ANEXO

Reglamento interno del Comité Mixto, adoptado de conformidad con el artículo 14, apartado 3, del Acuerdo entre la Unión Europea, por una parte, y Nueva Zelanda, por otra, sobre la participación de Nueva Zelanda en programas de la Unión

Regla 1

Funciones

El Comité Mixto creado con arreglo a las disposiciones del artículo 14, apartado 1, del Acuerdo entre la Unión Europea (en lo sucesivo, «Unión»), por una parte, y Nueva Zelanda, por otra, sobre la participación de Nueva Zelanda en programas de la Unión (en lo sucesivo, «Acuerdo»), desempeñará las funciones y cumplirá las obligaciones contempladas en el artículo 14, apartado 1, del Acuerdo.

Regla 2

Composición y presidencia

1.

El Comité Mixto estará compuesto por representantes de la Unión y de Nueva Zelanda.

2.

El Comité Mixto estará copresidido por altos funcionarios o sus suplentes en representación de la Unión Europea y de Nueva Zelanda, respectivamente.

3.

La Unión y Nueva Zelanda se notificarán recíprocamente el nombre, el cargo y los datos de contacto del funcionario que copresida el Comité Mixto en representación de la Unión y de Nueva Zelanda, respectivamente. Dicho funcionario deberá ejercer la copresidencia en representación de la Unión o de Nueva Zelanda hasta la fecha en la que la Unión o Nueva Zelanda hayan notificado a la otra Parte los datos de un nuevo copresidente.

4.

Se considerará que el copresidente está autorizado a representar a la Unión o a Nueva Zelanda hasta la fecha en que se hayan notificado a la otra Parte los datos de un nuevo copresidente.

Regla 3

Secretaría

1.

La Secretaría del Comité Mixto («Secretaría») estará compuesta por un funcionario de la Unión y un funcionario de Nueva Zelanda. La Secretaría desempeñará las funciones que le atribuye el presente Reglamento interno.

2.

La Unión y Nueva Zelanda se notificarán mutuamente el nombre, el cargo y los datos de contacto del funcionario que forme parte de la Secretaría del Comité Mixto en representación de la Unión o de Nueva Zelanda, respectivamente. Se considerará que cada funcionario sigue actuando como miembro de la Secretaría en representación de la Unión o de Nueva Zelanda hasta la fecha en que la Unión o Nueva Zelanda hayan notificado los datos de un nuevo funcionario.

Regla 4

Reuniones

1.

De conformidad con el artículo 14, apartado 5, del Acuerdo, el Comité Mixto se reunirá al menos una vez al año, y, cuando así lo exijan circunstancias especiales, a petición de cualquiera de las Partes.

2.

En principio, se reunirá de forma alterna en Bélgica y en Nueva Zelanda, salvo que los copresidentes decidan otra cosa. Las reuniones también podrán celebrarse por videoconferencia o teleconferencia si así lo acuerdan los copresidentes.

3.

En los períodos entre reuniones, el Comité Mixto trabajará de manera continua a través de cualquier medio de comunicación, especialmente mediante el intercambio de correos electrónicos.

Regla 5

Participación en reuniones

1.

Con un plazo razonable de antelación a cada reunión, la Unión y Nueva Zelanda se informarán mutuamente a través de la Secretaría acerca de la composición prevista de sus delegaciones y especificarán el nombre y el cargo de cada miembro de la delegación.

2.

Cuando proceda, los copresidentes podrán, de común acuerdo, invitar a expertos (es decir, personas que no sean funcionarios públicos) a asistir a las reuniones del Comité Mixto para que aporten información sobre una cuestión específica, pero únicamente en las partes de la reunión en las que se debatan tales cuestiones específicas.

3.

El representante de la Parte que organice y celebre la reunión fijará la fecha y el lugar, previo acuerdo de la otra Parte.

Regla 6

Documentos

La Secretaría numerará los documentos en los que se basen las deliberaciones del Comité Mixto y los distribuirá a la Unión y a Nueva Zelanda.

Regla 7

Correspondencia

1.

La Unión y Nueva Zelanda enviarán su correspondencia destinada al Comité Mixto a través de la Secretaría. Dicha correspondencia podrá enviarse en cualquier soporte escrito, incluido el correo electrónico.

2.

La Secretaría se encargará de que la correspondencia destinada al Comité Mixto se entregue a los copresidentes y se distribuya, cuando proceda, de conformidad con la regla 6.

3.

Toda correspondencia procedente de los copresidentes o dirigida directamente a estos se transmitirá a la Secretaría y se distribuirá, cuando proceda, de conformidad con la regla 6.

Regla 8

Órdenes del día

1.

La Secretaría elaborará un proyecto de orden del día provisional para cada reunión. A este efecto, al menos cuatro semanas antes de la fecha de la reunión, el funcionario que actúe como miembro de la Secretaría de la Parte que celebre la reunión preparará un primer proyecto de orden del día provisional y, junto con los documentos relacionados con cada uno de los puntos incluidos en él, lo transmitirá al miembro de la Secretaría de la otra Parte para que presente sus observaciones al respecto. Una vez que la Secretaría haya preparado el proyecto de orden del día provisional, junto con los documentos pertinentes, los transmitirá para aprobación a los copresidentes a más tardar diez días antes de la fecha de la reunión.

2.

El orden del día provisional incluirá los puntos que hayan solicitado las Partes. Toda solicitud de este tipo, junto con todos los documentos pertinentes, se presentará a la Secretaría a más tardar quince días antes del inicio de la reunión.

3.

En casos excepcionales, las personas que ostenten la copresidencia podrán acordar que se reduzcan los períodos regulados en los apartados 1 y 2.

4.

El Comité Mixto aprobará el orden del día al principio de cada reunión.

5.

En la reunión podrán añadirse puntos que no estén incluidos en el proyecto de orden del día, y podrán eliminarse, aplazarse o modificarse otros puntos incluidos en el proyecto de orden del día, siempre que las dos Partes estén de acuerdo.

Regla 9

Transparencia y acceso a los documentos

1.

Las reuniones del Comité Mixto no serán públicas, a no ser que los copresidentes tomen otra decisión.

2.

Cada una de las Partes podrá decidir si publica las decisiones del Comité Mixto en su Diario Oficial respectivo o en línea, previa consulta con la otra Parte.

3.

Si la Unión o Nueva Zelanda presentan al Comité Mixto información que sea confidencial o esté protegida de toda divulgación en virtud de sus disposiciones legales y reglamentarias pertinentes, la otra Parte tratará esa información recibida como confidencial.

4.

Si la Comisión Europea presenta al Comité Mixto información que es confidencial o está protegida de toda divulgación en virtud de su legislación correspondiente en materia de seguridad de la información (1), Nueva Zelanda garantizará que la información recibida goce de un nivel de confidencialidad y protección comparable. Si Nueva Zelanda presenta al Comité Mixto información que sea confidencial o esté protegida de toda divulgación en virtud de sus disposiciones legales y reglamentarias correspondientes, la Comisión Europea tratará la información recibida como confidencial.

5.

Cada Parte tramitará las solicitudes de acceso a los documentos del Comité Mixto de conformidad con sus disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

Regla 10

Actas

1.

Se levantará acta de todas las reuniones del Comité Mixto.

2.

El funcionario que actúe como miembro de la Secretaría en representación de la Parte que celebre la reunión redactará el proyecto de acta de cada reunión en los quince días siguientes al final de la reunión, salvo decisión en contrario de los copresidentes. El proyecto de acta se enviará al miembro de la Secretaría de la otra Parte para que presente sus observaciones al respecto. Este último podrá formular observaciones en un plazo de treinta días a partir de la fecha de recepción del proyecto de acta.

3.

El acta resumirá cada punto del orden del día, especificando cuando proceda: a) los documentos que se hayan presentado al Comité Mixto; b) cualquier declaración que una de las Partes haya pedido hacer constar en el acta, así como c) las decisiones adoptadas, las declaraciones aprobadas y las conclusiones operativas que se hayan adoptado sobre puntos específicos.

4.

El acta incluirá una lista de asistencia con el nombre, el cargo y las funciones de cada participante en la reunión.

5.

Los copresidentes aprobarán y firmarán el acta en los dos meses siguientes a la reunión, o en cualquier otra fecha que decidan. Los copresidentes podrán convenir que la firma y el intercambio de copias electrónicas se consideren como cumplimiento de dicho requisito. La versión auténtica del acta se conservará en los archivos de cada Parte.

6.

En los dos días siguientes a la reunión del Comité Mixto, la Secretaría elaborará un resumen del acta para que los copresidentes lo aprueben lo antes posible. Una vez que los copresidentes del Comité Mixto hayan aprobado el texto resumido, las Partes podrán publicar el resumen del acta.

Regla 11

Decisiones

1.

Como así disponga el artículo 14 del Acuerdo, las decisiones del Comité Mixto se adoptarán por consenso. La Secretaría registrará cada decisión con un número de serie y una referencia a la fecha de su adopción.

2.

El Comité Mixto podrá adoptar decisiones por procedimiento escrito mediante canje de notas entre los copresidentes si las Partes del Acuerdo así lo deciden. Uno de los copresidentes podrá presentar por escrito al otro el texto de un proyecto de decisión en la lengua oficial del Comité Mixto, de conformidad con la regla 14. La otra Parte dispondrá de un mes, o de más tiempo cuando así lo especifique la Parte proponente, para manifestar su acuerdo con el proyecto de decisión. Si la otra Parte no manifiesta su conformidad, la decisión propuesta se debatirá y podrá adoptarse en la siguiente reunión del Comité Mixto. El proyecto de decisión, que se considerará adoptado una vez que la otra Parte manifieste su conformidad, se registrará en el acta de la siguiente reunión del Comité Mixto.

3.

Los copresidentes del Comité Mixto deberán firmar cada decisión que se adopte. Los copresidentes podrán acordar que la firma y el intercambio de copias electrónicas cumplen el requisito de la firma.

4.

En las decisiones adoptadas por el Comité Mixto se especificará la fecha en la que surtan efecto.

Regla 12

Protección de datos personales

La publicación de los documentos a que se refieren las reglas 9, 10 y 11 se efectuará de conformidad con la normativa aplicable en materia de protección de datos de ambas Partes, incluida la protección de datos personales.

Regla 13

Grupos de trabajo y órganos consultivos

1.

De conformidad con el artículo 14, apartado 4, del Acuerdo, el Comité Mixto podrá decidir crear o disolver un grupo de trabajo o un órgano consultivo compuesto por expertos. El Comité Mixto determinará la composición y las obligaciones de cada grupo de trabajo u órgano consultivo, y podrá modificarlas en caso necesario.

2.

El grupo de trabajo o el órgano consultivo podrá contribuir a los trabajos del Comité Mixto y ayudar en el desempeño de sus funciones, incluida, si así lo pide el Comité Mixto, la elaboración de informes o proyectos de decisión, que deberá aprobar el Comité Mixto.

3.

El grupo de trabajo o el órgano consultivo se reunirá en caso necesario para el desempeño de sus funciones e informará al respecto al Comité Mixto.

4.

El establecimiento y funcionamiento de un grupo de trabajo u órgano consultivo no impedirá que las Partes expongan cualquier asunto directamente en el Comité Mixto.

5.

El Reglamento interno del Comité Mixto se aplicará mutatis mutandis a los grupos de trabajo y órganos consultivos creados por el Comité Mixto.

Regla 14

Lenguas

1.

La lengua oficial y de trabajo del Comité Mixto será el inglés.

2.

Las deliberaciones del Comité Mixto se harán en inglés. El orden del día de la reunión, los documentos presentados al Comité Mixto y el acta de la reunión estarán redactados en inglés.

3.

Las decisiones del Comité Mixto se adoptarán en inglés.

Regla 15

Gastos

Cada Parte se hará cargo de los gastos en los que incurra en razón de su participación en las reuniones del Comité Mixto y de los grupos de trabajo y órganos consultivos que se hayan establecido.

Los gastos relacionados con la organización de las reuniones correrán a cargo de la Parte que celebre la reunión.

Regla 16

Modificación del Reglamento interno

El presente Reglamento interno podrá modificarse por mutuo acuerdo de las Partes, de conformidad con la regla 11.

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(1)  Decisión (UE, Euratom) 2015/443 de la Comisión, de 13 de marzo de 2015, sobre la seguridad en la Comisión (DOUE L 72 de 17.3.2015, p. 41).