Komission suositus,

annettu 7 päivänä joulukuuta 2001,

periaatteista "SOLVIT" ongelmaratkaisun käytössä - sisämarkkinoiden ongelmanratkaisuverkko

(tiedoksiannettu numerolla K(2001) 3901)

(ETA:n kannalta merkityksellinen teksti)

(2001/893/EY)

EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 211 artiklan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Perustamissopimuksen 3 artiklassa asetetaan tavoitteeksi poistaa kaikki esteet tavaroiden, henkilöiden, palveluiden ja pääomien vapaalta liikkumiselta jäsenvaltioiden välillä sisämarkkinoiden toteuttamiseksi. Sekä kansalaiset että yritykset, erityisesti pienyritykset, hyötyisivät siitä, että olisi olemassa tapa ratkaista epävirallisesti ongelmat, joita syntyy sen vuoksi, että tämän tavoitteen saavuttamiseksi annettuja sääntöjä ei sovelleta oikein.

(2) Yhtenäismarkkinoita koskevassa vuoden 1997 toimintasuunnitelmassa(1) kehotettiin jäsenvaltioita perustamaan "kansalaisten ja yritysten yhteyspisteitä", joihin sisämarkkinoiden erityiset ongelmat voidaan kanavoida. Jäsenvaltiot perustivat myös koordinointikeskuksia, jotka tekevät yhteistyötä rajatylittävien ongelmien ratkaisemiseksi, jotka johtuvat siitä, että viranomaiset soveltavat sisämarkkinasääntöjä väärin ("ongelmanratkaisuverkko").

(3) Ongelmanratkaisuverkko on nyt ollut toiminnassa kolme vuotta. Jäsenvaltiot ja komissio ovat sisämarkkinoiden neuvoa-antavassa komiteassa tarkastelleet sen tehokkuutta. Sen suurimmaksi heikkoudeksi on todettu se, että kaikkia tapauksia ei ole käsitelty samalla tavalla ja että ulkopuoliset eivät voineet nähdä kuinka verkko toimi.

(4) Komissio esitti ajatuksensa ongelman ratkaisuksi antamassaan tiedonannossa Tehokas ongelmanratkaisu sisämarkkinoilla ("SOLVIT")(2). Se esitti uutta lähestymistapaa nimeltä "SOLVIT". Komissio esitti sitä verkon tehostamiseksi siten, että perustetaan yhteinen verkkotietokanta. Jäsenvaltioissa sijaitsevat koordinointikeskukset kirjaavat tapaukset ja seuraavat niitä, mikä tehostaa verkon toimintaa ja tekee kansalaisille helpommaksi nähdä kuinka se toimii.

(5) Olisi vahvistettava yhteiset periaatteet, jotta varmistettaisiin, että SOLVIT vastaa kansalaisten ja yritysten tarpeisiin ja jotta yhden jäsenvaltion pyrkimykset toistettaisiin kaikissa muissa jäsenvaltioissa. Lisäksi jäsenvaltioiden olisi varmistettava, että käytettävissä on riittävästi henkilö- ja rahoitusresursseja, jotta koordinointikeskukset pystyvät käsittelemään kasvavaa tapausten lukumäärää, tarjoamaan laadukasta palvelua käyttäjille ja tiedottamaan toiminnastaan.

(6) Euroopan parlamentti, neuvosto(3), talous- ja sosiaalikomitea(4) sekä alueiden komitea(5) ovat kaikki painottaneet tarvetta tehokkaampiin ongelmaratkaisutapoihin.

(7) Valkonen kirja "Eurooppalainen hallintotapa"(6) on osa pyrkimyksiä tehdä Euroopan unionista konkreettisempi kansalaisille ja yrityksille. Siinä myös vahvistetaan jäsenvaltioiden viranomaisten ja tuomioistuinten vastuu yhteisön lainsäädännön oikeasta täytäntöön panemisesta ja soveltamisesta.

(8) Koska SOLVIT on epävirallisen ongelmanratkaisun verkko, sen olisi käsiteltävä ainoastaan tapauksia, jotka eivät ole oikeudellisen menettelyn kohteena kansallisella tai yhteisön tasolla. Hakija voi milloin tahansa aloittaa oikeudellisen menettelyn, jolloin ongelma kirjataan tietokannassa päätetyksi. Jos on olemassa muita tehokkaita rajatylittävien ongelmien ratkaisutapoja, SOLVIT-verkon tarkoituksena ei ole korvata niitä, vaan ohjata soveltuvat tapaukset muihin menettelyihin.

(9) Menestyksekäs ongelmanratkaisu edellyttää jäsenvaltioiden koordinointikeskuksilta työskentelyä yhdessä. Hakijan kotijäsenvaltiossa sijaitsevan koordinointikeskuksen olisi varmistettava, että tapaus on perusteltu ja että kaikki asiaan liittyvät tiedot ovat saatavilla. Tämän jälkeen sen jäsenvaltion koordinointikeskus, jossa ongelma esiintyy, ryhtyy toimiin sen ratkaisemiseksi.

(10) Kummankin koordinointikeskuksen olisi vahvistettava, että tapaus on perusteltu ja että ne tekevät parhaansa sen ratkaisemiseksi tietyssä määräajassa, jota voidaan poikkeuksellisissa olosuhteissa pidentää.

(11) Hakijalle olisi kerrottava ennakolta kuinka tapauksia käsitellään ja missä määräajoissa. Hakijoita olisi muistutettava, että niiden käytettävissä saattaa olla muita virallisempia ratkaisukeinoja kuten oikeudellinen menettely. Virallisten keinojen hyödyntäminen voi edellyttää asian vireillepanoa tietyssä määräajassa, jota ei voi lykätä SOLVIT-verkon käyttämisen perusteella. Hakijoiden ei ole pakko hyväksyä ehdotettuja ratkaisuja. Koska SOLVIT on epävirallinen ongelmanratkaisukeino, se ei tarjoa hakijalle valitusmahdollisuutta ehdotetuista ratkaisuista.

(12) Kaikkien ehdotettujen ratkaisujen olisi oltava yhteisön lainsäädännön mukaisia. Komissio pidättää oikeuden ryhtyä toimiin jäsenvaltioita vastaan, jos se katsoo, että näin ei voi olla.

(13) Luottamuksellisten tietojen suojaaminen olisi varmistettava kaikin asianmukaisin toimin.

(14) Tässä suosituksessa esitettyjä periaatteita olisi sovellettava siitä lähtien, kun verkkotietokanta on käyttökunnossa,

SUOSITTELEE:

I YLEISTÄ

A. Aihe ja soveltamisala

Tässä jäsenvaltioille osoitetussa suosituksessa esitetään periaatteet, joita niiden koordinointikeskusten on noudatettava niiden pyrkiessä ratkaisemaan sisämarkkinalainsäädännön soveltamiseen liittyviä rajatylittäviä ongelmia osana SOLVIT-verkkoa.

Sitä ei sovelleta ongelmiin, jotka ovat oikeudellisen menettelyn kohteena jäsenvaltiossa tai yhteisössä.

B. Määritelmät

Tässä suosituksessa tarkoitetaan:

1) "koordinointikeskuksella" jäsenvaltion hallinnon osastoa, jonka velvollisuutena on käsitellä rajatylittäviä ongelmia, joita yksityiset tai yritykset esittävät;

2) "vastaanottavalla koordinointikeskuksella" siinä jäsenvaltiossa sijaitsevaa koordinointikeskusta, jossa rajatylittävä ongelma esitettiin;

3) "johtavalla koordinointikeskuksella" siinä jäsenvaltiossa sijaitsevaa koordinointikeskusta, jossa rajatylittävä ongelma ilmeni;

4) "rajatylittävällä ongelmalla" yksityisen tai yrityksen jossakin jäsenvaltiossa kohtaamaa ongelmaa, joka liittyy siihen, miten jonkin toisen jäsenvaltion viranomaiset soveltavat sisämarkkinalainsäädäntöä; näihin kuuluvat tilanteet, joissa kansalainen tai yritys, jolla on hallinnollinen side (esimerkiksi kansalaisuus, pätevyys, sijoittautuminen) yhteen jäsenvaltioon, on jo toisessa jäsenvaltiossa, jossa ongelma ilmenee;

5) "sisämarkkinasäännöillä" sisämarkkinoiden toimintaa sääteleviä sääntöjä perustamissopimuksen 14 artiklan 2 kohdan mukaisesti;

6) "oikeudellisella menettelyllä" virallista menettelyä riita-asioiden ratkaisemiseksi tuomioistuimessa tai muussa lainkäyttöelimessä;

7) "hakijalla" yksityistä tai yritystä, joka on jättänyt rajatylittävän ongelman koordinointikeskuksen ratkaistavaksi.

II PERIAATTEET

A. Vastaanottava koordinointikeskus

1. Vastaanottavan koordinointikeskuksen olisi kirjattava rajatylittävä ongelma SOLVIT-tietokantaan.

2. Ennen tapauksen kirjaamista tietokantaan vastaanottavan koordinointikeskuksen olisi

a) varmistettava tapauksen asiaperusteet,

b) tarkistettava, voitaisiinko tapaus ratkaista paremmin muilla keinoilla, esimerkiksi euroneuvontakeskusten verkon välityksellä,

c) tutkittava, onko oikeudellinen menettely tarkoituksenmukaisempi.

Jos tapaus on jo varsinaisten oikeudellisen menettelyn kohteena, koordinointikeskuksen ei pitäisi kirjata sitä tietokantaan. Jos hakija päättää jossain vaiheessa ryhtyä oikeudelliseen menettelyyn, tapaus olisi poistettava tietokannasta.

3. Kun vastaanottava koordinointikeskus kirjaa tapauksen tietokantaan, sen olisi annettava kaikki tapausta koskevat tiedot johtavalle koordinointikeskukselle ongelman nopean ratkaisemisen mahdollistamiseksi, jollei H kohdassa määrätystä luottamuksellisuudesta muuta johdu.

4. Vastaanottavan koordinointikeskuksen olisi pidettävä yhteyttä hakijaan, kunnes tapaus on ratkaistu.

B. Johtava koordinointikeskus

1. Johtavan koordinointikeskuksen olisi vahvistettava viikon kuluessa, ottaako se tapauksen käsiteltäväkseen, ja toimitettava se asianomaiselle hallintoyksikölleen toimenpiteitä varten. Mahdollisia lisätietoja olisi pyydettävä vastaanottavalta koordinointikeskukselta mahdollisimman pian. Jos johtava koordinointikeskus ei ota tapausta käsiteltäväkseen, tämä olisi automaattisesti ilmoitettava tietokannassa samoin kuin kieltäytymisen syyt. Vastaanottavan koordinointikeskuksen olisi ilmoitettava asiasta hakijalle, joka voi jatkaa tapauksen käsittelyä virallisemmin menettelyin.

2. Johtavan koordinointikeskuksen olisi otettava vastuu rajatylittävän ongelman ratkaisemisesta.

C. Hakijalle annettavat tiedot

1. Vastaanottavan koordinointikeskuksen olisi annettava hakijalle ennakolta tiedot menettelystä ja määräajoista. Tähän olisi kuuluttava siitä tiedottaminen, että käytettävissä saattaa olla muita virallisempia oikaisukeinoja kansallisella ja yhteisön tasolla. Olisi huomautettava, että kansallisessa lainsäädännössä voi olla määräaikoja, joita on noudatettava, ettei hakija menettäisi oikeuksiaan; ja että SOLVIT ei vaikuta näihin määräaikoihin.

2. Hakijoille olisi myös kerrottava, ettei ehdotettuja ratkaisuja ole pakko hyväksyä. Niistä ei kuitenkaan voi asettaa kyseenalaiseksi SOLVIT-verkossa. Jos ongelmaa ei voida ratkaista SOLVIT-verkon avulla, tai jos ehdotettua ratkaisua ei voida hyväksyä, hakija voi silti halutessaan aloittaa oikeudellisen menettelyn. Jos oikeudellinen menettely aloitetaan ongelmanratkaisuvaiheessa, tämä johtaa tapauksen poistamiseen SOLVIT-verkosta.

D. SOLVIT-tietokantaan pääsy

1. Vastaanottavan koordinointikeskuksen ja johtavan koordinointikeskuksen olisi voitava kirjata tietoja SOLVIT-tietokantaan ja päättää tapauksen käsittely.

2. Muilla koordinointikeskuksilla olisi oltava ainoastaan voitava lukea tietoa, joka on nimetöntä. Hakijalla olisi oltava mahdollisuus lukea tapauksensa tietoja.

E. Määräajat

1. Heti kun johtava koordinointikeskus vahvistaa ottavansa tapauksen käsittelyyn, tietokantaan on merkittävä päivämäärä, johon mennessä ongelma olisi oltava ratkaistu. Ongelman ratkaisemisen määräajan olisi oltava kymmenen viikkoa.

2. Vastaanottava koordinointikeskus ja johtava koordinointikeskus voivat poikkeustapauksissa sopia määräajan pidentämisestä enintään neljällä viikolla, jos ne pitävät todennäköisenä, että ratkaisu voidaan saavuttaa tässä ajassa.

F. Tietojenvaihto ja viestintä

1. Johtavan koordinointikeskuksen olisi tehtävä parhaansa tapauksen ratkaisemiseksi tiiviissä yhteistyössä muiden hallintonsa osien kanssa.

2. Sähköpostia ja muita nopeita viestintätapoja olisi käytettävä mahdollisimman paljon.

3. Johtavan koordinointikeskuksen olisi tiedotettava vastaanottavalle koordinointikeskukselle asian edistymisestä. Sen olisi päivitettävä tietokannassa olevat tiedot muutoksen jälkeen tai vähintään kerran kuukaudessa.

4. Vastaanottavan koordinointikeskuksen ja johtavan koordinointikeskuksen olisi sovittava, millä kielellä ne ovat yhteydessä keskenään, ottaen huomioon, että tavoitteena on ongelmien ratkaiseminen epävirallisten yhteyksien avulla mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti hakijan etujen mukaisesti.

5. Vastaanottavan koordinointikeskuksen olisi tarvittaessa huolehdittava hakijan toimittamien asiakirjojen kääntämisestä.

G. Tapauksen ratkaisu

1. Kaikkien ehdotettujen ratkaisujen olisi oltava yhteisön lainsäädännön mukaisia. Komissio pidättää oikeuden ryhtyä toimiin jäsenvaltioita vastaan, jos se katsoo, että näin ei ole.

2. Kun ongelma ratkaistaan määräajassa, johtavan koordinointikeskuksen ja vastaanottavan koordinointikeskuksen olisi vahvistettava olevansa yhtä mieltä siitä, että ongelma on ratkaistu, ja kirjattava tämä tietokantaan. Johtavan koordinointikeskuksen olisi annettava vastaanottavalle koordinointikeskukselle tieto siitä, kuinka hakija voi hyödyntää ratkaisua.

3. Jos johtava koordinointikeskus toteaa, että asianomainen jäsenvaltio on noudattanut sisämarkkinasääntöjä ja että tapaus on sen vuoksi perusteeton, sen on kirjattava tämä seikka tietokantaan. Vastaanottavan koordinointikeskuksen olisi ilmoitettava hakijalle perusteista. Hakija voi halutessa jatkaa tapauksen käsittelyä virallisemmin menettelyin.

H. Luottamuksellisuus

1. Vastaanottavan koordinointikeskuksen olisi tavallisesti ilmoitettava hakijan henkilöllisyys johtavalle koordinointikeskukselle ongelmanratkaisun helpottamiseksi. Hakijalle olisi ilmoitettava tästä heti menettelyn alussa ja annettava mahdollisuus esittää väitteensä, että tapauksessa henkilöllisyyttä ei olisi ilmaistava.

2. Johtavan koordinointikeskuksen olisi käytettävä hakijan antamia tietoja ainoastaan tapauksen ratkaisemista varten.

3. Kaupallisesti arkaluontoisten tai henkilötietojen suojaaminen on kaikissa vaiheissa varmistettava asianmukaisin toimin ja erityisesti siirrettäessä tietoja verkon välityksellä.

III SOVELTAMISPÄIVÄ JA OSOITUS

Tätä suositusta sovelletaan 1 päivästä kesäkuuta 2002.

Tämä suositus on osoitettu kaikille jäsenvaltioille.

Tehty Brysselissä 7 päivänä joulukuuta 2001.

Komission puolesta

Frederik Bolkestein

Komission jäsen

(1) CSE (97) 1 lopullinen, 4.6.1997.

(2) KOM(2001) 702 lopullinen, 27.11.2001.

(3) Neuvoston päätöslauselma, 31.5.2001.

(4) CES 702/2001, 30.-31.5.2001.

(5) CdR 200/2001 Rev. 2, 14.-15.11.2001.

(6) KOM(2001) 428, 25.4.2001.