EUROPOLIN HALLINTONEUVOSTO, joka

ottaa huomioon Euroopan poliisiviraston (Europol) perustamisesta 6. huhtikuuta 2009 tehdyn neuvoston päätöksen (1) (jäljempänä ’Europol-päätös’) ja erityisesti sen 10 artiklan 4 kohdan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1)

Hallintoneuvosto päättää johtajan ehdotuksesta ja yhteistä valvontaviranomaista kuultuaan tietojenkäsittelyä koskevista ehdoista sen selvittämiseksi, onko käsiteltävillä tiedoilla merkitystä Europolin tehtävien hoitamiselle ja voidaanko ne tallentaa johonkin sen tietojenkäsittelyjärjestelmistä, sekä erityisesti niihin pääsyä ja käyttöä koskevista ehdoista samoin kuin tietojen säilyttämistä ja poistamista koskevista aikarajoista.

(2)

Tekemällä tämän päätöksen hallintoneuvosto ottaa huomioon yksilöiden suojelusta henkilötietojen automaattisessa tietojenkäsittelyssä 28 päivänä tammikuuta 1981 tehdyn Euroopan neuvoston yleissopimuksen ja henkilötietojen käytön sääntelemisestä poliisialalla 17 päivänä syyskuuta 1987 annetun Euroopan neuvoston ministerikomitean suosituksen R(87) 15 periaatteet.

(3)	Hallintoneuvoston päätös toimitetaan neuvoston hyväksyttäväksi,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

1 artikla

Määritelmät

Tässä päätöksessä tarkoitetaan:

”henkilötiedoilla” kaikenlaisia tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevia tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, jonka henkilöllisyys on todennettavissa suoraan tai epäsuorasti, erityisesti henkilötunnuksen tai yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, henkisen, taloudellisen, kulttuurisen tai sosiaalisen erityispiirteen avulla;

”tietojen käsittelyllä” kaikenlaisia toimintoja tai toimintasarjoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, niitä koskevia kyselyjä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamista muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä sekä suojaamista, poistamista tai tuhoamista;

c)	”tietojenkäsittelyjärjestelmillä” Europolin tietojärjestelmää, analyysitietokantoja ja muita Europolia koskevan neuvoston päätöksen 10 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja henkilötietojen käsittelyjärjestelmiä;

d)	”Europolin tietojärjestelmällä” Europol-päätöksen 11 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua järjestelmää;

e)	”analyysitietokannalla” tietokantaa, joka perustetaan Europol-päätöksen 14 artiklassa tarkoitettua analyysiä varten;

f)	”EU:n elimillä” Europol-päätöksen 22 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja Euroopan unionista tehdyllä sopimuksella tai Euroopan yhteisöjen perustamissopimuksilla taikka näiden sopimusten nojalla perustettuja toimielimiä, elimiä ja virastoja;

g)	”kolmansilla osapuolilla” Europol-päätöksen 23 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja kolmansia valtioita ja organisaatioita;

h)	”asianmukaisesti valtuutetulla Europolin henkilöstöllä” Europolin henkilöstöä, jonka johtaja on nimennyt käsittelemään henkilötietoja tämän päätöksen mukaisesti.

2 artikla

Soveltamisala

Tätä päätöstä sovelletaan niihin henkilötietoihin, jotka on toimitettu Europolille sen selvittämiseksi, onko kyseisillä tiedoilla merkitystä sen tehtävien hoitamiselle ja voidaanko ne tallentaa sen tietojenkäsittelyjärjestelmiin, lukuun ottamatta seuraavia tietoja:

a)	Europolin tietojärjestelmään Europol-päätöksen 13 artiklan 1 kohdan nojalla tallennetut henkilötiedot;

b)	jäsenvaltion, EU:n elimen tai kolmannen osapuolen tarjoamat henkilötiedot, jotka on tarkoitus lisätä tiettyyn analyysitietokantaan, sekä analyysitietokantaan Europol-päätöksen 14 artiklan mukaisesti tallennetut henkilötiedot;

c)	Europolille annetut henkilötiedot, jotka on tarkoitus lisätä Europol-päätöksen 10 artiklan 1 kohdan viimeisessä virkkeessä tarkoitettuun muuhun henkilötietojen käsittelyjärjestelmään.

3 artikla

Pääsy tietoihin ja tietojen käyttö

1. Vain asianmukaisesti valtuutetulla Europolin henkilöstöllä on pääsy Europolin tämän päätöksen nojalla käsittelemiin henkilötietoihin.

2. Europolin tämän päätöksen nojalla käsittelemiä henkilötietoja voidaan käyttää vain sen selvittämiseen, onko kyseisillä tiedoilla merkitystä Europolin tehtävien hoitamiselle ja voidaanko ne tallentaa sen tietojenkäsittelyjärjestelmiin, sanotun kuitenkaan rajoittamatta Europol-päätöksen 17 artiklan soveltamista.

3. Jos Europol katsoo, että tiedoilla on merkitystä sen tehtävien hoitamiselle ja ne voidaan tallentaa Europolin tietojärjestelmään, Europol ehdottaa, että tiedot toimittanut jäsenvaltio tallentaa tiedot Europolin tietojärjestelmään Europol-päätöksen 13 artiklan 1 kohdan mukaisesti. Jos jäsenvaltio ei noudata Europolin ehdotusta, sovelletaan tämän päätöksen 5 artiklaa.

4 artikla

Henkilötietojen suojaa ja tietoturvallisuutta koskevat säännöt

1. Käsitellessään henkilötietoja tämän päätöksen nojalla Europolin on noudatettava Europol-päätöksessä määrättyjä henkilötietojen suojaa ja tietoturvallisuutta koskevia sääntöjä, erityisesti 18, 27 ja 35 artiklaa sekä niiden soveltamiseksi hyväksyttyjä sääntöjä.

2. Jos Europol päättää lisätä tiedot tietojenkäsittelyjärjestelmiin tai poistaa tai tuhota ne, sen on ilmoitettava asiasta tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle, EU:n elimelle tai kolmannelle osapuolelle.

5 artikla

Tietojen säilyttämisen määräaika

1. Päätös henkilötietojen käyttämisestä 3 artiklan 2 kohdan mukaisesti on tehtävä mahdollisimman nopeasti ja joka tapauksessa viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun Europol on vastaanottanut tiedot.

2. Jos päätöstä ei ole tehty kuuden kuukauden määräajan päättyessä, kyseiset henkilötiedot poistetaan tai tuhotaan ja asiasta ilmoitetaan tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle, EU:n elimelle tai kolmannelle osapuolelle.

6 artikla

Vastuu

Europol vastaa tämän päätöksen 3, 4 ja 5 artiklan noudattamisen varmistamisesta.

7 artikla

Voimaantulo

Tämä päätös tulee voimaan Europol-päätöksen soveltamisen alkamispäivänä.