Garantía de una gestión financiera sólida del presupuesto de la UE

PUNTOS CLAVE

La Comisión Europea nombra un presidente de la instancia independiente de alto nivel para un mandato de cinco años no renovable. Esta persona será elegida entre antiguos miembros del Tribunal de Justicia de la Unión Europea o del Tribunal de Cuentas, o bien un exdirector general de una institución comunitaria distinta de la Comisión. El presidente podrá ser suplido en sus funciones por un vicepresidente.

El presidente:

• representa a la instancia, preside y programa sus reuniones y organiza el trabajo;
• está asistido por una secretaría permanente;
• convoca a la instancia cuando se le solicita una recomendación sobre un caso dado.

El presidente podrá ser suplido en sus funciones por un vicepresidente que será nombrado en las mismas condiciones y sustituye al presidente en caso de que no pueda atender sus obligaciones.

La instancia consta de:

• dos miembros permanentes: el consejero principal responsable de los «asuntos financieros y jurídicos, el Estado de Derecho, la prevención del fraude y el Sistema de Exclusión y Detección Precoz (EDES, por sus siglas en inglés)» de la Dirección General de Presupuestos y otra persona designada por el director general de Presupuestos;
• el ordenador competente requerido;
• observadores, que deben incluir:
  • del servicio jurídico de la Comisión, que asistirá a todas las reuniones de la instancia;
  • de la OLAF o de la EPPO, cuando el caso se refiera a la información que hayan proporcionado;
  • ordenadores de cualquier institución, organismo o agencia de la UE que pueda verse afectada por el caso;
  • otros observadores invitados por la Presidencia.

La secretaría permanente está bajo la autoridad del Presidente y:

• está formada por agentes procedentes de la Dirección General de Presupuestos;
• organiza las tareas de la instancia;
• elabora documentos para la instancia;
• verifica la documentación y la información proporcionadas;
• identifica a individuos potencialmente implicados en un caso;
• mantiene un registro de todas las recomendaciones de la instancia;

Cualquier miembro de la instancia o de la secretaría que considere que puede incurrir en un conflicto de intereses en el marco de un caso no participará en los procedimientos.

Participación de la OLAF:

• La OLAF coopera estrechamente con la instancia a fin de salvaguardar derechos fundamentales y de procedimiento, así como de proteger a los denunciantes de irregularidades;
• La instancia consultará a la OLAF antes de notificar a una persona o entidad involucrada, cuando un caso se base en la información transmitida por la OLAF para no perjudicar la confidencialidad de los procedimientos judiciales o las investigaciones en curso.

Participación de la EPPO:

• La EPPO coopera con la instancia con arreglo a las modalidades de cooperación establecidas en el acuerdo a que se refiere el artículo 103, apartado 1, del Reglamento (UE) 2017/1939 del Consejo;
• La EPPO participa en calidad de observador en las reuniones de la instancia en las que la solicitud de la autoridad remitente se basa, total o parcialmente, en información transmitida por la EPPA.

Remisión de casos a la instancia. Cualquier ordenador procedente de una institución, una agencia o un organismo de la UE:

• podrá remitir a la instancia, por medio de una dirección de correo electrónico confidencial, un caso para que esta emita una recomendación;
• deberá informar a la instancia tan pronto como tenga conocimiento de información susceptible de causar la exclusión de una persona o entidad de los fondos de la UE;
• proporcionará toda la información necesaria que haya detectado.

Derecho a ser oído. Operadores económicos¹:

• podrán emitir sus comentarios acerca del caso, salvo en caso de que existan motivos legítimos imperiosos para preservar la confidencialidad de la investigación o de los procesos judiciales;
• recibirán una carta y documentación con la explicación de los hechos del caso;
• podrán enviar sus comentarios por correo electrónico, con una extensión máxima de diez páginas y en un plazo máximo de tres semanas (se podrán flexibilizar estas condiciones en casos complejos).

La instancia:

• busca el consenso a la hora de emitir su recomendación en un caso contra una persona o entidad;
• en caso de no lograrse consenso, decide por mayoría en la que el presidente dispondrá de un voto, los dos miembros permanentes dispondrán de un voto (conjunto) y el ordenador dispondrá de un voto;
• notificará su recomendación a los observadores y a la institución, el organismo o la agencia que remitió el caso;
• hace una recomendación en el plazo de tres meses a partir de la recepción de un caso, a menos que el presidente decida prorrogar este plazo, en particular para garantizar el derecho a ser oído de las personas físicas o jurídicas de que se trate;
• sus miembros, el personal de la secretaría y todos aquellos implicados en los procedimientos y en su preparación actuarán con la más estricta confidencialidad.

Personal de la UE. La instancia:

• podrá emitir un dictamen sobre si un miembro del personal de la UE ha cometido una irregularidad financiera;
• en dichas circunstancias, constará de tres miembros adicionales (uno del órgano disciplinario de la institución de que se trate, uno de su comité de personal y uno de su servicio jurídico);

La autoridad remitente mantiene el procedimiento contradictorio antes de que la instancia examine el caso.

La Decisión deroga las decisiones de la Comisión que establecían el reglamento interno de instancias anteriores: la Decisión C(2011) 6109 final y la Decisión (UE) 2015/2463.

La Decisión fue modificada el 3 de julio de 2021 mediante la Decisión (UE) 2021/1081, con el fin de garantizar la continuidad de la instancia e incluir la mención a los acuerdos entre la EPPO y la Comisión.