LISA

1.   OMANDI TEHNILINE MÕISTE

Omandi tehnilise mõistega kirjeldatakse suhet andmete VISi sisestamise eest vastutava liikmesriigi ja sisestavate andmete vahel.

Omand vormistatakse viisataotlustoimikutesse sisestatud andmetele vastutava liikmesriigi tähise lisamise teel.

Viisataotluse ja viisasid väljaandvate asutuste asjaomaste otsuste omandiline kuuluvus registreeritakse VISis taotlustoimiku loomisel või asjaomase otsuse sisestamisel ning seda ei saa hiljem muuta.

2.   ANDMETE SISESTAMINE JA VIISATAOTLUSTE LINKIMINE

2.1.   Viisataotluse andmete sisestamine

Juhtudel, kui taotlus esitatakse liikmesriigi asutusele, mis esindab mõnda teist liikmesriiki, tuleb andmete sisestamisel VISi ja edasisel teabevahetusel selle taotlusega seoses lisada esindatava liikmesriigi tähis, mis talletatakse atribuudina „esindatav kasutaja”. See tähis võetakse samast kooditabelist kui VISi andmeid sisestava liikmesriigi tähis.

Kõik VIS määruse artikli 8 lõike 4 kohaselt lingitud taotlustoimikud kuuluvad sama liikmesriigi omandisse.

Kui liikmesriik kopeerib sõrmejäljed VISis registreeritud taotlustoimikust, saab ta enda omandisse uue taotlustoimiku, millesse sõrmejäljed kopeeritakse.

2.2.   Andmete sisestamine pärast viisataotluse esitamist

Juhtudel, kui VIS määruse artiklite 10–14 kohased viisa väljaandmise, taotluse läbivaatamise katkestamise, viisa väljaandmisest keeldumise, väljaantud viisa tühistamise või selle kehtivusaja lühendamise või pikendamise otsused teeb teist liikmesriiki esindav liikmesriik, lisatakse VISi sisestavale teabele esindatava liikmesriigi tähis, mis võetakse samast kooditabelist kui VISi andmeid sisestava liikmesriigi tähis.

Otsused viisa väljaandmiseks, viisa kehtivusaja pikendamiseks ja lühendamiseks uue viisakleebisega sisestatakse VISi koos viisakleebise andmete ja sama omandilise kuuluvusega.

VIS määruse artikli 10 lõike 1 punktis e nimetatud VISi sisestatav viisakleebise number peab olema vastavalt nõukogu määrusele (EÜ) nr 856/2008 (1) kombinatsioon riikliku viisakleebise üheksakohalisest numbrist ja väljaandva liikmesriigi kolmekohalisest tähisest, (2) kusjuures juhul, kui riikliku viisakleebise number on lühem kui üheksa kohta, tuleb selle ette lisada vajalik arv nulle.

2.3.   Viisataotluste linkimine

2.3.1.   Viisataotluste linkimine juhul, kui on registreeritud varasem taotlus

Vaid taotlustoimiku omanikriigil on õigus viisataotlust vastavalt VIS määruse artikli 8 lõikele 3 sama taotleja muu(de) taotlus(t)ega linkida või linke korrigeerimise eesmärgil eemaldada.

Viisataotleja sõrmejälgi kopeeritakse lingitud toimikutest vaid 59 kuu vältel. Juhul kui taotluse sõrmejäljeandmed kopeeritakse varasemast taotlustoimikust, mis on vanem kui 59 kuud, ei tohi linki taotlustoimikute vahel kustutada.

2.3.2.   Koos reisivate isikute taotluste linkimine

Selleks, et linkida vastavalt VIS määruse artikli 8 lõikele 4 koos reisivate isikute taotlustoimikud, edastatakse taotluste numbrid VISi koos, lisades asjakohase rühmatunnuse – kas perekond või reisijad. Rühma luua või linke rühma üksikliikmete vahel korrigeerimise eesmärgil eemaldada saab ainult see liikmesriik, kellele kuuluvad rühma üksiktaotlejate taotlustoimiku(d).

2.4.   Menetlused juhul, kui konkreetsete andmete esitamine ei ole õiguslikel põhjustel nõutav või kui neid ei saa faktiliselt esitada

Vastavalt VIS määruse artikli 8 lõikele 5 sisestatakse tekstiväljadele „ei kohaldata” käsitsi või valitakse võimalusel väärtus kooditabelist. Kui andmeväli koosneb mitmest elemendist, tehakse selline sissekanne neisse kõigisse.

Juhul, kui vastavalt VIS määruse artikli 8 lõikele 5 ei ole sõrmejäljed nõutavad või neid ei saa anda, kasutatakse VISis kahte loogilist välja:

—	„fingerprintsNotRequired” (sõrmejäljed ei ole nõutavad);

—	„fingerprintsNotApplicable” (ei kohaldata).

Nende väljade väärtus määratakse vastavalt järgnevale tabelile, kus on esitatud kolm võimalikku olukorda:

—	sõrmejälgede andmine on nõutav;

—	sõrmejälgede andmine ei ole õiguslikel põhjustel nõutav;

—	sõrmejälgi ei saa faktiliselt anda.

VISi väli	Sõrmejälgede andmine on nõutav	Sõrmejälgede andmine ei ole õiguslikel põhjustel nõutav	Sõrmejälgi ei saa faktiliselt anda
„fingerprintsNotRequired”	FALSE (väär)	TRUE (tõene)	FALSE (väär)
„fingerprintsNotApplicable”	FALSE (väär)	TRUE (tõene)	TRUE (tõene)

Lisaks sisestatakse asjakohasele vaba teksti väljale „ReasonForFingerprintNotApplicable” (põhjus, miks sõrmejälgi ei anta) tegelik põhjus.

Kui liikmesriik edastab vastavalt VIS määruse artikli 48 lõikele 3 ainult määruse artikli 5 lõike 1 punktides a ja b osutatud andmed, märgitakse artikli 5 lõike 1 punktis c osutatud andmete puudumine, sisestades „ei kohaldata”, lisades viite VIS määruse artikli 48 lõikele 3 vaba teksti väljale, mis näitab, et andmete esitamine ei ole õiguslikel põhjustel nõutav. Asjaomaste väljade „FingerprintsNotRequired” ja „FingerprintsNotApplicable” väärtuseks määratakse TRUE (tõene).

3.   JUURDEPÄÄS ANDMETELE

Varjupaigataotluse numbrit kasutatakse seoses VIS määruse artikli 21 lõikes 2 osutatud eesmärkidel tehtud otsingute ja päringutega. Päringud VIS määruse artikli 8 lõike 4 kohaselt lingitud taotluste kohta on võimalikud vaid punktis 2.3.2 osutatud perekonna tüüpi rühmade (abikaasa ja/või lapsed) puhul.

4.   ANDMETE MUUTMINE, KUSTUTAMINE JA ENNETÄHTAEGNE KUSTUTAMINE VIS MÄÄRUSE ARTIKLI 24 KOHASELT

Järgmisi VISi registreeritud andmeid ei saa muuta:

—	taotluse number;

—	viisakleebise number;

—	otsuse liik;

—	esindatav liikmesriik (olemasolu korral);

—	andmete VISi sisestamise eest vastutav liikmesriik.

Kui loetletud andmeid on vaja muuta, kustutatakse taotlustoimik või viisasid väljaandvate asutuste otsuste andmed ning luuakse nende asemele uued. Taotlustoimikut saab kustutada vaid liikmesriik, kes on selles sisalduva teabe omanik.

5.   ANDMETÖÖTLUSTOIMINGUTE REGISTRITE PIDAMINE JA JUURDEPÄÄS NEILE

5.1.   Andmetöötlustoimingute registrite pidamine

Kõik VISis tehtavad andmetöötlustoimingud registreeritakse logikirjena väljaga „TypeOfAction” (toimingu liik), mis sisaldab juurdepääsu eesmärki vastavalt VIS määruse artikli 34 lõikele 1.

Logikirje registreeritakse koos selle laekumishetke ajatempliga. Seda ajatemplit kasutatakse hiljem kustutatavate logikirjete kindlaksmääramiseks.

Kõigi andmetöötlustoimingute puhul registreeritakse logikirjes andmeid sisestav või päringut sooritav asutus. Logikirjes täpsustatakse kasutaja või keskne VIS kas saatja või saajana.

Logikirjesse ei lisata muid toiminguandmeid peale sisestava või päringut esitava asutuse ja viisataotluse numbri. VIS määruse artikli 34 lõikes 1 osutatud edastatud või otsingus kasutatud andmete liiki ei salvestata.

Kui VIS leiab VIS määruse artikli 34 lõikes 2 osutatud kirjeid, milles välja „TypeOfAction” (toimingu liik) väärtuseks on määratud kas „Delete Application” (kustuta taotlus) või „Automatic Deletion” (automaatne kustutamine), arvutab ta, kas VIS määruse artikli 23 lõikes 1 osutatud säilitamise aja lõppemisest on möödunud üks aasta ning kui on, siis kustutab need. Kõik sama numbrit kandvad andmetöötlustoimingute kirjed kustutatakse samaaegselt, kui neid ei vajata andmekaitse järelevalve eesmärgil vastavalt VIS määruse artikli 34 lõikele 2.

Andmetöötlustoimingute kirjeid ei muudeta ega kustutata enne ühe aasta möödumist VIS määruse artikli 23 lõikes 1 osutatud säilitamisaja lõppemist.

5.2.   Juurdepääs andmetöötlustoimingute registritele

Juurdepääs korraldusasutuse peetavatele registritele (logidele) on vastavalt VIS määruse artikli 34 lõikele 1 ainult VISi nõuetekohaselt volitatud haldajatel ja Euroopa andmekaitseinspektoril. See säte kehtib kirjetele juurdepääsu kirjete suhtes mutatis mutandis.

---

(1)  ELT L 235, 2.9.2008, lk 1.

(2)  Erandiks on Saksamaa, mille tähis on „D”.