23.11.2005

Euroopa Liidu Teataja

C 291/1

ERIARUANNE nr 5/2005

parlamendi, komisjoni ja nõukogu suulise tõlke kulude kohta koos institutsioonide vastustega

(vastavalt EÜ asutamislepingu artikli 248 lõike 4 teisele lõigule)

(2005/C 291/01)

SISUKORD

I–VIII

KOMMENTEERITUD KOKKUVÕTE

1–12	SISSEJUHATUS

13–14

AUDITI EESMÄRK JA ULATUS

15–81

TÄHELEPANEKUD

15–29

Kord, mida rakendati, et ära hoida tegelikke vajadusi ületavate suulise tõlke teenuste osutamist

16–21

Parlament

22–24

Komisjon

25–9

Nõukogu

30–32

Kõigi vajalike suulise tõlke teenuste osutamise suutlikkus

33–71

Suulise tõlke omahind

33–38

Omahinna kalkulatsioon

39–41

Suulise tõlke omahinna analüüs

42–58

Teised suulise tõlke omahinna mõjurid

59–71

Konkreetsed tähelepanekud vabakutseliste tõlkidega seonduvate kulude kohta

72–81

Suulise tõlke kvaliteet

Parlament

73–81

Komisjon ja nõukogu

82–95

JÄRELDUSED JA SOOVITUSED

82	Kord, mida rakendati, et ära hoida tegelikke vajadusi ületavate suulise tõlke teenuste osutamist

83–84

Kõigi vajalike suulise tõlke teenuste osutamise suutlikkus

85–92

Suulise tõlke omahind

93	Suulise tõlke kvaliteet

94–95

Võimalik areng

I LISA: Parlamendi, komisjoni ja nõukogu suhtes kohaldatavad erisätted

II LISA: Kontrollikoja poolt väljatöötatud kulukalkulatsiooni meetod

Institutsioonide vastused

KOMMENTEERITUD KOKKUVÕTE

Kahekümne ühel keelel on Euroopa institutsioonide ametliku ja töökeele staatus. Oma tegevuse laadi tõttu kõige enam suulise tõlke teenuseid vajavad institutsioonid on parlament, komisjon ja nõukogu. Parlamendil on omaenda suulise tõlke osakond. Nõukogu ja komisjoni suulise tõlke vajaduse täitmise eest kannab hoolt komisjoni suulise tõlke peadirektoraat.

II.	Nõudluse ebaühtlase jagunemise tõttu aasta lõikes kasutavad Euroopa Liidu institutsioonid lisaks koosseisulistele tõlkidele (ametnikele) ka abiteenistujatena värvatud vabakutselisi tõlke (nn ACId ehk Auxiliary Conference Interpreters).

III.

Kontrollikoja auditi eesmärk oli hinnata suulise tõlke teenuste finantsjuhtimise usaldusväärsust parlamendis, komisjonis ja nõukogus. Eelkõige oli eesmärgiks tuvastada, kas neis institutsioonides kasutatakse asjakohaseid vahendeid ja menetlusi, tagamaks, et:

—	osutatud suulise tõlke teenused ei ületaks tegelikke vajadusi;

—	suudetaks osutada kõiki vajalikke suulise tõlke teenuseid;

—	suulise tõlke teenuseid osutataks võimalikult madala omahinnaga;

—	suuline tõlge oleks kvaliteetne.

IV.	Auditi käigus ilmnes, et suulise tõlke kvaliteet vastab enamasti vajadustele ja ootustele, kuid kulude vähendamiseks ja taotletud, kuid mitte kasutatud suulise tõlke ärahoidmiseks on vaja võtta mitmeid meetmeid.

Institutsioonid vastavad suulise tõlke taotlustele erinevalt. Kui suulise tõlke peadirektoraat analüüsib koos taotluse esitanud komisjoni peadirektoraadiga, milliseid suulise tõlke teenuseid tegelikult vajatakse, ja teeb otsuse, millised taotlused rahuldada, siis parlamendis sellist analüüsi ei toimu ja seal rahuldatakse olemasolevate ressursside piires kõik taotlused, mis on ametlikult eeskirjadega kooskõlas. 2004. aastal võttis nõukogu vastu uue korra, mis lõi selge stiimuli suulise tõlke taotluste piiramiseks.

VI.

Kontrollikoja kalkulatsioon näitab, et 2003. aastal oli suulise tõlke üldmaksumus parlamendis ligikaudu 57 miljonit eurot ning komisjonis, nõukogus, komiteedes ja osades asutustes ligikaudu 106 miljonit eurot. Tõlkepäeva keskmine omahind ühe tõlgi kohta oli parlamendis 1 476 eurot ning komisjonis ja nõukogus 1 046 eurot.

VII.

Kuigi institutsioonidel on õnnestunud suulist tõlget piirata, oleks võimalik rohkem säästa, kui suudetaks ära hoida hilinenud tühistamisi ja viimasel minutil esitatud koosolekutaotlusi, koosolekute ebaühtlast jaotust nädala ja aasta lõikes ning ACIde suuri reisikulusid. Kuna need asjaolud ei ole üldjuhul suulise tõlke osakondade kontrolli all, saaks suuremat säästu saavutada üksnes suurema etteplaneerimise kaudu koosolekute korraldajate poolt.

VIII.

Koosolekuaruanded, mis näitavad koosolekutel kasutatud keeli, on väga kasulikud, võimaldamaks hinnata suulise tõlke korralduse vastavust koosolekul osalejate vajadustele, kuid paljudel juhtudel neid ei koostata. Tühistatud koosoleku omahinna aruande esitamine koosoleku korraldajatele, nagu seda nõukogus tehakse, on hea tava, mis tuleks kasutusele võtta ka teistes institutsioonides.

SISSEJUHATUS

1.	Vastavalt Euroopa Ühenduse asutamislepingu artiklile 290 on nõukogu volitatud ühehäälselt määrama eeskirjad ühenduse institutsioonide keelte kohta.

Määrusega nr 1, mida ajakohastatakse iga kord pärast mõne riigi ühinemist Euroopa Liiduga, on nõukogu andnud 21 keelele (tšehhi, taani, hollandi, inglise, eesti, soome, prantsuse, saksa, kreeka, ungari, iiri, itaalia, läti, leedu, malta, poola, portugali, slovaki, sloveeni, hispaania ja rootsi keel) institutsioonide ametliku ja töökeele staatuse. (1)

3.	Määruse nr 1 järgi on suulise tõlke teenused vajalikud, kui koosolekul kasutatakse mitut töökeelt.

4.	Institutsioonideks, mis oma tegevuse laadi tõttu vajavad suulise tõlke teenuseid kõige enam, on parlament, komisjon ja nõukogu. 2003. aastal oli suulise tõlke üldmaksumus parlamendis ligikaudu 57 miljonit eurot ning komisjonis, nõukogus, komiteedes ja osades asutustes ligikaudu 106 miljonit eurot.

Parlamendi suulise tõlke direktoraat täidab nii parlamendi enda (Brüsselis, Strasbourg’is või mujal toimuvate istungite), ombudsmani, komisjoni Luxembourg’is asuvate osakondade ja kontrollikoja suulise tõlke vajadused. Pärast auditi läbiviimist varustab parlament teatud päevadel ka regioonide komiteed suulise tõlkega.

6.	Komisjoni suulise tõlke peadirektoraat katab komisjoni (ligikaudu 40 % osutatud tõlkepäevadest) — v.a Luxembourg’i koosolekud —, nõukogu (üle 50 % tõlkepäevadest), Euroopa majandus- ja sotsiaalkomitee, regioonide komitee, Euroopa Investeerimispanga ja osade Euroopa asutuste suulise tõlke vajadused.

7.	Nõukogul on üksnes väike konverentsitalitus, mis organiseerib koosolekuid ja tellib suulise tõlke peadirektoraadilt suulise tõlke teenuseid.

Nõudluse ebaühtlase jaotuse tõttu aasta lõikes, mis sõltub koosolekute sagedusest ja taotletud keelekombinatsioonidest, kasutavad Euroopa institutsioonid lisaks töötajate põhikoosseisu kuuluvatele tõlkidele (ametnikele) (2) ka abiteenistujatena värvatud vabakutselisi tõlke (nn ACId ehk Auxiliary Conference Interpreters). (3) ACIde teenistustingimusi, tasustamist ja kulude katmist reguleerivad Euroopa ühenduste muude teenistujate teenistustingimused ning tõlkide suurima kutseühingu, Rahvusvahelise Konverentsitõlkide Assotsiatsiooni (edaspidi IACI) ja kolme tõlke palkava ELi institutsiooni (st komisjoni, parlamendi ja Euroopa Kohtu) vahel sõlmitud leping; koosseisuliste tõlkide töötingimusi reguleeritakse personalieeskirjadega. (4)

2003. aastal osutati Euroopa institutsioonidele kokku ligikaudu 150 000 tõlkepäeva. Nõukogu osa sellest oli umbes 39 %, komisjoni Brüsselis asuvate osakondade osa 26 %, komisjoni Luxembourg’is asuvate osakondade osa 4 % ja parlamendi osa 21 %. Teiste Euroopa institutsioonide ja organite (Euroopa Kohus, kontrollikoda, Euroopa majandus- ja sotsiaalkomitee, regioonide komitee, Euroopa Investeerimispank, asutused jne) osa moodustas ülejäänud 10 %. Teenuse osutajate poolt vaadatuna osutas suulise tõlke peadirektoraat suulise tõlke teenustest umbes 70 %, parlament 27 % (5) ja Euroopa Kohus 3 %.

Tabel 1

ELi institutsioonide suulise tõlke (tõlk/päev) maht (1998. aasta suhtarv = 100) (6), sealhulgas uute liikmesriikide keeled

	1998	1999	2000	2001	2002	2003	2004
Nõukogu	100	96,8	96,3	105,6	109,1	103,9	89,9
Komisjon	100	101,5	100,4	94,7	85,8	85,1	85,1
Muu suulise tõlke peadirektoraat	100	95,2	102,7	112,3	91,0	88,8	95,8
Suulise tõlke peadirektoraat kokku	100	98,5	98,5	101,8	98,2	95,0	88,9
Parlament	100	85,0	92,7	97,8	97,7	97,2	103,1
Kokku	100	93,8	96,5	100,4	98,0	95,8	93,9

10.

Tabel 1 näitab, et ELi institutsioonidel on viimastel aastatel õnnestunud suulise tõlke teenuste kasutamist vähendada. Nõukogu oli kolmest suurimast institutsioonist ainus, kus tõlkepäevade arv ajavahemikus 1998–2003 suurenes, kuid tundub, et 1. maist 2004 kasutusele võetud uue taotluste esitamise süsteemiga on see suundumus muutunud (vt punkt 27). 2004. aasta oli siiski üleminekuaasta ja seetõttu ei pruugi see olla iseloomulik.

11.	Suulise tõlke teenuste kasutamise arengut nõukogus ajavahemikul 1998–2003 saab lisaks suurenenud koosolekute arvule seletada ka selle institutsiooni koosolekutel kasutatud aktiivsete ja passiivsete keelte suurema arvuga. (7)

12.

Määruse nr 1 artiklis 6 on öeldud, et “ühenduse institutsioonid võivad oma töökorras sätestada, milliseid keeli konkreetsetel juhtudel kasutatakse”. See säte võimaldab kohandada keelekorraldust iga institutsiooni erivajadustele. Nagu ilmneb I lisast, on institutsioonid kasutanud seda võimalust erinevalt.

AUDITI EESMÄRK JA ULATUS

13.

Kontrollikoja auditi eesmärk oli hinnata suulise tõlke teenuste finantsjuhtimise usaldusväärsust parlamendis, komisjonis ja nõukogus. Audit hõlmas 97 % osutatud suulise tõlke teenustest (st kõiki suulise tõlkega tegelevaid institutsioone, v.a Euroopa Kohus, kus on omaenda suulise tõlke talitus). Eelkõige püüti auditi abil välja selgitada, kas auditeeritavates institutsioonides kasutatakse asjakohaseid vahendeid ja menetlusi, tagamaks, et:

—	osutatud suulise tõlke teenused ei ületaks tegelikke vajadusi;

—	suudetakse osutada kõiki vajalikke suulise tõlke teenuseid;

—	suulise tõlke teenuseid osutatakse võimalikult madala omahinnaga;

—	suuline tõlge oleks kvaliteetne.

14.	Audit hõlmas 2003. eelarveaasta kulusid, kuid arvestati ka uusima, 2004. aastal toimunud Euroopa Liidu laienemise tagajärjel toimunud muudatusi.

TÄHELEPANEKUD

Kord, mida rakendati, et ära hoida tegelikke vajadusi ületavate suulise tõlke teenuste osutamist

15.

Keelte tegelik kasutamine koosolekutel näitab, et osutatud suulise tõlke teenused ületavad kohati suulise tõlke tegelikke vajadusi (mõned osalejad võivad oma emakeele asemel eelistada mõne laiemalt tuntud ametliku keele kasutamist; oodatavad osalejad võivad puududa, muutes sellega konkreetse tõlkekorralduse ülearuseks). Kontrollikoda analüüsis, millises ulatuses on auditeeritud institutsioonidel olemas asjakohane kord, et võimalikult täpselt prognoosida keelte eeldatavat kasutust ja kontrollida tegelikku kasutust, nii et oleks võimalik ära hoida selliseid prognoose ületavate suulise tõlke teenuste taotlemine koosoleku korraldajate poolt.

Parlament

16.	Kodukord, (vt I lisa) kus sätestatakse, et kõigil liikmetel on võimalik sõna võtta mõnes ametlikus keeles omal valikul ja et tagatakse suuline tõlge teistesse ametlikesse keeltesse, kohustab parlamenti eraldama suuliseks tõlkeks palju vahendeid.

17.

Selleks et organiseerida ja kontrollida suulise tõlke teenuste osutamist, võttis Euroopa Parlamendi juhatus 1999. aastal vastu mitmekeelsuse tegevusjuhendi, mida ajakohastati 2004. aastal. Selle juhendi aluspõhimõteteks on: oma liikmete võrdseid õigusi austades tuleks mitmekeelsuse kulud hoida vastuvõetavates eelarvepiirides, vahendeid tuleks kasutada tulemuslikumalt ning keeleteenuste kasutajaid tuleks teavitada vajadusest kasutada keeleteenuseid vastutustundlikult ja tegelikke vajadusi arvestades.

18.

Parlamendi suulise tõlke direktoraadilt võib suulist tõlget taotleda üksnes kodukorras loetletud koosolekuteks (parlamendi täisistungjärgud, parlamendi juhtorganite, komisjonide, delegatsioonide jne koosolekud). Liikmed ei saa suulise tõlke teenust kasutada individuaalselt või väljaspool parlamenti, kuid juhatus võib teha sellest reeglist erandeid. Suulise tõlke direktoraat osutab taotletud suulise tõlke teenuseid vastavalt kodukorras ettenähtud prioriteetidele ja seatud piiridele.

19.

2004. aastal ajakohastatud tegevusjuhendis märgitakse, et iga suulise tõlke teenuseid vajav parlamentaarne organ (juhendis “kasutaja”) peaks koostama suulise tõlke keeleprofiili, mis põhineks taotletud ja liikmete poolt tegelikult kasutatud keeltel, ning seda regulaarselt ajakohastama. See on väga kasulik vahend, tagamaks taotluste vastavuse tegelikele vajadustele. Kuna Euroopa Parlamendi liikmetel ei ole kohustust kinnitada eelnevalt oma koosolekul osalemist, ei ole suulise tõlke keeleprofiil siiski piisav, et ära hoida ebavajaliku suulise tõlke teenuse osutamist juhul, kui need liikmed, kelle jaoks konkreetne suulise tõlke teenus oli kavandatud, tegelikult koosolekul ei osale.

20.

Tegevusjuhendi järgi peab tõlkide meeskonna juht iga koosoleku lõpus selle koosoleku sekretariaadi nõusolekul koostama suulise tõlke direktoraadi jaoks nimekirja taotletud, kuid kasutamata jäänud suulise tõlke teenustest. Selle nimekirja koopia edastatakse vastava koosoleku sekretariaadile. Nimetatud korda on 2004. aasta septembrist alates kohaldatud komisjonide ja delegatsioonidele koosolekute suhtes.

21.	Kodukorra kohaselt eraldatud ressursid ületavad tegelikke vajadusi, kui koosolekul ei kasutata kõiki kavandatud ametlikke keeli. Parlament ei ole kunagi analüüsinud selliste juhtumite sagedust ega tagajärgi.

Komisjon

22.

Igas peadirektoraadis koondab haldusüksus konkreetsete koosolekute kohta esitatud suulise tõlke taotlused ja edastab need elektrooniliselt suulise tõlke peadirektoraadile, kasutades selleks DOR-süsteemi (Demande d'Organisation de Réunion). Iga peadirektoraat pakub välja soovitud keelekonfiguratsiooni ja reastab samaks päevaks taotletud koosolekud tähtsuse järgi. Iganädalasel koosolekul otsustab suulise tõlke peadirektoraat, milliseid taotlusi on võimalik rahuldada, arvestades tõlkide ja koosolekuruumidega. Edasistel kooskõlastuskoosolekutel määratakse konkreetne keelekonfiguratsioon nende koosolekute jaoks, mis kava kohaselt toimuvad kuue nädala pärast. Suulise tõlke peadirektoraadi poolt määratud aktiivsete ja/või passiivsete keelte arv on sageli esialgu taotletud arvust väiksem ja see on suulise tõlke peadirektoraadi ning koosolekut organiseeriva peadirektoraadi vaheliste läbirääkimiste tulemus.

23.

Suulise tõlke peadirektoraadis peab suulise tõlke meeskonna juht koostama koosolekuaruande (rapport de séance), kus ta toob ära koosolekul kasutatud keeled. 2004. aastal koostati selliseid aruandeid 8 107 suulise tõlkega koosolekutest 82,5 % kohta. 17,7 % meeskonna juhtide aruannetes märgiti, et passiivset suulist tõlget taotleti ja osutati tegelikust vajadusest enam kas ühel või mitmel järgmistest põhjustest: mõned riikide delegatsioonid ei rääkinud oma ametlikus keeles, ei rääkinud üldse või puudusid. Taotletud ja osutatud aktiivse suulise tõlke mittekasutamist märgiti 7,2 % aruannetes. Nende juhtumite tõttu maksti välja vähemalt (8)1 750 mittekasutatud tõlkepäeva üldmaksumusega 1,5–2 miljonit eurot.

24.

Kuigi praegune kord, mis annab suulise tõlke peadirektoraadile lõpliku otsustusõiguse eri peadirektoraatide vastandlike taotluste korral, näeb ette nõudlusega arvestamist, on suulise tõlke talitusel raske otsustada, millised koosolekud on kiireloomulisemad ja olulisemad. Teised rahvusvahelised institutsioonid on rakendanud rohkem vahendite haldamisele suunatud süsteeme:

—	Euroopa Nõukogu on tarvitusele võtnud sisearvete süsteemi;

—	UNESCO kohaldab kvoodisüsteemi, kus kvooti ületavad tõlkepäevad kantakse koosoleku taotleja kuludesse.

Euroopa Liidu institutsioonidest on nõukogu vastu võtnud punktis 27 mainitud süsteemi, mis suurendab riikide delegatsioonide hinnateadlikkust. Uue tegevuspõhise juhtimissüsteemi raames võiks suulise tõlke peadirektoraat kaaluda samasuguse korra sisseseadmist.

Nõukogu

Enne 2004. aasta Euroopa Liidu laienemist rakendatud kord

25.	Enne laienemist iga istungi keelekonfiguratsiooni määramiseks kasutatud menetlus põhines traditsioonil ja seda ei ajakohastatud regulaarselt. Puudus menetlus, et kontrollida, kas istungil osalejad vajasid tegelikult suulist tõlget oma emakeelde või kas nad tõesti väljendasid end oma emakeeles.

26.

Nõukogu ja komisjoni 799 delegaati hõlmav 2001. aasta uuring näitas keeleteenuste ülemäärast pakkumist. (9) Kuigi 73 % delegaatidest märkis, et neil oli võimalus end väljendada oma emakeeles, ütles vaid 59 % neist, et nad tegelikult selles keeles kõnelesid. Tihti tekib selline olukord delegaatide puhul, kelle emakeeleks on mitte eriti levinud keel ja kes valdavad mõnda laiemalt tuntud ametlikku keelt. On ebatõenäoline, et ametlikku keelt kõnelenud delegaadid vajasid suulist tõlget oma emakeelde sellest ametlikust keelest, mida nad kasutasid. Seetõttu on loogiline oletada, et keelteks, millesse suuline tõlge on vajalik, on need keeled, milles istungil tegelikult räägitakse.

Kord pärast laienemist

27.

Nõukogu peasekretäri otsus nr 56/04, (10) mis reguleerib keelekorraldust pärast laienemist, on suulise tõlke teenuste kasutamist oluliselt muutnud. Uus süsteem kohandab keelekorralduse delegatsioonide tegelikele vajadustele, suurendab nende hinnateadlikkust ja annab liikmesriikidele stiimuli ebavajalike suulise tõlke taotluste piiramiseks, mille tagajärjel vähenevad suulise tõlke kulud.

28.

Alates 1. juulist 2004 ei pakuta suulist tõlget enam 25 ettevalmistava organi (komiteede, rühmade ja töörühmade) koosolekutel. Selle tulemusel on nõukogus suulise tõlkega koosolekute keskmine arv päevas vähenenud 13-lt 11-le. Täielikku 20/20 keelekonfiguratsiooni rahastatakse nõukogu eelarvest nõukogu, Euroopa Ülemkogu ja maksimaalselt 20 ettevalmistava organi kohtumiste tarbeks.

29.

Teiste ettevalmistavate organite puhul tagatakse aktiivne või passiivne suuline tõlge üksnes riikide delegatsioonide taotlusel. Nende kulude katmiseks saavad delegatsioonid taotleda 2 miljoni euro suurust toetust keele kohta. 66 % kasutamata summadest kantakse üle asjaomase liikmesriigi delegaatide reisikulude eelarveassigneeringuteks. Riikide delegatsioonidel on võimalik oma taotlusi iga kuue kuu järel kohandada, teatades sellest kaks kuud ette. Selle tulemusel jäeti 2004. aastal mitme ettevalmistava organi keelekorraldusest välja üks või enam keelt.

Kõigi vajalike suulise tõlke teenuste osutamise suutlikkus

30.	Suulise tõlke taotlusi on üldiselt võimalik rahuldada laienemiseelsete ametlike keelte osas. Uute ametlike keelte osas on olukord teine Euroopa Liidu spetsiifilisi lingvistilisi vajadusi (11) rahuldavate tõlkide ebapiisavuse tõttu.

31.	Euroopa personalivaliku ameti (EPSO) konkursid uute ametlike keelte tõlkide värbamiseks ei olnud laienemise ajaks lõpule jõudnud. Malta keele osas edukad kandidaadid puudusid ja mitme teise ametliku keele osas oli edukate kandidaatide arv ELi suulise tõlke vajaduste katmiseks ebapiisav.

32.	Nõukogus tekkisid probleemid 2004. aastal, kui nõudlus suulise tõlke järele mõnesse uude ametlikku keelde oli isegi suurem kui teistesse ametlikesse keeltesse. 2004. aasta maist detsembrini toimunud istungite puhul ei suutnud suulise tõlke peadirektoraat rahuldada 37 % taotlustest.

Suulise tõlke omahind

Omahinna kalkulatsioon

Auditeeritud institutsioonide tehtud omahinna kalkulatsioonid

33.	Kulude juhtimiseks vastavalt usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtetele — säästlikkus, tõhusus ja mõjusus — on vaja teada osutatud teenuste täielikku omahinda, et seda saaks kasutada ressursside ratsionaalse eraldamise alusena.

34.	Parlament ei ole hinnanud ACIde ja koosseisuliste tõlkide täispäeva keskmist omahinda. Ta arvutab üksnes ACIde osutatud suulise tõlke teenuste otseseid kulusid (peamiselt töötasud ja reisikulude hüvitamine), kuid ei ajakohasta oma kalkulatsioone regulaarselt.

35.

Suulise tõlke peadirektoraat arvutab kord aastas saadaval olevate tõlkide (interpreter “Being Made Available”, edaspidi BMA) (12) keskmise maksumuse ühe täispäeva või ühe pooliku päeva kohta. Selle kalkulatsiooni põhjal arvutatakse suulise tõlke teenuste maksumus institutsioonidele ja asutustele, kellele suulise tõlke peadirektoraat osutab suulise tõlke teenuseid (institutsioonidevahelised arved). Kuna tühistatud suulise tõlke tellimused arvatakse samuti BMAks, mõõdab see käsitlus saadaval olevate suulise tõlke teenuste omahinda, mitte tegelikult kasutatud suulise tõlke teenuste omahinda. Lisaks ei arvesta suulise tõlke peadirektoraadi arvutatud omahind BMA kohta üldkulusid ega koosseisuliste töötajate pensionimakseid. Kuna kõik koosseisuliste töötajate pensionid makstakse komisjoni eelarvest, tundub see meetod sobivat institutsioonidevaheliseks hinna määramiseks, kuid see alaarvestab üldmaksumust BMA kohta. Sama kehtib ühenduse maksu kohta koosseisuliste ja vabakutseliste tõlkide töötasudelt, mis tuleks maha arvata kuludest, sest ELi eelarve jaoks on see tulu.

Kontrollikoja tehtud kulukalkulatsioonid

36.	Kontrollikoda on välja töötanud II lisas toodud meetodi suulise tõlke üldmaksumuse ning ACIde ja töötajate põhikoosseisu tõlkepäevade üldmaksumuse hindamiseks. Sedasama meetodit kasutati omahinna arvutamiseks nii parlamendi kui ka suulise tõlke direktoraadi puhul.

37.

Audiitorite 2003. aasta kalkulatsioonide tulemused on järgmised.

Tabel 2

Koosseisulise tõlgi tõlkepäeva omahind

(eurodes)
	Parlament		Suulise tõlke peadirektoraat (komisjon + nõukogu)
	Enne maksu ja pensionit	Pärast maksu ja pensionit	Enne maksu ja pensionit	Pärast maksu ja pensionit
Otsene maksumus (13)	1 205	1 232	942	970
Kaudne maksumus (14)	220	227	227	232
Üldmaksumus	1 425	1 459	1 169	1 202

Tabel 3

ACI tõlkepäeva omahind

(eurodes)
	Parlament		Suulise tõlke peadirektoraat (komisjon + nõukogu)
	Enne maksu	Pärast maksu	Enne maksu	Pärast maksu
Otsene maksumus	1 390	1 250	839	744
Kaudne maksumus	245	245	168	171
Üldmaksumus	1 635	1 495	1 007	915

Tabel 4

Koosseisuliste tõlkide ja ACIde osutatud suulise tõlke kaalutud keskmine ja üldmaksumus

(eurodes)
Maksumus tõlkepäeva ja tõlgi kohta	Parlament		Suulise tõlke peadirektoraat (komisjon + nõukogu)
Maksumus tõlkepäeva ja tõlgi kohta	Enne maksu ja pensionit	Pärast maksu ja pensionit	Enne maksu ja pensionit	Pärast maksu ja pensionit
Otsene maksumus	1 292	1 240	886	847
Kaudne maksumus	232	236	195	199
Tõlkepäeva üldmaksumus (15)	1 523	1 476	1 081	1 046
Tõlkepäevad kokku (ühtlustatud meetod)	38 803	38 803	101 331	101 331
Suulise tõlke üldmaksumus	59,1 mln	57,2 mln	109,5 mln	106,0 mln
Suulise tõlke peadirektoraadi arvutatud BMA arv kokku	Andmed puuduvad	Andmed puuduvad	147 751	147 751
Üldmaksumus BMA kohta	Andmed puuduvad	Andmed puuduvad	742	718

38.

Kui tõlkepäeva keskmiseks omahinnaks pärast maksu ja pensionimakseid on 1 476 eurot parlamendis ja 1 046 eurot suulise tõlke peadirektoraadis, oli ühe täispäeva kestnud koosoleku suulise tõlke üldmaksumus enne laienemist (11/11 tõlge, 3 tõlki keele kohta ehk kokku 33 tõlki) vastavalt ligikaudu 40 000 ja 34 500 eurot ning pärast laienemist (20/20 tõlge, 3 tõlki keele kohta ehk kokku 60 tõlki) vastavalt ligikaudu 88 500 ja 63 000 eurot. Kui keele kohta on 4 tõlki, mis parlamendi koosolekutel ei ole sugugi haruldane, maksab ühepäevase koosoleku suuline tõlge 118 000 eurot (või 84 000 eurot, kui suulise tõlke tagab suulise tõlke peadirektoraat). Piiratud, 3/3 tõlkekombinatsiooniga koosolek (inglise, prantsuse ja saksa keel passiivse ja aktiivse keelena, kokku 6 tõlki) maksab parlamendis vaid 8 900 eurot ja suulise tõlke peadirektoraadis 6 300 eurot. See selgitab, miks on oluline, et suulise tõlke taotlused põhineksid tegelikel vajadustel.

Suulise tõlke omahinna analüüs

Parlament

39.

Kuigi koosseisuliste ja vabakutseliste tõlkide tasustamise süsteem on mõlemas institutsioonis sama, maksab parlamendi tõlkepäev palju rohkem kui suulise tõlke peadirektoraadis. Kontrollikoda leidis, et see erinevus tekib peamiselt järgmiste piirangute tõttu, mida juhtkond saab vaid minimaalselt mõjutada.

Erinevalt Brüsselist on Strasbourg’is väga vähe kohalikke (16) vabakutselisi tõlke. See suurendab vabakutseliste reisi- ja hotellikulusid. 2003. aastal moodustasid need kulud 22 % kõigist ACIdele tehtud väljamaksetest. Kaks kolmandikku Euroopa Parlamendi palgatud ACIdest ei olnud kohalikud, seevastu suulise tõlke peadirektoraadi palgatud ACIdest ei olnud kohalikud vähem kui 40 %.

b)	Kuna kõik koosseisulised tõlgid asuvad Brüsselis ja 12 täisistungjärku aastas toimub Strasbourg’is, on parlamendi alaliste töötajate reisikulude kogusumma tunduvalt suurem kui komisjoni oma.

Lühemad töönädalad, kus esmaspäeviti, neljapäeva pärastlõunati ja eriti reedeti toimub suhteliselt vähe parlamentaarset tegevust, ning Strasbourg’i palju suurema suulise tõlke nõudlusega täisistungjärkude nädalad võrreldes nädalatega Brüsselis, kus toimuvad vaid komisjonide või poliitiliste fraktsioonide koosolekud, tähendavad seda, et paljud koosseisulised tõlgid veedavad tööülesanneteta kuni 32 päeva aastas.

d)	Parlamendis toimuvad sageli hilisõhtused või öised koosolekud. Seetõttu on tõlkidel õigus saada puhkusetasu järgmise hommiku või päeva eest ja palgata tuleb teisi tõlke. Komisjonis ja veel enam nõukogus toimub selliseid koosolekuid vaid erandkorras.

Suulise tõlke peadirektoraat

40.

Suulise tõlke peadirektoraadi poolt palgatud ACIde omahind on üldiselt märgatavalt väiksem kui koosseisuliste töötajate puhul (vt ka punktid 59–62). Kuna ajavahemikul 2002–2003 vähenes koosseisuliste töötajate tõlkepäevade arv 4 % võrra, suurenes 2003. aastal vältimatult omahinna erinevus nende tõlgikategooriate vahel.

41.

Enamik suulise tõlke peadirektoraadi poolt palgatud ACIdest on kohalikud või peaaegu kohalikud (2003. aastal 55 % ACIde lepingupäevadest ja 2004. aastal 59 %), kes nõuavad vähe või üldse mitte hotelli- ja reisikulusid ning päevarahasid. Kuna neid tasustatakse üksnes päevade eest, milleks nendega leping sõlmitakse, on kohalike vabakutseliste omahind väiksem kui koosseisuliste tõlkide oma. Seevastu on mittekohalikud ACId kallimad, nagu näitab komisjoni nimel läbiviidud uurimus. (17)

Teised suulise tõlke omahinna mõjurid

Parlament

Hilinenud taotlused ja tühistamised

42.

Suulise tõlke teenuse osutamine lühikese etteteatamisajaga on eriti kallis, kuna ACIdele tuleb reisikulud hüvitada lühiajalise töö eest (nt ühe koosoleku eest), samas kui piisavalt varakult esitatud taotluste korral on võimalik planeerida vabakutselise tõlgi tööd pikemaks ajavahemikuks (nt täisnädalaks, kui toimub mitu koosolekut).

43.	Auditi käigus tuvastati, et 2003. aastal ei järgitud väga mitmel korral tegevusjuhendis ettenähtud tähtaegu: 853 taotlust (keskmiselt 17 taotlust nädalas) ja 650 tühistamist (keskmiselt 13 tühistamist nädalas) esitati pärast tähtaega.

44.

Koosolekute tühistamine viimasel minutil, kuigi see on vahel vältimatu, põhjustab rahaliste ressursside kaotust, kui vastavat tõlki ei saa üle viia teisele koosolekule. Kui tõlkidena kasutatakse ACIsid, on nende töötasu institutsiooni jaoks puhas kahju; kui tegemist on ametnikega, oleks neid saanud kasutada teistel koosolekutel, mille jaoks palgati ACId eeldusel, et töötajate põhikoosseis on hõivatud. Parlamendis 2003. aastal kasutatud GERI arvutisüsteem (lühend sõnadest Gestion des Réunions et des Interprètes) võimaldab määrata poolikute päevade arvu, milleks taotleti ja võimaldati suuline tõlge, kuid mida koosoleku tühistamise tõttu ei vajatud. (18) 2003. aastal oli see arv 6 298 poolikut päeva (2 864 poolikut päeva töötajate põhikoosseisu kohta ja 3 434 poolikut päeva ACIde kohta). See vastab ligikaudu 8 protsendile osutatud tõlkepäevadest ja 7,5 protsendile taotletud tõlkepäevadest. Selle tulemusel kulutati ligikaudu 4 miljonit eurot kättesaadavaks tehtud, kuid kasutamata jäetud teenustele. Parem planeerimine oleks võimaldanud tühistatud koosolekutele määratud koosseisulised tõlgid suunata teiste koosolekute tarvis palgatud ACIde asemele (selles küsimuses vt ka punkt 47).

Komisjon

Koosolekute tühistamine või lühidus

45.

Koosolekute tühistamine ja lühidus, samuti suulise tõlke peadirektoraadi vajadus hoida mõni tõlk iga keele kohta reservis, et katta viimasel minutil kokkukutsutud koosolekuid või tõlkide ootamatuid puudumisi, on peamised põhjused, miks nn otsese või kaudse valvesoleku, (19) st juhtumite, kus olemasolevad tõlgid on ootel, kuna nende teenuseid ei vajata, arv on suur. 2003. aastal olid koosseisulised tõlgid keskmiselt 33 päeva kaudselt valves. Suur hulk kaudse valvesoleku juhtumitest (ligikaudu 130 tõlki päevas, mis 2003. aastal vastas enam kui veerandile koosseisulistest tõlkidest) tekib augustis, kui korraldatakse väga vähe koosolekuid. Selle tulemusel ei kasutatud kokku 15 000 tõlkepäeva, mis vastab 15 protsendile kooseisuliste tõlkide tööpäevadest. ACId veetsid enam kui 6 000 päeva kaudselt valves. Kui suulise tõlke päeva omahind on keskmiselt 865 eurot, (20) võib 2003. aasta kaudse valvesoleku üldmaksumust hinnata 18 miljonile eurole. Ehkki märkimisväärne osa valvesoleku kulutustest on praeguse töökorralduse juures möödapääsmatu, tuleks teha kõik võimalikud pingutused nende kulutuste vähendamiseks.

46.	2003. aastal tühistati 15 % komisjoni osakondade taotletud tõlkepäevadest, kuid puuduvad andmed nende juhtumite koguarvu kohta, kus ressursside kadu ei toimunud, kuna tühistatud koosoleku jaoks määratud tõlgid sai saata teistele koosolekutele.

47.	2003. aastal oli üheksa tööpäeva, kus oli valves vähemalt 100 tühistatud koosolekutele määratud koosseisulist tõlki (s.o enam kui 20 % tõlkide koguarvust), samas kui oli palgatud üle 100 ACI.

48.

Väga lühikest aega kestvad koosolekud põhjustavad samuti teatava valvesoleku, kuna suulist tõlget vajatakse vaid tõlkepäeva väikese osa ulatuses või pool päeva. Üks väga lühikeste koosolekute põhjus on selles, et mõned töörühmad, kelle koosolekud on kavas regulaarsete ajavahemike järel, saavad kokku isegi siis, kui neil on programmis vaid mõned ja mitte kiireloomulised teemad.

Nõukogu

Koosolekute tühistamine

49.

Nõukogu enda hinnangul moodustasid 2003. aastal üle 5 % nõukogu suulise tõlke kuludest (2,4 miljonit 45,7 miljonist eurost) väljamaksed tühistatud koosolekute eest, kus nõukogu ei suutnud tõlke rakendada samal päeval toimunud teistel koosolekutel. See vastab aastas ligikaudu 4 000 tõlkepäeva puhaskulule.

Kõrgema tariifiga hinnatud koosolekud

50.

Hilinenult esitatud taotluste eest uue koosoleku korraldamiseks või ühe või enama keele lisamiseks, mis esitati vähem kui kuus tööpäeva enne koosoleku toimumist, esitati 2003. aastal arve 835 euro peale, mis on ligikaudu kolmandiku võrra suurem 632 euro suurusest tavatariifist. 2003. aastal moodustasid sellised viimase minuti taotlused umbes 3 % nõukogule esitatud arvete kogusummast.

51.

Koosolekute korraldajaid tuleb teavitada tühistuste ja viimase minuti taotluste kõrgest omahinnast. Tühistatud koosolekute omahinna aruannet, mis iga kuu lõpus saadetakse rotatsiooni korras nõukogu eesistujana tegutseva liikmesriigi keskse koordineerimisüksuse juhile, võib käsitleda hea tava näitena, kui seda kasutatakse juhtimiseesmärkidel.

Suulise tõlke peadirektoraadi institutsioonidevaheline arvete süsteem

52.

Selleks et suulise tõlke peadirektoraadile hüvitataks teistele institutsioonidele osutatud suulise tõlke kulud (nende institutsioonide halduseelarvesse kantud kulud), on loodud institutsioonidevaheliste arvete süsteem, mis põhineb suulise tõlke peadirektoraadi ja asjaomaste institutsioonide vahel sõlmitud teenusetaseme kokkuleppel.

53.

2003. aastal esitas suulise tõlke peadirektoraat nõukogule arved 632eurose päeva põhitariifiga või 369eurose pooliku päeva tariifiga nende tõlkide eest, keda telliti Brüsselis toimuvate koosolekute jaoks vähemalt kuus nädalat ette. Kõrgemaid tariife kohaldati väljasõitude ja hilinenud tellimuste puhul.

54.

Praeguse arvete süsteemiga seoses täheldati järgmist:

a)	Hinnastruktuur ei põhine iga taotlusliigi (õigeaegsed taotlused, hilinenud taotlused, tagasivõetud taotlused, suuremate ACI reisikuludega keelte taotlused jne) tegelikul maksumusel.

Suulise tõlke peadirektoraadi tulude arvutamiseks kasutatakse tegevuse hinnangulisel tasemel põhinevaid standardtariife. Enamik suulise tõlke peadirektoraadi kulusid on püsikulud (üksnes ACIde kulu on täielikult muutuv). Selle tulemusel tekib suulise tõlke peadirektoraadil kas puudujääk või kasum, kui tegelik suulise tõlke teenuste nõudluse maht või ülesehitus erineb prognoositust.

c)	Hind ei sisalda suulise tõlke teenuste üldmaksumust, sest see ei sisalda üldkulusid, nagu märgitud punktis 35.

d)	Tõlkide ja koosolekute arvu piiramine päeva kohta vastavalt teenusetaseme kokkuleppele hoiab ära nõudluse kuhjumise, kuid ei hoia ära mõõnaperioode (jaanuari alguses, augustis jne).

e)	Kuna nõukogu ja suulise tõlke direktoraadi arvutisüsteemid ei ole seotud, on arvete esitamine töömahukas ja suurendab vigade tekke võimalust. Nõukogule aastatel 2002–2003 saadetud suulise tõlke direktoraadi arvete hilisem parandamine (vähendamine) moodustas ligikaudu 6 % esialgsete arvete summast.

Institutsioonidevaheline koostöö

55.

Institutsioonidevahelise kirjaliku ja suulise tõlke komitee (ICTI) tööle ning 2002. aasta Chêne’i aruandele (21) tuginedes tehti olulisi edusamme ELi institutsioonide vahelises koostöös suulise tõlke valdkonnas. Peamised saavutused olid:

—	EPSO korraldatud koosseisuliste tõlkide ühiskonkursid;

—	akrediteeritud ACIde ühine valikumenetlus ja ühine nimekiri;

—	ühine süsteem ja arvestusühik ACIde maksete jaoks (alates oktoobrist 2004);

—	väheste uute keelte tõlkide vahetamine.

56.	Täiendavat säästu ja tõhususe kasvu võiks saavutada ka mitmes teises valdkonnas, kuid suuremat koostööd takistab praegune korraldus, kus on kolm sõltumatut suulise tõlke teenuse pakkujat (suulise tõlke peadirektoraat, parlament ja Euroopa Kohus).

57.

Parlamendi ja komisjoni (suulise tõlke peadirektoraat) vaheline tööjaotus ei ole tõhus järgmistel põhjustel:

a)	Mõlemad institutsioonid konkureerivad ACIde värbamisel Brüsseli koosolekutele.

Institutsioonid ei teata teineteisele süstemaatiliselt oma võimalustest ega vajadustest ressursside osas. Suulise tõlke peadirektoraat palkab ACIsid ka nendel päevadel, kui parlamendi koosseisulistel tõlkidel tööülesandeid pole. Koosolekute tühistamise korral või juhul, kui tõlke vajatakse vaid pooleks päevaks või veelgi lühemaks ajaks, muudavad eraldiasetsevad organisatsioonilised struktuurid, kus institutsioonide vahel teabevahetus puudub, teise institutsiooni jaoks nende ressursside kasutamise peaaegu võimatuks. Euroopa Parlamendi valimiste ajal (10. maist 2. juulini 2004) puudusid tööülesanded kümnetel parlamendi koosseisulistel tõlkidel, eriti väiksemate keelte tõlkidel. Samal ajal palkas suulise tõlke peadirektoraat keskmiselt 253 ACId päevas, põhjustades eelarveassigneeringutest oluliste summade eraldamise (rohkem kui 900 eurot ühe päeva ja ühe tõlgi kohta).

c)	Praegune korraldus muudab raskeks reisikulude vähendamise, mida oleks võimalik saavutada, kui kasutada ära teise institutsiooni poolt eelnevateks või järgnevateks päevadeks juba palgatud mittekohalikke ACIsid.

d)	Täiendavat mastaabisäästu personali-, finants-, operatiiv- ja IT-juhtimisel ning IT süsteemide integreerimisel saaks saavutada ühise korralduse kaudu.

58.

Seetõttu tuleks analüüsida, kas eespool nimetatud probleeme ei saaks lahendada üheainsa institutsioonidevahelise ameti või asutuse loomisega, mis osutaks suulise tõlke teenuseid kõigile ELi institutsioonidele, või institutsioonidevahelise koostöö parandamisega. Suulise tõlke teenuste osutamise tsentraliseerimine sobiks kokku institutsioonide autonoomiaga, mida tõendab asjaolu, et nõukogu on suulise tõlke osas toetunud komisjonile juba aastaid ja ilma märkimisväärsete häireteta. Nõukogu ja suulise tõlke peadirektoraadi vaheline teenusetaseme kokkulepe näitab, et kliendiks olevale institutsioonile on täiesti võimalik tagada kokkulepitud arv tõlke päevas.

Konkreetsed tähelepanekud vabakutseliste tõlkidega seonduvate kulude kohta

Koosseisuliste ja vabakutseliste tõlkide optimaalne suhe

Suulise tõlke peadirektoraat

59.

Koosseisuliste töötajate asemel ACIde palkamise sobivus sõltub tervest reast teguritest, näiteks viisist, kuidas on koosolekud aasta ja nädala jooksul jaotatud, kohalike vabakutseliste tõlkide saadaval olekust ning tõlgi kutsetegevuse alalise asukoha ja koosoleku toimumise koha vahelisest kaugusest. Kontrollikoda on seisukohal, et juba mainitud suulise tõlke peadirektoraadi nimel läbi viidud uuringu (17) tulemused on üldkehtivad. Need näitavad, et üldiselt on optimaalne, kui 51 % tõlkepäevadest teevad koosseisulised tõlgid. Viimaste poolt tehtud tõlkepäevade osatähtsus vähenes 2000. aasta 53 protsendilt 46 protsendini 2002. ja 2003. aastal, kuid suurenes 50 protsendini 2004. aastal.

60.

Siiski ei sobi üldiseks sihiks olev suhe 51:49 kõigi keelte puhul. Suulise tõlke peadirektoraat ei ole iga keele puhul arvutanud optimaalset suhet. Näiteks hollandi keelt kõnelevate vabakutseliste (2003. aastal 54 %) suhtarv peaks olema suurem, sest saadaval on palju kohalikke (Brüsselis või selle lähikonnas elavaid ACIsid) ja vähem kulukaid mittekohalikke (Brüsselist mitte kaugel elavaid ACIsid) vabakutselisi.

61.

Seevastu võiks rohkem koosseisulisi tõlke värvata näiteks portugali ja kreeka keele jaoks, sest Kreeka ja Portugali ACIde reisikulud on suuremad kõigi ACI keskmistest reisikuludest. Nende keelte osas sõltutakse suures osas ACIdest (2003. aastal vastavalt 59 % ja 67 % tõlkepäevadest), koosseisulistel tõlkidel on kõikidest keeltest kõige suurem töökoormus (2003. aastal vastavalt 116 ja 108 päeva võrreldes keskmiselt 104 päevaga) ning kohalike ACIde protsent on madalaim (2003. aastal portugali keele osas üksnes 30 % ja kreeka keele osas 42 % võrreldes keskmise 56 %).

Parlament

62.

Parlament ei ole teinud konkreetseid kalkulatsioone, et määrata kindlaks vabakutseliste ja koosseisuliste tõlkide optimaalne suhe. 2003. aastal osutasid ACId 57 % tõlkepäevadest. Vaatamata nende suuremale maksumusele tundub vabakutseliste tõlkide suurem osatähtsus võrreldes suulise tõlke peadirektoraadiga õigustatud, sest nõudlus on ebaühtlasem. Siiski on viis keelt, mille osas vabakutselise suulise tõlke osatähtsus on suurim (alanevas järjekorras: hispaania, itaalia, inglise, soome ja rootsi keel), just need keeled, mille ACIde reisisikulud ületavad keskmist näitajat.

ACIde kulude hüvitamine

Reisikulude ja päevarahade hüvitamine

63.

ACIde reisikulud on alaliste ametnike reisikuludest oluliselt suuremad. Tänu lepingule, mis võimaldab ACIdele maksta sõidu- ja päevarahasid ning hüvitada reisi- ning hotellikulud, on ACIdel soodsamad reisitingimused kui nende alalistel kolleegidel. Brüsselist väljaspool peetavate koosolekute korral tulenevad sellest sama tööd tegevate ja sama tasemega tõlkide ebavõrdsed reisitingimused. Vastavalt IACI lepingutele teiste rahvusvaheliste organisatsioonidega hüvitatakse ACIdele reisikulud samadel tingimustel nagu sama tasemega koosseisulistele töötajatele. (22)

64.

Vastavalt IACI ja ELi institutsioonide vahelist lepingut rakendava komisjoni eeskirja artiklile 10 (23) on ACI-l õigus saada alusdokumentide esitamisel hüvitust vahetatava ja hüvitatava IATA pileti eest kõige madalama tariifi alusel, millele ei kohaldata mingeid kvoote. Luxembourg’is asuvate ELi institutsioonide heaks töötavate ACIde suhtes kohaldatavas rakenduseeskirjas (24) on samasugune punkt.

65.	Lepingut tuleks muuta, tagamaks, et ACI-le üldiselt ei makstaks rohkem, kui maksab piirangutega pilet (st kõige odavam pilet). See summa tuleks aga maksta ka juhul, kui kas ACI haiguse, koosoleku tühistamise või mõnel muul ACIst sõltumatul põhjusel teenust ei osutata.

Parlament

66.	ACIdele tehtud maksete valimi kontroll näitas, et enamikule lennukiga reisivatest ACIdest hüvitati äriklassi pilet, kusjuures toimikus ei olnud tõendusmaterjali sellise pileti ostmise vajaduse kohta.

67.	Vastupidiselt eeskirjadele, kus öeldakse, et ACI-l ei ole õigust saada täielikku päevaraha juhul, kui alaline ametnik saaks üksnes osa sellisest päevarahast, maksti täielikku päevaraha isegi vähem kui 12tunnise ajavahemiku eest. (25)

Suulise tõlke peadirektoraat

68.	Lennukiga reisinud ACIdele tehtud 17 maksest koosneva valimi kontroll näitas, et ligikaudu neljale neist hüvitati äriklassi pilet, kusjuures toimikus ei olnud tõendusmaterjali sellise pileti ostmise vajaduse kohta.

Võrdlus teiste rahvusvaheliste organisatsioonidega

69.

Euroopa Liidu institutsioonide poolt 2004. aastal makstud päevaraha kindlaksmääratud suuruses 483,98 eurot päevas kogenud tõlgi kohta vastab praegustele turutingimustele erasektoris. Siiski on see väiksem teiste, samuti IACIga konventsiooni allkirjastanud rahvusvaheliste organisatsioonide makstavast keskmisest brutomäärast. Selle erinevuse põhjuseks on palju suurem tööhõive ja pikemad lepingud, kui suudavad pakkuda ELi institutsioonid, samuti soodsad maksutingimused (ACI maksab ühenduse maksu ja on seetõttu vabastatud riiklikust tulumaksust).

70.

Madalamast brutotasust hoolimata on suulise tõlke peadirektoraadi ja parlamendi vabakutseliste tõlkide saadud netotasu soodsate maksutingimuste tagajärjel suurem erasektoris või teistes rahvusvahelistes organisatsioonides töötavate tõlkide teenitud netotasust. See tähendab, et ELi institutsioonid saavad kohaldada ACIde värbamisel kõrgemaid standardeid, kuid samuti peavad nad hoolikalt jälgima turutingimusi, et vältida oma ACIde ülemaksmist.

71.	Vastupidi ELi institutsioonidele maksab Majandusliku Koostöö ja Arengu Organisatsioon tühistatud, varem lõppenud ja üldiste või mittetehniliste koosolekute eest madalama tariifi alusel. (26)

Suulise tõlke kvaliteet

Parlament

72.	Kontrollikoja poolt poliitiliste fraktsioonide seas läbiviidud uurimus ei tuvastanud mingeid kaebusi suulise tõlke teenuse kvaliteedi, usaldusväärsuse või abi osas, kuid suulise tõlke sessioonide piiramist kolme ja poole tunniga peeti liiga kitsendavaks.

Komisjon ja nõukogu

73.

Ligikaudu 1,2 protsendis 2003. aasta koosolekuaruannetest (27) ja 0,5 protsendis 2004. aasta aruannetest esitati mitteametlik kaebus, mis peamiselt puudutas keelekorraldust. Suulise tõlke peadirektoraadi osutatud suulise tõlke teenuste kvaliteedi hindamine 2001. aastal, mille viisid läbi väliskonsultandid, sealhulgas uuring komisjoni ja nõukogu suulise tõlkega koosolekutel osalenud delegaatide seas, näitas, et 91 % neist delegaatidest olid suulise tõlke peadirektoraadi suulise tõlke kvaliteediga üldiselt rahul või väga rahul. Nõrgimaks peeti koosolekul arutatud teemade tundmist. See probleem tundus olevat seotud koosoleku dokumentide edastamisega viimasel minutil või nende kättesaadamatusega, mida tõlke hõlmav uuring tõi esile suurima probleemina. Enam kui pooled tõlkidest olid rahulolematud dokumentidega. Eelkõige peeti probleemiks dokumentide kättesaadamatust aktiivses keeles.

74.	Alates 2003. aasta neljandast kvartalist on suulise tõlke peadirektoraat palunud koosolekute korraldajatel täita pärast iga koosolekut lühike küsimustik. 94 % neist on teatanud, et nad olid suulise tõlke peadirektoraadi teenuste ning suulise tõlke kvaliteediga väga rahul või rahul.

75.

Seda pilti kinnitasid audiitoritele suuresti ka rotatsiooni korras nõukogu eesistujana tegutseva liikmesriigi keskse koordineerimisüksuse juhid (edaspidi “nõukogu eesistujariigi koordinaator”) ja komisjoni poolsed koosoleku taotlejad. Suulise tõlke kvaliteeti nimetati peaaegu ühehäälselt suulise tõlke peadirektoraadi peamiseks plussiks.

76.

Suulise tõlke kvaliteedi ja järjepidevuse tagamisel kasutavad suulise tõlke peadirektoraadi tõlgid veebipõhiseid mitmekeelseid sõnastikke väga mitmetel teemadel. Teisest küljest on koosolekumaterjalid tihti kättesaadavad üksnes ingliskeelsena ja seetõttu peavad tõlgid neid ise täiendama, kasutades selleks andmebaasi otsingusüsteemi. Kvaliteeti saaks parandada püsivamate tõlkemeeskondade kasutamisega järjestikustel koosolekutel. Eriti asjakohane tundub see olevat väga tehniliste koosolekute puhul.

77.

Suulise tõlke peadirektoraadi ametnike abivalmidust peetakse samuti üheks suulise tõlke peadirektoraadi peamiseks plussiks. Kui suulise tõlke taotlus lükatakse suulise tõlke peadirektoraadi poolt iganädalasel vahe- või koordineerimiskoosolekul kas osaliselt või täielikult tagasi, planeeritakse taotletud koosolek tavaliselt järgmisesse nädalasse või korraldatakse see väiksema keelekonfiguratsiooniga. Igasugused viivitused komiteede või töörühmade töös olevat erandlikud.

78.	Kõige sagedamini märgitud negatiivseks asjaoluks, mida märgiti kontrollikoja poolt läbiviidud komisjoni ja nõukogu klientide küsitluses, samuti parlamendi puhul, oli suulise tõlke sessioonide piiramine kolme ja poole tunniga.

79.	Nõukogul ei ole süsteemi suulise tõlke kvaliteedi hindamiseks ega delegaatide rahulolu mõõtmiseks.

80.

Kontrollikoja audiitorite küsitletud 2002.–2003. aasta nõukogu eesistujariigi koordinaatorid märkisid peaaegu ühehäälselt suulise tõlke kvaliteeti kui suulise tõlke peadirektoraadi peamist plussi. Koosolekute korraldajate või delegaatide ametlikud kaebused on harukordsed. Nii 2002. kui ka 2003. aastal sai suulise tõlke peadirektoraat vaid neli või viis sellist kaebust, millest mõlemal aastal vaid kaks puudutasid suulise tõlke kvaliteeti.

81.

Nõukogu eesistujariigi koordinaatorite arvates on suulise tõlke peadirektoraadi kehtestatud kuuenädalane etteteatamisperiood liiga pikk ja tähendab vältimatult rea muudatuste tegemist. Tehti ettepanek, et peasekretäri selgemad ja üksikasjalikumad kirjalikud suunised nõukogu eesistujariigi koordinaatorile ning koosolekute organisaatoritele, eelkõige uue eesistujariigi esimestel nädalatel, võimaldaksid parandada koosolekute planeerimist ja ära hoida koosolekute sagedast tühistamist.

JÄRELDUSED JA SOOVITUSED

Kord, mida rakendati, et ära hoida tegelikke vajadusi ületavate suulise tõlke teenuste osutamist

82.

Audit tuvastas, et viimase viie aasta vältel on institutsioonidel õnnestunud suulise tõlke kulusid ohjata, vaatamata ametlike keelte arvu suurenemisele 11-lt 20-le 2004. aasta mais. Komisjon ja nõukogu on sisse seadnud süsteemid, tagamaks, et suulist tõlget tehtaks üksnes tegeliku vajaduse olemasolu korral. Nendes institutsioonides täheldatud parim tava tuleks kasutusele võtta ka parlamendis (punktid 15–29).

Kõigi vajalike suulise tõlke teenuste osutamise suutlikkus

83.	Üldiselt on täidetud suulise tõlke vajadus keelte osas, mis olid ametlikud keeled enne laienemist, kuid uutest ametlikest keeltest või uutesse ametlikesse keeltesse tõlkimiseks on tõlkide arv ebapiisav (punktid 30–32).

84.

Töökeelte arvu suurenemine tekitab praktilisi ja finantsprobleeme, mida saab lahendada üksnes suulise tõlke teenuste vajadust ja seonduvaid kulusid kontrollides. Väikeriikide ühinemine tekitab nõudluse suure kasvu väikestel suulise tõlke turgudel, kus pakkumine on üsna piiratud, muutes keeruliseks suulise tõlke nõudluse rahuldamise. Uute keelte tõlkide väljavalimiseks korraldatud EPSO konkursid ei olnud veel ühinemise kuupäevaks lõpule jõudnud ja nende kaudu ei saadud piisavalt edukaid kandidaate, et katta ELi suulise tõlke teenuste vajadust (punktid 30–31).

Suulise tõlke omahind

85.

Ligikaudu 80 % suulise tõlke kuludest läheb tõlkide töötasuks. Lisakulud on seotud juhtimise, halduse, koolituse, infotehnoloogiaga jne. Kontrollikoja hinnangul oli 2003. aastal parlamendi ja suulise tõlke peadirektoraadi osutatud suulise tõlke teenuste üldmaksumus vastavalt ligikaudu 57 ja 106 miljonit eurot. Arvestades ka Euroopa Kohust, võib ELi institutsioonide suulise tõlke üldmaksumuse enne liidu laienemist hinnata umbes 170 miljonile eurole. Parlamendi suulise tõlke päev on palju kallim kui suulise tõlke peadirektoraadi päev, seda peamiselt parlamendiistungite korraldamise viisi tõttu (punktid 33–41 ja II lisa).

86.	Vaatamata meetmetele suulise tõlke kulude ohjeldamiseks ja vähendamiseks, saaks koosolekute parema juhtimisega ja eelkõige viimase minuti muudatuste ja tühistuste viimisega miinimumini saavutada veelgi suuremat säästu (punktid 42–51).

87.	Lisaks peaksid institutsioonid üle vaatama oma põhimõtted valvelolekus hoitavate tõlkide osas, et minimeerida sellega seotud kulusid (punkt 45).

88.

Nagu punktides 44 ja 49 märgitud, kulutati 2003. aastal parlamendis ja nõukogus üle 6 miljoni euro taotletud, kuid koosolekute tühistamise tõttu kasutamata jäänud suulise tõlke teenustele. Koosolekuid tühistati ka komisjonis, kuid nende tühistamiste maksumust ei ole punktis 46 märgitud põhjustel võimalik hinnata.

89.

Komisjon osutab suulise tõlke teenuseid suulise tõlke peadirektoraadi kaudu iseendale ja nõukogule ning teistele institutsioonidele. Suulise tõlke maksumuse katmiseks esitatakse arved teistele institutsioonidele — mis kujutab endast tõhusat ressursside juhtimise vahendit — kuid kontrollikoda tuvastas, et arvetel kasutatud tariifid ei arvesta üldmaksumust. Kuigi sel ei ole ELi eelarvele mingit netomõju, võib see põhjustada valede juhtimisotsuste tegemist saadaval olevate ressursside kasutamise osas.

90.	Kulude kokkuhoidu saaks saavutada ka IACIga sõlmitud lepingu rangema kohaldamise, arvutisüsteemide suurema integreerimise ja suurema institutsioonidevahelise koostööga.

91.

IACIga sõlmitud lepingu osas tuleks kaaluda võimalust pidada läbirääkimisi kokkuleppe üle, mis tagaks neile koosseisuliste töötajatega sarnase korralduse. ÜRO näide tõestab, et vabakutseliste tõlkide reisikorralduse ühtlustamine on võimalik. (28) Nõupidamised IACIga võiksid alata lepingu artikli 19 alusel, et muuta selles osas lepingut (punktid 63–71). Kaaluda tuleks ka võimalust rääkida reisibüroode, lennufirmade ning hotellidega jne läbi ACIde eritariifide osas.

92.

Üldpõhimõtted suulise tõlke korraldamisel kas töötajate põhikoosseisu või ACIde poolt ei ole kindlapiiriline, vaid sõltub tervest reast teguritest: viisist, kuidas koosolekud on aasta ja nädala jooksul jaotatud, kohalike vabakutseliste tõlkide saadaval olekust, vajaminevatest keelekombinatsioonidest, vahemaast tõlgi alalise kutsetegevuse asukoha ja koosoleku toimumiskoha vahel jne. Üldiselt on kohalikud ACId odavamad kui koosseisulised tõlgid, samas kui mittekohalikud ACId on keskmiselt kallimad (punktid 39–41).

Suulise tõlke kvaliteet

93.	Kasutajad on osutatud suulise tõlke teenuste kvaliteediga üldiselt rahul (punktid 72–75), kuigi mitmed kasutajad on avaldanud soovi, et koosolekute jaoks määratud ajalised piirid oleksid paindlikumad.

Võimalik areng

94.	Üheainsa, kõigile ELi institutsioonidele suulise tõlke teenuseid osutava institutsioonidevahelise ameti loomise kasusid, võrreldes institutsioonidevahelise koostöö suurendamisest saadavate kasudega, tuleks sõltumatult hinnata (punkt 58).

95.

Euroopa Liidu iga laienemine on suurendanud töökeelte arvu ja muutnud suulise tõlke teenuste nõudmised keerukamaks. Käesolev aruanne näitab, et institutsioonid on mitmekeelsuse põhimõtet kahtluse alla seadmata suutnud astuda pragmaatilisi samme suulise tõlke kulude piiramiseks ja kontrollimiseks. Kontrollikoda soovitab institutsioonidel selliseid jõupingutusi jätkata.

Kontrollikoda võttis käesoleva aruande vastu 2005. aasta 22. septembri istungil Luxembourg’is.

Kontrollikoja nimel

president

Hubert WEBER

(1) Nõukogu 15. aprilli 1958. aasta otsus nr 1, millega määratakse kindlaks Euroopa Majandusühenduses kasutatavad keeled (EÜT 17, 6.10.1958, lk 385/58), muudetud.

(2) Enne 2004. aasta mai laienemist töötas suulise tõlke peadirektoraadis ligikaudu 500, parlamendis rohkem kui 200 ja Euroopa Kohtus 33 koosseisulist tõlki.

(3) Vabakutselisi tõlke tuntakse ka prantsuskeelse lühendi AIC (Auxiliaire Interprète de Conférence) järgi.

(4) Euroopa ühenduste ametnike personalieeskirjad ja ühenduste muude teenistujate teenistustingimused on sätestatud nõukogu määruses (EMÜ, Euratom, ESTÜ) nr 259/68 (EÜT L 56, 4.3.1968, lk 1), viimati muudetud määrusega (EÜ, Euratom) nr 723/2004 (ELT L 124, 27.4.2004, lk 1).

(5) Statistilistel põhjustel määratleb suulise tõlke peadirektoraat tõlkepäeva kahe pooliku päevana, mille vältel tõlk reaalselt kasvõi vähesel määral tõlkis (st jättes välja reisi ja kõik muud tegevused). Kuna suulise tõlke peadirektoraat, parlament ja Euroopa Kohus kasutavad tõlkepäevade arvutamiseks eri meetodeid, on audiitorid teiste institutsioonide arvnäitajaid korrigeerinud, et muuta need võrreldavaks suulise tõlke peadirektoraadi arvnäitajatega ning et arvutada iga institutsiooni osa kogutarbimises ja ühe tõlkepäeva omahinda.

(6) Võrdluse hõlbustamiseks valiti baasaastaks 1998. aasta, sest 1998. ja 2003. aasta on mõlemad parlamendivalimistele ja komisjoni uuendamisele eelnenud aastad. Lisaks on mõlema aasta ametlike keelte arv sama (11), kuna ELi eelviimane laienemine toimus 1995. aastal.

(7) Aktiivsed keeled on need, millesse suuline tõlge toimub. Passiivsed keeled on need, mida võib koosolekul rääkida. Kui aktiivsete ja passiivsete keelte arv ei lange kokku, on koosolekul asümmeetriline keelekonfiguratsioon. Näiteks: 7/6 konfiguratsioon, kus 7 keelt on passiivsed ja 6 keelt aktiivsed.

(8) Põhineb konservatiivsel hüpoteesil, et probleem puudutas vaid üht delegatsiooni. Tõlkepäeva keskmine omahind on toodud tabelis 4.

(9) Algoé Consultants. Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d'interprétation. Lyon-Ecully, 26. juuni 2001.

(10) Nõukogu peasekretäri/ühise välis- ja julgeolekupoliitika kõrge esindaja 7. aprilli 2004. aasta otsus nr 56/04 Euroopa Ülemkogu, nõukogu ja selle ettevalmistavate organite suulise tõlke kohta, SN 1327/04 REV 1.

(11) Suulise tõlke hea kvaliteedi tagamiseks peavad ELi tõlgid põhimõtteliselt tegema suulist tõlget üksnes oma emakeelde. Töökeelte rohkus muudab tõlkide leidmise kõigi keelekombinatsioonide jaoks väga raskeks.

(12) See on suulise tõlke peadirektoraadis kasutatud prantsuskeelse mõiste mise à disposition (MAD) tõlge. Kõigi tõlkide eest, kes on tellitud ja kelle tellimust ei ole tühistatud vähemalt 6 tööpäeva enne koosoleku toimumist, esitakse arve kui BMA eest.

(13) Otsene maksumus hõlmab koosseisuliste tõlkide ja ACIde töötasusid, sealhulgas reisi- ja päevarahasid.

(14) Kaudne maksumus hõlmab siinkohal teisi suulise tõlkega seotud kulusid: juhtkonna ja planeerimise, rahaliste vahendite, inimressursside juhtimise ja teiste halduskohustuste eest vastutavate töötajate töötasud, koolitus, IT ja kontorikulud jne.

(15) 2003. aasta tõlkepäeva keskmise üldmaksumuse numbrid (1 081 eurot enne maksu ja pensionit või 1 046 eurot pärast maksu ja pensionit) on tunduvalt suuremad kui maksumus BMA kohta, sest need sisaldavad rohkem üldkulusid kui suulise tõlke peadirektoraadi numbrid ja arvestavad üksnes tegelikult toimunud koosolekute täielikke tõlkepäevi (või kahte poolikut päeva); seevastu, nagu märgiti punktis 35, võetakse BMA kohta maksumuse arvutamisel arvesse ka tühistatud ja poolepäevased koosolekud, sest sellised koosolekud kantakse koosolekukorraldajate kuludesse.

(16) Kohalike ACIde alaline kutsetegevuse asukoht on koosoleku toimumiskohast kõike rohkem 60 km kaugusel.

(17) PriceWaterhouseCoopers. Etude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I. C., 5. oktoober 2001.

(18) GERI süsteemis on tõlkide tööhõive mõõtühikuks pool päeva. Koosoleku tühistamisel GERI süsteemis näidatakse selleks koosolekuks eraldatud suulise tõlke poolikuid päevi automaatselt peatatud poolikute päevadena (demi-journée suspendue) iga koosoleku jaoks tellitud tõlgi kohta. Kui saadaval olev tõlk suunatakse ümber mõnele teisele koosolekule, asendatakse peatamist näitav kood uue koosoleku koodiga. Seega on kõigi peatatud poolikute päevade summa GERIs poolikute päevadena väljendatud suulise tõlke vahendite netokahjum.

(19) Kaudne valvelolek erineb otsesest valvelolekust, sest viimane näitab reservis olevaid meeskondi, mis on puuduvate tõlkide asendamiseks planeerimisse kaasatud. Vastavalt kindlaksmääratud töötingimustele (“Koosseisulistele tõlkidele kohaldatav kord”, SCIC (87)25) saab tõlke määrata koosolekutele maksimaalselt 18 sessiooniks (3,5 tunnised poolikud päevad) kahe nädala vältel.

(20) Suulise tõlke päeva keskmise omahinna arvutamiseks jagatakse suulise tõlke peadirektoraadi üldmaksumus pärast maksu ja pensionimakseid (106 miljonit eurot) tõlkepäevade koguarvu (101 000) ja kaudse valveloleku päevadega (21 000).

(21) CITI ajutise töörühma aruanne Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires. Brüssel, 22.4.2002.

(22) IACI ja koordineeritud organisatsioonide vahelise, päeva kaupa tasustatavate konverentsitõlkide töötingimusi reguleeriva lepingu (Accord régissant les conditions d'emploi des interprètes de conférence rémunérés à la journée entre l'AIIC et les Organisations coordonnées) artiklis 15 sätestatakse, et reisikulusid reguleeriv eeskiri kehtib igas organisatsioonis, kui ei ole teisiti sätestatud ja vastastikku heaks kiidetud; seda kinnitab IACI ja Euroopa Liidu Nõukogu vahel sõlmitud lisalepingu artikkel 2, kus nähakse ette, et Euroopa Liidu Nõukogu töötajatele ametireiside korral kohaldatavaid reisitingimusi ja kulude hüvitamise tingimusi kohaldatakse ka tõlkide suhtes.

IACI-ÜRO lepingu (2000–2005) artikkel 13: “Reisieeskirju, mida kohaldatakse organisatsiooni palgatud koosseisulistele töötajatele samasuguse kestusega lähetuste korral, kohaldatakse ka seejuures palgatud vabakutseliste tõlkide suhtes, kui käesolevas lepingus ei ole sätestatud teisiti. (…)”.

(23) Euroopa Komisjon. Eeskirjad lepingu teatud sätete rakendamiseks (Modalités d'application de certaines dispositions de la Convention).

(24) Luxembourg’is asuvate institutsioonide heaks töötavaid vabakutselisi konverentsitõlke puudutavate eeskirjade rakendussätted (Dispositions d'application relatives aux Réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg). Lõige 3. Reisikulud.

(25) Punktis 8 nimetatud lepingu artikli 9 lõikes 2 märgitakse, et “tõlkide, kes ei ole institutsiooni koosseisulised töötajad, päevarahad ja täiendavad päevarahad on võrdsed selles institutsioonis, mis kohaldab kõige soodsamat määra, LA4 ja LA8 tasandi ametnikele makstud päevarahadega. Tõlkidele, kelle lepinguid reguleeritakse Euroopa ühenduste muude teenistujate teenistustingimuste artikliga 78, makstakse päevaraha neid palganud institutsioonis kehtivate tariifide alusel”.

(26) Vt “OECD vabakutseliste tõlkide töötingimused 2003. aastal”.

(27) Vt punkt 23.

(28) Vt ka IACI-ÜRO lepingu (2000–2005) artikkel 14: “Kui organisatsioon pakub tõlgile lepingut, peab ta teda teavitama sellest transpordikorrast, mida kavatsetakse rakendada. Kui tõlk kiidab lepingu heaks, kiidab ta heaks igasuguse reisikorralduse, kui tema kutsealased kohustused enne seda lepingut või selle järel ei muuda organisatsiooni arvates sellist korraldust ebapraktiliseks. (…)”.

I LISA

Parlamendi, komisjoni ja nõukogu suhtes kohaldatavad erisätted

Parlament

Vastavalt parlamendi kodukorra artiklile 138 on kõigil parlamendiliikmetel õigus parlamendis kõnelda soovikohases ametlikus keeles. Ühes ametlikus keeles esitatav ettekanne tõlgitakse sünkroonis kõikidesse teistesse ametlikesse keeltesse. Samas artiklis sätestatakse ka, et komisjonide ja delegatsioonide koosolekutel tagatakse sünkroontõlge nendesse ametlikesse keeltesse, mida kasutavad ja millesse tõlkimist taotlevad konkreetse komisjoni või delegatsiooni liikmed. Tegelikult tagatakse täisistungjärkudel ja mitmetel suurte poliitiliste fraktsioonide koosolekutel suuline tõlge kõigi ametlike ELi keelte osas (enne laienemist 11 aktiivset ja passiivset keelt, pärast laienemist 19, sest malta keele tõlkide arv on ebapiisav). Parlamendikomisjonide koosolekutel tagatakse suuline tõlge kõigi komisjoniliikmete keelte osas.

Komisjon

Keelte kasutamise osas võimaldavad komisjoni töökord (1) ja selle rakenduseeskirjad (2) suuremat paindlikkust. Euroopa Komisjoni enda koosolekutel on suuline tõlge vaid kolme keele (inglise, prantsuse ja saksa keel) osas. Komiteemenetluse komiteedes (3) keelte arv erineb, arvestades riikide delegaatide taotlusi. Enamikul juhtudel toimuvad need komitee koosolekud kolme kuni seitsme keele suulise tõlkega.

Nõukogu

Vastavalt määrusele nr 1 ja nõukogu kodukorra artiklile 14 tagatakse ministrite kohtumistel täielik suuline tõlge (enne laienemist 11 aktiivset ja passiivset keelt, pärast laienemist 20 keelt). COREPERi (alaliste esindajate komitee) koosolekud toimuvad vaid kolmes aktiivses ja passiivses keeles (inglise, prantsuse ja saksa keel). Arvukate teiste ettevalmistusorganite (komiteede, rühmade, töörühmade) puhul lepitakse konkreetne keelekonfiguratsioon kokku vastava organi moodustamisel. Organite keelekonfiguratsioonid on loetletud nõukogu peasekretariaadi spetsiaalses nimekirjas.

Koosolekutaotluse saamisel nõukogu eesistujariigilt määrab nõukogu peasekretariaadi konverentsitalitus iga taotletud koosoleku jaoks keelekonfiguratsiooni automaatselt vastavalt nimekirjale. Kõik suulise tõlkega koosolekute taotlused rahuldab suulise tõlke peadirektoraat, kui suulise tõlkega koosolekute koguarv ja tõlkide arv päeva kohta ei ületa ülempiiri, mis on antud teenusetaseme kokkuleppes, mis sõlmiti komisjoni (suulise tõlke peadirektoraat) ja nõukogu vahel 2002. aasta detsembris, et vormistada mõlema poole põhikohustused.

(1) Komisjoni töökord, K(2000) 3614 (EÜT L 308, 8.12.2000, lk 26).

(2) Komisjoni kodukorra jõustamiseeskirjad, K(2001)1.

(3) Nõuandekomiteed, korralduskomiteed ja regulatiivkomiteed, mida reguleeritakse nõukogu 28. juuni 1999. aasta otsusega 1999/468/EÜ, millega kehtestatakse komisjoni rakendusvolituste kasutamise menetlused (EÜT L 184, 17.7.1999, lk 23) ja millega asendatakse otsus 87/373/EMÜ (EÜT L 197, 18.7.1987, lk 33).

II LISA

Kontrollikoja poolt väljatöötatud kulukalkulatsiooni meetod

Kontrollikoja audiitorite arvutuste järgi võrdub suulise tõlke peadirektoraadi puhul eelarveline üldmaksumus (st maksumus enne maksu ja pensionimakseid) suulise tõlke peadirektoraadi poolt institutsioonidevaheliste arveldustariifide määramiseks kasutatud üldmaksumuse ja suulise tõlke peadirektoraadi kalkulatsioonidesse kaasamata üldkulude (tippjuhtide ja eelarve- ning finantsküsimuste, personalijuhtimise ja üldise haldustegevusega seotud tugitöötajate kulud) summaga.

Lahutades maksumusest enne maksu ja pensionimakseid koosseisuliste tõlkide ja ACIde makstud ühenduse maksu ning liites kooseisuliste tõlkide eest tööandja poolt tehtavad pensionimaksed (mis on ametnike poolt makstava summaga võrreldes kahekordne), (1) saadakse maksumus ühenduse eelarve jaoks (maksumus pärast maksu ja pensionimakseid). ACIde osas sisaldab eelarveline üldmaksumus juba nii ACIde kui ELi institutsioonide poolt organisatsioonivälisele organile sooritatud pensionimakseid.

(1) Vastavalt personalieeskirja artikli 83 lõikele 2 lahutatakse ametnike töötasust igakuiselt sissemakse, mis vastab ühele kolmandikule pensioniskeemi rahastamise maksumusest. Selle tagajärjel on tööandja sissemakse ametniku sissemaksest kaks korda suurem.

EUROOPA PARLAMENDI VASTUSED

V.	Enne suulise tõlke teenuse osutamisele nõusoleku andmist kontrollib suulise tõlke direktoraadi koosolekute ja konverentside üksus taotluste kooskõla kehtivate eeskirjadega.

VII.

Euroopa Parlament rõhutab, et poliitilise institutsioonina peab ta suutma kiiresti reageerida poliitilisele olukorrale, mida ei ole teatud juhtudel võimalik ette kavandada. Suulise tõlke teenuse kasutamise paremaks piiritlemiseks võeti 1999. aastal vastu vastav käitumisjuhis ning seda ajakohastati 2004. aastal.

Kui aruandes viidatud ülejäänud kahe institutsiooni paljudel koosolekutel ei tarvitse suulist tõlget vaja olla, siis parlamendi koosolekutel on suuline tõlge üldjuhul vajalik. (1)

VIII.

Koosolekuaruandeid koostatakse komisjonide ja delegatsioonide koosolekute kohta; seda tava on kavas laiendada ka muud tüüpi, sh fraktsioonide koosolekutele.

Kasutajate teadlikkuse tõstmisele suunatud perioodiliste aruannete koostamist on takistanud tehnilised raskused. Asjaomased teenistused kohustuvad olukorda parandama alates septembrist 2005.

19.	Isegi kui parlamendiliikmed oleksid kohustatud eelnevalt kinnitama oma osalemist koosolekul, põrkuks koosoleku keeleprofiilist kinnipidamine arvukatele raskustele, sh kohustusele katta tõlkevajadused, mis tulenevad ministrite, komisjoni volinike, aga ka kutsutud ekspertide viibimisest koosolekul.

20.–21.

Suulise tõlke teenistused kontrollivad koos kasutajaid esindavate teenistustega regulaarselt taotletud ressursside asjakohasust; ressursside optimaalse kasutuse tagamiseks kasutavad nad alates 2004. aasta septembrist ka komisjonide ja delegatsioonide koosolekute järel koostatavaid aruandeid, millele peagi lisanduvad ka aruanded fraktsioonide koosolekute kohta.

Kasutajate (komisjonide ja delegatsioonide) teenistused ajakohastavad oma koosolekute keeleprofiile, et võimaldada suulise tõlke direktoraadil ressursside kasutamist optimeerida. Vastav teave edastatakse regulaarselt Euroopa Parlamendi juhatusele, et viimane saaks vajadusel võtta otsuse vajalike kohanduste tegemise kohta.

30.	Euroopa Parlament osutab asjaolule (kodukorra artikkel 139), et laienemisjärgsete uute ametlike keelte osas ei ole vajadused veel täielikult rahuldatud, tulenevalt kvalifitseeritud ressursside puudusest, kelle koolitamine on liikmesriikide kohustus.

31.

Kuigi EPSO korraldatud konkurss malta keele suuliste tõlkide töölevõtmiseks ei andnud tulemusi, tagatakse malta keele tõlge Strasbourgis täiskogu istungitel vabakutseliste tõlkide abil; samamoodi hakkab see 2006. aastal toimuma Brüsselis peetavatel täiskogu istungitel, kasutades malta keele tõlke, kes läbivad institutsioonide rahastatava koolitusprogrammi.

33.–34.

Euroopa Parlamendi teenistused arvutavad vabakutseliste tõlkide osutatud suulise tõlke teenuste otseseid kulusid vastavalt kehtivatele eeskirjadele ning kohandavad vabakutselise tõlgi tõlkepäeva keskmisi kulusid regulaarselt.

Parlamendi teenistused kohustuvad tutvuma kontrollikoja pakutava arvutusmeetodiga ja vajadusel selle uuesti kasutusele võtma, et parandada teavet osutatud teenuste, sh koosseisuliste tõlkide osutatud teenuste kogukulude kohta, ning eraldama vajalikud vahendid nende andmete haldamiseks.

38.	Toodud erinevust Euroopa Parlamendi ja SCIC tõlkepäeva maksumuse vahel on põhjalikult selgitatud järgmises punktis (39), milles kontrollikoda toob välja Euroopa Parlamendi tegevust iseloomustavad spetsiifilised piirangud.

39.

Koosolekute liiga suur koondatus nädala või päeva ühele osale (punkti 39 alapunkt c) on seotud sellega, et fraktsioonid peavad kinni pidama muudatusettepanekute esitamise tähtaegadest enne nende kirjalikku tõlkimist. Üheksa uue keele lisandumine tõi kaasa selle tähtaja nihutamise täiskogu osaistungjärgule eelneva neljapäeva hommikult kolmapäeva õhtule, mille tagajärjeks ongi koosolekute koondumine kolmapäevale.

Olles teadlik vajadusest ressursside kasutamist parandada, on suulise tõlke teenistused tõhustanud institutsioonidevahelist koostööd koosseisuliste suuliste tõlkide vastastikuse kasutamise osas ning kavatsevad seda tava veelgi süvendada, eriti väiksema parlamentaarse tegevusega perioodidel.

Parlamendi komisjonide ja delegatsioonide koosolekute korraldamise eest vastutavatel teenistustel õnnestus 2004. aastal suurendada neljapäeva pärastlõunale kavandatud koosolekute arvu.

Hilisõhtuste koosolekute (punkti 39 alapunkt d) korraldamine Euroopa Parlamendis on tingitud poliitiliste organite otsustest töökorralduse kohta; see puudutab eelkõige Strasbourgis ja Brüsselis toimuvaid täiskogu istungeid, eelarvekomisjoni teatud koosolekuid eelarve vastuvõtmise perioodil ning lepituskomiteede teatud koosolekuid. See moodustab vaid väikese osa parlamendi tegevuse kogumahust ning tegemist on 25 liikmesriiki esindava parlamentaarse institutsiooni töörütmi loomuliku osaga.

42.

Lühikese etteteatamisajaga korraldatava suulise tõlkega seotud kõrged kulud peegeldavad Euroopa Parlamendi töökorralduses vajalikku paindlikkust.

Nagu ülaltoodud vastuses VII punktile osutatud, võib koosolekute kokkukutsumine toimuda lühikese etteteatamisajaga seoses poliitilise tegelikkusega, millele parlament peab reageerima.

43.

Suulise tõlkega koosolekute hilinenud tühistamine ja parem planeerimine on peamised kulusid mõjutavad tegurid, millele haldusteenistused regulaarselt kasutajate tähelepanu juhivad. Kasutajate teadlikkust kavatsetakse tõsta neile hilinenud tühistamistega seotud kuludest regulaarse teatamisega. Kontrollikoja osutatud arve tuleb siiski vaadata asjakohases kontekstis, et vältida võimalikke valetõlgendusi. Üks koosolek koosneb sageli mitmest üksteisele samal päeval järgnevast n.ö alakoosolekust (koordinaatorid, juhatus, töörühmad jne): ühe või mitme alakoosoleku tühistamine ei mõjuta eelarvet juhul, kui suulised tõlgid töötavad selle asemel teistel istungitel. Lisaks hõlmab tühistatud koosolekute arv ka n.ö tehnilisi tühistamisi, millel ei ole suulise tõlke osas eelarvelist mõju, sest selliste tühistamiste puhul nähakse sama koosolek uuesti ette, muutes vaid toimumisaegu, -kohti, parlamendi töökohta või taotletud keeli.

44.

Suulise tõlke juhtimisel tuleb leida kooskõla suuliste tõlkide töötasu eelarve kasutamise (vabakutselistele tõlkidele makstakse jagamatu päevatasu alusel, seda ka üheainsa lühikese istungi puhul) ning parlamendi töökorralduse loogika vahel poolepäevaste perioodide või isegi veel lühemate istungite kaupa. Seega on suulise tõlke kulude eelarveline mõju üksnes piiratud või isegi olematu, kui nn alakoosolek või töörühma koosolek tühistatakse, kuid asjaomased tõlgid töötavad samal päeval teistel istungitel (keskmiselt 70 % tõlkidest, keda tühistamine puudutab, on võimalik suunata teistele koosolekutele). Selles olukorras jäid planeeritud, kuid kasutamata jäetud suulise tõlke kulud 2003. aastal alla 5 % rakendatud tõlkeressursi kogusummast (56 298 tõlkepäeva), mis on pisut enam kui pool kontrollikoja osutatud protsendist ja maksumusest.

55.

Euroopa Parlament väljendab rahulolu seoses edusammudega institutsioonidevahelises koostöös suulise tõlke valdkonnas. Edusammud ulatuvad kaugemale nn Chêne'i aruande soovitustest, eelkõige “vanade” ametlike keelte tõlkide vahetamise osas.

Seni pidurdavad ametnike vahetamist veel teatud institutsioonidevahelised erinevused tõlkide töötingimuste osas. Selle teemaga tegeletakse.

56.

Olenemata võimalikust kokkuhoiust ja tõhususe kasvust, tuleb märkida, et kolme tõlketeenistuse olemasolu vastab asjaomaste institutsioonide iseärasustele ja spetsiifilistele vajadustele.

Senisest enam võiks ühtlustada institutsioonide tegevuse ajakava, et parandada suulise tõlke teenuse tõhusust ja kättesaadavust, eriti laienemisega lisandunud keelte osas.

57.

Konkurents ei puuduta töötasu, mis on kindlaks määratud kutsealases lepingus võrdsel tasemel kõikides ELi institutsioonides.

Institutsioonide peasekretärid, olles teadlikud vajadusest olemasolevaid inimressursse paremini kasutada (punkti 57 alapunkt b), on vägagi tuntavalt tugevdanud institutsioonidevahelist koostööd ning käivitanud koosseisuliste tõlkide vastastikuse kasutamise programmi. Koostööd selles valdkonnas kavatsetakse suurendada.

Vabakutseliste tõlkide nimekirja ühine haldamine ja põhjalikum konsulteerimine planeerimisteenistuste vahel võimaldab juba praegu reisikulusid jagada (punkti 57 alapunkt c), kuigi seda määra on kindlasti võimalik parandada.

58.

Euroopa Parlamendi poliitiline ja funktsionaalne autonoomia ei ole ühitatav sellise tegevuspraktikaga, mille kohaselt tuleks oma ametlike koosolekute taotlused esitada haldusvahekohtule, mis olemasolevate ressursside haldamisel oleks vältimatu ning mis lõpuks seaks parlamendi koosolekute toimumise sõltuvusse sellisest tehnilisest vahekohtust. Seega ei saa Euroopa Parlament toetada ideed luua üksainus asutus suulise tõlke teenuste osutamiseks kõikidele institutsioonidele.

Ka 2002. aastal pärast põhjalikku uurimist sõnastatud nn Chêne'i aruande järeldustes soovitati institutsioonide peasekretäridele pigem sünergia suurendamist kui talituste ühendamist.

Lisaks ei vähendaks kõikidele institutsioonidele suulise tõlke teenuseid osutava ühtse asutuse loomine majanduslikus mõttes Euroopa Parlamendi koosolekute korraldamisega kaasnevaid täiendavaid kulusid (Strasbourgi lähetuste kulud, lähetuste suurem arv, objektiivsed tegurid, mida kontrollikoda peab põhjendatuteks). Samuti ei võimaldaks see vähendada teatud keeli puudutavat kvalifitseeritud tõlkide nappust.

62.	Euroopa Parlamendi eesmärk on alati olnud vabakutseliste (AIC) ja koosseisuliste tõlkide vahekord 50/50; tippkoormusega perioodidel on see vahekord kindlasti AICde kasuks. Aastal 2004 on olukord stabiliseerunud vahekorras 52 % koosseisulisi ja 48 % vabakutselisi tõlke.

63.

Eriti pärast kõikide AICdele tehtavate maksete eest vastutava ühtse teenistuse loomist, on Euroopa Parlamendi teenistused hakanud põhjalikumalt kontrollima AICde reisikulusid.

Eesmärk on rakendada kooskõlas kehtivate eeskirjadega võimalikult madalaid tariife, lähendades neid nii palju kui võimalik koosseisulistele tõlkidele kehtivatele kriteeriumitele.

Euroopa Parlament on valmis alustama läbirääkimisi teiste institutsioonidega IACI lepingu läbivaatamise üle.

64.–65.

Kehtiva lepingu rakendamiseeskirja artiklis 10 nimetatud lennupileti liik (“vahetatav ja hüvitatav kõige madalama tariifiga IATA pilet, millele ei kohaldata mingeid kvoote”) ei vasta piirangutega piletile.

Euroopa Parlamendi teenistused hüvitavad siiski vajadusel reisikulud piirangutega alandatud tariifi alusel, hüvitades tõlgile pileti muutmise või tagastamisega seotud trahvid, mis tulenevad tema ametiülesannetest parlamendis.

Administratsioon soovitab ACI-dele just sellist varianti, samuti soovitatakse kasutada süstemaatiliselt Euroopa Parlamendi lepingulist reisibürood, kellel on kohustus kasutada lepingulisi või soodsamaid võimalikke tariife.

Teatud juhtudel ja liinidel (näiteks Brüssel-Strasbourg) ei ole siiski saadaval ühtki äriklassist madalama tariifiga vahetatavat piletit.

66.	Koostöös 2004. aasta oktoobris loodud uue ühtse ACIde maksete teenistusega on Euroopa Parlamendi administratsioon loonud üksuse järelevalve teostamiseks ACIde kohustustega seotud kulude üle.

67.

Euroopa Parlament on tõepoolest alati kohaldanud lepingu artikli 9 lõiget 2 arvestusega, et selle eesmärk oli tagada võrdse skaala kohaldamine, mitte päevaraha tükeldamise reeglite kehtestamine.

Uutes personalieeskirjades on sätestatud päevaraha ja majutuskulude hüvitise eristamine. IACI lepingu ülevaatamine võimaldaks neid sätteid selgemaks muuta.

72.	Suulise tõlke sessioonide kestus on tavapäraste koosolekute puhul piiratud kolme ja poole tunniga. Kasutaja vastava taotluse korral saab seda siiski raskusteta pikendada neljale tunnile või ka enamaks, kasutades suurendatud koosseisuga tõlkemeeskondi.

82.	Suulist tõlget kasutavad Euroopa Parlamendi teenistused tutvuvad teistes institutsioonides kasutatavate parimate tavadega, et parandada tegevuse kavandamist, arvestades VII punktile antud vastuses viidatud poliitilisi piiranguid.

83.–84.

Uute ametlike keelte suulise tõlke vajaduste rahuldamine kulgeb kooskõlas märkimisväärsete jõupingutustega, mida institutsioonid teevad uute tõlkide leidmiseks ja täiendkoolituse korraldamiseks. Tuleb siiski rõhutada, et uutel liikmesriikidel on lingvistide koolitamisel põhiroll.

85.–86.

Euroopa Parlamendi taotletav täielik mitmekeelsus kätkeb märkimisväärseid kulusid, mida on võimalik senisest paremini hallata parlamendi töö korraldamise viisi ja koosolekute optimaalse planeerimise kaudu. Nimetatud kulud tulenevad ka töökorraldust käsitlevatest poliitilistest otsustest (ajakava ja töökohad).

87.	Euroopa Parlamendi suulise tõlke direktoraat rakendab valvelolekus hoitavate tõlkemeeskondade osas n.ö miinimumpoliitikat. Igaks päevaks on ette nähtud vaid üks selline meeskond ning seda ainult tegevuse tippkoormuse päevadel. Kõnealune meeskond leiab tervikuna või osaliselt ka alati rakendust.

88.	Vt punktile 44 antud vastust.

90.–91.

Euroopa Parlamendi teenistused tegelevad praegu IACIga sõlmitud lepingu rangema kohaldamise, arvutisüsteemide suurema integreerimise ja institutsioonidevahelise koostöö süvendamisega. Seda tegevussuunda jätkatakse.

Euroopa Parlament on avatud läbirääkimisteks lepingu muutmise üle.

92.

Euroopa Parlament on seisukohal, et tal peavad olema ametnikest suulised tõlgid, et tagada parlamendi sõltumatus ja autonoomia.

Vabakutseliste tõlkide ajutine kasutamine vastavalt vajadusele võimaldab toime tulla tippkoormuse perioodidega ning hoida eelarve koormust kontrolli all.

Vahekord 50/50 näib olevat mõistlik kompromiss autonoomia ja paindlikkuse vahel.

93.

Koosolekute kestuse määravad poliitilised ja parlamendi organid. Tavapäraselt ei või see ületada kolme ja poolt tundi, nagu on märgitud punktis 72.

Suulise tõlke teenistus peab suutma rahuldada kõik eeskirjade kohaselt esitatud taotlused. Seetõttu toimub suuliste tõlkide määramine koosolekutele töötingimuste suhtes kehtivaid eeskirju arvestades.

94.

Otsus, kas Euroopa Parlament soovib omada parlamendi enda autonoomset suulise tõlke teenistust, osaledes sealjuures institutsioonidevahelise sünergia loomises, või kas ta eelistab kõigile institutsioonidele suulise tõlke teenuseid osutava ühtse ameti loomist, on Euroopa Parlamendi poliitiliste organite pädevuses.

(1) Euroopa Parlamendi kodukorra artiklis 138 sätestatakse:

“1.	Kõik parlamendi dokumendid peavad olema koostatud ametlikes keeltes.

2.	Kõigil parlamendiliikmetel on õigus parlamendis kõnelda soovikohases ametlikus keeles. Ühes ametlikus keeles esitatav ettekanne tõlgitakse sünkroonis kõikidesse teistesse ametlikesse keeltesse, samuti kõikidesse nendesse keeltesse, mida juhatus vajalikuks peab.

3.	Parlamendi komisjonide ja delegatsioonide koosolekutel tagatakse sünkroontõlge nendesse ametlikesse keeltesse, mida kasutavad ja millesse tõlkimist taotlevad konkreetse parlamendi komisjoni või delegatsiooni liikmed või asendusliikmed.

Väljaspool tavalist töökohta toimuvatel parlamendi komisjoni või delegatsiooni koosolekutel tagatakse sünkroontõlge nendesse ametlikesse keeltesse, mida kasutavad koosolekust osavõttu kinnitanud parlamendi komisjoni või delegatsiooni liikmed. Asjaomase komisjoni või delegatsiooni liikmete nõusolekul võib ülalnimetatud sätet kohaldada erandjuhtudel paindlikumalt. Lahkarvamuse korral võtab otsuse vastu parlamendi juhatus.”

NÕUKOGU VASTUSED

Nõukogu peasekretariaat tervitab Euroopa Kontrollikoja aruannet, mis käsitleb ELi institutsioonide poolt tehtud tõlkekulutusi ja mis võiks olla tõlketeenuste kasutamise edasise ratsionaliseerimise aluseks tulevikus.

Märkused mõne aruandepunkti kohta

10./11.

Tabel 1 ja sellele järgnevad analüüsid punktides 10 ja 11 ei anna täielikku selgitust tõlgi tööpäevade arvu suurenemise kohta nõukogus aastatel 1998–2002 (+9 %). Nimetatud suurenemise peamine põhjus on nimetatud perioodil toimunud nõukogu tegevuste ja nõukogus peetud istungite arvu oluline kasv (+39 %) (vt tabel 1).

Tabel 1

Nõukogus töötatud tõlgi tööpäevade hulk, sealhulgas uute liikmesriikide keeled, võrreldes istungite arvuga (indeks 1998 = 100)

	1998	1999	2000	2001	2002	2003	2004
Nõukogu istungid	100	105,8	112,2	132,7	139	135,8	124,8
Nõukogus töötatud tõlgi tööpäevad	100	96,8	96,3	105,6	109,1	103,9	89,9

Seoses tõlkepäevade arvu vähenemisega nõukogus 13 % võrra 2004. aastal, tuleks märkida, et istungite arv langes 2004. aastal 8 %. Lisaks sellele tuleks arvesse võtta ka järgmisi asjaolusid:

—	Alates 1. maist 2004 on toimunud vähem tõlkega istungeid vastavalt peasekretäri/kõrge esindaja otsusele nr 56/04.

—	Vanad liikmesriigid (endine EL 15) taotlesid 2004. aastal varasemast vähem tõlget.

—	Suulise tõlke peadirektoraat ei suutnud kõiki uute keelte tõlgete taotlusi rahuldada.

28.	Tuleks lisada, et nõukogu eelarvest rahastatakse ka 50 % COREPERi istungite tõlkekuludest.

35.	Asjaolu, et mõiste “rakendatav tõlk” (MAD) pole selgelt määratletud ja seda on aastate jooksul sageli muudetud, teeb iga nimetatud mõistel põhineva analüüsi äärmiselt küsitavaks.

49.

Tuleks mainida, et isegi juhul, kui nõukogu tühistab istungi, millele on tellitud tõlge ja mille eest tuleb tasuda, ei tähenda see seda, et tõlgid oleksid tegevuseta. Nõukogu kogemuse kohaselt saab suulise tõlke peadirektoraat lähetada ja on lähetanud nimetatud tõlke teistele komisjonis või teistes suulise tõlke peadirektoraadi poolt teenindatavates institutsioonides peetavatele istungitele.

94.	Nõukogu peasekretariaat toetab ideed hinnata sõltumatult võimalikke eeliseid, mida annab ühtse institutsioonidevahelise ameti loomine tõlketeenuste osutamiseks kõigile ELi institutsioonidele.

KOMISJONI VASTUSED

KOMMENTEERITUD KOKKUVÕTE

Suulise tõlke peadirektoraat tagab mitmekeelse teabevahetuse, mis on ühenduse otsuste vastuvõtmise aluseks. Peadirektoraat tagab kõigi liikmesriikide keeleliselt võrdse kohtlemise, andes neile kõigile võimaluse kasutada oma ametlikku keelt (ametlikke keeli), kui nad institutsioonide poole pöörduvad. Samuti säilitab ta liidu mitmekeelsuse, millest on saanud tundlik poliitiline küsimus. Komisjon jälgib suulise tõlke teenuse osutamisel, et see vastaks tegelikule vajadusele, kõrgetele kvaliteedinõuetele ja kulutasuvuse põhimõttele.

II.

Võttes arvesse tegeliku vajaduse kulutasuva rahuldamise põhimõtet, on komisjon samas kohustatud tagama kõrgetasemeliste tõlkide teenused, mida nõuab Euroopa Liidu tegevuse poliitiline laad. Tagamaks institutsioonidele vajaliku hea kvaliteediga suulise tõlke teenuste kättesaadavust ja järjepidevust, võtab suulise tõlke peadirektoraat tööle koosseisulisi tõlke. Kui nõudmine suulise tõlke järele ületab suulise tõlke peadirektoraadi pakkumise, võetakse tööle sama hea tasemega vabakutselisi tõlke.

Komisjoni suulise tõlke peadirektoraat kontrollib põhimõtteliselt väga hoolikalt suulise tõlke taotlusi ja annab teistele teenistustele teavet keelte kohta, mida konkreetsetel koosolekutel ei kasutata. Samuti tegutseb ta kooskõlastatult komisjoni talitustega, et osutada teenust ainult nendes keeltes, mida vajatakse, niivõrd kuivõrd seda on võimalik ette näha.

VI.

Keskmine arvnäitaja 1 046 eurot tõlkepäeva kohta on kogusumma, milles sisalduvad kulud nagu koosseisuliste tõlkide koolitus, toetus siseriiklikele koolitusasutustele, asutusesisese ja -välise teadlikkuse tõstmine ja nõuanded mitmekeelse teabevahetuse tehnilise küljega seotud tegevuspõhimõtete määratlemiseks.

VIII.

Koosolekuaruanded sisaldavad üksikasju igal konkreetsel koosolekul kasutatud keelte kohta ja neid koostatakse 82,5 % koosolekute puhul, mida teenindab suulise tõlke peadirektoraat. Suulise tõlke peadirektoraat püüab peadirektoraatide tähelepanu juhtida ressursside raiskamisele, mis kaasneb nende korduvate taotlustega keelte kohta, mida siiski ei kasutata.

SISSEJUHATUS

Komisjon soovib juhtida tähelepanu sellele, et juba mitu aastat saadab ta nõukogu eesistujariikidele nende taotlusel ja kulul tõlkemeeskondi, kes võtavad osa eesistujariigi korraldatud koosolekutest, mis toimuvad väljaspool eesistujariigi ja nõukogu vahelist raamlepet. Need koosolekud on suulise tõlke peadirektoraadi tegevuses aja jooksul suure tähtsuse omandanud.

Kindlustamaks institutsioonidele vajaliku hea kvaliteediga suulise tõlke teenuste kättesaadavust ja järjepidevust, võtab suulise tõlke peadirektoraat tööle koosseisulisi tõlke (ametnikke). Koosseisulised tõlgid mängivad olulist rolli ka väljaõppe ja töötajate valiku valdkondades, rääkimata kvaliteedikontrollist. Koosseisuliste tõlkide kättesaadavus võimaldab saata püsivaid tõlkemeeskondi kõrgetasemelistele, poliitiliselt tundlikele või väga spetsiifilistele tehnilist laadi koosolekutele — see on väga oluline kvaliteetse tõlke tagamiseks sellistel juhtumitel.

10.

2004. aasta mais võttis ministrite nõukogu kasutusele suulise tõlke taotluste esitamise süsteemi, mille tulemusel on taotletud suuliste tõlgete hulk vähenenud. See suundumus leidis kinnitust 2005. aasta esimese 4 kuuga, sest koguteenus võrdub aastal 2004 sama ajavahemiku jooksul osutatuga, kuigi keelte arv, millesse ja millest tõlkeid taotleti, tõusis 11-lt 20-le. Selle süsteemiga kaasneb aga suurem nõudluse kuhjumise ja mõõnaperioodide risk, mis muudab raskeks ressursside optimaalse kasutamise tagamise. Lähemalt tuleb uurida ka kõnealuse süsteemi mõju suulise tõlke kättesaadavusele, sest selleks, et tagada vajalik töötajate hulk ja tase kõrgperioodide nõudluse rahuldamiseks, on vaja säilitada tegevuse püsiv miinimumtase.

AUDITI EESMÄRK JA ULATUS

13.

Et hoida vabakutseliste reisikulud nii väiksed kui võimalik, on vajalik koosolekute etteplaneerimine 6 nädala võrra, kuid kuna see etteteatamisperiood on paljude delegatsioonide arvates liiga pikk, võib selle tulemuseks olla suur tühistamiste hulk.

Koosoleku tühistamise puhul paigutatakse tõlgid, niivõrd kuivõrd see võimalik on, otsekohe ümber teistele koosolekutele. Uus süsteem, mis põhineb suulise tõlke sessioonide loendamisel ja mida suulise tõlke peadirektoraat sooviks rakendada, võtaks piisaval määral arvesse tühistamiste hulka ja annaks selgema pildi nii taotluste kui tühistamiste maksumusest.

TÄHELEPANEKUD

15.

Komisjon võttis 1984. aastal vastu korra, mille aluseks on tegelike vajaduste rahuldamise põhimõte ja kinnitas selle 2002. aastal, eristades poliitilised ja tehnilised koosolekud. Suulise tõlke peadirektoraat jälgib aktiivselt koosolekute keelekasutust, paludes juhtivtõlgil täita koosolekuaruanne, ja stiimulina järgimaks tegelike vajaduste põhimõtet teavitab koosoleku korraldajaid keeltest, mida taotleti, kuid mida ei kasutatud. Keelte kasutamata jätmine sõltub koosolekute käigust ja teistest parameetritest, mida ei ole võimalik kontrollida ei tõlkidel ega ka koosoleku korraldajatel. Teistest institutsioonidest tulevate taotluste puhul ei ole suulise tõlke peadirektoraadil võimalik otsustada, kas keel on vajalik, ega ka ette aimata, milliseid keeli tegelikult rääkima või kuulama hakatakse.

23.

Suulise tõlke peadirektoraat annab endast parima, et pakkuda teenust taotletud keeltes, ja tal ei ole võimu mõjutada poliitilistel põhjustel vastuvõetud keelekorraldust. Keelte kasutamata jätmist ei saa ette aimata. Delegaadid võivad koosolekul tekkivate ettenägematute olukordade tõttu kasutada keelt, mis ei ole nende emakeel, või lihtsalt otsustada mitte rääkida, samas kui nad suulist tõlget ikkagi kuulavad. Juhul kui suuline tõlge teatavast keelest/teatavasse keelde osutub ebavajalikuks, võtab vastutav tõlk ühendust planeerimisosakonnaga, kes eemaldab selle aktiivse keele ja paigutab tõlgid ümber, kuhu võimalik. Tsitaat “maksti välja vähemalt 1 750 mittekasutatud tõlkepäeva” ei võta arvesse tõlkide ümberpaigutamist ega seda, et delegatsioon võib kuulata suulist tõlget sõna võtmata.

24.

Komisjon on põhjalikult uurinud võimalust võtta kasutusele sisearvete süsteem komisjoni peadirektoraatide jaoks ja jõudnud järeldusele, et sellega kaasnev halduskoormus on ebaproportsionaalne ükskõik millise võimaliku tuluga võrreldes. Institutsioonid nagu Euroopa Nõukogu ja Unesco erinevad komisjonist mastaabi poolest, nende suulise tõlke teenuste maht ja töökeelte arv — milles tõlkide puudust ei ole — on vaid murdosa komisjoni suulisest tõlketegevusest.

Iganädalaste läbirääkimiste käigus võtab suulise tõlke peadirektoraat arvesse iga peadirektoraadi koostatud tähtsusjärjekorda ja kõiki vabu ressursse laiemas ajaskaalas kui kuupäev, milleks koosolekut taotleti, ning pakub välja alternatiive, et saavutada tasakaal poliitiliste vajaduste ning ressursside optimaalse kasutamise vahel.

Nõukogu vastu võetud taotluste süsteem ei kindlusta täielikult nõudmise stabiilsust ja muudab selle halvemini prognoositavaks. Põhimõtteliselt osutab suulise tõlke peadirektoraat nõukogule teenust kindla tõlkepäevade arvu ulatuses.

Suulise tõlke peadirektoraat katsetab praegu oma klientidega uut suulise tõlke teenuse osutamise kalkulatsiooni, mis põhineb tõlkesessioonidel ja on tegelikkusele lähemal, kuna see on seotud tegelikult kasutatud ressurssidega ja seega peaks aitama vähendada haldusriske. Kui uus süsteem kasutusele võetakse, annab see klientide kasutusse täpsemad prognoosid ja andmed kasutatava suulise tõlke ja ka selle maksumuse kohta.

26.

Liikmesriikidel on õigus taotleda ja saada vajalikku suulist tõlget ning nende delegatsioonid koosnevad tihti enam kui ühest isikust. Iga delegaadi suutlikkus ennast väljendada või teistest keeltest aru saada võib olla erinev ja nii kasutavad nad suulist tõlget erinevalt (nt mõned delegaadid võivad kuulata inglise keelt otse, kuid ometi eelistada rääkida oma emakeeles või rääkida inglise keeles, kuid kuulata suulist tõlget oma emakeelde). Seetõttu on raske öelda, kas keelt võib pidada ebavajalikuks, kui selles ei räägita.

31.

Laienemisega seoses kuulutati 2003. aasta aprilli alguses, 13 kuud enne laienemist, välja suuliste tõlkide konkurss ja olenevalt keelest suleti see 2004. aasta märtsi ja novembri vahel (malta keele konkurss suleti ilma edukate kandidaatideta juba 2003. aasta detsembris).

Mitmete uute keelte puhul johtus edukate kandidaatide ebapiisav arv rahvusvaheliselt tunnustatud nõuetele vastavate tõlkide vähesusest.

35.

Komisjon on teadlik klientidest institutsioonidele, organitele ja ametitele arvete esitamiseks kasutatud saadaval olevate tõlkide (BMA, mise à disposition, MAD) süsteemi teatavatest puudustest. Seetõttu on ta välja töötanud uue süsteemi, millega mõõta osutatud suulise tõlke teenuse hulka suulise tõlke sessioonide alusel. Kõnealune uus süsteem seisab tegelikkusele palju lähemal ja komisjon on valmis võtma kasutusele sellel põhineva arvelduse. Süsteemi abil saavad institutsioonid täpsemalt prognoosida koosoleku maksumust kohe pärast selle taotlemist. Süsteemi ideed esitleti nõukogule, majandus- ja sotsiaalkomiteele ning regioonide komiteele 2004. aastal ja samaaegselt juba toimiva saadaval olevate tõlkide süsteemiga toimuvad simulatsioonid, et uut sessioonipõhist süsteemi saaks 2006. aastal ametlikult kasutada.

37.–38.

Summa 1 046 eurot keskmise tõlkepäeva kohta, mille arvutas välja suulise tõlke peadirektoraat, on kogusumma, mis sisaldab selliseid kulusid nagu koolitus ja toetus õppeprogrammidele, asutusesisese ja -välise teadlikkuse tõstmine ja nõuanded mitmekeelse teabevahetuse tehnilise külje kohta. Suulise tõlke peadirektoraat kavatseb pakkuda suulise tõlke teenust vastavalt nõudmisele, et hõlbustada Euroopa institutsioonide vahelist otsustusprotsessi.

40.

2003. aastal olid paljud koosseisulised tõlgid seotud ettevalmistustega laienemiseks: nad osalesid uute keelte koolitustel, pakkusid abi erinevate koolitusprogrammide juures ühinevate riikide ülikoolides ja võtsid osa konkursside või vabakutseliste testimise korraldamisest. Lisaks põhjustasid kaks erakorralist tippkohtumist laienemise ettevalmistamiseks kõigi teiste koosolekute tühistamise nõukogus asjaomasel perioodil. Kahe streigipäeva tõttu 2003. aastal langes koosseisuliste tõlkide tööhõive umbes 1 % võrra.

45.

Institutsioonide tegevuse poliitilise laadi ja tõsiasja tõttu, et tuleb kindlustada suulise tõlke teenuste kättesaadavus ja järjepidevus, on suulise tõlke peadirektoraat kohustatud säilitama teatavat arvu tõlke reservis. Oleks vale hoida kokku reservi arvelt, sest kui ei suudeta asendada puuduvat tõlki ja nii tagada vajalikku keelelist kaetust koos kõigi toimimiseks vajalike releedega, ei saa kogu tõlkemeeskond oma ülesandeid täita. Kuna ühe tõlgi puudumine võib tähendada kogu koosoleku tühistamist, peetakse reservi kasutamist põhjendatud riskijuhtimismeetmeks. Johtuvalt suulise tõlke loomust ja selleks, et kindlustada töö hea kvaliteet, seob suulise tõlke peadirektoraati kokkulepe töötingimuste kohta, mis piirab sessioonide arvu, millest tõlk osa võib võtta, ja sisaldab sätteid valvesoleku korra piiritlemiseks. Valvesoleku puhul tuleb arvestada veel kaht tegurit:

—	Pooleks päevaks on koosseisulisi tõlke, kes personalieeskirjade kohaselt võivad iga päev poole tööajaga töötada, sageli raske ümber paigutada.

—	Personalieeskirjad ei luba institutsioonidel nõuda, et põhikoosseisulised töötajad võtaksid puhkust kindlal ajal, näiteks siis, kui tööd on vähem.

Suulise tõlke peadirektoraadil juba on toimiv tegevuspõhimõte, mis julgustab võtma puhkust ajal, mil töökoormus on väiksem, ja paigutab ka koolituse sellesse ajavahemikku. Komisjon jätkab jõupingutusi kaudse valvesoleku kulude edasiseks vähendamiseks. Eelpool nimetatud põhjustel või seetõttu, et teised institutsioonid koosolekud liiga hilja tühistavad, on tegeliku säästmise ulatus selles valdkonnas siiski piiratud.

46.	Komisjonil on võimalik hankida teavet tühistamiste kohta ja ta saab näidata tõlkide ümberpaigutamist, kuid see oleks pidev protsess ja selline jälgimine oleks liiga kulukas ning aeganõudev võimaliku tuluga võrreldes.

47.

Tõsiasi, et üheksal tööpäeval olid vähemalt 100 koosseisulist tõlki kaudselt valves, lihtsalt illustreerib seda, kuidas kavandatud päevakorda lühikese etteteatamisajaga, erakorraliste asjaolude tõttu muudeti: Euroopa Ülemkogu erakorralised tippkohtumised põhjustasid kõigi teiste nõukogu koosolekute tühistamise ja kahepäevase streigi. Vabakutseliste lepinguid ei saa tühistada 60 päeva jooksul lepingu kehtimahakkamisest, kuid kulude piiramiseks muudetakse need lepingud kohalikeks lepinguteks. Koosseisulised tõlgid, kelle koosolekud tühistatakse, määratakse valvesse.

48.	Tõlketeenistus ei saa kindlaks määrata koosolekute tempot ega päevakorda. Delegaadid kohtuvad, kui nad seda asjakohaseks peavad, ja tõlketeenistus osutab suulise tõlke teenust vastavalt taotlusele.

54.

Suulise tõlke peadirektoraadi hinnasüsteem põhineb kindlal määral, mida kohandatakse vastavalt erinevat tüüpi taotlustele; lühikese etteteatamisajaga koosolekud, hilised koosolekud, koosolekud, mis toimuvad nädalavahetustel või riigipühade ajal, maksavad rohkem. Ka tühistatud koosolekute eest esitatakse arve. Poliitiliselt vastuvõetamatu oleks erinevate hindade kehtestamine erinevate keelte jaoks, kuna see rikub asutamislepingus sätestatud võrdsuse põhimõtet.

Komisjonil tekib puudujääk, kuna suulise tõlke peadirektoraadi kliendiks olnud institutsioonid on tavapäraselt maksnud vähem kui suulise tõlke peadirektoraadi arvestatud kogumaksumus. Komisjon on teadlik ka saadaval olevate tõlkide süsteemi puudustest. Sel põhjusel on komisjon välja töötanud uue süsteemi osutatud tõlketeenuste mahu mõõtmiseks ja on varsti valmis kasutusele võtma uut sessioonipõhist arvesüsteemi. Kõnealune süsteem on tegelikkusele lähemal ja võimaldab koosoleku maksumust kohe pärast selle taotlemist usaldusväärselt prognoosida. On tehtud simulatsioone ja süsteemi tutvustati nõukogule, majandus- ja sotsiaalkomiteele ning regioonide komiteele 2004. aastal. Kahte arvete süsteemi kasutatakse 2005. aastal üheaegselt, et hakata 2006. aastal institutsioonide suhtes kohaldama sessioonipõhist arvete süsteemi.

c)	Hind, mida suulise tõlke peadirektoraat kasutab, on sobiv institutsioonidevaheliseks arvete süsteemiks, kuid ei ole mõeldud teenuse kogumaksumuse väljendamiseks.

Teenustaseme leping klientidest institutsioonidega on vastavuses logistiliste ja muude koosolekuteks kättesaadavate ressurssidega, kuid see ei hoia ära mõõnaperioode, kuna nõudmise määrab iga institutsioon vastavalt oma planeeringule ja poliitilisele programmile, mida komisjoni suulise tõlke teenistused ei saa praeguse seisuga kuidagi mõjutada.

Kuigi uue arvete süsteemi kasutuselevõtmine teeks arveldamise vähem töömahukaks, on suulise tõlke peadirektoraat teadlik, et maksimaalset tõhusust suulise tõlke ressursside haldamises on võimalik saavutada ainult institutsioonide arvutisüsteemide ühendamisega, ja jätkab tööd selles suunas. Turvanõuete ja ettevõttesüsteemide erinevuse tõttu võtab institutsioonidevaheliste infotehnoloogiliste ühenduste loomine aega.

55.

Komisjon tervitab edusamme, mida suulise tõlke teenistused on teinud institutsioonidevahelise koostöö raames. Saavutused ulatuvad kaugemale kui Chêne’i aruande soovitused ja hõlmavad selliseid valdkondi nagu koolitus ja viimasel ajal, piiratud ulatuses, alaliste ressursside vahetamine.

—	(4. taane) Suuliste tõlkide erinevad töötingimused erinevates institutsioonides takistavad ikka veel vahetuse optimaalsust. Viimastel aastatel on teenistused siiski teinud tööd saavutamaks edusamme institutsioonidevahelise koostöö igas valdkonnas.

56.

Institutsioonidevahelise koostöö valdkonnas on tehtud tõelisi edusamme. Erinevad teenistused jätkavad oma tegutsemisviisi kohandamist võimalikult suures ulatuses, et saavutada edusamme sellistes valdkondades nagu vastastikune alaliste ressursside kasutamine ja tööjaotus intensiivse tegevusega perioodidel. Sellele vaatamata on põhjust arendada ja tugevdada koostööd, mida rõhutati Claude Chêne`i juhatatud rahvusvahelise töörühma 2002. aasta aruandes institutsioonide poliitilist autonoomiat kahtluse alla seadmata.

57.

Tõlketeenistuste vahelist konkurssi vabakutseliste värbamisel piirab kokkulepe Rahvusvahelise Konverentsitõlkide Assotsiatsiooniga, mida kohaldavad kõik institutsioonid. Üks selgeid eesmärke institutsioonidevahelise koostöö edendamise praeguses järgus on värbamisteenistuste kooskõlastatuse parandamine.

Tõlketeenistused töötavad, et parandada institutsioonidevahelise teabevahetuse süsteeme vaatamata raskustele, mis on seotud turvanõuete ja institutsiooniti erineva infotehnoloogilise ülesehitusega. Olulised edusammud peaksid toimuma aastal 2005. Koosseisuliste tõlkide vahetamise põhimõtet institutsioonide vahel ei ole veel kehtestatud erinevate töötingimuste ja muude personaliga seotud sätete tõttu, kuid teenistused töötavad nende raskuste ületamise nimel. Teenuse taset saab siiski kindlustada ainult siduvate ja mitte ajutiste otsustega.

Praegune korraldus juba võimaldab reisikulude vähendamist üksikjuhtumitel, kui kasutatakse teise institutsiooni poolt eelnevateks või järgnevateks päevadeks palgatud mittekohalikke vabakutselisi. Täielik infotehnoloogiline teabevahetus institutsioonide vahel seoses vabakutseliste tõlkide kättesaadavuse ja üldise haldusega peaks hakkama tööle 2005. aasta septembris.

d)	Vabakutseliste ühine haldamine, mis hõlmab töötajate valikut, akrediteerimist, kvaliteedikontrolli ja töötasu, hakkab tööle, kui erinevate institutsioonide infotehnoloogiliste süsteemide sidusteabevahetus avatakse pärast käimasolevat testifaasi 2005. aasta septembris.

58.

Ühtse institutsioonidevahelise teenistuse loomine, mis pakuks suulise tõlke teenust kõigile ELi institutsioonidele, nõuaks institutsioonidevahelist poliitilist otsust. Komisjon arvab, et institutsioonidevahelise koostöö tugevdamine võib anda tulemuseks mastaabisäästu, seadmata kahtluse alla institutsioonide autonoomiat eelarve- ja personaliküsimustes ning võimet kohandada prioriteete vastavalt poliitilisele programmile. Et algatada ühtse tõlketeenistuse eeliste hindamine võrreldes edusammudega institutsioonidevahelises koostöös, oleks vaja saada selge märk teistelt institutsioonidelt, et nad sooviksid pigem seda teed minna, kui jätkata institutsioonidevahelise koostöö arendamist. On kulunud tohutuid jõupingutusi ja märkimisväärselt ressursse makseametite ühendamiseks, ühise akrediteeritud vabakutseliste nimekirja koostamiseks ning ühiskonkursside ja -akrediteerimiste korraldamiseks. Neid jõupingutusi tuleks koondada ja tugevdada ning tulemusi analüüsida: enne kui võetakse uusi meetmeid, on vaja teha tulu ja säästude üksikasjalik analüüs.

59.

Suulise tõlke taotluste arvu varieerumine muudab tõlketeenistuste palgatud koosseisuliste ja vabakutseliste tõlkide keskmise suhtarvu aastate lõikes erinevaks. Näiteks laienemise ettevalmistamisel vähendati suulise tõlke ülesandeid täitvate koosseisuliste tõlkide arvu, kuna osa neist viibis juba ühinevates riikides ja aitas laienemist ette valmistada. Osa koosseisust võttis osa uute keelte tõlkide akrediteerimistestide hindamisest. Uute keelte puhul tuleb meeles pidada, et tõlketeenistused sõltuvad praegu väga olulisel määral akrediteeritud vabakutselistest, mis suurendas viimaste üldist suhtarvu alates 1. maist 2004.

60.

Muutused suhtarvudes ei saa toimuda üleöö. Siiski on võimalik teha plaane pikemaks ajaks. Keelekombinatsioonide küsimus takistab tõlketeenistustel kohaldamast rangeid suhtarve, kuna tõlgid on vallatavate keelte arvu poolest erinevad ja väga sageli on koosseisuliste tõlkide keelekombinatsioonide arv suurem kui vabakutselistel. Koosseisuliste tõlkide puhul tuleb säilitada ka kvaliteedikontroll, koosolekutele määramise järjepidevus ja konfidentsiaalsuse nõue poliitiliselt tundlikel koosolekutel.

61.

Konkurss kreeka keele jaoks korraldati 2003. aastal ja portugali keele jaoks korraldatakse tõenäoliselt 2006. aastal. Kohalike ja mittekohalike vabakutseliste suhtarv on muutunud pärast nõukogu taotluste süsteemi kasutuselevõtmist. Praegu on palgatud rohkem kohalikke vabakutselisi, kuna mittekohalikud on muutnud oma alalise kutsetegevuse asukohaks Brüsseli, lubades seega kulude vähendamist.

63.

Vabakutseliste kõrgemad reisikulud tulenevad komisjoni kohustusest rangelt kohaldada kokkuleppe tingimusi ja pidada kinni tingimustest, mille põhjal reisikulud kompenseeritakse. Jagades teavet reisihindade kohta, julgustatakse vabakutselisi kasutama võimalikult odavaid pileteid, samas kui koosseisulised tõlgid võivad kasutada ettevõtetele kehtivaid broneerimishindu ja piiratud hindu.

68.

Suulise tõlke peadirektoraat kohustub kinni pidama kokkuleppest ja selles sätestatud korrast, mis ei nõua, et vabakutselised tõestaksid odavaima pileti ostmist. Kokkuleppe tingimuste kohaselt peab pileti eest maksma suulise tõlke peadirektoraat. Samuti mõjutab piletihindu lennufirma kaubanduspoliitika.

70.

Suulise tõlke peadirektoraadil ei ole võimalik jälgida turutingimusi, kuna ta on seotud kokkuleppega. Vabakutseliste tõlkide värbamisel kohaldatakse tõepoolest kõrgeid standardeid ja tõlkide töötingimusi käsitlevast kokkuleppest kinnipidamisega tagatakse kvaliteet. Vabakutseliste taseme kohta esitatakse tihti aruandeid ja et olla institutsioonidevahelises vabakutseliste nimekirjas, on nad kõik läbinud akrediteerimistesti. Väikse töökoormusega perioodidel võimaldatakse vabakutselistele tõlkidele ka keelekoolitusi.

71.	Olemasolev kokkulepe ei näe ette võimalust tühistatud koosolekute puhul vähem maksta. Siiski maksab komisjon oma vabakutselistele vähem kui teised rahvusvahelised institutsioonid.

73.

Suulise tõlke peadirektoraat on teadlik väga suurest rahuloluprotsendist seoses pakutavate tõlketeenuste kvaliteediga. Ta püüab säilitada oma reputatsiooni, korraldades näiteks temaatilisi koolitusi. Samuti viib sõltumatu firma läbi uurimust parema dokumentatsiooni kohta, et parandada tõlkidele määratud dokumentatsiooni ettevalmistamist enne koosolekuid. Lõplikku aruannet sel teemal on oodata 2005. aastal.

76.

On olemas kindel tegevuspõhimõte hoida tõlkemeeskonnad raskete koosolekute puhul muutumatud, kuigi ettenägematud sündmused või eriressursside kättesaamatus seda alati ei võimalda.

Kasutusele on võetud Volontariat skeem (tõlgid võivad väljendada huvi konkreetsete koosolekute vastu) ja tähelepanu pööratakse püsivate tõlkemeeskondade säilitamisele.

78.

Suuline tõlge on väga spetsiifiline eriala ja nõuab põhjalikku keskendumist. Kvaliteedi kindlustamiseks on selleks tööks vaja eritingimusi. Kehtivad piirangud, nt maksimaalselt 4 töötundi hommikuti, kohustuslik 90 minutiline lõunavaheaeg ja tavalise tööpäeva lõpp kell 18.30, on meetmed, mis on võetud tagamaks püsivat tõlkekvaliteeti. Siiski võivad koosoleku korraldajad eelneva lihtsa taotlusega kokku leppida tööpäeva pikendamise suhtes pärast 18.30.

81.

Selleks et tagada parim hinna ja kvaliteedi suhe, peab komisjon 6nädalast etteteatamist põhjendatud ajaskaalaks, mis võimaldab korralikku prognoosi, head kavandamist ja ressursside haldamist. See võib teiste institutsioonide jaoks raskusi valmistada, kuid suulise tõlke peadirektoraat püüab tegeleda kõigi võimalike probleemidega igal üksikjuhtumil. Hilised taotlused tingivad suurema kulu.

JÄRELDUSED JA SOOVITUSED

82.	Komisjon on teadlik, et tema jõupingutusi suulise tõlke kulude ohjamiseks viimase viie aasta jooksul hinnatakse vääriliselt.

83.

Laienemine on protsess, mis nõuab eelnevat planeerimist. Kuigi suulise tõlke peadirektoraat on ennetavalt võtnud mitmeid teadlikkust tõstvaid meetmeid kõigis uutes liikmesriikides ja pakkunud märkimisväärset abi, et luua ja hallata konverentsitõlke kursusi, on tõlke ikka veel puudu, eriti mõnede uute keelte puhul. Siiski ei saa komisjon võtta enda kanda liikmesriikide esmast vastutust pakkuda kvaliteetset tõlketeenust ja kindlustada hulk piisavalt kvalifitseeritud tõlke.

84.

Mitmete uute keelte puhul johtus edukate kandidaatide ebapiisav arv rahvusvaheliselt tunnustatud nõuetele vastavate tõlkide vähesusest.

86.

Tõlketeenistused pakuvad vastavalt vajadusele ja taotlusele kvaliteetset tõlketeenust. Nad võtavad meetmeid, kui korraldajad koosoleku tühistavad — paigutavad vabanenud tõlgid ümber teistele koosolekutele. Komisjon arvab, et 6nädalane etteteatamine on põhjendatud ajaskaala, mis võimaldab korralikku prognoosi, head kavandamist ja ressursside haldamist. See võib teistele institutsioonidele mõnikord raskusi valmistada, kuid suulise tõlke peadirektoraat tegeleb kõigi võimalike probleemidega igal üksikjuhtumil.

87.

Piiratud reserv tõlkeressursse on valves riskijuhtimise põhimõtte pärast, et vältida tühistamiskulusid ja võimaldada suulise tõlke peadirektoraadil vastata kohustuslikele kvaliteedi-, kättesaadavus- ja järjepidevusnõuetele. Arvestades teenindatavate institutsioonide poliitilist laadi, muudaks eelnimetatud nõuetele mittevastamine suulise tõlke peadirektoraadi töö mõttetuks.

88.	Suulise tõlke peadirektoraadil on võimalik hankida teavet tühistamiste kohta ja näidata tõlkide ümberpaigutamist, kuid see oleks pidev protsess ja seetõttu oleks aeganõudev sellist laiaulatuslikku vaatlustööd teha. Võimaliku tulu kaaluks üles kulu lisatööjõule.

89.

On teada, et arvetel kasutatud tariif, kuigi see sobib institutsioonidevahelisteks arveteks, on madalam kui see, mille puhul oleks arvestatud kogumaksumust, sest kokkulepitud tariif põhineb suulise tõlke peadirektoraadi ja tema institutsioonidest klientide kokkuleppel. Lisaks sellele ei oleks suulise tõlke peadirektoraat saanud loobuda suulise tõlke teenuse pakkumisest põhjusel, et ta ei suuda kokku leppida selle tariifis.

90.

Komisjon kohaldab rangelt kokkulepet Rahvusvahelise Konverentsitõlkide Assotsiatsiooniga ja suuremat säästu ei ole praeguste tingimuste juures võimalik saavutada. Komisjon arvab, et suuremat säästu on võimalik saavutada ainult kokkuleppe uue läbiarutamisega. Arvutisüsteemide edasine integreerimine ja tihedam institutsioonidevaheline koostöö on olnud kavas alates 2002. aastast ja on konverentsitõlke valdkonnas jätkuvalt komisjoni tähtsamate prioriteetide seas.

91.

Komisjon on nõus, et tuleks kaaluda kokkuleppe uut läbiarutamist Rahvusvahelise Konverentsitõlkide Assotsiatsiooniga, et kohaldada samasugust reisikorraldust nii vabakutseliste tõlkide kui püsikoosseisu suhtes. Siiski arvab suulise tõlke peadirektoraat, et erilepingute suhtes reisibüroode, lennufirmade ja hotellidega ei ole mõtet korrata halduse peadirektoraadi tööd. Võimalus kokkulepe uuesti läbi arutada võib olla tulus, kui kaalutakse vabakutseliste tasustamisstruktuuri ühtlustamist koosseisuliste tõlkide puhul kehtiva strateegiaga, mille kujundas haldusreform ja laienenud liidu uus tegelikkus. Rahvusvahelise Konverentsitõlkide Assotsiatsiooniga sõlmitud kokkuleppe uus läbiarutamine nõuab kõigi asjaomaste ELi institutsioonide nõusolekut.

93.

Suuline tõlge on väga spetsiifiline eriala ning nõuab põhjalikku ettevalmistust ja keskendumist. Selleks et kindlustada klienti rahuldav kvaliteet, on tööks vajalikud eritingimused. Töötingimusi käsitlevas kokkuleppes sätestatud piirangud tagavad, et tõlke kvaliteet on püsivalt kindlustatud. Tuleb aga meenutada, et koosoleku korraldajad võivad lihtsa taotlusega leppida kokku tööpäeva pikendamise suhtes; sellisel juhul tehakse muudatus tõlkemeeskonnas või võetakse muid meetmeid.

94.

Ühtse institutsioonidevahelise teenistuse loomine, mis pakuks suulise tõlke teenust kõigile ELi institutsioonidele, nõuaks institutsioonidevahelist poliitilist otsust. Komisjon arvab, et institutsioonidevahelise koostöö tugevdamine võib anda tulemuseks mastaabisäästu, seadmata kahtluse alla institutsioonide autonoomiat eelarve- ja personaliküsimustes ning võimet kohandada prioriteete vastavalt poliitilisele programmile. Et algatada ühtse tõlketeenistuse eeliste hindamine võrreldes edusammudega institutsioonidevahelises koostöös, oleks vaja saada selge märk teistelt institutsioonidelt, et nad sooviksid pigem seda teed minna, kui jätkata institutsioonidevahelise koostöö arendamist. On kulunud tohutuid jõupingutusi ja märkimisväärselt ressursse makseametite ühendamiseks, ühise akrediteeritud vabakutseliste nimekirja koostamiseks ning ühiskonkursside ja akrediteerimiste korraldamiseks. Neid jõupingutusi tuleks koondada ja tugevdada ning tulemusi analüüsida: enne kui võetakse uusi meetmeid, on vaja teha tulu ja säästude üksikasjalik analüüs.

95.

Komisjon on nõus jätkama jõupingutusi, et vastata mitmekeelsuse väljakutsele, hoides samas tõlkekulud kontrolli all. Seda on võimalik saavutada institutsioonidevahelise koostöö koondamisega, eriti seoses koosseisulise töötajaskonna kasutamisega ja vabakutseliste tõlkide reisi- ja tasustamistingimuste lihtsustamise ja ühtlustamisega Rahvusvahelise Konverentsitõlkide Assotsiatsiooniga sõlmitud kokkuleppe uue läbivaatamise tulemusena. Alles pärast seda, kui nendes valdkondades on tehtud suuri edusamme ja institutsioonidel on selgelt määratletud põhimõtteline lähenemisviis autonoomiale suulise tõlke küsimustes, on mõtet käivitada sõltumatu uurimus ühtse institutsioonidevahelise tõlketeenistuse asutamise kohta.

		ISSN 1725-5171
Euroopa Liidu Teataja		C 291

Eestikeelne väljaanne	Teave ja teatised	48. köide 23. november 2005

Teatis nr	Sisukord	Lehekülg
	I Teave
	Kontrollikoda
2005/C 291/1	Eriaruanne nr 5/2005: Parlamendi, komisjoni ja nõukogu suulise tõlke kulude kohta koos institutsioonide vastustega	1