ühisettevõtte Clean Sky eelarveaasta 2012 raamatupidamise aastaaruande kohta koos ühisettevõtte vastustega

Arvamus raamatupidamise aastaaruande aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kohta

KOMMENTAARID ÜHISETTEVÕTTE JÄRELEVALVE- JA KONTROLLISÜSTEEMIDE PEAMISTE KONTROLLIMEHHANISMIDE KOHTA

(1) Nõukogu 20. detsembri 2007. aasta määrus (EÜ) nr 71/2008, millega asutatakse ühisettevõte Clean Sky (ELT L 30, 4.2.2008, lk 1).

(2) Lisas esitatakse teavitaval eesmärgil kokkuvõte ühisettevõtte pädevusest, tegevusest ja ressurssidest.

(3) Seitsmes raamprogramm, mis võeti vastu Euroopa Parlamendi ja nõukogu otsusega nr 1982/2006/EÜ (ELT L 412, 30.12.2006, lk 1), koondab enda alla kõik ELi uurimistegevusega seotud algatused ning sellel on tähtis roll majanduskasvu, konkurentsivõime ja tööhõive alaste eesmärkide saavutamisel. Seitsmes raamprogramm on ka Euroopa teadusruumi üks tugisammastest.

(4) Finantsaruanded sisaldavad bilanssi ja tulemiaruannet, rahavoogude aruannet, netovara muutuste aruannet, oluliste arvestuspõhimõtete kokkuvõtet ning muid selgitavaid lisasid.

(5) Need koosnevad eelarve täitmise aruannetest, eelarvepõhimõtete kokkuvõttest ning muudest selgitavatest lisadest.

(7) Komisjoni peaarvepidaja poolt vastu võetud raamatupidamiseeskirjad põhinevad Rahvusvahelise Arvestusekspertide Föderatsiooni koostatud rahvusvahelistel avaliku sektori raamatupidamisstandarditel (IPSAS), või vajaduse korral Rahvusvahelise Arvestusstandardite Nõukogu koostatud rahvusvahelistel arvestusstandarditel (IAS) / rahvusvahelistel finantsaruandlusstandarditel (IFRS).

(9) Partneritega sõlmitud toetuslepingute puhul oli maksete assigneeringute kasutusmäär ainult 60 %.

(11) 2012. aastal kulus konkursikutse avaldamisest lepingu sõlmimiseni keskmiselt 12 kuud.

(12) Teave järelaudititest või muust tulenevate väljamaksetaotluste muudatuste kohta ning osaliste maksete registreerimise kohta on ikka veel lisamata.

(15) Final Report on Grant Management – Annual Planning (Lõpparuanne toetuste haldamise kohta: iga-aastane kavandamine), 18. veebruar 2013.

(16) Siseauditi talituse aruandes märgitakse, et ühisettevõttel on keeruline seda valdkonda põhjalikult hinnata, sest integreeritud tehnoloogia tutvustusvaldkonna eelarve on esitatud tööpaketi tasandil, samas kui ühisettevõte teeb tegevuste rakendamise järelevalvet väljundite tasandil.

(17) Komisjoni 19. novembri 2002. aasta määrus (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 raamfinantsmääruse kohta asutustele, millele viidatakse Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust käsitleva nõukogu määruse (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 artiklis 185.

(18) FP7 seirearuanded: http://ec.europa.eu/research/evaluations/index_en.cfm?pg=fp7-monitoring.

(19) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2006. aasta otsuse nr 1982/2006/EÜ, mis käsitleb Euroopa Ühenduse teadusuuringute, tehnoloogiaarenduse ja tutvustamistegevuse seitsmendat raamprogrammi (2007–2013), artiklis 7 sätestatakse, et komisjon teostab seitsmenda raamprogrammi ja selle eriprogrammide rakendamise üle pidevat ja süstemaatilist järelevalvet ning avaldab ja levitab korrapäraselt nimetatud järelevalve tulemusi.

(20) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2006. aasta määruse (EÜ) nr 1906/2006, millega kehtestatakse ettevõtete, uurimiskeskuste ja ülikoolide Euroopa Ühenduse seitsmenda raamprogrammi (2007–2013) meetmetes osalemise ning uurimistulemuste levitamise eeskirjad (ELT L 391, 30.12.2006, lk 1), artiklis 27 sätestatakse, et komisjon hindab kaudsete meetmete rakendamist regulaarsete tegevusaruannete põhjal. Eelkõige peab komisjon jälgima teadmiste kasutamise ja levitamise kava rakendamist. Komisjon peab ka kehtestama infosüsteemi, mis võimaldab selle järelevalve tõhusat ja järjepidevat toimimist kogu seitsmenda raamprogrammi ulatuses, ning hooldab seda.

LISA

Ühisettevõte Clean Sky (Brüssel)

Pädevus ja tegevus

Aluslepingust tulenevad liidu pädevusvaldkonnad

(Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklid 187 ja 188)

Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2006. aasta otsusega nr 1982/2006/EÜ, mis käsitleb seitsmendat raamprogrammi, nähakse ette ühenduse toetus pikaajaliste avaliku ja erasektori partnerlussuhete loomisele ühiste tehnoloogiaalgatuste vormis, mida saaks rakendada ühisettevõtete kaudu Euroopa Liidu toimimise lepingu artikli 187 tähenduses.

Nõukogu 20. detsembri 2007. aasta määrus (EÜ) nr 71/2008, millega asutatakse ühisettevõte Clean Sky (ELT L 30, 4.2.2008, lk 1).

Ühisettevõtte pädevusvaldkonnad

(nõukogu määrus (EÜ) nr 71/2008)

Eesmärgid

—	aidata kaasa seitsmenda raamprogrammi ja eelkõige selle eriprogrammi „Koostöö” seitsmenda teema „Transport” (sealhulgas lennundus) rakendamisele.

—	kiirendada ELis keskkonnasäästliku õhutranspordi tehnoloogiate väljatöötamist, valideerimist ja tutvustamist eesmärgiga need võimalikult varakult kasutusele võtta;

—	tagada keskkonnatingimuste parandamist taotlevate Euroopa teadusuuringute jõupingutuste sidus rakendamine õhutranspordi valdkonnas;

—	luua täielikult innovatiivne õhutranspordisüsteem, mis põhineb täiustatud tehnoloogiate integreerimisel ja täismõõtmelistel katseeksemplaridel, eesmärgiga vähendada õhutranspordi keskkonnamõju müra ja gaasiliste heidete märkimisväärse vähendamise ja õhusõidukite kütusesäästu suurendamise teel;

—	kiirendada asjaomases töökeskkonnas uute teadmiste loomist, innovatsiooni ja teadusuuringute tulemuste kasutuselevõtmist, mis tagavad asjakohased tehnoloogiad ning süsteemide täieliku integreerimise süsteemi, tugevdades sel viisil tööstusharu konkurentsivõimet.

Juhtimine

Ühisettevõtte juhtorgan on juhatus. Tegevjuhtimise eest vastutab tegevdirektor. Tööstust esindavad mitmed sidusrühmad, nagu integreeritud tehnoloogia tutvustusvaldkonna juhtkomiteed ja riikide esindajate rühm.

2012. aastal ühisettevõtte käsutusse antud ressursid

Eelarve

205 364 690 eurot

Personali suurus seisuga 31. detsember 2012. a.

24 ametikohta ametikohtade loetelus (18 ajutist ja 6 lepingulist töötajat), millest 23 oli täidetud. Personali jaotus tegevuste kaupa: põhitegevus – 7, mitmesugused ülesanded – 6.

2012. aasta tegevused ja teenused

Vt ühisettevõtte Clean Sky 2012. aasta tegevusaruanne aadressil www.cleansky.eu

Allikas: ühisettevõtte Clean Sky edastatud teave.

ÜHISETTEVÕTTE VASTUSED

15.

Vaidlustamata kontrollikoja märgitud üldisi eelarve täitmise määrasid, soovib ühisettevõte siiski rõhutada, et suurema osa tegevuskulude (1) tegelik täitmise määr oli 97 % (kulukohustuste assigneeringud) ja 84 % (maksete assigneeringud). Ühisettevõte sai veel 5 % ulatuses väljamaksetaotlusi, mis ei olnud aga aasta lõpuks kinnitatud. Sellepärast on maksete tegelik täitmise määr 89 %, mis kajastab tegevuskulude paremat rakendamist. Samas möönab ühisettevõte, et konkursikutsetega seotud kulutusi tuleb tõhusamalt töödelda, mis aitaks lõpetada rohkem aruandeid õigeaegselt ja parandaks maksete assigneeringute täitmise üldist määra (2). Üldiselt on viimaste konkursikutsete puhul vähenenud aeg, mil jõutakse toetuslepingu sõlmimiseni, sest ühisettevõte püüab pidevalt parandada töövoogu ja menetlusi. Keskmine ajavahemik konkursikutse avaldamise (kutse SP1-JTI-CS-2012-01, avaldati 13. jaanuaril 2012) ja ühisettevõttega toetuslepingu allkirjastamise vahel oli 278 päeva (9,1 kuud).

16.

Enne 2012. aasta lõpliku raamatupidamisaruande avaldamist püüdis ühisettevõtte finantsüksus kõrvaldada GMT-vahendi kahte puudust, millele kontrollikoda oli osutanud ja mis olid seotud väljamaksetaotluste kohandamisteabe ja osaliste maksete registreerimisega. Mõlemad probleemid on nüüd kõrvaldatud ja vahendit vastavalt muudetud.

Süsteemi toimimise parandamiseks katsetab ühisettevõte praegu selle uut funktsiooni, mis võimaldab liikmete mitterahaliste toetuste registreerimist ja järelevalvet. See funktsioon võetakse eeldatavasti kasutusele enne 2013. aasta lõppu.

17.

Raamatupidamistehingute 2011. aasta valideerimise käigus astus ühisettevõte samme, et selgitada 2010. aasta kahe väljamaksetaotluse kontrollitõendites audiitorite märgitud erandite põhjusi ja üleastumised sobivalt lahendada, blokeerides vastavad personalikulud ja kaudsed kulutused.

Ühel juhul, millele kontrollikoda osutas, olid samad audiitorid väljastanud sama toetusesaaja järgmisele (2011. aasta) väljamaksetaotlusele kontrollitõendi, mis andis ühisettevõttele piisava kindluse ka eelmise perioodi (2010. aasta) väljamaksetaotluste abikõlblikkuse suhtes. Seetõttu vabastas ühisettevõte blokeeritud kulud.

Teisel kontrollikoja tuvastatud juhul, mil kontrollitõendid näitasid personalikulude tõendite puudumist (puudusid töölepingud) ning ühisettevõte need kulud sellegipoolest kinnitas, järeldas ühisettevõtte eelkontrolli teinud audiitor, et toetusesaaja esitatud alternatiivsed tõendid kinnitasid piisavalt kulude abikõlblikkust.

Et lahendada väljamaksetaotlustega seotud spetsiifilisi ja korduvaid probleeme ning muuta olukord toetusesaajate, ühisettevõtte finantsspetsialistide ja välisaudiitorite jaoks selgemaks (nt alternatiivsed töölepingute tõendusdokumendid), hakkas ühisettevõte koostama rakenduseeskirju (juhatuse ametlikud otsused), millega kehtestatakse kulude abikõlblikkuse miinimumnõuded.

Soovides parandada lisaks konkreetsetele probleemidele ka mõnede kontrollitõendite kvaliteeti ja selgust, korraldas ühisettevõte, nagu varasematelgi aastatel, töötoa kõikidele toetusesaajatele, sealhulgas 2013. aastal kontrollitõendeid väljastavatele audiitoritele, et tagada, et kõik osapooled saaksid vajalikest menetlustest aru ja järgiksid neid.

18.

Ühisettevõte tunnistab, et väljamaksetaotluste kinnitamise menetlust ei järgitud alati piisavalt ja toimikutesse ei lisatud vajalikke tõendeid.

Mis puudutab partnerite tegevuse tehnilist heakskiitu, siis on ühisettevõttel nüüd samasugune ligipääs elektroonilise heakskiidu süsteemidele kui komisjoni talitustel. See aitab ühisettevõtte projektiametnikel tehnilist heakskiitu paremini dokumenteerida.

Kontrollikoja kommenteeritud juhul kuulusid mõlemad funktsioonid haldus- ja finantsjuhi kohustuste hulka erandkorras, sest vastavalt tegevdirektori otsusele tegutses haldusjuht tegevdirektori põhipuhkuse ajal tema asendajana. Seda tuleb põhipuhkuste ajal erandlikult ette, sest ühisettevõtte Clean Sky töötajate arv on väike. Aasta viimasel kolmel kuul õnnestus sellist olukorda vältida isegi puhkuste ajal.

Ühisettevõte on kehtestatud tõhusa süsteemi partnerite aruandluse järelevalveks. Toetusesaajaid teavitatakse pidevalt nende aruandluskohustustest. Kui aruandluskohustusi tõsiselt rikutakse, saadetakse vastav juriidiline teade.

19.

Peaarvepidaja 2012. aasta aruandes esitatud soovituste elluviimise järelkontroll on tehtud. Toetuste haldusvahendi (GTM-vahendi) funktsioone täiendati (vt punkt 16) ja ühisettevõte kinnitas uued funktsioonid augustis 2013. Korraldati ka mööbli füüsiline inventuur. Eelarvearuandluseks kasutatakse süsteemi Datawarehouse.

20.

Siseaudiitor ajakohastas 2013. aasta strateegilise auditikava, võttes arvesse 2011. ja 2012. aastal tegemata jäänud kinnitava avaldusega seotud auditeid.

Ehkki 2012. aastal jäid kinnitava avaldusega seotud auditiülesanded täitmata, ohjas siseaudiitor võimalikke sisekontrolliriske, pakkudes laialdast konsultatsiooni ja otsest juhtimisabi. Laiapõhjalise riskihinnangu alusel koostas siseaudiitor ühisettevõtte juhatusele parandusmeetmed, et tõhustada kõigi põhiliste tegevusprotsesside sisekontrolli.

21.	Pärast seda kui komisjoni siseauditi talitus oli auditeerinud toetuste haldamise iga-aastast kavandamisprotseduuri, leppis ühisettevõtte juhatus kokku meetmetes, et parandada audiitorite tuvastatud puudused. Neid meetmeid praegu rakendatakse ja komisjoni siseauditi talitus hindab neid sobival ajal.

22.

2014. aastast läheb ühisettevõte üle avaliku ja erasektori partnerlusele, millel on erinev regulatiivraamistik, sealhulgas finantseeskirjad. Seetõttu ei rakendata ühisettevõtte finantseeskirjade muudatust, sest see kehtiks vaid 2013. aasta lõpuni. Avaliku ja erasektori partnerlust reguleeriv finantsmäärus, mis kuulub komisoni üldise finantsmääruse artikli 209 kohaldamisalasse, peaks jõustuma jaanuaris 2014. Selle põhjal koostatakse ühisettevõtte uued finantseeskirjad.

Igal juhul on ühisettevõte praegu kehtiva raamfinantsmääruse sätteid, mis viitavad komisjoni siseaudiitori pädevusele, tegelikkuses kohaldanud juba alates 2011. aastast.

25.

Ühisettevõte tugevdab projektitulemuste / uute teadmiste kasutamise ja levitamise aruandlust ja järelevalvet, et tagada vastavus otsuse nr 1982/2006/EÜ artikliga 7 ja ühisettevõtte toetuslepingute sõlmimise eeskirjadega. Ühisettevõte nõuab intellektuaalomandiõiguste kaitse, kasutamise ja käitamise ning integreeritud tehnoloogiate tutvustuse (Integrated Technology Demonstrators, ITD) programmide ja projektide kaudu levitamise kohta eriaruandeid, mis aitab tal jälgida aruandluskohustuste täitmist ja saada piisavalt teavet.

Seoses määruse (EÜ) nr 1906/2006 artikli 27 järgimisega tuleb märkida, et vastavalt preambuli punktile 26 ei kuulu ühisettevõte nimetatud määruse kohaldamisalasse. Sellegipoolest toetab ühisettevõte artikli 27 eesmärke ja jälgib uute teadmiste kasutamise ja levitamise kava rakendamist.

(1) Liikmete toetuslepingud moodustavad ühisettevõtte tegevuseelarvest 75 %.

(2) Juulis 2013 täheldas ühisettevõte pärast meetmete võtmist määra 100 % paranemist võrreldes 2012. aasta sama kuuga.

	Punktid	Lehekülg
Sissejuhatus …	1–5	11
Kinnitavat avaldust toetav teave …	6	11
Kinnitav avaldus …	7–14	11
Arvamus raamatupidamise aastaaruande usaldusväärsuse kohta …	12	12
Arvamus raamatupidamise aastaaruande aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kohta …	13	12
Kommentaarid eelarve haldamise ja finantsjuhtimise kohta …	15	12
Eelarve täitmine …	15	12
Kommentaarid ühisettevõtte järelevalve- ja kontrollisüsteemide peamiste kontrollimehhanismide kohta …	16–19	12
Muud küsimused …	20–26	13
Siseauditi funktsioon ja komisjoni siseauditi talitus …	20–22	13
Teadusuuringute tulemuste alane järelevalve ja aruandlus …	23–25	13
Varasemate tähelepanekute põhjal võetud meetmed …	26	13