EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52017TA1206(31)
Report on the annual accounts of the European Agency for the Operational Management of Large-Scale IT Systems in the Area of Freedom, Security and Justice (eu-LISA) for the financial year 2016, together with the Agency’s reply
Kertomus vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista vastaavan eurooppalaisen viraston (eu-LISA) tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä viraston vastaus
Kertomus vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista vastaavan eurooppalaisen viraston (eu-LISA) tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä viraston vastaus
OJ C 417, 6.12.2017, p. 194–200
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
6.12.2017 |
FI |
Euroopan unionin virallinen lehti |
C 417/194 |
KERTOMUS
vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista vastaavan eurooppalaisen viraston (eu-LISA) tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä viraston vastaus
(2017/C 417/31)
JOHDANTO
1. |
Vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista vastaava eurooppalainen virasto (eu-LISA), jäljempänä ”virasto”, perustettiin Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EY) N:o 1077/2011 (1). Tallinnassa, Strasbourgissa ja Sankt Johann im Pongaussa sijaitseva virasto vastaa toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II), viisumitietojärjestelmän (VIS) ja sormenjälkien vertailuun tarkoitetun Eurodac-järjestelmän operatiivisesta hallinnoinnista. |
2. |
Taulukossa esitetään viraston avainluvut (2). Taulukko Viraston avainluvut
|
TARKASTUSLAUSUMAN PERUSTANA OLEVAT TIEDOT
3. |
Tilintarkastustuomioistuimen valitsema tarkastustapa käsittää analyyttiset tarkastustoimenpiteet, tapahtumien suoran testaamisen ja viraston valvontajärjestelmien keskeisten kontrollien arvioinnin. Tämän lisäksi hyödynnetään muiden tarkastajien työhön perustuvaa evidenssiä ja analysoidaan toimivan johdon vahvistusilmoitukset. |
LAUSUNTO
Tilien luotettavuus Lausunto tilien luotettavuudesta
Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus Tulot Lausunto tilien perustana olevien tulojen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta
Maksut Lausunto tilien perustana olevien maksujen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta
Toimivan johdon ja hallintoelinten velvollisuudet
Tarkastajan velvollisuudet tilien ja niiden perustana olevien toimien tarkastamisen yhteydessä
|
16. |
Jäljempänä esitettävät huomautukset eivät aseta tilintarkastustuomioistuimen lausuntoa kyseenalaiseksi. |
HUOMAUTUKSET TOIMIEN LAILLISUUDESTA JA ASIANMUKAISUUDESTA
17. |
Virasto vastaanotti ja hyväksyi vuonna 2016 tarvikkeita 2,8 miljoonan euron arvosta, vaikka talousarvio- ja oikeudellisia sitoumuksia (sopimuksia) ei ollut tehty. Sitoumukset tehtiin takautuvasti, jotta ostot olisivat sääntöjen mukaisia. |
HUOMAUTUKSET SISÄISISTÄ KONTROLLEISTA
18. |
Komission sisäisen tarkastuksen osasto totesi heinäkuussa 2016 antamassaan tarkastuskertomuksessa, että menettelyjen suunnittelussa ja käytännön toteutuksessa on yleisesti ottaen varmistettu, että virasto huolehtii SIS II-, VIS- ja Eurodac-tietojärjestelmistä tavalla, joka mahdollistaa jatkuvan ja keskeytymättömän tietojenvaihdon järjestelmiä käyttävien kansallisten viranomaisten kesken. Komission sisäisen tarkastuksen osasto ei tuonut esiin kovin suuria ongelmia, mutta se katsoi, että tiettyjen menettelyjen tehokkuutta voidaan vielä parantaa. Nämä menettelyt liittyvät konfiguraation ja muutosten hallintaan, julkaisun ja testauksen hallintaan, ongelmatilanteiden hallintaan sekä palvelujen ja häiriötilanteiden hallintaan. Virasto ja komission sisäisen valvonnan osasto ovat sopineet korjaavia toimenpiteitä koskevasta suunnitelmasta. |
HUOMAUTUKSET BUDJETTIHALLINNOSTA
19. |
Virasto siirsi seuraavalle varainhoitovuodelle osastossa 2 (hallintomenot) yli viisi miljoonaa euroa eli 63 prosenttia sidotuista määrärahoista (2015: yhdeksän miljoonaa euroa eli 50 prosenttia). Siirrot koskevat lähinnä kiinteistöjen kunnossapitoa ja konsulttipalveluja, jotka on määrä suorittaa vuonna 2017. Näin suuren määrän siirtäminen seuraavalle varainhoitovuodelle silloin toteutettavia toimia varten on vastoin talousarvion vuotuisperiaatetta. |
HUOMAUTUKSET MOITTEETTOMASTA VARAINHOIDOSTA JA TULOKSELLISUUDESTA
20. |
Virasto teki kesäkuussa 2015 Strasbourgissa sijaitsevista tiloistaan rakennussopimuksen, jonka arvo on 21,5 miljoonaa euroa. Maksut sovittiin suoritettavaksi pääosin vaiheittaisesti. Lisätäkseen talousarviovarojen käyttöä virasto kuitenkin muutti sopimusta heinäkuussa 2015 niin, että ennakkomaksuista tuli ensisijainen maksutapa. Virasto maksoi marraskuuhun 2016 mennessä sopimusmäärän kokonaan, vaikka rakennustöistä oli saatu valmiiksi alle puolet. |
21. |
Komission edustaja otti viraston hallintoneuvoston kokouksessa vuonna 2016 esiin ylläpitopitokulujen kasvun. Kasvua voidaan perustella monin tavoin, muun muassa järjestelmien toimintojen jatkuvalla kehittämisellä ja lisäämisellä, mutta tilintarkastustuomioistuin havaitsi hankintamenettelyjä, joissa virasto ei ollut tarkistanut, mikä olisi taloudellisin ratkaisu. Virasto esimerkiksi osti puitesopimuksen perusteella 4,6 miljoonan euron arvoisen uuden ohjelmistolisenssin tarkistamatta, oliko puitesopimuspuoli, joka toimi välittäjänä viraston ja mahdollisten ohjelmatoimittajien välillä, löytänyt parhaan hinnan. |
22. |
Virasto teki toukokuussa 2016 erään konsortion kanssa 194 miljoonan euron puitesopimuksen viisumitietojärjestelmän (VIS) ja biometrisen tunnistusjärjestelmän (BMS) jatkokehityksestä ja ylläpidosta enintään kuuden vuoden ajaksi. Sopimus myönnettiin julkisen hankintamenettelyn kautta. Yksi tarjoajille asetetuista keskeisistä hyväksymisvaatimuksista oli, että niillä piti olla kaupallinen pääsy BSM-teknologiaan. BSM-teknologian kehittäneellä yrityksellä ei kuitenkaan ollut sopimusvelvoitetta myöntää kiinnostuneille tarjoajille kaupallista pääsyä, joten menettelyn kilpailullisuuteen kohdistui mahdollinen riski. |
23. |
Virastosta laadittiin komission toimeksiannosta ulkoinen arviointi maalis-joulukuussa 2015. Tulokset esitettiin lopullisessa arviointiraportissa maaliskuussa 2016. Arvioinnissa todettiin, että virasto edistää laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivista hallinnointia vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueella ja hoitaa tehtäväänsä vaikuttavasti. Jotta operatiivista hallinnointia voidaan entisestään parantaa, arvioijat esittivät 64 suositusta. Niistä seitsemää pidettiin kriittisinä ja yhtätoista erittäin tärkeinä. Virasto on laatinut suositukset huomioon ottavan suunnitelman, jota pannaan parhaillaan täytäntöön. |
AIEMPINA VUOSINA ESITETTYJEN HUOMAUTUSTEN SEURANTA
24. |
Liitteessä on yhteenveto korjaavista toimenpiteistä, jotka virasto on toteuttanut tilintarkastustuomioistuimen aiempina vuosina esittämien huomautusten perusteella. |
Tilintarkastustuomioistuimen IV jaosto on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Baudilio TOMÉ MUGURUZAN johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 19. syyskuuta 2017 pitämässään kokouksessa.
Tilintarkastustuomioistuimen puolesta
Klaus-Heiner LEHNE
presidentti
(1) EUVL L 286, 1.11.2011, s. 1.
(2) Lisätietoja viraston toimivaltuuksista ja toiminnasta esitetään sen sivustolla: www.eulisa.europa.eu.
(3) Talousarviota koskevat luvut perustuvat maksumäärärahoihin.
(4) Virkamiehiä, väliaikaisia toimihenkilöitä ja sopimussuhteisia toimihenkilöitä ja kansallisia asiantuntijoita.
Lähde: Viraston toimittamat tiedot.
(5) Tilinpäätöslaskelmat sisältävät taseen, tuloslaskelman, rahavirtalaskelman, nettovarallisuuden muutoksia koskevan laskelman sekä yhteenvedon keskeisistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja muut liitetiedot.
(6) Kertomukset talousarvion toteuttamisesta käsittävät kertomukset, joissa on aggregoitu kaikki talousarviotapahtumat, ja talousarvion liitetiedot.
(7) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012 (EUVL L 298, 26.10.2012, s. 1).
LIITE
Aiempina vuosina esitettyjen huomautusten seuranta
Vuosi |
Tilintarkastustuomioistuimen huomautus |
Korjaavan toimenpiteen tilanne (Toteutettu / Kesken / Tekemättä / Ei relevantti) |
2013 |
Viraston perustamisasetuksen mukaan kunkin Schengenin säännöstön täytäntöönpanoon, soveltamiseen ja kehittämiseen sekä Eurodacia koskeviin toimenpiteisiin osallistuvan valtion on suoritettava maksuosuus viraston talousarvioon. Schengenin säännöstöön liittyneet maat käyttivät viraston hallinnoimia järjestelmiä vuonna 2013, vaikka komission neuvottelut olivat edelleen kesken. |
Kesken |
2014 |
Tilien luotettavuus: tiettyjä seikkoja painottava kappale Asettamatta kyseenalaiseksi kohdassa 8 esitettyä kantaa, tilintarkastustuomioistuin kiinnittää huomiota siihen, miten Schengenin tietojärjestelmä (SIS II), viisumitietojärjestelmä (VIS) ja Eurodac (-järjestelmät) on arvostettu viraston tilinpäätöksessä. Näiden järjestelmien operatiivinen hallinnointi on viraston ydintehtävä. Järjestelmien kehittämisestä aiheutuvien kulujen kokonaismäärästä ei ole luotettavia ja täydellisiä tietoja, joten järjestelmät on kirjattu viraston tileihin komission kirjanpitoon sisältyvän nettokirjanpitoarvon mukaan; kirjauksia päivitettiin vuoden päättyessä (noin 6,6 miljoonaa euroa siirron ajankohtana ja 2,1 miljoonaa euroa 31. joulukuuta 2014). Nettokirjanpitoarvot liittyvät lähinnä tietokonelaitteisiin ja valmiina ostettavien ohjelmistojen osiin eikä niihin sisälly ohjelmistojen kehittämiskuluja (ks. viraston tilinpäätöksen liitetieto 6.3.1). |
Toteutettu |
2015 |
Virasto teki kahden miljoonan euron puitesopimuksen toimeksisaajan kanssa hankintapalveluista (hankintapalvelut), jotka koskivat palveluntarjoajana olevan kolmannen osapuolen koulutus-, valmennus- ja oppisopimuspalveluja (koulutuspalvelut). Toimeksisaaja yksilöi sopivat koulutuspalvelut pyyntöjen mukaan ja esittää koulutuspalveluista hintatarjouksen sekä omasta hankintapalvelustaan maksun (tulospalkkion). Puitesopimuksessa ei kuitenkaan täsmennetty, että hankintapalveluiden olisi oltava viraston varainhoitosääntöihin sisältyvien hankintasäännösten mukaisia. Niin ollen nykyisellä prosessilla, jossa hintatarjous annetaan viraston hyväksyttäväksi, ei taata, että palveluhankinnat ovat kaikkien varainhoitosääntöihin sisältyvien vaatimusten mukaisia. |
Tekemättä |
2015 |
Kiinnostuksenilmaisupyynnöt ja ehdokkaiden esivalinta noin 20 miljoonan euron neuvottelumenettelyyn toteutettiin ilman tulojen ja menojen hyväksyjän valtuutusta. |
Ei relevantti |
2015 |
Sidottuja määrärahoja siirrettiin osastossa 2 (hallintomenot) yhdeksän miljoonaa euroa eli 50 prosenttia kaikista sidotuista määrärahoista (vuonna 2014: 15 miljoonaa euroa eli 87 prosenttia). Määrärahasiirrot liittyvät lähinnä Strasbourgissa sijaitsevan kiinteistön laajennuksesta tehtyyn suureen sopimukseen (4,6 miljoonaa euroa) sekä monivuotisten sopimusten perusteella toteutuneisiin palveluihin. |
Ei relevantti |
2015 |
Schengenin säännöstöön liittyneiden maiden (Sveitsi, Liechtenstein, Islanti ja Norja) kanssa ei ole vieläkään ole sovittu järjestelyistä, joiden yhteydessä määritettäisiin tarkat säännöt asianomaisten maiden osallistumisesta viraston työhön sekä niiden äänioikeudesta ja maksuosuuksista viraston talousarvioon. Sääntöjen puuttuessa Schengenin säännöstöön liittyneet maat osallistuvat viraston talousarvion osaston 3 (toimintamenot) rahoittamiseen EU:n kanssa tehtyjen assosiaatiosopimusten mukaisesti. Maat eivät kuitenkaan vielä osallistu viraston talousarvion osastoihin 1 ja 2 (palkat ja muut hallintomenot) kuuluvien toimien rahoittamiseen. |
Kesken |
2015 |
Tarkastetuista hankintamenettelyistä kävi ilmi, että virasto teki puitesopimuksia yhden ainoan toimeksisaajan kanssa määrittelemättä pyytämiään palveluja tarkasti. Tämä rajoittaa kilpailua ja lisää riippuvuutta kyseisestä toimeksisaajasta. Viraston olisi tehtävä sopimuksia useiden palveluntoimittajien kanssa tai määriteltävä vaaditut palvelut tarkemmin, mikäli se on mahdollista. |
Tekemättä |
VIRASTON VASTAUS
17. |
Menettelyt valittiin kiireellisten operatiivisten tarpeiden vuoksi ja myös jäsenvaltioiden nopeasti kasvaviin muistikapasiteettitarpeisiin reagoimiseksi. |
18. |
Virasto panee merkille tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen. Eu-LISAn ja komission sisäisen tarkastuksen välillä on sovittu toimintasuunnitelmasta kyseisten ongelmien käsittelemiseksi, ja sitä ollaan parhaillaan ottamassa käyttöön. |
20. |
Osastojen 1 ja 2 määrärahasiirtoja tarkistetaan ja suunnitellaan jatkuvasti tavoitteena vähentää niitä ajan myötä mahdollisimman paljon ja käyttää siirtoja vain, kun se on perusteltua. Suoritusindikaattorina mainittakoon, että niistä 19 551 594,31 euron jaksottamattomista määrärahoista, jotka siirrettiin vuodelle 2016, vain 474 015,04 euron määrä peruutettiin (2,42 %). |
21. |
Maksamistapa johtui budjettirajoituksista ja salli C1- ja C2-määrärahojen käyttämisen täysin niiden vuosi n + 1 -sääntöjen mukaisesti, jotka koskevat jaksottamattomia määrärahoja. Ennakkomaksut yhdistettiin sopivaan rahoitusvakuuteen, joka vapautettiin työn etenemisen mukaisesti, mikä minimoi viraston riskin. Rahoitusvakuuksien lisäksi urakoitsija antoi 5 prosentin suoritustakuun. Suoritustakuu liittyy nimenomaisesti sopimusvelvoitteiden täyttämiseen. |
22. |
VIS-järjestelmän ylläpidon jatkamisen osalta todettakoon, että arvioitiin, että ennakoituja muutoksia ei voitu erottaa teknisesti tai taloudellisesti pääsopimuksesta. Tässä suhteessa on pantava merkille, että toimeksisaaja on Elise-hakukoneen immateriaalioikeuksien omistaja. Siksi mikä tahansa muu palveluntarjoaja olisi itse asiassa toimeksisaajan alihankkija eikä siten voisi tarjota parempaa vastinetta rahoille. Lisäksi palvelusopimus 14 ei koskenut ainoastaan pysyviä toimeksisaajan Elise-lisenssejä vaan myös niiden myöhempää ylläpitoa; kyseistä ylläpitoa ei voitu myöntää jollekin muulle palveluntarjoajalle, vaarantamatta toimintakunnossa pitämistä koskevan sopimuksen toimeksisaajan yleistä vastuuta VIS-järjestelmän ylläpidosta. Huomattakoon myös, että pysyvien toimeksisaajan Elise-lisenssien hankkiminen toi virastolle merkittäviä säästöjä pitkällä aikavälillä, arviolta 402 243,22 euroa neljän vuoden aikana. Lopuksi todettakoon, että puitesopimuksen erityisehtojen artikla I.19.1 sisältää ”suosituinta asiakasta” koskevan lausekkeen, mikä myös osaltaan suojelee viraston taloudellista etua hankittaessa laitteistoja tai ohjelmistoja toimeksisaajalta. |
23. |
Virasto myöntää tilintarkastustuomioistuimen havaitseman mahdollisen riskin olemassaolon, mutta katsoo, että se ei toteutunut, koska mikään taloudellinen toimija ei tehnyt vastaväitteitä, jotka olisivat koskeneet niiden pääsyä kyseiseen teknologiaan. Siksi olemme kohtuullisen vakuuttuneita siitä, että sopimusta on noudatettu. |
24. |
Virasto panee merkille tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen ja vahvistaa, että sovittua toimintasuunnitelmaa ollaan parhaillaan toteuttamassa. |