1.   Toimkonna eesistuja ja ase-eesistuja nimetatakse komisjoni otsusega ametisse viieaastaseks ametiajaks, mida ei saa pikendada, kooskõlas määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 145 lõikega 3 osalemiskutse tulemuste alusel. Nende ametiaeg algab vastavas ametisse nimetamise otsuses märgitud kuupäeval. Need otsused avaldatakse Euroopa Liidu Teataja C-seerias.

2.   Eesistuja ja ase-eesistuja jäävad oma ametikohtadele kuni kuueks kuuks pärast ametiaja lõppu, kui see on vajalik toimkonna toimimiseks, kuni nende asendajad on asunud täitma oma ülesandeid.

3.   Eesistuja ja ase-eesistuja võetakse tööle komisjoni erinõunikena Euroopa Liidu muude teenistujate teenistustingimuste artikli 5 tähenduses. Nende lepingud erinõunikena peavad austama täielikult nende sõltumatust ega tohi mõjutada nende ametiaja kestust.

4.   Kui eesistuja ja ase-eesistuja ei vasta enam tingimustele, mis on nõutavad nende ametiülesannete täitmiseks, vabastab komisjon nad ametist.

5.   Eesistuja valimiseks ette nähtud tingimusi, mis on sätestatud määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 145 lõikes 3, kohaldatakse ka ase-eesistuja valimise suhtes.

1.   Eesistuja esindab toimkonda.

2.   Eesistuja juhatab koosolekuid ja korraldab toimkonna tööd.

3.   Seejuures abistab eesistujat artiklis 7 osutatud alaline sekretariaat.

4.   Eesistuja võib delegeerida igale komisjoni alalisele esindajale õiguse allkirjastada eesistuja nimel konkreetseid dokumente, mis on seotud konkreetse juhtumi või haldusküsimustega.

5.   Eesistuja määrab pärast komisjoni alaliste esindajatega konsulteerimist kindlaks toimkonna koosolekute ajakava.

6.   Eesistuja täidab muid talle käesoleva otsusega antud ülesandeid.

1.   Üks kahest määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 145 lõike 2 punkti c kohasest komisjoni alalisest esindajast on eelarve peadirektoraadi õigusküsimuste, finantsreeglite, kontrolli ja aruandluse eest vastutav peanõunik.

Kui õigusküsimuste, finantseeskirjade, kontrolli ja aruandluse eest vastutava peanõuniku ametikoht on täitmata, saab alalise sekretariaadi eest vastutavast eelarve peadirektoraadi direktorist üks kahest määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 145 lõike 2 punkti c kohasest komisjoni alalisest esindajast.

Eelarve peadirektoraadi peadirektor määrab kõnealuse komisjoni alalise esindaja asetäitjaks ametniku, kes täidab vähemalt üksuse juhataja või samaväärseid ametiülesandeid. Kõnealune isik võib osaleda kõigil toimkonna aruteludel, kuid osaleb hääletamisel üksnes juhul, kui komisjoni alaline esindaja ei saa seda teha.

2.   Teise komisjoni alalise esindaja määrab eelarve peadirektoraadi peadirektor ad personam selliste komisjoni ametnike hulgast, kelle palgaaste on vähemalt AD 14.

Eelarve peadirektoraadi peadirektor määrab ka kõnealuse komisjoni alalise liikme asetäitjaks ametniku, kes täidab vähemalt üksuse juhataja või samaväärseid ametiülesandeid. Kõnealune isik võib osaleda kõigil toimkonna aruteludel, kuid osaleb hääletamisel üksnes juhul, kui komisjoni alaline esindaja ei saa seda teha.

3.   Taotluse esitanud eelarvevahendite käsutajat esindav liige ja selle liikme asetäitja on ametnik või ajutine teenistuja, kes määratakse vastavalt asjaomase institutsiooni, asutuse või organi töökorrale ja halduseeskirjadele, millele on osutatud määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 73 lõikes 3, ning kes täidavad vähemalt üksuse juhataja või delegatsiooni juhi ülesandeid.

1.   Vaatlejad võivad osaleda toimkonna aruteludes ilma hääleõiguseta.

2.   Komisjoni õigustalituse määratud liikmel on vaatleja staatus kõigi toimkonnale esitatud juhtumite puhul ning ta esitab omal algatusel või eesistuja taotlusel märkusi. Selleks osaleb määratud liige kõigil toimkonna aruteludel. Toimkond teavitab õigustalitust kõigist kirjalikest menetlustest aegsasti enne nende vastuvõtmist.

3.   Kui toimkonna poole pöördunud eelarvevahendite käsutaja taotlus põhineb täielikult või osaliselt OLAFi edastatud teabel, osalevad toimkonna koosolekutel vaatlejana üks või mitu OLAFi esindajat, sealhulgas võimaluse korral juhtumi eest vastutavad uurijad, ning nad võtavad osa sellest küsimusest tulenevast suulisest ja kirjalikust menetlusest. OLAF esitab eesistuja taotlusel märkusi.

4.   Kui toimkonna poole pöördunud eelarvevahendite käsutaja taotlus põhineb täielikult või osaliselt Euroopa Prokuratuuri edastatud teabel, osalevad toimkonna koosolekutel vaatlejana üks või mitu Euroopa Prokuratuuri esindajat, sealhulgas võimaluse korral kriminaalasja eest vastutavad esindajad, ning nad võtavad osa sellest küsimusest tulenevast suulisest ja kirjalikust menetlusest kooskõlas nõukogu määruse (EL) 2017/1939 artikliga 103 (7).

5.   Kui see on konkreetsel juhul põhjendatud, võib eesistuja küsida OLAFilt teavet või nõu. Eesistuja võib samuti küsida Euroopa Prokuratuurilt teavet või nõu kooskõlas määruse (EL) 2017/1939 artikli 103 sätetega.

6.   Toimkonnale edastatud juhtumiga seotud eelarvevahendite käsutajad (v.a toimkonna poole pöördunud eelarvevahendite käsutaja) võivad taotleda eesistujalt neile vaatlejastaatuse andmist. Sellised eelarvevahendite käsutajad võivad viibida toimkonna aruteludel ning nad esitavad eesistuja taotlusel suulisi ja kirjalikke märkusi. Toimkond teavitab selliseid eelarvevahendite käsutajaid asjakohastest kirjalikest menetlustest.

7.   Eesistuja võib pärast komisjoni alaliste esindajatega konsulteerimist kutsuda toimkonna aruteludele teisi vaatlejaid ning paluda neil esitada suulisi või kirjalikke märkusi.

1.   Toimkonna alaline sekretariaat on halduslikult seotud eelarve peadirektoraadiga, mille ametnikud või teenistujad tagavad sekretariaadi toimimise.

2.   Alaline sekretariaat tegeleb eesistuja alluvuses järgmisega:

3.   Alalise sekretariaadiga on võimalik ühendust võtta aadressil Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

1.   Kui eesistuja või ase-eesistuja, ükskõik milline muu liige või tema asetäitja, alalisse sekretariaati kuuluvad ametnikud ja teenistujad või mis tahes muu isik, kes osaleb toimkonna koosolekutel või on tutvunud teatavat juhtumit puudutava toimikuga seotud dokumentidega, on olukorras, mille puhul on oht, et võib tekkida huvikonflikt määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 61 tähenduses, teatab ta sellest viivitamata muudele liikmetele ja alalisele sekretariaadile. Samal viisil tuleb toimida, kui nad on olukorras, mida võidakse objektiivselt võttes käsitada huvikonfliktina.

2.   Isikud, kes on olukorras, mis võib põhjustada huvikonflikti või mida võib objektiivselt pidada lõikes 1 osutatud huvikonfliktiks, ei osale toimkonna aruteludes ega ärakuulamismenetluse raames märkuste esitamist puudutava kutse või soovituse vastuvõtmisel. Juhtumi toimikule lisatakse dokument, kus on fikseeritud, mil viisil huvikonflikti käsitleti.

1.   OLAF teeb toimkonnaga tihedat koostööd kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL, Euratom) nr 883/2013, (8) võttes arvesse vajadust tagada rikkumisest teatajate menetlus- ja põhiõigused ning kaitse.

2.   Juhul kui toimkonna poole pöördunud eelarvevahendite käsutaja taotlus põhineb OLAFi esitatud teabel, konsulteerib toimkond OLAFiga enne teate saatmist isikule või üksusele, kelle suhtes on esitatud soovituse saamise taotlus, et mitte kahjustada OLAFi läbi viidud või koordineeritud kohtumenetluste või juurdluste konfidentsiaalsust, sealhulgas seoses rikkumisest teatajate kaitsega, ning liikmesriikide teadaolevate juurdluste või kohtumenetluste konfidentsiaalsust.

3.   OLAFi läbi viidud või koordineeritud juurdlustest pärineva või nendega seotud teabe edastamiseks isikutele või üksustele või nende esindajatele peab olema OLAFi nõusolek.

1.   Toimkonnale võib esitada soovituse saamise taotluse kes tahes komisjoni, muu institutsiooni, komisjoni loodud Euroopa ameti, rakendusameti või Euroopa Liidu mis tahes muu organi või asutuse poolt volitatud eelarvevahendite käsutajatest.

2.   Soovituse saamise taotlus saadetakse võimaluse korral alalisele sekretariaadile ARESe kaudu või konfidentsiaalsel kujul e-posti teel. Soovituse saamise taotluses tagatakse kõigi dokumentide asjakohane konfidentsiaalsustase ja turvamärgistus. Kui dokumendid pärinevad OLAFi juurdlusest või on sellega seotud, kasutab eelarvevahendite käsutaja asjakohast OLAFi juurdluste märgistust.

Kui soovituse saamise taotluse esitab eelarvevahendite käsutaja, kes ei esindaja komisjoni, võtavad alaline sekretariaat ja kõnealune eelarvevahendite käsutaja vajalikud meetmed, et tagada kõnealusel juhul vahetatud teabe konfidentsiaalsus.

3.   Soovituse saamise taotlus peab sisaldama kogu määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 144 lõike 3 kohaselt vajalikku teavet. Taotlus peab sisaldama ka kõnealuse määruse artikli 138 lõikes 3 osutatud mis tahes muud asjakohast teavet, sealhulgas asjakohasel juhul OLAFi aruandeid ja Euroopa Prokuratuuri edastatud teavet. Taotlus peab sisaldama nõuetekohaselt täidetud teabevormi.

4.   Kui soovituse saamise taotlus sisaldab aruandeid või muud teavet, mille on edastanud OLAF või Euroopa Prokuratuur, konsulteerib eelarvevahendite käsutaja OLAFi või Euroopa Prokuratuuriga, et teha kindlaks teave, mida ei tohi avalikustada isikutele või üksustele, kelle kohta on esitatud soovituse saamise taotlus, ning jätab need aruanded või teabe enne toimkonnale edastamist asjakohaselt välja.

1.   Isikutel või üksustel, kelle kohta on esitatud soovituse saamise taotlus, on õigus esitada märkusi, välja arvatud juhul, kui esinevad erandlikud asjaolud, mille alusel on mõjuv õiguspärane põhjus säilitada juurdluse või riigisisese kohtumenetluse konfidentsiaalsus, mis nõuaks selle õiguse kasutamise edasilükkamist seni, kuni sellised õiguspärased põhjused kaovad, nagu on sätestatud määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 145 lõike 5 teises lauses.

2.   Soovituse vastuvõtmisel võtab toimkond arvesse üksnes faktilisi asjaolusid ja järeldusi ning esialgseid õiguslikke hinnanguid, mille kohta soovituse saamise taotluses nimetatud isikul või üksusel on olnud võimalik esitada märkusi, välja arvatud juhul, kui kohaldatakse määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 145 lõike 5 teist lauset.

3.   Enne soovituse vastuvõtmist saadab vastavalt artikli 17 lõikele 1 toimkonna juhiste kohaselt tegutsev eesistuja isikule või üksusele, kelle suhtes soovitust taotletakse, kirja, milles avalikustatakse toimkonna kaalutud asjaolud ja järeldused ning tegevuse esialgne õiguslik hinnang (edaspidi „ärakuulamismenetluse raames märkuste esitamist puudutav kutse“), kui määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 145 lõikest 5 ei tulene teisiti. Üldiselt saadetakse see kutse e-postiga.

4.   Ärakuulamismenetluse raames märkuste esitamist puudutava kutse adressaat esitab kõik märkused selle kutse kohta, sealhulgas nende märkuste lisad või manused, kirjalikult elektrooniliste failidena, mida saab avada üldkättesaadava kontoritarkvara abil. Märkused esitatakse alalisele sekretariaadile kutses esitatud e-posti aadressi vahendusel.

5.   Märkuste (v.a lisad) pikkus ei tohi ületada ärakuulamismenetluse raames märkuste esitamist puudutava kutse lehekülgede arvu, lisasid arvestamata, välja arvatud nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel, mis on seotud keeruliste õiguslike või faktiliste asjaoludega.

6.   Üldjuhul on ärakuulamismenetluse raames märkuste esitamist puudutava kutse adressaatidel aega viisteist tööpäeva, et esitada kutse kohta märkusi. See ajavahemik käivitub vastavalt määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artiklis 146 sätestatud eeskirjadele.

7.   Kui ärakuulamismenetluse raames märkuste esitamist puudutava kutse adressaat esitab põhjendatud taotluse pikendada kutse kohta märkuste esitamise tähtaega erandlike asjaolude tõttu, võib toimkond tähtaega pikendada kuni poole võrra algselt määratud tähtajast.

8.   Kui isik või üksus, kelle kohta on esitatud soovituse saamise taotlus, ei ole kohaldatavaks tähtajaks esitanud oma märkusi ärakuulamismenetluse raames märkuste esitamist puudutava kutse kohta, hoolimata määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 146 kohasest kutset käsitlevast teatest, võib toimkond järeldada, et isik või üksus ei vaidlusta kutses esitatud asjaolusid ega esialgset õiguslikku hinnangut.

1.   Toimkonna liikmed püüavad jõuda ärakuulamismenetluse raames märkuste esitamist puudutava kutse sisu ja seejärel soovituse suhtes üksmeelele.

2.   Vastasel juhul viiakse läbi enamushääletus, kus:

3.   Toimkond teeb oma soovituse teatavaks toimkonna poole pöördunud eelarvevahendite käsutajale ja vaatlejatele.

1.   Pärast seda, kui alaline sekretariaat on kontrollinud soovituse saamise taotlust ja juhtumi toimiku artiklis 7 sätestatud korras läbi vaadanud, edastab ta selle toimkonna eesistujale ja liikmetele. Eesistuja veendub, et toimik on ette valmistatud, olles vajaduse korral eelnevalt nõudnud täiendavat kontrolli või täiendavaid toiminguid.

2.   Soovituse saamise taotlusega seotud menetlus algatatakse toimkonnas siis, kui toimkond on jõudnud järeldusele, et toimikus sisalduvad tõendid on piisavad, et anda tegevusele esialgne õiguslik hinnang, ning menetlus loetakse lõpetatuks pärast seda, kui toimkond on oma soovituse edastanud toimkonna poole pöördunud eelarvevahendite käsutajale või viimane on oma soovituse saamise taotluse tagasi võtnud.

3.   Toimkond püüab põhimõtteliselt esitada oma soovitused toimkonna poole pöördunud eelarvevahendite käsutajatele mõistliku aja jooksul pärast menetluse algatamist, võttes arvesse vajadust tagada, et austatakse õigust olla ära kuulatud.

1.   Käesoleva määruse I peatüki artikleid 1–4, 8, 20 ja 21 kohaldatakse määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikliga 93 toimkonnale antud nõuandva pädevuse teostamise suhtes.

2.   Käesoleva määruse I peatüki ülejäänud artikleid kohaldatakse samuti toimkonna lõikes 1 osutatud pädevuse teostamise suhtes, kui käesolevas peatükis ei ole ette nähtud teisiti.

1.   Juhul kui toimkond esitab määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 93 lõikes 1 osutatud arvamuse, kuuluvad toimkonda kõnealuse määruse artikli 145 lõike 2 punktides a–c osutatud liikmed ja kolm järgmist täiendavat liiget:

2.   Artikli 5 lõike 1 teises lõigus ja artikli 5 lõike 2 teises lõigus osutatud isikud võivad osaleda kõigil toimkonna aruteludel, kuid hääletamisel ainult juhul, kui komisjoni alaline esindaja, kelle asetäitjad nad on, ei saa seda teha.

3.   Kõigil kolmel lõikes 1 osutatud täiendaval liikmel on asetäitja, kelle on määranud vastavalt:

1.   Kui asjaomane töötaja ei ole komisjoni töötaja, määrab komisjoni õigustalitus vaatleja.

2.   Pädeval eelarvevahendite käsutajal või edasivolitatud eelarvevahendite käsutajana tegutseval liidu delegatsiooni juhil või nende esindajatel on vaatleja staatus.

3.   Kui teave, mis käib määruse (EL, Euratom) 2024/2509 sätte, mis tahes muu finantsjuhtimist puudutava sätte või tehingute kontrollimisega seotud väidetava rikkumise kohta, tugineb OLAFi edastatud teabele, määrab OLAF vaatleja.

4.   Asjaomase institutsiooni või organi distsiplinaarüksus määrab vaatleja juhul, kui toimkonna poole on pöördunud ametisse nimetav asutus. Muudel juhtudel võib eesistuja paluda, et ta vaatleja määraks.

5.   Pärast liikmetega konsulteerimist võib esimees osalema kutsuda teisi vaatlejaid.

1.   Käesoleva peatüki kohaldamise korral kohaldatakse artiklit 7, välja arvatud selle lõike 2 punkte k ja o.

2.   Alalise sekretariaadi ülesanded on eelkõige järgmised:

1.   Kooskõlas määruse (EL, Euratom) 2024/2509 artikli 93 lõikega 1 kutsutakse toimkond kokku, kui seda taotleb mis tahes pädev distsiplinaarmenetluse eest vastutav ametisse nimetav asutus või pädev eelarvevahendite käsutaja, sealhulgas edasivolitatud eelarvevahendite käsutajatena tegutsevad delegatsioonide juhid või nende asetäitjad (edaspidi „toimkonna poole pöördunud asutus“).

2.   Kui toimkonda teavitab juhtumist otse töötaja, edastab toimkond juhtumi toimiku sõltuvalt juhtumist pädevale ametisse nimetavale asutusele või asutusele, kellel on teenistuslepingute sõlmimise pädevus, ja teavitab sellest nimetatud töötajat. Juhul kui pädev ametisse nimetav asutus otsustab toimkonna poole pöörduda, teavitab ta sellest töötajat. Juhul kui ta otsustab, et ta ei pöördu toimkonna poole, teavitab ta sellest toimkonda ja töötajat.

3.   Selleks et tagada rikkumisest teatajate tulemuslik kaitse, nagu on ette nähtud personalieeskirjade artikli 22a lõikega 3, võib toimkond erandina lõikest 2 otsustada mitte teavitada pädevat ametisse nimetavat asutust, ja teatada sellest OLAFile.

1.   Toimkond püüab saavutada konsensuse finantsrikkumise olemasolu kindlakstegemise ja arvamuse või soovituse aluseks olevate põhjenduste suhtes.

2.   Konsensuse puudumisel pannakse küsimus hääletusele, kusjuures:

3.   Lõikeid 1 ja 2 kohaldatakse mutatis mutandis soovituste vastuvõtmise suhtes. Konsensus või hääletus puudutab eriti kindlakstehtud probleemide süsteemsust.