LISA

Määruse (EÜ) nr 1221/2009 kohane suunisdokument akrediteerimis- ja litsentsimisasutuste teavitamise kohta keskkonnatõendajate poolt, kes tegutsevad muus kui neid akrediteerinud või litsentsinud liikmesriigis

SISSEJUHATUS

Käesoleva suunisdokumendiga ühtlustatakse teatamismenetlusi, mida kohaldatakse keskkonnatõendajate suhtes, kes tegutsevad muus kui neid akrediteerinud või litsentsinud liikmesriigis.

1.   Kohustused enne teatamist

1.1.   Akrediteerimis- või litsentsimisasutus teeb oma teatamismenetlused, mis on suunatud teises liikmesriigis akrediteeritud keskkonnatõendajatele, üldsusele kergesti kättesaadavaks. Üldsusele kättesaadavas teabes nende menetluste kohta täpsustatakse ka akrediteerimis- või litsentsimisasutusele teatamise ja järelevalve eest makstavad tasud (välja arvatud reisikulud).

1.2.   Akrediteeringu või litsentsi andnud akrediteerimis- või litsentsimisasutus nõuab akrediteeritud või litsentsitud keskkonnatõendajalt artikli 24 lõikes 1 määratletud teatamismenetluse järgimist, enne kui keskkonnatõendaja alustab tõendamis- või kinnitamistoiminguid muus liikmesriigis kui see, kus akrediteering või litsents anti. Akrediteerimis- või litsentsimisasutus kontrollib akrediteeritud või litsentsitud keskkonnatõendajate järelevalve raames ka seda, et täidetud on määruse (EÜ) nr 1221/2009 kohased teatamisnõuded, kui keskkonnatõendaja on tegutsenud mõnes teises liikmesriigis.

1.3.   Akrediteerimis- või litsentsimisasutus soovitab akrediteeritud või litsentsitud keskkonnatõendajatel teavitada oma klientidest organisatsioone, et nad peavad võimaldama järelevalvet kooskõlas määruse (EÜ) nr 1221/2009 artikli 23 lõikega 6 ning et sellise järelevalve võimaldamisest keeldumine võib takistada organisatsioonide registreerimist.

2.   Teate sisu

2.1.   Määruse (EÜ) nr 1221/2009 artikli 24 lõikes 1 sätestatud teatamisnõuded loetakse täidetuks, kui esitatud on kogu järgmine teave:

a)	akrediteeringu või litsentsi andmed, tõendid akrediteeringu või litsentsi kehtivuse kohta ning selle kohta, et see ei ole peatatud või tühistatud ja et see on vastavuses tõendamist või kinnitamist läbiva organisatsiooni konkreetse tegevusega;

b)	meeskonna koosseis ja pädevus, eelkõige selle liikmesriigi keskkonnaalaste õigusaktide nõuete tundmine ja ametliku riigikeele oskamine, kus tõendamine või kinnitamine peaks toimuma;

c)	vajaduse korral personalidokumendid, näiteks dokumendid, mis tõendavad asjakohast kvalifikatsiooni, koolitust ja kogemust konkreetses majandussektoris;

d)	tõendamise ja kinnitamise aeg ja koht, sealhulgas keskkonnatõendaja poolne organisatsiooni külastus ning kõik etapid enne ja pärast seda külastust, nagu on sätestatud määruse (EÜ) nr 1221/2009 artiklis 25;

e)	tõendamist või kinnitamist läbiva organisatsiooni aadress ja kontaktandmed, sealhulgas kõik tõendamise või kinnitamise alla kuuluvad tegevuskohad ja toimingud, ning töötajate arv.

Punktis c osutatud täiendavate andmete küsimine peab olema põhjendatud, võttes arvesse konkreetset olukorda, ja see ei tohi piirata keskkonnatõendaja õigust osutada teenuseid muus kui teda akrediteerinud või litsentsinud liikmesriigis.

2.2.   Kui teatamine vastab määruse (EÜ) nr 1221/2009 artikli 24 lõikes 1 sätestatud teatamisnõuetele, teavitab akrediteerimis- või litsentsimisasutus keskkonnatõendajat sellest enne tõendamis- või kinnitamistoimingute algust, nagu on kirjeldatud määruse (EÜ) nr 1221/2009 artiklis 25. Võimaluse korral esitatakse see teave kaks nädalat enne tõendamis- või kinnitamistoimingute algust. Samal ajal teavitab akrediteerimis- või litsentsimisasutus keskkonnatõendajat enda kavandatava järelevalve ulatusest ja sisust ning sellega seotud kuludest.

2.3.   Kui akrediteerimis- või litsentsimisasutus saab teada, et tõendamis- või kinnitamistoiminguid kavatsetakse teha või on juba tehtud ilma asjaomase teatamiseta, tuletab akrediteerimis- või litsentsimisasutus keskkonnatõendajale meelde määruse (EÜ) nr 1221/2009 kohaseid nõudeid seoses teatamisega konkreetses riigis (vt punkt 2.1).

Kui määruse (EÜ) nr 1221/2009 artikli 24 lõikes 1 nimetatud teavet ei esitata õigeaegselt või kui teatamine ei vasta kõnealuses artiklis sätestatud teatamisnõuetele, kohaldatakse käesoleva suunisdokumendi punkti 3.1.

2.4.   Kuna teatamise tulemused võivad mõjutada tõendamis- ja kinnitamisprotsessi, soovitab akrediteerimis- või litsentsimisasutus tõendajal edastada teatamise tulemused oma kliendile.

3.   Teatamismenetluse täitmata jätmise tagajärjed

3.1.   Kui teatamine ei vasta määruse (EÜ) nr 1221/2009 artikli 24 lõikes 1 sätestatud teatamisnõuetele, järgib akrediteerimis- ja litsentsimisasutus punktides 3.1.1–3.1.4 sätestatud menetlust.

3.1.1.   Kui ei ole esitatud teavet, mis on seotud akrediteeringu või litsentsi andmetega, pädevusega, tõendamise ja kinnitamise aja ja kohaga, organisatsiooni aadressi ja kontaktandmetega, selle liikmesriigi keskkonnaalaste õigusaktide nõuete tundmise ja riigi ametliku keele oskamisega, kus tõendamine või kinnitamine peaks toimuma, või vajaduse korral meeskonna koosseisuga, või kui sellist teavet ei esitata õigeaegselt, teavitatakse keskkonnatõendajat võimalikult kiiresti puuduvast teabest ja sellest, et teatamistähtajast ei ole kinni peetud.

3.1.2.   Kui akrediteerimis- või litsentsimisasutus leiab, et puuduv teave ei takista nõuetekohast järelevalvet keskkonnatõendaja üle, loeb akrediteerimis- või litsentsimisasutus teatamist järelevalve teostamiseks piisavaks ja palub keskkonnatõendajal esitada puuduv teave hilisemas etapis. Keskkonnatõendajat teavitatakse kõnealusest otsusest õigeaegselt ja enne tõendamist või kinnitamist.

3.1.3.   Kui akrediteerimis- või litsentsimisasutus leiab, et ei ole esitatud teavet, mis on tõendamis- või kinnitamistoimingu tulemuslikuks järelevalveks hädavajalik (näiteks tõendamis- või kinnitamistoimingute aeg ja koht, organisatsiooni aadress ja kontaktandmed, keskkonnatõendaja akrediteeringu või litsentsi andmed, meeskonna koosseis või pädevus, eelkõige selle liikmesriigi õigusaktide nõuete tundmine ja riigi ametliku keele oskamine, kus tõendamine või kinnitamine peaks toimuma), teavitab akrediteerimis- või litsentsimisasutus keskkonnatõendajat, et ta peab teatamist ebapiisavaks, et piisav järelevalve ei ole seetõttu võimalik ja et kui tõendamine või kinnitamine toimub enne puuduva teabe esitamist, soovitab ta pädeval asutusel organisatsiooni mitte registreerida.

3.1.4.   Kui akrediteerimis- või litsentsimisasutus otsustab soovitada pädeval asutusel organisatsiooni mitte registreerida, teavitab ta sellest keskkonnatõendajat, akrediteeringu või litsentsi andnud akrediteerimis- või litsentsimisasutust, võimaluse korral organisatsiooni ja pädevat asutust.