(1)

Komisjon teostab haldusjuurdlusi, distsiplinaarmenetlusi ja neile eelnevat menetlust ning ametist kõrvaldamise menetlusi Euroopa Liidu ametnike personalieeskirjade ja liidu muude teenistujate teenistustingimuste (1) artikli 86 alusel ja kooskõlas selle IX lisaga ning vastavalt komisjoni otsusele K(2004) 1588 (2). Neid ülesandeid täidab eelkõige personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraadi juures tegutsev komisjoni juurdlus- ja distsiplinaaramet (IDOC). Distsiplinaarmenetluse raames võib toimetada juurdlusi komisjoni distsiplinaarnõukogu vastavalt personalieeskirjade IX lisa artiklile 17.

(2)

Pädevad komisjoni talitused koguvad ja töötlevad kõnealuse tegevuse raames asjakohast teavet. See teave sisaldab isikuandmeid, eelkõige andmeid isikusamasuse ja käitumise kohta ning kontaktandmeid. Pädevad komisjoni talitused edastavad isikuandmeid nendele komisjoni talitustele, kellel neid on vaja.

(3)

Isikuandmeid hoitakse turvatud elektroonilises keskkonnas, et neile ei pääseks ebaseaduslikult juurde isikud, kellel pole nende andmete teadmise vajadust, ja et neid ei saaks sellistele isikutele ebaseaduslikult edastada. Pärast töötlemise lõppu säilitatakse isikuandmeid kooskõlas komisjonis kehtivate eeskirjadega (3).

(4)

Oma ülesandeid täites on komisjon kohustatud austama füüsiliste isikute õigusi seoses isikuandmete töötlemisega, nagu on sätestatud Euroopa Liidu põhiõiguste harta artikli 8 lõikes 1 ja aluslepingu artikli 16 lõikes 1, ning Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2018/1725 (4) (millega asendati Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EÜ) nr 45/2001 (5)) sätestatud õigusi. Samas peab komisjon järgima rangeid konfidentsiaalsuse ja ametisaladuse nõudeid ning tagama asjaomaste isikute ja tunnistajate menetlusõiguste kaitse, lähtudes eelkõige asjaomase isiku süütuse presumptsioonist.

(5)

Teatavatel juhtudel on vaja leida tasakaal andmesubjektidele määruse (EL) 2018/1725 alusel antud õiguste ning haldusjuurdluse, distsiplinaarmenetluse ja sellele eelneva menetluse ja ametist kõrvaldamise menetluse tulemusliku läbiviimise vajaduse ning teiste andmesubjektide põhiõiguste ja -vabaduste täieliku austamise vajaduse vahel. Seda silmas pidades on määruse (EL) 2018/1725 artikli 25 lõike 1 punktidega c, g ja h jäetud komisjonile võimalus piirata määruse artiklite 14–17, 19, 20 ja 35 ning artikli 4 lõike 1 punktis a sätestatud läbipaistvuspõhimõtte kohaldamist, kui sätted vastavad kõnealuse määruse artiklites 14–17, 19, 20 ja 35 sätestatud õigustele ja kohustustele.

(6)

Eelkõige puudutab see isikuandmete töötlemist käsitleva teabe esitamist asjaomasele isikule haldusjuurdluse alguses. Sellise teabe esitamine võib mõjutada haldusjuurdluse läbiviimist komisjonis. Näiteks võib asjaomane isik hävitada tõendid enne, kui komisjon nendega tutvuda jõuab, või mõjutada tunnistajaid enne nende ärakuulamist. Samuti võib isikuandmetele juurdepääsu võimaldamine nendel menetluse etappidel, kus asjaomasel isikul puudub juurdepääs toimikule, näiteks eelanalüüsi või haldusjuurdluse ajal, paljastada teavet, mis võib negatiivselt mõjutada haldusjuurdluse läbiviimist. Kummalgi juhul võib olla vajalik piirata asjaomase isiku õigusi, et kaitsta järelevalve-, kontrolli- ja regulatiivsete ülesannete täitmist avaliku võimu teostamise käigus juhtudel, kui kaalul on liidu üldiste huvidega seotud oluline eesmärk – tagada, et komisjoni töötajad täidaksid oma seadusjärgseid kohustusi ja käituksid eetiliselt.

(7)

Asjaomase isiku õigust tutvuda isikuandmetega võib olla vaja piirata ka siis, kui nende andmetega tutvumine paljastaks teavet tunnistaja või rikkumisest teataja kohta, kes on palunud oma isikut mitte teatavaks teha. Sellisel juhul võib komisjon otsustada keelata asjaomasel isikul tutvuda avaldusega, et kaitsta tunnistaja või rikkumisest teataja õigusi ja vabadusi.

(8)

Selleks et tagada ameti korraldatud haldusjuurdluste, distsiplinaarmenetluste ja nendele eelneva menetluse ning ametist kõrvaldamise menetluste konfidentsiaalsus ja tulemuslikkus, järgides samas määruses (EL) 2018/1725 sätestatud isikuandmete kaitse nõudeid, tuleb vastu võtta sise-eeskirjad, mille kohaselt oleks komisjonil võimalik piirata andmesubjektide õigusi kooskõlas määruse (EL) 2018/1725 artikli 25 lõike 1 punktidega c, g ja h.

(9)

Komisjoni sise-eeskirjad peaksid hõlmama kõiki isikuandmete töötlemise toiminguid, mida komisjon teeb oma ülesannete täitmisel, sealhulgas nii neid, mida tehakse enne haldusjuurdluse algatamist, kui ka neid, mida tehakse, kui komisjon osutab riikide ametiasutustele ja rahvusvahelistele organisatsioonidele abi ja teeb nendega koostööd oma tegevuse väliselt.

(10)

Määruse (EL) 2018/1725 artiklite 14, 15 ja 16 järgimiseks peaks komisjon teavitama kõiki isikuid oma tegevusest, mis hõlmab nende isikuandmete töötlemist, ja nende õigustest läbipaistval ja sidusal viisil isikuandmete kaitset käsitlevates teadetes, mis avaldatakse komisjoni veebisaidil. Lisaks peaks komisjon asjakohases vormis eraldi teavitama iga haldusjuurdluse, distsiplinaarmenetluse ja sellele eelneva menetluse ning ametist kõrvaldamise menetlusega seotud andmesubjekti.

(11)

Peale selle võib komisjonil olla tarvis koostöö tulemuslikkuse tagamiseks piirata andmesubjektide õiguste kohaldamist selleks, et kaitsta teiste liidu institutsioonide, organite ja asutuste, liikmesriikide ja kolmandate riikide ametiasutuste ning rahvusvaheliste organisatsioonide isikuandmete töötlemise toiminguid. Selleks peaks komisjon juhul, kui see ei ohusta tema tegevust, konsulteerima nende institutsioonide, organite, asutuste, ametiasutuste ja rahvusvaheliste organisatsioonidega piirangute kehtestamise põhjuste ning nende kehtestamise vajalikkuse ja proportsionaalsuse küsimuses.

(12)

Komisjonil võib samuti olla tarvis piirata andmesubjektide teavitamist ja nende muude õiguste kohaldamist seoses kolmandatelt riikidelt või rahvusvahelistelt organisatsioonidelt saadud isikuandmetega, et teha nende riikide ja organisatsioonidega koostööd ning tagada seega liidu üldisest huvist kantud olulise eesmärgi järgimine. Teatavatel juhtudel on andmesubjekti huvid ja tema põhiõigused rahvusvahelise koostöö huvist siiski olulisemad.

(13)

Komisjon peaks kõiki piiranguid kohaldama läbipaistval viisil ning kandma kõik kohaldatavad piirangud asjakohasesse dokumendisüsteemi.

(14)

Vastavalt määruse (EL) 2018/1725 artikli 25 lõikele 8 võivad vastutavad töötlejad andmesubjekti suhtes piirangu kohaldamise põhjusi käsitleva teabe esitamise edasi lükata, teabe esitamata jätta või selle esitamisest keelduda, kui teave kahjustaks mis tahes viisil piirangu kohaldamise eesmärki. Eelkõige kehtib see määruse (EL) 2018/1725 artiklites 16 ja 35 ette nähtud õiguste suhtes kohaldatavate piirangute korral.

(15)

Tagamaks, et andmesubjekti õigust saada määruse (EL) 2018/1725 artiklites 16 ja 35 sätestatud teavet piiratakse vaid seni, kuni selline piirang on vajalik komisjoni haldusjuurdluste, distsiplinaarmenetluste ja nendele eelneva menetluse ning ametist kõrvaldamise menetluste läbiviimiseks, peaks komisjon kehtestatud piirangud korrapäraselt läbi vaatama.

(16)

Juhul kui piiratakse andmesubjekti muid õigusi, peaks vastutav töötleja hindama iga juhtumi puhul eraldi, kas piirangu põhjuse teatamine kahjustaks piirangu eesmärki.

(17)

Euroopa Komisjoni andmekaitseametnik peaks piirangute kohaldamist sõltumatult kontrollima, et tagada käesoleva otsuse järgimine.

(18)

Euroopa Andmekaitseinspektor esitas oma arvamuse 5. detsembril 2018,