This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52014TA1210(21)
Report on the annual accounts of the European Institute of Innovation and Technology for the financial year 2013, together with the Institute’s replies
Kertomus Euroopan innovaatio- ja teknologiainstituutin tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2013 sekä instituutin vastaukset
Kertomus Euroopan innovaatio- ja teknologiainstituutin tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2013 sekä instituutin vastaukset
EUVL C 442, 10.12.2014, p. 184–192
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
FI |
Euroopan unionin virallinen lehti |
C 442/184 |
KERTOMUS
Euroopan innovaatio- ja teknologiainstituutin tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2013 sekä instituutin vastaukset
(2014/C 442/21)
JOHDANTO
1. |
Euroopan innovaatio- ja teknologiainstituutti (jäljempänä ”instituutti”) perustettiin Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EY) N:o 294/2008 (1). Budapestissä sijaitsevan instituutin tavoitteena on edistää Euroopan kestävää talouskasvua ja kilpailukykyä tehostamalla jäsenvaltioiden ja Euroopan unionin innovaatiokapasiteettia. Instituutti myöntää avustuksia kolmelle ”osaamis- ja innovaatioyhteisölle”, jotka toimivat linkkinä korkeakoulutuksen, tutkimuksen ja elinkeinoelämän välillä edistäen näin innovointia ja yrittäjyyttä (2). Osaamis- ja innovaatioyhteisöt koordinoivat satojen yhteistyökumppaneiden toimia. Instituutin myöntämin avustuksin korvataan yhteistyökumppaneille aiheutuneita kuluja sekä osaamis- ja innovaatioyhteisöjen koordinointitoimista aiheutuneita kuluja. |
TARKASTUSLAUSUMAN PERUSTANA OLEVAT TIEDOT
2. |
Tilintarkastustuomioistuimen valitsema tarkastustapa käsittää analyyttiset tarkastustoimenpiteet, tapahtumien suoran testaamisen ja instituutin valvontajärjestelmien keskeisten kontrollien arvioinnin. Tämän lisäksi hyödynnetään muiden tarkastajien työhön perustuvaa evidenssiä (kun relevanttia evidenssiä on saatavilla) ja analysoidaan toimivan johdon vahvistusilmoitukset. |
TARKASTUSLAUSUMA
Toimivan johdon velvollisuus
Tarkastajan velvollisuus
Lausunto tilien luotettavuudesta
Perustelut varauman sisältävälle lausunnolle tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta Ei kohtuullista varmuutta avustusmaksujen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta
Olennaisia hankintavirheitä
Varauman sisältävä lausunto tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta
|
14. |
Jäljempänä esitettävät huomautukset eivät aseta kyseenalaiseksi tilintarkastustuomioistuimen lausuntoa tilien luotettavuudesta eivätkä varauman sisältävää lausuntoa tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. |
HUOMAUTUKSET TOIMIEN LAILLISUUDESTA JA ASIANMUKAISUUDESTA (SÄÄNTÖJENMUKAISUUDESTA)
15. |
Kolmen osaamis- ja innovaatioyhteisön kanssa tehdyissä puitekumppanuussopimuksissa määrätään, että instituutin rahoitusosuus voi ensimmäisten neljän vuoden aikana kattaa enintään 25 prosenttia osaamis- ja innovaatioyhteisöjen kokonaismenoista (1. tammikuuta 2010 alkaen joulukuuhun 2013 saakka). Osaamis- ja innovaatioyhteisöjen ilmoittamien lukujen mukaan kaikki kolme yhteisöä noudattivat tätä enimmäisosuutta. Luvut tarkastetaan kuitenkin vasta vuonna 2015, joten asianmukaista tarkastusevidenssiä ei ole saatavilla siitä, että instituutin myöntämä rahoitus ei ylittänyt 25 prosentin enimmäisosuutta. |
HUOMAUTUKSET BUDJETTIHALLINNOSTA
16. |
Sidottujen määrärahojen osuus oli vuonna 2013 kaikkiaan 97 prosenttia, mikä osoittaa, että kokonaissitoumukset tehtiin oikea-aikaisesti. Talousarvion toteuttamisaste oli kuitenkin alhainen (74 prosenttia EU:n rahoitusosuuksista osastossa 1 – henkilöstömenot). Tämä johtuu pääasiassa henkilöstön suuresta vaihtuvuudesta ja siitä, ettei palkkojen mukautuksia koskevia asetuksia ollut hyväksytty. |
17. |
Instituutti siirsi 1 93 420 euroa (24 prosenttia) sidottuja määrärahoja seuraavalle varainhoitovuodelle osastossa 2 (hallintomenot). Määrärahasiirrot seuraavalle varainhoitovuodelle johtuvat lähinnä laskuista, joita ei ollut vielä saatu, ja käynnissä olevista tietoteknisistä hankkeista. Instituutti ei käyttänyt 91 918 euron sidottuja määrärahoja (29 prosenttia), jotka oli siirretty tässä osastossa varainhoitovuodelta 2012 vuodelle 2013. Tähän on syynä pääasiassa se, että hallintoneuvoston kokouskulut oli arvioitu liian suuriksi. |
18. |
Instituutti oli budjetoinut 3 4 0 78 025 euroa osaamis- ja innovaatioyhteisöjen avustuksiin osastossa 3 (toimintamenot). Suhteellisen alhaiseen määrärahojen käyttöasteeseen (82 prosenttia) on syynä se, että osaamis- ja innovaatioyhteisöt eivät hyödyntäneet vuoden 2012 toimiin käytettävissä olleita varoja täysimääräisesti (vuoden 2012 avustukset). |
AIEMPINA VUOSINA ESITETTYJEN HUOMAUTUSTEN SEURANTA
19. |
Liitteessä I on yhteenveto korjaavista toimenpiteistä, jotka instituutti on toteuttanut tilintarkastustuomioistuimen aiempina vuosina esittämien huomautusten perusteella. |
Tilintarkastustuomioistuimen IV jaosto on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Pietro RUSSON johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 16. syyskuuta 2014 pitämässään kokouksessa.
Tilintarkastustuomioistuimen puolesta
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
presidentti
(1) EUVL L 97, 9.4.2008, s. 1.
(2) Liitteessä II esitetään tiedotustarkoituksessa yhteenveto instituutin vastuualueista ja toiminnasta.
(3) Sisältävät taseen, tuloslaskelman, rahavirtalaskelman, nettovarallisuuden muutoksia koskevan laskelman sekä yhteenvedon keskeisistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja muut liitetiedot.
(4) Sisältää talousarvion toteutumalaskelman liitteineen.
(5) Komission delegoitu asetus (EU) N:o 1271/2013 (EUVL L 328, 7.12.2013, s. 42), 39 ja 50 artikla.
(6) Komission tilinpitäjän vahvistamat kirjanpitosäännöt perustuvat kansainvälisen tilintarkastajaliiton (International Federation of Accountants, IFAC) antamiin kansainvälisiin julkisen sektorin tilinpäätösstandardeihin (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) tai, silloin kun se on relevanttia, kansainvälisen tilinpäätösstandardeja käsittelevän elimen (International Accounting Standards Board, IASB) antamiin kansainvälisiin IAS/IFRS-tilinpäätösstandardeihin (International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards).
(7) Asetus (EU) N:o 1271/2013, 107 artikla.
LIITE I
Aiempina vuosina esitettyjen huomautusten seuranta
Vuosi |
Tilintarkastustuomioistuimen huomautus |
Korjaavan toimenpiteen tilanne (Toteutettu / Kesken / Tekemättä / Ei relevantti) |
2012 |
Vuonna 2012 instituutti suoritti avustuksiin liittyviä loppumaksuja ja ennakkomaksujen selvittämisiä (tapahtumat) yhteensä 11,3 miljoonaa euroa vuoden 2010 toimien osalta ja 48,6 miljoonaa euroa vuoden 2011 toimien osalta. Komissio käy läpi kaikki avustuksia koskevat tapahtumat ennen kuin instituutti hyväksyy ne. Instituutti pyrki tehokkaasti panemaan täytäntöön vaikuttavat ennakkotarkastukset saadakseen kohtuullisen varmuuden avustusmaksujen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Noin 80 prosenttia osaamis- ja innovaatioyhteisöjen ilmoittamista avustusmenoista kuuluu osaamis- ja innovaatioyhteisöjen ja niiden yhteistyökumppaneiden palkkaamien riippumattomien ulkoisten tarkastajien antamien tarkastuslausuntojen piiriin. Instituutti itse suoritti ennakkotarkastuksia, jotka koostuivat kattavista asiakirjatarkastuksista. Instituutti tarkasti tositteita, joita osaamis- ja innovaatioyhteisöt ja niiden yhteistyökumppanit olivat sille toimittaneet, ainoastaan tapauksissa, joissa oli havaittu erityisiä riskejä. Tilintarkastustuomioistuin havaitsi kuitenkin, että tarkastuslausunnot ovat useissa tapauksissa laadultaan riittämättömiä (1). Saadakseen lisävarmuuden avustuksia koskevien tapahtumien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta instituutti otti vuoden 2012 lopussa käyttöön täydentävät jälkitarkastukset, joita sovellettiin vuoden 2011 toimiin liittyviin avustuksiin. Tarkastuksista vastasivat riippumattomat tarkastusyritykset, joiden kanssa instituutti oli tehnyt sopimuksen; tarkastuksia pidetään luotettavina. Jälkitarkastuksen tulokset vahvistivat, että ennakkotarkastukset eivät ole täysin vaikuttavia. Instituutti on kuitenkin perinyt takaisin havaitut sääntöjenvastaiset maksut, ja vuoden 2011 avustuksia koskeviin tapahtumiin liittyvä jäännösvirhetaso ei ole olennainen. Vuoden 2010 toimiin liittyviin avustuksiin (11,3 miljoonaa euroa) ei ole vielä kohdistettu jälkitarkastuksia. Kun lisäksi otetaan huomioon, että ennakkotarkastuksista voidaan saada vain rajallinen varmuus, näiden tapahtumien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta ei voida saada kohtuullista varmuutta. Tilintarkastustuomioistuin ei pystynyt saamaan tarpeellista määrää tarkoitukseen soveltuvaa tarkastusevidenssiä tarkastamiensa vuoden 2010 toimiin liittyvien, avustuksia koskevien tapahtumien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. |
Toteutettu |
2012 |
Kohdissa 9–13 kuvattujen seikkojen lisäksi vuosina 2010 ja 2011 tehtyjä avustussopimuksia koskevia määrärahoja, joihin liittyvät maksut suoritettiin vuonna 2012, ei ollut eritelty riittävän tarkasti. Hyväksyttyjen määrärahojen ja täytäntöön pantavien toimien välillä ei ollut yhteyttä. Avustussopimuksissa ei asetettu erillisiä raja-arvoja yksittäisille kustannusluokille (esim. henkilöstömenot, alihankintamenot ja oikeudellisista palveluista aiheutuvat menot), eivätkä ne sisältäneet osaamis- ja innovaatioyhteisöihin ja niiden yhteistyökumppaneihin sovellettavia tavaroiden ja palveluiden hankintasääntöjä. Instituutti kohdisti ennakkotarkastuksiensa yhteydessä kaikkiin rahoitettuihin hankkeisiin myös tekniset tarkastukset. Hanketoimien ja -tulosten vaikuttavaa arviointia haittasi kuitenkin kvantitatiivisesti ilmaistavissa olevien tavoitteiden puuttuminen. Toimintasuunnitelmissa ei määritetty täytäntöön pantavia toimia tarkasti eikä asetettu selkeitä välitavoitteita, toimintokohtaisia suoritteita tai laatukriteerejä. Varainhoitovuodelta 2011 siirretyistä sidotuista määrärahoista (noin 22 miljoonaa euroa) peruuntui vuonna 2012 noin 10 miljoonaa euroa (45 prosenttia). Syynä oli lähinnä se, että edunsaajat ilmoittivat vuoden 2011 avustussopimusten perusteella oletettua vähemmän kustannuksia (9,2 miljoonaa euroa eli 92 prosenttia peruuntuneista siirretyistä määrärahoista). |
Kesken |
2011 |
Euroopan komissio (koulutuksen ja kulttuurin pääosasto) ja instituutti allekirjoittivat vuonna 2011 maksuihin johtaneet avustussopimukset järjestelmällisesti sen jälkeen, kun useimmat toiminnot oli jo pantu täytäntöön. Syyskuun 2011 ja joulukuun 2011 välisenä aikana instituutti suoritti yhteensä 4,2 miljoonan euron loppumaksut (2), jotka liittyivät kolmeen huomattavasti toimintojen alkamisen jälkeen allekirjoitettuun avustussopimukseen (3). Tämä on ongelma hyvän varainhoidon kannalta. |
Toteutettu |
(1) Tarkastuslausunnoissa ei aina tuotu esille, mitkä menoilmoitukset oli tarkastettu. Kaikkia kustannusluokkia ei tarvinnut tarkastaa riittävän yksityiskohtaisesti (esimerkiksi tosiasiallisia välillisiä kuluja, jotka voidaan ilmoittaa ilman että niihin sovellettaisiin raja-arvoja, ei tarkastettu alkuperäisten tositteiden avulla). Kustannuksina ilmoitettua välineistön kaksinkertaista rahoitusta koskevaa riskiä ei tarkastettu kattavasti. Useimmissa tarkastuslausunnoissa ei mainittu, mitä tarkastetut menot kattoivat, eikä käytössä ollut yleistä menetelmää, jonka avulla olisi kyetty yksilöimään menoilmoitusten kokonaisvirhetaso.
(2) Ennakkomaksut oli suorittanut Euroopan komissio.
(3) Yhdessä tapauksessa sopimus oli allekirjoitettu 14 päivää ennen 13 kuukauden täytäntöönpanojakson päättymistä.
LIITE II
Euroopan innovaatio- ja teknologiainstituutti (Budapest)
Vastuualueet ja toiminta
Perussopimuksen mukainen unionin toimivalta (Euroopan unionin toiminnasta tehty sopimus, 173 artikla) |
Euroopan unioni ja jäsenvaltiot huolehtivat siitä, että unionin teollisuuden kilpailukyvyn kannalta tarpeelliset edellytykset turvataan. Tällöin niiden toiminnalla pyritään avointen markkinoiden ja kilpailumarkkinoiden järjestelmän mukaisesti:
|
||||||||||||||||||||||
Instituutin toimivaltuudet (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 294/2008) |
Tavoitteet Instituutin tavoitteena on edistää Euroopan kestävää talouskasvua ja kilpailukykyä tehostamalla jäsenvaltioiden ja yhteisön innovaatiokapasiteettia. Se pyrkii saavuttamaan tavoitteensa edistämällä ja integroimalla korkealuokkaisinta korkeakoulutus-, tutkimus- ja innovaatiotoimintaa. Tehtävät Saavuttaakseen tavoitteensa instituutti:
|
||||||||||||||||||||||
Hallinto |
Hallintoneuvosto Kokoonpano Instituutin hallintoneuvosto koostuu 18 jäsenestä, jotka nimitetään tasapainoisesti kokemuksen ja huippuosaamisen perusteella yritystoiminnan, korkea-asteen koulutuksen ja tiede- ja tutkimustoiminnan piiristä, sekä neljästä osaamis- ja innovaatioyhteisöjen nimittämästä ja niitä edustavasta jäsenestä. Euroopan komissio on mukana tarkkailijana. Tehtävät Hallintoneuvosto vastaa instituutin toimien ohjaamisesta, osaamis- ja innovaatioyhteisöjen valinnasta, nimeämisestä ja arvioinnista sekä avustusten myöntämisestä niille ja kaikista muista strategisista päätöksistä. Toimeenpanokomitea Kokoonpano Toimeenpanokomitea koostuu viidestä hallintoneuvoston jäsenestä, mukaan lukien puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Toimeenpanokomitean puheenjohtajana toimii hallintoneuvoston puheenjohtaja. Tehtävät Toimeenpanokomitea valvoo instituutin toimintaa ja tekee tarvittaessa sitä koskevia päätöksiä hallintoneuvoston kokousten välillä. Johtaja Hallintoneuvosto nimittää johtajan. Johtaja on hallintoneuvostolle vastuussa instituutin hallinnosta ja varainhoidosta. Hän toimii instituutin oikeudellisena edustajana. Ulkoinen tarkastus Euroopan tilintarkastustuomioistuin. Vastuuvapauden myöntävä viranomainen Euroopan parlamentti myöntää vastuuvapauden neuvoston suosituksesta. |
||||||||||||||||||||||
Instituutin resurssit vuonna 2013 (2012) |
Lopullinen talousarvio 142,20 miljoonaa euroa maksusitoumusmäärärahoja ja 98,76 miljoonaa euroa maksumäärärahoja. Henkilöstö 31. joulukuuta 2013 Hyväksytyt toimet: 58 (52) Täytetyt toimet: 41 (47) Muut toimet: 0 (0) Henkilöstö yhteensä: 41 (47) henkilöstön jäsentä, joiden tehtävät jakaantuvat seuraavasti:
|
||||||||||||||||||||||
Tuotteet ja palvelut vuonna 2013 |
|
||||||||||||||||||||||
Lähde: Instituutin toimittama liite. |
INSTITUUTIN VASTAUKSET
9. |
Instituutti on tyytyväinen tilintarkastustuomioistuimelta saamaansa tunnustukseen, joka koskee sen pyrkimyksiä panna tehokkaasti täytäntöön vaikuttavat ennakkotarkastukset, jotta saataisiin kohtuullinen varmuus avustusmaksujen laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Instituutti on sitoutunut kehittämään edelleen ohjeita lausuntoja antaville tilintarkastajille, jotta korjattaisiin tilintarkastustuomioistuimen tunnistamat heikkoudet ja parannettaisiin tarkastuslausuntojen varmuutta. |
10. |
Instituutin jälkitarkastusstrategian mukaisesti tarkastettavat osaamis- ja innovaatioyhteisön kumppanit valitaan ensisijaisesti rajallisten resurssien enimmäistehokkuudesta tehdyn riskiarvioinnin perusteella. Voidakseen kuitenkin antaa edustavan virheprosentin, instituutti valitsee osan otoksesta satunnaisesti. Tämä varmistaa osaamis- ja innovaatioyhteisön kumppaneiden tasaisemman kattavuuden puitekumppanuussopimusten voimassaolon ajan. Avustussopimusten osalta vuonna 2012 kokonaisvirhetaso itse asiassa oli 3 % tarkastetuista avustuksista – kuten tilintarkastustuomioistuin toteaa – mutta havaittu virheprosentti vain 1,37 %. Havaittu 3,29 %:n virheprosentti riskiperusteisessa otoksessa ei sinänsä ole edustava koko populaation osalta. Koska 1,37 %:n edustava virheprosentti jäi alle 2 %:n olennaisuusrajan, instituutti ei tehnyt varausta vuotuiseen toimintakertomukseen, ja se katsoo, että olennaisuusraja ei koske vuoden 2012 avustussopimuksen mukaisesti maksettuja avustuksia. |
11. |
Instituutin ennakoivan lähestymistavan on tarkoitus voida käynnistää välittömästi hankintoihin liittyviä lieventäviä toimenpiteitä seuraavasti: 1) Sisäisten menettelyjen, kierrosten ja mallien laaja tarkastus, joka koskee asianomaisten julkisten hankintamenettelysääntöjen noudattamista kaikilta osin, kiinnittäen erityistä huomiota järkevään tarpeet huomioon ottavaan suunnitteluun ja arvioitiin. 2) Tarvittavan palvelutarjonnan varmistamiseksi instituutti on ryhtynyt hyödyntämään komission käytettävissä olevia puitesopimuksia ja käynnistänyt hankintamenettelyjä uusien sopimusten tekemistä varten. 3) Instituutti on suunnitellut joukon hankintaan liittyviä koulutustilaisuuksia instituutin henkilöstölle. Lisäksi instituutti on sitoutunut tekemään lieventäviä toimenpiteitä, jotta hankintamenettelyihin liittyviltä virheiltä vältyttäisiin tulevaisuudessa. |
12. |
Instituutin laskelman mukaan – joka perustuu tilintarkastustuomioistuimen menetelmään – vuoden 2013 menojen yhdistetty virhetaso oli 2,12 %. Virhetaso on tilintarkastustuomioistuimen antamissa rajoissa. On tärkeää huomata, että varainhoitovirheet avustuksissa (eli 1,37 %:n edustava virheprosentti) jäivät reilusti alle olennaisuusrajaksi määritetyn 2 %:n kynnysarvon. Lisäksi instituutti on sitoutunut parantamaan sisäisiä menettelyitään, jotta tulevaisuudessa vältyttäisiin hankintamenettelyihin liittyviltä virheiltä. |
15. |
Instituutti saa tarkastuslausuntoja osaamis- ja innovaatioyhteisön täydentävien toimien kuluista ensimmäisellä vuoden 2015 vuosineljänneksellä, ja kumppanuutta koskevassa puitesopimuksessa annetun 25 %:n katon noudattaminen tarkastetaan lopullisten lukujen perusteella vuoden 2015 ensimmäisellä puoliskolla. Jos 25 %:n ylärajaa ei noudateta, vastaava summa peritään osaamis- ja innovaatioyhteisö(i)ltä kumppanuutta koskevan puitesopimuksen säännösten mukaisesti. Kyseisenlainen periminen otetaan huomioon instituutin varainhoitovuoden 2014 tilinpäätöksessä. |
16. |
Instituutti on tyytyväinen tilintarkastustuomioistuimelta saamaansa tunnustukseen talousarvion toteuttamisesta. Maksusitoumusmäärärahojen kokonaistoteuttamisaste osastossa 1 (henkilöstömenot) oli 84 %. Pitää paikkansa, että EU:n rahoitusosuuden toteuttamisaste oli 74 %, kuten tilintarkastustuomioistuin totesi. On kuitenkin tärkeää huomata, että isäntävaltion rahoitusosuuden toteuttamisaste oli 100 %. Toteuttamatta jäänyt osa henkilöstömenoja liittyy henkilöstön korkeaan vaihtuvuuteen ja korvamerkittyihin määrärahoihin vuosien 2011 ja 2012 palkankorotuksia varten. Euroopan unionin tuomioistuimen lopulta tekemän päätöksen mukaan kyseiset palkankorotukset eivät tulleet maksettaviksi vuoden loppuun mennessä. |
17. |
Instituutti hyväksyy tilintarkastustuomioistuimen huomautukset siirtojen toteuttamisesta osastossa 2 (hallintomenot). Vuodelta 2012 vuodelle 2013 tässä osastossa siirretyt toteutumattomat määrärahat johtuvat lähinnä hallintoneuvoston joulukuussa 2012 pidettyä kokousta varten tehdystä ylisuuresta arviosta. Todelliset kulut osoittautuivat arvioitua pienemmiksi. |
18. |
Instituutti hyväksyy tilintarkastustuomioistuimen huomautukset vuodelta 2012 vuoteen 2013 siirrettyjen vuoden 2012 osaamis- ja innovaatioyhteisöjen avustuksiin liittyvien sitoumusten toteutuksesta. |