1. LISA

Ühisnõukogu kodukord

Artikkel 1

Üldsätted

1.   Ühisnõukogu, mis on moodustatud kooskõlas ühelt poolt Euroopa Liidu ja selle liikmesriikide ning teiselt poolt Kuuba Vabariigi vahelise poliitilise dialoogi ja koostöö lepingu (edaspidi „leping“) artikli 81 lõikega 1, täidab oma ülesandeid lepingu artikli 81 lõikes 2 sätestatud korras.

2.   Vastavalt lepingu artikli 81 lõikele 3 koosneb ühisnõukogu lepinguosaliste esindajatest. Ühisnõukogu tuleb kokku ministrite tasandil.

3.   Lepingu artikli 81 lõike 6 kohaselt on ühisnõukogu pädev tegema lepingu eesmärkide saavutamiseks otsuseid, mis on lepinguosalistele siduvad. Ühisnõukogu võtab oma otsuste rakendamiseks asjakohaseid meetmeid, sealhulgas volitades vajaduse korral lepinguga asutatud organeid enda nimel tegutsema. Ühisnõukogu võib anda ka soovitusi. Ühisnõukogu võtab oma otsused ja soovitused vastu lepinguosaliste kokkuleppel pärast asjakohaste sisemenetluste lõpuleviimist vastavalt kodukorra artiklile 11. Ühisnõukogu võib otsustuste tegemise delegeerida ühiskomiteele.

4.   Kodukorras nimetatud lepinguosalised on määratletud lepingu artiklis 84.

Artikkel 2

Eesistuja

Ühisnõukogu eesistujaks on vaheldumisi (ühest koosolekust järgmiseni) Euroopa Liidu esindaja ja Kuuba Vabariigi esindaja. Ühisnõukogu esimese koosoleku eesistuja on Euroopa Liidu esindaja.

Artikkel 3

Koosolekud

1.   Ühisnõukogu koguneb vähemalt kord kahe aasta jooksul ning vajaduse korral lepinguosaliste vastastikusel kokkuleppel. Kui lepinguosalised ei lepi kokku teisiti, toimuvad ühisnõukogu koosolekud Euroopa Liidu Nõukogu istungite tavapärases toimumispaigas.

2.   Ühisnõukogu kõik koosolekud peetakse lepinguosaliste vahel kokkulepitud kuupäeval.

3.   Ühisnõukogu koosolekuid kutsuvad ühiselt kokku ühisnõukogu sekretärid kokkuleppel ühisnõukogu eesistujaga hiljemalt 30 päeva enne koosoleku toimumise kuupäeva.

Artikkel 4

Esindamine

1.   Kui ühisnõukogu liige ei saa ise koosolekul osaleda, võib ta kasutada esindajat. Kui liige soovib, et keegi teda esindaks, peab ta eesistujale enne koosolekut teatama kirjalikult oma esindaja nime.

2.   Ühisnõukogu liikme esindajal on kõik asjaomase liikme õigused.

Artikkel 5

Delegatsioonid

Ühisnõukogu liikmetel võib kaasas olla ametnikke. Enne iga koosolekut teatatakse eesistujale sekretariaadi vahendusel iga lepinguosalise delegatsiooni kavandatav koosseis.

Artikkel 6

Sekretariaat

Üks Euroopa Liidu Nõukogu peasekretariaadi ametnik ja üks Kuuba valitsuse ametnik täidavad koos ühisnõukogu sekretäri ülesandeid.

Artikkel 7

Kirjavahetus

1.   Ühisnõukogule adresseeritud kirjavahetus suunatakse ühele sekretärile, kes omakorda teavitab teist sekretäri.

2.   Mõlemad sekretärid tagavad, et kirjavahetus edastatakse eesistujale ja vajaduse korral ka ühisnõukogu liikmetele.

3.   Kooskõlas lõikega 2 edastatavad kirjad saadetakse vastavalt vajadusele Euroopa Komisjoni peasekretariaadile, Euroopa välisteenistusele, liikmesriikide alalistele esindustele Euroopa Liidu juures ning Kuuba Vabariigi esindusele Euroopa Liidu juures ja Kuuba Vabariigi välisministeeriumile.

4.   Sekretärid saadavad ühisnõukogu eesistuja teated adressaatidele ühisnõukogu eesistuja nimel. Vajaduse korral edastatakse kõnealused teated ühisnõukogu liikmetele vastavalt lõikele 3.

Artikkel 8

Konfidentsiaalsus

1.   Ühisnõukogu koosolekud ei ole avalikud, kui lepinguosalised ei otsustata teisiti.

2.   Kui lepinguosaline esitab ühisnõukogule konfidentsiaalsena tähistatud teavet, peab teine lepinguosaline seda teavet konfidentsiaalsena käsitlema.

Artikkel 9

Koosolekute päevakord

1.   Eesistuja koostab iga koosoleku esialgse päevakorra. Sekretärid edastavad selle artiklis 7 osutatud adressaatidele hiljemalt 15 kalendripäeva enne koosoleku toimumist.

2.   Esialgne päevakord sisaldab punkte, mille päevakorda lisamise taotluse on eesistuja saanud hiljemalt 21 kalendripäeva enne koosolekut. Esialgse päevakorra punktidele lisatakse asjakohased dokumendid, mis saadetakse sekretäridele enne päevakorra väljasaatmise kuupäeva.

3.   Ühisnõukogu võtab päevakorra vastu iga koosoleku alguses. Lepinguosaliste kokkuleppel võib päevakorda lisada punkte, mida esialgses päevakorras ei ole esitatud.

4.   Pärast lepinguosalistega konsulteerimist võib eesistuja lõigetes 1 ja 2 esitatud tähtaegu lühendada, et võtta arvesse konkreetse juhtumi asjaolusid.

5.   Ühisnõukogu võib lepinguosaliste nõusolekul kutsuda oma koosolekutele konkreetse valdkonna sõltumatuid eksperte vaatlejatena või esitama teavet konkreetse teema kohta. Lepinguosalised lepivad iga kord eraldi kokku tingimustes, mille alusel kõnealused eksperdid võivad koosolekutel osaleda, ning tagavad, et kõnealused eksperdid järgivad konfidentsiaalsusnõudeid.

Artikkel 10

Koosoleku protokoll

1.   Iga koosoleku esialgse protokolli koostavad mõlemad sekretärid ühiselt.

2.   Kui koosolekul ei lepita kokku teisiti, märgitakse protokollis üldreeglina iga päevakorrapunkti kohta:

a)	ühisnõukogule esitatud dokumendid;

b)	seisukohad, mida ühisnõukogu liige on palunud protokolli kanda, ning

c)	lepinguosaliste kokku lepitud küsimused, näiteks vastuvõetud otsused, kokkulepitud seisukohad ja järeldused.

3.   Protokolli kavand esitatakse heakskiitmiseks ühisnõukogule. Ühisnõukogu kinnitab esialgse protokolli oma järgmisel koosolekul. Ühisnõukogu võib esialgse protokolli kinnitada ka kirjalikult enne oma järgmist koosolekut.

Artikkel 11

Otsused ja soovitused

1.   Ühisnõukogu võtab vastu otsuseid ja annab soovitusi lepinguosaliste vastastikusel kokkuleppel ning pärast asjaomaste sisemenetluste lõpuleviimist.

2.   Lepinguosaliste kokkuleppel võib ühisnõukogu võtta vastu otsuseid ja anda soovitusi ka kirjaliku menetluse teel. Sel eesmärgil edastab ühisnõukogu eesistuja ettepaneku kavandi artikli 7 kohaselt liikmetele ning neile antakse tähtajaks vähemalt 21 kalendripäeva, mille jooksul nad peavad tegema teatavaks mis tahes reservatsioonid või muudatusettepanekud, mida nad soovivad teha. Pärast lepinguosalistega konsulteerimist võib eesistuja eespool esitatud tähtaegu lühendada, et võtta arvesse konkreetse juhtumi asjaolusid.

3.   Ühisnõukogu aktidele pannakse pealkirjaks kas „otsus“ või „soovitus“, millele järgneb järjekorranumber, vastuvõtmise aasta ja teema kirjeldus. Ühisnõukogu otsustele ja soovitustele kirjutab alla eesistuja ja need edastatakse kodukorra artiklis 7 osutatud adressaatidele. Iga lepinguosaline võib otsustada, kas avaldada ühisnõukogu otsuseid ja soovitusi oma vastavas ametlikus väljaandes.

4.   Kõik otsused jõustuvad vastuvõtmise kuupäeval, kui otsuses ei ole sätestatud teisiti.

Artikkel 12

Keeled

1.   Ühisnõukogu ametlikeks keelteks on inglise ja hispaania keel.

2.   Kui ei otsustata teisiti, tugineb ühisnõukogu oma aruteludes nendes keeltes koostatud dokumentidele.

Artikkel 13

Kulud

1.   Lepinguosalised kannavad ise kõik ühisnõukogu koosolekutel osalemisega seotud kulud, sealhulgas personali-, sõidu- ja elamiskulud ning posti- ja telekommunikatsioonikulud.

2.   Koosolekute suulise tõlke ning dokumentide kirjaliku tõlke ja paljundamisega seotud kulud kannab Euroopa Liit. Juhul kui Kuuba nõuab suulist või kirjalikku tõlget keelde ja keelest, mida ei ole käesoleva kodukorra artiklis 12 sätestatud, kannab ta ise sellega kaasnevad kulud.

3.   Muud koosoleku korraldusega seotud kulud kannab koosolekut võõrustav lepinguosaline.

Artikkel 14

Ühiskomitee

1.   Kooskõlas lepingu artikliga 82 abistab ühisnõukogu tema ülesannete täitmisel ühiskomitee. Ühiskomitee koosneb lepinguosaliste esindajatest, kes on tavaliselt kõrgemad ametnikud.

2.   Ühiskomitee valmistab ette ühisnõukogu koosolekuid ja arutelusid, rakendab asjakohasel juhul ühisnõukogu otsuseid ning tagab üldiselt vastastikuste suhte järjepidevuse ja lepingu nõuetekohase toimimise. Ühiskomitee käsitleb kõiki ühisnõukogu poolt talle suunatud küsimusi ning mis tahes muid küsimusi, mis tekivad lepingu rakendamise käigus. Komitee esitab ettepanekud ning otsuste ja soovituste eelnõud ühisnõukogule heakskiitmiseks.

3.   Ühiskomitee teeb otsuseid ja annab soovitusi talle lepinguga antud volituste alusel. Vastavalt lepingu artikli 82 lõikele 4 võib ühisnõukogu volitada ühiskomiteed otsuseid tegema.

4.   Kui lepingus osutatakse konsulteerimise kohustusele või võimalusele või kui lepinguosalised otsustavad vastastikusel kokkuleppel üksteisega konsulteerida, võivad asjaomased konsultatsioonid toimuda ühiskomitees, välja arvatud juhul, kui lepingus on ette nähtud teisiti. Mõlema lepinguosalise kokkuleppel võib konsulteerimine jätkuda ühisnõukogus.

Artikkel 15

Kodukorra muutmine

Kodukorda võib muuta ühisnõukogu otsusega vastavalt artiklile 11.

2. LISA

Ühiskomitee kodukord

Artikkel 1

Üldsätted

1.   Ühelt poolt Euroopa Liidu ja selle liikmesriikide ning teiselt poolt Kuuba Vabariigi vahelise poliitilise dialoogi ja koostöö lepingu (edaspidi „leping“) artikli 82 alusel moodustatud ühiskomitee abistab ühisnõukogu tema ülesannete täitmisel ning täidab lepingus sätestatud ning talle ühisnõukogu poolt määratud ülesandeid.

2.   Ühiskomitee valmistab ette ühisnõukogu koosolekuid ja arutelusid, vajaduse korral rakendab ühisnõukogu otsuseid ning tagab üldiselt suhete järjepidevuse ja lepingu nõuetekohase toimimise. Komitee käsitleb kõiki ühisnõukogu poolt talle suunatud küsimusi ning mis tahes muid küsimusi, mis tekivad lepingu igapäevase rakendamise käigus. Ühiskomitee esitab ühisnõukogule vastuvõtmiseks ettepanekuid ning otsuste ja soovituste eelnõusid.

3.   Vastavalt lepingu artikli 82 lõikele 1 koosneb ühiskomitee lepinguosaliste esindajatest kõrgemate ametnike tasandil, võttes arvesse arutusele tulevaid konkreetseid teemasid.

4.   Kodukorras nimetatud lepinguosalised on määratletud lepingu artiklis 84.

Artikkel 2

Eesistuja

Ühiskomitee eesistujaks on vaheldumisi (ühest koosolekust järgmiseni) Euroopa Liidu esindaja ja Kuuba Vabariigi esindaja. Esimesena on eesistuja Kuuba Vabariigi esindaja.

Artikkel 3

Koosolekud

1.   Kui pooled ei ole kokku leppinud teisiti, tuleb ühiskomitee kokku korrapäraselt, vähemalt kord aastas. Lepinguosaliste kokkuleppel võidakse kokku kutsuda ühiskomitee erikoosolekuid, kui üks lepinguosaline seda taotleb.

2.   Koosolekud kutsub kokku eesistuja lepinguosaliste kokkulepitud kuupäeval ja kohas. Kui lepinguosalised ei lepi kokku teisiti, saadab ühiskomitee sekretariaat koosolekukutse hiljemalt 28 kalendripäeva enne koosoleku algust.

3.   Võimaluse korral kutsutakse ühiskomitee korraline koosolek kokku aegsasti enne ühisnõukogu korralist koosolekut.

4.   Erandkorras võib mõlema lepinguosalise kokkuleppel ühiskomitee koosolekuid pidada tehnoloogiliste vahendite abil, näiteks videokonverentsina.

Artikkel 4

Delegatsioonid

Enne iga koosolekut teatatakse sekretariaadi vahendusel lepinguosalistele koosolekul osaleva delegatsiooni kavandatav koosseis.

Artikkel 5

Sekretariaat

Ühiskomitee sekretäridena tegutsevad ühiselt Euroopa Liidu ametnik ja Kuuba Vabariigi ametnik, kes täidavad sekretäri ülesandeid ühiselt vastastikuse usalduse ja koostöö vaimus, kui kodukorras ei ole sätestatud teisiti.

Artikkel 6

Kirjavahetus

1.   Ühiskomiteele adresseeritud kirjavahetus suunatakse ühele sekretärile, kes omakorda teavitab teist sekretäri.

2.   Sekretariaat tagab, et ühiskomiteele adresseeritud kirjad edastatakse eesistujale ja saadetakse asjakohasel juhul edasi vastavalt artiklile 7.

3.   Eesistuja kirjad saadab lepinguosalistele eesistuja nimel sekretariaat. Asjakohasel juhul edastatakse kõnealune kirjavahetus vastavalt artiklile 7.

Artikkel 7

Dokumendid

1.   Dokumente saadavad edasi sekretärid.

2.   Lepinguosaline edastab oma dokumendid oma sekretärile. Sekretär edastab kõnealused dokumendid põhjendamatu viivituseta teise lepinguosalise sekretärile.

3.   Kumbki sekretär saadab dokumendid edasi oma lepinguosalise vastutavatele esindajatele ning koopia nendest süstemaatiliselt teise lepinguosalise sekretärile.

Artikkel 8

Konfidentsiaalsus

Kui lepinguosalised ei otsusta teisiti, ei ole ühiskomitee koosolekud avalikud. Kui lepinguosaline esitab ühiskomiteele konfidentsiaalsena tähistatud teavet, peab teine lepinguosaline seda teavet konfidentsiaalsena käsitlema.

Artikkel 9

Koosolekute päevakord

1.   Sekretariaat koostab vastavalt artiklis 10 sätestatule lepinguosaliste tehtud ettepanekute põhjal iga koosoleku jaoks esialgse päevakorra ning operatiivjärelduste kavandi. Esialgne päevakord sisaldab punkte, mille päevakorda lisamise taotluse koos asjakohaste dokumentidega on üks lepinguosaline esitanud sekretariaadile hiljemalt 21 kalendripäeva enne koosolekut.

2.   Esialgne päevakord koos asjaomaste dokumentidega saadetakse edasi vastavalt artiklis 7 sätestatule vähemalt 15 kalendripäeva enne koosoleku kuupäeva.

3.   Iga koosoleku alguses võtab ühiskomitee vastu päevakorra. Esialgses päevakorras kajastamata punkti võib päevakorda lisada lepinguosaliste nõusolekul.

4.   Ühiskomitee koosoleku eesistuja võib teise lepinguosalise nõusolekul kutsuda ühiskomitee koosolekutele vastavalt vajadusele konkreetse valdkonna sõltumatuid eksperte esitama teavet konkreetse teema kohta. Lepinguosalised tagavad, et kõnealused vaatlejad või eksperdid järgivad konfidentsiaalsusnõudeid.

5.   Pärast lepinguosalistega konsulteerimist võib ühiskomitee koosolekut juhatav eesistuja lühendada lõigetes 1 ja 2 esitatud tähtaegu, et võtta arvesse konkreetse juhtumi asjaolusid.

Artikkel 10

Protokollid ja operatiivjäreldused

1.   Iga koosoleku esialgse protokolli koostavad mõlemad sekretärid ühiselt.

2.   Üldiselt märgitakse protokolli iga päevakorrapunkti kohta:

a)	osalejate nimekiri, osalejaid saatvate ametnike nimekiri ja koosolekul osalevate vaatlejate või ekspertide nimekiri;

b)	ühiskomiteele esitatud dokumendid;

c)	seisukohad, mille ühiskomitee on palunud protokolli kanda, ning

d)	koosoleku operatiivjäreldused.

3.   Koosoleku protokolli kavand esitatakse ühiskomiteele heakskiitmiseks. Ühiskomitee kinnitab protokolli oma järgmisel koosolekul või kirjalikult.

4.   Eesistujaks oleva lepinguosalise sekretär koostab iga koosoleku operatiivjärelduste kavandi, mis saadetakse lepinguosalistele edasi koos päevakorraga reeglina hiljemalt 15 kalendripäeva enne koosolekut. Kui lepinguosalised ei ole teisiti kokku leppinud, ajakohastatakse kõnealust kavandit koosoleku edenedes nii, et koosoleku lõppedes võtab ühiskomitee vastu operatiivjäreldused, milles kajastuvad lepinguosaliste võetavaid järelmeetmed. Pärast operatiivjäreldustes kokkuleppimist lisatakse need protokollile ning nende rakendamine vaadatakse läbi ühiskomitee järgmistel koosolekutel. Selleks võtab ühiskomitee vastu vormi, mis võimaldab siduda iga tegevuspunkti konkreetse tähtajaga.

Artikkel 11

Otsused ja soovitused

1.   Konkreetsetel juhtudel, kui lepinguga antakse ühiskomiteele volitused võtta vastu otsuseid või kui sellised volitused on talle andnud ühisnõukogu, võtab otsuseid vastu ühiskomitee. Ühiskomitee esitab ka soovitusi ühisnõukogule. Otsused ja soovitused võetakse vastu lepinguosaliste vastastikusel kokkuleppel ning pärast asjaomaste sisemenetluste lõpuleviimist. Eesistuja kirjutab alla igale otsusele ja soovitusele.

2.   Ühiskomitee võib vastu võtta otsuseid või anda soovitusi kirjaliku menetluse teel, kui lepinguosalised selles kokku lepivad. Kirjalik menetlus koosneb ametlikust teadete vahetusest kahe sekretäri vahel, kes tegutsevad kokkuleppel lepinguosalistega. Sel puhul edastatakse ettepaneku tekst artikli 7 kohaselt ning antakse tähtajaks vähemalt 21 kalendripäeva, mille jooksul tuleb teha teatavaks ka kõik märkused ja vastuväited. Pärast lepinguosalistega konsulteerimist võib ühiskomitee eesistuja seda tähtaega lühendada vastavalt konkreetse juhtumi asjaoludele. Pärast seda, kui tekstis on kokku lepitud, kirjutab eesistuja otsusele või soovitusele alla.

3.   Ühiskomitee aktide pealkiri on vastavalt vajadusele kas „otsus“ või „soovitus“, millele järgneb järjekorranumber, vastuvõtmise aasta ja teema kirjeldus. Otsus jõustub selle vastuvõtmise kuupäeval, kui selles ei ole sätestatud teisiti.

4.   Otsused ja soovitused saadetakse edasi lepinguosalistele.

5.   Kumbki pool võib otsustada, kas avaldada ühiskomitee otsused ja soovitused oma ametlikus väljaandes.

Artikkel 12

Aruanded

Ühiskomitee annab igal ühisnõukogu korralisel koosolekul ühisnõukogule aru enda ja oma allkomiteede tegevusest.

Artikkel 13

Keeled

1.   Ühisnõukogu ametlikud keeled on ühiskomitee ametlikeks keelteks.

2.   Ühiskomitee töökeelteks on inglise ja hispaania keel. Kui ei otsustata teisiti, tugineb ühiskomitee oma aruteludes kummaski keeles koostatud dokumentidele.

Artikkel 14

Kulud

1.   Lepinguosalised kannavad ise kõik ühiskomitee koosolekutel osalemisega seotud kulud, sealhulgas personali-, sõidu- ja elamiskulud ning posti- ja telekommunikatsioonikulud.

2.   Kulud, mis on seotud koosolekute korraldamise, dokumentide paljundamise ning koosolekute suulise ning dokumentide kirjaliku tõlkega inglise ja hispaania keelde või keelest, kannab koosolekut võõrustav lepinguosaline. Suulise ja kirjaliku tõlke kulud muudesse keeltesse või muudest keeltest kannab otseselt seda nõudev lepinguosaline.

Artikkel 15

Kodukorra muutmine

Käesolevat kodukorda võib muuta ühisnõukogu otsusega vastavalt ühisnõukogu kodukorra artiklile 11.

Artikkel 16

Allkomiteed

1.   Vastavalt lepingu artikli 83 lõikele 1 võib ühiskomitee lepingu rakendamiseks otsustada luua konkreetsete valdkondade jaoks allkomitee, mis aitab tal täita tema ülesandeid. Ühiskomitee võib otsustada saata sellise allkomitee laiali ning kehtestada selle kodukorra või seda muuta. Kui ei otsustata teisiti, alluvad kõnealused allkomiteed ühiskomiteele, millele nad esitavad aruande pärast iga oma koosolekut.

2.   Kui lepingus ei ole sätestatud teisiti või ühisnõukogus ei ole kokku lepitud teisiti, kohaldatakse käesolevat kodukorda mutatis mutandis lepinguga või lõike 1 kohaselt moodustatud allkomiteede suhtes.

3.   Allkomiteede koosolekuid võib pidada, kui selleks tekib vajadus, kohtudes kas Brüsselis või Kuubal, või näiteks videokonverentsi vahendusel. Allkomiteed moodustavad platvormi konkreetsetes valdkondades ühtlustamisel tehtud edusammude jälgimiseks, sellest protsessist tekkivate teatavate küsimuste ja probleemide arutamiseks ning soovituste ja operatiivjärelduste sõnastamiseks.

4.   Ühiskomitee sekretariaadile saadetakse koopia kogu allkomitee tegevusega seotud asjaomasest kirjavahetusest, dokumentidest ja teadetest.

5.   Kui lepinguosalised ei lepi ühisnõukogus kokku teisiti, on allkomiteedel ainult õigus anda ühiskomiteele soovitusi.