1.   Asia saatetaan komitean käsiteltäväksi kymmenennen EKR:n täytäntöönpanoasetuksessa, ja tarvittaessa merentakaisten alueiden assosiaatiosta tehdyssä päätöksessä säädetyissä tapauksissa ja säädettyjen menettelyjen mukaisesti. Merentakaisten alueiden assosiaatiosta tehdyllä päätöksellä komitealle siirretyn toimivallan osalta komiteaa kutsutaan nimellä ’EKR–MMA-komitea’.

2.   Edellä 1 kohdan perusteella käsiteltäväksi saatettujen tapausten lisäksi:

1.   Puheenjohtaja kutsuu komitean koolle omasta aloitteestaan tai jäsenvaltion pyynnöstä.

2.   Komitea voi kutsua koolle yhteisiä kokouksia muiden komiteoiden kanssa yhteistä etua koskevissa asioissa, jotka kuuluvat niiden toimivaltaan.

1.   Puheenjohtaja laatii luonnoksen esityslistaksi ja antaa sen komitean hyväksyttäväksi.

2.   Esityslistassa erotetaan toisistaan:

3.   Valtuuskunta voi pyytää jonkin asian sisällyttämistä komitean kokousten esityslistalle. Näitä asioita koskevat tiedot voidaan antaa suullisesti.

4.   Esityslistalla on oltava edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen.

1.   Puheenjohtaja toimittaa sihteeristön kautta komitean jäsenille yhteisön virallisilla kielillä kokouskutsun, esityslistaehdotuksen, ne toimenpide-ehdotukset, joista pyydetään komitean lausuntoa, ja muut kokousasiakirjat yleensä viimeistään 15 työpäivää ennen kokouspäivää.

2.   Kiireellisissä tapauksissa ja silloin, kun päätökset koskevat välittömästi sovellettavia toimenpiteitä, puheenjohtaja voi komitean jäsenen pyynnöstä tai omasta aloitteestaan lyhentää 1 kohdassa tarkoitetun määräajan viiteen työpäivään ennen kokouspäivää.

3.   Puheenjohtaja voi asianmukaisesti perustelluissa äärimmäisen kiireellisissä tapauksissa (kun on kyse esimerkiksi vakavasta taloudellisesta, yhteiskunnallisesta tai poliittisesta tilanteesta, kohdemaassa tapahtuneesta luonnonkatastrofista, humanitaarisesta kriisistä tai muista olosuhteista, jotka edellyttävät erittäin nopeaa toimintaa) poiketa 1 ja 2 kohdassa tarkoitetuista määräajoista.

4.   Edellä olevia 2 ja 3 kohtaa ei sovelleta kymmenennen EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 4 ja 5 artiklassa mainittuihin strategia-asiakirjoihin ja monivuotisiin maa- ja alueohjelmiin eikä niiden mukauttamiseen soveltamisjakson puolivälissä ja lopussa suoritettavan tarkastelun seurauksena.

5.   Jos komitealle toimitetaan toimenpide-ehdotuksia suullista käsittelyä varten, valtuuskuntien tulisi ilmoittaa kirjallisesti komitean sihteeristöön vähintään kolme työpäivää ennen kokousajankohtaa:

Valtuuskunnat esittävät myös mahdolliset huomautukset ja lisätietoja koskevat pyynnöt kirjallisesti samassa määräajassa.

Komissio antaa lisätietoja ja vastaa esitettyihin huomautuksiin mahdollisuuksien mukaan kirjallisesti ja ennen komitean kokousta.

1.   Kun komitealta pyydetään lausuntoa, se käsittelee asiaa kymmenennen EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 11 artiklan 3 kohdassa asetetuin edellytyksin ja sisäisen sopimuksen 8 artiklan 2 ja 3 kohdassa määrätyn menettelyn mukaisesti.

2.   Jos suullista käsittelyä käytettäessä toimenpide-ehdotusta muutetaan olennaisesti tai siihen lisätään uusia asiatietoja kokouksen aikana, puheenjohtaja voi omasta aloitteestaan tai jäsenvaltion pyynnöstä siirtää jotakin esityslistan kohtaa koskevan äänestyksen kokouksen loppuun tai myöhempään kokoukseen.

3.   Jos puheenjohtaja ei 2 kohdassa tarkoitetussa tilanteessa päätä yhden tai useamman valtuuskunnan pyynnöstä huolimatta siirtää äänestystä, valtuuskunta voi esittää varauman, joka voidaan poistaa viimeistään kolmen työpäivän kuluttua kokousta seuraavasta päivästä alkaen. Komitean lausunto merkitään lopulliseksi kyseisen määräajan päätyttyä. Komissio ilmoittaa jäsenvaltioille niiden jäsenvaltioiden lopullisesta kannasta, joiden valtuuskunnat ovat esittäneet varauman komitealle.

4.   Valtuuskunnan pyynnöstä äänestystä voidaan lykätä, jos johonkin esityslistan kohtaan liittyviä asiakirjoja ei ole toimitettu jäsenille 5 artiklan 1 ja 2 kohdassa säädetyssä määräajassa. Tässä tapauksessa puheenjohtaja voi pidentää kuulemista enintään seuraavan kokoukseen loppuun. Tarvittaessa voidaan noudattaa tämän työjärjestyksen 11 artiklassa tarkoitettua kirjallista menettelyä.

Komitea voi kuitenkin puheenjohtajan ehdotuksesta tai komitean jäsenen pyynnöstä päättää jäsentensä yksinkertaisella enemmistöllä pitää asian esityslistalla, mikäli asian kiireellisyys sitä edellyttää.

5.   Vuosittaisten toimintaohjelmien tarkastelun yhteydessä valtuuskunta voi pyytää hankkeen tai ohjelman poistamista vuosittaisesta toimintaohjelmasta. Jos valtuuskunta hyväksyy pyynnön sisäisen sopimuksen 9 artiklan 3 kohdassa, yhdessä sen 8 artiklan 2 kohdan kanssa, tarkoitetulla määrävähemmistöllä, komissio hyväksyy vuosittaisen toimintaohjelman ilman kyseistä hanketta tai ohjelmaa kymmenennen EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 11 artiklan 3 kohdan hallintomenettelyjä noudattaen. Jos komissio haluaa komitean valtuuskuntien näkemyksistä huolimatta jatkaa poistettua hanketta tai ohjelmaa, kyseinen hanke tai ohjelma toimitetaan komitealle erillään vuosittaisesta toimintaohjelmasta rahoitusehdotuksena, jonka komissio hyväksyy kymmenennen EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 11 artiklan 3 kohdan hallintomenettelyjä noudattaen.

1.   Komitea vaihtaa kymmenennen EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 11 artiklan 4 kohdan mukaisesti näkemyksiä toiminnan vuosittaisten tarkastelujen ja kymmenennen EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 14 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun vuosikertomuksen yleisistä päätelmistä. Jokainen valtuuskunta voi myös pyytää keskustelua kymmenennen EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 15 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuista arvioinneista.

Jokainen jäsenvaltio voi milloin tahansa pyytää komissiota antamaan komitealle tietoja ja vaihtamaan näkemyksiä asioista, jotka liittyvät kymmenennen EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 11 artiklan 2 kohdassa määriteltyihin tehtäviin.

2.   Valtuuskunnat voivat keskustelun perusteella laatia suosituksia, jotka komissio ottaa huomioon. Komitean pöytäkirjaan on kirjattava kaikki tehdyt toimenpiteet. Toimenpide, jonka valtuuskunnat hyväksyvät sisäisen sopimuksen 8 artiklan 3 kohdassa, yhdessä sen 8 artiklan 2 kohdan kanssa, tarkoitetulla määräenemmistöllä, merkitään suositukseksi.

1.   Kutakin valtuuskuntaa pidetään yhtenä komitean jäsenenä. Kukin jäsenvaltio päättää valtuuskuntansa kokoonpanosta ja ilmoittaa siitä puheenjohtajalle.

2.   Puheenjohtajan suostumuksella valtuuskunnat voivat ottaa mukaansa valtiosta riippumattomia asiantuntijoita kyseisen jäsenvaltion kustannuksella. Puheenjohtajan suostumusta pyydetään siten, että valtuuskunnat ilmoittavat etukäteen komitean sihteeristölle aikovansa ottaa valtuuskuntaan tiettyyn esityslistan asiakohtaan liittyvän asiantuntijan. Jos puheenjohtaja ei ennen komitean kokousta vastusta asiantuntijan osallistumista, lupa katsotaan myönnetyksi.

3.   Jäsenvaltion valtuuskunta voi tarvittaessa edustaa enintään yhtä muuta jäsenvaltiota. Edustettavan valtuuskunnan tulee ilmoittaa asiasta puheenjohtajalle kirjallisesti viimeistään ennen kokouksen alkua.

4.   Komitean päätösvaltaisuuden edellytyksenä oleva jäsenmäärä on sama kuin lausunnon antamiselle kymmenennen EKR:n täytäntöönpanoasetuksen 11 artiklan 3 kohdassa asetettu määräenemmistö.

1.   Komitean puheenjohtaja voi valtuuskunnan pyynnöstä tai omasta aloitteestaan päättää asiantuntijoiden kuulemisesta yksittäisten asiakohtien osalta.

2.   Kyseiset asiantuntijat sekä 9 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut asiantuntijat eivät ole läsnä komitean äänestyksissä eivätkä osallistu niihin.

1.   Kirjallisessa menettelyssä käsiteltävien toimenpide-ehdotusten osalta valtuuskunnilla on toimenpide-ehdotuksen lähettämisestä alkaen 15 työpäivää aikaa ottaa kantaa ehdotukseen. Komitean valtuuskunnan, joka ei ole tiedonannossa asetetussa määräajassa ilmaissut vastustavansa ehdotusta tai haluavansa pidättyä ilmaisemasta kantaansa, katsotaan hyväksyvän ehdotuksen.

Kiireellisissä ja äärimmäisen kiireellisissä tapauksissa sovelletaan 5 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitettuja määräaikoja. Komission on perusteltava kiireellisyys ja äärimmäinen kiireellisyys kirjallisesti asianmukaisella tavalla. Äärimmäisen kiireellisissä tapauksissa valtuuskuntien katsotaan antaneen suostumuksensa vain, jos siitä on nimenomaisesti ilmoitettu. Jos tällaista ilmoitusta ei anneta 48 tunnin kuluessa, valtuuskunnan katsotaan pidättyneen ilmaisemasta kantaansa.

2.   Jos komitean jäsen kuitenkin pyytää, että toimenpide-ehdotusta käsitellään komitean kokouksessa, kirjallinen menettely päätetään tuloksettomana ja toimenpide-ehdotuksen käsittely lykätään komitean seuraavaan kokoukseen.

3.   Komissio ilmoittaa komitean jäsenille kirjallisten menettelyjen tuloksista kirjallisesti heti, kun päätös on tehty.

1.   Puheenjohtaja laatii jokaisessa kokouksessa läsnäololuettelon, jossa mainitaan, mitä viranomaistahoa tai elintä osallistujat edustavat. Läsnäololuettelo jaetaan osallistujille kokouksen aikana.

2.   Jokaisen valtuuskunnan, jonka osallistuminen komitean työhön voisi johtaa eturistiriitaan jonkin tietyn esityslistan asiakohdan osalta, on kokouksen alussa ilmoitettava asiasta puheenjohtajalle. Niiden valtuuskuntien jäsenten, jotka eivät edusta jotakin jäsenvaltion viranomaista tai elintä, on allekirjoitettava ilmoitus, jossa he vahvistavat, ettei osallistuminen komitean työskentelyyn aiheuta eturistiriitaa.

Jos eturistiriitoja ilmenee, kyseisen jäsenen on puheenjohtajan pyynnöstä pidättäydyttävä osallistumasta kyseisten esityslistan asiakohtien käsittelyyn.

1.   Komiteaa koskeva kirjeenvaihto lähetetään komissioon komitean sihteeristölle osoitettuna.

2.   Sihteeristön kautta valtuuskunnille osoitettu kirjeenvaihto lähetetään myös asianomaisen jäsenvaltion pysyvään edustustoon nopeimmalla ja luotettavimmalla sähköisellä menetelmällä.

3.   Poikkeustapauksia lukuun ottamatta komission ja valtuuskuntien välisen kirjeenvaihdon on tapahduttava käytettävissä olevia tietotekniikan välineitä käyttäen.

1.   Komissioon sovellettavia asiakirjajulkisuutta koskevia periaatteita ja edellytyksiä sovelletaan Euroopan kehitysrahaston komiteaan. Jos hakemus on osoitettu jäsenvaltiolle, tämän on noudatettava Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 (1) 5 artiklaa.

2.   Asioiden käsittely komiteassa on luottamuksellista kaikkien osallistujien osalta.

1.   Komissio ottaa vastattavakseen komitean toimintamenot, mukaan lukien yhden osallistujan matkakulut jäsenvaltiota kohden.

Myönnettyjen määrärahojen salliessa ja niiden asettamissa rajoissa komissio vastaa pyydettäessä valtuuskunnan kahden jäsenen matkakuluista.

2.   Komissiolla on valtuudet korvata 8 artiklan 1 kohdan mukaisesti kutsuttujen asiantuntijoiden matka- ja oleskelukulut.

3.   Komissio asettaa komitean käyttöön sen toimintaan tarvittavat tilat ja aineelliset välineet.