelmää varten käytettyä tapaa. Täten komissio toivoo voivansa taata tasapainoisen ja vakaan työympäristön ja varmistaa kansainvälisesti kilpailukykyiset palkat EU:n virkamieskunnalle.

Oikeudet ja velvollisuudet, ammatilliset vaatimukset

Useita toimenpiteitä ammatillisten ja eettisten vaatimusten turvaamiseksi on ehdotettu:

- perusoikeuksien ja -velvollisuuksien selkeyttäminen;

- ammatillisen epäpätevyyden selvittämiseen tähtäävien uusien menettelyjen käyttöönotto;

- ammatillisten rikkomusten paljastamista koskevien uusien sääntöjen käyttöönotto;

- kurinpitosääntöjen tarkistaminen;

- poissaoloja koskevien menettelyjen tiukentaminen.

Oikeuskäytännössä tunnustetut perusvelvollisuudet mainittaisiin nimenomaisesti henkilöstösäännöissä. Näihin kuuluvat virkamiehen velvollisuus hoitaa tehtävänsä velvollisuudentuntoisesti, puolueettomasti ja tasapuolisesti. Myös eturistiriitoja koskevat säännöt määriteltäisiin tarkemmin.

Ammatillisen toimintavapauden rajat määriteltäisiin tarkemmin ottaen huomioon uudet säännöt oikeudesta tutustua asiakirjoihin. Velvollisuus pyytää lupa julkaista kirjoituksia ja sen hylkäämisedellytykset määriteltäisiin uudelleen tuomioistuinratkaisujen perusteella. Teollis- ja tekijänoikeuksien omistamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt otettaisiin myös käyttöön. Uusi määräys velvoittaa torjumaan seksuaalista ja psykologista häirintää.

Ehdotukseen sisältyy uusia menettelyjä sellaisia virkamiehiä varten, jotka eivät täytä ammatillisia vaatimuksia. Nämä menettelyt olisivat erilliset kurinpitomenettelyihin sovellettavista säännöistä.

Ammatillisten rikkomusten paljastamisen osalta henkilöstösääntöihin ehdotetut muutokset koskevat mm. ilmiantoihin sovellettavien selkeiden ja tehokkaiden sääntöjen käyttöönottoa. Nykyiset EU:n virkamiesten velvoitteet ilmoittaa epäillystä rikkomuksesta OLAF:lle sisällytettäisiin henkilöstösääntöihin. Lisäksi selkeytettäisiin olosuhteet, joissa ilmoittaminen yhteisön ulkopuolisille tahoille on perusteltua. Ainoastaan siinä tapauksessa, että sisäiset kanavat, erityisesti ilmoittaminen esimiehille ja OLAF:lle, on käytetty ilman että asianmukaisia toimia on toteutettu, virkamies saa kääntyä tarkasti määriteltyjen toimielimen ulkopuolisten henkilöiden puoleen. Tällöin todisteet rikkomuksesta voidaan toimittaa tilintarkastustuomioistuimen presidentille, Euroopan parlamentin puhemiehelle, neuvoston puheenjohtajalle tai oikeusasiamiehelle.

Ehdotus sisältää myös määräyksiä virkamiehen suojaamisesta kielteisiltä vaikutuksilta silloin, kun hän on ilmoittanut rikkomuksesta, jonka hän kohtuudella ja rehellisesti katsoo olevan olennaisilta osin totta. Tällöin vakavista rikkomuksista tietoja saavien virkamiesten edellytetään ilmoittavan asiasta OLAF:lle.

Henkilöstösääntöjen kurinpitosääntöjen muutos johtaisi kurinpitolautakunnan koostumuksen vakaantumiseen ja soveltuvamman seuraamusjärjestelmän käyttöönottoon sekä kuvastaisi OLAF:n asemaa henkilöstösäännöissä. Kurinpitolautakuntaa ehdotetaan muutettavaksi kaksikamariseksi. Ensimmäinen kamari vastaisi kaikista virkamiehistä lukuun ottamatta ylintä johtoa, josta vastaisi toinen kamari.

Kaikissa toimielimissä lyhyiden ja pitkien poissaolojen yhteydessä ongelmia aiheuttanutta 59 artiklaa muutettaisiin huomattavasti. Uudessa määräysehdotuksessa vahvistetaan seuraamukset, jos lyhyistä poissaoloista ei esitetä lääkärintodistusta. Siinä yksinkertaistetaan myös menettelyt ja lyhennetään lopullisen määrittelyn tekemiseksi tarvittavaa aikaa poissaolojen osalta silloin, kun toimielimen lääkärintarkastuksen havainnot kiistetään lääkinnällisin perustein.

Tasavertainen kohtelu ja tasavertaiset työolosuhteet

Komission henkilöstöpolitiikalla on tältä osin kolme päätavoitetta:

- tasavertaisen kohtelun edistäminen sukupuoleen, vammaisuuteen, ikään tai etniseen alkuperään katsomatta ja tekemättä eroa avioliiton ja muun vahvistetun parisuhteen välillä,

- nykyaikaisten työolosuhteiden luominen uran ja perhe-elämän yhteensovittamisen helpottamiseksi,

- sosiaalipolitiikan nykyaikaistaminen kunnollisten sosiaalisten palvelujen tarjoamiseksi henkilökunnalle sekä heidän kumppaneilleen ja perheilleen.

Henkilöstösääntöjen muutosehdotuksessa komissio esittää tasavertaisen kohtelun periaatteen laajentamista. Ikään, vammaan, rotuun tai etniseen alkuperään perustuva syrjintä kiellettäisiin. Tasavertaisen kohtelun periaatteen rikkomisen osalta sovellettaisiin käännettyä todistustaakkaa. Sen lisäksi ehdotetaan, että myös muille tunnustetuille parisuhteille kuin avioliitolle myönnettäisiin oikeudet henkilöstösäännöissä. Miesten ja naisten tasavertaisuudesta työelämässä on tarkoitus tulla toimielimen tavoite henkilöstösääntöjen kaikkien määräysten täytäntöönpanossa.

Työolojen nykyaikaistamiseksi komissio ehdottaa otettavaksi käyttöön uusia ja laajennettuja muotoja perhetapahtumiin liittyvän loman osalta. Työjärjestelyistä olisi tehtävä joustavampia laajentamalla osa-aikatyön mahdollisuutta ja mahdollistamalla työn jakamisen (job-sharing).

Virkamiehille myönnettäisiin oikeus tehdä osa-aikatyötä lapsen tai vakavasti sairaan tai vammaisen perheenjäsenen hoitamiseksi.

Komissio ehdottaa, että uusissa henkilöstösäännöissä ilmaistaan selvästi toimielinten sitoumus harjoittaa palveluksessa oleviin ja eläkkeelle jääneisiin virkamiehiin sovellettavaa sosiaalipolitiikkaa, johon kuuluu sosiaaliapu, sosiaaliturva, sosiaalisten infrastruktuurien käyttöön asettaminen ja soveltuvat terveys- ja turvallisuusvaatimukset.

ANNEX 2

DRAFT

reform actions state of play as at 31 DECEMBER 2002

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

ANNEX 3 RESULTS-ORIENTED INDICATORS

(A synthetic index will be used to show the degree of implementation of control standards by DGs).

>TAULUKON PAIKKA>

TABLE 1 : EXISTING PERFORMANCE INDICATORS

TABLE 2 : INDICITATIVE LIST OF PERFORMANCE INDICATORS TO BE DEVELOPED

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

>VIITTAUS KAAVIOON>