LIITE

Meriliikennealan onnettomuuksien tutkintaa koskeva pysyvä yhteistyöjärjestelmä

DIREKTIIVIN 2009/18/EY 10 ARTIKLASSA TARKOITETTU TYÖJÄRJESTYS JA SEN VAATIMAT ORGANISAATIOJÄRJESTELYT

1 artikla

Tavoitteet

1.   Jäsenvaltioiden tiiviissä yhteistyössä komission kanssa perustaman, meriliikennealan onnettomuuksien tutkintaa koskevan pysyvän yhteistyöjärjestelmän, jäljempänä ’yhteistyöjärjestelmä’, tavoitteena on muodostaa toiminnallinen alusta, jonka avulla jäsenvaltioiden tutkintaelimet voivat tehdä yhteistyötä direktiivin 2009/18/EY 10 artiklan mukaisesti.

2.   Täyttämällä edellä 1 kohdassa tarkoitetun tavoitteen yhteistyöjärjestelmä mahdollistaa myös sen, että Euroopan meriturvallisuusvirasto (EMSA) helpottaa yhteistyötä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1406/2002 (1) 2 artiklan e kohdassa tarkoitetulla tavalla.

3.   Yhteistyöjärjestelmän osapuolet laativat työsuunnitelman, jossa vahvistetaan säännöllisin väliajoin edellä esitettyihin tavoitteisiin liittyvät prioriteetit ja kohdealat.

2 artikla

Osallistuminen yhteistyöjärjestelmään

1.   Kukin jäsenvaltio, jossa on direktiivin 2009/18/EY 8 artiklassa tarkoitettu tutkintaelin, nimeää tällaisen tutkintaelimen edustajan yhteistyöjärjestelmän jäseneksi, jäljempänä ’jäsen’. Jäsenet valtuutetaan yhteistyöjärjestelmän työsuunnitelman ja kokousaikataulun mukaisesti keskustelemaan, sopimaan ja äänestämään parhaista yhteistyömuodoista direktiivin 10 artiklan mukaisesti. Vain jäsenillä on äänioikeus.

2.   Koska Euroopan komissiolla, jäljempänä ’komissio’, on kuitenkin aihepiirissä huomattavia intressejä, se voi nimetä edustajiaan osallistumaan kaikkiin yhteistyöjärjestelmän kokouksiin tai muihin toimiin.

3.   Seuraavilla mailla on oikeus nimetä edustajansa osallistumaan yhteistyöjärjestelmään tarkkailijoina, jäljempänä ’tarkkailijat’:

—	ETA-maat, joiden edustajina voivat olla asianmukaisesti nimetyt niiden relevanttien tutkintaelinten edustajat,

—	jäsenvaltiot, joilla on vain direktiivin 2009/18/EY 8 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu riippumaton yhteyspiste.

Heille toimitetaan kokousasiakirjat, ja he voivat tehdä ehdotuksia ja osallistua keskusteluihin.

4.   Jäsenet ja tarkkailijat voivat esittää yhteistyöjärjestelmälle asioita, lausuntoja ja esittelyjä, joita he toivovat käsiteltävän.

5.   Yhteistyöjärjestelmän sihteeristönä toimii Euroopan meriturvallisuusvirasto.

6.   Jäsenvaltioita, Euroopan komissiota ja kyseeseen tulevia ETA-maita saa edustaa enintään yksi henkilö kutakin, ja niiden on ilmoitettava komissiolle nimeämistään edustajista ja edustajien vaihdoksista.

7.   Jäsenten, komission ja tarkkailijoiden mukana saa tulla lisähenkilöitä yhteistyöjärjestelmän puheenjohtajan suostumuksella. Lisäedustusta koskevat pyynnöt ja niiden hyväksyntä olisi tarpeen mukaan ohjattava sihteeristön kautta.

3 artikla

Komission osallistuminen

1.   Komissio voi osallistua keskusteluihin sekä ehdottaa asioita, lausuntoja ja esittelyjä käsiteltäviksi yhteistyöjärjestelmän kokouksiin ja muihin toimiin.

2.   Komissio voi osoittaa yhteistyöjärjestelmälle tarpeen mukaan mitä tahansa merenkulun turvallisuuteen liittyviä asioita.

3.   Komissio voi pyytää yhteistyöjärjestelmää antamaan tietoja ja apua yhteistyöhön onnettomuustutkinnassa liittyvissä kysymyksissä sekä neuvoja yhteistyöhön liittyvissä täytäntöönpanoa ja soveltamista koskevissa seikoissa direktiivin 2009/18/EY tavoitteisiin pääsemiseksi.

4.   Komissiolle on toimitettava kaikki yhteistyöjärjestelmän asiakirjat ja tämän työjärjestyksen 8 artiklan mukainen kirjeenvaihto.

4 artikla

Kolmansien osanpuolten osallistuminen

1.   Puheenjohtaja voi sihteeristön kanssa läheisesti koordinoiden kutsua kolmansia osapuolia, kuten muiden maiden tai järjestöjen edustajia, tai henkilöitä osallistumaan yhteistyöjärjestelmän kokouksiin käytännön mahdollisuuksien ja tarpeen mukaan.

2.   Euroopan meriturvallisuusvirasto voi korvata tällaisten kolmansien osapuolten osallistumiskustannukset sääntöjensä mukaisesti hyväksyttyään ne ennakolta ja jos tähän on käytettävissä varoja, tai ne voivat osallistua omalla kustannuksellaan. Sihteeristö ilmoittaa kyseiselle osapuolelle osallistumisen ehdoista ennen tällaista osallistumista.

5 artikla

Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja

1.   Jäsenet valitsevat keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan kokouksessa kahdessa erillisessä suljetussa lippuäänestyksessä. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan toimikausi on kaksi vuotta, ja heidät voidaan äänestyksellä valita uudelleen enintään kahdeksi lisätoimikaudeksi. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja jatkavat tehtävissään, kunnes heidän seuraajansa on valittu.

2.   Puheenjohtaja hoitaa tehtäviään 1 artiklassa vahvistettujen tavoitteiden kattamalla alalla. Kokouksissa puheenjohtaja toimii tavanomaisen käytännön mukaisesti. Puheenjohtaja avaa ja päättää kokoukset, huolehtii kokouksen asialistan läpikäymisestä, jakaa puheenvuorot, pyrkii löytämään yhteisymmärryksen ja tekee kokousten keskustelujen ja päätelmien yhteenvedot.

3.   Varapuheenjohtaja korvaa puheenjohtajan automaattisesti, jos puheenjohtaja on estynyt hoitamasta tehtäviään. Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai estyneitä osallistumaan kokoukseen, kokous valitsee tilapäisen puheenjohtajan.

6 artikla

Sihteeristö

1.   Sihteeristö avustaa puheenjohtajaa seuraavissa tehtävissä:

—	puheenjohtajan tehtävien suorittaminen,

—	kokousten ja muiden tapahtumien järjestäminen,

—	kaikkien kokouksissa ja kirjeenvaihdossa tarvittavien asiakirjojen jakaminen.

2.   Sihteeristö voi osallistua keskusteluihin sekä ehdottaa asioita, lausuntoja ja esittelyjä käsiteltäviksi yhteistyöjärjestelmän kokouksiin ja muihin toimiin.

7 artikla

Parhaista yhteistyömuodoista sopiminen

1.   Yhteistyöjärjestelmässä tehtävässä työssä keskitytään pääasiassa sopimaan direktiivin 2009/18/EY 10 artiklan 3 kohdassa tarkoitetuista parhaista yhteistyömuodoista. Järjestelmä pyrkii sopimaan mahdollisimman laajasta yhteistyöstä.

2.   Kun puheenjohtaja katsoo ehdotuksen olevan valmis äänestettäväksi, sihteeristö tekee päätösehdotuksen.

3.   Puheenjohtaja pyrkii saavuttamaan yhteisymmärryksen kaikissa kysymyksissä, ja jos tähän ei päästä, päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä.

4.   Jos yhteisymmärrykseen ei päästä, eri mieltä olevilla jäsenillä ja tarkkailijoilla on oikeus tehdä kantaansa koskeva varauma.

5.   Puheenjohtajan puolesta sihteeristö

—	varmistaa, että yhteistyöjärjestelmän osallistujien saatavilla on tarvittava asiantuntemus ja tarvittavat neuvot;

—	avustaa yhteistyöjärjestelmän osallistujia laatimaan ehdotuksia ja tekee tarvittaessa omia ehdotuksia;

—	avustaa yhteisten teknis-toiminnallisten ratkaisujen laatimisessa ja arvioinnissa.

8 artikla

Kokoukset ja alaryhmät

1.   Puheenjohtaja kutsuu yhteistyöjärjestelmän koolle Euroopan meriturvallisuusviraston tiloihin vähintään kerran vuodessa.

Puheenjohtaja voi kutsua koolle lisäkokouksia joko omasta aloitteestaan tai kirjallisesta pyynnöstä, jota tukee vähintään kolmannes jäsenistä.

2.   Yhteistyöjärjestelmän osallistujat voivat luoda alaryhmiä, joissa valmistellaan mieluiten kirjeenvaihdon avulla erityiskysymyksiä, joita yhteistyöjärjestelmässä halutaan käsiteltävän. Tällaiset alaryhmät raportoivat yhteistyöjärjestelmälle.

3.   Elleivät osallistujat toisin päätä, yhteistyöjärjestelmä ja alaryhmät kokoontuvat Euroopan meriturvallisuusviraston tiloissa.

4.   Euroopan meriturvallisuusvirasto korvaa sääntöjensä mukaisesti jäsenten ja tarkkailijoiden valtioille 1 kohdassa tarkoitettuun yhteistyöjärjestelmän vuotuiseen kokoukseen osallistumisesta aiheutuvat kustannukset vain yhden edustajan osalta. Jäsenten ja tarkkailijoiden valtiot kattavat muiden lähettämiensä osallistujien kustannukset.

5.   Muista kuin tämän artiklan 1 kohdassa tarkoitetuista vuotuisista kokouksista aiheutuvien kustannusten rahoittaminen edellyttää Euroopan meriturvallisuusviraston ennakkohyväksyntää ja sitä, että käytettävissä on viraston resursseja tai muuta rahoitusta.

9 artikla

Kokousasiakirjat

1.   Sihteeristö lähettää jäsenille, komissiolle ja tarkkailijoille kokouskutsun ja kokouksen alustavan asialistan vähintään 28 kalenteripäivää ennen kokousta.

2.   Sihteeristö laatii alustavan asialistan puheenjohtajan alaisuudessa.

3.   Jäsenten, komission ja tarkkailijoiden on toimitettava kokouksen käsiteltäviksi tarkoitetut asiakirjat, jotka on esitettävä lisäyksessä olevan mallin mukaisesti, puheenjohtajalle ja sihteeristölle ennen asialistan jakelua.

4.   Sihteeristö lähettää jäsenille, komissiolle ja tarkkailijoille kokoukseen liittyvät asiakirjat ja sen alustavan asialistan vähintään 14 kalenteripäivää ennen kokousta.

5.   Asialista hyväksytään kokouksen ensimmäisenä käsiteltävänä asiana.

6.   Kiireellisissä ja/tai poikkeuksellisissa tapauksissa puheenjohtaja voi poiketa 3 ja 4 kohdassa vahvistetuista aikatauluista. Jos kokouksen aikana sen käsiteltäväksi esitetään uutta asiaa, asian ottamisesta asialistalle päättää puheenjohtaja. Kiireellisiä ja/tai poikkeuksellisia asioita koskevaa asiakirja-aineistoa voidaan toimittaa koska tahansa ennen kokousta tai sen aikana.

10 artikla

Osanottajaluettelo

Sihteeristö kokoaa kussakin kokouksessa osallistujaluettelon, joka sisältää kaikkien osallistujien nimet sekä heidän edustamansa viranomaiset, järjestöt tai elimet.

11 artikla

Luottamuksellisuus

Yhteistyöjärjestelmän jäsenten kesken käydyt keskustelut ovat luottamuksellisia.

12 artikla

Kokouspöytäkirjat ja -tiivistelmät

1.   Sihteeristö laatii puheenjohtajan alaisuudessa kokouksista keskeiset seikat esittävän pöytäkirjan, joka kierrätetään jäsenten, komission ja tarkkailijoiden keskuudessa.

2.   Äänestysten jälkeen eri mieltä olevilla jäsenillä ja/tai tarkkailijoilla on oikeus saada eriävä mielipiteensä kirjatuksi pöytäkirjaan.

3.   Sihteeristö kierrättää pöytäkirjaluonnoksen 30 kalenteripäivän kuluessa kokouksesta. Jäsenet, komissio ja tarkkailijat voivat toimittaa huomioitaan sihteeristölle 30 kalenteripäivän kuluessa pöytäkirjaluonnoksen vastaanottamisesta. Pöytäkirja hyväksytään virallisesti seuraavassa kokouksessa.

4.   Hyväksytty pöytäkirja on kokouksen ainoa virallinen pöytäkirja.

5.   Pöytäkirjaan voidaan liittää teknisiä asiakirjoja, joista kokouksessa on sovittu.

6.   Sihteeristö laatii puheenjohtajan alaisuudessa kokouksista kokoustiivistelmät, jotka asetetaan julkisesti saataville. Tällaisessa tiivistelmässä esitetään kootusti asialistan kustakin kohdasta tehdyt päätelmät.

13 artikla

Kirjeenvaihto

1.   Yhteistyöjärjestelmää koskeva osallistujien virallinen kirjeenvaihto on osoitettava puheenjohtajalle ja sihteeristölle.

2.   Osallistujille osoitettu virallinen kirjeenvaihto lähetetään siihen osoitteeseen, jonka osallistujat tätä tarkoitusta varten antavat.

14 artikla

Kieli

Yhteistyöjärjestelmän työkieli on englanti. Sitä käytetään esittelyissä, keskusteluissa ja painetussa materiaalissa. Käännöksiä/tulkkausta ei välttämättä tarjota.

15 artikla

Eturistiriidat

Jokaisen yhteistyöjärjestelmän työhön osallistuvan henkilön on ilmoitettava puheenjohtajalle ja sihteeristölle mahdollisista eturistiriidoistaan yhteistyöjärjestelmässä käsiteltävissä asioissa.

---

(1)  EYVL L 208, 5.8.2002, s. 64.