KOMISSION ASETUS (EY) N:o 1653/2004,

annettu 21 päivänä syyskuuta 2004,

tiettyjä yhteisön ohjelmien hallinnointitehtäviä hoitavien toimeenpanovirastojen asemasta annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 58/2003 mukaisesta toimeenpanovirastojen varainhoitoa koskevasta malliasetuksesta

EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,

ottaa huomioon tiettyjä yhteisön ohjelmien hallinnointitehtäviä hoitavien toimeenpanovirastojen asemasta 19 päivänä joulukuuta 2002 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 58/2003 (1) ja erityisesti sen 15 artiklan,

ottaa huomioon Euroopan parlamentin lausunnon,

ottaa huomioon neuvoston lausunnon,

ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen lausunnon,

sekä katsoo seuraavaa:

ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:

I   OSASTO

TARKOITUS

1 artikla

Tässä asetuksessa esitetään tärkeimmät säännöt, joita sovelletaan asetuksessa (EY) N:o 58/2003 tarkoitettujen virastojen (jäljempänä ”virastot” tai ”virasto”) hallintobudjetin (jäljempänä ”talousarvio”) laatimiseen ja toteuttamiseen.

2 artikla

Kaikkiin toimeenpanovirastojen toimintaa koskeviin näkökohtiin, joista ei erikseen säädetä tässä asetuksessa, sovelletaan asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 (jäljempänä ”varainhoitoasetus”) ja asetuksen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 säännöksiä soveltuvin osin.

II   OSASTO

BUDJETTIPERIAATTEET

3 artikla

Tässä asetuksessa säädetyin edellytyksin noudatetaan talousarvion laatimisessa ja toteuttamisessa yhtenäisyyden ja talousarvion totuudenmukaisuuden, vuotuisuuden, tasapainon, laskentayksikön, yleiskatteisuuden, erittelyn, moitteettoman varainhoidon sekä seurattavuuden periaatteita.

1   LUKU

Yhtenäisyyden ja talousarvion totuudenmukaisuuden periaate

4 artikla

Talousarvio on säädös, jossa arvioidaan ja vahvistetaan kaikki tarpeellisiksi katsotut viraston tulot ja menot jokaiseksi varainhoitovuodeksi.

5 artikla

Viraston tuloihin kuuluvat Euroopan yhteisöjen myöntämä avustus ja mahdolliset muut tulot, kuten 15 artiklassa tarkoitetut käyttötarkoitukseensa sidotut tulot.

Menoihin kuuluvat viraston hallintomenot ja mahdolliset ensimmäisen kohdan mukaisesti käyttötarkoitukseensa sidotuilla tuloilla rahoitettavat menot.

6 artikla

Tulon tai menon saa suorittaa ainoastaan ottamalla sen johonkin budjettikohtaan.

Talousarvioon voidaan ottaa määrärahoja vain tarpeelliseksi katsottuja menoja varten.

Menoon ei saa sitoutua eikä sitä saa hyväksyä maksettavaksi, jos se ylittää talousarviossa vahvistetun määrärahan.

2   LUKU

Vuotuisperiaate

7 artikla

Talousarvioon otetaan määrärahat yhden varainhoitovuoden ajaksi, joka alkaa 1 päivänä tammikuuta ja päättyy 31 päivänä joulukuuta.

Talousarvioon otetut määrärahat ovat jaksottamattomia määrärahoja.

Hallintomenot sopimuksista, jotka ylittävät varainhoitovuoden keston joko paikallisen käytännön takia tai kaluston hankkimiseen liittyvistä syistä, otetaan sen varainhoitovuoden talousarvioon, jonka aikana ne on suoritettu.

8 artikla

Viraston tulot kirjataan asianomaisen varainhoitovuoden tileille sen kuluessa toteutuneiden määrien mukaisina. Ne otetaan talousarvioon samansuuruisiksi määrärahoiksi.

Tietylle varainhoitovuodelle myönnettyjä talousarviomäärärahoja saadaan käyttää ainoastaan kattamaan menot, joihin on sitouduttu ja jotka on maksettu saman varainhoitovuoden aikana, sekä sellaisista sitoumuksista johtuvat määrät, jotka siirtyvät edellisiltä varainhoitovuosilta.

9 artikla

Jos määrärahoja ei ole käytetty sen varainhoitovuoden aikana, jota varten ne on otettu talousarvioon, ne peruutetaan.

Määrärahat, jotka vastaavat ennen varainhoitovuoden tilinpäätöstä asianmukaisesti tehtyjä maksusitoumuksia, siirretään ilman eri toimenpiteitä vain seuraavalle varainhoitovuodelle. Seuraavalle vuodelle siirretyt määrärahat, joita ei ole käytetty varainhoitovuoden N+1 maaliskuun 31 päivään mennessä, peruutetaan ilman eri toimenpiteitä. Määrärahat, jotka edellä esitetyin edellytyksin siirretään seuraavalle varainhoitovuodelle, näkyvät erikseen kirjanpidossa.

Henkilöstömenoihin liittyviä määrärahoja ei saa siirtää.

Jäljempänä 15 artiklassa tarkoitetuista käyttötarkoitukseensa sidotuista tuloista saadut, 31 päivänä joulukuuta käytettävissä olevat määrärahat siirretään ilman eri toimenpiteitä. Ensin on käytettävä ne määrärahat, jotka vastaavat edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjä käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja.

10 artikla

Talousarvioon otetut määrärahat voidaan sitoa talousarvion lopullisen vahvistamisen jälkeen 1 päivästä tammikuuta alkaen.

Juoksevista hallintomenoista voidaan kuitenkin tehdä kunkin vuoden 15 päivästä marraskuuta alkaen seuraavan varainhoitovuoden määrärahoja koskevia ennakkositoumuksia. Nämä sitoumukset eivät saa olla enempää kuin neljäsosa vastaavan budjettikohdan määrärahoista kuluvana varainhoitovuonna. Ne eivät saa kohdistua uusiin menoihin, joiden perustetta ei ole hyväksytty viimeksi säännönmukaisesti vahvistetussa talousarviossa.

Tämän lisäksi ennalta suoritettavat menot, kuten vuokrat, voidaan maksaa 1 päivästä joulukuuta alkaen seuraavan varainhoitovuoden määrärahoista.

Jos talousarviota ei ole varainhoitovuoden alkaessa hyväksytty, sovelletaan yleisessä varainhoitoasetuksessa säädettyjä väliaikaisten kahdestoistaosien käyttöä koskevia sääntöjä soveltuvin osin.

3   LUKU

Tasapainoperiaate

11 artikla

Talousarvion tulojen ja menojen on oltava tasapainossa. Virasto ei saa ottaa lainaa.

Määrärahat eivät saa ylittää 5 artiklassa tarkoitetun avustuksen määrää korotettuna 5 artiklassa tarkoitetuilla käyttötarkoitukseensa sidotuilla ja muilla mahdollisilla tuloilla.

12 artikla

Jos 56 artiklassa tarkoitettu talousarvion toteutumalaskelma on ylijäämäinen, ylijäämästä palautetaan komissiolle enintään varainhoitovuoden aikana maksetun avustuksen suuruinen osuus.

Edellä 5 artiklassa tarkoitetun avustuksen ja virastolle tosiasiallisesti maksetun avustuksen välisen erotuksen määrä peruutetaan.

4   LUKU

Laskentayksikön periaate

13 artikla

Talousarvio laaditaan ja toteutetaan ja tilinpäätös esitetään euroina.

Kassavaroja varten viraston tilinpitäjällä on kuitenkin asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa valtuudet suorittaa maksutapahtumia kansallisissa valuutoissa ja tarvittaessa kolmannen maan valuutassa.

5   LUKU

Yleiskatteisuusperiaate

14 artikla

Kaikkia tuloja tietyn menoerän rahoittamiseen osoitettuja tuloja lukuun ottamatta käytetään kattamaan kaikkia menoja. Tulot ja menot otetaan talousarvioon vähentämättä niitä toisistaan, jollei 16 artiklasta muuta johdu.

15 artikla

Tietyn menoerän rahoittamiseen osoitetaan käyttötarkoitukseensa sidotut tulot, kuten tulot rahastoista, avustukset, lahjat ja testamenttilahjoitukset sekä muista lähteistä kuin Euroopan yhteisöjen yleisestä talousarviosta (jäljempänä ”yleinen talousarvio”) rahoitettavia ohjelmia varten saadut tulot jäsenvaltioilta, kolmansilta mailta tai eri elimiltä.

Kaikkien käyttötarkoitukseensa sidottujen tulojen on katettava kaikki asianomaiseen toimeen tai käyttötarkoitukseen liittyvät välittömät ja välilliset menot. Talousarvioon kuuluu tilirakenne käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja varten ja mahdollisuuksien mukaan niiden määrä.

Johtokunta päättää muista lähteistä kuin yhteisöltä saatavien lahjoitusten, testamenttilahjoitusten ja avustusten vastaanottamisesta komission suostumuksen saatuaan.

16 artikla

Talousarvioon kirjataan verottomana niiden virastolle toimitettujen tuotteiden tai palvelujen hinta, joihin sisältyvät verot jäsenvaltiot palauttavat yhteisöille Euroopan yhteisöjen erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan mukaisesti tai kolmannet maat palauttavat yhteisöille asiaan sovellettavien muiden sopimusten perusteella.

Kansalliset verot, jotka virasto mahdollisesti maksaa väliaikaisesti ensimmäisen alakohdan mukaisesti, kirjataan väliaikaistilille siihen asti kunnes asianomainen jäsenvaltio palauttaa ne. Mahdollinen alijäämä otetaan menona talousarvioon.

6   LUKU

Erittelyperiaate

17 artikla

Kaikki määrärahat eritellään osastoittain ja luvuittain; luvut jaetaan momentteihin ja alamomentteihin.

18 artikla

Talousarvion sisäisistä määrärahasiirroista päättää johtaja. Hänen on ilmoitettava asiasta etukäteen komissiolle ja johtokunnalle, joiden on ilmoitettava kuukauden kuluessa, jos ne eivät hyväksy määrärahasiirtoja. Jos tämä määräaika ylittyy, siirrot katsotaan hyväksytyiksi.

Käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja koskevia määrärahasiirtoja voidaan tehdä ainoastaan, jos kyseiset tulot pysyvät sidottuina käyttötarkoitukseensa.

7   LUKU

Moitteettoman varainhoidon periaate

19 artikla

1.   Talousarviomäärärahat on käytettävä moitteettoman varainhoidon periaatteen eli taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteiden mukaisesti.

2.   Taloudellisuuden periaate edellyttää, että varat, joita toimielin käyttää toimintojensa toteuttamiseksi, ovat käytettävissä oikeaan aikaan ja että ne ovat määrältään riittävät, laadultaan asianmukaiset sekä kustannuksiltaan mahdollisimman edulliset.

Tehokkuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa käytetyillä varoilla parhaat mahdolliset tulokset.

Vaikuttavuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa toiminnalle asetetut tavoitteet ja siltä odotetut tulokset. Tulokset on arvioitava.

3.   Toimeenpanoviraston yksityiskohtaiset tavoitteet ja tulosmittarit esitetään johtokunnan hyväksymässä vuosittaisessa toimintaohjelmassa.

8   LUKU

Seurattavuusperiaate

20 artikla

Talousarvion laatimisessa ja toteuttamisessa ja tilinpäätöksen laatimisessa noudatetaan seurattavuusperiaatetta.

Talousarvio ja lisätalousarviot julkaistaan lopullisessa muodossaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä kahden kuukauden kuluessa niiden lopullisesta vahvistamisesta.

III   OSASTO

TALOUSARVION LAATIMINEN JA RAKENNE

21 artikla

Virasto toimittaa komissiolle vuosittain viimeistään 31 päivänä maaliskuuta johtajan laatiman ja johtokunnan hyväksymän ennakkoarvion menoistaan ja tuloistaan, niitä koskevat yleiset perustelut sekä työohjelmansa.

Viraston menoja ja tuloja koskevaan ennakkoarvioon on sisällytettävä

22 artikla

Komissio toimittaa viraston ennakkoarvion budjettivallan käyttäjälle yleisen talousarvion hyväksymisen yhteydessä ja tekee ehdotuksen virastolle tarkoitetun avustuksen määrästä sekä sille tarpeelliseksi katsomastaan henkilömäärästä.

Viraston hallintobudjetti voidaan vahvistaa vasta Euroopan unionin yleisen talousarvion lopullisen vahvistamisen jälkeen asetuksen (EY) N:o 58/2003 13 artiklassa säädetyllä menettelyllä.

Budjettivallan käyttäjä vahvistaa kaikkien virastojen henkilöstötaulukot sekä kaikki niihin myöhemmin tehtävät muutokset 24 artiklan mukaisesti.

Kaikki talousarvioon, henkilöstötaulukko mukaan luettuna, tehtävät muutokset esitetään lisätalousarviossa, joka hyväksytään samaa menettelyä noudattaen kuin alkuperäinen talousarvio, ellei 18 ja 24 artiklasta muuta johdu.

23 artikla

Talousarvioon sisältyy tulo- ja menotaulukko.

24 artikla

1.   Edellä 21 artiklassa tarkoitetussa henkilöstötaulukossa esitetään varainhoitovuodeksi hyväksyttyjen toimien määrän rinnalla vastaava luku edelliseltä varainhoitovuodelta sekä tosiasiallisesti täytettyjen toimien määrä. Henkilöstötaulukko muodostaa virastossa ehdottoman ylärajan nimityksille.

Johtokunta voi kuitenkin tehdä henkilöstötaulukkoon muutoksia, jotka koskevat enintään kymmentä prosenttia hyväksytyistä toimista, jotka kuuluvat palkkaluokkaa A3 alempiin palkkaluokkiin, jos tämä ei vaikuta täyttä varainhoitovuotta vastaavien henkilöstömäärärahojen määrään eikä toimien määrä ylitä henkilöstötaulukossa hyväksyttyjen toimien kokonaismäärää.

2.   Edellä 1 kohdasta poiketen osa-aikaiset toimet, jotka nimittävä viranomainen on hyväksynyt Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen tai muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen (jäljempänä ”henkilöstösäännöt”) mukaisesti, voidaan korvata muilla nimityksillä.

IV   OSASTO

TALOUSARVION TOTEUTTAMINEN

1   LUKU

Yleiset säännökset

25 artikla

Tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävistä vastaa johtaja. Johtaja on henkilöstösääntöjen alainen virkamies. Hän toteuttaa talousarvion tuloja ja menoja tämän asetuksen mukaisesti omalla vastuullaan ja annettujen määrärahojen rajoissa.

26 artikla

Johtaja voi siirtää talousarvion toteuttamisvaltuuksia henkilöstösääntöjen alaisille viraston toimihenkilöille. Valtuutetut voivat toimia ainoastaan heille erikseen myönnettyjen valtuuksien rajoissa.

27 artikla

Tämän osaston 2 luvussa tarkoitettu taloushallinnon toimija ei saa ryhtyä sellaisiin talousarvion toteuttamista koskeviin toimiin, joiden yhteydessä saattaa syntyä ristiriita hänen omien etujensa ja viraston tai yhteisöjen etujen välille. Ristiriitatapauksessa asianomaisen toimijan on pidätyttävä toimista ja jätettävä asia esimiehensä ratkaistavaksi. Jos kysymyksessä on johtaja, hänen on jätettävä asia johtokunnan ratkaistavaksi.

Eturistiriita vallitsee silloin, jos jonkun talousarvion toteuttamisesta vastaavan taloushallinnon toimijan tai sisäisen tarkastajan tehtävien puolueeton hoitaminen vaarantuu perhe- tai tunnesiteisiin, poliittiseen tai kansalliseen yhteenkuuluvuuteen tai taloudellisiin etuihin liittyvästä tai mistä tahansa muusta syystä, jossa asianomaisella ja edunsaajalla yhteinen etu.

2   LUKU

Taloushallinnon henkilöstö

28 artikla

Tulojen ja menojen hyväksyjä ja tilinpitäjä hoitavat eri tehtäviä, joita ei voi yhdistää keskenään.

29 artikla

Tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävänä on käsitellä tuloja ja menoja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti ja huolehtia siitä, että käsittely on laillista ja asianmukaista. Hänen on säilytettävä suoritettuja toimia koskevat tositteet viiden vuoden ajan päivästä, jona talousarvion toteuttamisesta on päätetty myöntää vastuuvapaus.

Tulojen ja menojen hyväksyjä laatii komission vahvistamien vähimmäissääntöjen mukaisesti ja ottaen huomioon toimintaympäristön luonteeseen erityisesti liittyvät riskit, organisaatiorakenteen sekä tehtävien toteuttamiseen soveltuvat hallinnointia ja sisäistä valvontaa koskevat järjestelmät ja menettelyt, mukaan luettuna tarvittaessa tarkastaminen jälkikäteen.

Tulojen ja menojen hyväksyjä voi tehtäviensä luonteen ja laajuuden niin vaatiessa määrätä yksiköihinsä asiantuntijoita ja neuvonantajia, joiden tarkoituksena on avustaa tulojen ja menojen hyväksyjää tämän tehtäviin liittyvien riskien hallinnassa.

Ennen toimen hyväksymistä sen toiminnalliset ja taloudelliset näkökohdat tarkastetaan; toimen aloittanut henkilö ei saa toimia tarkastajana. Toimen tarkastaminen etukäteen ja jälkikäteen on pidettävä erillään toimen aloittamisesta.

Tulojen ja menojen hyväksyjä laatii johtokunnalle vuosittain 15 päivään maaliskuuta mennessä toimintakertomuksen tehtäviensä suorittamisesta asetuksen (EY) N:o 58/2003 9 artiklan 7 kohdan mukaisesti.

30 artikla

Johtokunta nimeää tilinpitäjän, joka on henkilöstösääntöjen alainen virkamies ja jolla on seuraavat tehtävät:

Tilinpitäjä saa tulojen ja menojen hyväksyjältä kaikki tämän luotettaviksi vahvistamat tiedot, joita tarvitaan, jotta tilinpäätöksessä voidaan antaa oikea kuva viraston varallisuudesta ja talousarvion toteuttamisesta.

Yksin tilinpitäjällä on toimivalta hoitaa raha- tai muita varoja. Hän on vastuussa niiden säilyttämisestä.

3   LUKU

Taloushallinnon henkilöstön vastuualueet

31 artikla

Jos toimien taloushallintoon ja valvontaan osallistuva toimihenkilö katsoo, että päätös, jonka hänen esimiehensä antaa hänen täytäntöönpantavakseen tai hyväksyttäväkseen, on sääntöjenvastainen tai vastoin moitteettoman varainhoidon periaatteita tai ammatillisia sääntöjä, joita hänen on noudatettava, hänen on ilmoitettava asiasta kirjallisesti johtajalle ja, jos tämä ei puutu asiaan kohtuullisen määräajan kuluessa, 35 artiklassa tarkoitetulle elimelle sekä johtokunnalle. Jos kyseessä on laiton toiminta, petos tai lahjonta, joka saattaa vahingoittaa yhteisön etuja, hänen on ilmoitettava asiasta voimassa olevassa lainsäädännössä nimetyille viranomaisille ja elimille.

32 artikla

Nimittävä viranomainen voi milloin tahansa asianosaisia kuultuaan päättää peruuttaa valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien valtuutuksen väliaikaisesti tai lopullisesti, tämän kuitenkaan rajoittamatta mahdollisia kurinpitotoimia. Päätös on perusteltava. Johtaja voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa yksittäiseen valtuutukseen.

Johtokunta voi milloin tahansa asianosaisia kuultuaan päättää pidättää tilinpitäjän väliaikaisesti tai lopullisesti virantoimituksesta, tämän kuitenkaan rajoittamatta mahdollisia kurinpitotoimia. Päätös on perusteltava. Johtokunta nimeää väliaikaisen tilinpitäjän.

33 artikla

Tämän luvun säännökset eivät rajoita rikosoikeudellista vastuuta, joka saattaa langeta tulojen ja menojen hyväksyjälle ja hänen valtuuttamilleen henkilöille asiaan sovellettavan kansallisen lainsäädännön perusteella sekä yhteisöjen taloudellisten etujen suojaamista ja yhteisöjen tai jäsenvaltioiden virkamiesten lahjonnan torjumista koskevien säännösten perusteella.

Tulojen ja menojen hyväksyjään tai tilinpitäjään voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi henkilöstösääntöjen ehtojen mukaisesti. Yhteisön etua haittaava laiton toiminta, petos tai lahjonta saatetaan voimassa olevassa lainsäädännössä nimetyn viranomaisen tai elimen käsiteltäväksi.

34 artikla

1.   Tulojen ja menojen hyväksyjä voidaan saattaa taloudelliseen vastuuseen henkilöstösääntöjen ehtojen mukaisesti. Häntä voidaan näin ollen vaatia korvaamaan kokonaan yhteisöjen kärsimä vahinko, joka johtuu hänen tehtäviään hoitaessaan tai niiden yhteydessä tekemästään vakavasta virheestä, erityisesti kun hän toteaa perittävät saamiset tai antaa perintämääräyksen, tekee menositoumuksen tai allekirjoittaa maksumääräyksen noudattamatta kuitenkaan tätä asetusta.

Samoin menetellään myös, kun tulojen ja menojen hyväksyjä tekee vakavan virheen eikä laadi saamista koskevaa asiakirjaa tai ei laadi perintämääräyksiä taikka antaa ne perusteluitta viivästyneinä, tai perusteetta laiminlyö sellaisen maksumääräyksen antamisen, josta virasto voi joutua vastuuseen kolmansiin osapuoliin nähden, tai viivästyttää tällaisen maksumääräyksen antamista.

2.   Jos valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä katsoo, että hänen toteutettavakseen annettuun päätökseen liittyy sääntöjenvastaisuuksia tai että päätös on moitteettoman varainhoidon periaatteiden vastainen, hänen on ilmoitettava tästä kirjallisesti valtuutuksen antajalle. Jos valtuutuksen antaja antaa valtuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle kyseisen päätöksen täytäntöönpanoa varten kirjallisesti perustellun määräyksen, valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän on pantava päätös täytäntöön, mutta samalla tämä vapautuu vastuustaan.

35 artikla

1.   Elimellä, jonka komissio on perustanut yleisen varainhoitoasetuksen 66 artiklan 4 kohdan mukaisesti selvittämään taloudellisia väärinkäytöksiä ja niiden vaikutuksia, on viraston osalta samat toimivaltuudet kuin komission yksiköiden osalta.

Johtaja päättää kyseisen väärinkäytöksiä tutkivan elimen lausunnon perusteella, aloitetaanko kurinpitomenettely tai saatetaanko asianomaiset korvausvelvollisiksi. Jos väärinkäytöksiä tutkiva elin on havainnut järjestelmään liittyviä ongelmia, se toimittaa tulojen ja menojen hyväksyjälle ja komission sisäiselle tarkastajalle kertomuksen, jossa esitetään asiaa koskevia suosituksia. Jos kyseisen elimen lausunnossa esitetään johtajaan kohdistuvia syytöksiä, elin välittää sen johtokunnalle ja komission sisäiselle tarkastajalle.

2.   Jokaista toimihenkilöä voidaan vaatia korvaamaan kokonaan tai osittain viraston kärsimä vahinko, joka johtuu hänen tehtäviään hoitaessaan tai niiden yhteydessä tekemästään vakavasta virheestä. Nimittävä viranomainen tekee perustellun päätöksen toteutettuaan ensin henkilöstösäännöissä määrätyt kurinpitoseuraamuksia koskevat muodollisuudet.

36 artikla

Tilinpitäjään voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi henkilöstösääntöjen ehtojen mukaisesti, jos

4   LUKU

Tulotapahtumat

37 artikla

Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä laatii saamisennusteen jokaisesta toimenpiteestä tai tilanteesta, josta aiheutuu virastolle saamisia tai joka muuttaa viraston saamisia.

38 artikla

Saamisten vahvistaminen on toimi, jolla tulojen ja menojen hyväksyjä

Saaminen, joka on selvä, rahassa määritelty ja erääntynyt, on vahvistettava tilinpitäjälle annetulla perintämääräyksellä ja siihen on liitettävä velalliselle lähetetty veloitusilmoitus. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä laatii ja toimittaa molemmat asiakirjat.

Jos saamista ei ole maksettu veloitusilmoituksessa ilmoitettuun määräaikaan mennessä, saamisesta peritään korkoa asetuksen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 mukaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta asiaan soveltuvien säädösten ja sopimusten soveltamista.

39 artikla

Perintätoimen hyväksyminen on toimi, jolla toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä antaa tilinpitäjälle perintämääräyksellä ohjeet periä hänen vahvistamansa saaminen.

Tilinpitäjä on vastuussa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti laatimista saamisten perintää koskevista määräyksistä. Hän huolehtii siitä, että viraston tulot maksetaan kassaan asianmukaisesti ja että viraston oikeudet turvataan.

Aiheettomasti maksetut määrät peritään takaisin.

40 artikla

Aikoessaan luopua vahvistetun saamisen perimisestä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on tarkastettava, että luopuminen on asianmukainen ja moitteettoman varainhoidon periaatteen mukainen. Hänen on ilmoitettava tästä aikomuksestaan johtokunnalle. Vahvistetun saamisen perimisestä luopuminen osoitetaan tulojen ja menojen hyväksyjän päätöksellä, joka on perusteltava. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi siirtää tätä päätöstä koskevaa toimivaltaa ainoastaan alle 5 000 euron saamisten osalta. Luopumispäätöksessä on mainittava perintätoimet sekä ne oikeudelliset seikat ja muut tosiseikat, jotka tukevat luopumista.

Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on peruutettava vahvistettu saaminen, jos käy ilmi, että oikeudellisissa seikoissa tai muissa tosiseikoissa on virhe, jonka vuoksi saamista ei ole vahvistettu oikein. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi siirtää tätä päätöstä koskevaa toimivaltaa ainoastaan alle 5 000 euron saamisten osalta. Peruuttaminen osoitetaan toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän tekemällä päätöksellä, joka on perusteltava riittävästi.

Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkistaa vahvistetun saamisen määrää ylös- tai alaspäin, jos määrää on muutettava tosiseikoissa esiin tulleen virheen vuoksi, mutta korjaus ei saa johtaa viraston saamisen menettämiseen. Muuttaminen tehdään toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän tekemällä päätöksellä, joka on perusteltava riittävästi.

41 artikla

Perittyään saamisen tilinpitäjä vie sen kirjanpitoon ja antaa sen tiedoksi toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle. Kaikista tilinpitäjän kassaan suoritetuista käteismaksuista on annettava kuitti.

Jos saamista ei ole peritty veloitusilmoituksessa olevaan eräpäivään mennessä, tilinpitäjä ilmoittaa siitä toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle ja aloittaa viipymättä menettelyn saamisen perimiseksi oikeusteitse, soveltuvin osin myös kuittaamalla tai, jos tämä ei ole mahdollista, täytäntöönpanokelpoisella päätöksellä.

Periessään saamisia tilinpitäjä ottaa huomioon velallisen omat selvät, rahassa määritellyt ja erääntyneet saamiset virastolta.

42 artikla

Tilinpitäjä voi yhdessä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän kanssa myöntää lisää maksuaikaa ainoastaan velallisen perustellusta kirjallisesta hakemuksesta ja jos velallinen sitoutuu maksamaan korkoa koko myönnettävältä lisäajalta alkuperäisestä eräpäivästä alkaen ja velallinen toimittaa viraston etujen turvaamiseksi vakuuden, joka kattaa sekä maksamattoman velan pääoman että sen korot.

5   LUKU

Menotapahtumat

43 artikla

Kaikista menoista tehdään sitoumus, joka vahvistetaan, hyväksytään ja maksetaan.

44 artikla

Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on ensin tehtävä talousarviositoumus jokaisesta toimenpiteestä, josta aiheutuu meno talousarvioon, ennen kuin hän voi tehdä oikeudellisen sitoumuksen kolmansiin osapuoliin nähden.

Yksittäisiin tai alustaviin talousarviositoumuksiin liittyvät yksittäiset oikeudelliset sitoumukset on tehtävä viimeistään 31 päivänä joulukuuta vuonna N. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä purkaa käyttämättömiä määriä koskevat oikeudelliset sitoumukset.

45 artikla

Talousarviositoumusta tehdessään toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä huolehtii siitä, että meno on kirjattu oikeaan budjettikohtaan, määrärahat ovat käytettävissä ja meno on asiaan sovellettavien säännösten sekä moitteettoman varainhoidon periaatteen mukainen.

46 artikla

Menoja vahvistaessaan toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkastaa, että velkojalla on oikeus saamiseen, tarkastaa edellytykset, joilla saaminen voidaan vaatia maksettavaksi, ja määrittää tai tarkastaa saamisen aiheellisuuden ja sen määrän. Menon vahvistaminen perustuu tositteisiin, jotka osoittavat, että velkojalla on oikeus saamiseen.

Menojen vahvistuspäätös osoitetaan asiasta vastaavan tulojen ja menojen hyväksyjän allekirjoittamalla hyväksymismerkinnällä. Muussa kuin atk-järjestelmässä hyväksymismerkintä tehdään lyömällä asiakirjaan asiasta vastaavan tulojen ja menojen hyväksyjän allekirjoituksen sisältävä leima. Atk-järjestelmässä asiasta vastaava tulojen ja menojen hyväksyjä hyväksyy maksun omalla salasanallaan.

47 artikla

Menoja hyväksyessään toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä antaa tilinpitäjälle maksumääräyksellä ohjeet maksaa vahvistamansa meno. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päivää ja allekirjoittaa maksumääräyksen ja siihen liitetään tarvittaessa vahvistus, että tavara on merkitty 64 artiklassa tarkoitettuun omaisuusluetteloon.

Tilinpitäjä maksaa menot käytettävissä olevien varojen rajoissa.

48 artikla

Menot on vahvistettava, hyväksyttävä ja maksettava yleisen varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen ja niissä vahvistettujen määräaikojen mukaisesti.

6   LUKU

Sisäinen tarkastaja

49 artikla

Virastojen sisäisen tarkastuksen tehtävästä vastaa komission sisäinen tarkastaja.

Komission sisäisellä tarkastajalla on virastojen osalta samat yleisen varainhoitoasetuksen 85 ja 86 artiklan mukaiset toimivaltuudet kuin komission yksiköiden osalta. Sisäinen tarkastaja antaa kertomuksen havainnoistaan ja suosituksistaan johtokunnalle ja johtajalle. Nämä varmistavat puolestaan, että tarkastusten perusteella annettuja suosituksia noudatetaan, ja tiedottavat asiasta komissiolle. Sisäinen tarkastaja toimittaa virastolle ja tiedoksi komissiolle vuosikertomuksen, jossa ilmoitetaan sisäisten tarkastusten lukumäärä ja tyyppi, annetut suositukset ja näiden suositusten johdosta toteutetut jatkotoimet.

Vastuu, joka sisäisellä tarkastajalla on hoitaessaan virkatehtäviään, määräytyy yleisen varainhoitoasetuksen 87 artiklan mukaisesti.

Virasto toimittaa vastuuvapauden myöntäjälle ja komissiolle vuosittain viraston johtajan laatiman yhteenvetokertomuksen sisäisen tarkastajan toimittamien sisäisten tarkastusten määrästä ja tyypistä, annetuista suosituksista sekä näiden suositusten johdosta toteutetuista jatkotoimista.

V   OSASTO

JULKISET HANKINNAT

50 artikla

1.   Viraston toiminnan yhteydessä tehtäviin julkisiin hankintoihin sovelletaan yleisen varainhoitoasetuksen ja asetuksen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 säännöksiä.

2.   Toimeenpanovirasto voi pyytää saada osallistua hankintaviranomaisena komission tai toimielinten yhteisiin julkisiin hankintamenettelyihin.

3.   Poiketen 1 kohdasta toimeenpanovirastojen on ennen hankintamenettelyn järjestämistä ensisijaisesti käytettävä sellaisia tavara- ja palveluhankintoja sekä työsuorituksia, jotka komissio tai toimielinten yhteiset toimistot pystyvät itse toteuttamaan.

VI   OSASTO

TILINPÄÄTÖS JA KIRJANPITO

1   LUKU

Tilinpäätös

51 artikla

Viraston tilinpäätösasiakirjat käsittävät tilinpäätöksen ja selvityksen talousarvion toteuttamisesta. Tilinpäätöksen liitteissä on oltava selvitys varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallinnosta.

52 artikla

Tilinpäätöksen on oltava asianmukainen, totuudenmukainen ja täydellinen ja sen on annettava oikea kuva

53 artikla

Tilinpäätöksen laadinnassa noudatetaan asetuksessa (EY, Euratom) N:o 2342/2002 esitettyjä yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita, joita ovat toimintojen jatkuvuus, varovaisuus, kirjanpitomenetelmien johdonmukaisuus, tietojen vertailtavuus, olennaisuus, bruttoperiaate, sisältöpainotteisuus ja suoriteperusteinen kirjanpito.

54 artikla

Suoriteperusteisen kirjanpidon periaatteen mukaisesti tilinpäätöksessä otetaan huomioon varainhoitovuoden kulut ja tuotot niiden maksupäivästä riippumatta.

Vastaavan ja vastattavan arvo määritetään 59 artiklassa säädetyissä kirjanpitomenetelmissä vahvistettuja arvostussääntöjä noudattaen.

55 artikla

Tilinpäätös laaditaan euroina ja se sisältää

Tilinpäätöksen liitteessä täydennetään ja tulkitaan esitettyjä tietoja ja annetaan kaikki kansainvälisesti hyväksytyn kirjanpitokäytännön edellyttämät lisätiedot, jos nämä tiedot ovat viraston toimintojen kannalta olennaisia.

56 artikla

Talousarvion toteuttamisselvitys laaditaan euroina. Siihen kuuluu

57 artikla

Viraston tilinpäätös konsolidoidaan komission tilinpäätöksen kanssa asetuksen (EY) N:o 58/2003 14 artiklassa säädetyn menettelyn ja seuraavien säännösten mukaisesti:

2   LUKU

Kirjanpito

58 artikla

1.   Viraston kirjanpito on järjestelmä, johon järjestetään talousarviota ja rahoitusta koskevat tiedot ja jonka avulla voidaan koota, luokitella ja kirjata numerotietoja.

Kirjanpito muodostuu liikekirjanpidosta ja talousarviokirjanpidosta. Molempia hoidetaan kalenterivuosittain ja euromääräisinä.

Liikekirjanpitoa ja talousarviokirjanpitoa koskevat tiedot vahvistetaan varainhoitovuoden päättyessä 1 luvussa tarkoitetun tilinpäätöksen laatimiseksi.

2.   Mitä 1 kohdassa säädetään ei estä tulojen ja menojen hyväksyjää suorittamasta kustannuslaskentaa.

59 artikla

Komission tilinpitäjä vahvistaa yleisen varainhoitoasetuksen 133 artiklassa säädettyä vastaavalla tavalla kirjanpidossa noudatettavat säännöt ja menetelmät sekä yhdenmukaistetun tililuettelon, jota viraston on noudatettava.

60 artikla

Liikekirjanpitoon merkitään aikajärjestyksessä kahdenkertaista kirjanpitoa noudattaen tapahtumat ja toimenpiteet, jotka vaikuttavat viraston taloudelliseen asemaan ja rahoitustilanteeseen sekä varallisuuteen.

61 artikla

Eri tilitapahtumat ja saldot viedään kirjanpitoon.

Kirjausten, myös niiden korjausten, on perustuttava tositteisiin, joilla kirjanpitotapahtuma voidaan todentaa. Kirjanpitojärjestelmän avulla on kyettävä jäljittämään kaikki kirjaukset.

62 artikla

Viraston tilinpitäjä tekee varainhoitovuoden päätyttyä ja lopullisen tilinpäätöksen esittämiseen saakka oikaisut, jotka ovat tarpeen asianmukaiset, oikeat ja riittävät tiedot sisältävän tilinpäätöksen laatimiseksi mutta jotka eivät aiheuta kyseistä varainhoitovuotta koskevia kassasta- tai kassaanmaksuja.

63 artikla

Talousarviokirjanpidon avulla voidaan seurata yksityiskohtaisesti talousarvion toteuttamista. Talousarviokirjanpitoon kirjataan kaikki IV osastossa säädetyt talousarvion toteuttamistoimet tuloina ja menoina.

64 artikla

Viraston tilinpitäjä laatii kaikista viraston varallisuuden perustana olevista aineellisista ja aineettomista hyödykkeistä sekä rahoitusomaisuudesta komission tilinpitäjän laatiman mallin mukaiset pysyvät omaisuusluettelot, joihin merkitään omaisuuden määrä ja arvo. Tilinpitäjän on tarkistettava, että omaisuusluetteloon tehdyt merkinnät vastaavat todellisuutta.

Irtaimen omaisuuden myymisestä on tiedotettava asianmukaisesti.

VII   OSASTO

ULKOINEN TARKASTUS JA VASTUUVAPAUS

65 artikla

Tilintarkastustuomioistuin tarkastaa viraston tilit perustamissopimuksen 248 artiklan mukaisesti.

Tilintarkastustuomioistuin suorittaa tarkastuksensa yleisen varainhoitoasetuksen 139–144 artiklan mukaisesti.

Johtokunnan on toimitettava lopullisesti vahvistettu talousarvionsa tilintarkastustuomioistuimelle. Johtokunnan on ilmoitettava tilintarkastustuomioistuimelle viipymättä kaikki 15, 18, 26 ja 31 artiklan soveltamiseksi tehdyt päätökset ja toteutetut toimet.

66 artikla

Viimeistään vuoden N+2 29 päivänä huhtikuuta Euroopan parlamentti myöntää neuvoston määräenemmistöllä antamasta suosituksesta johtajalle vastuuvapauden varainhoitovuoden N hallintobudjetin toteuttamisesta.

Päätös vastuuvapauden myöntämisestä koskee viraston kaikkien tulojen ja menojen tilejä sekä niiden saldoa ja viraston taseessa esitettyjä varoja ja velkoja. Vastuuvapaus myönnetään samanaikaisesti Euroopan unionin yleisen talousarvion toteuttamista koskevan vastuuvapauden kanssa.

Vastuuvapauden myöntämistä varten Euroopan parlamentti tutkii neuvoston jälkeen viraston tilit, tilinpäätöksen ja talousarvion toteuttamisselvityksen. Se tutkii myös asetuksen (EY) N:o 58/2003 14 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun tilintarkastustuomioistuimen kertomuksen, jonka liitteenä on viraston johtajan vastaus.

Yleisen varainhoitoasetuksen 146 artiklan 3 kohdassa säädettyyn tapaan johtaja antaa Euroopan parlamentille tämän pyynnöstä kaikki kyseistä varainhoitovuotta koskevan vastuuvapausmenettelyn moitteetonta toteuttamista varten tarvittavat tiedot.

67 artikla

Johtaja ja komissio pyrkivät kaikin tavoin toimimaan vastuuvapauden myöntämistä koskevaan Euroopan parlamentin päätökseen liitettyjen huomautusten sekä neuvoston vastuuvapaussuosituksiin liitettyjen selvitysten mukaisesti.

Johtaja antaa Euroopan parlamentin tai neuvoston pyynnöstä selvityksen toimenpiteistä, jotka on toteutettu näiden huomautusten ja selvitysten perusteella. Johtaja toimittaa toimenpiteitä koskevan selvityksen komissiolle ja jäljennöksen siitä tilintarkastustuomioistuimelle.

VIII   OSASTO

SIIRTYMÄ- JA LOPPUSÄÄNNÖKSET

68 artikla

Edellä 57 artiklassa tarkoitettuja määräaikoja sovelletaan ensimmäisen kerran varainhoitovuonna 2005.

Aiempien varainhoitovuosien määräajat ovat seuraavat:

VI osaston säännöksiä aletaan soveltaa teknisten mahdollisuuksien mukaan asteittain, jotta säännökset voisivat tulla kokonaisuudessaan voimaan varainhoitovuonna 2005.

69 artikla

Euroopan parlamentilla, neuvostolla ja komissiolla on oikeus saada ilmoitus kaikista niiden toimivaltaan kuuluvista talousarvioasioihin liittyvistä tiedoista ja selvityksistä.

70 artikla

Tämä asetus tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

(1)  EYVL L 11, 16.1.2003, s. 1.

(2)  EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1.

(3)  EYVL L 357, 31.12.2002, s. 1.