Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön hallintoneuvoston päätös,

tehty 26 päivänä maaliskuuta 2004,

asetuksen (EY) N:o 1049/2001, joka koskee yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin, soveltamissääntöjen hyväksymisestä

(2004/321/EY)

EUROOPAN ELIN- JA TYÖOLOJEN KEHITTÄMISSÄÄTIÖN HALLINTONEUVOSTO, joka

ottaa huomioon neuvoston asetuksen (EY) N:o 1649/2003(1) Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön luomisesta annetun asetuksen (ETY) N:o 1365/75 muuttamisesta ja asetuksen (ETY) N:o 1417/76 kumoamisesta,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Yleiset periaatteet ja rajoitukset, joissa säännellään oikeutta tutustua asiakirjoihin perustamisasetuksen 255 artiklan tarkoittamalla tavalla, on annettu 30 päivänä toukokuuta 2001 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EY) N:o 1049/2001(2) Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta.

(2) Kun asetus (EY) N:o 1049/2001 hyväksyttiin, kolme toimielintä sopi yhteisessä julistuksessa, että virastojen ja vastaavien elinten pitäisi ottaa käyttöön kyseisen asetuksen mukaiset säännöt.

(3) Neuvoston asetuksessa (EY) N:o 1649/2003, joka on annettu 18 päivänä kesäkuuta 2003, Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön luomisesta annetun asetuksen (ETY) N:o 1365/75 muuttamisesta ja asetuksen (ETY) N:o 1417/76 kumoamisesta, todetaan, että asetusta EY N:o 1049/2001 sovelletaan kehittämissäätiön hallussa oleviin asiakirjoihin.

(4) Asetuksessa (EY) N:o 1649/2003 mainitaan myös, että hallintoneuvosto hyväksyy käytännön järjestelyt asetuksen (EY) N:o 1049/2001 toimeenpanemiseksi kuuden kuukauden kuluessa 29 päivästä syyskuuta 2003 lukien tai siitä, kun neuvoston asetus (EY) N:o 1649/2003 on astunut voimaan.

(5) Selkeät säännöt helpottavat hallinnollista toimivuutta ja auttavat yleisön hakemusten käsittelemisestä vastuussa olevia henkilöitä toimimaan täsmällisesti ja nopeasti,

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

1 artikla

Sovellettavuus ja soveltamisala

1. Oikeus tutustua asiakirjoihin koskee kehittämissäätiön hallussa olevia asiakirjoja, toisin sanoen sen laatimia tai vastaanottamia taikka sen hallussa olevia asiakirjoja.

2. Euroopan unionin kansalaisilla sekä luonnollisilla henkilöillä, jotka asuvat jossain jäsenvaltiossa tai oikeushenkilöillä, joilla on sääntömääräinen kotipaikka jossain jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua kehittämissäätiön asiakirjoihin asetuksen N:o 1049/2001 2 artiklan 1 kohdan mukaisesti.

3. Asetuksen N:o 1049/2001 2 artiklan 2 kohdan mukaisesti kolmansien maiden kansalaisilla, jotka eivät asu missään jäsenvaltiossa, ja oikeushenkilöillä, joiden sääntömääräinen kotipaikka ei ole missään jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua kehittämissäätiön asiakirjoihin samoin ehdoin kuin asetuksen 1049/2001 2 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjoihin tutustumiseen oikeutetut.

2 artikla

Hakemukset asiakirjoihin tutustumista varten

1. Hakemus saada tutustua kehittämissäätiön asiakirjoihin, jotka eivät ole julkisesti saatavilla, tehdään kirjallisesti, myös sähköisessä muodossa, ja riittävän täsmällisesti, jotta asiakirjat ovat kehittämissäätiön tunnistettavissa.

2. Kehittämissäätiö vastaa alkuperäisiin ja uudistettuihin hakemuksiin saada tutustua asiakirjoihin 15 työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta.

3. Jos hakemus on monimutkainen tai laaja, määräaikaa voidaan jatkaa 15 työpäivää. Määräajan jatkaminen on aina perusteltava, ja siitä on ilmoitettava hakijalle ennakkoon.

4. Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6 artiklan 2 kohdassa tarkoitetulla tavalla, kehittämissäätiö pyytää hakijaa toimittamaan lisätietoja, jotta pyydetyt asiakirjat voidaan yksilöidä; vastauksen määräaika alkaa vasta kehittämissäätiön saatua nämä tiedot.

5. Päätöksessä, joka on osittainkin kielteinen, on mainittava epäämisen syy, jonka perustana on jokin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa lueteltu poissulkeva seikka.

3 artikla

Alkuperäisten hakemusten käsittely

1. Hakijalle lähetetään heti hakemuksen kirjaamisen jälkeen vastaanottoilmoitus, paitsi jos vastaus voidaan lähettää paluupostissa. Vastaanottoilmoitus ja vastaus lähetetään kirjallisena, jos mahdollisesta, sähköisessä muodossa.

2. Hallinto-osaston päällikkö ilmoitta hakijalle hänen hakemuksensa saamasta vastauksesta.

3. Jos hakemus hylätään kokonaan tai osittain, hakija voi 15 työpäivän kuluessa siitä, kun hän on vastaanottanut kehittämissäätiön vastauksen, tehdä uudistetun hakemuksen ja pyytää kehittämissäätiötä tarkistamaan kantansa.

4. Hakemuksen tekijä on oikeutettu tekemään uudistetun hakemuksen, jos kehittämissäätiö ei anna vastausta asetetussa määräajassa.

4 artikla

Uudistettujen hakemusten käsittely

1. Johtaja tekee uudistettuja hakemuksia koskevat hylkäävät päätökset. Hän ilmoittaa niistä kehittämissäätiön hallintoneuvostolle.

2. Päätöksestä ilmoitetaan hakijalle kirjallisesti tai tarvittaessa sähköisiä viestintävälineitä käyttäen, ja siinä täsmennetään, mihin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan kohtaan päätös perustuu ja miksi. Päätöksessä ilmoitetaan myös hakijan oikeudesta nostaa kanne Euroopan yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimessa tai kannella Euroopan oikeusasiamiehelle.

5 artikla

Konsultaatio

1. Kun kehittämissäätiö vastaanottaa hakemuksen tutustua sen hallussa olevaan asiakirjaan, joka on peräisin kolmannelta osapuolelta, kehittämissäätiö tarkistaa, sovelletaanko siihen jotakin asetuksen 4 artiklassa mainittua epäämisen perustetta.

2. Jos kehittämissäätiö asian tutkimisen jälkeen katsoo, että asiakirjaan tutustuminen on hylättävä jonkin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa säädetyn seikan nojalla, hakijalle lähetetään kielteinen vastaus ilman, että asiasta keskustellaan asiakirjan laatineen kolmannen osapuolen kanssa.

3. Kehittämissäätiö antaa hakemukseen myönteisen vastauksen keskustelematta asiasta kolmannen osapuolen kanssa, kun

a) pyydetty asiakirja on jo luovutettu, joko sen laatijan toimesta tai asetuksen taikka vastaavien säännösten perusteella;

b) on selvää, että asiakirjan sisällön paljastaminen kokonaan tai osittain ei vahingoita mitään asetuksen 4 artiklassa tarkoitettuja intressejä.

6 artikla

Asiakirjoihin tutustuminen

1. Asiakirjat lähetetään postitse, faksina tai mahdollisesti sähköpostitse. Jos on kyse suuresta asiakirjamäärästä tai vaikeasti käsiteltävistä asiakirjoista, hakijaa voidaan kehottaa tutustumaan asiakirjoihin paikalla. Tämä tutustuminen on maksutonta.

2. Jos asiakirja on julkaistu, vastauksessa ilmoitetaan tiedot julkaisusta ja/tai paikka, jossa asiakirja on saatavilla ja asiakirjan mahdollinen www-osoite kehittämissäätiön Internet-sivustolla.

3. Jos pyydettyjä asiakirjoja on enemmän kuin 20 sivua, hakijalta voidaan periä maksu, joka on 0,40 euroa sivulta ja johon lisätään postimaksu. Muulla tavoin toimitettujen asiakirjojen maksuista päätetään tapauskohtaisesti ilman, että ne eivät ylitä kohtuullista määrää.

7 artikla

Asiakirjarekisteri

1. Jotta asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaiset kansalaisoikeudet toteutuisivat, kehittämissäätiö tarjoaa pääsyn asiakirjarekisteriin, johon voi tutustua kehittämissäätiön Internet-sivustolla.

2. Rekisterissä on asiakirjan nimi, tunnisteviite, asiakirjan aihe ja/tai lyhyt kuvaus siitä sekä asiakirjan vastaanotto- tai laatimis- ja rekisteröintipäivä.

8 artikla

Suoraan yleisön saatavilla olevat asiakirjat

1. Tätä artiklaa sovelletaan ainoastaan niihin asiakirjoihin, jotka on laadittu tai vastaanotettu asetuksen (EY) N:o 1049/2001 voimaantulon jälkeen.

2. Pyynnöstä ilman eri toimenpidettä luovutetaan seuraavat asiakirjat, ja ne asetetaan mahdollisuuksien mukaan suoraan saataville:

a) hallintoneuvoston ja puheenjohtajiston esityslistat ja lopulliset kokouspöytäkirjat;

b) hallintoneuvoston ja puheenjohtajiston hyväksymät päätökset;

c) kolmannelta osapuolelta peräisin olevat asiakirjat, joiden laatija on jo luovuttanut niiden sisällön tai antanut siihen luvan;

d) asiakirjat, joiden sisältö on jo luovutettu aiemman hakemuksen perusteella.

9 artikla

Raportointi

Kehittämissäätiö julkaisee vuosittain vuosikertomuksen yhteydessä tiedot tämän päätökseen toteutumisesta, erityisesti mitä tulee tilastoihin kehittämissäätiön asiakirjoihin tutustumista koskevista pyyntömääristä, kielteisten vastausten määristä ja niiden syistä.

10 artikla

Voimaantulo

Tämä päätös julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä, ja se tulee voimaan sen julkaisemispäivänä.

Tehty Dublinissa 26 päivänä maaliskuuta 2004.

Hallintoneuvoston puolesta

Marjaana Valkonen

(1) EUVL L 245, 29.9.2003, s. 25.

(2) EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43.