1.   El presidente de la instancia será nombrado por la Comisión por un período de cinco años no renovable, tras una convocatoria de manifestaciones de interés. Su mandato se iniciará en la fecha fijada al efecto en la decisión de nombramiento. Dicha decisión se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea, serie C.

2.   El presidente será contratado como asesor especial de la Comisión en el sentido del artículo 5 del Régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea. Su contrato de asesor especial respetará plenamente su independencia y no afectará a la duración de su mandato.

3.   La Comisión podrá destituir al presidente en caso de que deje de cumplir las condiciones requeridas para el ejercicio de sus funciones.

4.   Las normas aplicables al nombramiento, el cese y la destitución del presidente se aplicarán también a su suplente. Las disposiciones de los apartados 1 a 3 del presente artículo y las establecidas en el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 también se aplicarán al suplente del presidente.

1.   En caso de impedimento del presidente, sus funciones serán desempeñadas por su suplente.

2.   En caso de hallarse vacante la presidencia, las funciones de presidente serán ejercidas por su suplente hasta el nombramiento del nuevo presidente.

3.   En caso de impedimento simultáneo del presidente y de su suplente, las funciones serán ejercidas por el miembro permanente con más antigüedad que represente a la Comisión.

1.   El presidente representará a la instancia.

2.   Presidirá las reuniones y organizará sus tareas.

3.   Estará asistido para ello por la secretaría permanente contemplada en el artículo 7.

4.   Podrá delegar su firma en cada uno de los representantes permanentes de la Comisión en la instancia para que puedan firmar en su nombre, con las instrucciones que les facilite, los documentos relacionados con un expediente determinado o con cuestiones administrativas.

5.   Adoptará, previa consulta a los miembros permanentes, el calendario de reuniones de la instancia.

6.   Ejercerá las demás competencias que le atribuye la presente Decisión.

1.   El director del Servicio Financiero Central de la Dirección General de Presupuestos será uno de los dos representantes permanentes de la Comisión en la instancia, en aplicación del artículo 143, apartado 2, letra b), del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. El director general de Presupuestos designará a un funcionario de grado AD 11 o superior como suplente de dicho representante permanente.

El director general de Presupuestos designará al segundo representante permanente de la Comisión y al suplente de este, ad personam, entre funcionarios de la Comisión que tengan respectivamente, como mínimo, los grados AD 14 y AD 11.

2.   El miembro representante del ordenador competente (en lo sucesivo, «autoridad remitente»), así como su suplente, serán funcionarios o agentes temporales designados de conformidad con el reglamento interno y las normas administrativas internas de la institución, agencia, oficina u organismo en cuestión, contemplados en el artículo 73, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. Ejercerán, al menos, las funciones de jefe de unidad o de jefe de Delegación.

1.   Los observadores participarán en las deliberaciones de la instancia sin tomar parte en la adopción de las recomendaciones.

2.   El Servicio Jurídico de la Comisión tendrá de pleno derecho la calidad de observador para cada expediente sometido a la instancia, y presentará observaciones por propia iniciativa o a petición del presidente. A este respecto, uno de sus miembros asistirá a todas las deliberaciones de la instancia. El Servicio Jurídico será informado de todos los procedimientos escritos

3.   En los casos en que la solicitud de la autoridad remitente se base, particularmente, en información transmitida por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), el representante de esta asistirá a las reuniones de la instancia y participará en los procedimientos orales y escritos. Podrá presentar observaciones por iniciativa propia o a petición del presidente.

4.   En otros casos, podrá invitarse a la OLAF a que facilite información o dictámenes, a petición del presidente.

5.   Aparte de la autoridad remitente, los demás ordenadores de la Comisión, de una oficina europea creada por la Comisión, de una agencia ejecutiva, de otra institución o de cualquier otra oficina, organismo o agencia europeos que estén interesados en el asunto presentado a la instancia, tendrán la calidad de observadores. Estos ordenadores podrán asistir a las deliberaciones de la instancia, serán informados de los procedimientos escritos y presentarán observaciones orales y escritas a petición del presidente.

6.   El presidente, tras consultar a los miembros permanentes de la instancia, podrá invitar a otros observadores a asistir a las deliberaciones de la instancia y a presentar observaciones orales y escritas.

1.   Funcionarios o agentes de la Dirección General de Presupuestos se encargarán de la secretaría permanente de la instancia, que estará adscrita administrativamente a aquella.

2.   Bajo la autoridad del presidente, la secretaría permanente:

1.   Si el presidente o su suplente, a cualquier otro miembro o su suplente, los funcionarios y agentes que componen la secretaría de la instancia, así como cualquier otra persona que participe en las reuniones de la instancia o tenga conocimiento de documentos relacionados con un expediente se encuentran en una situación que pudiera dar lugar a un riesgo de conflicto de intereses, informará de ello inmediatamente a los demás miembros y a la secretaría. Lo mismo se aplicará cuando se encuentren en una situación que pudiera objetivamente considerarse un conflicto de intereses.

2.   Ninguna de las personas mencionadas en el apartado 1 participará en las deliberaciones o en la adopción de la recomendación. Al expediente se unirá una nota en la que se explique la forma en que se ha tratado el riesgo de conflicto de intereses.

1.   La OLAF cooperará estrechamente con la instancia, de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo (6), respetando plenamente los derechos fundamentales y de procedimiento, y la protección de los denunciantes de irregularidades.

2.   Cuando la solicitud de la autoridad remitente se base en información transmitida por la OLAF, la instancia consultará a la OLAF antes de enviar la notificación al operador económico para no perjudicar la confidencialidad de los procedimientos judiciales e investigaciones realizadas o coordinadas por la OLAF, incluida la protección de los denunciantes de irregularidades, y de las investigaciones o procedimientos judiciales nacionales, si se conocen.

3.   La comunicación a los operadores económicos o sus agentes de información derivada de las investigaciones o referente a las investigaciones realizadas o coordinadas por la OLAF, precisará el acuerdo de esta última.

1.   Cualquier ordenador delegado de la Comisión, de otra institución, de una oficina europea creada por la Comisión, de una agencia ejecutiva, o de otra oficina, organismo o agencia europeos podrá presentar una solicitud de recomendación a la instancia.

Cuando la consulta provenga de una autoridad que no dependa de la Comisión, la secretaría permanente establecerá inmediatamente los contactos necesarios para garantizar por ambas partes la confidencialidad de los intercambios relativos al expediente en cuestión.

2.   La solicitud se presentará, de forma confidencial, a la secretaría por correo electrónico, a la siguiente dirección: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

3.   Cuando la autoridad remitente tenga conocimiento de las informaciones contempladas en el artículo 136 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, remitirá el caso a la instancia en el plazo más breve después de que esta información haya sido puesta en su conocimiento, salvo en casos debidamente justificados.

4.   La solicitud de recomendación contendrá toda la información exigida por las disposiciones previstas en el artículo 142, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. Contendrá asimismo cualquier otra información pertinente a que hace referencia el artículo 136 de dicho Reglamento, incluidos en su caso los informes de la OLAF. Contendrá asimismo una ficha de información debidamente cumplimentada.

1.   Excepto cuando existan motivos legítimos imperiosos para preservar la confidencialidad de una investigación o de un procedimiento judicial nacional, el operador económico tendrá derecho a presentar observaciones con arreglo al artículo 143, apartado 5, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.

2.   Se enviará a este último una carta de comunicación de los hechos y su calificación jurídica preliminar en la que la instancia solo tendrá en cuenta los documentos de que el operador económico haya podido tener conocimiento, sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 143, apartado 5, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. En principio, dicha comunicación se realizará por correo electrónico.

3.   El operador económico deberá presentar sus observaciones a la secretaría por escrito y en formato electrónico, a la siguiente dirección: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu o a la dirección de correo electrónico que se le notifique en la carta de comunicación, con los eventuales anexos, en forma de fichero electrónico estándar creado con ayuda de un programa de tratamiento de texto corriente.

4.   Las observaciones escritas no excederán de diez páginas, excluidos los anexos, excepto en casos debidamente justificados por la complejidad de hecho o de derecho.

5.   Por regla general, el operador económico contará con un plazo de tres semanas para la presentación de observaciones. Dicho plazo comenzará a contar a partir del día siguiente a la comunicación de los hechos y de su calificación jurídica preliminar. Cuando el operador económico haya aceptado contractualmente comunicarse con el ordenador competente por vía electrónica, la notificación se efectuará mediante el envío de la carta de comunicación por esta vía.

6.   Con carácter excepcional, y previa solicitud motivada del operador económico, el plazo podrá prorrogarse por un tiempo que no podrá exceder de la mitad del plazo inicial.

7.   Una vez expirado el plazo fijado y a falta de una solicitud de prórroga debidamente motivada, o a la expiración del plazo ampliado, se dará por concluido el procedimiento contradictorio.

8.   Si el presidente considera que el operador económico no ha presentado observaciones en el plazo que se le haya señalado, el proceso continuará y el presidente convocará a la instancia a fin de adoptar la recomendación.

1.   Una vez que la secretaría haya verificado la consulta e instruido el expediente de acuerdo con las disposiciones aplicables del artículo 7, lo remitirá al presidente y a los miembros de la instancia. El presidente verificará la elaboración del expediente, tras haber solicitado en su caso medidas de verificación o de instrucción complementarias.

2.   La duración del procedimiento, que comienza con la verificación por el presidente de la elaboración del expediente y termina con la comunicación de un dictamen a la autoridad remitente, y en su caso, de una recomendación, no excederá, en principio, de tres meses. El presidente podrá prorrogar este plazo, en particular para garantizar el respeto del derecho a ser oído.

1.   Las disposiciones de los artículos 1 a 4, 8, 12, 13, 17 y 18 que figuran en el capítulo I del presente Reglamento se aplicarán al ejercicio por la instancia de la competencia consultiva que le confiere el artículo 93 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.

2.   Lo dispuesto en los demás artículos del capítulo I del presente Reglamento se aplicará también al ejercicio por la instancia de la competencia mencionada en el apartado 1, salvo disposición específica prevista en el presente capítulo.

1.   Cuando emita el dictamen mencionado en el artículo 93, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, la instancia estará compuesta por los miembros contemplados en el artículo 143, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 y por los tres miembros adicionales siguientes:

2.   Cada uno de estos tres miembros tendrá un suplente designado, según proceda, por:

1.   El Servicio Jurídico de la Comisión designará a un observador cuando el miembro del personal afectado no pertenezca a la Comisión.

2.   El ordenador competente o, según el caso, el jefe de la Delegación de la Unión que actúe como ordenador subdelegado, o sus representantes tendrán la condición de observador.

3.   La OLAF designará es un observador cuando la información relativa a la presunta infracción de una disposición del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, de cualquier otra disposición relativa a la gestión financiera o del control de las operaciones derive de una información que él haya transmitido.

4.   La oficina de disciplina de la institución u órgano de que se trate designará un observador en los casos en que la instancia sea consultada por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos. En los demás casos, podrá ser invitada por el presidente a designar un observador.

5.   Previa consulta a los miembros, el presidente podrá invitar a otros observadores.

1.   Serán de aplicación las disposiciones del artículo 7, excepto las incluidas en su apartado 2, letra k).

2.   En particular, la secretaría:

1.   De conformidad con el artículo 93, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, la instancia se reunirá a petición de la autoridad facultada para proceder a los nombramientos competente en materia disciplinaria, o de un ordenador competente, incluido un jefe de Delegación de la Unión o un suplente de este último que actúe como ordenador subdelegado; en lo sucesivo denominadas «autoridades remitentes».

2.   Cuando la instancia sea informada directamente por un miembro del personal, trasladará el expediente a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos competente o, en su caso, a la autoridad facultada para proceder a las contrataciones, e informará de ello a dicho miembro del personal. Si la autoridad facultada para proceder a los nombramientos competente decide remitir el asunto a la instancia, informará de ello al miembro del personal. En caso de que decida no recurrir a la instancia, informará a esta y al miembro del personal.

Con el fin de garantizar la protección efectiva de los denunciantes de irregularidades, según lo previsto en el artículo 22 bis, apartado 3, del Estatuto de los funcionarios, la instancia podrá decidir, no obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, no informar a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos competente e informará de ello a la OLAF.

1.   La instancia procurará llegar a un consenso sobre la determinación de la existencia de una irregularidad financiera y sobre la motivación en la que se basa el dictamen o la recomendación.

2.   Si no se alcanzare el consenso, el asunto se someterá a votación en la que:

En caso de empate, prevalecerá el voto del presidente.

3.   Los apartados 1 y 2 se aplicarán, mutatis mutandis, a la adopción de las recomendaciones. El consenso o la votación se centrarán en particular en el carácter sistémico de una irregularidad financiera.

1.   Queda derogada la Decisión C(2011) 6109 final.

2.   Queda derogada la Decisión (UE, Euratom) 2015/2463.