25.3.2015   

ET

Euroopa Liidu Teataja

L 79/1

NÕUKOGU MÄÄRUS (EL) 2015/496,

17. märts 2015,

millega muudetakse määrust (EMÜ, Euratom) nr 354/83 osas, mis käsitleb institutsioonide ajalooarhiivide üleandmist Firenzes asuvale Euroopa Ülikool-Instituudile

EUROOPA LIIDU NÕUKOGU,

võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut, eriti selle artiklit 352,

võttes arvesse Euroopa Komisjoni ettepanekut,

olles edastanud seadusandliku akti eelnõu liikmesriikide parlamentidele,

võttes arvesse Euroopa Parlamendi nõusolekut,

toimides seadusandliku erimenetluse kohaselt

ning arvestades järgmist:

(1)

Vastavalt nõukogu 1. veebruari 1983. aasta määrusele (EMÜ, Euratom) nr 354/83, mis käsitleb Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse ajalooarhiivide avalikkusele kättesaadavaks tegemist, (1) säilitatakse liidu ajalooarhiivid ja tehakse need võimaluse korral avalikkusele kättesaadavaks pärast 30 aasta möödumist.

(2)

Kohustus asutada ajalooarhiiv ja teha see võimaluse korral avalikkusele kättesaadavaks kehtib kõigi määruses (EMÜ, Euratom) nr 354/83 osutatud institutsioonide („institutsioonid”) suhtes nimetatud määruses sätestatud tingimustel.

(3)

Määruses (EMÜ, Euratom) nr 354/83 on nähakse ette, et iga institutsioon võib hoida oma ajalooarhiivi tema jaoks kõige sobivamas kohas.

(4)

1984. aastal otsustasid Euroopa Parlament, nõukogu ja komisjon, et annavad oma ajalooarhiivid säilitamiseks Firenzes asuvale Euroopa Ülikool-Instituudile (EUI), kus need tehakse avalikkusele kättesaadavaks. Selleks kirjutati 17. detsembril 1984 alla Euroopa ühenduste (keda esindas komisjon) ja EUI vaheline leping („üleandmisleping”).

(5)

Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ning Euroopa Kontrollikoda on otsustanud ühineda üleandmislepinguga. Euroopa Investeerimispank annab oma ajalooarhiivid EUI-le üle vastavalt EUI-ga 1. juulil 2005 allakirjastatud eraldi kokkuleppele ja panga halduskomitee poolt 7. oktoobril 2005 vastu võetud ajalooarhiivide eeskirjadele (2).

(6)

Itaalia valitsus on andnud alaliselt ja tasuta EUI käsutusse sobivad ruumid, et tagada üleantud arhiivide säilitamine ja kaitsmine vastavalt tunnustatud rahvusvahelistele standarditele ning luua võimalus neid kohapeal kasutada.

(7)

Institutsioonide ajalooarhiivid antakse EUI-le üle selleks, et võimaldada arhiividele juurdepääsu ühes kohas, lihtsustada nende kasutamist ning soodustada Euroopa integratsiooni ja Euroopa institutsioonide ajaloo uurimist. EUI on tunnustatud akadeemiline teadus- ja õppekeskus, kus peatähelepanu pööratakse Euroopale ja Euroopa integratsioonile. Tal on peaaegu 30 aasta pikkune liidu ajalooarhiivide haldamise kogemus, tal on kaasaegsed, spetsiaalselt nende arhiivide säilitamiseks ja uurimiseks ettenähtud hoidlad ja teadustööks ettenähtud ruumid ning tal on institutsioonide arhiivikeskusena rahvusvaheline maine.

(8)

Institutsioonide ajalooarhiivide jätkuv üleandmine EUI-le tuleks inkorporeerida liidu õigusaktidesse, et kajastada EUI kui institutsioonide partneri rolli ajalooarhiivide haldajana.

(9)

Käesolevat määrust tuleks kohaldada kõigi institutsioonide suhtes ning see ei tohiks mõjutada nende kohustust teha oma ajalooarhiiv avalikkusele kättesaadavaks ega institutsioonide omandiõigust oma ajalooarhiivile..

(10)

Euroopa Liidu Kohtu ja Euroopa Keskpanga tegevuse spetsiifiline laad õigustab nende suhtes erandi tegemist jättes nende suhtes kohaldamata käesolevas määruses sätestatud kohustuse anda oma ajaloolised arhiivid üle EUI-le. Euroopa Liidu Kohus ja Euroopa Keskpank võivad oma ajalooarhiivi EUI-le üle anda vabatahtlikult.

(11)

Institutsioonid ja EUI peaksid võimalusel tegema ajalooarhiivid avalikkusele kättesaadavaks digiteeritud või digitaalsel kujul, et lihtsustada nende kasutamist internetis.

(12)

EUI-sse üleantud liidu ajalooarhiivides sisalduvaid isikuandmeid tuleks töödelda kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määrusega (EÜ) nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta (3).

(13)

Kooskõlas määrusega (EÜ) nr 45/2001 konsulteeris komisjon käesoleva määruseni viinud seadusandliku akti eelnõu osas Euroopa andmekaitseinspektoriga, kes esitas selle kohta oma arvamuse 10. oktoobril 2012 (4).

(14)

EUI-s olevate ajalooarhiivide haldamist, sh nende üleandmist, neile juurdepääsu ja nende kasutamist käsitlevad üksikasjalikud sätted ning institutsioonide ja EUI vastastikuline roll ja vastastikulised kohustused tuleks kindlaks määrata partnerluse raamlepingus.

(15)

Liidu ajalooarhiivide halduskulusid, mis EUI-l tekkivad, tuleks rahastada liidu üldeelarvest ning neid peaksid kandma kõik üleandvad institutsioonid.

(16)

Määrust (EMÜ, Euratom) nr 354/83 tuleks seetõttu vastavalt muuta,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:

Artikkel 1

Määrust (EÜ, Euratom) nr 354/83 muudetakse järgmiselt.

1)

Artiklit 8 muudetakse järgmiselt:

a)

lõige 1 asendatakse järgmisega:

„1.   Kõik institutsioonid, välja arvatud Euroopa Liidu Kohus ja Euroopa Keskpank, annavad Euroopa Ülikool-Instituudile (EUI) Firenzes üle oma ajalooarhiivi kuuluvad dokumendid, mille nad on teinud avalikkusele kättesaadavaks kooskõlas käesoleva määrusega. Üleandmine toimub vastavalt lisale.

Olenemata esimesest lõigust, võivad üleandvad institutsioonid jätta õiguslikel ja halduslikel põhjustel EUI-le üle andmata teatavaid originaaldokumente. Sel juhul annavad nad üle nende dokumentide mikrovormid või digitaalse koopia.”

;

b)

lisatakse järgmised lõiked:

„3.   Euroopa Liidu Kohus ja Euroopa Keskpank võivad oma ajalooarhiivi EUI-le üle anda vabatahtlikult.

4.   Arhiivid jäävad neid üleandnud institutsiooni omandisse ning samuti jääb institutsioonile ainuvastutus EUI-le üle antud või talle muul moel kättesaadavaks tehtud dokumentide ja toimikute koosseisu eest.

5.   Institutsioonide ajalooarhiivide üleandmine EUI-le ei mõjuta arhiivide suhtes kehtivat kaitset, mis on sätestatud Euroopa Liidu lepingule ja Euroopa Liidu toimimise lepingule lisatud protokolli nr 7 (Euroopa Liidu privileegide ja immuniteetide kohta) artiklis 2.

6.   EUI tagab talle üleantud arhiivide säilitamise ja kaitse. Säilitamine ja kaitse peavad vastama arhiivide füüsilise kaitse tunnustatud rahvusvahelistele standarditele ning vähemalt sellistele tehnilistele ja turvanõuetele, mis vastavad Itaalia avalike arhiivide säilitamise ja haldamise nõuetele. Selleks säilitatakse üleantud dokumente eriotstarbelises hoidlas.

7.   EUI kannab ainuvastutust personali eest, kelle ülesandeks on EUI-le üleantud liidu ajalooarhiivide haldamine. EUI tagab, et ajalooarhiivide haldamiseks määratud personalil on olemas vajalik kutsekvalifikatsioon kõnealuses valdkonnas töötamiseks.

8.   Igal üleandval institutsioonil on õigus saada teavet oma arhiivi EUI-poolse haldamise kohta ning üleantud arhiivi kontrollida.

9.   EUI teeb vastavalt lõigetele 1 ja 3 vastu võetud ajalooarhiivid avalikkusele kättesaadavaks. Institutsioonid võivad avalikkusele kättesaadavaks teha ka oma ajalooarhiivi koopia.

10.   Liidu ajalooarhiivide haldamisega seotud kulusid rahastatakse kõikide üleandvate institutsioonide poolt asjaomasele eelarvereale tehtavate maksetega eelarvepädeva institutsiooni poolt kättesaadavaks tehtud iga-aastaste assigneeringute piires kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. oktoobri 2012. aasta määrusega (EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju (5). Kõnealused rahalised maksed ei hõlma arhiivide paigutamiseks ja personali majutamiseks ettenähtud hoonete ja hoidlate hankimise ning nende kohandamisega seotud kulusid.

Esimeses lõigus nimetatud maksete suurus on proportsionaalne üleandvate institutsioonide asjaomaste ametikohtade loeteluga. Osamaksed arvutatakse ümber, kui EUI-le annavad oma ajalooarhiive üle täiendavad institutsioonid või vähemalt iga viie aasta tagant.

11.   EUI tegutseb töötlejana vastavalt määruse (EÜ) nr 45/2001 artiklile 2, täites üleandva institutsiooni juhiseid. EUI töötleb institutsioonide ajalooarhiivides olevaid isikuandmeid kooskõlas kõnealuses määruses kehtestatud tagatistega.

12.   Euroopa andmekaitseinspektoril on jätkuvalt järelevalvepädevus institutsioonide üle seoses EUI-le üleantud ajalooarhiivides sisalduvate isikuandmete töötlemisega.

2)

Artiklit 9 muudetakse järgmiselt:

a)

lõige 1 asendatakse järgmisega:

„1.   Iga institutsioon võtab käesoleva määruse rakendamiseks vastu sise-eeskirjad. Nende hulka kuuluvad ajalooarhiivide säilitamise ja avalikkusele kättesaadavaks tegemise ning nendes sisalduvate isikuandmete kaitse eeskirjad. Võimaluse korral teevad institutsioonid oma arhiivid avalikkusele kättesaadavaks elektrooniliselt, sh digiteeritud ja juba algselt digitaalkujul olevad arhiivid, ning lihtsustavad nende kasutamist internetis. Samuti säilitavad nad erivajadusi rahuldaval kujul olemasolevaid dokumente (pimedate kiri, suur kiri või salvestised).”

;

b)

lisatakse järgmine lõige:

„3.   Komisjon sõlmib üleandvate institutsioonide nimel EUI-ga partnerluse raamlepingu. Kõnealune partnerluse raamleping hõlmab institutsioonide ja EUI vastastikulist rolli ja vastastikulisi kohustusi ning samuti EUI-s olevate ajalooarhiivide haldamist, sh nende üleandmist, neile juurdepääsu ja nende kasutamist käsitlevaid üksikasjalikke sätteid.”

3)

Lisas olev tekst lisatakse määrusele (EMÜ, Euratom) nr 354/83 lisana.

Artikkel 2

Käesolev määrus jõustub järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.

Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.

Brüssel, 17. märts 2015

Nõukogu nimel

eesistuja

E. RINKĒVIČS

(1)  EÜT L 43, 15.2.1983, lk 1.

(2)  ELT C 289, 22.11.2005, lk 12.

(3)  EÜT L 8, 12.1.2001, lk 1.

(4)  ELT C 28, 30.1.2013, lk 9.

(5)  ELT L 298, 26.10.2012, lk 1.”

LISA

„LISA

INSTITUTSIOONIDE AJALOOARHIIVIDE FIRENZES ASUVALE EUROOPA ÜLIKOOL-INSTITUUDILE ÜLEANDMISE KORD

1.

Mittedigitaalse arhiivi puhul antakse EUI-le alatiseks säilitamiseks üle originaaldokumendid ning nende mikrovormid ja/või digitaalne koopia.

Digitaalarhiivi puhul võimaldatakse EUI-le pidev juurdepääs dokumentidele, et ta saaks täita oma kohustust teha ajalooarhiivid avalikkusele ühes kohas kättesaadavaks ja soodustada nende kasutamist. Digitaalarhiivi alalise säilitamise eest vastutab üleandev asutus.

2.

Üleandmine toimub osadena igal aastal ning võimalust mööda vastavalt institutsioonide tavapärasele arhiivikorrastamise korrale.

3.

EUI ei muuda arhiivisisest liigitust, mille on loonud üleandev institutsioon, ei kõrvalda ega muuda dokumente ega toimikuid.

4.

Institutsiooni taotlusel tagastab EUI üleandvale institutsioonile mis tahes tema üleantud originaaldokumendid ja -toimikud. Institutsioonid tagastavad originaaldokumendid EUI-le niipea, kui nad neid enam ei vaja.

5.

EUI teavitab üleandvat institutsiooni viivitamata asjaoludest, mis võivad ohustada nende poolt üleantud arhiivi puutumatust.”