16.1.2008

FI

Euroopan unionin virallinen lehti

L 13/18

---

KOMISSION PÄÄTÖS,

tehty 12 päivänä joulukuuta 2007,

sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmän (IMI) täytäntöönpanosta henkilötietojen suojelun osalta

(tiedoksiannettu numerolla K(2007) 6306)

(ETA:n kannalta merkityksellinen teksti)

(2008/49/EY)

EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,

ottaa huomioon yleiseurooppalaisten sähköisten viranomaispalveluiden yhteentoimivasta toimittamisesta julkishallinnolle, yrityksille ja kansalaisille (HVTYK) 21 päivänä huhtikuuta 2004 tehdyn Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksen 2004/387/EY (1) ja erityisesti sen 4 artiklan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1)

Sisämarkkinoiden neuvoa-antavassa komiteassa (2) istuvat jäsenvaltioiden edustajat hyväksyivät 17 päivänä maaliskuuta 2006 sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmää, jäljempänä ’IMI’, koskevan yleisen täytäntöönpanosuunnitelman ja sopivat järjestelmän kehittämisestä tavoitteena yhteydenpidon parantaminen jäsenvaltioiden hallintoviranomaisten välillä.

(2)	Vuosien 2005–2009 HVTYK-työohjelman kolmannesta tarkistuksesta 14 päivänä elokuuta 2006 tekemässään päätöksessä KOM/2006/3606 komissio päätti sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmän rahoittamisesta ja perustamisesta yhteistä etua palvelevana hankkeena.

(3)	Lisärahoituksesta säädetään HVTYK-työohjelman neljännestä tarkistuksesta 25 päivänä heinäkuuta 2007 tehdyssä komission päätöksessä KOM/2007/3514.

(4)

IMI-järjestelmän tarkoituksena on tukea sisämarkkina-alan säädöksiä, jotka edellyttävät tietojenvaihtoa jäsenvaltioiden viranomaisten kesken, mukaan lukien palveluista sisämarkkinoilla 12 päivänä joulukuuta 2006 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2006/123/EY (3) ja ammattipätevyyden tunnustamisesta 7 päivänä syyskuuta 2005 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2005/36/EY (4).

(5)

Koska henkilötietojen suojelu IMI-järjestelmässä on varmistettava, IMI-järjestelmän perustamisesta tehtyä päätöstä on tältä osin täydennettävä. Koska IMI-järjestelmään liittyvät komission ja jäsenvaltioiden tehtävät ja toiminnot merkitsevät erilaisia tietosuojasääntöihin liittyviä vastuualueita ja velvoitteita, komission ja jäsenvaltioiden toiminnot, vastuualueet ja tiedonsaantioikeudet on syytä määritellä.

(6)	Sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmään liittyvistä tietosuojakysymyksistä annetussa 29 artiklan mukaisen tietosuojatyöryhmän lausunnossa (5) nimenomaisesti kehotetaan tekemään komission päätös, jossa määritellään IMI-toimijoiden oikeudet ja velvollisuudet.

(7)

Sähköisen tiedonvaihdon jäsenvaltioiden välillä olisi täytettävä henkilötietojen suojelua koskevat säännöt, jotka vahvistetaan yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 95/46/EY (6) sekä yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 (7).

(8)

Kaikki toimivaltaisten viranomaisten välillä vaihdetut ja IMI-järjestelmässä käsitellyt henkilötiedot olisi säilytettävä kuusi kuukautta tietojenvaihdon muodollisesta päättymisestä, jotta varmistetaan, että asian seuranta onnistuu toimivaltaisten viranomaisten välillä, ja koska huomioon on otettava tilanteet, joissa rekisteröity haluaa hakea muutosta tietojenvaihdon perusteella tehtyyn kielteiseen hallinnolliseen päätökseen. Tämän kuuden kuukauden ajanjakson päätyttyä kaikki henkilötiedot olisi poistettava. Kuuden kuukauden ajanjaksoa tietojen säilyttämiseksi pidetään asianmukaisena, sillä se vastaa niiden hallinnollisten menettelyjen kestoa, joista säädetään tietojenvaihdon perusteena olevassa yhteisön lainsäädännössä,

ON TEHNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

1   LUKU

YLEISET SÄÄNNÖKSET

1 artikla

Kohde

Tässä päätöksessä vahvistetaan 6 artiklassa tarkoitettujen IMI-toimijoiden ja IMI-käyttäjien toiminnot, oikeudet ja velvollisuudet tietosuojavaatimusten osalta, kun kyseessä on sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmän, jäljempänä ’IMI’, toiminta.

2 artikla

Tietojen laatu

Jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten on vaihdettava ja jatkokäsiteltävä henkilötietoja ainoastaan niissä tarkoituksissa, jotka määritellään tietojenvaihdon perusteena olevissa, liitteessä vahvistetuissa asianomaisissa yhteisön säädöksissä, jäljempänä ’asianomaiset yhteisön säädökset’.

Jonkin jäsenvaltion toimivaltaisten viranomaisten toiselle jäsenvaltiolle osoittamien tietopyyntöjen ja niihin annettavien vastausten on perustuttava IMI-järjestelmää varten määriteltyihin ja komission yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa laatimiin monikielisiin kysymyksiin ja tietokenttiin.

3 artikla

Rekisterinpitäjät

Direktiivin 95/46/EY 2 artiklan d alakohdan ja asetuksen (EY) N:o 45/2001 2 artiklan d alakohdan mukaisen rekisterinpitäjän velvollisuuksia hoitavat yhdessä 6 artiklan mukaiset IMI-toimijat sen mukaan, mikä on kunkin vastuualue IMI-järjestelmässä.

Rekisterinpitäjien on varmistettava, että rekisteröity voi tosiasiallisesti käyttää tiedonsaantioikeuttaan sekä oikeuttaan oikaista henkilötietonsa ja vastustaa niiden käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. IMI-toimijoiden on esitettävä tietosuojaperiaatteet tarkoituksenmukaisella tavalla.

4 artikla

Tietojenvaihdon kohteena olevan rekisteröidyn henkilötietojen säilyttäminen

Kaikki tietojenvaihdon kohteena oleviin rekisteröityihin liittyvät henkilötiedot, joita vaihdetaan toimivaltaisten viranomaisten välillä ja käsitellään IMI-järjestelmässä, on poistettava kuuden kuukauden kuluttua tietojenvaihdon muodollisesta päättymisestä, jollei toimivaltainen viranomainen nimenomaisesti tätä ennen pyydä komissiolta tietojen poistamista.

Kun tällainen pyyntö tehdään, komissio toimii sen perusteella 10 työpäivän kuluessa, jos toinen asiaa käsittelevä toimivaltainen viranomainen hyväksyy pyynnön.

5 artikla

IMI-käyttäjien henkilötietojen säilyttäminen

Jäljempänä 6 artiklassa tarkoitettuihin IMI-käyttäjiin liittyvät henkilötiedot on säilytettävä IMI-järjestelmässä niin kauan kuin henkilöt säilyvät IMI-käyttäjinä, ja toimivaltaisen viranomaisen on poistettava tiedot, kun henkilöt eivät enää ole IMI-käyttäjiä.

Ensimmäisessä kohdassa tarkoitetut henkilötiedot ovat IMI-käyttäjien täydellinen nimi, työsähköpostiosoite, -puhelinnumero ja -faksinumero.

2   LUKU

IMI-JÄRJESTELMÄÄN LIITTYVÄT TOIMINNOT JA VASTUUALUEET

6 artikla

IMI-toimijat ja -käyttäjät

1.   IMI-toimijoita ovat seuraavat:

a)	7 artiklan mukaiset jäsenvaltioiden toimivaltaiset viranomaiset;

b)	8 artiklan mukaiset koordinaattorit;

c)

komissio.

2.   Ainoastaan ne luonnolliset henkilöt, jotka työskentelevät toimivaltaisen viranomaisen tai koordinaattorin vastuulla, jäljempänä ’IMI-käyttäjät’, voivat käyttää IMI-järjestelmää 9 artiklan nojalla.

7 artikla

Toimivaltaiset viranomaiset

Toimivaltaisten viranomaisten on tietojenvaihdon perustana olevassa asianomaisessa yhteisön säädöksessä määritellyissä tarkoituksissa varmistettava asianomaisten tietojen vaihto IMI-järjestelmässä.

8 artikla

IMI-koordinaattorit

1.   Kunkin jäsenvaltion on nimettävä yksi kansallinen IMI-koordinaattori varmistaakseen, että IMI-järjestelmä pannaan täytäntöön kansallisella tasolla.

Kukin jäsenvaltio voi lisäksi sisäisen hallintorakenteensa mukaan nimittää yhden tai useamman valtuutetun IMI-koordinaattorin hoitamaan koordinointia tietyllä lainsäädäntöalalla, hallinnonalalla tai maantieteellisellä alueella.

2.   Komissio rekisteröi kansalliset IMI-koordinaattorit IMI-järjestelmään ja antaa niille pääsyn IMI-järjestelmään.

3.   Jos jäsenvaltio nimeää valtuutetun IMI-koordinaattorin 1 kohdan mukaisesti, kansallisen IMI-koordinaattorin on rekisteröitävä valtuutettu IMI-koordinaattori IMI-järjestelmään ja annettava sille pääsy IMI-järjestelmään.

4.   Koordinaattoreiden on rekisteröitävä IMI-järjestelmään pyrkivät toimivaltaiset viranomaiset tai todennettava niiden rekisteröityminen ja varmistettava järjestelmän tehokas toiminta. Niiden on annettava toimivaltaisille viranomaisille pääsy niille lainsäädäntöaloille, joilla viranomaiset ovat toimivaltaisia.

5.   Kaikki koordinaattorit voivat toimia toimivaltaisina viranomaisina. Tällöin koordinaattorilla on samat tiedonsaantioikeudet kuin toimivaltaisella viranomaisella.

9 artikla

IMI-käyttäjäroolit

1.   IMI-käyttäjillä voi olla yksi tai useampi seuraavista rooleista: pyynnön käsittelijä, allokoija, siirron käsittelijä ja paikallinen tietovastaava.

2.   Kullekin IMI-käyttäjälle annetaan tietyt tiedonsaantioikeudet, jotka liittyvät heidän 12 artiklassa säädettyihin käyttäjärooleihinsa.

3.   Kaikki IMI-käyttäjät voivat etsiä tiettyä toimivaltaista viranomaista.

4.   IMI-käyttäjät, jotka on nimetty pyynnön käsittelijöiksi, voivat osallistua tietojenvaihtoon toimivaltaisen viranomaisensa puolesta.

5.   IMI-käyttäjät, jotka on nimetty jonkin toimivaltaisen viranomaisen allokoijiksi, voivat jakaa tietopyynnön yhdelle tai useammalle pyynnön käsittelijälle kyseisessä viranomaisessa.

IMI-käyttäjät, jotka on nimetty jonkin koordinaattorin allokoijiksi, voivat jakaa tietopyynnön yhdelle tai useammalle siirron käsittelijälle kyseisessä viranomaisessa.

6.   Koordinaattorin IMI-käyttäjät voidaan nimetä siirron käsittelijöiksi.

He voivat hyväksyä toimivaltaisen viranomaisen lähettämät pyynnöt tai vastaukset, jos kyseinen hyväksyntämenettely on valittu koordinaattorin toimesta käyttöön, ja voivat osoittaa olevansa samaa mieltä tai eri mieltä, jos pyynnön esittävä toimivaltainen viranomainen ei ole tyytyväinen saamaansa vastaukseen.

7.   IMI-käyttäjät, jotka on nimetty paikallisiksi tietovastaaviksi, voivat tehdä seuraavia:

a)	päivittää oman viranomaisensa IMI-käyttäjien henkilötietoja;

b)	rekisteröidä lisäkäyttäjiä omassa viranomaisessaan;

c)	muuttaa oman viranomaisensa käyttäjien käyttäjäprofiileita.

10 artikla

Komissio

1.   Komissio varmistaa IMI-järjestelmän perustana olevan tietotekniikkainfrastruktuurin käytettävyyden ja ylläpidon. Se tarjoaa monikielisen järjestelmän, joka toimii kaikilla virallisilla kielillä, ja keskitetyn käyttötukipalvelun jäsenvaltioiden avustamiseksi IMI-järjestelmän käytössä.

2.   Komissio tuo yleisesti saataville 2 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut kysymyssarjat ja tietokentät.

3.   Komissio voi osallistua tietojenvaihtoon ainoastaan erityisissä tapauksissa, joissa asianomaisessa yhteisön säädöksessä säädetään tietojenvaihdosta jäsenvaltioiden ja komission välillä.

4.   Tämän artiklan 3 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa komissiolla on samat tiedonsaantioikeudet kuin toimivaltaisella viranomaisella 12 artiklan nojalla.

3   LUKU

HENKILÖTIETOJEN SAANTIOIKEUS

11 artikla

Rekisteröity

Tässä luvussa ’rekisteröidyllä’ tarkoitetaan ainoastaan tietyn tietojenvaihdon kohteena olevaa rekisteröityä eikä IMI-käyttäjiä.

12 artikla

IMI-käyttäjien tiedonsaantioikeudet

1.   Toimivaltaista viranomaista edustavat pyynnön käsittelijät saavat tietojenvaihdon kuluessa tutustua ainoastaan seuraavien henkilötietoihin:

a)	muut kyseistä toimivaltaista viranomaista edustavat pyynnön käsittelijät, jotka ovat mukana asianomaisessa tietojenvaihdossa;

b)	toista toimivaltaista viranomaista edustava pyynnön käsittelijä, joka on mukana asianomaisessa tietojenvaihdossa;

c)	koordinaattoreita edustavat siirron käsittelijät, jotka käsittelevät asianomaista tietojenvaihtoa;

d)	asianomaisen tietojenvaihdon kohteena olevat rekisteröidyt. Pyynnön vastaanottavaa toimivaltaista viranomaista edustavat pyynnön käsittelijät voivat tutustua rekisteröityjen henkilötietoihin vasta kun niiden toimivaltainen viranomainen on hyväksynyt pyynnön.

2.   Toimivaltaisen viranomaisen allokoijat saavat tutustua ainoastaan seuraavien henkilötietoihin:

a)	kaikki kyseistä toimivaltaista viranomaista edustavat pyynnön käsittelijät;

b)	toista toimivaltaista viranomaista edustava pyynnön käsittelijä, joka on mukana asianomaisessa tietojenvaihdossa;

c)	koordinaattoreita edustavat siirron käsittelijät, jotka käsittelevät asianomaista tietojenvaihtoa.

He eivät saa tutustua rekisteröityjen henkilötietoihin.

3.   Koordinaattorin allokoijat saavat tutustua ainoastaan seuraavien henkilötietoihin:

a)	kaikki kyseistä koordinaattoria edustavat siirron käsittelijät;

b)	toimivaltaisia viranomaisia edustavat pyynnön käsittelijät, jotka ovat mukana asianomaisessa tietojenvaihdossa;

c)	toista koordinaattoria edustava siirron käsittelijä, joka käsittelee asianomaista tietojenvaihtoa.

He eivät saa tutustua rekisteröityjen henkilötietoihin.

4.   Siirron käsittelijät saavat tutustua ainoastaan seuraavien henkilötietoihin:

a)	koordinaattoreita edustavat siirron käsittelijät, jotka ovat mukana asianomaisessa tietojenvaihdossa;

b)	toimivaltaisia viranomaisia edustavat pyynnön käsittelijät, jotka ovat mukana asianomaisessa tietojenvaihdossa.

He eivät saa tutustua rekisteröityjen henkilötietoihin.

5.   Toimivaltaisen viranomaisen paikalliset tietovastaavat saavat tutustua ainoastaan kyseisen toimivaltaisen viranomaisen kaikkien IMI-käyttäjien henkilötietoihin.

He eivät saa tutustua rekisteröityjen henkilötietoihin.

6.   Koordinaattorin paikalliset tietovastaavat saavat tutustua ainoastaan seuraavien henkilötietoihin:

a)	kaikki kyseisen koordinaattorin IMI-käyttäjät;

b)	kaikki niiden toimivaltaisten viranomaisten ja koordinaattoreiden, joiden koordinaattorina he toimivat, paikalliset tietovastaavat.

He eivät saa tutustua rekisteröityjen henkilötietoihin.

7.   Komission paikalliset tietovastaavat saavat tutustua ainoastaan seuraavien henkilötietoihin:

a)	kaikki komission muut paikalliset tietovastaavat;

b)	kaikki kansallisten IMI-koordinaattoreiden paikalliset tietovastaavat.

Komission paikalliset tietovastaavat voivat poistaa rekisteröityjen henkilötiedot 4 artiklan mukaisesti mutta he eivät saa nähdä näitä tietoja.

4   LUKU

LOPPUSÄÄNNÖS

13 artikla

Osoitus

Tämä päätös on osoitettu kaikille jäsenvaltioille.

---

(1)  EUVL L 144, 30.4.2004, oikaisu EUVL L 181, 18.5.2004, s. 25.

(2)  Perustettu komission päätöksellä 93/72/EY (EYVL L 26, 3.2.1993, s. 18).

(3)  EUVL L 376, 27.12.2006, s. 36.

(4)  EUVL L 255, 30.9.2005, s. 22. Direktiivi sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna komission asetuksella (EY) N:o 1430/2007 (EUVL L 320, 6.12.2007, s. 3).

(5)  Lausunto 01911/07/EN, WP 140.

(6)  EYVL L 281, 23.11.1995, s. 31. Direktiivi sellaisena kuin se on muutettuna asetuksella (EY) N:o 1882/2003 (EUVL L 284, 31.10.2003, s. 1).

(7)  EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1.

---

---