EUR-Lex Access to European Union law

Back to EUR-Lex homepage

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Document 32014R1042

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1042/2014, 25. juuli 2014 , millega täiendatakse määrust (EL) nr 514/2014 seoses vastutavate asutuste määramise, nende juhtimis- ja kontrollialaste ülesannete ning auditeerimisasutuste seisundi ja kohustustega

OJ L 289, 3.10.2014, p. 3–15 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

In force: This act has been changed. Current consolidated version: 16/10/2018

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_del/2014/1042/oj

3.10.2014   

ET

Euroopa Liidu Teataja

L 289/3


KOMISJONI DELEGEERITUD MÄÄRUS (EL) nr 1042/2014,

25. juuli 2014,

millega täiendatakse määrust (EL) nr 514/2014 seoses vastutavate asutuste määramise, nende juhtimis- ja kontrollialaste ülesannete ning auditeerimisasutuste seisundi ja kohustustega

EUROOPA KOMISJON,

võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut,

võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. aasta määrust (EL) nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted, (1) eriti selle artikli 26 lõiget 4 ja artikli 29 lõiget 1,

ning arvestades järgmist:

(1)

Selleks et tagada järjepidevus üldprogrammi „Solidaarsus ja rändevoogude juhtimine” varasemate, 2007.–2013. aasta finantsraamistiku fondide ning 2014.–2020. aasta finantsraamistiku erimääruste rakendamise vahel, on määruse (EL) nr 514/2014 väljatöötamisel suurel määral lähtutud varasemate fondide puhul kehtinud eeskirjadest, võttes seejuures arvesse muutusi, mida eelarve täitmises koostöös liikmesriikidega on tehtud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL, Euratom) nr 966/2012 (2).

(2)

Selleks et tagada riiklikke programme ellu viivate asutuste suutlikkus täita oma ülesandeid tulemuslikult ja kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 2 punktis a osutatud erimäärustes sätestatud eesmärkide ja prioriteetidega, tuleb kehtestada eeskirjad nende asutuste määramise, määramisega seotud järelevalve ja määramise lõpetamise kohta.

(3)

Selleks et tagada, et nende vastutusala võimaldab neil riikliku programmi elluviimist, on vaja kehtestada eeskirjad, milles oleks kindlaks määratud vastutavate asutuste juhtimis- ja kontrollialased ülesanded, eeskätt tingimused, mille alusel nad võivad osa oma ülesannetest delegeerida või tellida allhankena.

(4)

Riiklike programmide raames liidu toetuse saajate valimise ja toetuste määramise kord peaks vastama läbipaistvuse, mittediskrimineerimise ja võrdse kohtlemise põhimõtetele. Seega on vaja kehtestada tingimused, mida liikmesriigid peaksid täitma riiklike programmide meetmete rakendamisel, määrates eelkõige kindlaks, millistel asjaoludel võib vastutav asutus projekte otse ellu viia.

(5)

Auditid peaksid olema kõigis liikmesriikides tulemuslikud, piisava ulatusega ning läbi viidud vastavalt rahvusvahelistele auditeerimisstandarditele. Selleks peaks auditeerimisasutuste seisund ja auditeerimisstandardid olema selgelt kindlaks määratud.

(6)

Selleks et tagada, et auditeerimisasutuste auditeerimistegevus võimaldab neil oma auditiarvamusi põhjendada, tuleks määratleda eri tüüpi auditeerimistegevused.

(7)

Tähtis on, et auditeerimisasutuste tegevuse tulemustest teavitatakse õigeaegselt ja nõuetekohaselt määrajaasutust ning Euroopa Komisjoni. Eriti tähtis on, et liidu vahendite haldaja kinnitus ning lõplike auditiaruannete ja tehtud kontrollide iga-aastane kokkuvõte, mis edastatakse iga-aastase maksetaotluse osana, kajastaks õigesti auditeerimisasutuse tööd ja järeldusi. Seega peaks auditeerimisasutus osana oma auditeerimistööst tagama, et auditeerimistegevusega seotud teave leiab kõnealustes dokumentides piisavat kajastust.

(8)

Selleks et käesolevas määruses sätestatud meetmeid oleks võimalik viivitamata kohaldada ja et riiklike programmide heakskiitmine ja elluviimine ei viibiks, peaks käesolev määrus jõustuma järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.

(9)

Määrus (EL) nr 514/2014 ja seega ka käesolev määrus on Ühendkuningriigi ja Iirimaa suhtes siduvad.

(10)

Määrus (EL) nr 514/2014 ja käesolev määrus ei ole Taani suhtes siduvad,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:

I PEATÜKK

ÜLDSÄTTED

Artikkel 1

Mõisted

Käesoleva määruse kohaldamisel kasutatakse määruse (EL) nr 514/2014 mõisteid. Samuti kohaldatakse järgmisi mõisteid:

a)   „määrajaasutus”– liikmesriigi ministeeriumi tasandi asutus, millele on osutatud määruse (EL) nr 514/2014 artikli 26 lõikes 1 ja mis määrab vastutava asutuse;

b)   „pädevad asutused”– vastutav asutus, auditeerimisasutus ja vajaduse korral volitatud asutus, millele on osutatud määruse (EL) nr 514/2014 artikli 25 lõikes 1;

c)   „SFC2014”– elektrooniline andmevahetussüsteem, mis on loodud komisjoni rakendusmääruse (EL) nr 802/2014 artikliga 2 (3);

d)   „toetusleping”– leping või samaväärne õigusakt, mille alusel annab vastutav asutus toetusesaajale toetust projekti elluviimiseks riikliku programmi alusel.

II PEATÜKK

VASTUTAV ASUTUS

I JAGU

Vastutava asutuse määramine

Artikkel 2

Vastutava asutuse määramiskriteeriumid ja -kord

1.   Asutusel, mis määratakse vastutavaks asutuseks, peab olema halduskorraldus ja sisekontrolli süsteem, mis vastavad käesoleva määruse lisas sätestatud kriteeriumidele („määramiskriteeriumid”). Määramiskriteeriumites käsitletakse:

a)

sisekeskkonda,

b)

kontrollitegevusi,

c)

sisemist teavitamist ja teabevahetust,

d)

sisejärelevalvet ja -aruandlust.

Liikmesriigid võivad kehtestada täiendavaid määramiskriteeriume, et võtta arvesse vastutava asutuse suurust, ülesandeid ja muid omadusi.

2.   Määruse (EL) nr 514/2014 artikli 26 lõikes 3 osutatud auditeerimisorgan hindab, kas tulevane vastutav asutus vastab lisas esitatud määramiskriteeriumidele, ning esitab määrajaasutusele auditiaruandes oma auditeerimistulemused, järeldused ja arvamuse.

3.   Juhul kui määrajaasutus ei ole veendunud, et tulevane vastutav asutus vastab määramiskriteeriumidele, annab ta kõnealusele asutusele konkreetsed juhised mittevastavuste kõrvaldamiseks ning tähtaja vastavuse saavutamiseks, enne kui asutuse võib määrata vastutavaks asutuseks.

Kuni vastavuse saavutamiseni võib asutuse kuni 12 kuuks ajutiselt määrata vastutavaks asutuseks. Kõnealuse ajutise määramise pikkus peab olema proportsionaalne avastatud mittevastavustega.

4.   Vastutava asutuse määramisel teavitab liikmesriik komisjoni viivitamata SFC2014 abil. Teates esitab liikmesriik dokumendid, mis sisaldavad järgmist:

a)

ülesannete üldine jaotus vastutava asutuse üksuste vahel;

b)

vajaduse korral vastutava asutuse seos volitatud asutustega, delegeeritavad ülesanded ning nende delegeeritavate ülesannete järelevalveks ettenähtud peamised menetlused ning

c)

toetusesaajate esitatud rahaliste nõuete läbivaatamise ning kulude kinnitamise ja kajastamise peamiste menetluste kokkuvõte.

Artikkel 3

Vastutava asutuse järelevalve ja määramise läbivaatamine

1.   Määrajaasutus teostab vastutava asutuse üle järelevalvet, eelkõige käesoleva määruse artikli 14 lõikes 2 osutatud teabe alusel, ja jälgib kõigi avastatud puuduste kõrvaldamist.

2.   Liikmesriigid tagavad, et teave selle kohta, et vastutav asutus ei vasta enam määramiskriteeriumidele, edastatakse viivitamata määrajaasutusele.

3.   Kui vastutav asutus ei vasta enam täielikult määramiskriteeriumidele või kui selle sisekontrolli süsteem on nii puudulik, et kahjustab asutuse suutlikkust täita oma ülesandeid, kehtestab määrajaasutus vastutavale asutusele katseaja. Sellistel juhtudel koostab määrajaasutus vastutavale asutusele puuduste kõrvaldamise kava, mis tuleb ellu viia mittevastavuse või puuduse raskusastmele vastava tähtaja jooksul. See tähtaeg ei tohi olla pikem kui 12 kuud alates katseaja algusest.

4.   Määrajaasutus teavitab viivitamata komisjoni kõigist lõike 3 alusel koostatud puuduste kõrvaldamise kavadest ning hoiab komisjoni kursis kava elluviimise käiguga.

5.   Kui vastutava asutuse määramine lõpetatakse, määrab määrajaasutus viivitamata teise vastutava asutuse kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikliga 26 ja käesoleva määruse artikliga 2, et tagada maksete katkematu laekumine toetusesaajatele.

6.   Kui komisjon leiab, et liikmesriik ei ole täitnud oma kohustust koostada puuduste kõrvaldamise kava vastavalt lõikele 3 või et vastutav asutus on säilitanud oma seisundi, ehkki puuduste kõrvaldamise kava ei ole täidetud kindlaksmääratud tähtajaks, käsitleb komisjon kõiki ülejäänud puudusi määruse (EL) nr 514/2014 artikliga 47 ette nähtud vastavuskontrolli menetluse abil.

II JAGU

Vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollialased ülesanded

Artikkel 4

Vastutava asutuse ülesanded

Vastutav asutus kohustub riiklikku programmi juhtima ja ellu viima kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtetega. Vastutav asutus:

a)

konsulteerib partneritega vastavalt määruse (EL) nr 514/2014 artikli 12 lõikele 1;

b)

tagab määruse (EL) nr 514/2014 artikli 12 lõikes 4 osutatud järelevalvekomitee nõuetekohase töö;

c)

esitab komisjonile taotluse riikliku programmi ja selle muudetud versioonide kohta vastavalt määruse (EL) nr 514/2014 artiklile 14, kasutades andmevahetussüsteemi SFC2014;

d)

määrab kindlaks ja kehtestab toetuskõlblikkuse eeskirjad ja projektikulud kõigile tegevustele, tagades võrdse kohtlemise põhimõtte ning vältides huvide konflikti kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtetega;

e)

korraldab pakkumismenetlusi ja projektikonkursse ning järgnevat riikliku programmi raames rahastatavate projektide valimist ja toetuste määramist ning levitab nendekohast teavet kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 2 punktis a osutatud erimääruste reguleerimisala ja eesmärkidega ning käesoleva määruse artiklis 9 sätestatud kriteeriumidega;

f)

tagab väljakujunenud süsteemid, et koguda andmeid, mis on vajalikud selleks, et teavitada komisjoni üldistest ja programmipõhistest näitajatest, ja muid andmeid programmi ja projektide elluviimise kohta;

g)

võtab komisjonilt vastu makseid ja teeb makseid toetusesaajatele;

h)

tagab järjepidevuse ja täiendavuse erimääruste ning muude asjaomaste siseriiklike ja liidu õigusaktide alusel toimuva kaasrahastamise vahel;

i)

vastutab projektide järelevalve eest ja kontrollib, kas projektide kohta deklareeritud kulud on tegelikkuses kantud ning vastavad liidu ja siseriiklikele eeskirjadele;

j)

tagab riikliku programmi iga projekti puhul raamatupidamisdokumentide salvestamiseks ja säilitamiseks vajaliku arvutisüsteemi ning finantsjuhtimiseks, järelevalveks, kontrolliks ja hindamiseks vajalike rakendamisandmete kogumise;

k)

tagab, ilma et see piiraks siseriiklike raamatupidamiseeskirjade kohaldamist, et toetusesaajad ja muud riikliku programmi alusel rahastatavate projektide elluviimisse kaasatud asutused kasutavad kõigi projektiga seotud tehingute puhul eraldi raamatupidamissüsteemi või nõuetekohaseid raamatupidamiskoode;

l)

tagab, et määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 56 ja artikli 57 lõikes 1 osutatud riikliku programmi hindamised tehakse ettenähtud tähtaegade jooksul;

m)

tagab, et sõltumatud hindajad saavad määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 56 ja artikli 57 lõikes 1 osutatud hindamise tegemiseks ja hindamisaruande koostamiseks kogu vajaliku teabe riikliku programmi juhtimise kohta;

n)

kehtestab korra, millega tagatakse, et kõigil kulude, otsuste ja kontrollitegevustega seotud dokumentidel on nõuetekohane kontrolljälg ning et neid säilitatakse kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 27 lõike 5 alusel vastu võetud komisjoni rakendusmäärustega;

o)

tagab, et auditeerimisasutus saab määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 29 osutatud auditite tegemiseks ja auditiarvamuse koostamiseks kogu vajaliku teabe rakendatud juhtimis- ja kontrollimenetluste ning erimääruste alusel rahastatud kulude kohta;

p)

koostab määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 54 osutatud rakendamise aruanded ja määruse (EL) nr 514/2014 artikli 57 lõikes 1 osutatud hindamisaruanded ning esitab need komisjonile SFC2014 abil;

q)

koostab maksetaotluse määruse (EL) nr 514/2014 artikli 44 kohaselt ning esitab selle komisjonile SFC2014 abil;

r)

täidab teabe ja avalikustamisega seotud ülesandeid ning levitab programmi tulemusi määruse (EL) nr 514/2014 artikli 53 kohaselt;

s)

teeb halduskontrolle ja kohapealseid kontrolle määruse (EL) nr 514/2014 artikli 27 kohaselt;

t)

teeb koostööd komisjoniga ja vastutavate asutustega teistes liikmesriikides ning

u)

reageerib auditeerimisasutuse audititulemustele, rakendades vastavaid meetmeid või, juhul kui audititulemustega ei saa nõustuda, esitades üksikasjaliku põhjenduse.

Artikkel 5

Volitatud asutus

1.   Vastutav asutus võib delegeerida oma ülesanded osaliselt või täielikult volitatud asutusele kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 25 lõike 1 punktiga c. Ülesannete delegeerimisel järgitakse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtteid ning tagatakse mittediskrimineerimise ja liidu rahastamise nähtavuse põhimõtte järgimine. Delegeeritavad ülesanded ei tohi põhjustada huvide konflikti.

2.   Vastutava asutuse poolt volitatud asutusele delegeeritud ülesannete ulatus ja nende täitmise üksikasjalik kord tuleb sätestada dokumendis, mille allkirjastavad vastutav asutus ja volitatud asutus. Kõnealune delegeerimisakt sisaldab vähemalt järgmisi andmeid:

a)

asjaomane erimäärus;

b)

volitatud asutusele usaldatud ülesanne/ülesanded;

c)

volitatud asutuse kohustus kontrollida toetusesaajate vastavust liidu ja siseriiklikele eeskirjadele;

d)

volitatud asutuse kohustus kehtestada ja säilitada tema kohustuste täitmiseks kohandatud organisatsiooniline struktuur ning juhtimis- ja kontrollisüsteem;

e)

teave ja tõendavad dokumendid, mida volitatud asutus on kohustatud esitama vastutavale asutusele ning nende esitamise tähtajad ning

f)

järelevalvemehhanism, mida vastutav asutus kohaldab volitatud asutuse suhtes.

3.   Määruse (EL) nr 514/2014 artikli 25 lõike 1 punkti a kohaselt suhtlust komisjoniga ei delegeerita. Volitatud asutus suhtleb komisjoniga vastutava asutuse kaudu.

4.   Kui volitatud asutus ei ole riiklik haldusorgan või siseriikliku õigusega reguleeritud eraõiguslik asutus, mis osutab avalikke teenuseid, ei tohi vastutav asutus delegeerida sellisele asutusele täidesaatvat võimu, millega kaasneb laiaulatuslik kaalutlusõigus, mis eeldab poliitiliste valikute tegemist.

5.   Vastutav asutus jääb delegeeritud ülesannete eest vastutavaks. Vastutav asutus vaatab delegeeritud ülesanded korrapäraselt läbi, veendumaks, et tehtud töö on rahuldav ning kooskõlas liidu ja siseriiklike eeskirjadega.

6.   Delegeeritud ülesannete puhul kehtib käesolev määrus analoogselt ka volitatud asutusele.

Artikkel 6

Ülesannete delegeerimine allhanke kaudu

Vastutav asutus võib osa ülesannetest delegeerida allhanke kaudu. Seejuures jääb ta nende ülesannete eest vastutavaks.

Vastutav asutus vaatab allhanke kaudu delegeeritud ülesanded korrapäraselt läbi, veendumaks, et tehtud töö on rahuldav ning kooskõlas liidu ja siseriiklike eeskirjadega.

III JAGU

Vastutava asutuse kohustused seoses riikliku sekkumisega

Artikkel 7

Vastutava asutuse roll toetusi andva asutusena

1.   Reeglina annab vastutav asutus projektidele toetusi riikliku programmi raames ning avalike konkursikutsete alusel.

2.   Vastutav asutus võib anda projektide toetusi ka piiratud konkursikutsete alusel.

Piiratud konkursikutsed on suunatud üksnes valitud organisatsioonidele, seda projekti iseärasuste või taotlusi esitama kutsutud asutuste tehnilise või halduspädevuse tõttu.

Piiratud konkursikutse kasutamist põhjendatakse konkursikutses.

3.   Vastutav asutus võib anda toetusi otse, kui projekti iseärasuste või asjaomaste asutuste tehnilise või halduspädevuse tõttu, näiteks de jure või de facto monopoolse seisundi tõttu ei ole muid võimalusi.

Otse antud toetusi põhjendatakse toetuse andmise otsuses.

4.   Nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel, sealhulgas selliste mitmeaastaste projektide pikendamisel, mis valiti välja pärast eelmist konkursikutset, või erakorralistes olukordades võib toetusi anda ilma konkursikutseta.

Toetuse andmist ilma konkursikutseta põhjendatakse toetuse andmise otsuses.

5.   Kui vastutav asutus tegutseb toetusi andva asutusena, ei tohi vastutav asutus ega ükski volitatud asutus olla käesoleva artikli kohaselt antud toetuse saaja.

6.   Vastutav asutus määrab asutuse, kellel on õigus toetusi anda, ning tagab huvide konflikti ärahoidmise, eelkõige juhul, kui taotlejad on riigiasutused.

Artikkel 8

Tingimused, mida vastutav asutus peab järgima täidesaatva asutusena

1.   Vastutav asutus võib otsustada projektid ellu viia otse, tegutsedes üksinda või koos mis tahes muu riigiasutusega haldusvolituste, tehnilise pädevuse või selle tõttu, et projekti iseärasustest, näiteks de jure monopoolsest seisundist või turvanõuetest, tingituna ei ole teistsugune elluviimine võimalik. Sellistel juhtudel on toetuse saajaks vastutav asutus.

2.   Vastutava asutuse põhjendused täidesaatva asutusena tegutsemiseks ning seotud riigiasutuste valimiseks lõike 1 kohaselt esitatakse komisjonile rakendamise aastaaruandes, millele on osutatud määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 54.

3.   Projekte täidesaatva asutusena ellu viies järgib vastutav asutus kulutustele vastava tulu saamise põhimõtet ja ennetab huvide konflikti tekkimist.

4.   Haldusotsus riikliku programmi toetatava projekti kaasrahastamise kohta peab sisaldama teavet, mis on vajalik kaasrahastatavate toodete ja teenuste rakendamise järelevalveks ning tehtud kulutuste kontrollimiseks.

5.   Kui vastutavalt asutuselt oodatakse pidevat tegutsemist täidesaatva asutusena, siis:

a)

vastutav asutus ja auditeerimisasutus ei tohi olla sama asutuse osad, välja arvatud juhul, kui auditeerimisasutus annab aru mõnele välisele asutusele ja kui auditi sõltumatus on tagatud, ning

b)

vastutava asutuse artiklis 4 määratud ülesannete täitmine ei tohi saada kahju.

Artikkel 9

Valimise ja toetuse andmise menetlus

1.   Artikli 7 lõikes 1 osutatud konkursikutsed avaldatakse viisil, mis tagab avaliku konkursi ning võimalike toetusesaajate piisava tähelepanu. Igasugune märkimisväärne muudatus konkursikutses avaldatakse samal viisil.

Artikli 7 lõigetes 1 ja 2 osutatud konkursikutsetes määratakse kindlaks vähemalt järgnev:

a)

eesmärgid;

b)

valiku- ja hindamiskriteeriumid;

c)

liidu- ja vajaduse korral riigipoolse rahastamise kord, kaasa arvatud vajaduse korral võimalus kehtestada suurem kaasrahastamise määr kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 16 lõikega 5;

d)

taotluste esitamise kord ja tähtaeg;

e)

kulude toetuskõlblikkuse eeskirjad;

f)

projekti kestus ning

g)

finants- ja muu teave, mida tuleb säilitada ja edastada.

2.   Vastutav asutus peab enne toetuse andmise otsuse tegemist olema kindel, et projekti abisaajad on suutelised täitma valiku- ja hindamiskriteeriume.

3.   Vastutav asutus kehtestab taotluste vastuvõtmise korra. Vastutav asutus teeb konkursikutses kindaksmääratud kriteeriumide alusel ning läbipaistval ja mittediskrimineerival viisil taotlustele ametliku, tehnilise ja eelarveanalüüsi ning kvalitatiivse hindamise. Vastutav asutus dokumenteerib muude taotluste tagasilükkamise põhjused.

4.   Toetuse andmise otsuses märgitakse ära vähemalt toetusesaajate nimed, projekti peamised üksikasjad ja selle tegevuseesmärgid, liidu toetuse maksimaalne summa ning kaasrahastamise maksimaalne osakaal toetuskõlblikes kogukuludes.

5.   Vastutav asutus teavitab taotlejaid oma otsusest kirjalikult. Vastutav asutus esitab mitteedukatele kandidaatidele nende tagasilükkamise põhjused koos viidetega valiku- ja hindamiskriteeriumidele.

Artikkel 10

Toetusi käsitlevad dokumendid juhul, kui vastutav asutus tegutseb toetust andva asutusena

1.   Juhul kui vastutav asutus tegutseb toetust andva asutusena, peab ta kehtestama projektijuhtimise korra, mis nõuab vähemalt järgmist:

a)

toetuslepingute sõlmimine toetusesaajatega;

b)

toetuslepingute ja nende mis tahes muudatuste järelevalve halduslike vahenditega, nagu kirjavahetus või kirjalikud aruanded.

2.   Toetusleping peab sisaldama või seal peab olema osutatud:

a)

liidu toetuse maksimaalne summa;

b)

liidu toetuse ülemmäär vastavalt asjaomasele erimäärusele;

c)

projekti üksikasjalik kirjeldus ja ajakava;

d)

vajaduse korral peamised ülesanded, mille täitmiseks toetusesaaja kavatseb sõlmida allhankelepingu kolmandate isikutega, ja nendega kaasnevad kulud;

e)

projekti kokkulepitud esialgne eelarve ja rahastamiskava, sealhulgas kulud ja tulud, vastavalt toetuskõlblikkuse eeskirjale;

f)

liidu toetussumma suuruse arvutamine projekti lõppedes;

g)

lepingu ajakava ja rakendussätted, sealhulgas aruandluskohustuse, lepingu muutmise ja lepingu lõpetamise sätted;

h)

projekti tegevuseesmärgid, sealhulgas arvudes väljendatud eesmärgid ja aruannetesse kaasatavad näitajad;

i)

säte, millega nõutakse toetusesaajalt õigeaegset andmete kogumist erimääruses sätestatud ühiste näitajate ja võimalike programmipõhiste näitajate kohta ning nende andmete esitamist vähemalt kord aastas;

j)

toetuskõlblike kulude mõiste, sealhulgas vajaduse korral ühikuhindade astmiku, ühekordsete maksete ja kindlamääraliste maksete määramise metoodika kirjeldus;

k)

raamatupidamisnõuded ja toetuse maksmise tingimused;

l)

kontrolljäljega seotud tingimused;

m)

andmekaitse sätted ning

n)

avalikustamist reguleerivad sätted.

3.   Üldreeglina allkirjastatakse toetuslepingud enne seda, kui riiklikust programmist rahastatavad projekti tegevused algavad.

4.   Toetuslepingutes sätestatakse sõnaselgelt, et komisjoni või tema esindajate ja kontrollikoja pädevuses on auditeerida kõiki toetusesaajaid, töövõtjaid ja alltöövõtjaid, keda liit riikliku programmi raames rahastab, ning teha seda dokumentide kontrolli ja kohapealsete kontrollide abil.

Artikkel 11

Toetusi käsitlevad dokumendid juhul, kui vastutav asutus tegutseb täidesaatva asutusena

1.   Juhul kui vastutav asutus tegutseb täidesaatva asutusena, peab ta kehtestama projektijuhtimise korra, millega nõutakse vähemalt järgmist:

a)

ametlik haldusotsus projektide kaasrahastamise kohta ning

b)

haldusotsuse ja selle mis tahes muudatuste järelevalve halduslike vahenditega, nagu kirjavahetus või kirjalikud aruanded.

2.   Haldusotsus peab sisaldama või seal peab olema osutatud:

a)

liidu toetuse maksimaalne summa;

b)

liidu toetuse ülemmäär vastavalt asjaomasele erimäärusele;

c)

projekti üksikasjalik kirjeldus ja ajakava;

d)

vajaduse korral peamised ülesanded, mille täitmiseks toetusesaaja kavatseb sõlmida allhankelepingu kolmandate isikutega, ja nendega kaasnevad kulud;

e)

projekti kokkulepitud esialgne eelarve ja rahastamiskava, sealhulgas kulud ja tulud, vastavalt toetuskõlblikkuse eeskirjale;

f)

liidu toetussumma suuruse arvutamine projekti lõppedes;

g)

projekti tegevuseesmärgid, sealhulgas arvudes väljendatud eesmärgid ja kasutatavad näitajad;

h)

säte, millega nõutakse vastutavalt asutuselt andmete kogumist erimääruses sätestatud ühiste näitajate ja võimalike programmipõhiste näitajate kohta ning nende andmete esitamist vähemalt kord aastas;

i)

toetuskõlblike kulude mõiste, sealhulgas vajaduse korral ühikuhindade astmiku, ühekordsete maksete ja kindlamääraliste maksete määramise metoodika kirjeldus;

j)

raamatupidamisnõuded ja toetuse maksmise tingimused;

k)

kontrolljäljega seotud tingimused;

l)

andmekaitse sätted ning

m)

avalikustamist reguleerivad sätted.

3.   Üldreeglina võetakse haldusotsus vastu enne seda, kui riiklikust programmist rahastatavad projekti tegevused algavad.

4.   Haldusotsuses sätestatakse sõnaselgelt, et komisjoni või tema esindajate ja kontrollikoja pädevuses on auditeerida kõiki toetusesaajaid, töövõtjaid ja alltöövõtjaid, keda liit riikliku programmi raames rahastab, ning teha seda dokumentide kontrolli ja kohapealsete kontrollide abil.

III PEATÜKK

AUDITEERIMISASUTUSE SEISUND JA KOHUSTUSED SEOSES AUDITITEGA

Artikkel 12

Auditeerimisasutuse seisund

1.   Kooskõlas määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 59 lõike 5 teise lõiguga ning määruse (EL) nr 514/2014 artikli 25 lõike 1 punktiga b on auditeerimisasutus oma ülesannetes vastutavast asutusest sõltumatu. Sõltumatuseks ülesannete täitmisel loetakse seda, kui puudub hierarhiline seos auditeerimisasutuse ja vastutava asutuse vahel ning kui auditeerimisasutus on oma seisukohtades ja avaldustes täielikult iseseisev.

2.   Kogu auditeerimistöö tehakse kooskõlas rahvusvaheliselt aktsepteeritud auditeerimisstandarditega.

Artikkel 13

Auditeerimisteenuste tellimine allhankena

Auditeerimisasutus võib tellida osa auditeerimistööst allhankena teiselt auditeerimisorganilt, tingimusel et teine auditeerimisorgan on oma ülesannetes vastutavast asutusest sõltumatu. Auditeerimisasutus jääb vastutavaks allhankena tellitud töö eest.

Allhankena tellitud auditid tehakse kooskõlas rahvusvaheliselt aktsepteeritud auditeerimisstandarditega ning auditeerimisasutuse hoolika järelevalve ja juhtimise all.

Artikkel 14

Auditid

1.   Selleks et esitada määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 59 lõike 5 teises lõigus osutatud arvamus, teeb auditeerimisasutus süsteemi- ja finantsauditid.

2.   Süsteemiauditite ülesanne on kontrollida, kas vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemid on toiminud tulemuslikult, tagades piisava kindluse, et raamatupidamise aastaaruannetes kajastuvad kulud on seaduslikud ja korrektsed.Nende auditite põhjal teeb auditeerimisasutus kindlaks, kas vastutav asutus vastab jätkuvalt lisas sätestatud määramiskriteeriumidele.

3.   Finantsauditid tehakse selleks, et tagada piisav kindlus, et raamatupidamise aastaaruanded annavad õige ja õiglase ülevaate vastutava asutuse deklareeritud kuludest.

Selleks et hinnata, kas aruanded annavad õige ja õiglase ülevaate, kontrollib auditeerimisasutus, kas kõik tehtud kulud ning avalikult sektorilt saadud toetused, mis majandusaasta vältel on vastutava asutuse raamatupidamisarvestusse kantud, on raamatupidamissüsteemis nõuetekohaselt kajastatud ning vastavad tõendavatele raamatupidamisdokumentidele, mida vastutav asutus säilitab. Eelkõige kohustub auditeerimisasutus nimetatud raamatupidamisarvestuse põhjal:

a)

kontrollima, kas komisjonile esitatud iga-aastases lõppmaksetaotluses deklareeritud toetuskõlblikud kogukulud vastavad vastutava asutuse raamatupidamisarvestuses kajastatud kogukuludele, ning kui esineb lahknevusi, siis kas nende vastavusse viimiseks vajalike summade kohta on raamatupidamisarvestuses antud piisavad selgitused;

b)

kontrollima, kas majandusaasta jooksul tühistatud ja tagasi nõutud summad, majandusaasta lõpu seisuga tagasinõudmisele kuuluvad summad ning summad, mida ei ole võimalik tagasi nõuda, vastavad vastutava asutuse raamatupidamissüsteemi sisestatud summadele ning põhinevad vastutava asutuse dokumenteeritud otsustel;

c)

veenduma, et vastutav asutus on teinud haldus- ja kohapealsed kontrollid määruse (EL) nr 514/2014 artikli 27 kohaselt.

Punktides a, b ja c osutatud kontrollimisi võib teha valimi alusel.

4.   Osana süsteemi- ja finantsaudititest teeb auditeerimisasutus uuesti mõne vastutava asutuse tehtud haldus- või kohapealsetest kontrollidest. Auditeerimisasutus määrab riskihindamise alusel kindlaks kordusauditi ulatuse.

5.   Juhul kui auditeerimisasutuse süsteemi- või finantsauditite käigus avastatakse olulisi nõrkusi vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemide tulemuslikus toimimises, kohustub auditeerimisasutus:

a)

hindama nimetatud nõrkuste finants- ja tegevusalast mõju;

b)

esitama vastutavale asutusele nõuetekohaseid soovitusi parandus- ja ennetusmeetmete võtmiseks;

c)

jälgima nende meetmete rakendamist vastutava asutuse poolt ning hindama, kas tegevuskava juhtimis- ja kontrollisüsteemide tulemusliku toimimise taastamiseks on rakendatud.

6.   Pärast lõigetes 1–3 osutatud auditeerimistegevuse lõpuleviimist esitab auditeerimisasutus tulemustest aruande määrajaasutusele, märkides, kas vastutav asutus vastab tema arvates jätkuvalt määramiskriteeriumidele.

7.   Auditeerimisasutus tagab, et vastutav asutus esitab kogu lõigetes 1–3 osutatud auditeerimistegevusega seotud teabe nõuetekohaselt Euroopa Komisjonile.

IV PEATÜKK

LÕPPSÄTE

Artikkel 15

Jõustumine

Käesolev määrus jõustub järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.

Käesolev määrus on tervikuna siduv ja aluslepingute kohaselt liikmesriikides vahetult kohaldatav.

Brüssel, 25. juuli 2014

Komisjoni nimel

president

José Manuel BARROSO


(1)  ELT L 150, 20.5.2014, lk 112.

(2)  Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL, Euratom) nr 966/2012, 25. oktoober 2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ning millega tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 (ELT L 298, 26.10.2012, lk 1).

(3)  Komisjoni rakendusmäärus (EL) nr 802/2014, 24. juuli 2014, millega määratakse kindlaks riiklike programmide näidised ning komisjoni ja liikmesriikide vahelise elektroonilise andmevahetussüsteemi tingimused vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusele (EL) nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted (ELT L 219, 25.7.2014, lk 22).


LISA

Vastutava asutuse määramise kriteeriumid

1.   Sisekeskkond

A)   Organisatsiooniline struktuur

(1)

Organisatsiooniline struktuur, mis võimaldab vastutaval asutusel täita artiklis 4 sätestatud ülesandeid.

(2)

Organisatsioonilist struktuuri kirjeldab organisatsiooni skeem, millel on näidatud ülesannete ja kohustuste selge jaotus.

B)   Inimressurssidega seotud nõuded

(1)

Piisavad inimressursid artiklis 4 kirjeldatud ülesannete täitmiseks.

(2)

Ülesannete lahusus, nii et iga töötaja täidab riikliku programmi arvele kantavate kulude kinnitamisel, väljamaksmisel või arvestamisel ainult üht funktsiooni ning tema tööd kontrollib seejuures teine töötaja.

(3)

Iga töötaja ülesannete kirjalik määratlus, sealhulgas tema finantsvolituste piirid.

(4)

Töötajate piisav koolitus.

(5)

Huvide konflikti vältimise kord, kaasa arvatud juhul, kui vastutaval või strateegilisel ametikohal olev töötaja, kes tegeleb nõuete kontrollimise, heakskiitmise, väljamaksmise ja arvestamisega, täidab väljaspool vastutavat asutust ka muid ülesandeid.

2.   Kontrollitegevused

A)   Projektide valimine

(1)

Projektide valimist ja toetuste määramist käsitlev kord artikli 9 kohaselt.

(2)

Toetuslepingute sisu ja sõlmimist ning haldusotsuseid käsitlev kord artiklite 10 ja 11 kohaselt.

B)   Haldus- ja kohapealsete kontrollide kord

(1)

Kord vastutava asutuse juhtkonna teavitamiseks tehtud kontrollide tulemustest asjakohasel tasandil, korrapäraselt ja õigel ajal, et vaadata kontrollistrateegia ja sisekontrolli menetlused süsteemsete puuduste avastamise korral või vastavalt vajadusele läbi.

(2)

Valimi koostamise meetod, mida kasutatakse, kui haldus- või kohapealsed kontrollid ei ole ammendavad, vaid hõlmavad ainult valimit, ning vasturääkivusi ja eeskirjade eiramist käsitleva aruandluse kord.

(3)

Juhul kui rahaliste nõuete kontrollidega seotud dokumente (paberkandjal või elektrooniliselt) säilitab mõni muu asutus, siis kõnealuse asutuse ja vastutava asutuse koostatud menetlused, millega tagatakse, et vastutaval asutusel on juurdepääs nimetatud dokumentidele.

C)   Toetusesaaja esitatud rahaliste nõuete hüvitamise kinnitamise kord

(1)

Toetuslepingute, haldusotsuste ja lepingute rakendamise järelevalve tagamise kord vastavalt lepingutingimustele.

(2)

Toetusesaaja esitatud rahaliste nõuete vastuvõtmise, registreerimise ja töötlemise kord, mis sisaldab eelkõige kasutatavate dokumentide kirjeldust ning tehtud töö kontrollimise korda.

(3)

Kontrollnimekiri igalt kinnitamise, kaasa arvatud tehtud tööde kontrolli eest vastutavalt töötajalt nõutud kontrollide kohta.

(4)

Kord maksekorralduse andmiseks, sealhulgas liidu ja siseriiklikele eekirjadele vastavuse kontrollimiseks ning määruse (EL) nr 514/2014 artikli 5 lõikes 2 ja artiklis 27 nõutud kontrollide tegemiseks, et ennetada ja avastada pettusi ja eeskirjade eiramist eeskätt olemasolevat riski arvesse võttes.

D)   Maksekord

(1)

Kord, millega tagatakse, et maksed tehakse ainult toetusesaajate pangakontole ning et makseid ei tehta sularahas.

(2)

Kord, millega tagatakse, et kõik ülekandmata maksed kantakse tagasi riikliku programmi eelarvesse.

E)   Raamatupidamisarvestuse kord

Raamatupidamisarvestuse kord, millega tagatakse, et aastaaruanded on täielikud ja täpsed ja esitatakse õigel ajal ning et kõik vead ja puudujäägid avastatakse ja korrigeeritakse eelkõige korrapärase kontrolli ja võrdlemise teel.

F)   Ettemaksete kord

(1)

Kord, millega tagatakse, et ettemaksed toetusesaajatele näidatakse raamatupidamisdokumentides eraldi.

(2)

Kord, millega tagatakse, et ettemaksed tasaarvestatakse kindlaksmääratud tähtaja jooksul ning tähtaegselt tasaarvestamata ettemaksed selgitatakse välja.

G)   Võlgade arvestamise kord

(1)

Kord, millega tagatakse, et punktides A–D nimetatud kriteeriume kohaldatakse vajalike muudatustega selliste summade suhtes, mis vastutav asutus peab sisse nõudma kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 21 punktiga h.

(2)

Kord, millega tagatakse nõuetekohased järelmeetmed väljastatud sissenõudekorraldustele ja vajadusel viivisele.

(3)

Kord, millega tagatakse, et kui sissenõudmine ei ole võimalik, selgitatakse välja põhjus, et hinnata, kas liikmesriik peaks summa liidule hüvitama.

(4)

Süsteem kõigi saadaolevate summade väljaselgitamiseks ja kõigi selliste võlgnevuste kandmiseks võlgnike registrisse enne nende kättesaamist.

(5)

Kord, millega tagatakse, et võlgnike register vaadatakse korrapäraselt läbi, et tagada selle usaldusväärsus ja täielikkus.

H)   Eeskirjade eiramise avastamise kord ja pettusevastane võitlus

(1)

Eeskirjade eiramise määratlused liidu nõuete kohaselt.

(2)

Mehhanismid, millega tagatakse eeskirjade eiramise õigeaegne avastamine ja viivitamatu parandusmeetme võtmine.

(3)

Proportsionaalsete pettusevastaste meetmete kehtestamise kord.

(4)

Kord, millega tagatakse komisjoni teavitamine eeskirjade eiramise juhtumitest ning vajadusel parandusmeetmetest aastaaruannetes.

I)   Kontrolljälg

Kord, millega tagatakse piisav kontrolljälg kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 27 lõike 5 alusel vastu võetud rakendusmäärusega, esitades vastutavas asutuses säilitatavaid tõendavaid dokumente projektide valimise, toetusesaajate esitatud rahaliste nõuete kinnitamise, arvestamise ja väljamaksmise ning ettemaksete ja võlgade käsitlemise kohta.

3.   Sisemine teavitamine ja teabevahetus

A)   Teabevahetus

(1)

Kord, millega tagatakse, et:

(a)

kõik muudatused liidu õigusaktides registreeritakse;

(b)

juhendeid, andmebaase ja kontrollnimekirju ajakohastatakse õigeaegselt nende muudatuste kajastamiseks ning

(c)

kõiki huvitatud isikuid, näiteks volitatud asutust, teavitatakse nendest muudatustest õigeaegselt.

(2)

Kord, millega tagatakse, et kõigil toetusesaajatel on vajalik teave oma ülesannete täitmiseks ja toimingute rakendamiseks.

(3)

Kord, millega tagatakse tagantjärele taotlejate piisav teavitamine valimisprotsessi tulemustest.

B)   Infosüsteemide turve

(1)

Kasutatava(te) infosüsteemi(de) turve peab vastama kõige värskematele rahvusvaheliselt aktsepteeritud standarditele.

(2)

Kord, millega tagatakse, et tehnilised ja finantsmeetmed on riskidega proportsionaalsed.

4.   Sisejärelevalve ja -aruandlus

A)   Sisedokumendid ja -aruanded

(1)

Dokumenteeritud menetlused ja vastavad kontrollnimekirjad, mis on vaja täita selleks, et:

(a)

toetada määruse (EL) nr 514/2014 artikli 12 lõikes 4 osutatud järelevalvekomitee tööd ja tagada talle tema ülesannete täitmiseks vajalik teave, eriti riiklike programmide eesmärkide saavutamisel tehtud edusamme käsitlevad andmed, finantsandmed ning näitajaid ja vahe-eesmärke käsitlevad andmed;

(b)

koostada iga-aastaseid ja lõplikke rakendusaruandeid ja esitada need komisjonile;

(c)

koostada dokumendid, mis moodustavad määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 44 osutatud iga-aastase lõppmaksetaotluse;

(d)

tagada, et kõrgema juhtkonna käsutuses oleksid kõik vajalikud aruanded ja teave oma vastutusalas olevate programmide rakendamise tulemuslikuks järelevalveks ning

(e)

tagada, et kõrgema juhtkonna käsutuses oleksid sõltumatute hindamiste või auditeerimiste aruanded oma süsteemide toimimise kohta.

(2)

Dokumenteeritud aruandlus- ja järelevalvemenetlused selle kohta, kas vastutav asutus on delegeerinud ülesannete täitmise mõnele teisele asutusele.

B)   Muude (mitte asutuste endi poolt täidetavate) ülesannete järelevalve

(1)

Juhul kui tegevust viib vastutava asutuse vastutusel läbi muu asutus (välja arvatud volitatud asutus), siis kord, millega tagatakse, et on kehtestatud järelevalvemehhanismid usaldusväärse finantsjuhtimise tagamiseks.

(2)

Juhul kui kontrollitegevust tellitakse väljastpoolt, siis kord, millega tagatakse, et on kehtestatud järelevalvemehhanismid ühtse kontrollimetoodika ja järjekindla töö tagamiseks.

(3)

Juhul kui vastutav asutus delegeerib tegevusi, siis kord, millega tagatakse vastavus käesoleva määruse artikli 5 lõikele 4.


Top