—

Tilanne 1: Sellaisen organisaation rekisteröinti, jolla on toimipaikkoja useammassa kuin yhdessä jäsenvaltiossa. (EU:n konsernitason rekisteröinti)

—

Tilanne 2: Sellaisen yksittäisen organisaation tai konsernitason organisaation rekisteröinti, jolla on toimipaikkoja kolmansissa maissa. (Kolmansia maita koskeva rekisteröinti)

—

Tilanne 3: Sellaisen organisaation rekisteröinti, jolla on toimipaikkoja sekä EU:n jäsenvaltioissa että kolmansissa maissa. (Maailmanlaajuinen rekisteröinti).

—

toimivaltaisen elimen määrittäminen

—

EU:n ulkopuolella toimivien ympäristötodentajien akkreditointi ja toimilupien myöntäminen

—

menettelyjen koordinointi jäsenvaltioiden kesken

—

lainsäädännön noudattaminen kolmansissa maissa

—

konsernitason rekisteröintien uusiminen ja organisaatioiden väliaikainen tai pysyvä poistaminen rekisteristä.

päätoimipaikalla useita toimipaikkoja käsittävän organisaation korkean tason hallintoyksikköä, joka valvoo ja koordinoi organisaation keskeisiä toimintoja, kuten strategista suunnittelua, viestintää sekä verotus-, laki-, markkinointi- ja rahoitusasioita;

johtokeskuksella muuta sellaista useita toimipaikkoja käsittävän organisaation toimipaikkaa kuin päätoimipaikkaa, joka on erityisesti nimetty EMAS-asetuksen mukaista rekisteröintiä varten ja jossa ympäristöjärjestelmää valvotaan ja koordinoidaan;

johtavalla toimivaltaisella elimellä toimivaltaista elintä, joka on vastuussa EU:n konsernitason, kolmansia maita koskevasta ja maailmanlaajuisesta rekisteröintimenettelystä.

—

Tilanteessa 1 (EU:n konsernitason rekisteröinti) johtava toimivaltainen elin on sen jäsenvaltion toimivaltainen elin, jossa rekisteröintiä hakevan organisaation päätoimipaikka tai johtokeskus sijaitsee.

—

Kolmansia maita koskevassa ja maailmanlaajuisessa rekisteröinnissä johtava toimivaltainen elin on sen jäsenvaltion toimivaltainen elin, jossa yhteisön ulkopuolella sijaitsevien organisaatioiden rekisteröinti on mahdollista ja jossa todentaja on akkreditoitu. Kolmansia maita koskevan rekisteröinnin pitää siis ensinnäkin olla mahdollista kyseisessä jäsenvaltiossa, ja toiseksi siellä on oltava käytettävissä todentaja, joka on akkreditoitu tai jolle on myönnetty toimilupa suorittaa todentamisia niissä kolmansissa maissa, joissa rekisteröintiprosessiin osallistuvat toimipaikat sijaitsevat.

3.1.1

Organisaatioiden on aina noudatettava EU:n ja kansallista lainsäädäntöä, jota sovelletaan niihin toimipaikkoihin, joille EMAS-rekisteröintiä haetaan.

3.1.2

EMAS-asetuksen liitteessä IV olevan B kohdan g alakohdan mukaan ympäristöselonteossa on oltava viittaus soveltuviin ympäristöön liittyviin lakisääteisiin vaatimuksiin.

3.1.3

Organisaatio voi esittää EMAS-asetuksen 4 artiklan 4 kohdassa tarkoitettuna ”lainsäädännön noudattamista koskevana aineellisena tai asiakirjanäyttönä” toimivaltaisilta lainvalvontaelimiltä saadun lausunnon siitä, ettei näyttöä ole siitä, että yritys ei noudattaisi lakia, ja/tai ettei yritys ole osallisena asian kannalta merkityksellisen lainsäädännön rikkomuksia selvittävissä valvontamenettelyssä, oikeusmenettelyissä tai valitusmenettelyissä. Todentajat tarkistavat todentamismenettelyn aikana kaikki organisaatiota koskevat ympäristöluvat ja muut tiedot sen jäsenvaltion oikeusjärjestelmän mukaisesti, jossa toimipaikka sijaitsee.

3.2.1

Johtava toimivaltainen toimielin määräytyy EU:n konsernitason rekisteröinnin yhteydessä organisaation päätoimipaikan tai johtokeskuksen sijainnin perusteella (tässä järjestyksessä).

3.2.2

EU:n konsernitason rekisteröinnin yhteydessä johtava toimivaltainen elin tekee yhteistyötä ainoastaan niiden jäsenvaltioiden toimivaltaisten elinten kanssa, joissa konsernitason rekisteröintiprosessiin osallistuvat toimipaikat sijaitsevat.

3.2.3

Johtava toimivaltainen elin vastaa rekisteröinnistä ja koordinoi menettelyä muiden asiaan kuuluvien toimivaltaisten elinten kanssa.

Johtava toimivaltainen elin ei rekisteröi organisaatiota, uusi sen rekisteröintiä taikka poista sitä rekisteristä väliaikaisesti tai pysyvästi, jos toisen jäsenvaltion, jossa sijaitsevat rekisteröintiprosessiin osallistuvat organisaation toimipaikat, toimivaltainen viranomainen ei hyväksy rekisteröintiä, sen uusimista taikka organisaation väliaikaista tai pysyvää poistamista rekisteristä (ks. tämän ohjeen 3.4 ja 3.6 kohta). Kuten 3.4.6 kohdassa todetaan, johtava toimivaltainen elin voi myös päättää, että konsernitason rekisteröinti toteutetaan suppeampana (eli ilman toimipistettä, jonka rekisteröinnistä on kiistaa).

3.2.4

Toimivaltaisten elinten olisi koordinoitava toimintaansa jäsenvaltioidensa akkreditointi- ja toimilupaelinten kanssa sen varmistamiseksi, että kukin elin hoitaa tehtävänsä koordinoidusti.

3.2.5

Toimivaltaisten elinten yhteistyöfoorumin on laadittava ja hyväksyttävä toimivaltaisten elinten väliset koordinointimenettelyt ja niitä koskevat yleiset periaatteet kuuden kuukauden kuluessa tämän ohjeasiakirjan hyväksymisestä. Tämän jälkeen nämä menettelyt ja periaatteet hyväksytään EMAS-asetuksen 48 artiklan 2 kohdassa ja 49 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun valvonnan käsittävän sääntelymenettelyn mukaisesti.

3.2.6

Toimivaltaisten elinten yhteistyöfoorumi laatii vakiomuotoiset lomakkeet kaikilla Euroopan unionin virallisilla kielillä edellä mainittujen koordinointimenettelyjen toteuttamiseksi. Vakiomuotoiset lomakkeet sisältävät pääasiassa rasti ruutuun -kysymyksiä ja vain vähäisessä määrin avoimille vastauksille tarkoitettuja kohtia. Näin varmistetaan tehokas viestintä ja minimoidaan kielieroista johtuvat väärinkäsitykset. Kirjalliset todisteet postitse, sähköpostitse tai faksitse käydystä yhteydenpidosta olisi säilytettävä toimivaltaisten elinten välisten riitojen varalta.

Edellä mainituissa lomakkeissa olisi oltava liitteenä päivitettävä luettelo kunkin jäsenvaltion perimistä maksuista.

3.3.1

EMAS-ympäristötodentajiin, heidän akkreditointiinsa tai toimilupaansa sekä todentamisprosessiin sovellettavat yleiset säännöt vahvistetaan EMAS-asetuksen V ja VI luvussa.

3.3.2

Ympäristöjärjestelmän todentaminen ja EMAS-ympäristöselonteon vahvistaminen on annettava sellaisen EMAS-ympäristötodentajan tehtäväksi, joka on akkreditoitu tai jolle on myönnetty toimilupa kyseessä olevalle pätevyysalueelle NACE-koodien (2) mukaisesti.

3.3.3

Rekisteröitäessä useita toimipaikkoja ja toimialoja käsittävää organisaatiota todentajan akkreditoinnin on katettava kaikki organisaation toimipaikkojen ja toimialojen NACE-koodit. Jos todentajaa ei ole akkreditoitu tai hänelle ei ole myönnetty toimilupaa kaikkien kyseessä olevien NACE-koodien osalta, tarvittaessa mukaan on otettava muita akkreditoituja ympäristötodentajia. Rekisteröintiä hakeva organisaatio päättää, haluaako se ottaa mukaan useita akkreditoituja todentajia EMAS-asetuksen 4 artiklan mukaisesti. Sen lisäksi, ettei käytettävissä ole asiaankuuluvien NACE-koodien osalta akkreditoituja todentajia, organisaatioilla voi olla muitakin syitä käyttää useampia todentajia (mm. paikallistuntemus, kieliosaaminen tai halu yhdistää EMAS-todentamiseen muiden standardien mukainen sertifiointi). Kaikkien osallistuvien todentajien on allekirjoitettava EMAS-asetuksen 25 artiklan 9 kohdassa tarkoitettu ilmoitus ja EMAS-ympäristöselonteko. Kukin todentaja on vastuussa omaan alaansa (liittyy yleensä yksittäisiin NACE-koodeihin) kuuluvan todentamisen tuloksesta. Johtava toimivaltainen elin pystyy yksilöimään kaikki osallistuneet todentajat sen perusteella, että kaikki todentajat allekirjoittavat saman ilmoituksen. Johtava toimivaltainen toimielin pystyy siis varmistamaan yhteistyötä tekevien toimivaltaisten elinten (joiden olisi vuorostaan koordinoitava toimintansa akkreditointi- ja toimilupaelinten kanssa) välityksellä, ovatko kaikki todentajat noudattaneet EMAS-asetuksen 23 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua ennakkoilmoitusta koskevaa velvoitetta. Johtava toimivaltainen elin pystyy lisäksi tarkistamaan, onko todentajat akkreditoitu tai onko heille myönnetty toimilupa kyseessä olevan organisaation NACE-koodien osalta.

3.3.4

Yhdessä jäsenvaltiossa akkreditoidut tai toimiluvan saaneet todentajat voivat toimia muissa jäsenvaltioissa. Todentajien on lähetettävä ilmoitus kunkin jäsenvaltion, jossa niiden on tarkoitus toimia, akkreditointi- ja toimilupaelimelle vähintään neljä viikkoa ennen toiminnan aloittamista.

3.3.5

Todentajan toimintaa jäsenvaltiossa valvova akkreditointi- ja toimilupaelin lähettää valvontakertomuksen tämän jäsenvaltion toimivaltaiselle elimelle, jos se havaitsee toiminnassa ongelmia tai kielteisiä tuloksia. Toimivaltainen elin lähettää valvontakertomuksen tämän jälkeen EU:n konsernitason rekisteröinnistä vastaavalle johtavalle toimivaltaiselle elimelle.

3.3.6

Jos todentaja havaitsee ensimmäistä rekisteröintiä varten suoritettavan todentamisen yhteydessä, että organisaatio ei noudata lakisääteisiä vaatimuksia, hän ei allekirjoita EMAS-asetuksen 25 artiklan 9 kohdassa tarkoitettua ilmoitusta eikä EMAS-ympäristöselontekoa.

3.3.7

Jos todentaja havaitsee rekisteröinnin voimassaolon aikana tai sen uusinnan yhteydessä, että organisaatio ei noudata lakisääteisiä vaatimuksia, hän voi ilmoittaa (johtavalle) toimivaltaiselle elimelle, että kyseinen organisaatio ei enää täytä EMAS-vaatimuksia. Todentaja voi allekirjoittaa 25 artiklan 9 kohdassa tarkoitetun ilmoituksen ja päivitetyn EMAS-ympäristöselonteon EMAS-rekisteröinnin uusimisen yhteydessä ainoastaan, jos organisaatio osoittaa toteuttaneensa (yhteistyössä lainvalvontaviranomaisten kanssa) toimenpiteitä tilanteen korjaamiseksi. Jos organisaatio ei toteuta näitä toimenpiteitä, todentaja ei vahvista päivitettyä selontekoa eikä allekirjoita ilmoitusta ja EMAS-ympäristöselontekoa. Toisin sanoen EMAS-ympäristötodentaja allekirjoittaa ilmoituksen ja vahvistaa EMAS-ympäristöselonteon ainoastaan, jos organisaatio noudattaa lainsäädäntöä täysimääräisesti.

3.4.1

Rekisteröintiin sovellettavat yleiset säännöt on vahvistettu EMAS-asetuksen II, III ja IV luvussa.

3.4.2

Organisaation on oltava aikaisessa vaiheessa yhteydessä todentajaan/todentajiin ja johtavaan toimivaltaiseen elimeen selvittääkseen rekisteröinnissä tarvittavien asiakirjojen kieleen liittyvät asiat, kuten EMAS-asetuksen 5 artiklan 3 kohdassa ja liitteessä IV olevassa D kohdassa edellytetään.

3.4.3

Johtava toimivaltainen elin tarkistaa hakemukseen sisältyvät tiedot ja keskustelee niistä muiden asianomaisten toimivaltaisten elinten kanssa. Tämä tarkoittaa, että asianomaiset toimivaltaiset elimet ilmoittavat johtavalle toimivaltaiselle elimelle, ovatko kansallisia toimipaikkoja koskevat tiedot oikein.

3.4.4

Asianomaiset toimivaltaiset elimet tarkistavat akkreditointi- ja toimilupaelinten avustuksella oman jäsenvaltionsa osalta sen, onko rekisteröintimenettelyyn osallistuvat todentajat akkreditoitu tai onko heillä toimilupa kaikkien rekisteröintiprosessiin kuuluvien NACE-koodien osalta. Tämä tarkoittaa, että toimivaltainen elin tarkistaa, ovatko todentajat tehneet asianmukaisen ilmoituksen ajoissa (eli ainakin neljä viikkoa ennen kutakin jäsenvaltiossa tapahtuvaa todentamista) EMAS-asetuksen 24 artiklan 1 kohdan mukaisesti. Toimivaltaisen elimen on näin ollen joka tapauksessa ilmoitettava jäsenvaltionsa akkreditointi- ja toimilupaelimelle, että toimipaikkoja on rekisteröitävänä muiden jäsenvaltioiden todentajien todentamis- ja vahvistamistoimien perusteella. Jos akkreditointi- ja toimilupaelin ei pidä todentajaa pätevänä, se voi velvoittaa todentajan noudattamaan asiaankuuluvia vaatimuksia tai ilmoittaa ongelmasta toimivaltaiselle elimelle. Valvontatoiminta voi vaarantua, elleivät toimivaltaiset elimet ole yhteydessä sekä akkreditointi- ja toimilupaelimiin että johtavaan toimivaltaiseen elimeen.

3.4.5

Kaikki rekisteröintiprosessiin osallistuvat toimivaltaiset elimet tarkistavat kansallisten menettelyjensä mukaisesti, että niiden jäsenvaltiossa sijaitsevat toimipisteet noudattavat EMAS-asetusta. Ne ilmoittavat päätöksestään johtavalle toimivaltaiselle elimelle (voidaanko organisaatio rekisteröidä vai ei). Jos päätös on kielteinen, toimivaltainen elin ilmoittaa johtavalle toimivaltaiselle elimelle päätöksensä perustelut lausunnossa. Tämä lausunto on sitova, joten johtava toimivaltainen elin voi joko päättää keskeyttää konsernitason rekisteröintimenettelyn siihen saakka, kunnes asetuksessa säädetyt vaatimukset on täytetty (jolloin mitään toimipaikkaa ei rekisteröidä), tai ilmoittaa organisaatiolle, että ne voivat jatkaa konsernitason rekisteröintimenettelyä ilman kiistanalaista toimipaikkaa.

3.4.6

Johtavan toimivaltaisen elimen on ilmoitettava rekisteröintipäätöksestä kaikille asianomaisille kansallisille toimivaltaisille elimille, jotka puolestaan ilmoittavat siitä jäsenvaltionsa lainvalvontaviranomaisille.

Huom.

Euroopan komissio kehottaa asianomaisia toimivaltaisia elimiä vaihtamaan keskenään jäsenvaltioidensa lainvalvontaviranomaisten yhteystietoja, jotta lainvalvontaviranomaiset pystyisivät helpommin ilmoittamaan toimivaltaisille elimille, ettei näyttöä ole lainsäädännön noudattamatta jättämisestä.

3.4.7

Kansalliset lainvalvontaviranomaiset ja todentajat vastaavat kansallisen lainsäädännön noudattamisen valvonnasta todentamisprosessin aikana. Jos nämä viranomaiset havaitsevat, ettei lainsäädäntöä noudateta, niiden on ilmoitettava asiasta kansalliselle toimivaltaiselle elimelle, joka puolestaan ilmoittaa siitä johtavalle toimivaltaiselle elimelle.

3.4.8

Jos sen jäsenvaltion toimivaltainen elin, jossa konsernitason rekisteröintiä hakevan organisaation toimipaikka sijaitsee, löytää näyttöä sovellettavien lakisääteisten vaatimusten noudattamatta jättämisestä, valituksista tai muusta olennaisesta seikasta, joka liittyy rekisteröintiä, sen uusimista taikka organisaation väliaikaista tai pysyvää rekisteristä poistamista koskeviin vaatimuksiin, sen on välittömästi toimitettava johtavalle toimivaltaiselle elimelle valvontakertomus ongelmasta.

3.4.9

Jotkin jäsenvaltiot perivät rekisteröintimaksuja kansallisen lainsäädäntönsä nojalla. Johtava toimivaltainen elin ei näin ollen voi päättää maksuista, joista määrätään muiden jäsenvaltioiden lainsäädännössä. Tällöin johtavan toimivaltaisen elimen tehtävänä on ainoastaan ilmoittaa organisaatiolle rekisteröintimaksujen kokonaismäärästä ja rekisteröintiprosessiin osallistuville kansallisille toimivaltaisille elimille maksettavista yksittäisistä maksuista. Se ilmoittaa organisaatiolle myös, että kaikki asianomaiset toimivaltaiset elimet perivät maksut konsernitason rekisteröintimenettelyyn osallistuvien kansallisten toimipaikkojen rekisteröinnistä suoraan kultakin hakijaorganisaation kansalliselta toimipaikalta.

Kaikki asianomaiset toimivaltaiset elimet ilmoittavat johtavalle toimivaltaiselle elimelle, että maksut on suoritettu ennen rekisteröintiä, kuten EMAS-asetuksen 5 artiklan 2 kohdan d alakohdassa edellytetään.

Huom.

Euroopan komissio kehottaa vahvasti kaikkia jäsenvaltioita harkitsemaan konsernitason rekisteröintiä hakevilta organisaatioilta perittävien maksujen alentamista. Konsernitason rekisteröinnissä ainoastaan johtavaan toimivaltaiseen elimeen kohdistuu tavanomaisen rekisteröinnin kaltaisia hallintokuluja, kun taas toimivaltaisten elinten osallistuminen on vähäisempää ja kulut näin ollen pienemmät. Alhaisemmat maksut lisäävät EMAS-järjestelmän ja konsernitason rekisteröinnin kiinnostavuutta.

3.4.10

Kaikkien asianomaisten toimivaltaisten elinten olisi perittävä maksut, jotka aiheutuvat konsernitason rekisteröintimenettelyyn osallistuvien kansallisten toimipaikkojen rekisteröinnistä, suoraan hakijaorganisaation kyseiseltä kansalliselta toimipaikalta.

3.5.1

Jos jo rekisteröity organisaatio haluaa hakea EU:n konsernitason rekisteröintiä, johtava toimivaltainen elin voi organisaation pyynnöstä laajentaa voimassa olevaa rekisteröintiä, jolloin kansallisessa rekisterissä oleva rekisteröintinumero säilyy ennallaan. Organisaatio on tällöin rekisteröitävä myös uudella rekisteröintinumerolla kansallisessa rekisterissä. Näissä tapauksissa kaikkien muiden asianomaisten toimivaltaisten elinten niissä jäsenvaltioissa, joissa organisaatiolla on jo rekisteröityjä toimipaikkoja, on varmistettava, että voimassa olevat rekisteröinnit rekisteröidään niiden rekisteriin uudella rekisteröintinumerolla.

3.6.1

Tähän menettelyyn sovelletaan EMAS-asetuksen 15 artiklassa vahvistettuja organisaatioiden pysyvää ja väliaikaista rekisteristä poistamista koskevia yleisiä sääntöjä.

3.6.2

Rekisteröityä organisaatiota koskevista valituksista ilmoitetaan johtavalle toimivaltaiselle elimelle.

3.6.3

Kukin toimivaltainen elin vastaa jäsenvaltiossaan sijaitseviin organisaation toimipaikkoihin liittyvistä menettelyistä. Jos organisaatio on poistettava EMAS-rekisteristä väliaikaisesti tai pysyvästi, asianomainen toimivaltainen elin ilmoittaa siitä johtavalle toimivaltaiselle elimelle lausunnolla. Tämä tarkoittaa, että kansalliset toimivaltaiset elimet voivat antaa lausuntoja ainoastaan jäsenvaltiossaan sijaitsevista toimipaikoista. Jos tällaisessa lausunnossa vahvistetaan, että jäsenvaltiossa sijaitseva toimipaikka on poistettava rekisteristä, johtava toimivaltainen elin aloittaa organisaation pysyvää tai väliaikaista rekisteristä poistamista koskevan menettelyn ja noudattaa tässä yhteydessä EMAS-asetuksen 15 artiklan vaatimuksia. Ennen kuin johtava toimivaltainen elin tekee lopullisen päätöksen organisaation pysyvästä tai väliaikaisesta rekisteristä poistamisesta, sen on ilmoitettava muille asianomaisille toimivaltaisille elimille syistä, joiden vuoksi yksi tai useampi toimivaltainen elin on tehnyt rekisteristä poistamisen. Johtavan toimivaltaisen elimen on ilmoitettava tehdystä päätöksestä ja ehdotetun rekisteristä poistamisen syistä myös organisaation päätoimipaikkaan tai johtokeskukseen. Johtava toimivaltainen elin antaa tämän jälkeen organisaatiolle mahdollisuuden päättää, poistetaanko koko organisaatio EMAS-rekisteristä vai poistetaanko konsernitason rekisteröinnistä ainoastaan kiistanalaiset toimipaikat.

3.6.4

Konsernitason rekisteröintimenettelyyn osallistuvien kansallisten toimivaltaisten elinten väliset kiistat ratkaistaan toimivaltaisten elinten yhteistyöfoorumissa. Johtavan toimivaltaisen elimen ja organisaation väliset kiistat ratkaistaan sen maan lainsäädännön mukaisesti, jossa johtava toimivaltainen elin sijaitsee. Organisaation ja yksittäisten toimivaltaisten elinten väliset kiistat esimerkiksi konsernitason rekisteröintimenettelyyn osallistuvien yksittäisten kansallisten toimipaikkojen lainsäädännön noudattamisesta ratkaistaan kyseessä olevan jäsenvaltion soveltuvan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Kiistat ratkaistaan EMAS-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.

3.6.5

Jos toimivaltaisten elinten yhteistyöfoorumissa ei saavuteta yksimielisyyttä asianomaisten toimivaltaisten elinten välillä, rekisteröintimenettelyä voidaan jatkaa ilman kiistanalaisia toimipaikkoja.

3.7.1

EMAS-ympäristöselonteko ja muut olennaiset asiakirjat on toimitettava (jollakin) sen jäsenvaltion virallisella kielellä, jossa johtava toimivaltainen elin sijaitsee (5 artiklan 3 kohta). Jos organisaatio esittää yksittäisiä toimipaikkoja koskevia tietoja sisältävän konsernin ympäristöselonteon, nämäkin tiedot on toimitettava (jollakin) niiden jäsenvaltioiden virallisella kielellä, jossa toimipaikat sijaitsevat.

4.1.1

Organisaatioiden on aina noudatettava niiden kolmansien maiden kansallisia lakisääteisiä vaatimuksia, joissa EMAS-rekisteröintiin osallistuvat toimipaikat sijaitsevat.

4.1.2

EMAS-järjestelmän tavoitteellisuuden ja uskottavuuden säilyttämiseksi on suositeltavaa, että kolmannessa maassa toimivan organisaation ympäristönsuojelun taso on mahdollisimman lähellä sitä tasoa, joka EU:n organisaatioiden on saavutettava asiaankuuluvan eurooppalaisen ja kansallisen lainsäädännön nojalla. Tästä syystä yhteisön ulkopuolella toimivien organisaatioiden on hyvä viitata ympäristöselonteossaan sovellettavien kansallisten ympäristövaatimusten lisäksi myös siinä jäsenvaltiossa, jossa organisaatio aikoo hakea rekisteröintiä, samanlaisiin organisaatioihin sovellettaviin ympäristöön liittyviin lakisääteisiin vaatimuksiin (EMAS-asetuksen 4 artiklan 4 kohta). Lueteltuja ympäristövaatimuksia olisi käytettävä perustana asetettaessa mahdollisia kunnianhimoisempia ympäristönsuojelutavoitteita, mutta niitä ei pidetä sitovina arvioitaessa organisaation lainsäädännön noudattamisen tasoa.

4.1.3

EMAS-asetuksen liitteessä IV olevan B kohdan g alakohdan mukaan ympäristöselonteossa on oltava viittaus soveltuviin ympäristöön liittyviin kansallisiin lakisääteisiin vaatimuksiin.

4.1.4

EMAS-asetuksen 4 artiklan 4 kohdassa mainitun, kolmansissa maissa sijaitsevia toimipaikkoja koskevan aineellisen asiakirjanäytön olisi hyvä sisältää seuraavat:

4.2.1

Jäsenvaltiot voivat käytössään olevien keinojen ja menettelyjen mukaisesti päättää, rekisteröivätkö ne kolmansissa maissa toimivia organisaatioita. Jäsenvaltioiden on varmistettava, että niiden kansalliset akkreditointi- ja toimilupaelimet voivat akkreditoida ympäristötodentajia kolmansia maita koskevaa EMAS-rekisteröintiä varten tai myöntää heille toimilupia. Kolmansissa maissa toimivia organisaatioita voivat rekisteröidä ainoastaan jäsenvaltiot, jotka hyväksyvät kolmansia maita koskevan rekisteröinnin periaatteen.

4.2.2

Jos jäsenvaltio päättää suorittaa EMAS-asetuksen 3 artiklan 3 kohdassa tarkoitettua kolmansia maita koskevaa rekisteröintiä, rekisteröintimahdollisuus tässä jäsenvaltiossa riippuu käytännössä siitä, onko siellä käytettävissä akkreditoituja todentajia. Todentajan on oltava akkreditoitu siinä jäsenvaltiossa, jossa kolmansia maita koskeva rekisteröinti on mahdollista, kyseisen kolmannen maan ja kyseessä olevien toimialojen osalta (määritellään NACE-koodien perusteella) tietyssä rekisteröintimenettelyssä.

Selventävä huomautus:

Tämä tarkoittaa, että tietyssä kolmannessa maassa todentamisen suorittavan todentajan on oltava akkreditoitu tämän kolmannen maan osalta sen jäsenvaltion akkreditointi- ja toimilupaelimen toimesta, jossa kolmansia maita koskevia rekisteröinti on mahdollista ja jossa organisaatio hakee rekisteröintiä.

4.2.3

Kolmansia maita koskevassa akkreditoinnissa tai toimiluvassa on ilmoitettava, mitä kolmansia maita se koskee, jotta EMAS-asetuksen 22 artiklan 2 kohdan rekisteröintivaatimukset täyttyvät. Jäsenvaltio päättää, antaako se kullekin kolmannelle maalle erillisen todistuksen vai yleisen akkreditointitodistuksen, jonka maantieteellisessä liitteessä on lueteltu maat, joissa todentamiselimet on akkreditoitu toimimaan.

Selventävä huomautus:

Kolmansissa maissa toimivia ympäristötodentajia koskevia lisävaatimuksia käsittelevästä 22 artiklasta käy ilmi, että kolmansia maita koskeva akkreditointi/toimilupa ainoastaan täydentää Eurooppaa koskevaa perusakkreditointia/toimilupaa. Tämä tarkoittaa, että kolmansia maita koskevaa akkreditointia/toimilupaa edellytetään tietyn pätevyysalueen ja siihen liittyviä vaatimuksia koskevan yleisen akkreditoinnin/toimiluvan lisäksi. Näin ollen kolmansia maita koskevan akkreditoinnin/toimiluvan täytyy sisältää tiettyä jäsenvaltiota ja pätevyysaluetta koskeva akkreditointi/toimilupa.

Yhdessä jäsenvaltiossa akkreditoitu tai toimiluvan saanut todentaja voi harjoittaa toimintaa myös muissa jäsenvaltioissa asetuksen 24 artiklan mukaisesti.

4.3.1

Jäsenvaltion, jossa on enemmän kuin yksi toimivaltainen elin, on määriteltävä, mille toimivaltaiselle elimelle kolmansia maita koskevat rekisteröintihakemukset toimitetaan. Sen on oltava sama kuin 5.3.1 kohdan mukaisesti nimetty elin.

4.3.2

Organisaatioiden, joilla on toimipaikkoja ainoastaan kolmansissa maissa, esittämät kolmansia maita koskevat rekisteröintihakemukset toimitetaan mille tahansa toimivaltaiselle elimelle, joka on nimetty jäsenvaltiossa tähän tarkoitukseen, kun seuraavat edellytykset täyttyvät:

4.3.3

Toimivaltaisten elinten olisi koordinoitava toimintaansa jäsenvaltioidensa akkreditointi- ja toimilupaelinten kanssa sen varmistamiseksi, että kukin elin hoitaa tehtävänsä koordinoidusti niissä jäsenvaltioissa, joissa kolmansista maista peräisin olevien organisaatioiden rekisteröinti on mahdollista.

4.4.1

EMAS-ympäristötodentajiin, heidän akkreditointiinsa tai toimilupiin sekä todentamisprosessiin sovellettavat yleiset säännöt on vahvistettu EMAS-asetuksen V ja VI luvussa.

4.4.2

Jäsenvaltioiden, joissa kolmansia maita koskeva rekisteröinti on mahdollista, on otettava käyttöön todentajien akkreditointi- ja toimilupajärjestelmä kolmansia maita varten. Akkreditointi tai toimilupa myönnetään todentajalle maakohtaisesti, ja se täydentää yleistä akkreditointia tai toimilupaa tässä luvussa kuvatun mukaisesti.

4.4.3

Todentajalla on oltava akkreditointi tai toimilupa kaikkien niiden NACE-koodien osalta, jotka vastaavat rekisteröintimenettelyyn osallistuvan organisaation toimipaikkoihin liittyviä toimialoja. Toimialan mahdollisen moninaisuuden vuoksi organisaatiot voivat halutessaan käyttää useita akkreditoituja todentajia. Suuren organisaation kaikille toimialoille voi nimittäin olla hankalaa ellei jopa mahdotonta nimetä ainoastaan yhtä todentajaa. Jos todentajaa ei ole akkreditoitu tai hänelle ei ole myönnetty toimilupaa kyseessä olevien NACE-koodien osalta, mukaan on tarvittaessa otettava muita akkreditoituja ympäristötodentajia. Rekisteröintiä hakeva organisaatio päättää, haluaako se ottaa mukaan useita akkreditoituja / toimiluvan saaneita todentajia EMAS-asetuksen 4 artiklan mukaisesti. Sen lisäksi, että käytettävissä ei ole kyseessä olevien NACE-koodien osalta akkreditoituja todentajia, organisaatioilla voi olla muitakin syitä käyttää useampia todentajia (mm. paikallistuntemus, kieliosaaminen tai halu yhdistää EMAS-todentamiseen muiden standardien mukainen sertifiointi).

4.4.4

Kaikkien rekisteröintiin osallistuvien todentajien on allekirjoitettava asetuksen 25 artiklan 9 kohdassa tarkoitettu ilmoitus ja EMAS-ympäristöselonteko. Kukin todentaja on vastuussa omaan alaansa (liittyy yleensä yksittäisiin NACE-koodeihin) kuuluvan todentamisen tuloksesta. Toimivaltainen elin pystyy yksilöimään kaikki osallistuneet todentajat sen perusteella, että kaikki todentajat allekirjoittavat saman ilmoituksen. Johtava toimivaltainen toimielin pystyy siis varmistamaan akkreditointi- ja toimilupaelinten välityksellä, ovatko kaikki todentajat noudattaneet EMAS-asetuksen 23 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua ennakkoilmoitusta koskevaa velvoitetta. Toimivaltainen elin pystyy lisäksi tarkistamaan, kattaako todentajien akkreditointi/toimilupa kyseessä olevan organisaation NACE-koodit.

4.4.5

Todentajien, jotka haluavat toimia kolmansissa maissa, on saatava kyseistä maata koskeva akkreditointi tai toimilupa, joka täydentää yleistä akkreditointia tai toimilupaa, EMAS-asetuksen säännösten mukaisesti. Heillä on siis oltava:

4.4.6

Todentajat tarkistavat todentamismenettelyn aikana kaikki organisaatiota koskevat ympäristöluvat ja muut näytöt niiden maiden oikeusjärjestelmän mukaisesti, joita hakemus koskee.

4.4.7

Todentaja tarkistaa kolmansissa maissa tavanomaisten tehtäviensä lisäksi erityisesti sen, että organisaatio ja sen rekisteröintiprosessiin osallistuvat toimipaikat noudattavat maan lainsäädäntöä. Kun otetaan huomioon erityisesti EMAS-asetuksen 13 artiklan 2 kohdan c alakohdan sisältö, todentajat tarkistavat näin ollen, että näyttöä ei ole ympäristöön liittyvän lainsäädännön noudattamatta jättämisestä. Todentajien olisi hyödynnettävä lainvalvontaviranomaisten havaintoja ja pyydettävä niiltä tarkat tiedot lainsäädännön noudattamisesta. Todentajan on varmistettava, että hän saa riittävät tiedot toimitetun näytön perusteella, esimerkiksi toimivaltaiselta lainvalvontaviranomaiselta saamastaan kirjallisesta raportista. Jos näyttöä ei ole lainsäädännön noudattamatta jättämisestä, siitä on ilmoitettava ympäristötodentajan ilmoituksessa todentamis- ja vahvistamistoimista (EMAS-asetuksen liite VII). Todentaja allekirjoittaa tämän ilmoituksen. Hänen velvollisuutenaan on tarkistaa, voidaanko EMAS-asetuksen vaatimukset täyttää tavanomaisilla auditointitekniikoilla, jotka toteutetaan EMAS-asetuksen mukaisesti. Todentaja voi halutessaan suorittaa riskinarvioinnin varmistaakseen, että kolmansissa maissa sijaitsevien toimipaikkojen rekisteröinti on yhtä korkealaatuista kuin EU:ssa sijaitsevien samankaltaisten toimipaikkojen rekisteröinti.

4.4.8

EMAS-asetuksen 13 artiklan 2 kohdan d alakohdan nojalla todentajan olisi tarkistettava, etteivät sidosryhmät ole esittäneet asiaan liittyviä valituksia tai että valitukset on ratkaistu myönteisesti.

4.4.9

Kolmansia maita koskevaa rekisteröintiä suorittavien jäsenvaltioiden on hyvä toteuttaa toimenpiteitä akkreditointiprosessin lujittamiseksi, jotta voidaan varmistaa, että tiettyjä kolmansia maita varten akkreditoidut todentajat pystyvät tarkastamaan, noudattaako organisaatio kolmannen maan soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä.

4.4.10

Kolmansia maita koskevaa rekisteröintiä suorittavien jäsenvaltioiden on hyvä vahvistaa erillisiä säännöksiä, joilla tehostetaan lainsäädännön noudattamisen tarkistamista ja varmistetaan EU:n vaatimusten mukainen rekisteröintiprosessi. Jäsenvaltiot voivat erityisesti harkita mahdollisuuksia tehdä sopimuksia (kahdenvälisiä sopimuksia, yhteisymmärryspöytäkirjoja jne.). Niissä voidaan sopia menettelystä, jolla kolmannen maan lainvalvontaviranomaiset ilmoittavat jäsenvaltiolle organisaation lainsäädännön noudattamisesta, sekä siitä, kuinka jäsenvaltion toimivaltaiselle elimelle ilmoitetaan soveltuvien lakisääteisten vaatimusten rikkomisesta alkuperäisen rekisteröinnin tai rekisteröinnin uusinnan ja seuraavan uusinnan välisenä aikana.

4.4.11

Ympäristötodentajan on ilmoitettava akkreditointi- tai toimilupatietonsa ja todentamisen tai vahvistamisen aika ja paikka viimeistään kuusi viikkoa ennen kutakin kolmannessa maassa suoritettavaa todentamista tai vahvistamista sen jäsenvaltion akkreditointi- tai toimilupaelimelle, jossa asianomainen organisaatio aikoo hakea rekisteröintiä tai jossa se on rekisteröity. Todentamisesta voidaan ilmoittaa myös sen jäsenmaan toimivaltaiselle elimelle, jossa toimipaikat on tarkoitus rekisteröidä.

4.4.12

Jos todentaja havaitsee rekisteröinnin yhteydessä, että organisaatio ei noudata lakisääteisiä vaatimuksia, hän ei allekirjoita EMAS-ympäristöselontekoa eikä EMAS-asetuksen 25 artiklan 9 kohdassa tarkoitettua ilmoitusta.

4.4.13

Jos todentaja havaitsee rekisteröinnin voimassaolon aikana tai sen uusinnan yhteydessä, että organisaatio ei noudata lakisääteisiä vaatimuksia, hän voi ilmoittaa toimivaltaiselle elimelle, että kyseinen organisaatio ei enää täytä EMAS-vaatimuksia. Todentaja voi allekirjoittaa 25 artiklan 9 kohdassa tarkoitetun ilmoituksen ja päivitetyn EMAS-ympäristöselonteon rekisteröinnin uusimisen yhteydessä ainoastaan, jos organisaatio osoittaa toteuttaneensa riittäviä toimenpiteitä (yhteistyössä lainvalvontaviranomaisten kanssa) tilanteen korjaamiseksi. Jos organisaatio ei pysty osoittamaan todentajalle, että se on toteuttanut tällaiset toimenpiteet, todentaja ei vahvista päivitettyä selontekoa eikä allekirjoita ilmoitusta ja EMAS-ympäristöselontekoa.

4.5.1

Organisaation on oltava aikaisessa vaiheessa yhteydessä todentajaan/todentajiin ja toimivaltaiseen elimeen selvittääkseen rekisteröinnissä tarvittavien asiakirjojen kieleen liittyvät asiat, kuten EMAS-asetuksen 5 artiklan 3 kohdassa ja liitteessä IV olevassa D kohdassa edellytetään.

4.5.2

Ennen rekisteröintihakemuksen lähettämistä toimivaltaiselle elimelle organisaation on annettava todentajalle tämän ohjeen 4.1.4 kohdassa kuvattua aineellista tai asiakirjanäyttöä siitä, ettei organisaatio ole todistetusti jättänyt noudattamatta ympäristöön liittyviä lakisääteisiä vaatimuksia.

4.5.3

Kun organisaatio on täyttänyt EMAS-vaatimukset ja erityisesti asetuksen liitteessä II luetellut rekisteröintiprosessiin sovellettavat vaatimukset ja kun akkreditoitu tai toimiluvan saanut todentaja on vahvistanut sen ympäristöselonteon, organisaatio lähettää hakemuslomakkeen ja siihen liittyvät asiakirjat, kuten liitteet VI ja VII, toimivaltaiselle elimelle rekisteröintiä varten.

4.5.4

Toimivaltainen elin tarkastaa hakemuksessa ilmoitetut tiedot ja on sitä varten yhteydessä kansalliseen akkreditointi- ja toimilupaelimeen.

4.5.5

Akkreditointi- ja toimilupaelin arvioi ympäristötodentajan pätevyyden EMAS-asetuksen 20, 21 ja 22 artiklassa esitettyjen seikkojen perusteella. Jos akkreditointi- ja toimilupaelin ei pidä todentajaa pätevänä, se voi velvoittaa todentajan noudattamaan asiaankuuluvia vaatimuksia ja ilmoittaa ongelmasta toimivaltaiselle elimelle. Samalla tavoin toimivaltaisen elimen on joka tapauksessa ilmoitettava akkreditointi- ja toimilupaelimelle rekisteröintihakemuksen vastaanottamisesta ja siitä, että rekisteröitävänä on kolmansissa maissa sijaitsevia toimipaikkoja. Ilmoituksen saatuaan akkreditointi- ja toimilupaelimen on ilmoitettava asianomaisia todentajia koskevista havainnoistaan toimivaltaiselle elimelle. Näin toimivaltaisen elimen on helpompi tarkistaa, onko kaikki rekisteröintimenettelyyn osallistuvat todentajat akkreditoitu tai onko heille myönnetty toimilupa kaikkien rekisteröintiprosessiin liittyvien NACE-koodien osalta. Valvontatoiminta voisi vaarantua, elleivät toimivaltainen elin ja akkreditointi- ja toimilupaelin viestittäisi toisilleen näistäkin seikoista.

4.5.6

Rekisteröinnistä vastaava toimivaltainen elin koordinoi lainsäädännön noudattamisen tarkastamista niiden tietojen perusteella, joita organisaatio on toimittanut todentajalle. Jäsenvaltio voi tarkastaa lainsäädännön noudattamisen suoraan kolmannen maan lainvalvontaviranomaisilta ainoastaan, jos se on tehnyt kyseisen kolmannen maan kanssa sopimuksen, jonka mukaan jäsenvaltio voi ottaa yhteyttä suoraan kolmannen maan lainvalvontaviranomaisiin. Jos tällaista sopimusta ei ole tehty, toimivaltaisen elimen on luotettava siihen, että todentaja ja/tai organisaatio saa aineellista tai asiakirjanäyttöä siitä, että sovellettavia lakisääteisiä vaatimuksia on noudatettu.

4.6.1

Toimivaltainen elin noudattaa organisaatioiden pysyvää tai väliaikaista rekisteristä poistamista koskevia EMAS-asetuksen yleisiä sääntöjä.

4.6.2

Rekisteröityä organisaatiota koskevista valituksista on ilmoitettava toimivaltaiselle elimelle.

4.6.3

EMAS-rekisteröintiä hakevien kolmansien maiden organisaatioiden, jotka haluavat aloittaa rekisteröintimenettelyn, on hyväksyttävä se, että toimivaltainen elin voi ennen päätöksen tekemistä pyytää todentajaa todentamaan kolmannessa maassa, jossa toimipaikat sijaitsevat, mahdollisesti ilmenevät syyt organisaation pysyvään tai väliaikaiseen rekisteristä poistamiseen. Organisaation on tehtävä yhteistyötä ja vastattava kaikkiin väliaikaisen tai pysyvän rekisteristä poistamisen mahdollisia syitä koskeviin kysymyksiin, joita todentaja tai toimivaltainen elin sille esittää. Sen on myös maksettava todentajan selvitystyöstä aiheutuvat kulut.

4.6.4

Rekisteröinnistä vastaavan jäsenvaltion ja kolmannen maan väliset sopimukset voivat sisältää erityisiä määräyksiä, joilla varmistetaan lainsäädännön noudattamisen valvonta ja se, että kolmannen maan lainvalvontaviranomaiset ilmoittavat toimivaltaiselle elimelle välittömästi lainsäädännön rikkomistapauksista.

4.6.5

Todentaja on joka tapauksessa vastuussa lainsäädännön noudattamisen tarkistamisesta, vaikka tällainen sopimus olisikin tehty. Lainsäädännön noudattamisen tarkistamiseen on sisällytettävä myös mahdolliset valitukset ja poikkeamat, jotka voivat johtaa organisaation pysyvään tai väliaikaiseen rekisteristä poistamiseen.

4.6.6

Kolmannessa maassa toimivia kansalaisjärjestöjä voidaan kuulla ja käyttää tietolähteenä. Todentaja ilmoittaa joka tapauksessa toimivaltaiselle elimelle kaikki olennaiset tiedot, jotka se saa todentamisprosessin aikana.

4.7.1

EMAS-ympäristöselonteko ja muut olennaiset asiakirjat toimitetaan rekisteröintiä varten (jollakin) sen jäsenvaltion virallisella kielellä, jossa toimivaltainen elin sijaitsee (5 artiklan 3 kohta). Jos organisaatio esittää konsernitason ympäristöselonteon, joka sisältää useissa kolmansissa maissa sijaitsevia yksittäisiä toimipaikkoja koskevia tietoja, nämäkin tiedot on toimitettava (jollakin) niiden kolmansien maiden virallisella kielellä, joissa toimipaikat sijaitsevat.

5.1.1

Organisaatioiden on aina noudatettava EU:n ja kansallista lainsäädäntöä, jota sovelletaan niihin toimipaikkoihin, joille EMAS-rekisteröintiä haetaan.

5.1.2

EMAS-järjestelmän tavoitteellisuuden ja uskottavuuden säilyttämiseksi on suositeltavaa, että kolmannessa maassa toimivan organisaation ympäristönsuojelun taso on mahdollisimman lähellä sitä tasoa, joka EU:n organisaatioiden on saavutettava asiaankuuluvan eurooppalaisen ja kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Tästä syystä organisaatioiden, joilla on toimipaikkoja yhteisön ulkopuolella, on hyvä viitata ympäristöselonteossaan sovellettavien kansallisten ympäristövaatimusten lisäksi myös siinä jäsenvaltiossa, jossa organisaatio aikoo hakea rekisteröintiä, samanlaisiin organisaatioihin sovellettaviin ympäristöön liittyviin lakisääteisiin vaatimuksiin (EMAS-asetuksen 4 artiklan 4 kohta). Lueteltuja ympäristövaatimuksia olisi käytettävä perustana asetettaessa kunnianhimoisempia ympäristönsuojelutavoitteita, mutta ne eivät ole olennaisia arvioitaessa organisaation lainsäädännön noudattamisen tasoa.

5.1.3

Asetuksen 4 artiklan 4 kohdassa mainitun, kolmansissa maissa sijaitsevia toimipaikkoja koskevan aineellisen asiakirjanäytön olisi sisällettävä seuraavat:

5.2.1

Sovelletaan 4.2 kohdassa kuvattuja kolmansien maiden EMAS-akkreditointia ja toimiluvan myöntämistä koskevia sääntöjä.

5.3.1

Jäsenvaltion, jossa on enemmän kuin yksi toimivaltainen elin, on määriteltävä, mille toimivaltaiselle elimelle maailmanlaajuista rekisteröintiä koskevat hakemukset toimitetaan. Sen on oltava sama kuin 4.3.1 kohdan mukaisesti nimetty elin.

5.3.2

Maailmanlaajuista rekisteröintiä koskevat hakemukset eli hakemukset niistä organisaatioista, joilla on toimipaikkoja EU:n jäsenvaltioissa ja kolmansissa maissa, toimitetaan mille tahansa toimivaltaiselle elimelle, joka on nimetty tähän tarkoitukseen jossakin jäsenvaltiossa, kun seuraavat edellytykset täyttyvät:

5.3.3

Jäsenvaltio, jossa menettelystä vastaava toimivaltainen elin sijaitsee, määritellään seuraavien tärkeysjärjestyksessä olevien edellytysten perusteella:

5.3.4

Jos hakemus kattaa useamman kuin yhden jäsenvaltion, on noudatettava 3.2 kohdassa vahvistettua asianomaisten toimivaltaisten elinten välistä koordinointimenettelyä. Kyseisessä kohdassa tarkoitettu toimivaltainen elin toimii johtavana toimivaltaisena elimenä menettelyn EU:n konsernitason rekisteröintiin liittyvissä vaiheissa.

5.4.1

EMAS-ympäristötodentajiin, heidän akkreditointiinsa tai toimilupiin sekä todentamisprosessiin sovellettavat yleiset säännöt on vahvistettu EMAS-asetuksen V ja VI luvussa.

5.4.2

Jäsenvaltioiden, joissa kolmansia maita koskeva rekisteröinti on mahdollista, on otettava käyttöön todentajien akkreditointi- ja toimilupajärjestelmä kolmansia maita varten. Akkreditointi tai toimilupa myönnetään todentajalle maakohtaisesti, ja se täydentää yleistä akkreditointia tai toimilupaa tässä luvussa kuvatun mukaisesti.

5.4.3

Kun maailmanlaajuista rekisteröintiä hakeva organisaatio käsittää useita toimipaikkoja ja toimialoja, todentajan/todentajien akkreditoinnin on katettava kaikki organisaation toimipaikkojen ja toimialojen NACE-koodit. Kolmansissa maissa sijaitsevien toimipaikkojen tapauksessa todentajalla on oltava akkreditointi tai toimilupa kaikkien maailmanlaajuiseen rekisteröintiin osallistuviin toimipaikkoihin liittyvien kolmansien maiden ja NACE-koodien osalta siinä jäsenvaltiossa, jossa organisaatio aikoo hakea rekisteröintiä. Toimialojen mahdollisen moninaisuuden vuoksi organisaatiot voivat halutessaan käyttää useita akkreditoituja todentajia. Suuren organisaation kaikille toimialoille voi nimittäin olla hankalaa ellei jopa mahdotonta nimetä yhtä ainoaa todentajaa. Jos todentajaa ei ole akkreditoitu tai hänelle ei ole myönnetty toimilupaa kyseessä olevien NACE-koodien tai maiden osalta, tarvittaessa mukaan on tapauskohtaisesti otettava muita akkreditoituja ympäristötodentajia. Rekisteröintiä hakeva organisaatio päättää, haluaako se ottaa mukaan useita akkreditoituja / toimiluvan saaneita todentajia EMAS-asetuksen 4 artiklan mukaisesti. Sen lisäksi, ettei käytettävissä ole kyseessä olevien NACE-koodien osalta akkreditoituja todentajia, organisaatioilla voi olla muitakin syitä käyttää useampia todentajia (mm. paikallistuntemus, kieliosaaminen tai halu yhdistää EMAS-todentamiseen muiden standardien mukainen sertifiointi).

5.4.4

Kaikkien rekisteröintiin osallistuvien todentajien on allekirjoitettava EMAS-asetuksen 25 artiklan 9 kohdassa tarkoitettu ilmoitus ja EMAS-ympäristöselonteko. Kukin todentaja on vastuussa omaan alaansa (liittyy yleensä yksittäisiin NACE-koodeihin) kuuluvan todentamisen tuloksesta. Johtava toimivaltainen elin pystyy yksilöimään kaikki rekisteröintiin osallistuneet todentajat sen perusteella, että kaikki todentajat allekirjoittavat saman ilmoituksen. Johtava toimivaltainen elin pystyy siis todentamaan yhteistyötä tekevien toimivaltaisten elinten (joiden olisi vuorostaan koordinoitava toimintansa akkreditointi- ja toimilupaelinten kanssa) välityksellä, ovatko kaikki todentajat noudattaneet EMAS-asetuksen 23 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua ennakkoilmoitusta koskevaa velvoitetta. Johtava toimivaltainen elin pystyy lisäksi tarkistamaan, kattaako todentajien akkreditointi/toimilupa kyseessä olevan organisaation NACE-koodit.

5.4.5

Todentajien, jotka haluavat harjoittaa toimintaa kolmansissa maissa, on saatava kyseistä maata varten akkreditointi tai toimilupa, joka täydentää yleistä akkreditointia tai toimilupaa, EMAS-asetuksen säännösten mukaisesti. Heillä on siis oltava:

5.4.6

Todentajat tarkistavat todentamismenettelyn aikana kaikki organisaatiota koskevat ympäristöluvat ja muut näytöt niiden maiden oikeusjärjestelmän mukaisesti, jota hakemus koskee.

5.4.7

Todentaja tarkistaa kolmansissa maissa tavanomaisten tehtäviensä lisäksi erityisesti sen, että organisaatio ja sen rekisteröintiprosessiin osallistuvat toimipaikat noudattavat maan lainsäädäntöä. Kun otetaan huomioon erityisesti EMAS-asetuksen 13 artiklan 2 kohdan c alakohdan sisältö, todentajat tarkistavat näin ollen, että näyttöä ei ole ympäristöön liittyvän lainsäädännön noudattamatta jättämisestä. Todentajan olisi hyödynnettävä lainvalvontaviranomaisten havaintoja ja pyydettävä niiltä tarkat tiedot lainsäädännön noudattamisesta. Todentajan on varmistettava, että hän saa riittävät tiedot toimitetun näytön perusteella, esimerkiksi toimivaltaiselta lainvalvontaviranomaiselta saamastaan kirjallisesta raportista. Jos näyttöä ei ole lainsäädännön noudattamatta jättämisestä, siitä on ilmoitettava ympäristötodentajan ilmoituksessa todentamis- ja vahvistamistoimista (EMAS-asetuksen liite VII). Todentaja allekirjoittaa tämän ilmoituksen. Hänen velvollisuutenaan on tarkistaa, voidaanko EMAS-asetuksen vaatimukset täyttää tavanomaisilla auditointitekniikoilla. Todentaja voi halutessaan suorittaa riskinarvioinnin varmistaakseen, että kolmansissa maissa sijaitsevien toimipaikkojen ja EU:n toimipaikkojen rekisteröinti on yhtä korkealaatuista.

5.4.8

EMAS-asetuksen 13 artiklan 2 kohdan d alakohdan nojalla todentajan olisi tarkistettava, etteivät sidosryhmät ole esittäneet asiaan liittyviä valituksia tai että valitukset on ratkaistu myönteisesti.

5.4.9

Kolmansia maita koskevaa rekisteröintiä (ja siten myös maailmanlaajuista rekisteröintiä) suorittavien jäsenvaltioiden on hyvä toteuttaa toimenpiteitä akkreditointiprosessin lujittamiseksi, jotta voidaan varmistaa, että tiettyjä kolmansia maita varten akkreditoidut todentajat pystyvät tarkastamaan, noudattaako organisaatio kolmannen maan soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä.

5.4.10

Maailmanlaajuista rekisteröintiä suorittavien jäsenvaltioiden on hyvä vahvistaa erillisiä säännöksiä, joilla tehostetaan lainsäädännön noudattamisen tarkistamista ja varmistetaan EU:n vaatimusten mukainen rekisteröintiprosessi. Jäsenvaltiot voivat erityisesti harkita mahdollisuuksia tehdä sopimuksia (kahdenvälisiä sopimuksia, yhteisymmärryspöytäkirjoja jne.). Niissä voidaan sopia menettelystä, jolla kolmannen maan lainvalvontaviranomaiset ilmoittavat jäsenvaltiolle organisaation lainsäädännön noudattamisesta, sekä siitä, kuinka jäsenvaltion toimivaltaiselle elimelle ilmoitetaan sovellettavien lakisääteisten vaatimusten rikkomisesta alkuperäisen rekisteröinnin tai rekisteröinnin uusinnan ja seuraavan uusinnan välisenä aikana.

5.4.11

Ympäristötodentajan on ilmoitettava akkreditointi- tai toimilupatietonsa ja todentamisen tai vahvistamisen aika ja paikka viimeistään kuusi viikkoa ennen kutakin kolmannessa maassa suoritettavaa todentamista tai vahvistamista sen jäsenvaltion akkreditointi- tai toimilupaelimelle, jossa asianomainen organisaatio aikoo hakea rekisteröintiä tai jossa se on rekisteröity. Todentajan on lisäksi ilmoitettava akkreditointi- ja toimilupatietonsa akkreditointi- ja toimilupaelimille kaikissa niissä jäsenvaltioissa, joissa rekisteröitävät toimipaikat sijaitsevat.

5.4.12

Jos todentaja havaitsee rekisteröinnin yhteydessä, että organisaatio ei noudata lakisääteisiä vaatimuksia, hän ei allekirjoita EMAS-ympäristöselontekoa eikä EMAS-asetuksen 25 artiklan 9 kohdassa tarkoitettua ilmoitusta.

5.4.13

Jos todentaja havaitsee rekisteröinnin voimassaolon aikana tai sen uusinnan yhteydessä, että organisaatio ei noudata lakisääteisiä vaatimuksia, hän voi ilmoittaa toimivaltaiselle elimelle, että kyseinen organisaatio ei enää täytä EMAS-vaatimuksia. Todentaja voi allekirjoittaa 25 artiklan 9 kohdassa tarkoitetun ilmoituksen ja päivitetyn EMAS-ympäristöselonteon rekisteröinnin uusimisen yhteydessä ainoastaan, jos organisaatio osoittaa toteuttaneensa riittäviä toimenpiteitä (yhteistyössä lainvalvontaviranomaisten kanssa) tilanteen korjaamiseksi. Jos organisaatio ei pysty osoittamaan todentajalle, että se on toteuttanut tällaiset toimenpiteet, todentaja ei vahvista päivitettyä selontekoa eikä allekirjoita ilmoitusta ja EMAS-ympäristöselontekoa.

5.5.1

Organisaation on oltava aikaisessa vaiheessa yhteydessä todentajaan/todentajiin ja toimivaltaiseen elimeen selventääkseen rekisteröinnissä tarvittavien asiakirjojen kieleen liittyvät asiat, kuten EMAS-asetuksen 5 artiklan 3 kohdassa ja liitteessä IV olevassa D kohdassa edellytetään.

5.5.2

Organisaation on annettava 5.1.3 kohdassa kuvattua aineellista näyttöä lainsäädännön noudattamisesta.

5.5.3

Kun organisaatio on täyttänyt EMAS-vaatimukset ja erityisesti asetuksen liitteessä II luetellut rekisteröintiprosessiin sovellettavat vaatimukset ja kun akkreditoitu tai toimiluvan saanut todentaja on vahvistanut sen ympäristöselonteon, organisaatio lähettää hakemuslomakkeen ja siihen liittyvät asiakirjat, kuten liitteet VI ja VII, (johtavalle) toimivaltaiselle elimelle rekisteröintiä varten.

5.5.4

Rekisteröinnistä vastaava toimivaltainen elin tarkastaa hakemuksessa ilmoitetut tiedot ja on sitä varten yhteydessä kansalliseen akkreditointi- ja toimilupaelimeen ja tarvittaessa muihin asianomaisiin toimivaltaisiin elimiin. Se voi tarvittaessa olla yhteydessä myös rekisteröinnistä vastaavaan todentajaan. Yhteydenpito voi tapahtua esimerkiksi postitse, sähköpostitse tai faksitse, ja kirjalliset todisteet viestinnästä on hyvä säilyttää.

5.5.5

Kaikkien asianomaisten jäsenvaltioiden akkreditointi- ja toimilupaelimet arvioivat ympäristötodentajan pätevyyden EMAS-asetuksen 20, 21 ja 22 artiklassa esitettyjen seikkojen perusteella. Jos akkreditointi- ja toimilupaelin ei pidä todentajaa pätevänä, se voi velvoittaa todentajan noudattamaan asiaankuuluvia vaatimuksia ja ilmoittaa ongelmasta kansalliselle toimivaltaiselle elimelle. Samalla tavoin toimivaltaisen elimen on joka tapauksessa ilmoitettava akkreditointi- ja toimilupaelimelle rekisteröintihakemuksen vastaanottamisesta ja siitä, että rekisteröitävänä on toimipaikkoja. Ilmoituksen saatuaan akkreditointi- ja toimilupaelimen on ilmoitettava asianomaisia todentajia koskevista havainnoistaan kansalliselle toimivaltaiselle elimelle. Kaikki asianomaiset kansalliset toimivaltaiset elimet ilmoittavat havainnot edelleen johtavalle toimivaltaiselle elimelle. Näin asianomaisten toimivaltaisten elinten ja johtavan toimivaltaisen elimen on helpompi tarkastaa, onko kaikki rekisteröintimenettelyyn osallistuvat todentajat akkreditoitu tai onko heille myönnetty toimilupa kaikkien rekisteröintiprosessiin liittyvien NACE-koodien osalta. Valvontatoiminta voisi vaarantua, elleivät toimivaltaiset elimet ja akkreditointi- ja toimilupaelimet viestittäisi toisilleen näistäkin seikoista.

5.5.6

Rekisteröinnistä vastaava toimivaltainen elin koordinoi lainsäädännön noudattamisen tarkistamista niiden tietojen perusteella, joita organisaatio on toimittanut todentajalle. Jäsenvaltio voi tarkistaa lainsäädännön noudattamisen suoraan kolmannen maan lainvalvontaviranomaisilta ainoastaan, jos se on tehnyt kyseisen kolmannen maan kanssa sopimuksen, jonka mukaan jäsenvaltio voi ottaa yhteyttä suoraan kolmannen maan lainvalvontaviranomaisiin. Jos tällaista sopimusta ei ole tehty, toimivaltaisen elimen on luotettava siihen, että todentaja ja/tai organisaatio saa aineellista tai asiakirjanäyttöä siitä, että sovellettavia lakisääteisiä vaatimuksia on noudatettu.

5.5.7

Johtavan toimivaltaisen elimen on tarvittaessa ilmoitettava rekisteröintipäätöksestä kaikille asianomaisille kansallisille toimivaltaisille elimille, jotka puolestaan ilmoittavat siitä jäsenvaltionsa lainvalvontaviranomaisille.

5.5.8

Jos rekisteröintimenettelyyn osallistuu useita toimivaltaisia elimiä, sovelletaan 3.4 kohdassa kuvattuja maksuehtoja.

5.6.1

Toimivaltainen elin noudattaa organisaatioiden pysyvää tai väliaikaista rekisteristä poistamista koskevia EMAS-asetuksen yleisiä sääntöjä.

5.6.2

Rekisteröityä organisaatiota koskevista valituksista on ilmoitettava toimivaltaiselle elimelle.

5.6.3

EMAS-rekisteröintiä hakevien kolmansien maiden organisaatioiden, jotka haluavat aloittaa rekisteröintimenettelyn, on hyväksyttävä se, että toimivaltaiset elimet voivat ennen päätöksen tekemistä pyytää todentajaa todentamaan kolmannessa maassa, jossa toimipaikat sijaitsevat, mahdollisesti ilmenevät syyt organisaation pysyvään tai väliaikaiseen rekisteristä poistamiseen. Organisaation on tehtävä yhteistyötä ja vastattava kaikkiin väliaikaisen tai pysyvän rekisteristä poistamisen mahdollisia syitä koskeviin kysymyksiin, joita todentaja tai toimivaltainen elin sille esittää. Organisaation on myös maksettava todentajan selvitystyöstä aiheutuvat kulut.

5.6.4

Todentaja on joka tapauksessa vastuussa lainsäädännön noudattamisen tarkistamisesta, vaikka tällainen sopimus olisikin tehty. Lainsäädännön noudattamisen tarkistamiseen on sisällytettävä myös mahdolliset valitukset ja poikkeamat, jotka voivat johtaa organisaation pysyvään tai väliaikaiseen rekisteristä poistamiseen.

5.6.5

Tässä kolmannessa maassa toimivia kansalaisjärjestöjä voidaan kuulla ja käyttää tietolähteenä. Todentaja ilmoittaa joka tapauksessa toimivaltaiselle elimelle kaikki olennaiset tiedot, jotka se saa todentamisprosessin aikana.

5.7.1

EMAS-ympäristöselonteko ja muut olennaiset asiakirjat toimitetaan (jollakin) sen jäsenvaltion virallisella kielellä, jossa johtava toimivaltainen elin sijaitsee (5 artiklan 3 kohta). Jos organisaatio esittää konsernitason ympäristöselonteon, joka sisältää tietoja yksittäisistä toimipaikoista, EU:n toimipaikkoja koskevat tiedot on toimitettava (jollakin) niiden jäsenvaltioiden virallisella kielellä, joissa toimipaikat sijaitsevat. Kolmansissa maissa sijaitsevia toimipaikkoja koskevat tiedot on puolestaan toimitettava mielellään (jollakin) kyseessä olevan kolmannen maan virallisella kielellä.