Tämä asiakirja on ainoastaan dokumentointitarkoituksiin. Toimielimet eivät vastaa sen sisällöstä.

Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle

EUROOPAN YHTEISÖJEN NEUVOSTO, joka

ottaa huomioon Euroopan talousyhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 235 artiklan,

ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 203 artiklan,

ottaa huomioon komission ehdotuksen ( 1 ),

ottaa huomioon Euroopan parlamentin lausunnon ( 2 ),

sekä katsoo, että

Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön toimielimet ovat tehtäväänsä hoitaessaan koonneet yhteyteensä laajat arkistokokoelmat; nämä arkistot ovat yhteisöjen, joista kukin on oikeushenkilö, omaisuutta,

on vakiintunut käytäntö, niin jäsenmaissa kuin kansainvälisissä yhteisöissäkin, että arkistot avataan yleisölle tiettyjen vuosien kuluttua; olisi laadittava yhteiset säännöt Euroopan yhteisöjen historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle,

osaa Euroopan talousyhteisöstä ja Euroopan atomienergiayhteisöstä lähtöisin olevista asiakirjoista säilytetään jäsenvaltioiden arkistoissa; jäsenvaltiot soveltavat erilaisia määräaikoja ja edellytyksiä arkistojensa avaamisessa yleisölle; olisi estettävä se, että yhteisöjen toimielimistä lähtöisin olevat salaisiksi luokitellut asiakirjat tulevat julkisiksi kansallisten arkistojen kautta sellaisin edellytyksin, jotka eivät ole yhtä tiukkoja kuin tässä asetuksessa säädetyt edellytykset;

Euroopan yhteisöjen arkistojen käyttö ja kriittinen tarkastelu eivät ainoastaan palvele historian tutkimusta yleisesti vaan myös auttavat asianomaisten tahojen toimintaa yhteisön tasolla ja helpottavat näin yhteisöjen tavoitteiden toteuttamista,

perustamissopimuksissa ei ole määräyksiä erityisestä toimivallasta asiaan liittyvien sääntöjen laatimiseksi,

on syytä vahvistaa ainoastaan tietyt perusperiaatteet ja jättää kunkin yhteisön toimielimen tehtäväksi niiden yksityiskohtaisten soveltamissääntöjen antaminen, jotka osoittautuvat tarpeellisiksi näiden periaatteiden sisäiseksi täytäntöönpanemiseksi,

ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:

1. Tämän asetuksen tarkoituksena on varmistaa, että historiallisesti tai hallinnollisesti arvokas tieto säilytetään ja asetetaan yleisön saataville mahdollisimman laajalti.

Tätä varten kukin Euroopan yhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön toimielin sekä Euroopan talous- ja sosiaalikomitea, alueiden komitea ja vastaavat lainsäätäjän perustamat virastot ja elimet (jäljempänä ”toimielimet”) perustaa historiallisen arkistonsa ja avaa sen yleisölle tässä asetuksessa säädetyin edellytyksin 30 vuoden kuluttua asiakirjan antamisesta.

3. Asiakirjat, jotka on saatettu yleisön saataville ennen 1 kohdassa säädetyn määräajan päättymistä, pidetään edelleen yleisön saatavilla rajoituksetta.

4. Edellä 1 kohdassa mainitun 30 vuoden määräajan päätyttyä pääsy historiallisiin arkistoihin myönnetään jokaiselle, joka esittää asiasta pyynnön ja joka suostuu noudattamaan kunkin toimielimen tätä varten laatimia sisäisiä sääntöjä.

5. Historiallisten arkistojen asiakirjoista ovat käytettävissä jäljennökset. Toimielimet voivat kuitenkin antaa alkuperäisen asiakirjan nähtäväksi, jos sitä vaatii käyttäjän erityinen ja asianmukaisesti perusteltu etu.

1. Jos asiakirjoihin sovelletaan Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 ( 3 ) 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitettua poikkeusta, joka koskee yksityiselämää ja yksilön koskemattomuutta, tai asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa tarkoitettua poikkeusta, joka koskee tietyn luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisia etuja, mukaan lukien teollis- ja tekijänoikeudet, kyseistä poikkeusta voidaan soveltaa koko asiakirjaan tai sen osaan kauemminkin kuin 30 vuoden ajan, mikäli asiaankuuluvat soveltamisedellytykset edelleen täyttyvät.

2. Asiakirjat, joihin sovelletaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitettua poikkeusta, joka koskee yksityiselämää ja yksilön koskemattomuutta, Euroopan yhteisöjen henkilöstön henkilökansiot mukaan luettuina, voidaan julkistaa yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 ( 4 ) ja erityisesti sen 4 ja 5 artiklan mukaisesti.

3. Ennen kuin toimielin voi päättää saattaa yleisön saataville asiakirjat, joiden julkistaminen voisi vahingoittaa asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan ensimmäisessä luetelmakohdassa tarkoitettuja tietyn luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisia etuja, mukaan lukien teollis- ja tekijänoikeudet, sen on ilmoitettava asianomaiselle henkilölle asianomaisen toimielimen määrittämien sääntöjen mukaisesti aikomuksestaan saattaa kyseiset asiakirjat yleisön saataville. Kyseisiä asiakirjoja ei julkisteta, jos toimielin asianomaisen henkilön huomautukset huomioon ottaen katsoo, että julkistamisella vahingoitettaisiin tällaisia taloudellisia etuja, jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä julkistamista.

4. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 9 artiklassa tarkoitettuihin arkaluonteisiin asiakirjoihin voi tutustua kyseisessä artiklassa asetetuissa rajoissa.

Yleisön saatavilla eivät ole asiakirjat, jotka on luokiteltu johonkin Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen 24 artiklan soveltamisesta 31 päivänä heinäkuuta 1958 annetun neuvoston asetuksen N:o 3 ( 5 ) 10 artiklassa mainittuun salassapitoluokkaan ja joiden salassapitoluokitusta ei ole poistettu.

Varmistaakseen 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun 30 vuoden määräajan noudattamisen kukin toimielin tutkii ajoissa ja viimeistään asiakirjojen antamispäivää seuraavan 25:nnen vuoden kuluessa kaikki asianomaisen toimielimen sääntöjen mukaisesti luokitellut asiakirjat päättääkseen niiden salassapitoluokituksen mahdollisesta poistamisesta. Asiakirjat, joiden salassapitoluokitusta ei poisteta ensimmäisessä tutkimuksessa, tutkitaan uudestaan säännöllisin väliajoin vähintään joka viides vuosi.

Kun jäsenvaltio aikoo 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun 30 vuoden määräajan umpeuduttua julkistaa toimielimistä peräisin olevia asiakirjoja, joihin sovelletaan 2 tai 3 artiklaa, sen on kuultava asianomaista toimielintä tehdäkseen päätös, joka ei vaaranna tämän asetuksen tavoitteiden saavuttamista.

Kukin toimielin siirtää historialliseen arkistoonsa yleisarkistoissaan olevat asiakirjat viimeistään 15 vuoden kuluttua niiden antamispäivästä. Kunkin toimielimen 9 artiklan mukaisesti vahvistamien perusteiden mukaisesti asiakirjat lajitellaan ensimmäisen kerran säilytettävien asiakirjojen erottelemiseksi niistä, joilla ei ole hallinnollista tai historiallista arvoa.

1. Kukin toimielin sijoittaa historiallisen arkistonsa sopivimpana pitämäänsä paikkaan.

2. Pyynnöstä kukin toimielin antaa historiallisen arkistonsa täydelliset mikrofilmatut jäljennökset, jos ne tämän asetuksen nojalla ovat julkisia, jäsenvaltioiden ja muiden toimielinten käyttöön, jos kyseessä ei ole se jäsenvaltio, jossa toimielin itse sijaitsee, tai sellaiset toimielimet, jotka sijaitsevat samassa jäsenvaltiossa.

1. Kukin toimielin voi vahvistaa tämän asetuksen soveltamista koskevat sisäiset säännöt. Mikäli mahdollista, toimielinten on saatettava arkistonsa yleisön saataville sähköisessä muodossa. Toimielinten on säilytettävä myös erityistarpeisiin mukautetuissa muodoissa olevat asiakirjat (sokeainkirjoitus, suurennettu teksti tai äänite).

2. Kunkin toimielimen on julkaistava vuosittain tiedote historiallisiin arkistoihin liittyvästä toiminnastaan.

Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.

		Virallinen lehti
		No	page	date
►M1	Neuvoston asetus (EY, Euratom) N:o 1700/2003, annettu 22 päivänä syyskuuta 2003,	L 243	1	27.9.2003