A.

Kontrollikoda märkis oma eespool nimetatud aruandes, et ameti raamatupidamisaruanne ei anna ameti tegelikust majanduslikust ja rahalisest olukorrast õiget ja õiglast ülevaadet.

B.

Kontrollikoda väljendas teatavaid reservatsioone teiste (nii riiklike kui ka rahvusvaheliste) asutuste valdusesse antud rahaliste vahendite osas; kontrollikoda märkis siiski ka, et ameti raamatupidamisaruande aluseks olevad tehingud olid seaduslikud ja korrektsed.

C.

Kontrollikojal oli teatavaid reservatsioone mõningate alusdokumentide kehtivuse osas.

D.

Kontrollikoda väljendas teatavaid reservatsioone hangete korra osas.

E.

21. aprillil 2004. aastal andis Euroopa Parlament heakskiidu (5) ameti direktori tegevusele 2002. eelarveaasta eelarve täitmise osas ning heakskiitu käsitleva otsusega kaasnevas resolutsioonis Euroopa Parlament järgmist:

3.

võtab teadmiseks kontrollikoja märkuse ameti eelarvetavade kohta (nagu haldusnõukogu poolt vastu võetud), mis ei järgi liigendatud assigneeringute põhimõtet, mis tingib eelarveaasta osas sellise raamatupidamistulemuse, millel ei ole mingit seost tegeliku majandusolukorraga, ja 31. detsembri 2003. aasta seisuga kumulatiivse puudujäägi 140,95 miljonit eurot, mis on suuresti kunstlik;

4.

võtab ameti vastustes teadmiseks, et amet on nüüd võtnud meetmeid, et muuta oma tegevuse finantsnäitajate esitamine selgemaks, mille tulemusena koostatakse konsolideeritud tulude ja kulude aruanne kogu 2004. aastaks, ning eeldab seetõttu, et see probleem lahendatakse 2004. aasta eelarve täitmisele heakskiidu andmise menetluse ajaks;

5.

ergutab komisjoni ja kontrollikoda tugevdama selles valdkonnas koostööd ametiga, et tagada ameti eelarve täitmise efektiivsus;

6.

võtab teadmiseks kontrollikoja korduvad märkused ameti raamatupidamissüsteemi puuduste kohta, eriti ühekordse sisestusega üldise raamatupidamisarvestuse kohta;

7.

tervitab ameti vastust, milles öeldakse, et amet on nüüd kontrollikoja poolt mainitud puudused täielikult kõrvaldanud ja kasutab nüüd topeltsisestusega üldist raamatupidamissüsteemi koos eelarverakendusega SI2;

8.

kutsub komisjoni võtma kõiki vajalikke meetmeid, et kõikidel asutustel oleks võimalik nii kiiresti kui võimalik kasutada komisjoni uut raamatupidamissüsteemi, mis kehtestati 1. jaanuaril 2005;

9.

väljendab oma üllatust selle osas, et kontrollikoda ei ole ikka veel saanud selgitust konkreetsete valdkondade laenuprogrammide rahastamiseks eriorganitele võimaldatud rahaliste vahendite seisundi kohta, ja kutsub ametit võtma vastu asjakohaseid lahendusi selles osas, kuidas neid vahendeid tuleks ameti raamatupidamisaruannetes kirjendada;

10.

saab ameti esitatud teabe põhjal aru, et nendest vahenditest on jätkuvalt alles veel üksnes väike saldo ja see kasutati peaaegu täielikult ära 2004. aasta lõpus; kutsub ameti direktorit üles esitama esimesel võimalusel pädevale parlamendikomisjonile täielikku aruannet selliste laenuprogrammide rakendamise ja tõhususe kohta;

11.

võtab teadmiseks, et amet on vahepeal suurendanud oma raamatupidamispersonali ja -vahendite hulka, ja loodab, et 2004. aastal toimunud täiendustega lõpevad kontrollikoja korduvad sellesisulised negatiivsed märkused;

12.

märgib rahulolevalt, et keskmiselt kulus ametil 2003. aastal abiprogrammidele raha väljamaksmiseks 9 päeva;

13.

võtab teadmiseks eritingimused, mille alusel amet tegutseb, ja väljendab tunnustust ameti saavutustele talle antud mandaadi täitmisel; palub komisjonil anda ametile vajalik toetus, et tagada ameti täielik kohandamine ameti uue positsiooni menetluste ja nõuetega komisjonis (pärast laienemist);

14.

võtab teadmiseks, et alates 2003. aastast on pakkumissüsteemi sisse viidud suured muudatused, mis peaksid tagama iga pakkumise läbipaistva käsitlemise;

15.

tervitab seoses sellega ameti direktori viivitamatut tegutsemist pärast seda, kui ühe suurima infrastruktuurilepingu sõlmimisel tuvastati eeskirjade eiramist, sealhulgas vastutava isiku automaatset ametist kõrvaldamist ja toimiku OLAFile edastamist; julgustab nii direktorit kui ka komisjoni, samuti kontrollikoda jätkama viivitamatu tegutsemise menetlust ja tõhustama vajalikku riskianalüüsi, eriti kõrge riskiprofiiliga sektorite puhul;

16.

märgib, et OLAF leidis tugevaid tõendeid, et edukas ettevõte sai oma pakkumisdokumentide koostamisel abi ameti töötajalt, kes seoses nimetatud infrastruktuurilepinguga ametist kõrvaldati; (7) märgib, et vastavalt pakkumiskutse eeskirjadele toob isegi pakkujapoolne katse saada konfidentsiaalset teavet pakkumiskutse menetluse kohta kaasa tema menetlusest kõrvaldamise;

17.

ei saa aru, võttes arvesse komisjonilt saadut teavet (volinikele Michel ja Ferrero-Waldner 3. detsembril 2004. aastal esitatud küsimused kirjaliku vastuse saamiseks), miks ei olnud võimalik nimetatud juhtumi asjus koostatud OLAFi lõpplikku aruannet esitada ameti haldusnõukogu liikmetele; loodab, et nimetatud olukord lahendatakse, et ameti kõrgeim otsustav organ saaks asjade käigust moodustada täieliku pildi;

18.

nõuab tungivalt, et ameti direktor edaspidi järjekindlalt rakendaks finantsmääruse artiklit 103 ning peataks lepingute täitmise kui edukaks tunnistamise menetluse käigus on tehtud tõsiseid vigu või kui on esinenud rikkumisi või pettusi;

19.

palub ameti direktoril, vastutaval volinikul, kontrollikojal ja OLAFi direktoril Euroopa Parlamenti sellisest tegevusest ja järeldustest võimalikult kiiresti teavitada;

20.

võtab teadmiseks komisjoni siseauditi talituse aruande ameti tegevuse kohta, kooskõlas Euroopa Parlamendi taotlusega ameti 2002. aasta eelarve täitmisele heakskiidu andmisel;

21.

võtab teadmiseks kontrollikoja nõude vähendada eelarvevahendite käsutajate arvu (2003. aasta lõpuks 56) ja tunnustab ameti jõupingutusi, mille tulemuseks oli eelarvevahendite käsutajate arvu vähendamine 2004. aasta veebruariks vaid 20 delegatsiooni ja alamdelegatsioonini, mis peaks võimaldama nõuetekohast rahalist rakendamist, tagades samaaegselt kohalikul tasandil kavandatud meetmete tõhusa rakendamise;

22.

tervitab ameti direktori osalemist arutelul 2003. aasta eelarve täitmisele heakskiidu andmise menetluse raames, mille tulemuseks olid mitmed selgitused mandaadi elluviimisel saavutatud tulemuste taseme kohta; eeldab, et amet võtab kõik vajalikud meetmed, et saavutada täiesti usaldusväärne finantsjuhtimine;

23.

tunnistab tõsiasja, et ameti direktori viibimine eelarvekontrollikomisjoni ja hiljem välisasjade komisjoni koosolekutel on olnud abiks teatud teemade selgitamisel ning pakkunud selgitust Euroopa Parlamendile huvipakkuvates küsimustes, eriti piirkonnas viibivate komisjoni “hajutatud” delegatsioonide ja ameti rakenduskeskuste vaheliste kohustuste jagamise osas;

24.

meenutab Euroopa Parlamendi seisukohta, et kuigi Euroopa Parlament toetas komisjoni jõupingutusi luua vähemalt tulevaste “reguleerivate” asutuste jaoks piiratud arv mudeleid, võttis Euroopa Parlament seisukoha, et praeguste ja tulevaste asutuste struktuuri tuleks institutsioonidevahelisel tasandil põhjalikumalt kaaluda; rõhutab ka seda, et enne kui komisjon määratleb reguleerivate asutuste kasutamise üldtingimused, tuleks institutsioonidevahelises kokkuleppes selgelt määratleda ühised suunised; see peaks toimuma enne asutuste struktuuri jaoks ühtlustatud raamistiku loomist;

25.

võtab teadmiseks komisjoni seisukoha (8) seoses ülesannete täitmise vastutuse delegeerimisega organitele, sealhulgas asutustele, v.a komisjoni tuumasutused; võtab seisukoha, et see ei lahenda Euroopa Parlamendi üleskutset kaaluda põhjalikult institutsioonidevahelisel tasandil olemasolevate asutuste struktuuri; kutsub seetõttu komisjoni esitama selgitusi selle punkti ja tulevase üldise institutsioonidevahelise kokkuleppe osas, mis on seotud finantsperspektiivi raames või sellega samaaegselt loodava uue korraga; (9)

26.

kutsub komisjoni korraldama ja läbi viima keskmise tähtajaga (s.t tavaliselt kolme aasta pikkust) üksikute asutuste kohta läbiviidud hinnangute valdkondadevahelist analüüsi, et:

27.

eeldab, et selline üldine analüüs on kättesaadav 2005. aasta lõpuks, et hõlmata kolme aasta pikkust ajavahemikku alates uue finantsmääruse ja sellele järgneva uue raamistiku kehtestamisest asutuste süsteemis;

28.

kutsub asutusi sellises protsessis aktiivselt osalema ja tegema koostööd komisjoniga, andes oma vajaliku panuse küsimustes, mille osas nad tunnevad, et need on nende toimimise, ülesande, volituse ja vajaduste jaoks oluline, samuti mistahes muudes küsimustes, mis võiksid aidata tõhustada tervet eelarve täitmisele heakskiidu andmise menetlust, eesmärgiga aidata kaasa selle protsessi edule ning tõsta asutuste vastutavust ja läbipaistvust; kutsub asutusi üles esitama sellist panust ka oma pädevatele parlamendikomisjonidele;

29.

kutsub komisjoni samal ajal hiljemalt 2005. aasta lõpuks esitama ettepanekud muudatuste tegemiseks olemasolevate asutuste asutamisdokumentidesse eesmärgiga optimeerida muuhulgas suhteid asutustega; selliste ettepanekute eesmärk peaks olema:

30.

rõhutab, et enne uue asutuse loomise ettepaneku otsuse vastuvõtmist peab komisjon tegema range hinnangu nimetatud asutuse vajaduse ja tegevuse lisandväärtuse kohta, võttes arvesse olemasolevaid struktuure, lähimuspõhimõtet, eelarve ranguse põhimõtet ja menetluste lihtsustamise põhimõtet;

31.

eeldab komisjonilt asutuste personalipoliitikat käsitlevate suuniste kiiret esitamist, mille Euroopa Parlament palus komisjonil esitada enne 2005. aasta eelarvemenetluse lõppu;

32.

loodab alates nüüdsest saada igalt asutuselt aruannet, milles on esitatud kokkuvõtlik teave siseaudiitori poolt läbi viidud auditi kohta, tehtud soovitused ja nende soovituste osas kooskõlas määruse (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 artikli 72 lõikega 5 võetud meetmed;

33.

kutsub asutusi tegema täiendavaid jõupingutusi selleks, et kohaldada nõuetekohaselt ametnike personalieeskirju ja muude teenistujate teenistustingimusi seoses nende töötajatega (töölevõtmise kord ja sellega seoses tehtavad asjakohased otsused, isikutoimikud, töötasu ja muude toetuste arvutamine, edutamise kord, vabade ametikohtade osakaal, soolise võrdõiguslikkuse kvoodid jne);

34.

võtab teadmiseks, et üldiselt näitab mees- ja naistöötajate osakaal asutuste töötajate üldkoosseisus seda, et meeste ja naiste osas puudub tasakaal; avaldab kahetsust, et mehed moodustavad umbes ühe kolmandiku töötajatest ja et nende osakaal kõrge palgaastmega ametikohtadel on liiga suur, samas kui naiste arv on üldjuhul liiga suur madala palgaastmega ametikohtadel; eeldab, et asutused võtavad selle olukorra parandamiseks koheseid ja tõhusaid meetmeid;

35.

kutsub asutusi üles tagama, et nende personalipoliitikasse viiakse sisse kõik asjaomased sätted Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. septembri 2002. aasta direktiivist 2002/73/EÜ millega muudetakse nõukogu direktiivi 76/207/EMÜ meeste ja naiste võrdse kohtlemise põhimõtte rakendamise kohta seoses töö saamise, kutseõppe ja edutamisega ning töötingimustega; (10)

36.

eeldab, et asutused täidavad vastusena kontrollikoja asjakohastele märkustele täielikult finantsmääruses sätestatud eelarvepõhimõtteid, eriti ühtsuse ja eelarve õigsuse põhimõtteid; palub nendel asutustel, mis ei ole seda veel teinud, täita raamatupidamisküsimuste osas finantsmääruse nõudeid ja tugevdada veelgi sisehaldus- ja kontrolliga seotud korda eesmärgiga tõsta vastutavust ja läbipaistvust ja suurendada Euroopa lisandväärtust;

37.

soovitab asutustel, eriti nendel, mille tegevusel on kokkupuutepunkte teiste asutuste tegevuse või missiooniga, tugevdada oma koostööd ja seeläbi luua uued võimalused koostoime edendamiseks; kutsub asutusi võimaluse korral sellist koostööd erikokkulepete kaudu vormistama (ühisdeklaratsioonid, vastastikuse mõistmise memorandumid, otsused ühise planeerimise kohta ja tegevused/programmid, millel on täiendav väärtus), et tagada see, et töö ei kattuks, et iga asutuse panus oleks selgelt määratletud ja et ühiste jõupingutuste tulemus viiks töö lisandväärtuse ja mõju maksimumini; eeldab, et Euroopa Parlamenti teavitatakse selles küsimuses korrapäraselt;

38.

palub asutustel pöörata erilist tähelepanu lepingute sõlmimise ja haldamise korrale; kutsub neid üles võtma oma haldusstruktuuride osas asjakohaseid meetmeid, et tugevdada sisekontrolli korda, selle kanaleid ja juhtimist; võtab seisukoha, et sellised meetmed võivad juhul, kui see on vajalik ja teostatav, hõlmata eriüksuste loomist, mille ülesandeks on riskianalüüsi põhjal nõu andmine selles osas, kuidas valmistada ette hankelepingu sõlmimise kord, tagada seire ja rakendada vajaduse korral järelmeetmeid; palub komisjonil ja kontrollikojal selles küsimuses tugevdada koostööd asutustega;

39.

võtab teadmiseks raskused, millele osutasid mõned asutuste direktorid, eriti “vastloodud” asutustes, seoses finantsmääruses sätestatud aruannete esitamise graafiku ja tähtaegade järgimisega; kutsub asutuste direktoreid 2005. aastal toimuvat finantsmääruse läbivaatamist silmas pidades teavitama eelarvekomisjoni ja eelarvekontrollikomisjoni seni esinenud raskustest, et neid oleks võimalik kaaluda finantsmääruse läbivaatamise käigus; eeldab, et direktorid teevad tähtaegade osas konkreetseid alternatiivseid ettepanekuid, mis võiksid nende toimimise tingimustele kõige paremini sobida, kuid mis võtaksid samas arvesse asutustele finantsmääruses sätestatud aruandluskohustust;

40.

võtab teadmiseks asutuste direktorite positiivse reaktsiooni eelarve täitmisele heakskiidu andmise ettevalmistamise eest vastutava parlamendikomisjoni üleskutsele luua täpsem kommunikatsioonisüsteem, eriti seoses asutuste aruandluskohustusega seotud dokumentide edastamisega nimetatud komisjonile; võtab seisukoha, et sellise suhtlemise parem korraldamine tugevdab selle komisjoni koostööd asutustega ja tõhustab demokraatlikku kontrolli;

41.

kutsub asutuste direktoreid alates nüüdsest lisama oma iga-aastasele tegevusaruandele, mis esitatakse koos finants- ja juhtimisteabega, oma tegevuse seaduslikkust ja korrektsust kinnitavat deklaratsiooni, mis on sarnane komisjoni peadirektorite poolt allkirjastatavate deklaratsioonidele;

42.

kutsub asutusi töötama välja üldist kommunikatsioonistrateegiat, mis võtab arvesse vajadust muuta asutuste töö tulemused lisaks institutsioonidele, liikmesriikide pädevatele talitustele, spetsialistidele, partneritele või konkreetsetele abisaajatele sobival kujul kättesaadavaks ka üldisele avalikkusele; kutsub asutusi sellise strateegia väljatöötamist silmas pidades tõhustama koostööd ja vahetama teavet selle eesmärgi saavutamisele suunatud parimate tavade osas; eeldab, et asutused teavitavad Euroopa Parlamendi pädevaid komisjone nõuetekohaselt enne järgmist eelarve täitmisele heakskiidu andmist sellise strateegia koostamisel tehtud edusammudest, et tagada nende tegevuste tõhus ja õigeaegne seire;

43.

tervitab kontrollikoja algatust lisada asutusi käsitlevatele eriaruannetele tabel, milles esitatakse kokkuvõtlik teave konkreetse asutuse pädevuse, valitsemistavade, olemasolevate ressursside ja toodete/tulemuste kohta; võtab seisukoha, et see suurendab nende ühenduse asutuste töö selgust ja läbipaistvust, olles samal ajal vajaduse korral võrdlusaluseks, eesmärgiga aidata luua asutuste jaoks Euroopa Parlamendi poolt soovitud ühtlustatud raamistik;

44.

kutsub kontrollikoda ja asutusi tugevdama koostööd, et tõhustada kõikide eelarve- ja finantsküsimuste usaldusväärse juhtimise korda ja tehnilisi vahendeid, eesmärgiga luua metodoloogia, mis valmistaks ette pinnase positiivseks eelarve täitmise heakskiidu andmiseks juba alates protsessi algusest; eeldab, et Euroopa Parlamenti teavitatakse korrapäraselt tehtud edusammudest ja parimate tavade rakendamisest;

45.

kutsub kontrollikoda ja asutusi suurendama kontrollikoja lõplikule aruandele eelneva kahepoolse menetluse (procédure contradictoire) läbipaistvust selleks, et vältida vastuolusid või ebaselgust, mis võiks seada ohtu kogu tegevuse usaldusväärsuse; kutsub kontrollikoda ja komisjoni sellega seoses välja pakkuma mõistliku viisi, kuidas ajakohastada teavet tehtud edusammude ja/või tuvastatud probleemide kohta alates hetkest, mil kontrollikoja ettevalmistusaruannet esimest korda arutatakse, kuni ajani, mil võetakse vastu otsus eelarve täitmisele heakskiidu andmise või mitteandmise kohta, et anda kõige täpsem pilt asutuste olukorrast.