9.2.2010   

ET

Euroopa Liidu Teataja

C 32/1

EKP

Euroopa Keskpank

EKPS

Euroopa Keskpankade Süsteem

IT

Infotehnoloogia

Target 2 SSP

Target 2 süsteemi (üleeuroopaline automatiseeritud reaalajaline brutoarvelduste süsteem) ühisplatvorm

TCERTO

Telekonverentsi, EKP tuumikvõrgu (CoreNeti), EKPS laienemine Bulgaariasse ja Rumeeniasse

1.

Euroopa Keskpank (EKP) ja kõigi ELi liikmesriikide riiklikud keskpangad moodustavad Euroopa Keskpankade Süsteemi (EKPS). EKPSi esmane eesmärk on säilitada hindade stabiilsus. Samuti toetab EKPS liidu üldist majanduspoliitikat, selleks et kaasa aidata liidu eesmärkide saavutamisele (1). EKP täidab oma põhikirjas sätestatud ülesandeid (2) ning vastutab oma tegevuse ja varade haldamise eest.

2.

Kontrollikoja audit EKP juhtimise tulemuslikkuse kohta põhineb Euroopa Ühenduse asutamislepingule lisatud EKPSi ja EKP põhikirja kohta koostatud protokolli artikli 27 lõikel 2 (3). Kontrollikoja auditi objektiks oli 2007. ja 2008. eelarveaasta IT projektide EKP-poolne juhtimine. Samuti võeti arvesse EKP sellealase tegevuse arengut 2009. aasta esimeses kvartalis.

3.

EKP eelarve koosneb kahest peamisest osast: pangandusega seotud tegevus (EKP tegevusharude tegevuskulud) (4) ning panga muutmise ja arendamisega seotud tegevus. Viimane koosneb kahest peamisest tegevusrühmast:

4.

EKP kulutused IT projektidele (5) 2007. aastal ulatusid ligikaudu 20 miljoni euroni 31 miljonist eurost, mida EKP kulutas kogu projektitegevuse peale.

5.

Kontrollikoja auditi peaeesmärk oli hinnata EKP IT projektide juhtimist, lähtudes kahest auditiküsimusest:

6.

Audi käigus anti hinnang EKP IT projektide erinevate etappide juhtimiseks kohaldatud eeskirjadele ja menetlustele ning kontrolliti ka nende rakendamist.

7.

Kontrollikoja hinnangu andmisel selle kohta, kas EKP oli kehtestanud piisava haldusraamistiku, võeti arvesse kõik IT projektide juhtimisega seotud põhidokumendid ja menetlused. Projekti organisatsiooni- ja kontrollimenetlused (6) on peamine projektide juhtimisega seonduv dokument. IT haldusraamistiku asjakohasuse hindamiseks võeti arvesse ka rahvusvaheliselt tunnustatud standardid ja hea tava, nagu projektijuhtimise instituudi (Project Management Institute) projektijuhtimise teave (Project Management Body of Knowledge (7) ja infotehnoloogia haldusinstituudi (IT Governance Institute) informatsiooni ja sellega seonduva tehnoloogia kontrolli eesmärgid (Control Objectives for Information and related Technology).

8.

Auditeeriti üksikasjalikult kuut IT projekti, selleks et hinnata, kas eeskirju ja menetlusi rakendati projekti tasandil ettenähtud viisil. Valitud projektide auditi aluseks olid intervjuud projektijuhtide, projektimeeskonna ja lõppkasutajatega ning asjakohase projektidokumentatsiooni kontrollimine.

9.

Valimi aluseks oli EKP eelarverida „EKP suurprojektid”. 2007. eelarveaastal hõlmas see 16 suurprojekti, millest 14 oli seotud infotehnoloogiaga. Valiku tegemisel võeti aluseks järgmised kriteeriumid: i) projekti liik, ii) projekti eelarve ja iii) projekti lõpuleviimise etapp. Iga projekti kokkuvõtlik kirjeldus koos teabega projekti kestuse ja kulude kohta on esitatud lisas .

10.

IT projektide haldusraamistiku auditeerimisel kontrollis kontrollikoda, kas:

11.

Vahendite mõjusaks kasutamiseks tuleks kehtestada mitmeaastane IT- alane strateegia, mis on kooskõlas organisatsiooni üldiste eesmärkide ja sihtidega. Nimetatud strateegiaga tuleks anda juhised IT-alase tegevuse kavandamiseks ja läbiviimiseks mitmeks aastaks, võimaldades seeläbi määrata IT kulutusi vajalikul tasemel ja kõige vajalikumas valdkonnas. Strateegia peaks põhinema IT vajaduste üldhinnangul, mille alusel tehakse teadlik otsus sekkumisvaldkondade esmatähtsuse kohta.

12.

Kontrollikoda leidis, et EKP-l puudus mitmeaastane IT-alane strateegia, millega olid määratletud ja esitatud IT-alased strateegilised sihid ja keskpikad eesmärgid. Samuti puudus vajaduste üldhinnang, mille alusel seada sekkumisvaldkonnad tähtsuse järjekorda keskpikas perspektiivis. Hoolimata eespool nimetatust, võetakse aluseks nii presidendi kiri kui ka tegevusharude strateegilised / tegevusega seonduvad kavad, selleks et määrata kindlaks uued IT projektid, mis seatakse tähtsuse järjekorda vastavalt projektiportfelli iga-aastasele ajakohastamisele (vt punktid 19–21).

13.

2008. aastal alustasid infosüsteemide peadirektoraat ning personali-, eelarve- ja organisatsiooni peadirektoraat EKP IT-alase tegevuse strateegia läbivaatamist tihedas koostöös teiste EKP tegevusharudega. Kontrollikoja auditeerimise ajal (2009. aasta esimene veerand) ei olnud nimetatud taasläbivaatamine veel lõppenud. Läbivaatamise esimese etapi eesmärk on uurida üksikasjalikult tegevusharude sihte ja eesmärke ning määrata kindlaks nende nõuded seoses uute IT süsteemide, projektide ja teenustega järgmise viie aasta jooksul (2009–2013). See viidi lõpule 2008. aasta detsembris. Selle tulemusena koostatakse kõiki infosüsteemide peadirektoraadi funktsioone (sh IT projektid) hõlmav IT strateegia.

14.

IT projektide aastane kavandamistsükkel nõuab iga-aastaste eesmärkide püstitamist, eesmärkide saavutamiseks vajalike meetmete määratlemist ja tulemuslikkuse mõõtmiseks vajalike peamiste tulemusnäitajate kehtestamist.

15.

2007. aastal koostas infosüsteemide peadirektoraat 2007. aasta strateegiat/tegevuskava hõlmava dokumendi, milles loetleti mitmed laiahaardelised eesmärgid, millest mõni oli seotud IT projektide juhtimisega (8). Nimetatud eesmärkide alusel ei määratud siiski konkreetseid eesmärke ja meetmeid ega määratletud oodatavaid tulemusi.

16.

2008. aastal koostas infosüsteemide peadirektoraat kaks kavandamisdokumenti: 2008. aasta kõrgetasemeline strateegia/tegevuskava ja 2008. aasta töökava. 2008. aasta strateegia/tegevuskava sisaldas kokkuvõtlikult infosüsteemide peadirektoraadi peamisi ülesandeid 2008. aastal ning 2008. aasta eesmärkide ja peamiste tulemusnäitajate ülevaadet. Neist mõni eesmärk oli seotud IT projektide juhtimisega (9). Nimetatud eesmärkide saavutamist plaaniti mõõta konkreetsete kvantifitseeritavate peamiste tulemusnäitajate abil 2008. aasta teises ja neljandas kvartalis.

17.

2008. aasta töökava oli üksikasjalikum ja selles määratleti soovitavad meetmed, mida tuleb eesmärkide saavutamiseks võtta. See näitab olukorra paranemist 2007. aastal ja on positiivne areng, millega parandatakse kavandamise kvaliteeti. Siiski märgiti, et 2008. aasta töökavas oli oluliselt rohkem eesmärke kui eespool nimetatud 2008. aasta strateegias/tegevuskavas. Töökava ei olnud koostatud selleks, et välja töötada ja esitada üksikasjad, kuidas saavutada strateegias/tegevuskavas püstitatud eesmärke, ega selleks, et lisada uusi eesmärke.

18.

Lõpuks ei ole kumbki 2008. aastal koostatud kavandamisdokument piisavalt üksikasjalik selleks, et seda võiks kasutada mõjusa kavandamisdokumendina. Lisaks ei näidata neis rahalisi vahendeid, mis on vajalikud iga eesmärgi saavutamiseks ja iga valitud meetme võtmiseks.

19.

Kõikide võimalike projektide rahastamiseks ei ole igal aastal piisavaid vahendeid. Seetõttu on vaja valida kõige prioriteetsemad projektid ja seeläbi olemasolevaid ressursse võimalikult hästi kasutada.

20.

2007. aasta projektide tähtsuse järjekorra koostamise ja valiku aluseks oli kolmeaastase keskpika projektiportfelli kava. EKP üldeesmärke silmas pidades hindab EKP igal aastal uuesti kõiki projeke (käimasolevad projektid, projektisüsteemis registreeritud, kuid veel alustamata projektid ja äsja registreeritud projektid). Nimetatud keskpikka kava ajakohastatakse kaks korda aastas, et võtta arvesse äsja registreeritud projektid ja muud arengud. Projektide hindamisel võetakse aluseks nendega seotud tegevuskavade visandid ja nende rakendamiseks vajalikud vahendid. Selgeid prioriteetide seadmise kriteeriume ei püstitatud. See vähendas projektide valiku objektiivsust, suurendades seega ohtu, et olemasolevaid ressursse ei kasutata mitte kõige paremal viisil.

21.

2008. aastal võeti kasutusele täiendatud projektide prioriteetsuse seadmist käsitlev metoodika. See põhines kolme samba kontseptsioonil (10). Metoodika koosnes valdkonnale (11) antud konkreetsetest hinnangutest, mis konsolideeriti EKP tasandil. 2008. aastal loodud IT projektijuhtimissüsteem andis otsuste tegemiseks piisavalt teavet.

22.

EKP kehtestas projekti organisatsiooni- ja kontrollimenetlusi käsitleva dokumendi, mida tuleb järgida kõigi projektide, sh IT projektide juhtimisel (12). Nimetatud dokumendis esitatakse projekti üksikasjalik määratlus ja sätestatakse selgelt selle kohaldamisala. Samuti määratakse selles kindlaks projektide tarbeks loodava organisatsiooni struktuur, sh osalevate üksuste rollid ja vastutus.

23.

Projekti organisatsiooni- ja kontrollimenetlusi käsitleva dokumendi kohaselt määratakse projektide mõjusa kontrolli struktuur, jagades projekti tsükli loogilisteks etappideks ja määrates täpsed otsuste tegemist vajavad punktid (vt  joonis 1 ). Eespool nimetatud dokumendi võrdlemine projektijuhtimise teabega näitas, et dokument on üldiselt kooskõlas parima tavaga. Projekti organisatsiooni- ja kontrollimenetlusi võiks parandada kahes valdkonnas, mis on sidusrühma analüüs ja projekti mõju järelhindamine. Praeguseid puudusi ja nende mõju on üksikasjalikult kirjeldatud järgmistes punktides.

24.

Projekti organisatsiooni- ja kontrollimenetlusi hõlmavas dokumendis ei käsitleta sidusrühma analüüsi koostamist ja dokumenteerimist. See tähendab, et projektimeeskond ei pea kindlaks määrama sidusrühmi ega määratlema nende konkreetseid projektiga seonduvaid nõudeid (13). Kõikide sidusrühmade ja nende vajaduste kindlaksmääramata jätmine võib avaldada negatiivset mõju projekti edukusele. Tuleks märkida, et kontrollitud konkreetsete projektide puhul olid kasutajate vajadused arvesse võetud (vt punktid 33 ja 36).

25.

Projekti tulemuste ja mõju järelhindamist ei ole ette nähtud, kui projekt on olnud käigus teatud aja. Järelhindamine annaks siiski muu hulgas ametliku hinnangu selle kohta, kas projekti heakskiitmise dokumentides esitatud soovitav kasu on kvalitatiivses ja kvantitatiivses mõttes saavutatud ja aitaks seeläbi kavandada tulevasi projekte (vt punkt 53). Hiljutiseks positiivseks tulemuseks nimetatud valdkonnas oli uus tagasiside vorm, millega nõutakse kliendi tagasisidet IT projektide kohta igal aastal. Selle eesmärgiks on anda ülevaade lõppkasutaja rahulolu kohta pakutud teenuse kvaliteediga.

26.

Projektide tõhusa ja mõjusa elluviimise tagamiseks on vaja luua nende juhtimisraamistik, määrates selged alluvussuhted ja protsessi kaasatud organite vastutus ja funktsioonid.

27.

Projekti organisatsiooni- ja kontrollimenetlusi hõlmavas dokumendis esitati EKP projektijuhtimiseks ettenähtud organisatsiooniline struktuur, sh osalevate üksuste rollid ja vastutus ning koosseis (vt  joonis 2 ).

28.

Projekti organisatsiooni- ja kontrollimenetlusi hõlmavas dokumendis on määratud selged projektijuhtimise protsessi kaasatud organite ja funktsioonide vahelised aruandlusahelad. Projekti juhtkomitee on peamine EKP-sisene organ, kes teeb otsuseid projekti prioriteetide seadmise, kavandamise, heakskiitmise ja kontrollimise kohta. Eespool nimetatud dokumendiga loodud struktuuriga hõlmatakse kõik vajalikud funktsioonid ja esitatakse selge otsuste tegemise menetlus koos eelnevalt määratud osatähtsuse ja vastutusega.

29.

IT projektide haldusraamistiku kohaldamise auditeerimisel kontrollis kontrollikoda, kas EKP:

30.

Projekti kavandamine on asjakohane, kui sellega käsitletakse järgmist: i) projekti üldeesmärgid ja ulatus, ii) kavandatud lahendus, iii) projekti vahe-eesmärgid ja väljundid, iv) finants- ja inimressursid ja v) projektimeeskond.

31.

Peamine kavandamisega seonduv dokument on projekti esitamise dokument (vt joonis 1 ). Nimetatud dokumendi alusel otsustatakse, kas valitud projekti lahendust tuleks rakendada. Kõigi kuue kontrollitud projekti puhul oli kõnealuse dokumendi sisu põhjalik ja selles käsitleti kõiki peamisi küsimusi, mida tuleks projekti heakskiitmise ajal arvesse võtta.

32.

Kõik projektid olid heaks kiidetud kooskõlas projekti organisatsiooni- ja kontrollimenetlusi hõlmavas dokumendis ettenähtud menetlustega. Kolme projekti puhul võttis projekti juhtkomitee enne iga projekti etappi (14) vastu ametliku otsuse järgmise etapi kohta. Kolme projekti (15) peeti EKPSi või muude nõutud standardite järgimise seisukohalt vältimatuteks projektideks. Teised projektid (16) valiti välja projekti prioriteetide seadmise metoodika alusel. Kõik projektid vastasid kas infosüsteemide peadirektoraadi strateegiale/ tegevuskavale või asjaomaste organisatsiooniüksuste üldisele strateegiale.

33.

Kolme kontrollitud projekti puhul (17) hinnati ja dokumenteeriti kasutaja vajadused kavandamise etapis. Kolm ülejäänud projekti olid seotud TCERTOga või olemasoleva infrastruktuuri (EKP Eurotoweri kohtvõrgu värskendus ja peamiste arvutiruumide ala uuendamine Eurotoweris) ajakohastamisega, kasutajaid kavandamise etapis ei kaasatud. Rahapoliitiliste otsuste rakendamise tugisüsteemi puhul töötati järk-järgulist kontrollimist hõlmavat lähenemisviisi kasutades välja projekti tehniline kirjeldus. Kõnealust lähenemisviisi ei kohaldatud mitte kõige paremal viisil. Selle tulemuseks olid viivitused ja testversioonid olid oodatust halvemini välja arendatud.

34.

Projekti eesmärkide mittesaavutamisega seotud riskid tuleks määrata kindlaks piisavalt üksikasjalikult. Lisaks tuleks need struktureerida ja kavandamise etapis põhjalikult hinnata, milline on riskide tõenäosus ja võimalik mõju projekti eesmärkide saavutamisele.

35.

Iga kolme kavandamisega seotud dokumendi vormis on riski analüüsiks ette nähtud eri osa (18). Selline osa oli täidetud kõikides projekti esitamise dokumentides. Projekti riskide kindlaksmääramisel ja nende võimalikkuse ning mõju hindamisel puudus siiski ühine lähenemisviis. Hindamise aluseks oli iga projektijuhi isiklik kogemus. Turuinfo esitusega seotud riskihindamisel võeti arvesse ainult välislepingupartneritega seonduvad riskid. Projekti elluviimise käigus ilmnesid ka sisemised materiaalset laadi riskid, nagu vahendite piiratus. Kuna selliseid probleeme ei peetud riskideks, siis kavandamise etapis parandusmeetmeid ette ei nähtud. Rahapoliitiliste otsuste rakendamise tugisüsteemi puhul oleks võinud ette näha ka teisi riske, kuid neid projekti esitamise dokumendis ei mainitud, nagu näiteks nende organisatsiooniüksuste keerukus, mille jaoks projekt oli kavandatud.

36.

Kolme kontrollitud projekti puhul (19) ei olnud projekti elluviimiseks eraldatud vahendid ja oskused piisavad. Kolme ülejäänud projekti puhul ei olnud erivahendid vajalikul ajal piisavalt kättesaadavad. Turuinfo esituse puhul ei olnud selle kasutajad alati kättesaadavad, kuna samal ajal lõpetati ühte teist sarnast projekti. Seetõttu tekkisid projekti elluviimisel viivitused. Rahapoliitiliste otsuste rakendamise tugisüsteemiga seotud projektide puhul oli projektimeeskonnas probleemide analüüsija ametikoht määramata ja alati ei olnud infosüsteemide peadirektoraadi personal vajaduse korral kättesaadav. Välisarendaja kasutamine põhjustas kolmekuulise viivituse. Pärast lepingu sõlmimist välisarendaja tihti vahetus, mis tekitas projekti elluviimisel probleeme. Oma keerukuse tõttu teostati projekti mitmes etapis (20). Teadmiste üleandmine teisest etapist kolmandasse ei toimunud ettekavatsetud viisil, kuna enamus projektimeeskonnast, sh projektijuht oma tööd kolmandas etapis ei jätkanud.

37.

Kõikide valitud projektide puhul teavitati projekti elluviimise käigus kõiki kasutajaid regulaarselt. Enamiku projektide puhul olid kasutajad esindatud projekti juhtrühmas ja/või projektimeeskonna koosolekutel ning samuti teavitati neid igakuistest projekti eduaruannetest.

38.

Turuinfo esitust hõlmava projekti puhul tehti erand seoses EKP hankeid käsitlevate eeskirjadega sel põhjusel, et hanget ei oleks saanud eraldada eelneva tarnija valikust. Tuli ilmsiks, et tarnija ei olnud suuteline ega võimeline pakkuma soovitavat lahendust, kuna tarnija põhitööks ei olnud tarkvara arendamine ja tugiteenused. Probleemide tõttu osutus hooldusredaktsiooni arendamine ettenähtust kallimaks.

39.

EKP menetluse üks osa on uue või muudetud IT väljundi kontrollimine, mida tuleb teostada enne iga väljundi kasutuselevõtmist. Kõiki kuut projekti enne nende kasutuselevõttu kontrolliti. Kontrollide kavandajaks oli projektimeeskond. Lõppkasutajaid kontrollide kavandamisse siiski alati ei kaasatud, mistõttu vajalikke parandusi ei määratud õigel ajal.

40.

Projektijuhtidel peaks projektide üle mõjusa järelevalve teostamiseks olema piisav ja usaldusväärne teave, mis võimaldab probleemid õigeaegselt avastada ja seejärel lahendada.

41.

EKP kasutab oma IT projektide üle järelevalve teostamiseks mitmesuguseid vahendeid. Projektile kuluv aeg koos finantsteabe ja teabega projekti saavutuste ja edusammude kohta on esitatud igakuises projekti eduaruandes. Kõigi kuue projekti puhul koostati regulaarselt projekti eduaruanded, mis sisaldasid piisavat teavet. Täheldati, et Target 2 süsteemi ühisplatvormi puhul jäi mitu aruannet inimressursside puudumise tõttu siiski koostamata.

42.

Sellest hoolimata registreeriti projektidele kuluv aeg ainult infosüsteemide peadirektoraadi puhul. Organisatsiooniüksuste ja liikmesriikide keskpankade projektidele kuluva aja kohta esitati ainult hinnang. Lisaks ei registreeritud tavaliselt ületunnitööd järjepidevalt või üldse mitte. Seetõttu ei ole järelevalve aluseks olev aega käsitlev teave täielik ja täpne.

43.

Projekti lõpetamisel tuleks projekti eesmärkide saavutamise ja kasutatud vahendite kohta anda ametlik hinnang. Projekti organisatsiooni- ja kontrollimenetlusi hõlmavas dokumendis määratakse, et projekti lõpparuanne tuleb koostada pärast seda, kui rakendusetapis on edukalt saavutatud kõik väljundid ja asjaomased tegevusharud ning kui süsteemi omanik ja infosüsteemide peadirektoraat on projekti lõpptoote heaks kiitnud. Projekti lõpparuanne on seega dokument, millega ametlikult kiidetakse heaks projekti lõpetamine.

44.

Projekti lõpparuanne on põhjalik dokument, kuna selles käsitletakse kõiki põhilisi küsimusi, mida tuleb projekti lõpetamisel arvesse võtta. Dokumendi peamised osad on järgmised:

45.

Kuuest kontrollitud projektist oli seisuga 15. aprill 2009 esitatud ja kiidetud heaks (vt lisa ) viie projekti lõpparuanne. Projekti organisatsiooni- ja kontrollimenetlusi hõlmava dokumendiga nähakse ette, et projekt tuleb lõpetada kolme kuu jooksul pärast projekti lõppväljundite heakskiitmist. Target 2 süsteemi ühisplatvormiga seotud projekti toimingutega alustati mais 2008 ja projekt lõpetati 15. aprillil 2009, kuna infosüsteemide peadirektoraat ja süsteemi omanik ei suutnud kokku leppida teenusetaseme lepingu sisus. Oktoobris 2007 märgiti projekti juhtrühma koosolekul, et „teenusetaseme leping tuleb sõlmida enne Target 2 süsteemi ühisplatvormi projekti alustamist. Alustada tuleb varakult, kuna ootuste ja teenuste selge esitamine ning toimingute ja erinevate kasutajate vaheline infovahetus on väga tähtis”. Sarnane olukord oli ka rahapoliitiliste otsuste rakendamise tugisüsteemi projekti puhul, mida ei lõpetatud teenustaseme lepingu allkirjastamise venimise tõttu.

46.

Projekti lõpetamisel tuleb hinnata tegelikke projekti tulemusi, võrreldes neid projekti heakskiidetud ulatuse ja eesmärkidega. Hindamisel tuleb võtta arvesse peamised projekti vahe-eesmärgid ja väljundid, põhjendades mis tahes olulisi kõrvalekaldeid.

47.

Kontrollikoda kontrollis hinnanguid nelja projekti kohta, mille kohta koostatud lõpparuanne kiideti heaks 2009. aasta märtsi lõpus. Antud hinnanguis võrreldi saavutusi projekti esitamise dokumendis esitatud esialgse kavaga. Neis käsitleti iga kavandatud vahe-eesmärki ja väljundit ning põhjendati kõiki peamisi kõrvalekaldeid. Hinnangutes siiski täheldati, et kahe projekti puhul (21) oli esialgse kavaga võrreldes ajalisi viivitusi (vt lisa ). Kaks peamist viivituse põhjust olid järgmised:

48.

Peamiste arvutiruumide ala uuendamisel Eurotoweris hilineti ametliku heakskiitmise ja üleandmisega kuus kuud, kuigi tehniline infrastruktuur oli projekti lõpparuandes esitatust olemas ja kasutusel palju varem.

49.

Projekti eduaruandega nähakse ette, et kavandatud ning tegelikku inim- ja finantsressursside kasutamist tuleb võrrelda. Kõigi nelja projekti eduaruandes oli selline võrdlus esitatud ja kõige olulisemad erinevused põhjendatud.

50.

Kõigi nelja projekti puhul oli inim- ja finantsressursside kasutamine ettenähtud eelarvest väiksem. Tegelikud kulutused olid vahemikus 3–23 % eelarvest väiksemad (vt lisa ). Eelarve alakasutust põhjendati mitmete projektile iseloomulike asjaoludega.

51.

Samuti tõstatas EKP eelarvekomitee eelarve alakasutuse probleemi oma hindamisaruandes EKP 2008. aasta lõpus esitatud eelarve järelevalvearuande kohta. Nimetatud aruandes märgiti, et eelarvekomitee täheldas eelarve alakasutamist 18 miljoni euro võrra (28,8 %). Komitee oli arvamusel, et selle põhjuseks olid viivitused mõne projekti puhul ja et projektide kavandamisel ja teostamisel on veel arenguruumi. Kontrollikoda märkis, et projektide teostamisel oli viivitusi (vt lisa ) ja et see mõjutab eelarve täitmist. Arvestades asjaolu, et kuigi esialgselt kavandati vahendeid rohkem kui oli vaja, näitab see, et esialgseid eelarveid ei koostata vajaliku täpsusega. Sellisest olukorrast tulenevalt seotakse eelarvelised vahendid kulukohustustega ja seetõttu ei saa neid teiste paremini ettevalmistatud projektide tarbeks kasutada.

52.

Projekti lõpetamisel hinnatakse lõpptoote kasutuselevõtmisest oodatavat kvalitatiivset ja kvantitatiivset kasu. Selgitada tuleb kõrvalekaldeid projekti esitamise dokumendis sisalduvast (ja seega esmatähtsustamise ja valikumenetlusel kasutatud) teabest.

53.

Kõigi nelja projekti puhul märgiti projekti lõpparuandes, et projekti esitamise dokumendis märgitud kasuootused olid endiselt jõus või oli kasu juba saavutatud. Mõnel juhul saab kasu siiski nõuetekohaselt hinnata alles pärast teatud aja jooksul saadud praktilist kogemust (vt punkt 25).

54.

Turuinfo esituse projekti puhul kinnitati esialgset projekti esitamise dokumendis esitatud hinnangut. Veel ühe teise hinnangu andmise puhul kasutati erinevat metoodikat. Sellega hinnati lõpptoote kasu positiivseid ja negatiivseid näitajaid sisaldaval tasakaalustatud tulemuskaardil oleva nelja mõõtme abil. Selle eesmärk oli õiglase hinnangu andmine projektile. See oli positiivne algatus, mida võib pidada tulevaste projektide suhtes heaks tavaks. Väljavõtted kõnealusest hinnangust on esitatud 1. selgituses.

—

Rahaline: (positiivne) projekt viidi ellu ettenähtud eelarve raames; (negatiivne) lahenduse väljatöötamisega seonduv konsultatsioonitasu on hinnanguliselt turuhindadest kõrgem.

—

Uuenduslikkus: (positiivne) projektiga aidati kaasa järelevalvesüsteemi väljaarendamisele, mis toetab teenusetaseme kokkulepet; (negatiivne) projektiga võeti kasutusele uus andmebaasi rakendus, mis oli kasutamiseks üsna keeruline ega olnud nii paindlik kui juba kasutusel olevad rakendused.

—

Organisatsiooni tasandil: (positiivne) projektiga aidati kaasa turuandmete kasutamist käsitlevate tegutsemisliinide loomisele.

—

Kliendi seisukohalt: (positiivne) projekt võimaldas Bloombergi andmete integratsiooni; (negatiivne) lahenduse kasutatavus ei vasta hinnanguliselt ootustele.

55.

Projekti organisatsiooni- ja kontrollimenetlusi hõlmav dokument näeb ette, et aruanne saadud kogemuse kohta tuleb koostada projekti lõpparuande lisana. Selle eesmärk on tagada, et konkreetse projekti elluviimisest saadud kogemus tuleb teha kättesaadavaks kogu organisatsioonile eesmärgiga parandada tulevaste projektide juhtimist.

56.

Kuigi kõigi nelja projekti lõpparuanne sisaldas aruannet saadud kogemuse kohta, nende sisu kvaliteet siiski erines. EKP Eurotoweri kohtvõrgu värskenduse puhul jäi saadud kogemuste esitamisest mulje, et need märgiti ära näitamaks, et projektijuhtimine oli olnud edukas, selle asemel et näidata, kuidas saaks projektijuhtimist tulevikus parandada. Seoses peamiste arvutiruumide ala uuendamise projektiga Eurotoweris esitati liiga palju üksikasju, mistõttu oli sõnum saadud kogemuste kohta tulevaste projektide seisukohalt ebaselge.

57.

Turuinfo esituse ja TCERTO projektide puhul määrati kindlaks küsimused, mis on tähtsad edaspidistes EKP projektijuhtimise menetlustes. Väljavõtted turuinfo esitusega seotud projekti aruandes märgitud küsimustest on esitatud 2. selgituses.

—

Rõhutada ettevalmistusetapi tähtsust, eelkõige seoses kasutajate vajaduste määramisega. Tulevikus soovitatakse lõppkasutajad kaasata lahenduse valikut hõlmava otsuse tegemisse.

—

Rõhutada kasutajate kaasamise ja vastutuse tähtsust: ilma selge vastutusalata ei saa kasutajad täielikult aru oma kaasamise tähtsusest lahenduse kavandamisel ja kontrollimisel.

—

Rõhutada iga etapi väljundite kontrollimise tähtsust.

—

Kavandada vahendid kooskõlas projektide tähtsuse järjekorra määramisega: projektil puudusid igas kontrollimise etapis vahendid vastuolu tõttu sama tegevusharu veel ühe teise väljundiga.

—

Projektiportaali tuleb pidada mõjusaks teadmiste jagamise vahendiks: keskne ja kasutajasõbralik juurdepääs kogu projektiteabele tuli kasuks.

58.

Lõpetuseks, kuigi juurdepääsu tõttu projekti lõpparuandele on saadud kogemused kättesaadavad ka teistele projektijuhtidele, ei määratud kindlaks ega levitatud aktiivselt infot teemade kohta, mis pakuvad huvi kogu organisatsioonile ja võiksid edendada kogemuste jagamist projektijuhtide vahel.

59.

EKP lõi oma IT projektide haldusraamistiku, kuid seda on võimalik siiski parandada.

60.

EKP ei ole koostanud mitmeaastast IT strateegiat, milles ametlikult seatakse strateegilised sihid ja keskpikad eesmärgid. 2008. aastal algatas EKP oma IT-alase tegevuse strateegilise läbivaatamise. Selle tulemusel loodetakse koostada IT strateegia.

61.

Iga-aastasel kavandamisel ei esitanud infosüsteemide peadirektoraat mingeid üksikasju rahaliste vahendite kohta, mis on vajalikud eesmärkide saavutamiseks ja valitud meetmete võtmiseks.

62.

2008. aastal parandas EKP oma projektivaliku menetlust. Hindamiskriteeriumide kohaldamist ei tehtud organisatsiooniüksustele siiski kättesaadavaks.

63.

EKP menetlused IT projektide juhtimisel on üldiselt kooskõlas parima tavaga. Puudusi täheldati sidusrühmade analüüsis ja projekti mõju järelhindamises.

1.

EKP peaks võtma ametlikult kasutusele mitmeaastase IT strateegia, mida tuleks kasutada infosüsteemidealases tegevuses mõjusa juhtimisvahendina.

2.

EKP peaks veelgi tõhustama oma iga-aastast IT-alast kavandamist, koostades dokumendi, millega on püstitatud eesmärgid ja määratletud nende saavutamise mõõtmiseks vajalikud tulemusnäitajad. Eesmärgid tuleks seostada konkreetsete meetmetega, näidates ära nende võtmiseks vajalikud rahalised vahendid.

3.

EKP projektijuhtimise menetlused peaksid sisaldama huvirühmade analüüsi ja projekti mõju järelhindamist.

64.

EKP rakendas projektide juhtimiseks kehtestatud haldusraamistikku üldiselt ettenähtud viisil. Kõik auditeeritud projektid olid kavandamise etapis projekti esitamise dokumendiga asjakohaselt heaks kiidetud. Projektide riskihindamises leiti siiski puudusi, kuna hindamine ei olnud üksikasjalik ja puudus ühine hindamist käsitlev lähenemisviis. Lisaks ei olnud esialgsetes kavades esitatud eelarved koostatud piisavalt täpselt.

65.

Kontrollikoda tuvastas, et kolme projekti elluviimisel puudusid eriressursid, mistõttu tekkisid viivitused.

66.

EKP kehtestas üldiselt oma IT projektide kontrollimiseks asjakohased vahendid ja juhtimisinfosüsteemid. IT projektides kasutatud inimressursi üle teostati järelevalvet ainult osaliselt.

67.

Ametlik hinnang antakse projekti lõpuleviimise etapis projekti lõpparuande vormis, mis sisaldab kõiki nimetatud etapis käsitlemist vajavaid põhiprobleeme. Kuuest projektist lõpetati siiski ainult üks vastavalt projekti esitamise dokumendis ettenähtud ajakavale.

68.

Kontrollikoja soovitused komisjonile

Soovitused (teine auditiküsimus)