EUROOPA KOMISJON
Brüssel,7.6.2022
COM(2022) 292 final
KOMISJONI ARUANNE
EUROOPA PARLAMENDILE, NÕUKOGULE JA KONTROLLIKOJALE
Aastaaruanne eelarve täitmisele heakskiidu andmise eest vastutavale institutsioonile 2021. aasta siseauditite kohta
{SWD(2022) 160 final}
Sisukord
1.Aruande eesmärk ja ulatus
2.Siseauditi talituse missioon: aruandekohustuse täitmine, sõltumatus ja objektiivsus
3.Audititöö ülevaade
3.1.2021. aasta auditikava täitmine
3.2.Statistilised andmed siseauditi talituse soovituste kohta
4.2021. aastal tehtud audititööl põhinevad järeldused
4.1.Järeldus tulemusauditite kohta
4.1.1.Valmisolek 2021.–2027. aasta mitmeaastase finantsraamistiku rakendamiseks
4.1.2.Järelevalvestrateegiad kolmandate isikute poolse programmide elluviimise jaoks
4.1.3.Valitud peadirektoraatide sisekontrollisüsteemid: seaduslikkus ja korrektsus ning vastavus
4.1.4.ELi õiguse rakendamine
4.1.5.Infotehnoloogiaalane julgeolek
4.1.6.Muud protsessid
4.2.Siseauditi talituse piiratud järeldused
4.3.Üldhinnang komisjoni finantsjuhtimisele
5.Konsulteerimine komisjoni finantsrikkumiste uurimise eritoimkonnaga
6.Võimaliku huvide konflikti ohu vähendamine (rahvusvahelised siseauditi standardid) – Euroopa Ombudsmani uurimine
1.Aruande eesmärk ja ulatus
Aruandega teavitatakse Euroopa Parlamenti ja nõukogu eelarve täitmisele heakskiidu andmise menetluse raames Euroopa Komisjoni siseauditi talituse poolt komisjoni peadirektoraatides, talitustes ja rakendusametites 2021. aastal tehtud siseaudititest. See sisaldab järgmist: i) kokkuvõte tehtud siseauditite arvust ja tüübist; ii) esitatud soovituste kokkuvõttev aruanne ja iii) nende soovituste alusel võetud meetmed. Finantsmääruse artikli 118 lõike 8 ja artikli 247 kohaselt esitab komisjon aruande Euroopa Parlamendile ja nõukogule. See aruanne põhineb aruandel, mille on koostanud komisjoni siseaudiitor finantsmääruse artikli 118 lõike 4 kohaselt ning milles käsitletakse siseauditi talituse 2021. aastal lõpetatud auditeid ja valminud nõustamisaruandeid.
2.Siseauditi talituse missioon: aruandekohustuse täitmine, sõltumatus ja objektiivsus
Siseauditi talituse missioon on suurendada ja kaitsta organisatsioonilist väärtust, pakkudes riskipõhiseid ja objektiivseid usaldatavustasemeid, nõuandeid ja teadmisi. Siseauditi talitus aitab komisjonil saavutada oma eesmärke süstemaatilise, distsiplineeritud lähenemisviisi abil, et hinnata ja suurendada riskijuhtimis-, kontrolli- ja juhtimisprotsesside tulemuslikkust. Tema ülesanne on hinnata ja anda asjakohaseid soovitusi riskijuhtimis-, kontrolli- ja juhtimisprotsessi täiustamiseks, et saavutada kolm järgmist eesmärki: i) asjakohase eetika ja väärtuste edendamine organisatsioonis; ii) tulemusliku organisatsioonilise tulemusjuhtimise ja vastutuse tagamine ning iii) riskide ja kontrolliga seotud teabe tulemuslik edastamine organisatsiooni asjaomastele üksustele. Seda tehes soovib siseauditi talitus edendada komisjonis ja selle talitustes tõhusat ning tulemuslikku juhtimist.
Siseauditi talituse töö sõltumatus on sätestatud finantsmääruses ja komisjoni vastuvõetud ametijuhendis. Nimetatud juhendis on sätestatud, et objektiivsuse tagamiseks ja huvide konflikti vältimiseks peavad siseauditi talituse audiitorid säilitama oma sõltumatuse seoses kontrollitavate tegevuste ja toimingutega. Kui nende objektiivsus on faktiliselt või näiliselt kahjustatud, siis tuleb avaldada selle kahjustuse üksikasjad. Kui siseaudiitor peab seda vajalikuks, võib ta pöörduda otse komisjoni presidendi ja/või volinike kolleegiumi poole.
Siseauditi talitus lähtub oma töös finantsmäärusest, siseauditi kutsetegevuse rahvusvahelistest standarditest ja Siseaudiitorite Instituudi eetikakoodeksist.
Siseauditi talitus annab aru auditi järelevalvekomiteele ja on tema ees talitluslikult vastutav. Siseauditi talitus i) esitab auditi järelevalvekomiteele aruandeid audititest tulenevate oluliste probleemide ja auditeeritud protsesside võimalike paranduste kohta; ii) annab iga-aastase üldhinnangu komisjoni finantsjuhtimisele ning iii) esitab (vähemalt kord aastas) aruande oma missiooni ja tulemuslikkuse kohta, nagu tema asjaomase aasta auditikavas on kirjeldatud. Aruandes käsitletakse olulisi riskipositsioone, kontrolliküsimusi, äriühingu üldjuhtimist ja muid teemasid.
Auditi järelevalvekomitee aitab volinike kolleegiumil täita oma aluslepingutest, finantsmäärusest ja muudest õigusaktidest tulenevaid kohustusi. Selleks teeb ta järgmist: i) tagab siseauditi talituse sõltumatuse; ii) jälgib siseauditi töö kvaliteeti; iii) tagab, et komisjoni talitused võtavad sise- ja välisauditi soovitusi nõuetekohaselt arvesse, ning iv) tagab, et nende soovituste puhul võetakse asjakohaseid järelmeetmeid. Sel viisil aitab auditi järelevalvekomitee suurendada komisjoni tulemuslikkust ja tõhusust oma eesmärkide saavutamisel. Auditi järelevalvekomitee hõlbustab ka volinike kolleegiumi järelevalvet komisjoni juhtimise, riskijuhtimise ja sisekontrolli tavade üle.
Siseauditi talitus ei auditeeri liikmesriikide süsteeme, mille abil kontrollitakse ELi eraldatud rahalisi vahendeid. Sellised auditid hõlmavad individuaalsete toetusesaajate tasandit ning neid teevad liikmesriikide siseaudiitorid, riiklikud auditiasutused, komisjoni muud peadirektoraadid ja Euroopa Kontrollikoda. Küll aga auditeerib siseauditi talitus meetmeid, mille on võtnud komisjon, et teha järelevalvet i) liikmesriikide organite üle ning ii) muude organite üle, kes vastutavad ELi rahaliste vahendite väljamaksete eest (nagu Ühinenud Rahvaste Organisatsioon), ja neid auditeerida. Vastavalt finantsmäärusele võib siseauditi talitus neid ülesandeid täita kohapeal, sealhulgas liikmesriigis.
3.Audititöö ülevaade
3.1.2021. aasta auditikava täitmine
Siseauditi talitus täitis 2021. aasta auditikava COVID-19 pandeemia tingimustes, järgides täielikult kehtivat komisjoni tasandi töökorda. Hoolimata sellest olukorrast tingitud probleemidest täitis siseauditi talitus 143 ülesannet (auditid, konsultatsioonid, järelmeetmed ja kontrollid) ning esitas 148 aruannet (sh järel- ja lõpumärkused). See saavutati, kasutades komisjonis kättesaadavaid digitaliseerimisvõimalusi koos tõhusaid ja tulemuslikke kaugauditiprotsesse toetavate vahenditega.
Järgnevatel joonistel on esitatud täidetud ülesannete ja valminud aruannete koguarv ja jaotus liikide kaupa. Tähtpäevaks, st 31. jaanuariks 2022 oli 2021. aasta auditikavast, mida oli muutuvate riskide arvessevõtmiseks aasta keskel ajakohastatud, täidetud 100 %.
Allikas: Euroopa Komisjon, siseauditi talitus.
2021. aasta esialgne kava sisaldas 38 ülesannet (auditid, kontrollid ja konsultatsioonid, kuid välja arvatud järelmeetmed), mis oli plaanis täita 31. jaanuari 2022. aasta tähtpäevaks; peale selle sisaldas 2021. aasta esialgne kava 35 lisaülesannet, mille täitmine pidi algama enne 31. jaanuari 2022 ja lõppema pärast seda kuupäeva. 2021. aasta esialgset kava ajakohastati 2021. aasta septembris ja oktoobris. Auditi järelevalvekomitee võttis arvesse nii esialgset kui ka ajakohastatud kava.
Siseauditi talitus kavandab oma audititöö riskihindamise ja suutlikkuse analüüsi põhjal. Seda on nõutud tema ametijuhendis ja rahvusvahelistes standardites ning selle eesmärk on kindlaks määrata kava, mis hõlmab suurima riskiga valdkondi, suurendades seega siseauditi talituse lisaväärtust, ja aitab tagada parima ressursikasutuse ning kava tõhusa ja tulemusliku rakendamise. Selle rakendamist kontrollitakse regulaarselt ja vajaduse korral tehakse kohandusi.
3.2.Statistilised andmed siseauditi talituse soovituste kohta
Järgmisel joonisel on esitatud siseauditi talituse 2021. aastal antud soovituste arv.
Allikas: Euroopa Komisjon, siseauditi talitus.
Auditi järelevalvekomiteele adresseeriti iga-aastane ulatuslik ülevaade siseauditi talituse järelmeetmetest seoses nende siseauditi soovitustega, mille täitmisega oli 31. jaanuari 2022. aasta tähtpäeva seisuga üle kuue kuu hilinetud. Lisaks sellele koostab siseauditi talitus kolm täiendavat kvartaliaruannet pikalt hilinenud soovituste täitmise kohta, mida arutatakse auditi järelevalvekomitee ettevalmistava töörühma kohtumistel.
2021. aastal kiitsid auditeeritavad heaks kõik siseauditi talituse antud soovitused peale ühe. Auditeeritavad koostasid kõigil juhtudel tegevuskavad, mille nad esitasid seejärel siseauditi talitusele, kes omakorda andis kavadele rahuldava hinnangu.
Auditeeritavate hinnangul oli 31. jaanuari 2022. aasta tähtpäeva seisuga 652 soovitust (74 %) kõigist 881st (sh osaliselt) heakskiidetud soovitusest, mis siseauditi talitus oli ajavahemikus 2017–2021 andnud, täidetud. Järelikult on 229 soovitust (26 %) veel täitmata.
Allikas: Euroopa Komisjon, siseauditi talitus.
Hinnangu kohaselt ei ole ükski neist 229st täitmata soovitusest kriitilise tähtsusega, 72 on väga olulised ja 157 on olulised. Neist 65 on hilinenud (st neid ei ole algul kokku lepitud rakendamiskuupäevaks täidetud). Need hilinenud soovitused moodustavad kõigist (osaliselt) heakskiidetud soovitustest 7,4 %. Neist hilinenud soovitustest on seitse väga olulist soovitust hilinenud pikalt (soovitus on pikalt hilinenud siis, kui see on rohkem kui kuus kuud pärast esialgset rakendamiskuupäeva endiselt täitmata). Need väga olulised pikalt hilinenud soovitused moodustavad 0,8 % ajavahemikus 2017–2021 heakskiidetud soovituste koguarvust (võrreldes 0,6 %ga eelmisel aruandeperioodil). Lisaks on pikalt hilinenud ka üks väga oluline soovitus, mida aruandeperiood ei hõlma.
Siseauditi talitusel on oma soovituste rakendamise hindamiseks ranged järelkontrolli eeskirjad. Tulemused näitavad, et valdav osa siseauditi talituse soovitustest täidetakse tulemuslikult ja õigel ajal.
Allikas: Euroopa Komisjon, siseauditi talitus.
Üldiselt peab siseauditi talitus oma soovituste rakendamist rahuldavaks ja võrreldavaks eelmiste aruandeperioodidega. Selline hetkeolukord osutab asjaolule, et komisjoni talitused on kriitilise tähtsusega ja väga oluliste soovituste rakendamisel hoolsad, maandades seega siseauditi talituse tuvastatud riske. Siiski tuleb pöörata tähelepanu teatavatele väga oluliseks liigitatud soovitustele, mille täitmisega on pikalt hilinetud.
Komisjoni talituste töödokumendi 3. osas on esitatud nende väga oluliste ja pikalt hilinenud soovituste kokkuvõte.
4.2021. aastal tehtud audititööl põhinevad järeldused
4.1.Järeldus tulemusauditite kohta
Selleks et soodustada komisjoni tulemuspõhist töökultuuri ja tema suuremat keskendumist kulutõhususele, korraldas siseauditi talitus 2021. aastal kahte tüüpi auditeid: tulemusauditid ja kõikehõlmavad auditid, mis hõlmavad tulemuslikkuse olulisi aspekte.
Kooskõlas oma metoodika ja parima tavaga käsitleb siseauditi talitus tulemuslikkust kaudselt ning hindab talituste tulemuslikkust poliitika, programmide ja meetmete rakendamisel, võttes arvesse nendega seotud riske. Selle lähenemisviisiga soovib ta tagada, et peadirektoraadid ja talitused on välja töötanud asjakohased tulemusraamistikud, tulemuste mõõtmise vahendid, põhinäitajad ja järelevalvesüsteemid.
Järgmistes punktides on kirjeldatud siseauditi talituse järeldusi tulemuslikkuse eri aspektide kohta, millele ta 2021. aastal tehtud auditites keskendus.
4.1.1.Valmisolek 2021.–2027. aasta mitmeaastase finantsraamistiku rakendamiseks
2021.–2027. aasta mitmeaastane finantsraamistik ja taasterahastu „NextGenerationEU“ taastepakett tuleks rakendada kooskõlas finantsmäärusega ning need peaksid olema rahastamisvõimaluste ja saavutatavate tulemuste poolest teineteist täiendavad. Mitu 2021. aasta auditit keskendusid riskidele, mis on seotud kogu paketi ülesehitusega, komisjoni suurema rolliga mõnes valdkonnas ja tema uute vastutusaladega. Nende auditite tulemused näitavad, et selles valdkonnas on vaja edaspidi teha märkimisväärseid parandusi, kusjuures paljud 2021. aastal antud väga olulised soovitused on adresseeritud auditeeritud peadirektoraatidele.
1)Ühe auditi raames hinnati programmitöö perioodi 2021–2027 ettevalmistamist tööhõive, sotsiaalküsimuste ja sotsiaalse kaasatuse, merendus- ja kalandusasjade ning regionaal- ja linnapoliitika peadirektoraadis. Selle auditi põhjal esitati seitse väga olulist soovitust. Peadirektoraatide valmistumine programmitöö perioodiks 2021–2027 on protsess, mis oli auditiaruande kuupäeval veel pooleli, ja seepärast käsitles audit tegelikult liikuvat sihtmärki. Kuigi peadirektoraadid olid programmitöö perioodi 2021–2027 alguse toetamiseks kavandanud ja rakendanud piisavad protsessid, mõjutas nende tulemuslikkust ja tõhusust kaks puudust, mis puudutasid eelkõige liikmesriikide toetamist ning programmitöö perioodiks valmistumise ja selle tegevuste alguse ajakava.
2)Teine audit käsitles rände ja siseasjade peadirektoraadi rahaliste vahendite ettevalmistamist programmitöö perioodiks 2021–2027. Selle põhjal esitati kaks väga olulist soovitust. Siseauditi talitus märkis, et programmitöö perioodiks 2021–2027 valmistumine on protsess, mis oli auditiaruande kuupäeval veel pooleli. Kuigi rände ja siseasjade peadirektoraat oli programmitöö perioodi 2021–2027 alguse toetamiseks kavandanud ja rakendanud piisavad protsessid, mõjutas nende tulemuslikkust ja tõhusust mitu puudust, mis olid eelkõige seotud viivitustega temaatilise rahastu tööprogrammides ning perioodi 2021–2027 kavandamisprotsessi järelevalvega ja kõrgemale juhtkonnale aruandmisega.
Võttes arvesse ettevalmistuste jätkumist ja seda, et auditid andsid ülevaate konkreetsest ajahetkest, võivad mõlema auditi puhul tuvastatud puudused, kui need jäetakse kõrvaldamata, mõjutada programmitöö perioodi järgmisi etappe.
3)Kolmanda auditi raames hinnati Euroopa Pettustevastase Ameti valmisolekut rakendada määrust Euroopa Prokuratuuri asutamise kohta. Selle auditi käigus leidis siseauditi talitus, et Euroopa Pettustevastase Ameti sisekontrollisüsteem ei ole Euroopa Prokuratuuriga tulevase koostöö tegemiseks valmistumiseks päris piisav ega tõhus. Ta tuvastas puudused ettevalmistusprotsessi kavandamises ja järelevalves, uurimis- ja andmekaitsesuunistes ja infotehnoloogiaga seotud aspektides ning esitas kolm väga olulist soovitust.
4)Neljanda auditi raames hinnati konkurentsi peadirektoraadi konkurentsivõime programmi valmisolekut. Kuigi peadirektoraat oli kehtestanud raamistiku konkurentsivõime programmi rakendamiseks 2021.–2027. aasta mitmeaastase finantsraamistiku alusel, tuvastati auditiga järelejäänud puudus mõningate konkurentsivõime programmi põhielementide kindlaksmääramisel ja struktureerimisel, mis võib omakorda mõjutada selle tulemuslikku rakendamist. Siseauditi talitus esitas kolm väga olulist soovitust.
5)Auditiga, mis käsitles Eurostati valmisolekut uueks Euroopa statistikaprogrammiks programmitöö perioodi 2021–2027 osana, ei tuvastatud märkimisväärseid tulemuslikkusega seotud probleeme.
4.1.2.Järelevalvestrateegiad kolmandate isikute poolse programmide elluviimise jaoks
Eelarvevahendite käsutajad peavad kehtestama asjakohased ja tulemuslikud strateegiad ja tegevused järelevalve tegemiseks selle üle ja selle kontrollimiseks, et volitatud üksused rakendavad programme tulemuslikult ja kaitsevad ELi eelarvet, ning et kiiresti lahendada tuvastatud võimalikud raskused.
Eelnevatel aastatel tegi siseauditi talitus mitu auditit, mis käsitlesid järelevalvekorda, mille peadirektoraadid ja talitused on kehtestanud kolmandate isikute poolse programmide (ja/või poliitika) elluviimise jaoks. Ta tuvastas kõige rohkem puudusi järelevalvestrateegiate tulemuslikkuses. Finantsjuhtimise kohta antud üldhinnangus rõhutas siseauditi talitus nagu eelmistel aastatelgi taas asjaolu, mis on seotud kolmandate isikute rakenduspoliitika järelevalve strateegiatega. Samal ajal järeldas ta 2021. aasta audititulemuste põhjal, et mõnes poliitikavaldkonnas on olukord paranemas.
1)Oma 2021.–2023. aasta strateegilises auditikavas seadis siseauditi talitus eesmärgiks integreeritud riskipõhise lähenemisviisi, et teha vajaduse korral auditeid, mis hõlmavad nii komisjoni partnerpeadirektoraate kui ka detsentraliseeritud asutusi või muid sõltumatuid ELi organeid. 2021. aastal lõpetati esimesed kaks mitut üksust hõlmanud auditit, milles keskenduti komisjoni peadirektoraatide tasandil järelevalvekorrale, mis oli kehtestatud vastavalt energeetika peadirektoraadi ja Fusion for Energy (F4E – Euroopa ühisettevõte, mis juhib Euroopa panust ITERisse) ning rände ja siseasjade peadirektoraadi ning Euroopa Piiri- ja Rannikuvalve Ameti (Frontex) vahel. Tulemused olid rahuldavad ning auditeeritud komisjoni peadirektoraatides ei tuvastatud suuri jääkriske ega olulisi puudusi.
2)Veel üks audit tehti kliimameetmete peadirektoraadis ja keskkonna peadirektoraadis nende suhete kohta Euroopa Keskkonnaameti ja Euroopa Kemikaaliametiga. Erinevalt kahest eespool nimetatud mitut üksust hõlmanud auditist ei lisanud siseauditi talitus neid kahte ametit auditi kohaldamisalasse, sest audit algatati 2020. aastal, st enne siseauditi talituse ümberkorraldamist. Mõlemad peadirektoraadid on kehtestanud piisavad protsessid, mis toetavad nende suhteid asjaomaste detsentraliseeritud asutustega. Leiti siiski, et nende tulemuslikkust ja tõhusust kahjustab puudus, mis on seotud nii kliimameetmete kui ka keskkonna peadirektoraadi järelevalverolliga Euroopa Keskkonnameti ressursside üle. Veel üks puudus keskkonna peadirektoraadis puudutas Euroopa Keskkonnaametiga seotud järelevalve- ja koordineerimismehhanismi.
3)Ühe auditi eesmärk oli hinnata teadusuuringute ja innovatsiooni peadirektoraadi järelevalvet artiklis 185 osutatud asutuste üle. See audit lõpetati pärast esialgset uuringut, kui audiitorid hindasid esialgu suureks hinnatud olemuslikud riskid ümber keskmiseks kuni väikeseks, eriti kuna üksnes kaks viiest artiklis 185 osutatud asutusest, kes kuuluvad teadusuuringute ja innovatsiooni peadirektoraadi vastutusalasse, jätkavad 2021.–2027. aasta teadusuuringute raamprogrammi „Euroopa Horisont“ raames praegusel kujul.
4.1.3.Valitud peadirektoraatide sisekontrollisüsteemid: seaduslikkus ja korrektsus ning vastavus
Kui siseauditi talitus pööras viimastel aastatel rohkem tähelepanu tulemuslikkuse probleemidele, siis poliitilised sidusrühmad ja Euroopa Kontrollikoda jätkasid süvitsi kontrolli selle üle, kuidas komisjon ELi eelarvet täidab, pidades silmas seaduslikkust ja korrektsust ning vastavust. Seepärast oli üks 2021. aasta auditikava prioriteete (2021.–2023. aasta strateegilise auditikava põhjal) tagada volinike kolleegiumile ning peadirektoraatidele ja talitustele taas kindlus sisekontrollisüsteemide tõhusa ja tulemusliku toimimise suhtes seoses finantsjuhtimisega.
Jagatud eelarve täitmise valdkonnas viis siseauditi talitus lõpule kolm auditit.
1)Euroopa struktuuri- ja investeerimisfondide 2014.–2020. aasta programmidega seotud katkestuste, peatamiste ja finantskorrektsioonide auditis tunnistas siseauditi talitus, et tööhõive, sotsiaalküsimuste ja sotsiaalse kaasatuse peadirektoraat, merendus- ja kalandusasjade peadirektoraat ning regionaal- ja linnapoliitika peadirektoraat tegutsevad ühissätete määruses sätestatud väga keerulisest õigusraamistikust tulenevate piirangute tingimustes. Eelkõige on netofinantskorrektsioonide rakendamise tingimused komisjoni esialgsetest ettepanekutest rangemad. Seega tuleb auditi tulemusi vaadelda selles kontekstis. Siseauditi talitus järeldas, et peadirektoraatide protsesside tõhusat rakendamist katkestuste, peatamiste ja finantskorrektsioonide puhul mõjutavad mitu puudust, ning esitas seetõttu kokku kaheksa väga olulist soovitust.
2)Põldude identifitseerimise süsteem on aero- või satelliidifotodel põhinev oluline kontrollimehhanism, mis registreerib kõik põllud liikmesriikides. Süsteemi eesmärk on kontrollida ühise põllumajanduspoliitika (ÜPP) pindalatoetusteks kõlblikkust ja sellel on oluline roll mitmesuguste ÜPP kohustuste, sealhulgas ÜPP keskkonnasäästlikumaks muutmisega seotud kohustuste täitmise kontrollimisel. Siseauditi talitus leidis, et kuigi põllumajanduse ja maaelu arengu peadirektoraat on kehtestanud piisavad kontrollimehhanismid, et toetada liikmesriikide süsteemide juhtimist ja jälgida nende kvaliteeti, mõjutavad nende tulemuslikkust puudused. Põldude identifitseerimise süsteemi kvaliteedi hindamise järelevalvet ja järelmeetmeid tuleb parandada.
3)Põllumajanduse ja maaelu arengu peadirektoraadis tehtud auditiga, mis puudutas sertifitseerimisasutuste töö toetamist, järelevalvet ja kontrolli, ei tuvastatud märkimisväärseid tulemuslikkusega seotud probleeme.
Siseauditi talitus viis lõpule ka mitu auditit otsese eelarve täitmise valdkonnas.
4)Programmi „Horisont 2020“ audititulemuste rakendamise auditis leidis siseauditi talitus, et auditeeritud peadirektoraadid ja rakendusametid on üldiselt kehtestanud ühise audititalituse audititulemuste rakendamiseks piisava ja tõhusa sisekontrollisüsteemi ning seda rakendanud. Kooskõlas kehtivate õigusnormidega on rollid ja vastutus selgelt kindlaks määratud ning projekti- ja finantsametnikele on kättesaadavad töövahendid. Endiselt esineb siiski puudusi seoses järelauditite tulemuste rakendamise järelevalve ja aruandlusega.
5)Siseauditi talitus hindas ka komisjoni ühtse elektroonilise andmevahetuse koha (SEDIA) algatust. SEDIA eesmärk on hankeid ja toetusi käsitleva teabe töötlemine täielikult automatiseerida ja integreerida, piirates andmete käsitsi sisestamise range miinimumiga ning edendades selliste andmete kooskõlastamist ja korduskasutamist kogu protsessi käigus. SEDIA eesmärk on tagada taotlejatele, kandidaatidele ja pakkujatele ühtne kontaktpunkt ühenduse võtmiseks ning hanke- ja toetusmenetluse kohta teabe vahetamiseks. SEDIA algatuse rakendamine toetab paljude klientide ja kokkuvõttes kogu komisjoni tegevuseesmärkide saavutamist. Kuna tegemist on hiljutise komisjoni algatusega, mis on ainulaadne, ei olnud Euroopa Teadusuuringute Rakendusametil võimalik SEDIA rakendamisel tugineda juhtimisstruktuuri, sisekontrolliraamistiku ja infotehnoloogiliste tugisüsteemide alastele kogemustele. Lisaks on algatus alates selle käivitamisest 2017. aastal kogenud märkimisväärseid piiranguid seoses piisavate infotehnoloogiavahendite kättesaadavusega. Kuigi Euroopa Teadusuuringute Rakendusamet osutab SEDIA algatuse raames tema vastutusalasse kuuluvaid teenuseid tulemuslikult kooskõlas finantsmäärusega ja vastavalt klientidega kokku lepitule, esineb puudusi, mis mõjutavad SEDIAga seotud teenuste osutamise tõhusust ja ameti SEDIAga seotud tegevuse raames töödeldavate isikuandmete kaitset käsitlevate õigusnormide täitmist.
6)Struktuurireformide toe peadirektoraat tagab ELi liikmesriikidele järjest suurema arvu tehnilise toe projekte, peamiselt programmitöö perioodi 2014–2020 struktuurireformi tugiprogrammi ja programmitöö perioodi 2021–2027 tehnilise toe rahastamisvahendi kaudu. Siseauditi talitus leidis, et kuigi peadirektoraat on üldiselt kavandatud liikmesriikidele struktuurireformi tugiprogrammi raames tehnilise toe osutamiseks piisavad protsessid ja kontrollimehhanismid, esineb puudusi seoses tema IT-võimekusega (vahendid, suunised ja tavad) projektide tulemusliku rakendamise jälgimiseks.
7)Seadusjärgsete õiguste kindlaksmääramine ja individuaalsete maksete arvutamine on põhiteenused, mida individuaalsete maksete haldamise ja maksmise amet osutab Euroopa Komisjoni ning teiste ELi institutsioonide ja asutuste praegustele ja endistele töötajatele. Amet töötleb suurt hulka eri õiguste kategooriatega seotud tehinguid kompleksse õigusliku aluse põhjal ning mitmesugustele ELi institutsioonidele ja klientidele, kellel on erinevad omadused ja vajadused. Kuigi amet on kavandanud piisava kontrolliraamistiku, et tagada nõuetekohane õiguste kindlaksmääramine ning maksete arvutamine töötavatele ja enam mitte töötavatele töötajatele, esineb selles keerulises keskkonnas endiselt väga oluline puudus, mis on seotud ameti kontrollistrateegia tulemuslikkuse ja tõhususega.
8)Auditites, mis käsitlesid 1) programmi „Horisont 2020“ toetuste haldamist Euroopa Teadusnõukogu Rakendusametis, 2) ühinemiseelse abi rahastamisvahendi (IPA II) toetusi otsesel eelarve täitmisel naabruspoliitika ja laienemisläbirääkimiste peadirektoraadis ning 3) eelmiste programmide (rakendati teistsuguste eelarve täitmise viiside raames) lõpetamisprotsesse naabruspoliitika ja laienemisläbirääkimiste peadirektoraadis, ei tuvastanud siseauditi talitus märkimisväärseid probleeme.
4.1.4.ELi õiguse rakendamine
Peadirektoraatide oluline ülesanne on toetada ja jälgida Euroopa Liidu õiguse (acquis) rakendamist ja kohaldamist ning see tagada.
1)Kahe auditi raames hinnati, kuidas asjaomased peadirektoraadid 1) toetavad ja jälgivad liikmesriike ennetavalt ELi õigusaktide nõuetekohasel rakendamisel ja kohaldamisel enne nende jõustumist ning hindavad ELi direktiivide ülevõtmist, 2) jälgivad ELi õiguse pidevat kohaldamist, sealhulgas sidusrühmade kaebuste menetlemist ja omaalgatuslike juhtumite haldamist, ning 3) juhivad võimalike rikkumiste ja puudustega seotud täitmise tagamist liikmesriikidega peetava dialoogi ja rikkumismenetluste kaudu.
2)Siseauditi talitus tunnistas konkreetseid ressurssidega seotud raskusi, mis energeetika peadirektoraadil esineb, et tasakaalustada järjest nõudlikum ülesannete portfell, eelkõige seoses Euroopa rohelise kokkuleppe eesmärkide saavutamisega, ning uue poliitiliste ja seadusandlike algatustega seotud suurenev töökoormus. Siseauditi talitus järeldas, et kuigi energeetika peadirektoraat on üldiselt kavandanud piisavad sisekontrollimehhanismid, et toetada ja jälgida ELi energeetikaalaste õigusnormide kohaldamist ning see tagada, esineb endiselt puudus, mis on seotud juhtkonna järelevalvega vastavushindamisprotsessi üle ning mõjutab omakorda selle tulemuslikkust ja tõhusust.
3)Liikuvuse ja transpordi peadirektoraadi tasandil tagab kehtiv sisekontrollisüsteem ELi transpordialaste õigusnormide kohaldamise tulemusliku toetamise, jälgimise ja tagamise.
4)Lisaks oli kolmas audit suunatud sidusrühmade kaebuste protsessile siseturu, tööstuse, ettevõtluse ja VKEde peadirektoraadis. Märkimisväärseid tulemuslikkusega seotud probleeme ei tuvastatud.
4.1.5.Infotehnoloogiaalane julgeolek
Siseauditi talitus lõpetas kaks infotehnoloogiaalase julgeolekuga seotud auditit: kesktasandi auditi, mis käsitles komisjoni infotehnoloogiaalase julgeoleku raamistikule vastavuse juhtimist ja jälgimist, ning mitut peadirektoraati hõlmanud kohaliku tasandi auditi, mis käsitles infotehnoloogiaalast julgeolekut personalitalitustes.
1)Vastavuse juhtimist ja jälgimist käsitlenud esimene audit näitas informaatika peadirektoraadi käsiloleva ülesande ulatust ja raskusi selle saavutamisel, et kõik peadirektoraadid annaksid aru oma vastavuse kohta väga suurele arvule infotehnoloogialaastele kontrollimehhanismidele, eriti ajal, kui neil on palju muid prioriteete. Kuigi informaatika peadirektoraat oli seadnud sisse vajalikud organisatsiooni tasandi vahendid infotehnoloogiaalase julgeolekuga seotud nõuete tulemuslikuks rakendamiseks kogu komisjonis, esines endiselt märkimisväärseid puudusi kahes valdkonnas: 1) infotehnoloogiaalase julgeolekuga seotud vastavusjuhtimis- ja aruandlustavad ning 2) vastavusjuhtimisprotsess.
2)Personalitalituste töödeldava teabe tundlikkuse tõttu on oluline omada väga turvalisi IT-süsteeme ja piisavat julgeolekukontrolli. Audit andis avastatud probleemide olulisuse ja talituste erineva infotehnoloogiaalase julgeoleku küpsuse taseme poolest erinevaid tulemusi. Personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraadi puhul järeldas siseauditi talitus mitme märkimisväärse puuduse tõttu, et tuvastatud riskide piisavaks maandamiseks tuleb infotehnoloogiaalaseid juhtimis- ja kontrolliprotsesse veelgi parandada. Individuaalsete maksete haldamise ja maksmise ametis ning Euroopa Personalivaliku Ametis oli olukord teatavatest puudustest hoolimata üldiselt positiivne. Seoses informaatika peadirektoraadi kui personalitalitustele teenuste osutajaga avastati auditiga mitu märkimisväärset puudust selles, kuidas ta nende peadirektoraatide/talitustega suhtleb.
4.1.6. Muud protsessid
Kahe auditiga hinnati muude protsesside (väliste sidusrühmade juhtimine ja kriisikommunikatsioon) tulemuslikkuse aspekte ja nende tulemused olid rahuldavad. Siseauditi talitus ei tuvastanud märkimisväärseid puudusi.
4.2.Siseauditi talituse piiratud järeldused
2022. aasta veebruaris esitas siseauditi talitus igale peadirektoraadile ja talitusele sisekontrolli olukorda käsitlevad piiratud järeldused. Neid piiratud järeldusi kasutati asjaomaste peadirektoraatide ja talituste 2021. aasta tegevusaruannete koostamisel. Järeldused tuginevad kolme viimase aasta audititööle ja hõlmavad kõiki täitmata soovitusi. Siseauditi talituse järeldus sisekontrolli olukorra kohta piirdub juhtimis- ja kontrollisüsteemidega, mida auditeeriti. See ei hõlma süsteeme, mida siseauditi talitus ei ole viimase kolme aasta jooksul auditeerinud.
4.3.Üldhinnang komisjoni finantsjuhtimisele
Siseauditi talitus avaldab vastavalt oma ametijuhendile igal aastal üldhinnangu komisjoni finantsjuhtimisele. See põhineb audititööl, mida siseauditi talitus on teinud komisjoni finantsjuhtimise valdkonnas eelneval kolmel aastal (2019–2021). Selles võetakse arvesse ka teavet, mis pärineb muudest allikatest, nimelt Euroopa Kontrollikoja aruandeid. Üldhinnang esitatakse käesoleva aruandega samal ajal ja see käsitleb sama aastat.
Selle audititeabe põhjal leidis siseaudiitor, et 2021. aastal oli komisjon kehtestanud juhtimis-, riskijuhtimis- ja sisekontrollimenetlused, mis tervikuna on piisavad, et anda tema finantseesmärkide saavutamisele piisav kindlus. Üldhinnangus on siiski märkus reservatsioonide kohta, mille esitasid volitatud eelarvevahendite käsutajad oma kinnitavates avaldustes, mis on tehtud nende asjakohastes iga-aastastes tegevusaruannetes.
Üldhinnangu koostamisel võttis siseaudiitor arvesse ka kõikide selliste summade kombineeritud mõju, mille puhul prognoositakse, et maksete tegemisel esineb vearisk, kuna need ületavad summasid, mis kuuluvad reservatsiooni alla. Maksete tegemisel veariskiga seotud kulude kogusumma on volitatud eelarvevahendite käsutajate parim hinnang heakskiidetud kulutuste summale, mis ei ole kooskõlas kohaldatavate lepinguliste sätete ja õigusnormidega maksete tegemise ajal 2021. aastal. Oma iga-aastastes tegevusaruannetes on peadirektoraadid/talitused hinnanud, et maksete tegemisel on veariskiga seotud summad kokku ligikaudu 2 784–3 249 miljonit eurot. See vastab 1,6–1,9 %-le kõigist 2021. aastal komisjoni eelarvest, Euroopa Arengufondist ja ELi usaldusfondidest tehtud asjakohastest kulutustest ning jääb seega allapoole 2021. aasta tegevusaruannete koostamise juhistes kindlaks määratud 2 % olulisuse künnist. Need 2021. aasta maksete tegemisel veariskiga seotud summad ei hõlma veel finantskorrektsioone ega sissenõudmisi, mis on seotud puuduste ja vigadega, mida peadirektoraadid/talitused komisjoni sisekontrollisüsteemidesse integreeritud mitmeaastaste parandusmehhanismide tõttu edaspidi avastavad ja korrigeerivad.
Nimetatud elemente arvesse võttes leiab siseauditi talitus, et ELi eelarve on üldiselt ja aja jooksul olnud piisavalt kaitstud.
Ilma üldhinnangut täiendavalt kvalifitseerimata rõhutas siseauditi talitus järgmisi aspekte.
1. ELi eelarve täitmine COVID-19 pandeemiaga seotud kriisi tingimustes
Tervishoiu-, sotsiaalse, majandusliku ja finantsolukorraga, mille on tekitanud COVID-19 pandeemia, kaasnevad institutsiooni jaoks potentsiaalselt suured ja laiahaardelised riskid seoses ELi eelarve täitmise ja poliitiliste prioriteetide saavutamisega.
See hõlmab 2014.–2020. aasta mitmeaastase finantsraamistiku osaks olevaid toiminguid, mille kindlust, vastavust ja tulemuslikkuse aspekte on vaja veel piisavalt kontrollida (eriti tähtis on teha järelkontrolle), ja toiminguid, mida tehakse 2021.–2027. aasta mitmeaastase finantsraamistiku ja taasterahastu „NextGenerationEU“ taastepaketi osana.
Selleks et praeguses enneolematus olukorras tagada edaspidi eelarve nõuetekohane kaitse, rõhutab siseauditi talitus, et komisjoni peadirektoraadid ja talitused peaksid endiselt i) hindama nõuetekohaselt riske, mida COVID-19 pandeemia on finantsjuhtimisele põhjustanud ning mis on seotud kindluse, tulemuslikkuse ja õigusraamistikule vastavusega ning võimaliku mõjuga komisjoni parandusmeetmete rakendamise tõhusale võimele, kuna võib esineda logistilisi piiranguid kohapealsete kontrollide tegemisel ning ELi ja liikmesriikide tasandil on väga keeruline majanduslik olukord (sh lõplike abisaajate võimalikud pankrotid, mille tõttu võib alusetult makstud summade tagasisaamine osutuda keeruliseks), ning ii) määrama kindlaks piisavad maandamismeetmed, nagu kontrollistrateegiate reguleerimine või uuendamine, ja neid rakendama.
Lisaks peaksid komisjoni peadirektoraadid jätkama asjakohaste finantsjuhtimis-, auditi- ja kontrollistrateegiate kavandamist ja rakendamist, et toetada taasterahastu „NextGenerationEU“ raames tagasinõudmist, eelkõige seoses taaste- ja vastupidavusrahastuga. Uue tulemuspõhise lähenemisviisi rakendamise tõttu tuleb seaduslikkust ja korrektsust hõlmava kontrollistrateegia ülesehituse teatavaid elemente 2022. aastal veel edasi arendada, nimelt maksete peatamise ja toetuse vähendamise menetlusi juhtudel, kui teatava maksetaotluse vahe- ja lõppeesmärke ei ole osaliselt või täielikult saavutatud. Samuti tuleb lõpule viia kontrolli ülesehitamine seoses komisjoni ülejäänud vastutusega vastavuse muude elementide eest (nt liidu finantshuvide kaitse pettuste, korruptsiooni ja huvide konflikti või laenu- või rahastamislepingust tuleneva kohustuse raske rikkumise korral).
2. Järelevalvestrateegiad, mida rakendatakse poliitikameetmeid ja programme ellu viivate kolmandate isikute suhtes
Ehkki komisjon vastutab ka edaspidi täielikult kulude seaduslikkuse ja korrektsuse ning usaldusväärse finantsjuhtimise tagamise eest (nagu ka poliitikaeesmärkide saavutamise eest), tugineb ta oma programmide elluviimisel üha enam kolmandatele isikutele. Enamasti volitatakse selleks ELi tegevuseelarvet või teatavaid ülesandeid täitma kolmandad riigid, rahvusvahelised organisatsioonid või rahvusvahelised finantsasutused, riiklikud asutused ja ametid liikmesriikides, ühisettevõtted, ELi-välised organid ja ELi detsentraliseeritud asutused. Lisaks kasutatakse teatud poliitikavaldkondades üha rohkem alternatiivseid rahastamismehhanisme, nagu finantsinstrumendid, mis hõlmavad komisjoni jaoks spetsiifilisi probleeme ja riske, nagu rõhutas ka Euroopa Kontrollikoda.
Et täita oma üldised kohustused, peavad peadirektoraadid tegema programmide ja poliitikameetmete rakendamise üle järelevalvet ning andma vajaduse korral juhtnööre ja pakkuma abi. Seepärast peavad nad kindlaks määrama ja ellu viima piisavad, tulemuslikud ja tõhusad järelevalve-/seire-/aruandlusmeetmed, kandmaks hoolt selle eest, et volitatud üksused ja muud partnerid rakendavad programme tulemuslikult, kaitsevad piisavalt ELi finantshuve ja peavad kinni rahalist toetust käsitlevatest lepingutest ning et potentsiaalne tuvastatud probleem lahendatakse võimalikult kiiresti.
Kuigi viimastel aastatel on nii kesktalituste kui ka asjaomaste peadirektoraatide tasandil võetud meetmeid, et maandada audititöö käigus tuvastatud riske, on mõnes valdkonnas siiski vaja teha lisaparandusi, eelkõige seoses sambapõhise hindamisega kaudsel eelarve täitmisel. See ei ole asjakohane mitte üksnes 2014.–2020. aasta mitmeaastase finantsraamistiku alusel delegeeritud tegevuste lõpetamisel, vaid veelgi enam omakapitaliinstrumentide ning tagatis- ja riskijagamisvahendite suureneva kasutamise tõttu 2021.–2027. aasta mitmeaastases finantsraamistikus.
3. Aruandlus mitmeaastaste kontrollisüsteemide korrigeerimisvõime kohta
Komisjon on koos liikmesriikidega (vajaduse korral) seadnud sisse mitmeaastased kontrollisüsteemid, et tagada ELi rahaliste vahendite usaldusväärne finantsjuhtimine. Need süsteemid hõlmavad ennetusmeetmeid (st kontrollimehhanismid, mille eesmärk on ennetada vigu enne maksete tegemist) ja parandusmeetmeid (st kontrollimehhanismid, mida rakendatakse pärast maksete tegemist ja vajaduse korral kuni programmide lõpetamiseni). Need meetmed moodustavad komisjoni üldise korrigeerimisvõime (sh liikmesriikide rakendatavad meetmed).
Võttes arvesse komisjoni kontrollisüsteemi mitmeaastast laadi, esitatakse kontrolli tulemused programmitsükli kahel hetkel – hinnangulise „veariskina maksete tegemisel“ (st pärast ennetusmeetmeid) ja „veariskina programmi lõpetamisel“ (st pärast ennetus- ja parandusmeetmeid). „Vearisk programmi lõpetamisel“ arvutatakse selliselt, et hinnangulisest „veariskist maksete tegemisel“ lahutatakse „hinnangulised tulevased korrektsioonid“.
Üldiselt märgib siseauditi talitus, et peadirektoraatide 2021. aasta tegevusaruannetes ning iga-aastases haldus- ja tulemusaruandes (kavandis) on komisjoni ja liikmesriikide rakendatud ennetus- ja parandusmeetmeid käsitlev teave mõningal määral paranenud. Võttes siiski arvesse liikmesriikide poolt jagatud eelarve täitmise korral kontrollisüsteemi lahutamatu osana tehtavate korrektsioonide üha suurenevat olulisust, tuleb korrigeerimisvõime kohta esitatavat teavet veelgi parandada (selguse ja asjakohaste andmete jaotuse poolest), et komisjoni üldist korrigeerimisvõimet (sh komisjoni taotletud ja liikmesriikide heakskiidetud korrektsioonid), „hinnangulisi tulevasi korrektsioone“ ja nendest tulenevat „veariski programmi lõpetamisel“ piisavalt põhjendada. Eelkõige a) on vaja täiendavaid andmeid liikmesriikide rakendatavate ennetus- ja parandusmeetmete jaotuse kohta ning b) „hinnanguliste tulevaste korrektsioonide“ ja „rakendatud korrektsioonide“ suhet tuleb esiteks peadirektoraadi tasandil iga-aastastes tegevusaruannetes ja teiseks komisjoni tasandil iga-aastases haldus- ja tulemusaruandes selgelt kirjeldada ning asjakohaste andmetega toetada.
5.Konsulteerimine komisjoni finantsrikkumiste uurimise eritoimkonnaga
Finantsmääruse artikli 143 kohane toimkond ei teatanud finantsmääruse artikli 93 kohases arvamuses 2021. aastal ühestki süsteemsest probleemist.
6.Võimaliku huvide konflikti ohu vähendamine (rahvusvahelised siseauditi standardid) – Euroopa Ombudsmani uurimine
Praegune siseauditi talituse peadirektor, komisjoni siseaudiitor Manfred Kraff asus ametisse 1. märtsil 2017. aastal. Kraff oli varem eelarve peadirektoraadi peadirektori asetäitja ja komisjoni peaarvepidaja.
Vastavalt rahvusvahelistele auditistandarditele andis Kraff 7. märtsil 2017 pärast peadirektoriks ja siseaudiitoriks määramist välja juhised korra kohta, mis tuli kehtestada selleks, et vähendada ja/või hoida ära tema endistest ülesannetest tulenevaid mis tahes võimalikke või näivaid huvide konflikte siseauditi talituse audititöös. Seda korda pikendati 2018., 2019., 2020., 2021. ja 2022. aastal (kuni 1. märtsini 2023) juhenditega, mille Kraff saatis kõigile siseauditi talituse töötajatele. Korra kohaselt ei osale Kraff selle audititöö järelevalves, mis on seotud tegevusega, mille eest ta vastutas enne siseauditi talituses tööle asumist. Sellistel juhtudel jäi/jääb audititöö järelevalve lõpuks Jeff Masoni vastutusalasse. Jeff Mason on siseauditi talituse direktor (direktoraat B, audit komisjonis, rakendusametites, ELi asutustes ja muudes sõltumatutes organites II). Selle korraga nähti ka ette, et auditi järelevalvekomiteed teavitatakse kõnealustest juhistest ja nende rakendamisest ning Mason pöördub auditi järelevalvekomitee poole, kui on vaja anda hinnang mis tahes olukorra kohta, mida võidakse pidada Kraffi sõltumatust või objektiivsust kahjustavaks. Sellistel juhtudel hoidub Kraff asjaomase audititöö järelevalvest.
Kehtestatud korda arutati auditi järelevalvekomiteega 2018. aasta märtsi koosolekul. Komitee leidis, et siseauditi talituse väljatöötatud meetmed käsitlevad asjakohaselt huvide konflikti tekkimise riski kooskõlas rahvusvaheliste standardite ja parimate tavadega. Samuti märkis komitee rahuloluga, et asjakohaste auditite käigus oli praktikas rakendatud organisatsioonilise sõltumatuse tagamise korda. Auditi järelevalvekomitee (ettevalmistav rühm) võttis arvesse ka selle korra jätkumist 2021. aasta jaanuaris ning märkis taas rahuloluga, et kõnealust korda on praktikas rakendatud mitme auditi käigus, ja leidis, et see oli siseauditi kutsealal juhtiv tava.
Ajavahemikus 2018–2020 tutvustas Kraff kehtestatud korda aruandeaasta eelarve täitmisele heakskiidu andmise osana peetud kuulamiste ajal Euroopa Parlamendi eelarvekontrollikomisjonile.