EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52017TA1206(19)
Report on the annual accounts of the European Institute for Gender Equality for the financial year 2016, together with the Institute’s reply
Kertomus Euroopan tasa-arvoinstituutin tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä instituutin vastaus
Kertomus Euroopan tasa-arvoinstituutin tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä instituutin vastaus
OJ C 417, 6.12.2017, p. 120–125
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
6.12.2017 |
FI |
Euroopan unionin virallinen lehti |
C 417/120 |
KERTOMUS
Euroopan tasa-arvoinstituutin tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2016 sekä instituutin vastaus
(2017/C 417/19)
JOHDANTO
1. |
Euroopan tasa-arvoinstituutti (jäljempänä ”instituutti”) perustettiin Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EY) N:o 1922/2006 (1). Vilnassa sijaitsevan instituutin tehtävänä on kerätä, analysoida ja levittää tietoja sukupuolten tasa-arvosta sekä kehittää, analysoida, arvioida ja levittää soveltuvia menetelmiä, jotta voidaan tukea tasa-arvonäkökohdan sisällyttämistä osaksi kaikkia unionin politiikkoja ja niihin perustuvia kansallisia politiikkoja. |
2. |
Taulukossa esitetään instituutin avainluvut (2). Taulukko Instituutin avainluvut
|
TARKASTUSLAUSUMAN PERUSTANA OLEVAT TIEDOT
3. |
Tilintarkastustuomioistuimen valitsema tarkastustapa käsittää analyyttiset tarkastustoimenpiteet, tapahtumien suoran testaamisen ja instituutin valvontajärjestelmien keskeisten kontrollien arvioinnin. Tämän lisäksi hyödynnetään muiden tarkastajien työhön perustuvaa evidenssiä ja analysoidaan toimivan johdon vahvistusilmoitukset. |
LAUSUNTO
Tilien luotettavuus Lausunto tilien luotettavuudesta
Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus Tulot Lausunto tilien perustana olevien tulojen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta
Maksut Lausunto tilien perustana olevien maksujen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta
Toimivan johdon ja hallintoelinten velvollisuudet
Tarkastajan velvollisuudet tilien ja niiden perustana olevien toimien tarkastamisen yhteydessä
|
16. |
Jäljempänä esitettävät huomautukset eivät aseta tilintarkastustuomioistuimen lausuntoa kyseenalaiseksi. |
HUOMAUTUKSET BUDJETTIHALLINNOSTA
17. |
Siirrettyjen sidottujen määrärahojen osuus oli edelleen suuri osastossa 3 (toimintamenot): 1,7 miljoonaa euroa eli 51 prosenttia (vuonna 2015: 2,2 miljoonaa euroa eli 60 prosenttia). Siirrot liittyvät lähinnä tutkimuksiin, jotka jatkuvat vuodenvaihteen jälkeen. Instituutti voi harkita jaksotettujen talousarviomäärärahojen käyttöönottoa. Tällä tavoin otettaisiin paremmin huomioon tapahtumien monivuotisuus ja sopimusten tekemisen, toimitusten ja maksujen väliset väistämättömät viipeet. |
HUOMAUTUKSET SISÄISISTÄ KONTROLLEISTA
18. |
Instituutti käynnisti vuonna 2016 avoimen tarjouspyynnön sukupuolitilastojen välineiden ja resurssien ylläpitoa ja päivittämistä koskevan, enintään 1,6 miljoonan euron arvoisen puitesopimuksen osalta. Tarjouspyyntö jaettiin kahteen erään, joiden rahamääräistä arvoa ei kuitenkaan määritetty. Erään tarjoajan kysymyksen perusteella instituutti tarkensi verkkosivustollaan, että kummankin erän kohdalla enimmäismäärä oli arviolta 800 000 euroa. Yhden ja saman tarjoajan kanssa tehtiin kuitenkin kaksi erillistä puitesopimusta, joissa molemmissa erän enimmäisarvo oli 1,6 miljoonaa euroa; lisäksi oli mahdollisuus nostaa määriä vielä 50 prosentilla per erä. Tämän seurauksena instituutti pystyi tekemään sopimukset puitesopimuksen enimmäiskeston (neljän vuoden) ajaksi aina 4,8 miljoonan euron määrään asti, eli määrä oli kolminkertainen hankintailmoituksessa ilmoitettuun määrään verrattuna. Lisäksi hintakilpailu perustui tarjouspyynnön yhteydessä ainoastaan päiväkohtaiseen hintaan eikä sen ohella otettu huomioon, kuinka paljon aikaa tehtävien suorittamiseen tarvittiin. Näin ollen ei ollut mahdollista yksilöidä ja valita taloudellisesti edullisimpia tarjouksia ja varmistaa, että rahoille saatiin optimaalinen vastine. Nämä puutteet ovat saattaneet haitata kilpailua. Vuonna 2016 suoritettiin maksuja kaikkiaan 87 920 euron arvosta. Tarkastuksen seurauksena instituutti teki muutokset molempiin puitesopimuksiin vähentäen enimmäismäärän kummankin sopimuksen kohdalla 800 000 euroon (enintään 50 prosentin lisäys mahdollinen). |
19. |
Tarjouspyynnössä, joka liittyi neuvottelumenettelyyn yhden tietotekniikkavälineiden ja tietokantojen toimittamista ja ylläpitoa tarjoavan tarjoajan kanssa, rajattiin enimmäishinta kaikkien kolmen määritellyn tuotoksen osalta 81 000 euroksi (ilman alv:ta). Tarjouksessa mainittiin, että kyseisen määrän ylittäviä tarjouksia ei otettaisi huomioon. Instituutti sai tarjouksen kahdelle kolmesta tarjouspyynnön kohteena olleesta tuotoksesta, ja se teki 97 410 euron arvoisen palvelusopimuksen. Vuonna 2016 suoritettiin maksuja kaikkiaan 73 057 euron arvosta. |
HUOMAUTUKSET MOITTEETTOMASTA VARAINHOIDOSTA JA TULOKSELLISUUDESTA
20. |
Instituutti julkaisi tammikuussa 2016 itseään koskevan ulkoisen arvioinnin. Arvioinnissa todettiin, että instituutin toiminta vastasi sen tehtävänkuvaa ja että sen hallinto saa hyvän arvosanan hallinnoinnin ja tehokkuuden osalta. Arvioinnissa esitettiin kuitenkin useita suosituksia instituutin toimien parantamiseksi. Siinä muun muassa ehdotettiin, että asetetaan selvemmät prioriteetit, kohdennetaan tuotokset paremmin, kehitetään synergioita ulkoisten toimijoiden kanssa ja vahvistetaan instituutin hallintoneuvoston roolia sekä selvennetään asiantuntijaryhmän roolia. Instituutti on aloittanut suositusten toteuttamista koskevan toimintasuunnitelman täytäntöönpanon. |
AIEMPINA VUOSINA ESITETTYJEN HUOMAUTUSTEN SEURANTA
Liitteessä on yhteenveto korjaavista toimenpiteistä, jotka instituutti on toteuttanut tilintarkastustuomioistuimen aiempina vuosina esittämien huomautusten perusteella.
Tilintarkastustuomioistuimen IV jaosto on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Baudilio TOMÉ MUGURUZAN johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 19. syyskuuta 2017 pitämässään kokouksessa.
Tilintarkastustuomioistuimen puolesta
Klaus-Heiner LEHNE
presidentti
(1) EUVL L 403, 30.12.2006, s. 9.
(2) Lisätietoja instituutin toimivaltuuksista ja toiminnasta esitetään sen sivustolla: www.eige.europa.eu.
(3) Virkamiehiä, väliaikaisia toimihenkilöitä ja sopimussuhteisia toimihenkilöitä ja kansallisia asiantuntijoita.
Lähde: Instituutin toimittamat tiedot.
(4) Tilinpäätöslaskelmat sisältävät taseen, tuloslaskelman, rahavirtalaskelman, nettovarallisuuden muutoksia koskevan laskelman sekä yhteenvedon keskeisistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja muut liitetiedot.
(5) Kertomukset talousarvion toteuttamisesta käsittävät kertomukset, joissa on aggregoitu kaikki talousarviotapahtumat ja talousarvion liitetiedot.
(6) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012 (EUVL L 298, 26.10.2012, s. 1).
LIITE
Aiempina vuosina esitettyjen huomautusten seuranta
Vuosi |
Tilintarkastustuomioistuimen huomautus |
Korjaavan toimenpiteen tilanne (Toteutettu / Kesken / Tekemättä / Ei relevantti) |
2015 |
Siirrettyjen sidottujen määrärahojen osuus oli osastossa 3 edelleen suuri eli 61 prosenttia (vuonna 2014: 54 prosenttia). Tämä johtuu lähinnä instituutin toiminnan luonteesta. Instituutti tekee tutkimuksia, jotka kestävät useita kuukausia ja jatkuvat usein vuodenvaihteen jälkeenkin. |
Ei relevantti |
INSTITUUTIN VASTAUS
18. |
Siirtojen määrä osastossa III pysyi mainitulla tasolla, koska kyseiset viisi hanketta kohtasivat merkittäviä haasteita, minkä vuoksi ne oli lykättävä vuodelle 2017. Kahteen näistä hankkeista vaikuttivat viiveet, jotka liittyivät neuvoston puheenjohtajuuden päätökseen (kun puheenjohtajuus oli siirtynyt Yhdistyneeltä kuningaskunnalta Virolle) ja komission kanssa käytyihin pitkiin neuvotteluihin. Muut hankkeet alkoivat aiottua myöhemmin, koska tulokset niistä aikaisemmista hankkeista ja tutkimuksista, joihin uudet hankkeet perustuivat, saatiin myöhässä, ja koska ehdokkaat, joille ei myönnetty sopimusta, kyseenalaistivat myöntämispäätöksen ja oli suoritettava uudet arvioinnit. EIGE toteaa, että kaikista niistä ylivoimaisten esteiden aiheuttamista haasteista huolimatta, joilla oli kielteinen vaikutus EIGEn talousarvion toteutumiseen, EIGE onnistui vähentämään operatiivisia (C1) määrärahasiirtoja yli 9 %, mikä on syytä mainita hyvänä saavutuksena. Jaksotettujen määrärahojen osalta on tärkeää huomata, että aiemmin EIGE pidättyi ottamasta käyttöön tätä lähestymistapaa talousarvion vuotuisuuden periaatteen vuoksi, mutta huolimatta siitä EIGE aikoo nyt suorittaa toteutettavuusanalyysin kehittääkseen vakaan perustan tulevalle päätökselle siitä, otetaanko jaksotetut määrärahat käyttöön vai ei. |
19. |
EIGE ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen asiasta. Sen aiheutti hallinnollinen virhe, jonka vuoksi puitesopimuksessa ei muutettu kutakin erää varten täsmennettyä määrää. Allekirjoitetut puitesopimukset eivät vaikuta talousarvioon. Kumpikin erä on myönnetty samalle toimeksisaajalle, ja ehdokkaille ilmoitettiin asiasta asianmukaisesti tarjousmenettelyn aikana. EIGE halusi mieluummin edetä käyttäen yhtä puitesopimusta, koska kyseessä ovat tietyn erityisalan hyvin pienet markkinat, mikä rajoittaa mahdollisten pätevien ja vahvojen toimeksisaajien määrää. Päätös käyttää yhtä puitesopimusta antoi vahvemmat takeet laadusta ja jatkuvuudesta tämän hyvin erityislaatuisen hankkeen osalta, joka voisi vaarantua, jos valittaisiin monivaiheinen lähestymistapa tai kilpailun uudelleen avaaminen käyttäen useampaa puitesopimusta. Noudattaakseen moitteettoman varainhoidon periaatetta EIGE on tehnyt muutoksia asiaankuuluviin teknisten erittelyjen malleihin. Tällä välin EIGE aikoo lieventää riskiä merkitsemällä tuleviin erityispalveluja koskeviin pyyntöihin työpäivien enimmäismäärän. |
20. |
EIGE ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen. Sen vuoksi, että tarjouksentekijällä on yksinoikeudet EIGEn käyttämään ohjelmistoon, valittiin poikkeuksellinen neuvottelumenettely yhden kutsutun kanssa. Neuvottelumenettelyn aikana alkuperäiseen pyyntöön tehtiin mukautuksia, jotka koskivat lisäpalveluja EIGEn kasvaneisiin tarpeisiin vastaamiseksi, sillä määrärahoja oli saatavilla. Tämä johtui myös siitä, että tarjouksentekijä ei olisi voinut toteuttaa yhtä niistä kolmesta tuotoksesta, joita EIGE alun perin pyysi. |
21. |
EIGE ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen. Joitakin varhaisia toimia on jo toteutettu, kuten tietämyksenhallinnan ja viestinnän strategia vuosille 2016–2018, jonka hallintoneuvosto hyväksyi 18. toukokuuta 2016. Asiakirja Single Programming Document sisältää yksityiskohtaisia viestintätoimia ja lisää käytön seurantaa, ja perustasot tulosindikaattorien mittaamiseksi vahvistettiin vuonna 2016. |