1.   Ombudsman võtab vastu kaebused, mis on esitatud kirjalikult. Ombudsman võtab asjakohaseid meetmeid, et puudega inimesed saaksid kasutada õigust esitada ombudsmanile kaebusi.

2.   Kaebuse esitaja märgib kaebuses teabe, mida ta peab konfidentsiaalseks. Mis tahes teabe konfidentsiaalseks märkimine kaebuse esitaja poolt ei takista ombudsmanil selle teabe edastamist asjaomasele institutsioonile uurimise eesmärgil. Ombudsman teatab institutsioonile, mis teavet peab kaebuse esitaja konfidentsiaalseks.

3.   Asjakohastel juhtudel ja kaebuse esitaja nõusolekul võib ombudsman edastada kaebuse muule pädevale ametiasutusele.

1.   Ombudsman käsitleb kaebusi Euroopa Liidu institutsioonide mis tahes ametlikus ja töökeeles (2). Ombudsman suhtleb kaebuse esitajaga kaebuse keeles, v.a kui kaebuse esitaja nõustub saama teateid Euroopa Liidu institutsioonide muus ametlikus ja töökeeles.

2.   Ombudsman määrab, kas kaebus on vastuvõetav vastavalt põhikirja artikli 2 lõikele 4. Et ombudsman saaks seda määrata, võib sekretariaat küsida kaebuse esitajalt lisateavet või -dokumente.

3.   Kui kaebus ei ole vastuvõetav, teatab ombudsman sellest kaebuse esitajale ja sulgeb kaebuse toimiku.

4.   Kui ombudsman otsustab, et on alust uurida vastuvõetavat kaebust, algatab ombudsman uurimise. Kui ombudsman leiab, et uurimise läbiviimiseks ei ole alust, sealhulgas siis, kui kaebus on ilmselgelt põhjendamatu, teatab ombudsman sellest kaebuse esitajale ja sulgeb kaebuse toimiku.

5.   Asjakohasel juhul võib ombudsman teatada asjaomasele institutsioonile vastuvõetamatutest kaebustest või kaebustest, millega seoses ombudsman leiab, et uurimise algatamiseks ei ole alust.

6.   Kui ombudsman peab asjakohaseks, võib ta kooskõlas põhikirja artikliga 2 võtta meetmeid tagamaks, et kaebust menetletakse eelisjärjekorras, arvestades kaebuse eripära, sealhulgas sellistes valdkondades nagu rikkumisest teatamine ja ahistamine.

7.   Ombudsman käsitleb kuritahtlikku teabevahetust ja kaebusi, millega menetlust kuritarvitatakse, kooskõlas selle kohta vastu võetud suunistega. Need suunised avaldatakse ombudsmani veebilehel.

1.   Kui ombudsman leiab, et uurimise algatamiseks on alust, tutvub ta kaebuse esitaja väidetega, mis kuuluvad uurimise alla.

2.   Ombudsman võib küsida asjaomaselt institutsioonilt vastust nendele väidetele. Ombudsman võib ka küsida, et asjaomane institutsioon esitaks vastuses seisukohad väidete konkreetsete aspektide ning kaebusest tulenevate või sellega seotud asjaolude kohta.

3.   Ombudsmani taotlusel annavad institutsioonid ombudsmanile uurimise eesmärgil teabe, sealhulgas dokumendid, vastavalt põhikirja artiklile 5. Ombudsmani uurimisrühm võib selle teabega tutvuda kas asjaomase institutsiooni ruumides või elektrooniliselt. ELi salastatud teave esitatakse asjaomase institutsiooni ruumides, kui ombudsmaniga ei ole kokku lepitud teisiti.

4.   Institutsioonid vastavad käesoleva artikli lõigetes 2 ja 3 osutatud taotlustele ombudsmani täpsustatud aja jooksul, mis tavaliselt ei ületa kolme kuud. Täpne vastamistähtaeg peab olema mõistlik ning selles tuleb võtta arvesse uurimise keerukust ja kiireloomulisust. Kui ombudsman leiab, et uurimine on avalikus huvis, on vastamistähtaeg nii lühike, kui see on mõistlikult võimalik. Kui asjaomasel institutsioonil ei ole võimalik ettenähtud aja jooksul vastata, esitab ta põhjendatud taotluse tähtaja pikendamiseks.

5.   Ombudsman võib küsida asjaomaselt institutsioonilt kohtumist, et selgitada uurimise alla kuuluvaid küsimusi.

6.   Ombudsman võib ära kuulata institutsiooni ametnikke või muid teenistujaid vastavalt põhikirja artiklile 7.

7.   Ombudsman võib uurimise tegemiseks nõuda liikmesriigilt selle alalise esinduse kaudu institutsiooni väidetava haldusomavoli kohta teavet või dokumente vastavalt põhikirjas sätestatud eeskirjadele.

8.   Kui institutsioon või liikmesriik esitab ombudsmanile teavet või dokumente vastavalt lõigetele 2, 3, 5 või 7, peab ta selgelt märkima ELi salastatud teabe või mis tahes muu teabe, mida ta peab konfidentsiaalseks. Ombudsman ei avalda sellist teavet kaebuse esitajale ega üldsusele ilma asjaomase institutsiooni või liikmesriigi pädeva asutuse eelneva kirjaliku nõusolekuta. Ombudsman käsitleb Euroopa Liidu salastatud teavet vastavalt eeskirjadele, mis on sätestatud põhikirjas ja ombudsmani otsuses Euroopa Liidu salastatud teabele juurdepääsu turbe-eeskirjade ja -menetluste kohta.

9.   Ombudsmani taotlusel esitavad institutsioonid oma vastused kaebuse keeles. Kui vaja, võib ombudsman nõuda, et institutsioon esitaks asjaomaste dokumentide koopiad kaebuse keeles. Sellise nõude esitamisel tegutseb ombudsman proportsionaalselt kaebuse esitaja vajadustega ja mõistlikult institutsiooni vahendeid silmas pidades.

10.   Ombudsman säilitab institutsioonilt või liikmesriigilt uurimise käigus saadud ja selle institutsiooni või liikmesriigi poolt konfidentsiaalseks nimetatud dokumendid või teabe, sealhulgas ELi salastatud teabe, ainult uurimise toimumise jooksul ja kuni artikli 9 lõike 3 kohaselt esitatud läbivaatamistaotluse käsitlemise tähtaeg ei ole möödunud. Sellised dokumendid või teave hävitatakse pärast uurimise lõpetamist ja läbivaatamistaotluse menetlemise tähtaja möödumist. Ombudsman võib nõuda institutsioonilt või liikmesriigilt selliste dokumentide või teabe säilitamist vähemalt viis aastat pärast neile saadetud teadet, et ombudsman neid dokumente või teavet enam ei säilita.

11.   Kui institutsioon või liikmesriik ei anna ombudsmanile lõigetes 2, 3, 5 või 7 kirjeldatud abi, tuletab ombudsman asjaomasele institutsioonile või liikmesriigile meelde, miks seda abi on vaja. Kui pärast asjaomase institutsiooni või liikmesriigiga toimunud arutelu ei jõuta ombudsmani rahuldava lahenduseni, teatab ombudsman sellest Euroopa Parlamendile, kes tegutseb vastavalt.

12.   Ombudsman võib uurimise huvides paluda kaebuse esitajal või kolmandal isikul esitada talle teavet või dokumente või selgitada juba esitatud teavet või dokumente. Asjakohasel juhul võib ombudsman küsida kaebuse esitaja arvamust institutsiooni seisukoha kohta, ilma et see piiraks põhikirja artikli 5 lõike 8 kohaldamist. Ombudsman võib ka nõuda kaebuse esitajaga kokkusaamist, et selgitada uurimise alla kuuluvaid küsimusi. Ombudsman võib lõpetada uurimise, kui kaebuse esitaja ei esita nõutud teavet või märkusi, mida on vaja uurimise lõpuleviimiseks.

13.   Ombudsman võib tellida uuringuid või eksperdiaruandeid, mida peetakse ombudsmani volituste täitmisel asjakohaseks, sealhulgas põhikirja artikli 2 lõikes 6 nimetatud juhtudel.

1.   Kui ombudsman leiab, et kaebust on võimalik lahendada, püüab ta leida lahenduse koos asjaomase institutsiooniga, et haldusomavoli juhtum kõrvaldada.

2.   Asjaomane institutsioon vastab ombudsmani lahendusettepanekule kindlaksmääratud ajavahemiku jooksul, mis tavaliselt ei ületa kolme kuud. Täpne vastamistähtaeg peab olema mõistlik ning selles tuleb võtta arvesse uurimise keerukust ja kiireloomulisust. Kui ombudsman leiab, et uurimine on avalikus huvis, on vastamistähtaeg nii lühike, kui see on mõistlikult võimalik. Kui asjaomasel institutsioonil ei ole võimalik ettenähtud aja jooksul vastata, esitab ta põhjendatud taotluse tähtaja pikendamiseks.

3.   Ombudsman teatab kaebuse esitajale lahendusettepaneku ja institutsiooni vastuse ettepanekule, kui ta on saanud asjaomaselt institutsioonilt vastuse. Kaebuse esitaja võib esitada ombudsmanile oma märkused ühe kuu jooksul.

1.   Ombudsman võib uurimise käigus teha parandusettepanekuid.

2.   Kui ombudsman ei tuvasta haldusomavoli, kui leitakse lahendus või kui täiendav uurimine ei ole põhjendatud, lõpetab ombudsman uurimise otsusega, milles esitab oma järeldused. Uurimise lõpetamise otsuses võib ombudsman teha parandusettepanekuid seoses uurimise käigus tuvastatud probleemidega. Ombudsman saadab otsuse kaebuse esitajale ja asjaomasele institutsioonile.

3.   Kui ombudsman tuvastab haldusomavoli, annab ta asjaomasele institutsioonile asjakohase(d) soovituse(d) vastavalt põhikirja artikli 4 lõikele 1 ning palub institutsioonil esitada kolme kuu jooksul soovitus(t)e kohta arvamus. Arvamuses peab olema märgitud, kas ja kuidas on institutsioon soovitust (soovitusi) järginud või kavatseb järgida. Ombudsman edastab arvamuse kaebuse esitajale, kes võib esitada selle kohta märkusi ühe kuu jooksul.

4.   Pärast asjaomase institutsiooni arvamuse ja kaebuse esitaja poolt käesoleva artikli lõike 3 kohaselt esitatud märkuste analüüsimist võib ombudsman uurimise lõpetada, esitades lõplikud järeldused. Kui ombudsman lõpetab uurimise haldusomavoli tuvastades, võib ta korrata varem esitatud soovitusi.

5.   Kui ombudsmanile saab teatavaks, et tema uuritava juhtumiga seoses on algatatud kohtumenetlus, lõpetab ta juhtumi uurimise ja teatab sellest kaebuse esitajale ja institutsioonile.

1.   Ombudsman annab Euroopa Parlamendile regulaarselt aru ombudsmani uurimiste kohta, sealhulgas aastaaruandes, milles on hinnang ombudsmani soovituste järgimise kohta, lahendusettepanekud ja parandusettepanekud. Asjakohasel juhul on aruandes ka ombudsmani selliste uurimiste tulemusi, mis on seotud ahistamise, rikkumisest teatamise ja huvide konfliktiga institutsioonides.

2.   Ombudsman võib esitada Euroopa Parlamendile eriaruande, kui on sellise aruande tegemisest teatanud asjaomasele institutsioonile. Eriaruanded võivad hõlmata mis tahes uurimist, milles ombudsman tuvastab haldusomavoli ja mis ombudsmani arvates pakub erilist avalikku huvi.

1.   Vastavalt ombudsmani põhikirja artikli 1 lõikes 3 ja artikli 3 lõikes 3 määratletud ülesannetele korraldab ombudsman omaalgatuslikke uurimisi, kui leiab selleks alust.

2.   Ombudsman võib väljaspool uurimiste ulatust võtta institutsioonidega ühendust kirjalikult, et suurendada teadlikkust, jagada tähelepanekuid või koguda teavet haldustavade kohta. Põhikirja artikli 1 lõike 3 piires ja kooskõlas põhikirja artikli 3 lõikega 3 võib ombudsman otsustada korraldada omaalgatuslikke uurimisi pärast selliseid kontakte institutsioonidega.

3.   Lõigete 1 ja 2 kohaste omaalgatuslike uurimiste suhtes kohaldatakse kaebuse alusel algatatud uurimiste suhtes kohaldatavaid menetlusi ulatuses, mis on nimetatud uurimiste suhtes asjakohased.

1.   Ombudsman hoiab kaebuse esitajat kursis uurimise käiguga.

2.   Kaebuse esitaja võib uurimise mis tahes etapis esitada märkusi või lisateavet, mis ei olnud kaebuse esitamise ajal teada ja mis kuulub ombudsmani uurimise kohaldamisalasse.

3.   Kaebuse esitajal on õigus taotleda, et artikli 3 lõigete 2 ja 3 alusel tehtud otsus ning uurimist lõpetavas otsuses toodud järeldused vaadataks läbi, v.a kui on tuvastatud haldusomavoli. Ombudsmanile esitatud läbivaatamistaotluste käsitlemise üksikasjalik kord sätestatakse ombudsmani otsusega ja avaldatakse ombudsmani veebilehel.

4.   Lõike 3 kohase läbivaatamistaotluse esitamisel on kaebuse esitajal õigus taotleda juurdepääsu ombudsmani toimikule kaebuse kohta. Toimikus sisalduva teabe avaldamine kaebuse esitajale peab olema kooskõlas põhikirjas ja eelkõige selle artikli 5 lõikes 8 sätestatud eeskirjadega.

5.   Kaebuse esitaja või kolmanda isiku õigustatud huvide kaitsmiseks võib ombudsman liigitada kaebuses või muudes dokumentides sisalduva teabe konfidentsiaalseks ning teavitada sellest institutsiooni. Erandlikel asjaoludel, näiteks rikkumisest teatamist käsitlevate kaebuste korral, võib ombudsman otsustada kaebuse esitaja isikut asjaomasele institutsioonile mitte teatada.

6.   Kaebuse esitaja võib kaebuse tagasi võtta uurimise mis tahes etapis. See ei takista ombudsmani algatamast kaebuse sisu käsitlevat omaalgatuslikku uurimist.

1.   Ombudsman võib teha koostööd liikmesriikide ombudsmanide ning teiste sarnaste ametiasutustega, sealhulgas Euroopa ombudsmanide võrgustiku kaudu, kooskõlas põhikirjaga.

2.   Euroopa ombudsmanide võrgustiku liikmed võivad esitada ombudsmanile küsimusi Euroopa Liiduga seotud küsimuste kohta. Kui ombudsman peab vajalikuks, võib ta küsida päringule vastust asjaomaselt institutsioonilt.

1.   Ombudsman tunnistab kehtetuks 20. juulil 2016 vastu võetud rakendussätted.

2.   Käesolev otsus jõustub 10. oktoobril 2023. Otsust kohaldatakse kõigi sel kuupäeval menetletavate uurimiste, kõigi sel kuupäeval algatatavate uurimiste ja kõigi kaebuste suhtes, mille kohta ei ole ombudsman selleks kuupäevaks veel võtnud seisukohta.

3.   Ombudsman avaldab käesoleva otsuse Euroopa Liidu Teatajas ja ombudsmani veebilehel.