1.   El Defensor del Pueblo aceptará las reclamaciones presentadas por escrito. El Defensor del Pueblo adoptará las medidas adecuadas para ayudar a las personas con discapacidad a ejercer su derecho a presentar una reclamación.

2.   El reclamante deberá identificar cualquier información contenida en la reclamación que considere confidencial. La identificación de dicha información como confidencial por parte del reclamante no impedirá que el Defensor del Pueblo comunique la información a la institución afectada a efectos de la realización de una investigación. El Defensor del Pueblo informará a la institución de la información que el reclamante considere confidencial.

3.   Si fuera el caso, el Defensor del Pueblo podrá, con el consentimiento del reclamante, trasladar una reclamación a otra autoridad competente.

1.   El Defensor del Pueblo tramitará las reclamaciones en cualquiera de las lenguas oficiales y de trabajo de las instituciones de la Unión Europea. (2) El Defensor del Pueblo se comunicará con el reclamante en la lengua de la reclamación, a menos que el reclamante acepte recibir comunicaciones en otra lengua oficial y de trabajo de las instituciones de la Unión Europea.

2.   El Defensor del Pueblo determinará si una reclamación es admisible de conformidad con el artículo 2, apartado 4, del Estatuto. La Secretaría podrá solicitar al reclamante que facilite información o documentos adicionales para que el Defensor del Pueblo pueda tomar esa decisión.

3.   Si una reclamación es inadmisible, el Defensor del Pueblo informará de ello al reclamante y archivará el expediente de la reclamación.

4.   Si el Defensor del Pueblo decide que existen motivos para investigar una reclamación admisible, iniciará una investigación. Si el Defensor del Pueblo considera que no hay motivos para llevar a cabo una investigación, incluso cuando una reclamación sea manifiestamente infundada, archivará el expediente e informará de ello al reclamante.

5.   Cuando proceda, el Defensor del Pueblo podrá informar a la institución afectada de las reclamaciones inadmisibles o de las reclamaciones en las que el Defensor del Pueblo considere que no hay motivos para iniciar una investigación.

6.   De conformidad con el artículo 2 del Estatuto, si el Defensor del Pueblo lo considera oportuno, podrá adoptar medidas para garantizar que una reclamación se tramite con carácter prioritario, teniendo en cuenta la naturaleza particular de una reclamación, incluidos ámbitos como la denuncia de irregularidades y el acoso.

7.   El Defensor del Pueblo tramitará las comunicaciones abusivas y las reclamaciones que constituyan un abuso del procedimiento de conformidad con las directrices adoptadas a tal efecto. Dichas directrices se publicarán en el sitio web del Defensor del Pueblo Europeo.

1.   Cuando el Defensor del Pueblo encuentre motivos para iniciar una investigación, identificará las alegaciones formuladas por el reclamante que entren en el ámbito de la investigación.

2.   El Defensor del Pueblo podrá solicitar a la institución afectada que facilite una respuesta en relación con las alegaciones. El Defensor del Pueblo también podrá solicitar a la institución de que se trate que exponga en su respuesta sus puntos de vista sobre aspectos específicos de las alegaciones y sobre cuestiones específicas derivadas de la reclamación o relacionadas con ella.

3.   A petición del Defensor del Pueblo, las instituciones le suministrarán información, incluidos documentos, a efectos de una investigación de conformidad con el artículo 5 del Estatuto. El equipo de investigación del Defensor del Pueblo podrá examinar la información e inspeccionar los documentos, ya sea en los locales de la institución afectada o por medios electrónicos. El acceso a la información clasificada de la UE se facilitará en los locales de la institución de que se trate, salvo que se acuerde otra cosa con el Defensor del Pueblo.

4.   Las respuestas de la institución sobre los asuntos a que se refieren los apartados 2 y 3 del presente artículo se formularán en el plazo especificado por el Defensor del Pueblo, que normalmente no excederá de tres meses. El plazo concreto para dar una respuesta deberá ser razonable, y tendrá en cuenta la complejidad y la urgencia de la investigación. Si el Defensor del Pueblo considera que la investigación es de interés público, el plazo para responder será tan breve como sea razonablemente posible. Si la institución de que se trate no está en condiciones de dar una respuesta en el plazo fijado, presentará una solicitud motivada de prórroga.

5.   El Defensor del Pueblo podrá solicitar a la institución correspondiente que organice una reunión con el equipo de investigación del Defensor del Pueblo con el fin de aclarar las cuestiones que entren en el ámbito de la investigación.

6.   De conformidad con el artículo 7 del Estatuto, los funcionarios u otros agentes de una institución podrán comparecer ante el Defensor del Pueblo

7.   Con el fin de llevar a cabo una investigación, el Defensor del Pueblo podrá solicitar a un Estado miembro, a través de su Representación Permanente, que facilite información o documentos relativos a la presunta mala administración de una institución, de conformidad con lo dispuesto en el Estatuto.

8.   Cuando una institución o un Estado miembro facilite información o documentos al Defensor del Pueblo con arreglo a los apartados 2, 3, 5 o 7 del presente artículo, identificará claramente la información clasificada de la UE o cualquier otra información que considere confidencial. El Defensor del Pueblo no divulgará dicha información, ni al reclamante ni al público, sin el consentimiento previo por escrito de la institución o de la autoridad competente del Estado miembro de que se trate. El Defensor del Pueblo tratará la información clasificada de la UE de conformidad con las normas establecidas en el Estatuto y en la decisión del Defensor del Pueblo sobre las normas y procedimientos de seguridad para el acceso a la información clasificada de la UE.

9.   A petición del Defensor del Pueblo, las instituciones presentarán sus respuestas en la lengua de la reclamación. En caso necesario, el Defensor del Pueblo podrá solicitar a las instituciones afectadas que faciliten copias de los documentos pertinentes en la lengua de la reclamación. Al formular dicha solicitud, el Defensor del Pueblo actuará de forma proporcionada a las necesidades del reclamante y razonablemente con respecto a los recursos de las instituciones.

10.   El Defensor del Pueblo solo conservará la información o los documentos obtenidos de una institución o un Estado miembro durante una investigación y que dicha institución o Estado miembro haya identificado como confidencial, incluida la información clasificada de la UE, mientras la investigación esté en curso y no haya expirado el plazo para tramitar cualquier solicitud de revisión presentada de conformidad con el artículo 9, apartado 3, de la presente Decisión. Dichos documentos o información se destruirán una vez concluida la investigación y expirado el plazo para tramitar cualquier solicitud de revisión. El Defensor del Pueblo podrá solicitar a una institución o a un Estado miembro que conserven dichos documentos o información durante un período mínimo de cinco años, tras notificarles que el Defensor del Pueblo ya no conserva los documentos o la información.

11.   Si una institución o un Estado miembro no facilita al Defensor del Pueblo la asistencia descrita en los apartados 2, 3, 5 y 7 del presente artículo, el Defensor del Pueblo recordará a la institución o al Estado miembro de que se trate por qué es necesaria dicha asistencia. Si, tras un debate con la institución o el Estado miembro de que se trate, el asunto no puede resolverse a satisfacción del Defensor del Pueblo, este podrá informar de ello al Parlamento Europeo, que tomará las medidas oportunas.

12.   A efectos de llevar a cabo una investigación, el Defensor del Pueblo podrá solicitar al reclamante o a cualquier tercero que le facilite información o documentos, o que aclare la información o los documentos ya facilitados. Cuando proceda, el Defensor del Pueblo podrá recabar la opinión del reclamante sobre la posición de la institución, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 5, apartado 8, del Estatuto. El Defensor del Pueblo también podrá solicitar una reunión con el reclamante para aclarar cuestiones que entren en el ámbito de la investigación. El Defensor del Pueblo podrá cerrar una investigación cuando el reclamante no haya facilitado la información solicitada que sea necesaria para completar la investigación.

13.   El Defensor del Pueblo podrá encargar estudios o informes periciales que se consideren pertinentes para el ejercicio del mandato del Defensor del Pueblo, incluso en los casos mencionados en el apartado 6 del artículo 2 del Estatuto.

1.   Si el Defensor del Pueblo considera que una reclamación puede resolverse, buscará con la institución una solución que permita subsanar el caso de mala administración.

2.   La institución de que se trate responderá a la propuesta de solución del Defensor del Pueblo en un plazo determinado, que normalmente no excederá de tres meses. El plazo concreto para dar una respuesta deberá ser razonable, y tendrá en cuenta la complejidad y la urgencia de la investigación. Si el Defensor del Pueblo considera que la investigación es de interés público, el plazo para responder será tan breve como sea razonablemente posible. Si la institución de que se trate no está en condiciones de dar una respuesta en el plazo fijado, presentará una solicitud motivada de prórroga.

3.   El Defensor del Pueblo informará al reclamante de la solución propuesta y de la respuesta de la institución a dicha propuesta una vez obtenida esta. El reclamante podrá presentar observaciones al Defensor del Pueblo en el plazo de un mes.

1.   El Defensor del Pueblo puede hacer sugerencias de mejora en el curso de una investigación.

2.   En caso de que el Defensor del Pueblo no detecte mala administración, que se haya encontrado una solución o que no se justifiquen nuevas investigaciones, la investigación se cerrará con una decisión en la que se expongan las conclusiones. En la decisión por la que se cierre la investigación, el Defensor del Pueblo podrá proponer mejoras en relación con los problemas identificados en el curso de la investigación. El Defensor del Pueblo remitirá la decisión al reclamante y a la institución afectada.

3.   Cuando el Defensor del Pueblo detecte un caso de mala administración, formulará la recomendación o recomendaciones oportunas a la institución de que se trate, de conformidad con el apartado 1 del artículo 4 del Estatuto, y pedirá a dicha institución que presente un dictamen sobre la recomendación o recomendaciones en el plazo de tres meses. En el dictamen se indicará si la institución ha aplicado o tiene previsto aplicar la recomendación o recomendaciones y, en caso afirmativo, de qué manera. El Defensor del Pueblo remitirá el dictamen al reclamante, que podrá presentar sus observaciones al respecto en el plazo de un mes.

4.   El Defensor del Pueblo, tras analizar el dictamen de la institución de que se trate y cualquier observación presentada por el reclamante de conformidad con el apartado 3 del presente artículo, podrá cerrar la investigación exponiendo sus conclusiones. Cuando el Defensor del Pueblo cierre la investigación con una constatación de mala administración, podrá reiterar cualquiera de las recomendaciones formuladas anteriormente.

5.   En caso de que el Defensor del Pueblo tenga conocimiento de que el asunto investigado ha pasado a ser objeto de un procedimiento judicial, cerrará la investigación e informará de ello al reclamante y a la institución.

1.   El Defensor del Pueblo informará periódicamente al Parlamento Europeo sobre sus investigaciones, también mediante un informe anual, que incluirá una evaluación del cumplimiento de las recomendaciones, propuestas de soluciones y sugerencias de mejora del Defensor del Pueblo. El informe también incluirá, cuando proceda, el resultado de las investigaciones del Defensor del Pueblo relacionadas con el acoso, la denuncia de irregularidades y los conflictos de intereses dentro de las instituciones.

2.   El Defensor del Pueblo podrá presentar un informe especial al Parlamento Europeo, tras haber informado a la institución afectada de la elaboración de dicho informe. Los informes especiales pueden abarcar cualquier investigación en la que el Defensor del Pueblo haya detectado mala administración y considere de especial interés público.

1.   De conformidad con las funciones del Defensor del Pueblo definidas en el apartado 3 del artículo 1 y en el apartado 3 del artículo 3 del Estatuto, el Defensor del Pueblo llevará a cabo investigaciones por iniciativa propia siempre que encuentre motivos.

2.   El Defensor del Pueblo puede, fuera del ámbito de las investigaciones, ponerse en contacto por escrito con las instituciones, con el fin de sensibilizar, compartir observaciones o recabar información sobre las prácticas administrativas. Dentro de los límites establecidos en el artículo 1, apartado 3, del Estatuto y de conformidad con el artículo 3, apartado 3, del mismo, el Defensor del Pueblo podrá decidir llevar a cabo investigaciones por iniciativa propia a raíz de tales contactos con las instituciones.

3.   Los procedimientos aplicables a las investigaciones iniciadas a raíz de una reclamación se aplicarán a las investigaciones por iniciativa propia con arreglo a los apartados 1 y 2 del presente artículo, en la medida en que sean pertinentes para dichas investigaciones.

1.   El Defensor del Pueblo mantendrá informado al reclamante sobre el curso de la investigación.

2.   En cualquier fase de la investigación, el reclamante podrá presentar observaciones o aportar información adicional que no se conociera en el momento de la presentación de la reclamación y que entre en el ámbito de la investigación del Defensor del Pueblo.

3.   El reclamante tendrá derecho a solicitar una revisión de una decisión adoptada de conformidad con el artículo 3, apartado 3 y el artículo 3, apartado 4, de la presente Decisión, así como de cualquier conclusión que forme parte de una decisión por la que se cierre una investigación, con excepción de la constatación de mala administración. Las normas detalladas sobre el modo en que el Defensor del Pueblo examina las solicitudes de revisión se establecerán en una decisión del Defensor del Pueblo y se publicarán en el sitio web del mismo.

4.   Al presentar una solicitud de revisión con arreglo al apartado 3 del presente artículo, el reclamante tendrá derecho a solicitar acceso al expediente del Defensor del Pueblo sobre la reclamación. La divulgación al reclamante de la información contenida en el expediente se ajustará a las normas establecidas en el Estatuto y, en particular, en su artículo 5, apartado 8.

5.   Para proteger los intereses legítimos del reclamante o de un tercero, el Defensor del Pueblo podrá identificar como confidencial la información contenida en una reclamación o en otros documentos, e informar de ello a la institución. En circunstancias excepcionales, como en las reclamaciones relativas a la denuncia de irregularidades, el Defensor del Pueblo puede decidir no comunicar la identidad del reclamante a la institución de que se trate.

6.   El reclamante puede retirar su denuncia en cualquier fase de la investigación. Esto no impedirá que el Defensor del Pueblo abra una investigación por iniciativa propia sobre el asunto objeto de la reclamación.

1.   El Defensor del Pueblo podrá cooperar con los defensores del pueblo y órganos similares de los Estados miembros, incluso a través de la Red Europea de Defensores del Pueblo, de conformidad con el Estatuto.

2.   Los miembros de la Red Europea de Defensores del Pueblo pueden formular consultas al Defensor del Pueblo sobre cuestiones relacionadas con la Unión Europea. Cuando el Defensor del Pueblo lo considere oportuno, podrá solicitar una respuesta de la institución pertinente sobre la consulta.

1.   El Defensor del Pueblo deroga las disposiciones de aplicación adoptadas el 20 de julio de 2016.

2.   La presente Decisión entrará en vigor el 10 de octubre de 2023. Se aplicará a todas las investigaciones en curso en esa fecha, a todas las investigaciones abiertas en esa fecha y a todas las reclamaciones sobre las que, en esa fecha, el Defensor del Pueblo aún no se haya pronunciado.

3.   El Defensor del Pueblo publicará esta Decisión en el Diario Oficial de la Unión Europea y en el sitio web del Defensor del Pueblo.