1.   El presente Reglamento establece las medidas relativas a las buenas prácticas de distribución de los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios.

2.   El presente Reglamento se aplicará a los importadores y distribuidores de principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios, así como a los fabricantes que distribuyan principios activos, fabricados por ellos mismos, utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios.

3.   El presente Reglamento no se aplicará a las sustancias intermedias de los principios activos utilizados en medicamentos veterinarios.

1.   Las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, desarrollarán y mantendrán un sistema de calidad.

2.   El sistema de calidad tendrá en cuenta las dimensiones, la estructura y la complejidad de las actividades de esas personas y los cambios previstos en dichas actividades.

3.   Las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, garantizarán que todas las partes del sistema de calidad estén dotadas de los recursos necesarios, personal competente y locales, equipos e instalaciones adecuados y suficientes.

1.   El sistema de calidad establecerá las responsabilidades, los procesos y los principios de gestión de riesgos para la calidad.

2.   Garantizará que se respeten las obligaciones siguientes:

1.   Las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, designarán a una persona física como persona responsable del sistema de calidad en cada uno de los lugares donde se lleven a cabo actividades de distribución.

2.   Las personas responsables del sistema de calidad tendrán autoridad y responsabilidad definidas para velar por la aplicación y el mantenimiento de un sistema de calidad, y además serán responsables personalmente del cumplimiento de sus obligaciones.

3.   Las personas responsables del sistema de calidad podrán delegar sus tareas, pero no sus responsabilidades.

1.   Las responsabilidades de todo el personal participante en la distribución de principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios se especificarán por escrito.

2.   El personal recibirá formación sobre los requisitos de las buenas prácticas de distribución de los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios que se establecen en el presente Reglamento. Además, el personal tendrá las competencias y la experiencia adecuadas para garantizar que los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios se manipulan, almacenan y distribuyen adecuadamente.

1.   El personal recibirá formación inicial y continua pertinente para sus funciones, basada en procedimientos y de conformidad con un programa de formación escrito.

2.   Las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, llevarán un registro de todas las actividades de formación, y evaluarán y documentarán periódicamente su eficacia.

1.   Los locales y los equipos estarán situados, diseñados, construidos y mantenidos adecuadamente para garantizar:

2.   El espacio, la iluminación y la ventilación serán suficientes para garantizar la separación requerida, unas condiciones de almacenamiento adecuadas y la limpieza.

3.   Los dispositivos de control necesarios para garantizar los atributos de calidad de los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios estarán sujetos a calibración con arreglo a normas certificadas trazables y siguiendo un calendario aprobado.

4.   Las actividades de recepción y expedición se realizarán, si es posible, en lugares separados. Si esto no fuera posible, ambas actividades se llevarán a cabo en momentos distintos.

5.   Las zonas de recepción de principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios protegerán los productos entregados contra las condiciones meteorológicas imperantes durante la descarga.

6.   La zona de recepción estará separada de la zona de almacenamiento.

7.   Se elegirán y utilizarán equipos y agentes de limpieza adecuados para que no constituyan una fuente de contaminación.

8.   Los locales estarán protegidos contra la entrada de aves, roedores, insectos y otros animales. Se aplicará y mantendrá un programa de control de roedores y plagas, cuya eficacia se supervisará.

9.   No se utilizará equipo defectuoso, que se retirará o se etiquetará como defectuoso. Tal equipo se eliminará de forma que se evite cualquier uso indebido.

10.   Se facilitarán zonas separadas para el almacenamiento de principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios que se hayan recibido, puesto en cuarentena, rechazado, recuperado y devuelto, incluidos aquellos cuyo envase esté dañado.

11.   Cualquier sistema que sustituya a la separación física, según proceda, como la separación electrónica basada en un sistema informatizado, proporcionará una seguridad equivalente y estará sujeto a la validación adecuada.

12.   Se identificarán adecuadamente las zonas y los productos separados.

1.   La documentación cumplirá los requisitos siguientes:

2.   Cuando se detecten errores en la documentación, estos se corregirán sin demora, con una clara trazabilidad de quién los corrigió y cuándo lo hizo.

3.   Cualquier modificación de la documentación irá firmada y fechada. La modificación no impedirá que se lea la información original. Cuando proceda, se registrarán los motivos de la modificación.

4.   Cada trabajador tendrá fácil acceso a toda la documentación necesaria para las tareas realizadas.

5.   Toda la documentación relativa al cumplimiento por las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, de las buenas prácticas de distribución de los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios que se establecen en el presente Reglamento se pondrá a disposición de las autoridades competentes que la soliciten.

6.   Se indicarán las relaciones y las medidas de control de los documentos originales y las copias oficiales, el tratamiento de datos y los registros para todos los sistemas en papel, electrónicos e híbridos.

1.   Los procedimientos describirán las actividades de distribución que afecten a la calidad de los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios. Entre tales actividades cabe citar las siguientes:

2.   Los procedimientos serán aprobados, firmados y fechados por la persona competente responsable del sistema de calidad.

3.   Se utilizarán procedimientos válidos y aprobados. Los documentos serán claros y debidamente detallados. Se indicarán su título, su naturaleza y su finalidad. Los documentos se revisarán periódicamente y se mantendrán actualizados. El control de las versiones se aplicará a los procedimientos. Existirá un sistema que, tras la revisión de un documento, impida el uso involuntario de la versión antigua. Los procedimientos reemplazados u obsoletos se eliminarán de las estaciones de trabajo y se archivarán.

1.   Los registros serán claros y se efectuarán en el momento en que se realiza cada operación y de forma que todas las actividades o acontecimientos significativos sean trazables.

2.   Los registros se conservarán durante un mínimo de un año después de la fecha de caducidad del lote del principio activo al que se refieren. Cuando un principio activo tenga asignadas fechas de reanálisis, se conservarán los registros durante al menos tres años después de la distribución completa del lote.

3.   Los registros garantizarán la trazabilidad del origen y el destino de los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios, a fin de identificar todos los proveedores o receptores de tales principios activos. Se conservarán registros de cada compra y cada venta. Entre los registros que se conservarán y estarán disponibles figuran los siguientes:

1.   Los envíos se examinarán en el momento de su recepción para comprobar que:

2.   Los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios que lleguen desprecintados, con envases dañados o presuntamente contaminados se separarán física o electrónicamente, si se dispone de un sistema electrónico equivalente, y se investigará la causa del problema.

3.   Los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios que necesiten medidas especiales de almacenamiento, como los estupefacientes y los productos que requieran una determinada temperatura o humedad de almacenamiento, se identificarán inmediatamente como tales y se almacenarán siguiendo instrucciones escritas y de conformidad con la legislación nacional pertinente.

4.   Cuando las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, sospechen que han adquirido o importado un principio activo falsificado utilizado como material de partida en medicamentos veterinarios, lo separarán física o electrónicamente, si se dispone de un sistema electrónico equivalente, e informarán de ello a la autoridad nacional competente del Estado miembro en el que dichas personas estén registradas.

5.   Los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios que se hayan rechazado se identificarán, controlarán y separarán física o electrónicamente, si se dispone de un sistema electrónico equivalente, para evitar su uso no autorizado en la fabricación y su posterior distribución. Estará disponible fácilmente un registro de las actividades de destrucción.

1.   Los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios se almacenarán en las condiciones especificadas por el fabricante, tales como temperatura y humedad controladas en caso necesario, y de forma que no se contaminen ni se confundan. Se vigilarán y registrarán las condiciones de almacenamiento. La persona responsable del sistema de calidad revisará los registros con regularidad.

2.   Cuando se requieran condiciones especiales de almacenamiento, la zona de almacenamiento estará sujeta a cualificación y se utilizará dentro de los límites especificados.

3.   Los locales de almacenamiento estarán limpios y sin basura, polvo ni insectos u otros animales. Se tomarán las precauciones adecuadas contra derrames, roturas y contaminación.

4.   Existirá un sistema para garantizar la rotación de las existencias, por ejemplo «el que tenga la fecha de caducidad o de reanálisis más próxima es el primero que se expide», con verificaciones periódicas frecuentes de que el sistema funciona correctamente. Los sistemas electrónicos de gestión de almacenes estarán sujetos a validación.

5.   Los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios que hayan superado su fecha de caducidad se separarán física y electrónicamente, si se dispone de un sistema electrónico, de las existencias aprobadas y no se suministrarán.

1.   Cuando se externalice el almacenamiento o transporte de principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios, las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, garantizarán que el contratista conozca y cumpla las condiciones adecuadas de almacenamiento y transporte.

2.   Se celebrará un contrato escrito entre el contratante y el contratista en el que se establecerán claramente las obligaciones de cada parte.

3.   El contratista no podrá subcontratar a un tercero ninguna parte del trabajo establecido en el contrato sin la autorización escrita del contratante.

1.   En el caso de los suministros dentro de la Unión, las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, solo suministrarán principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios a otros distribuidores, fabricantes, farmacias o personas autorizadas por la legislación nacional.

2.   Los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios se transportarán en las condiciones especificadas por el fabricante y de modo que no afecte a su calidad. En todo momento estarán identificados el principio activo, el lote y el envase. Todas las etiquetas originales seguirán siendo legibles. Se adoptarán medidas para impedir el acceso no autorizado a los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios que se transporten.

3.   Existirá un sistema para identificar fácilmente la distribución de cada lote de principio activo utilizado como material de partida en medicamentos veterinarios de forma que permita su recuperación.

1.   Las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, notificarán a los clientes pertinentes toda información o acontecimiento de que tengan conocimiento y que pueda provocar una interrupción del suministro.

2.   Las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, transmitirán al cliente pertinente toda la información en materia de reglamentación o de calidad de los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios que se haya recibido del fabricante original de esos principios activos, y también transmitirán a este último toda la información al respecto que se haya recibido del cliente.

3.   Las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, facilitarán al cliente pertinente el nombre o la razón social y la dirección permanente o el domicilio social del fabricante original del principio activo, así como los números de los lotes suministrados. Se proporcionará al cliente una copia del certificado original del análisis del fabricante original del principio activo.

4.   Las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, facilitarán a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, el nombre o la razón social y la dirección permanente o el domicilio social del fabricante original del principio activo. El fabricante original del principio activo podrá responder a la autoridad competente directamente o a través de agentes que haya autorizado.

1.   Todas las reclamaciones recibidas, ya sea oralmente o por escrito, se registrarán e investigarán siguiendo un procedimiento.

En caso de reclamación por la calidad de un principio activo utilizado como material de partida en medicamentos veterinarios, las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, la estudiarán junto con el fabricante original del principio activo, según corresponda, para determinar si se deben poner en marcha otras medidas, bien ante otros clientes que puedan haber recibido el principio activo, o bien ante la autoridad competente, o ante ambos. La parte pertinente investigará y documentará las razones de la reclamación.

2.   Los registros de la reclamación incluirán lo siguiente:

3.   Se guardará registro de las reclamaciones para evaluar las tendencias, la frecuencia por producto y la gravedad, con vistas a tomar más medidas correctoras, en su caso, inmediatas. Los registros se pondrán a disposición de las autoridades competentes durante las inspecciones.

4.   Cuando una reclamación se remita al fabricante original del principio activo, el registro guardado por las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, incluirá toda respuesta recibida de dicho fabricante, con la fecha y la información proporcionada.

5.   En el caso de una situación grave o que ponga en peligro la vida, las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, informarán a las autoridades locales, nacionales o internacionales, según proceda, les pedirán asesoramiento y seguirán sus instrucciones.

1.   Los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios devueltos se identificarán como tales y se separarán física y electrónicamente, si se dispone de un sistema electrónico equivalente, a la espera del resultado de una investigación sobre dichos principios activos devueltos.

2.   Los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios que hayan salido del control de las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, solo podrán volver a las existencias vendibles si se cumplen todas las condiciones siguientes:

3.   Para la evaluación indicada en el apartado 2 se tendrán en cuenta la naturaleza del principio activo utilizado como material de partida en medicamentos veterinarios, sus posibles condiciones especiales de almacenamiento y el tiempo transcurrido desde que fue suministrado. Si es preciso y si hay dudas sobre la calidad del principio activo devuelto que se ha utilizado como material de partida en medicamentos veterinarios, se pedirá consejo al fabricante original del principio activo.

4.   Se llevarán registros de los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios devueltos. La documentación de cada devolución contendrá lo siguiente:

5.   Solo el personal debidamente formado y autorizado podrá dar el visto bueno a la devolución a las existencias vendibles de los principios activos que se hayan utilizado como materiales de partida en medicamentos veterinarios.

6.   Los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios que se hayan devuelto a las existencias vendibles se incorporarán a la cadena de modo que el sistema de rotación de existencias funcione con eficacia.

1.   Se establecerá un procedimiento que defina las circunstancias en las que se considerará la recuperación de un principio activo utilizado como material de partida en medicamentos veterinarios.

2.   El procedimiento de recuperación especificará lo siguiente:

3.   La persona responsable del sistema de calidad participará en las recuperaciones.

1.   Las personas contempladas en el artículo 1, apartado 2, efectuarán y registrarán autoinspecciones a fin de supervisar la ejecución y el cumplimiento de las buenas prácticas de distribución de los principios activos utilizados como materiales de partida en medicamentos veterinarios establecidas en el presente Reglamento.

2.   Las autoinspecciones periódicas se realizarán de acuerdo con un calendario establecido en el sistema de calidad.

3.   Las autoinspecciones serán efectuadas de manera imparcial y detallada por personal competente de la empresa designado para ello.

4.   Se registrarán los resultados de todas las autoinspecciones. Los informes contendrán todas las observaciones realizadas durante la inspección y se facilitarán al personal pertinente y a la dirección.

5.   Se tomarán las medidas correctivas y preventivas adecuadas que sean necesarias y se revisará su eficacia.

1.   El sistema de farmacovigilancia del titular de la autorización de comercialización establecido y mantenido de conformidad con el artículo 77, apartado 1, del Reglamento (UE) 2019/6 cumplirá los requisitos establecidos en el presente Reglamento.

2.   El titular de la autorización de comercialización velará por que el sistema de farmacovigilancia:

3.   Los titulares de autorizaciones de comercialización velarán por que la persona cualificada responsable de la farmacovigilancia a que se refiere el artículo 77, apartado 8, del Reglamento (UE) 2019/6 ejerza un control suficiente sobre el sistema de farmacovigilancia para promover, mantener y mejorar el cumplimiento del artículo 78 de dicho Reglamento. Se asegurarán de que exista un procedimiento adecuado para detectar y tratar cualquier conflicto de intereses de la persona cualificada responsable de la farmacovigilancia.

4.   Los titulares de autorizaciones de comercialización dispondrán de un personal a su servicio compuesto de un número suficiente de profesionales competentes y debidamente cualificados y formados para realizar actividades de farmacovigilancia.

5.   Todas las personas que participen en los procedimientos y procesos del sistema de farmacovigilancia establecido para la realización de actividades de farmacovigilancia garantizarán el correcto funcionamiento del sistema en el desempeño de sus funciones para el titular de la autorización de comercialización.

6.   Los titulares de autorizaciones de comercialización establecerán y documentarán procedimientos de apoyo para garantizar la continuidad de las actividades en lo que respecta al cumplimiento de las obligaciones de farmacovigilancia.

7.   Los titulares de autorizaciones de comercialización seguirán siendo plenamente responsables de todas las obligaciones de farmacovigilancia subcontratadas a terceros con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2019/6 y en el presente Reglamento.

1.   Las cualificaciones y la formación de la persona cualificada responsable de la farmacovigilancia a que se refiere el artículo 77, apartado 8, del Reglamento (UE) 2019/6 incluirán experiencia documentada en el ámbito de la farmacovigilancia.

2.   La persona cualificada responsable de la farmacovigilancia deberá haber completado una formación de veterinario de conformidad con el artículo 38 de la Directiva 2005/36/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (2). Cuando no se haya completado tal formación, los titulares de autorizaciones de comercialización tomarán las medidas necesarias para garantizar que la persona cualificada responsable de la farmacovigilancia reciba la asistencia de un veterinario de forma continua. Dicha asistencia se documentará debidamente.

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización establecerán y aplicarán un sistema de gestión de la calidad adecuado y eficaz para la realización de sus actividades de farmacovigilancia.

2.   El sistema de gestión de la calidad se describirá en el archivo maestro del sistema de farmacovigilancia.

3.   Los titulares de autorizaciones de comercialización velarán por que el sistema de gestión de la calidad incluya políticas, procesos y procedimientos detallados en materia de gestión de documentos, formación, auditorías y gestión de cambios que cubran las actividades de conformidad con los artículos 5 a 9. Dichas políticas, procesos y procedimientos contemplarán una revisión del sistema de gestión de la calidad a intervalos regulares en función del riesgo, sobre la base de criterios predefinidos.

4.   Los titulares de autorizaciones de comercialización velarán por que el sistema de gestión de la calidad incluya políticas, procesos y procedimientos detallados para el sistema de gestión de registros y la recogida de datos de conformidad con los artículos 10 a 15, para las siguientes actividades de farmacovigilancia:

5.   Los titulares de autorizaciones de comercialización velarán por que el sistema de gestión de la calidad incluya políticas, procesos y procedimientos detallados para la gestión de riesgos, el seguimiento de la relación beneficio-riesgo, la gestión de señales y la comunicación dirigida a todas las partes interesadas pertinentes de conformidad con los artículos 16 a 20.

6.   Los titulares de autorizaciones de comercialización velarán por que el sistema de gestión de la calidad incluya políticas, procesos y procedimientos detallados para el mantenimiento y la disponibilidad del archivo maestro del sistema de farmacovigilancia de conformidad con los artículos 24 y 25.

7.   Los titulares de autorizaciones de comercialización definirán claramente las funciones y responsabilidades de las personas que participen en actividades de farmacovigilancia y en la documentación de conformidad con los apartados 3 a 6 del presente artículo.

8.   Los titulares de autorizaciones de comercialización establecerán un sistema de gestión de la calidad que utilice lo siguiente:

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización establecerán y mantendrán un sistema de gestión de documentos para conservar todos los documentos relacionados con las actividades de farmacovigilancia. Estos documentos se archivarán e indexarán de modo que se pueda acceder a ellos con precisión y facilidad a lo largo de todo el período de conservación de los registros.

2.   Los documentos estarán sujetos a un control de versiones, según proceda.

3.   Los documentos y los datos de farmacovigilancia relativos a cada medicamento autorizado se conservarán todo el tiempo en que el medicamento veterinario esté autorizado y durante cinco años después de que la autorización de comercialización pierda su validez.

1.   Todo el personal que participe en la realización de actividades de farmacovigilancia recibirá formación inicial y continua sobre sus funciones y responsabilidades en relación con las actividades mencionadas en el artículo 4, apartados 3 a 6, incluidas las actividades relacionadas con ensayos clínicos, reclamaciones técnicas sobre medicamentos, normas, ventas y comercialización.

2.   Los titulares de autorizaciones de comercialización dispondrán de un sistema de gestión de la formación para mantener y desarrollar las competencias de su personal. En el anexo IV, inciso iv), del archivo maestro del sistema de farmacovigilancia se conservará información sobre los planes y los registros de formación relativos a las actividades de farmacovigilancia, así como una referencia a su ubicación.

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización realizarán auditorías del sistema de farmacovigilancia a intervalos regulares basados en el riesgo para garantizar que dicho sistema cumple los requisitos establecidos en el presente Reglamento, así como para determinar su eficacia. Las auditorías se planificarán para abarcar todas las actividades de farmacovigilancia durante un período determinado y para verificar su conformidad con las políticas, los procesos y los procedimientos del sistema de gestión de la calidad. Las realizarán personas sin implicación directa ni responsabilidades en los asuntos o procesos auditados.

2.   Cualquier tercero contratado para llevar a cabo actividades de farmacovigilancia de forma total o parcial, ya sea en nombre de los titulares de autorizaciones de comercialización o en colaboración con estos, aceptará ser auditado por los titulares de autorizaciones de comercialización o en nombre de estos.

3.   Los titulares de autorizaciones de comercialización elaborarán un calendario de auditorías basado en el riesgo. Se describirá el proceso de planificación basada en el riesgo y se documentará el razonamiento del calendario basado en el riesgo. En el anexo IV, inciso ii), del archivo maestro del sistema de farmacovigilancia se documentará una lista de las auditorías programadas y finalizadas, la cual incluirá las constataciones críticas y fundamentales pendientes.

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización dispondrán de un proceso para gestionar las medidas correctoras y preventivas, a fin de mitigar cualquier desviación detectada en las auditorías, las tareas operativas diarias y los resultados de las inspecciones. Las medidas correctoras y preventivas asociadas se documentarán para los últimos cinco años.

2.   Los planes de medidas correctoras y preventivas solicitados por la autoridad competente documentarán por escrito un proceso eficaz, en el que se aborden y minimicen sistemáticamente los riesgos o defectos detectados. Incluirán un análisis de las causas profundas, abordarán posibles medidas correctoras y preventivas claras, los plazos de actuación y la comunicación dirigida a las partes interesadas pertinentes.

3.   Los titulares de autorizaciones de comercialización realizarán un seguimiento de las medidas correctoras y preventivas y evaluarán su eficacia. Se evaluará cualquier cambio asociado a dichas medidas.

4.   La gestión de cambios facilitará un proceso de cambio controlado que incluya el seguimiento y la documentación de la eficacia de las medidas correctoras o preventivas, así como la comunicación dirigida a las partes interesadas pertinentes.

1.   El sistema de gestión de documentos a que se refiere el artículo 5 incluirá un sistema de gestión de registros para recibir, registrar, cotejar y evaluar la información sobre acontecimientos adversos y registrar la información relativa a la seguridad.

2.   La descripción del sistema de gestión de registros para registrar los acontecimientos adversos y la información relativa a la seguridad en la sección D del archivo maestro del sistema de farmacovigilancia incluirá la siguiente información:

3.   Los titulares de autorizaciones de comercialización podrán utilizar la base de datos de farmacovigilancia de la Unión como sistema electrónico de gestión de registros con el fin de registrar acontecimientos adversos. En tal caso, la sección D del archivo maestro del sistema de farmacovigilancia indicará que el sistema de gestión de registros utilizado es la base de datos de farmacovigilancia de la Unión.

1.   La información relativa a las sospechas de acontecimientos adversos se registrará y codificará utilizando normas acordadas internacionalmente. La última versión de las normas se utilizará en consonancia con las fechas de aplicación especificadas.

2.   Los registros de acontecimientos adversos incluirán, como mínimo, lo siguiente:

3.   Cuando el nombre del medicamento no figure en la comunicación inicial de la fuente principal, los titulares de autorizaciones de comercialización harán esfuerzos razonables para obtener el nombre o, al menos, una parte del nombre comercial del medicamento de que se trate. Si ni el nombre ni los nombres comerciales son conocidos ni pueden obtenerse, se registrará el nombre de los principios activos en el sistema de gestión de registros.

4.   Los titulares de autorizaciones de comercialización harán esfuerzos razonables para solicitar más información, según sea necesario, a fin de posibilitar la investigación de las sospechas de acontecimientos adversos, incluidos los resultados de pruebas diagnósticas adecuadas, para garantizar que los datos sobre acontecimientos adversos comunicados sean exhaustivos.

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización registrarán los acontecimientos adversos en la base de datos de farmacovigilancia de la Unión.

2.   Se utilizará una lengua habitual en el ámbito de la ciencia médica para registrar la información no codificada en la base de datos de farmacovigilancia de la Unión, incluida la relativa a acontecimientos adversos procedentes de fuera de la Unión.

3.   Los titulares de autorizaciones de comercialización realizarán un seguimiento periódico de la literatura científica para detectar cualquier acontecimiento adverso relacionado con sus medicamentos veterinarios. El método y la frecuencia del seguimiento de la literatura tendrán en cuenta el enfoque basado en el riesgo. Como mínimo, el método abarcará los siguientes temas: el principio activo, el tipo de medicamento, la estabilidad en el número y la incidencia de las comunicaciones observadas a lo largo del tiempo en el mercado y la estabilidad del perfil de farmacovigilancia.

1.   A fin de posibilitar un análisis exhaustivo de las comunicaciones de acontecimientos adversos procedentes de terceros países, los titulares de autorizaciones de comercialización registrarán en la base de datos de la Unión los nombres y números de autorización correspondientes al mismo medicamento o, si el mismo medicamento no está autorizado en la Unión, a algún medicamento similar autorizado en la Unión, tal como se define en la Directriz 24 de la Cooperación Internacional para la Armonización de los Requisitos Técnicos para el Registro de Medicamentos Veterinarios (VICH) (3). Los titulares de autorizaciones de comercialización actualizarán la información cuando sea necesario.

2.   El número total de animales que presentan un acontecimiento adverso durante un período de tiempo determinado, multiplicado por cien y dividido por una estimación del número de animales tratados durante ese período, indicará la incidencia de los acontecimientos adversos comunicados. Para calcular el número estimado de animales tratados a partir de la información sobre el volumen de ventas requerida en virtud del artículo 58, apartado 12, del Reglamento (UE) 2019/6, los titulares de autorizaciones de comercialización localizarán y proporcionarán un factor a la base de datos de medicamentos de la Unión para cada uno de sus medicamentos veterinarios en función del país, la especie de destino y el tamaño del envase. Según la posología del medicamento, el factor determinará cuántos animales pueden tratarse con un envase de un tamaño determinado, independientemente de la formulación. Para calcular la incidencia de las comunicaciones de acontecimientos adversos procedentes de terceros países a través del número estimado de animales tratados, los titulares de autorizaciones de comercialización facilitarán información sobre el volumen de ventas de cada uno de sus medicamentos veterinarios, combinado para todos los terceros países según la especie de destino, y con respecto al mismo tamaño del envase o a un tamaño comparable.

3.   La Agencia publicará orientaciones relativas a la fórmula matemática para calcular el factor. Los titulares de autorizaciones de comercialización registrarán sus hipótesis sobre la distribución de las ventas por especies de destino y el régimen de tratamiento por especies de destino que utilicen para el cálculo del factor en el archivo maestro del sistema de farmacovigilancia. Los titulares de autorizaciones de comercialización actualizarán el factor cuando sea necesario.

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización podrán realizar estudios de supervisión posteriores a la comercialización por iniciativa propia o a petición de una autoridad competente o de la Agencia, de conformidad con el artículo 76, apartados 3 y 4, del Reglamento (UE) 2019/6.

2.   Los estudios voluntarios de supervisión posteriores a la comercialización se notificarán a la autoridad competente responsable o a la Agencia inmediatamente después de su inicio. En el plazo de un año a partir de la finalización de la recogida de datos, el titular de la autorización de comercialización presentará el protocolo y la comunicación final a la autoridad competente o a la Agencia, según proceda.

3.   En caso de solicitud de un estudio de supervisión posterior a la comercialización, el titular de la autorización de comercialización presentará el proyecto de protocolo del estudio para su aprobación a la autoridad competente o a la Agencia que haya solicitado el estudio, según proceda, a más tardar dos meses antes de que se lleve a cabo el ensayo.

4.   El titular de la autorización de comercialización notificará a la autoridad competente del territorio en que se realice el estudio de supervisión posterior a la comercialización en caso de que dicha autoridad competente no haya solicitado el estudio.

5.   El titular de la autorización de comercialización presentará el protocolo del estudio, el resumen del informe final del estudio y el informe final del estudio una vez finalizado el estudio a la autoridad competente o a la Agencia que haya solicitado el estudio de supervisión posterior a la comercialización, según proceda, así como a la autoridad competente del territorio en que se haya realizado el estudio.

6.   El titular de la autorización de comercialización presentará todos los documentos pertinentes en una lengua habitual en el ámbito de la ciencia médica, excepto en el caso de los estudios que deban realizarse con medicamentos veterinarios autorizados en un solo Estado miembro. Para estos estudios, el titular de la autorización de comercialización proporcionará una traducción del título, el resumen del protocolo del estudio y un resumen del informe final del estudio en una lengua habitual en el ámbito de la ciencia médica.

7.   El titular de la autorización de comercialización velará por que toda la información relativa al estudio se trate y almacene de forma que pueda notificarse, interpretarse y verificarse correctamente. El titular de la autorización de comercialización velará por que los datos analíticos y los programas estadísticos utilizados para generar los datos incluidos en el informe final del estudio se almacenen electrónicamente y estén disponibles para auditorías e inspecciones a petición de la autoridad competente o de la Agencia, según proceda.

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización velarán por que el sistema de farmacovigilancia incluya un sistema de gestión de riesgos, a fin de adoptar las medidas adecuadas para minimizar los riesgos detectados cuando sea necesario.

2.   El sistema de gestión de riesgos incluirá un proceso de seguimiento de la relación beneficio-riesgo de los medicamentos y un proceso de gestión de señales. También incluirá un sistema de comunicación de conformidad con el artículo 20.

3.   Los titulares de autorizaciones de comercialización garantizarán una evaluación continua y documentarán las medidas de gestión de riesgos y el resultado de las medidas de minimización de riesgos en el archivo maestro del sistema de farmacovigilancia.

1.   El proceso de gestión de señales constará, como mínimo, de procesos de farmacovigilancia para la detección, priorización, validación y evaluación de señales, y para la documentación de los resultados.

2.   Cuando los titulares de una autorización de comercialización sean responsables del mismo medicamento veterinario o de un medicamento similar, tal como se define en la Directriz 24 de la Cooperación Internacional para la Armonización de los Requisitos Técnicos para el Registro de Medicamentos Veterinarios (VICH) (4), autorizado en distintos Estados miembros a través de diferentes procedimientos de autorización, el proceso de gestión de señales podrá llevarse a cabo a nivel del principio activo para todos los medicamentos combinados.

3.   Los titulares de autorizaciones de comercialización gestionarán las señales aplicando un enfoque basado en el riesgo y realizarán un seguimiento de los datos con una frecuencia proporcional al riesgo identificado. El enfoque basado en el riesgo tendrá en cuenta los siguientes aspectos: tipo de medicamento, tiempo en el mercado y estabilidad del perfil de farmacovigilancia, riesgos detectados y potenciales y necesidad de información adicional. Se aplicará el enfoque basado en el riesgo para determinar la metodología, el alcance y la frecuencia del proceso de gestión de señales y se documentará el razonamiento.

4.   La evaluación de las señales analizará y evaluará el impacto potencial de una señal en la relación beneficio-riesgo de un medicamento y permitirá la comparación relativa entre diferentes medicamentos o grupos de medicamentos, la cual incluirá el análisis a nivel del principio activo y los análisis estratificados.

5.   La Agencia publicará orientaciones sobre las mejores prácticas en materia de gestión de señales.

6.   Se registrará el resultado del proceso de gestión de señales y el razonamiento se mantendrá listo para su inspección.

7.   Los titulares de autorizaciones de comercialización realizarán al menos un análisis de detección de señales al año para cada uno de sus principios activos o medicamentos en la base de datos de farmacovigilancia de la Unión.

8.   Los titulares de autorizaciones de comercialización que utilicen la base de datos de farmacovigilancia de la Unión como sistema de gestión de registros para las comunicaciones de acontecimientos adversos gestionarán las señales en la base de datos de farmacovigilancia de la Unión.

9.   Cuando los titulares de autorizaciones de comercialización no utilicen la base de datos de farmacovigilancia de la Unión para la gestión de señales, velarán por que su sistema de gestión de registros para las comunicaciones de acontecimientos adversos contenga todas las comunicaciones de acontecimientos adversos de las que sean responsables. En particular, velarán por que las comunicaciones de acontecimientos adversos relativas a sus medicamentos veterinarios notificadas a la base de datos de farmacovigilancia de la Unión desde otras fuentes se registren en su propia base de datos.

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización realizarán un seguimiento continuo de la relación beneficio-riesgo de sus medicamentos a la luz de toda la información disponible procedente de veterinarios, otros profesionales sanitarios y el público en general, de las comunicaciones de acontecimientos adversos de otros titulares de autorizaciones de comercialización o autoridades competentes registradas en la base de datos de farmacovigilancia de la Unión y de la literatura científica.

2.   Los titulares de autorizaciones de comercialización realizarán un seguimiento continuo de la relación beneficio-riesgo y adoptarán las medidas necesarias de minimización de riesgos para optimizar el uso seguro de sus medicamentos veterinarios.

3.   Los titulares de autorizaciones de comercialización considerarán el posible impacto de cada acontecimiento adverso en la relación beneficio-riesgo de sus medicamentos, a menos que no exista un nexo causal entre sus medicamentos y el acontecimiento adverso.

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización registrarán anualmente en la base de datos de farmacovigilancia de la Unión una conclusión sobre la relación beneficio-riesgo de cada uno de sus medicamentos y confirmarán que se ha llevado a cabo el proceso de gestión de señales.

2.   El resultado del proceso de gestión de señales se incluirá en la conclusión a que se refiere el apartado 1 si se han detectado una o más señales nuevas validadas relacionadas con términos de importancia médica del Diccionario Veterinario para Actividades Reguladoras de Medicamentos (VedDRA), aun cuando no se considere necesario adoptar ninguna otra medida. La conclusión explicará si la relación beneficio-riesgo sigue considerándose favorable y si se estima necesario adoptar medidas para mejorar la relación beneficio-riesgo.

3.   Cuando los titulares de una autorización de comercialización detecten un nuevo riesgo o un cambio en la relación beneficio-riesgo de uno de sus medicamentos, se registrará en la base de datos de farmacovigilancia de la Unión un resumen del análisis y una conclusión sobre la relación beneficio-riesgo. Esto se realizará de conformidad con los plazos establecidos en el artículo 81, apartado 2, del Reglamento (UE) 2019/6, notificándolo a la autoridad competente o a la Agencia, según proceda.

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización tendrán un plan de comunicación global que determine las partes interesadas pertinentes de la Unión, como pueden ser los veterinarios, otros profesionales sanitarios, los clientes y el público en general. En caso de problemas urgentes de seguridad, expondrá el enfoque que debe adoptarse para comunicar de forma oportuna las preocupaciones derivadas de los datos de farmacovigilancia o en relación con otra información pertinente sobre farmacovigilancia.

2.   El plan de comunicación incluirá información sobre la manera en que los titulares de autorizaciones de comercialización:

3.   Los titulares de autorizaciones de comercialización utilizarán la red de tratamiento de datos de la base de datos de farmacovigilancia de la Unión para la comunicación de alertas relacionadas con los datos de farmacovigilancia.

1.   La información contenida en el archivo maestro del sistema de farmacovigilancia exigida en el artículo 77, apartado 2, del Reglamento (UE) 2019/6 será exacta y reflejo del sistema de farmacovigilancia vigente.

2.   Los acuerdos contractuales entre los titulares de autorizaciones de comercialización y terceros relativos a las actividades de farmacovigilancia estarán claramente documentados, detallados y actualizados.

3.   Los titulares de autorizaciones de comercialización podrán, en su caso, utilizar sistemas de farmacovigilancia independientes para distintas categorías de medicamentos veterinarios. Cada sistema estará descrito en su propio archivo maestro del sistema de farmacovigilancia.

1.   El archivo maestro del sistema de farmacovigilancia constará de una parte principal que describa el sistema de farmacovigilancia, junto con anexos que contengan información detallada.

2.   La parte principal del archivo maestro del sistema de farmacovigilancia comprenderá las secciones siguientes:

3.   El archivo maestro del sistema de farmacovigilancia contendrá los siguientes anexos:

4.   Si procede, podrá facilitarse información en forma de gráficos o diagramas de flujo.

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización mantendrán actualizado el archivo maestro del sistema de farmacovigilancia y, si fuera preciso, lo modificarán para tener en cuenta la experiencia adquirida y los progresos técnicos y científicos.

2.   Los titulares de autorizaciones de comercialización garantizarán que la persona cualificada responsable de la farmacovigilancia tenga acceso permanente al archivo maestro del sistema de farmacovigilancia para desempeñar las tareas mencionadas en el artículo 78 del Reglamento (UE) 2019/6.

3.   Se controlarán las versiones del archivo maestro del sistema de farmacovigilancia y se indicará la fecha de su última actualización.

4.   Los titulares de autorizaciones de comercialización consignarán en un registro cualquier modificación del contenido de la parte principal del archivo maestro del sistema de farmacovigilancia realizada en los últimos cinco años. Los titulares de autorizaciones de comercialización indicarán en el registro la sección modificada, el tipo de cambio, la fecha, la persona responsable y, en su caso, el motivo de la modificación.

5.   Los titulares de autorizaciones de comercialización presentarán, previa solicitud, una copia de su registro u otra parte solicitada del archivo maestro del sistema de farmacovigilancia a las autoridades competentes o a la Agencia, según proceda, en un plazo de siete días.

6.   Los titulares de autorizaciones de comercialización notificarán a la autoridad competente pertinente o a la Agencia cualquier cambio en la información facilitada en el resumen del archivo maestro del sistema de farmacovigilancia presentando una modificación de conformidad con el artículo 61 del Reglamento (UE) 2019/6.

7.   Una vez finalizado formalmente el sistema descrito en el archivo maestro del sistema de farmacovigilancia, los titulares de autorizaciones de comercialización conservarán una versión electrónica de este durante cinco años.

1.   El archivo maestro del sistema de farmacovigilancia estará ubicado en el lugar de la Unión en que el titular de la autorización de comercialización realiza sus principales actividades de farmacovigilancia, o bien en el lugar en que trabaja la persona cualificada responsable de la farmacovigilancia.

2.   El archivo maestro del sistema de farmacovigilancia podrá almacenarse o ponerse a disposición en formato electrónico. El soporte utilizado para el almacenamiento o la puesta a disposición deberá poder consultarse y seguir siendo legible a largo plazo.

3.   Cuando se solicite, se pondrá a disposición para las auditorías y las inspecciones una copia impresa del archivo maestro del sistema de farmacovigilancia, o de partes de este, organizadas de conformidad con el artículo 22, apartados 2 y 3. La copia impresa o la parte solicitada serán completas y legibles.

4.   El archivo maestro del sistema de farmacovigilancia estará permanente e inmediatamente disponible para inspección en el lugar donde se conserva. Si el archivo maestro del sistema de farmacovigilancia se conserva en formato electrónico, basta con que los datos almacenados en formato electrónico estén directamente disponibles.

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización estarán preparados para los controles de conformidad con el artículo 123 del Reglamento (UE) 2019/6 y velarán por que también estén preparados para dichos controles:

2.   Las inspecciones de farmacovigilancia realizadas de conformidad con el artículo 123, apartado 6, del Reglamento (UE) 2019/6 podrán llevarse a cabo in situ o a distancia.

1.   Los titulares de autorizaciones de comercialización estarán preparados para las inspecciones de su sistema de farmacovigilancia y del correspondiente archivo maestro del sistema de farmacovigilancia de conformidad con el artículo 123, apartado 6, y el artículo 126 del Reglamento (UE) 2019/6, y garantizarán que cualquier persona mencionada en el artículo 26, apartado 1 también esté preparada.

2.   Los titulares de autorizaciones de comercialización podrán ser inspeccionados en el lugar donde se encuentre el archivo maestro del sistema de farmacovigilancia o en cualquier otro emplazamiento de las personas inspeccionadas de conformidad con el apartado 1. En el caso de un tercero que lleve a cabo actividades de farmacovigilancia, el lugar que vaya a inspeccionarse podrá estar situado dentro o fuera de la Unión.

3.   Los titulares de autorizaciones de comercialización facilitarán la información necesaria que soliciten las autoridades competentes o la Agencia de conformidad con el artículo 79, apartado 6, del Reglamento (UE) 2019/6 para las inspecciones in situ o a distancia.

4.   Las inspecciones de farmacovigilancia podrán ser inspecciones rutinarias o específicas; podrán centrarse en medicamentos concretos o en el sistema general de farmacovigilancia. Con ocasión de una inspección, los titulares de autorizaciones de comercialización:

5.   La autoridad competente o la Agencia podrán exigir a los titulares de autorizaciones de comercialización que comuniquen el plan de medidas correctoras y preventivas de conformidad con el artículo 9, apartado 2.