30.5.2015

ET

Euroopa Liidu Teataja

L 134/1

---

KOMISJONI RAKENDUSMÄÄRUS (EL) 2015/840,

29. mai 2015,

vastutavate asutuste tehtavate kontrollide kohta vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusele (EL) nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted

EUROOPA KOMISJON,

võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut,

võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. aasta määrust (EL) nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted, (1) eriti selle artikli 27 lõiget 5,

ning arvestades järgmist:

(1)	Vastutavad asutused vastutavad kulude haldamise ja kontrolli eest vastavalt määrusele (EL) nr 514/2014. Selleks teevad nad haldus- ja kohapealseid kontrolle.

(2)

Vastutavate asutuste tehtavad tõhusad halduskontrollid peaksid endast esmalt kujutama toetusesaajate saadetud finantsaruannete analüüsi. Tõendavate alusdokumentide üksikasjalikumat kontrolli tuleks teha vaid siis, kui analüüsi käigus tuvastatakse vastuolusid või eeskirjade eiramisi. Piisava kindlustaseme tagamiseks halduskoormuse vähendamisel on oluline täpsustada ka asjaolusid, mille puhul saab vastutav asutus auditeerimistõenditele tugineda.

(3)	Kohapealsed kontrollid peavad hõlmama nii finants- kui ka tegevuslikke aspekte ning selliseid kontrolle võib olla vaja teha projekti eri etappides. Seepärast tuleb kindlaks määrata iga kohapealse kontrolli ulatus, et tagada selle elluviimine kõige tõhusamal viisil.

(4)

Kohapealseid tegevuslikke kontrolle tuleks teha projektide rakendamise etapis, et oleks õigeaegselt võimalik võtta parandusmeetmeid. Selliseid kontrolle tuleks kohaldada nii asjaomase eelarveaasta esimesel päeval pooleli olevatest projektidest koostatud valimi kui ka kõnealusel eelarveaastal algavate projektide suhtes.

(5)

Piisava kindlustaseme tagamiseks halduskoormuse vähendamisel tuleks kindlaks määrata need asjaolud, mille korral vea esinemise oht on väike, mistõttu on kohapealseid finantskontrolle võimalik vähendada. Samas on samuti vaja kindlaks määrata meetmed, mida tuleb võtta olulise veamäära puhul, et saada piisav kindlus liidu kulutuste seaduslikkuse ja korrektsuse kohta.

(6)

Kohapealsete finantskontrollide põhielemente tuleks täpsustada. Eelkõige peavad vastutavad asutused kontrollima riiklikest programmidest toetatud projektide mittetulunduslikku olemust. Neil tuleb kontrollida, kas projektide puhul ei ole mis tahes programmitöö perioodil toimunud topeltrahastamist riiklikest ja liidu muude programmide, sealhulgas ELi asutuste vahenditest.

(7)	Tõendavad alusdokumendid tuleb pärast iga projekti lõpuleviimist alles hoida kindlaksmääratud tähtaja jooksul, et vastutavad asutused, komisjon (sealhulgas OLAF) ja Euroopa Kontrollikoda saaksid oma kontrolle läbi viia.

(8)	Et käesolevat määrust oleks võimalik kohaldada niipea, kui riiklikud programmid on heaks kiidetud, peaks määrus jõustuma järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.

(9)	Määrus (EL) nr 514/2014 ja seega ka käesolev määrus on Ühendkuningriigi ja Iirimaa suhtes siduvad.

(10)	Ilma et see piiraks määruse (EL) nr 514/2014 põhjenduse 47 kohaldamist, ei ole määrus (EL) nr 514/2014 ega ka käesolev määrus siduvad Taani suhtes.

(11)	Käesoleva määrusega ette nähtud meetmed on kooskõlas Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi komitee arvamusega,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:

Artikkel 1

Halduskontrollid

1.   Vastutav asutus teeb halduskontrolli kõigi finantsaruannete suhtes, mille on saatnud toetusesaajad eesmärgiga saada liidu rahalisi vahendeid komisjoni delegeeritud määruse (EL) nr 1042/2014 (2) artikli 1 punktis d määratletud toetuslepingu alusel (edaspidi „finantsaruanded”). Nimetatud kontroll hõlmab vähemalt järgmisi elemente:

a)	kontrollid, mis on ette nähtud kinnituse saamiseks finantsaruannete ametliku korrektsuse ja aritmeetilise täpsuse kohta;

b)	kontrollid, mis on ette nähtud kinnituse saamiseks selle kohta, et projekti raames on täidetud toetuslepingus püstitatud eesmärgid või on liigutud nende täitmise suunas;

c)	analüütiline ülevaade, et hinnata finantsaruannetes deklareeritud kulude asjakohasust ja nende vastavust toetuslepingus sätestatud tingimustele ning kohaldatavatele liidu ja riiklikele eeskirjadele.

2.   Kui halduskontrolli käigus tuvastatakse vastuolusid või eeskirjade eiramisi, teeb vastutav asutus üksikasjaliku kontrolli, et hinnata kulude seaduslikkust ja korrektsust, vaadates läbi sel otstarbel moodustatud tõendavate alusdokumentide valimi.

3.   Vastutav asutus võib toetusesaajalt nõuda auditeerimistõendit ja auditiaruannet, mille on koostanud sõltumatu audiitor ja mis hõlmab kõiki lõike 1 punktides a ja c osutatud aspekte. Sellisel juhul määrab vastutav asutus kindlaks sõltumatu audiitori tehtavate kontrollide ulatuse ja auditiaruande vormi.

Artikkel 2

Kohapealseid kontrolle käsitlevad üldpõhimõtted

Vastutav asutus teeb kohapealseid finants- ja tegevuslikke kontrolle.

Kohapealsed kontrollid tehakse projektitoetuse saajate käsutuses olevate dokumentide ja andmete põhjal.

Etteteatamata kohapealseid kontrolle võib teha kooskõlas riigi õigusaktidega, kui etteteatamine võib kahjustada kindlustaset.

Artikkel 3

Kohapealsed finantskontrollid

1.   Kohapealsete finantskontrollide eesmärk on tagada piisav kindlus finantsaruannete aluseks olevate tehingute ja lepingute seaduslikkuse ja korrektsuse kohta.

2.   Vastutav asutus kontrollib, kas

a)	finantsaruannetes esitatud kulud vastavad raamatupidamisarvestusele ja projektitoetuse saajate käsutuses olevatele tõendavatele alusdokumentidele;

b)	finantsaruannetes esitatud kulud vastavad toetuslepingus sätestatud sobivuskriteeriumidele ning kohaldatavatele liidu ja riiklikele eeskirjadele;

c)	rahastamisallikad on vastavuses määruse (EL) nr 514/2014 artikli 16 lõikega 2.

3.   Ilma et see piiraks kõnealuse määruse artikli 4 lõike 2 kohaldamist, peavad kohapealsed finantskontrollid hõlmama vähemalt 10 % liidu toetuse kumulatiivsest summast projektidele, mis on määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 39 osutatud raamatupidamise aastaaruandes kajastatud lõpuleviidud projektidena.

Artikkel 4

Kohapealsete finantskontrollide ulatuse vähendamise või suurendamise kriteeriumid

1.   Vastutav asutus teeb kindlaks veamäära liidu toetuse puhul, mida kontrolliti määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 39 osutatud raamatupidamise aastaaruandes eelarveaasta N kohta.

2.   Vastutav asutus võib vähendada kohapealsete finantskontrollide ulatust järgmisel eelarveaastal N + 1, kui on täidetud kaks järgmist tingimust:

a)	veamäär on alla 2 % eelarveaasta N raamatupidamise aastaaruandes kontrollitud liidu toetuse summast;

b)	alates riikliku programmi käivitamisest tehtavad kohapealsed finantskontrollid hõlmavad vähemalt 10 % liidu toetuse kumulatiivsest summast projektidele, mis on raamatupidamise aastaaruandes kajastatud lõpuleviidud projektidena alates programmi käivitamisest.

3.   Kui veamäär võrdub 2 %ga eelarveaasta N raamatupidamise aastaaruandes kontrollitud liidu toetuse summast või on sellest suurem, analüüsib vastutav asutus veamäära olulisust, et teha kindlaks vigade ulatus ja mõju ning hinnata veamäära esinduslikkust deklareeritud maksete üldkogumis. Vastutav asutus võtab vajalikud ennetus- ja parandusmeetmed, tehes sealhulgas täiendavaid kontrolle, ning esitab analüüsi tulemused Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 (3) artikli 59 lõike 5 esimese lõigu punktis b osutatud iga-aastases kokkuvõttes.

Järgmise eelarveaasta N + 1 kohapealsed finantskontrollid hõlmavad sellist protsenti liidu toetuse kumulatiivsest summast projektidele, mis on majandusaasta aastaaruandes N + 1 kajastatud lõpuleviidud projektidena, mis ületab vastavat protsenti eelarveaastal N. See protsent peab olema vähemalt 10 või rohkem. Kuni eelarveaastani N + 1 peavad alates riikliku programmi käivitamisest tehtavad kohapealsed finantskontrollid seega hõlmama vähemalt 10 % liidu toetuse kumulatiivsest summast kõigile projektidele, mis on majandusaasta aastaaruandes kajastatud lõpuleviidud projektidena alates programmi käivitamisest.

Kui eelarveaastal N + 1 tehtavate suuremate kontrollide tulemusena väheneb veamäär alla 2 %, teeb vastutav asutus järgmisel eelarveaastal (N + 2) kohapealseid finantskontrolle vähemalt 10 % ulatuses liidu toetuse kumulatiivsest summast projektidele, mis on majandusaasta aastaaruandes N + 2 kajastatud lõpuleviidud projektidena.

Artikkel 5

Kohapealsed tegevuslikud kontrollid

1.   Kohapealsete tegevuslike kontrollide läbiviimisel kontrollib vastutav asutus asjaomase projekti elluviimist kooskõlas toetuslepinguga. Eelkõige kontrollib vastutav asutus seda, kas toetusesaajate esitatud näitajad on usaldusväärsed ja kas projekti elluviimisel ei esine põhjendamatuid viivitusi.

2.   Eelarveaastal N tehtavad kohapealsed tegevuslikud kontrollid hõlmavad vähemalt 20 % kõnealusel eelarveaastal elluviidavatest projektidest, mis on esitatud määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 39 osutatud vastavas raamatupidamise aastaaruandes.

Artikkel 6

Kohapealsete kontrollide valimi moodustamise meetod

Vastutav asutus teeb kohapealseid kontrolle projektide valimi põhjal, mis koosneb eri liiki ja eri suurusega projektidest, tehingutest, toetusesaajatest ja rakendamise viisidest. Valimi puhul võetakse arvesse riskitegureid ja kontrollide kulutasuvust.

Artikkel 7

Kontrolliaruanded

1.   Vastutav asutus koostab kontrolliaruande iga haldus- ja kohapealse kontrolli kohta, esitades järgmise teabe:

a)	täielikud andmed projekti ja vastava toetuslepingu kohta;

b)	kontrollija nimi ja allkiri;

c)	toetusesaaja nimi;

d)	kontrolli liik (halduskontroll, kohapealne finantskontroll või tegevuslik kontroll või nende kombinatsioon);

e)	kontrolli ulatus (vajaduse korral);

f)	kontrolliga hõlmatud kulud ja tegelikult kontrollitud kulud (valim);

g)	rahastamiskõlbmatud kulud ning

h)	peamised tähelepanekud, tuvastatud puudused, vead ja eiramised, tehtud täiendavad kontrollid ja analüüsid, soovitused ja ettepanekud parandusmeetmete võtmiseks ja toetusesaaja reaktsioon.

2.   Kontrolliaruande võib esitada kontroll-lehe vormis.

Artikkel 8

Eritingimused

Kui vastutav asutus tegutseb täidesaatva asutusena vastavalt delegeeritud määruse (EL) nr 1042/2014 artiklile 8, viib kõnealuse määruse artiklites 1 ja 2 osutatud haldus- ja kohapealsed kontrollid läbi projektijuhtimisega tegelevatest üksustest või isikutest sõltumatu üksus või isik.

Artikkel 9

Tõendavate alusdokumentide säilitamine

1.   Vastutav asutus tagab, et deklareeritud kulude, sihtotstarbeliste tulude ning tehtud auditite ja kontrollide andmed, dokumendid ja metaandmed on komisjonile (sealhulgas OLAFile) ja Euroopa Kontrollikojale kättesaadavad vähemalt neli aastat pärast seda eelarveaastat, kui deklareeriti viimane väljamakse.

Sellega seoses kehtestab vastutav asutus toetusesaajatele andmete, dokumentide ja metaandmete säilitamise eeskirjad.

2.   Kui vastutav asutus tuvastab eiramisi, peavad lõikes 1 osutatud tõendavad alusdokumendid olema komisjonile kättesaadavad vähemalt kolm aastat pärast seda aastat, millal toetusesaaja tagastas täielikult kõnealused summad ja need kanti riiklikku programmi tagasi.

3.   Määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 47 osutatud komisjoni teostatava vastavuse kontrolli käivitamise korral peavad kõnealuse artikli lõikes 1 osutatud tõendavad alusdokumendid olema komisjonile kättesaadavad vähemalt üks aasta pärast seda aastat, millal kõnealune menetlus lõpule viidi.

4.   Kui vastavuse kontrolli otsust menetletakse Euroopa Kohtus, peavad tõendavad alusdokumendid olema komisjonile kättesaadavad vähemalt üks aasta pärast seda aastat, millal menetlus lõpule viidi.

5.   Lõigetes 1, 2, 3 ja 4 osutatud tõendavad alusdokumendid peavad olema komisjonile kättesaadavad paberil või elektrooniliselt.

Dokumente võib säilitada üksnes elektrooniliselt sel juhul, kui asjaomase liikmesriigi siseriikliku õiguse kohaselt on riigisisese kohtumenetluse aluseks olevate tehingute tõenditena lubatud kasutada elektroonilisi dokumente.

6.   Liikmesriigid võivad dokumentide säilitamiseks näha ette pikema tähtaja.

Artikkel 10

Käesolev määrus jõustub järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.

---

(1)  ELT L 150, 20.5.2014, lk 112.

(2)  Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1042/2014, 25. juuli 2014, millega täiendatakse määrust (EL) nr 514/2014 seoses vastutavate asutuste määramise, nende juhtimis- ja kontrollialaste ülesannete ning auditeerimisasutuste seisundi ja kohustustega (ELT L 289, 3.10.2014, lk 3).

(3)  Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL, Euratom) nr 966/2012, 25. oktoober 2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ning millega muudetakse nõukogu määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 (ELT L 298, 26.10.2012, lk 1).

---