Otsus nr 18/97,

millega kehtestatakse kontrollikoja valduses olevatele dokumentidele juurdepääsu taotluste käsitsemise ühendusesisesed eeskirjad

(98/C 295/01)

EUROOPA KONTROLLIKODA,

võttes arvesse Euroopa Liidu lepingu lõppaktile lisatud teabele juurdepääsuõiguse deklaratsiooni, mis rõhutab, et otsustamisprotsessi läbipaistvus tugevdab institutsioonide demokraatlikku laadi ja üldsuse usaldust ametivõimude vastu,

võttes arvesse Euroopa Ülemkogu Birminghami ja Edinburghi kohtumiste järeldusi, milles pooldati oma kodanikele lähedasemat ühendust,

võttes arvesse Euroopa ühenduste üldeelarvele kohaldatavat finantsmäärust, eriti selle artiklit 88,

arvestades, et kontrollikoda peab soovitavaks võtta vastu ühendusesisesed eeskirjad tema valduses olevatele dokumentidele juurdepääsu nõuete käsitlemise kohta;

võttes arvesse nõukogu 1. veebruari 1983. aasta määrust (EMÜ, Euratom) nr 354/83 Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse ajalooliste arhiivide avamisest üldsusele, [1]

ning arvestades, et:

ühendusesisesed eeskirjad on osa Euroopa Ühenduste kommunikatsiooni- ja informatsioonipoliitikast;

nende eeskirjade rakendamisel tuleb osutada nõuetekohast tähelepanu teatud informatsiooni konfidentsiaalset laadi käsitlevatele sätetele,

ON VASTU VÕTNUD JÄRGMISE OTSUSE:

Artikkel 1

Üldpõhimõte

Käesolevate ühendusesiseste eeskirjade ja auditite konfidentsiaalsust reguleerivate standarditega sätestatud raamides on kontrollikoja dokumendid avalikkusele kättesaadavad paberil või elektroonilises vormis.

Artikkel 2

Taotluste käsitlemine

1. Taotlused dokumendile juurdepääsuks tuleb esitada kirjalikult ja piisava täpsusega sõnastatult; eriti peavad need sisaldama kogu asjakohase dokumendi või dokumentide tuvastamiseks vajalikku informatsiooni.

2. Kõik kontrollikojale saadetud taotlused edastatakse välissuhete osakonna ja õigustalituse juhatajale ja koopiad saadetakse presidendile ja peasekretärile. Pärast kontrollikoja asjaomase liikmega konsulteerimist tutvub välissuhete osakonna ja õigustalituse juhataja, kas taotlus on vastu võetav, ja otsustab edasise tegevuse.

3. Kui see on vajalik, palub välissuhete osakonna ja õigustalituse juhataja, et taotleja sõnastaks taotluse üksikasjalikumalt. Seda tuleb teha ühe kuu jooksul alates taotluse vastuvõtmisest.

4. Dokumentidele võimaldatakse juurdepääs kas kontrollikojas tutvumiseks või saadetakse taotlejale koopia tema kulul. Dokumentidega tutvumine toimub kontrollikoja ruumides Luxembourgis; kuupäeva ja kellaaja lepivad kokku taotleja ja välissuhete wosakonna ja õigustalituse juhataja. Trükitud dokumendi koopia saatmise eest, kui see ületab 30 lehekülge, nõutakse standardtasu 10 eurot pluss 0,05 eurot lehe eest, pluss postitamiskulud. Muude andmekandjate eest nõutav tasu lepitakse kokku iga kord eraldi ja taotlejale teatatakse sellest enne seda.

5. Välissuhete osakonna ja õigustalituse juhataja teatab taotlejale kirjalikult ühe kuu jooksul alates tema taotluse kättesaamisest kontrollikoja vastuse taotlusele. Korduvtaotluste ja/või pikemate dokumentide korral leiab välissuhete osakonna ja õigustalituse juhataja taotlejatega konsulteerides õiglase lahenduse. Kui taotlus peaks tagasi lükatama, tuleb esitada tagasilükkamise põhjused ja taotlejat teavitada tema õigusest kaevata otsus edasi kuu aja jooksul, misjärel loetakse taotlus tagasi võetuks.

6. Ükski isik, kellele dokument on saadetud, ei tohi nimetatud dokumenti paljundada ega levitada ilma kontrollikoja eelneva kirjaliku loata.

Artikkel 3

Esimeses etapis tagasi lükatud taotlusi käsitlevate edasikaebuste käsitlemine

1. Kõik kontrollikojale adresseeritud taotlused edastatakse kontrollikoja presidendile ja koopia saadetakse peasekretärile ning välissuhete osakonna ja õigustalituse juhatajale.

2. Kontrollikoja presidendil, kes konsulteerib ADAR-rühmaga ja asjaomase teema eest vastutava kontrollikoja liikmega, on volitused edasikaebuste suhtes otsuseid teha.

3. Taotlejat tuleb edasikaebuse järgselt langetatud otsusest teavitada kahe kuu jooksul edasikaebuse kuupäevast arvates. Esitada tuleb äraütlemise põhjused ja taotlejat tuleb teavitada talle avatud edasikaebamiskanalitest, st edasikaebamine kohtutesse ja edasikaebamine ombudsmanile, kui Euroopa Ühenduste asutamislepingu artiklites 173 ja 138e sätestatud tingimused peaksid olema kohaldatavad.

Artikkel 4

Erijuhtumid ja erandid

1. Kui avaldus käsitleb kontrollikoja valduses olevat dokumenti, mille autor ei ole kontrollikoda, siis kinnitab kontrollikoda taotluse vastuvõtmist ja teatab vastuseks selle isiku, institutsiooni või organi nime, kellele taotlus tuleb adresseerida.

2. Kui nõutud dokument avaldati või avaldatakse taotlemise aastal, palutakse taotlejal avaldus suunata Euroopa Ühenduste Ametlike Väljaannete Talitusele Luxembourgis.

3. Kontrollikoda võib keelduda dokumentidele juurdepääsu võimaldamisest järgmiste kriteeriumide alusel:

a) avalike huvide kaitse (avalik julgeolek, rahvusvahelised suhted, rahaline stabiilsus, kohtumenetlused, kontrollimised ja uurimised),

b) üksikisiku ja privaatsuse kaitse (eriti kogu kontrollikoja ametnike ja teiste töötajate isikuandmed),

c) äri- ja tööstussaladuste kaitse,

d) ühenduse finantshuvide kaitse,

e) konfidentsiaalsuse kaitse teabe esitanud füüsilise või juriidilise isiku palvel või teabe esitanud liikmesriigi õigusaktidega nõutud konfidentsiaalsus.

4. Kooskõlas finantsmääruse artikli 88 lõikes 1 sätestatud konfidentsiaalsuseeskirjadega keeldub kontrollikoda auditeid käsitlevaid tähelepanekuid sisaldavatele dokumentidele juurdepääsu võimaldamast.

5. Kontrollikoda võib juurdepääsu võimaldamisest keelduda ka oma kavatsuste salajasuse kaitsmiseks. Üldreeglina ja vastupidise kohtuotsuse puudumise korral keeldub koda juurdepääsu võimaldamisest kõikidele oma töömeetoditega seotud dokumentidele.

Artikkel 5

Jõustumine

Käesoleva otsuse võttis vastu Euroopa Kontrollikoda koja 543. koosolekul 20. veebruaril 1997. See jõustub vastuvõtmisele järgmise kuu esimesel päeval, st 1. märtsil 1997.

Luxembourg, 7. aprill 1997

Euroopa Kontrollikoja nimel

president

Bernhard Friedmann

[1] EÜT L 43, 15.2.1983, lk 1.

--------------------------------------------------