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20.1.2015 |
ES |
Diario Oficial de la Unión Europea |
C 17/10 |
CONVOCATORIA DE PROPUESTAS
Directrices-EACEA 03/2015
Iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE:
Asistencia técnica a las organizaciones de envío
Desarrollo de las capacidades para la ayuda humanitaria de las organizaciones de acogida
(2015/C 17/05)
1. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES
El Reglamento del Parlamento Europeo y del Consejo por el que se crea el Cuerpo Voluntario Europeo de Ayuda Humanitaria (Voluntarios de Ayuda de la UE) (en adelante, «iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE») establece un marco para las contribuciones conjuntas de los voluntarios europeos en apoyo y complemento de la ayuda humanitaria en terceros países.
Su objetivo es contribuir a reforzar la capacidad de la Unión para prestar ayuda humanitaria basada en las necesidades con el fin de preservar la vida, prevenir y aliviar el sufrimiento humano y salvaguardar la dignidad humana, así como reforzar la capacidad y la resistencia de las comunidades vulnerables o afectadas por catástrofes en terceros países, concretamente mediante la preparación para casos de catástrofe, la reducción de los riesgos de catástrofe y el refuerzo del vínculo entre la ayuda de emergencia, la rehabilitación y el desarrollo. Trata asimismo de contribuir al aumento y la mejora de la capacidad de la Unión para prestar ayuda humanitaria mediante la mejora de la coherencia y uniformidad del voluntariado en los Estados miembros con objeto de mejorar las oportunidades de los ciudadanos de participar en las actividades y operaciones de ayuda humanitaria.
En este marco, la presente convocatoria de propuestas prestará financiación mediante el apoyo a las acciones dirigidas a reforzar la capacidad de posibles organizaciones de acogida para preparar y responder a crisis humanitarias. Además, prestará apoyo a las acciones dirigidas a reforzar la capacidad técnica de posibles organizaciones de envío para participar en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
2. OBJETIVOS
El objetivo de esta convocatoria de propuestas es reforzar las capacidades de las organizaciones de envío y de acogida que desean participar en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, y velar por el cumplimiento de las normas y los procedimientos relativos a los candidatos a voluntarios y a los Voluntarios de Ayuda de la UE.
Con ella, la Comisión Europea espera lograr los resultados que se indican seguidamente:
Se reforzarán las capacidades de hasta 100 organizaciones de envío y de acogida en los ámbitos siguientes:
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gestión del riesgo de catástrofes, preparación y respuesta en caso de catástrofe, y refuerzo del vínculo entre la ayuda de emergencia, la rehabilitación y el desarrollo; |
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gestión de voluntarios con arreglo a las normas y procedimientos establecidos para la gestión de los candidatos a voluntarios y de los Voluntarios de Ayuda de la UE; |
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refuerzo del voluntariado local en terceros países; |
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capacidades para obtener la certificación, incluida la capacidad administrativa; |
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herramientas y métodos de evaluación de las necesidades a escala local; |
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creación de asociaciones para el desarrollo de proyectos conjuntos en el contexto de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE; |
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comunicación de los principios de la ayuda humanitaria de la Unión con arreglo a lo acordado en el Consenso europeo sobre la ayuda humanitaria y refuerzo de los niveles de conocimiento y visibilidad de la ayuda humanitaria. |
3. CALENDARIO
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Etapas |
Día y hora o período indicativo Primer plazo |
Día y hora o período indicativo Segundo plazo |
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a) |
Publicación de la convocatoria |
21.1.2015 |
21.1.2015 |
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b) |
Plazo para la presentación de solicitudes |
1.4.2015 12:00 horas (hora de Bruselas) |
1.9.2015 12:00 horas (hora de Bruselas) |
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c) |
Período de evaluación |
Mayo de 2015 |
Octubre de 2015 |
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d) |
Información a los solicitantes |
Julio de 2015 |
Noviembre de 2015 |
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e) |
Firma del acuerdo de subvención |
Julio de 2015 |
Diciembre de 2015 |
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f) |
Fecha de inicio de la acción del proyecto |
1.9.2015 |
1.2.2016 |
4. PRESUPUESTO DISPONIBLE
El presupuesto total asignado para la cofinanciación de proyectos se estima en 6 948 000 EUR.
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Para la primera ronda (proyectos presentados antes del 1.4.2015) está previsto utilizar el 70 % de la cantidad disponible para proyectos (4 863 600 EUR). |
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Para el segundo plazo, 1.9.2015, habrá disponible un 30 % (2 084 400 EUR). |
El importe máximo de la subvención será de 700 000 EUR. No se considerará la financiación de solicitudes de subvención inferiores a 100 000 EUR. La Agencia espera financiar 20 propuestas.
La Agencia se reserva el derecho de no asignar todos los fondos disponibles.
5. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD
Las solicitudes han de cumplir los requisitos siguientes:
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deben enviarse dentro del plazo de presentación de solicitudes indicado en el apartado 3 de la presente convocatoria de propuestas; |
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deben presentarse por escrito utilizando el formulario de solicitud electrónico; |
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deben estar redactadas en una de las lenguas oficiales de la UE; |
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— |
deben enviarse por medios electrónicos utilizando el formulario oficial, y han de ir acompañadas de todos los documentos indicados en el sitio web en el que se facilita el formulario. |
El incumplimiento de los anteriores requisitos dará lugar al rechazo de la solicitud para su ulterior evaluación.
Para poder presentar una solicitud, los solicitantes y los socios deben indicar su código de identificación del participante (PIC) en el formulario, que puede obtenerse mediante registro de la organización en el Sistema de registro único (URF), disponible en el Portal del participante del área de Educación, Audiovisual, Cultura, Ciudadanía y Voluntariado. El URF es una herramienta que comparten otros servicios de la Comisión Europea. El solicitante o socio que ya disponga de un PIC que haya utilizado para otros programas (por ejemplo, programas de investigación) puede usarlo en la presente convocatoria de propuestas.
El Portal del participante permite a los solicitantes y socios cargar o actualizar información sobre su estatuto jurídico y adjuntar los documentos jurídicos y financieros solicitados.
Véase el apartado 14.2 para más información.
6. CRITERIOS DE SUBVENCIONABILIDAD
Se someterán a una evaluación en profundidad las solicitudes que cumplan los criterios que siguen.
6.1. Organismos subvencionables
6.1.1. Solicitante
Las propuestas para los dos tipos de actividades (asistencia técnica y desarrollo de las capacidades) deben ser presentadas por:
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organizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro constituidas de conformidad con el Derecho de un Estado miembro y cuya sede se encuentre en el territorio de la Unión, o bien |
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organismos de Derecho público de carácter civil que se rijan por el Derecho de un Estado miembro, o bien |
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la Federación internacional de las Organizaciones nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. |
Los solicitantes (solicitante-organizaciones coordinadoras) deben tener, al cumplirse el plazo establecido para la presentación de las propuestas, una experiencia mínima de cinco años de actividad en el ámbito de la ayuda humanitaria.
Solo serán subvencionables las entidades jurídicas con sede en los siguientes países:
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los Estados miembros de la Unión Europea: Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Chipre, Croacia, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Polonia, Portugal, República Checa, Reino Unido, Rumanía y Suecia. |
Para evaluar la subvencionabilidad del solicitante, deberá presentar los documentos justificativos siguientes:
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entidades privadas: extracto del Diario Oficial, copia de los estatutos, extracto del registro mercantil o del registro de asociaciones, certificado de obligación de pago del IVA (en los países donde el número de registro y el número de identificación a efectos del IVA sea el mismo, bastará con uno de ellos); |
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entidades públicas: copia de la resolución o decisión de constitución de la empresa pública u otro documento oficial de constitución de la entidad de Derecho público. |
6.1.2. Socios y asociaciones subvencionables
Las organizaciones socios deben ser:
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organizaciones de carácter no gubernamental sin ánimo de lucro, o bien |
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organismos de Derecho público de carácter civil, o bien |
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la Federación internacional de las Organizaciones nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. |
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a) |
Pueden ser socios en proyectos de asistencia técnica los organismos establecidos en uno de los países siguientes:
En los proyectos de asistencia técnica deben intervenir el solicitante y además organizaciones socios de al menos tres países participantes en el programa, de las cuales:
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b) |
Pueden ser socios en proyectos de desarrollo de las capacidades los organismos establecidos en uno de los países siguientes:
En los proyectos de desarrollo de las capacidades deben intervenir el solicitante y además organizaciones socios de al menos seis países participantes en el programa, de las cuales:
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Los solicitantes pueden presentar proyectos para ambas acciones: asistencia técnica y desarrollo de las capacidades. En tal caso, deberán indicarlo así en su solicitud.
Para ambas acciones, los solicitantes y los socios habrán de presentar un poder, firmado por las personas autorizadas para contraer obligaciones jurídicamente vinculantes, en el que se faculte al solicitante para actuar en nombre de los socios. El solicitante y las organizaciones socios se denominarán en adelante «el Consorcio».
6.1.3. Asociados
En la acción podrán participar como asociados otras organizaciones y entidades. Tales asociados deberán desempeñar una función real en la acción (son, por ejemplo, proveedores especializados en desarrollo de las capacidades y/o en asistencia técnica). No tendrán relación contractual con la Comisión y no han de cumplir los criterios de subvencionabilidad indicados en este apartado. Puede tratarse, por ejemplo, de entidades privadas o con fines de lucro. Los asociados deberán mencionarse en el formulario electrónico.
6.2. Actividades subvencionables
La asistencia técnica y el desarrollo de las capacidades pueden incluir las dimensiones siguientes:
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(internas) desarrollo de la organización, es decir, desarrollo de las capacidades y asistencia técnica para el adecuado funcionamiento interno de la propia organización; |
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(externas) desarrollo de la organización, es decir, desarrollo de las capacidades en lo que respecta a la interacción y colaboración de la organización con otras partes interesadas; |
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y otros tipos de desarrollo de las capacidades, de carácter técnico o temático específico, en lo que respecta a los requisitos técnicos establecidos por las normas y procedimientos del artículo 9 del Reglamento (UE) no 375/2014 a efectos de la certificación de las posibles organizaciones de envío y de acogida; y capacidades técnicas en sectores vinculados a la ayuda humanitaria. |
Desde el punto de vista de los métodos y herramientas de desarrollo de las capacidades y de asistencia técnica, se pueden considerar las intervenciones siguientes:
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intervenciones centradas en las capacidades, como la formación dirigida a propiciar el cambio de conducta y el desarrollo de la organización; |
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intervenciones de desarrollo de la organización, que pueden abarcar desde los actos de creación de equipos o los retiros con intervención de un facilitador para la elaboración de la estrategia organizativa, hasta los paquetes de consultoría que incluyan la evaluación de las necesidades, las series de formación específica o de revisiones y evaluaciones organizativas, y el desarrollo, implantación y evaluación de la estrategia organizativa; |
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intervenciones de creación de sistemas, que reúnan a una serie de partes interesadas nacionales y/o locales activas en la ayuda humanitaria, centradas en el desarrollo de las capacidades para la elaboración de programas de preparación y/o en la respuesta en materia de ayuda humanitaria. Pueden incluir tareas de evaluación de las necesidades, de coordinación y facilitación o de formación, así como ejercicios en grupo y apoyo técnico. |
Las actividades subvencionadas en el marco de la presente convocatoria pueden incluir lo siguiente:
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visitas de estudio y de inspección, y actividades de trazado de la situación y de análisis; |
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seminarios, talleres y conferencias; |
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períodos de observación de profesionales y actividades de formación en el puesto de trabajo; |
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visitas de intercambio del personal y acuerdos de hermanamiento; |
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seguimiento y evaluación; |
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revisiones y evaluaciones de la organización; |
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instrucción y tutorías; |
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retiros con intervención de un facilitador y actos de creación de equipos; |
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cursos de formación y tareas de formación de formadores; |
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aprendizaje a distancia, seminarios web o cursos en línea masivos y abiertos; |
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consultoría; |
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intercambio de buenas prácticas y aprendizaje inter pares; |
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ejercicios de simulación y evaluaciones de las respuestas |
Entre los temas que cubren estas actividades cabe mencionar los siguientes: ayuda humanitaria de la UE: funcionamiento y principios; supervisión y evaluación; desarrollo del liderazgo; desarrollo de la organización, planificación estratégica y gestión del cambio; administración, gestión financiera y contabilidad; mejora de la asunción de responsabilidades, gobernanza y participación; comunicación, visibilidad y relaciones con las partes interesadas; asistencia jurídica; investigación y aportación de pruebas; gestión de programas y proyectos; desarrollo del voluntariado (local); financiación y recaudación de fondos; establecimiento de redes y asociaciones y creación de alianzas (incluidos proyectos futuros de ayuda de la UE); normas y procedimientos de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
Para los proyectos de desarrollo de las capacidades deben considerarse, además, los temas siguientes:
Desarrollo de las capacidades técnicas en materia de operaciones humanitarias centradas en las metodologías de evaluación de las necesidades o la gestión de la información; gestión del riesgo de catástrofes; reducción del riesgo de catástrofes y preparación ante catástrofes; respuesta a la crisis (y sectores relacionados); vínculo entre ayuda de emergencia, rehabilitación y desarrollo; capacidad de resistencia y adaptación al cambio climático,
Para el primer plazo del 1.4.2015, los dos tipos de proyectos deben comenzar entre el 1 de septiembre de 2015 y el 31 de diciembre de 2015, con una duración de seis meses como mínimo y 24 meses como máximo.
Para el segundo plazo del 1.9.2015, los dos tipos de proyectos deben comenzar entre el 1 de febrero de 2016 y el 31 de mayo de 2016, con una duración de seis meses como mínimo y 24 meses como máximo.
No se aceptarán solicitudes relativas a proyectos con una duración prevista superior o inferior a la especificada en la presente convocatoria de propuestas.
No se concederá ninguna prórroga del período de admisibilidad.
6.3. Solicitudes de subvención admisibles
Únicamente se tomarán en consideración para la concesión de una subvención las solicitudes que cumplan los criterios de subvencionabilidad. Si una solicitud se considera no admisible, se enviará una carta al solicitante indicando los motivos pertinentes.
7. CRITERIOS DE EXCLUSIÓN
7.1. Exclusión de la participación
Los solicitantes quedarán excluidos de la participación en la convocatoria de propuestas en cualquiera de las situaciones siguientes:
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a) |
si están incursos en un procedimiento de quiebra, liquidación, intervención judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situación similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza vigente en las legislaciones y normativas nacionales; |
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b) |
si ellos mismos o las personas con poderes de representación, de decisión o de control sobre ellos, han sido condenados, mediante sentencia firme dictada por una autoridad competente de un Estado miembro, con fuerza de cosa juzgada, por cualquier delito que afecte a su ética profesional; |
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c) |
si han cometido una falta profesional grave, debidamente constatada por el órgano ordenador competente por cualquier medio a su alcance, incluida una decisión del BEI o de una organización internacional; |
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d) |
si no están al corriente en el pago de las cuotas de la seguridad social o en el pago de impuestos de acuerdo con las disposiciones legales del país en que estén establecidos, del país del órgano ordenador competente o del país en el que deba ejecutarse el acuerdo de subvención; |
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e) |
si ellos o las personas dotadas de poder de representación, decisión o control sobre ellos han sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por fraude, corrupción, participación en una organización delictiva o cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de la Unión; |
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f) |
si están sujetos a la sanción administrativa prevista en el artículo 109, apartado 1, del Reglamento Financiero. |
7.2. Exclusión de la adjudicación
No se concederá ayuda financiera a los solicitantes que, durante el procedimiento de adjudicación de la subvención:
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a) |
se hallen en una situación de conflicto de intereses; |
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b) |
hayan incurrido en falsas declaraciones al facilitar la información requerida por la Agencia como condición para la participación en el procedimiento de adjudicación de subvenciones, o no hayan aportado dicha información; |
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c) |
se hallen en alguna de las situaciones de exclusión contempladas en el apartado 7.1 anterior. |
Los solicitantes que hayan incurrido en falsedad o que hayan sido declarados culpables de falta grave de ejecución en razón del incumplimiento de sus obligaciones contractuales en un procedimiento anterior de adjudicación de una subvención contrato, podrán ser sancionados administrativa o financieramente
7.3. Documentos justificativos
Los candidatos deberán presentar una declaración jurada, debidamente firmada y fechada, en la que afirmen no encontrarse en ninguna de las situaciones previamente mencionadas en los apartados 7.1 y 7.2 mediante la cumplimentación del formulario pertinente que se adjunta a la convocatoria de propuestas, disponible en https://eacea.ec.europa.eu/eu-aid-volunteers/funding/
8. CRITERIOS DE SELECCIÓN
Los solicitantes deberán presentar una declaración jurada, cumplimentada y firmada, en la que den fe de su condición de persona jurídica y de su capacidad financiera y operativa para llevar a cabo las actividades propuestas.
8.1. Capacidad financiera
Los solicitantes deberán disponer de fuentes de financiación estables y suficientes para mantener su actividad durante el período de realización de la acción o el año para el que se concede la subvención, y para participar en su financiación. La capacidad financiera de los licitadores se evaluará sobre la base de los siguientes documentos justificativos, que deben adjuntarse a la solicitud:
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una declaración jurada; |
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los estados financieros oficiales (incluido el balance, las cuentas de resultados y los anexos) de los dos últimos ejercicios financieros cerrados; |
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el formulario de capacidad financiera que se facilita con el formulario de solicitud, cumplimentado con los datos contables obligatorios pertinentes a fin de calcular los coeficientes financieros. |
Sobre la base de los documentos presentados, si la Agencia considera que la capacidad financiera no es satisfactoria, podrá:
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solicitar información complementaria; |
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proponer un acuerdo de subvención sin prefinanciación; |
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ofrecer un acuerdo de subvención con prefinanciación pagada por tramos; |
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proponer un acuerdo de subvención con prefinanciación cubierta por una garantía bancaria (véase el apartado 11.4); |
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denegar la solicitud. |
8.2. Capacidad operativa
Los solicitantes deben tener las competencias profesionales y las cualificaciones adecuadas, necesarias para realizar la actividad propuesta. En este sentido, deberán presentar una declaración jurada y cumplimentar la parte específica del formulario que se facilita en el sitio web.
9. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
Las solicitudes subvencionables se evaluarán en función de los siguientes criterios:
La pertinencia del proyecto (máximo 30 puntos):
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La pertinencia de la propuesta para los objetivos y las prioridades de la convocatoria de propuestas. |
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— |
La medida en que:
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Cuando solo se trate de proyectos de desarrollo de las capacidades, se aplica además otro criterio de adjudicación:
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Los socios del proyecto de terceros países deben ser países:
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La lista de terceros países puede consultarse en: https://eacea.ec.europa.eu/eu-aid-volunteers/funding/
La calidad del diseño y de la aplicación del proyecto (máximo 30 puntos):
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La claridad, la exhaustividad y la calidad de la acción, incluidas las fases de preparación, ejecución, seguimiento, evaluación y (en su caso) difusión. |
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La pertinencia y la calidad de la metodología propuesta: la coherencia entre los objetivos del proyecto y las actividades propuestas; la relación lógica entre los problemas identificados, las necesidades y las soluciones propuestas (por ejemplo, el concepto de marco lógico); la viabilidad del proyecto en el plazo propuesto. |
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La existencia y la pertinencia de las medidas de control de calidad para garantizar la elevada calidad en la aplicación del proyecto, su finalización en el plazo previsto y su conformidad con el presupuesto. |
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La eficacia en relación con el coste: el presupuesto propuesto es suficiente para asegurar la aplicación apropiada, y el proyecto está diseñado para garantizar la mejor relación calidad-precio. |
La calidad y la pertinencia de la asociación y los acuerdos de cooperación (máximo 20 puntos):
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La medida en que el proyecto incluye una mezcla adecuada de organizaciones participantes complementarias, con los perfiles y la experiencia necesarios para llevar a cabo de forma satisfactoria todos los aspectos del proyecto. |
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La existencia de mecanismos eficaces para la coordinación y la comunicación entre las organizaciones participantes. |
Cuando solo se trate de proyectos de asistencia técnica se aplica además otro criterio de adjudicación:
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La medida en que el proyecto propuesto es beneficioso para las organizaciones de países que se incorporaron a la UE en 2004 o después, u organizaciones de otros países participantes en el programa con representación escasa en materia de ayuda humanitaria. |
El impacto y la difusión (máximo 20 puntos):
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La calidad de las medidas para evaluar el impacto del proyecto. |
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El posible impacto del proyecto en los participantes y las organizaciones socios, durante y después del proyecto. |
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La calidad del plan de difusión: la pertinencia y la calidad de las medidas dirigidas a compartir los resultados del proyecto dentro y fuera de las organizaciones participantes. |
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Dimensión europea:
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No se considerará la financiación de proyectos con una puntuación total inferior a 60 puntos.
Todos los proyectos, independientemente de que se refieran al desarrollo de las capacidades o a la asistencia técnica, se clasificarán por el número de puntos que obtengan.
10. COMPROMISO JURÍDICO
En caso de que la Agencia conceda la subvención, se enviará al beneficiario un acuerdo de subvención expresado en euros, en el que se precisarán las condiciones y el nivel de financiación, así como el procedimiento de formalización de las principales obligaciones de las partes.
Las dos copias del acuerdo original debe firmarlas primero el beneficiario en nombre del Consorcio, y devolverlas de inmediato a la Agencia, que las firmará en último lugar.
Debe tenerse en cuenta que la concesión de una subvención no confiere ningún derecho para años posteriores.
11. DISPOSICIONES FINANCIERAS
11.1. Principios generales
a) No acumulación de subvenciones
Una acción no puede recibir más de una subvención del presupuesto de la UE.
Bajo ningún concepto podrán ser financiados dos veces los mismos gastos con cargo a los presupuestos comunitarios. A tal fin, los solicitantes deben indicar en el formulario de solicitud las fuentes e importes de cualquier otra financiación de la Unión que hayan recibido o solicitado para la misma acción o parte de esta, o para su funcionamiento en el mismo ejercicio financiero, así como cualquier otra financiación recibida o solicitada para la misma acción.
b) No retroactividad
No se concederán subvenciones de manera retrospectiva para financiar acciones ya finalizadas.
c) Cofinanciación
La cofinanciación significa que los recursos necesarios para ejecutar la acción pueden no proceder en su totalidad de la subvención de la UE.
Hay tres opciones de cofinanciación:
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con recursos propios del beneficiario; |
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con ingresos generados por la acción; |
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con contribuciones financieras de terceros. |
d) Equilibrio presupuestario
El presupuesto estimado de la acción debe adjuntarse al formulario de solicitud. Los gastos y los ingresos deben estar equilibrados.
El presupuesto debe estar expresado en euros.
Los solicitantes que prevean que los costes en que van a incurrir no se pagarán en euros deben utilizar el tipo de cambio publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea del sitio web InforEuro, disponible en: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm el día de la publicación de la presente convocatoria de propuestas.
e) Contratos de ejecución y subcontratación
Cuando la ejecución de la acción requiera la adjudicación de contratos por parte del beneficiario, este seleccionará la oferta más ventajosa económicamente, evitando cualquier conflicto de intereses, y conservará la documentación por si fuera necesaria a efectos de auditoría.
En caso de que el contrato supere los 60 000 EUR, el beneficiario debe cumplir normas especiales, como se contempla en el acuerdo de subvención que se adjunta a la convocatoria. Además, se espera que el beneficiario documente con claridad el procedimiento de licitación y conserve los documentos para una posible auditoría.
Las entidades que actúen en calidad de poderes adjudicadores tal como se definen en la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios (3), o las entidades adjudicadoras tal como se definen en la Directiva 2004/17/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre la coordinación de los procedimientos de adjudicación de contratos en los sectores del agua, de la energía, de los transportes y de los servicios postales (4), deberán observar las normativa pública nacional aplicable en materia de contratación pública.
La subcontratación —es decir, la externalización de tareas específicas que formen parte de la acción, como se describa en la propuesta, y que el beneficiario no pueda realizar por sí mismo— debe satisfacer las condiciones aplicables a cualquier contrato de ejecución (especificadas anteriormente) y, además, las condiciones siguientes:
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— |
solo podrá cubrir la ejecución de una parte limitada de la acción; |
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deberá estar justificada por la naturaleza de la acción y lo necesario para su ejecución; |
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debe estar claramente especificada en la propuesta, o bien debe obtenerse una autorización previa por escrito de la Agencia. |
f) Ayuda financiera a terceros
Las solicitudes no pueden prever la prestación de ayuda financiera a terceros.
11.2. Modo de financiación: basada en el presupuesto
La contribución financiera de la UE es de 100 000 EUR como mínimo y 700 000 EUR como máximo. Está limitada al 85 % de los costes subvencionables de la acción.
En consecuencia, parte del total de los gastos subvencionables incluidos en el presupuesto estimado deben financiarse por fuentes ajenas al presupuesto de la UE.
El importe de la subvención no puede superar el de los costes subvencionables ni el solicitado. Los importes deberán expresarse en euros.
La aceptación de una solicitud por parte de la agencia ejecutiva no lleva aparejado el compromiso de conceder una subvención igual al importe solicitado por el beneficiario.
11.2.1. Costes subvencionables
Los costes subvencionables son los costes realmente contraídos por el beneficiario de una subvención que cumplan los criterios siguientes:
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se han contraído durante la duración de la acción, según se defina en el acuerdo de subvención, salvo los costes relacionados con los informes finales y los certificados. El período de subvencionabilidad de los costes comenzará cuando se especifique en el acuerdo de subvención. En caso de que un beneficiario pueda demostrar que es necesario iniciar la acción antes de la firma del acuerdo, podrán autorizarse gastos antes de la concesión de la subvención. El período de subvencionabilidad no podrá empezar, en ningún caso, antes de la fecha de presentación de la solicitud de subvención (véase el apartado 11.1b); |
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se han consignado en el presupuesto general estimado de la acción; |
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se han contraído en relación con la acción objeto de la subvención y son necesarios para la ejecución de la acción; |
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son identificables y verificables, en particular constan en la contabilidad del beneficiario y se han inscrito de acuerdo con las normas contables aplicables del país en el que el beneficiario esté establecido y de conformidad con las prácticas contables habituales del beneficiario en materia de gastos; |
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cumplen lo dispuesto en la legislación fiscal y social aplicable; |
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son razonables y justificados, y cumplen con el principio de buena gestión financiera, en especial en lo referente a la economía y la relación coste/eficacia. |
Los procedimientos de contabilidad y control internos del beneficiario deberán permitir una conciliación directa de los costes e ingresos declarados en el marco de la acción con los estados contables y los documentos justificativos correspondientes.
a) Costes directos subvencionables:
Los costes directos subvencionables de la acción son aquellos que, en cumplimiento de las condiciones de subvencionabilidad establecidas anteriormente, pueden identificarse como costes específicos relacionados directamente con la realización de la acción y que, por lo tanto, pueden imputarse directamente en la contabilidad, tales como:
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los costes del personal que trabaje con arreglo a un contrato de trabajo con el solicitante, u acto de nombramiento equivalente y asignados a la acción, que incluyen los salarios reales más las cotizaciones a la seguridad social y otros costes legales incluidos en la remuneración, a condición de que dichos gastos estén en consonancia con la política habitual del solicitante en materia de remuneración o, en su caso, de sus socios. Nota: Estos costes habrán de ser gastos en los que el beneficiario incurra de forma efectiva; los gastos del personal de otras organizaciones solo serán subvencionables si se pagan directamente o son reembolsados por el beneficiario; Tales costes pueden incluir remuneraciones adicionales, como pagos sobre la base de contratos complementarios con independencia de su naturaleza, siempre que se paguen de manera coherente cuando se trate del mismo tipo de trabajo o conocimientos especializados, con independencia de la fuente de financiación utilizada. |
Los costes salariales correspondientes del personal de administraciones nacionales son subvencionables en la medida en que estén relacionados con el coste de actividades que la autoridad pública competente no realizaría si no se llevara a cabo el proyecto en cuestión;
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dietas, siempre que se ajusten a las prácticas habituales del beneficiario; |
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gastos de viaje, a condición de que estén en consonancia con las prácticas habituales del beneficiario en este ámbito; |
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costes derivados de otros contratos adjudicados por el beneficiario o sus socios para llevar a cabo la acción, siempre que se cumplan las condiciones establecidas en el acuerdo de subvención; |
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costes de la actividad derivados directamente de las exigencias que plantea la ejecución de la acción (arrendamiento de instalaciones, alquiler de equipos, interpretación, publicación, producción, traducción, difusión y explotación de resultados, etc.); |
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costes relacionados con auditorías externas, cuando se exijan en apoyo de las solicitudes de pago; |
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impuesto sobre el valor añadido («IVA») no deducible para todas las actividades ajenas a las autoridades públicas de los Estados miembros. |
b) Costes indirectos subvencionables (gastos generales)
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será subvencionable, en concepto de costes indirectos, una cantidad fija correspondiente al 7 % de los costes directos subvencionables de la acción, que representan los costes administrativos generales del beneficiario considerados imputables a la acción. |
Los costes indirectos no podrán incluir gastos consignados en otra partida presupuestaria.
Los solicitantes deben tener presente que los costes indirectos de las organizaciones que reciben una subvención de funcionamiento no son subvencionables para acciones específicas.
11.2.2. Costes no subvencionables
No se considerarán subvencionables los costes que siguen:
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rendimiento del capital; |
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deuda y cargas de la deuda; |
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provisiones para pérdidas o deudas; |
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intereses adeudados; |
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créditos de dudoso cobro; |
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pérdidas por cambio de divisa; |
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costes de las transferencias de la Agencia cargados por el banco del beneficiario; |
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costes declarados por el beneficiario y cubiertos por otra acción que reciba una subvención comunitaria. En particular, los costes indirectos no serán subvencionables en virtud de la adjudicación de una subvención para una acción a un beneficiario que reciba ya una subvención de funcionamiento con cargo al presupuesto de la Unión durante el período en cuestión; |
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contribuciones en especie; |
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gastos excesivos o injustificados; |
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costes relativos a los seguros de los participantes de terceros países en actividades de desarrollo de las capacidades, puesto que el régimen de seguro de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE contempla la cobertura de seguro. |
11.2.3. Cálculo del importe final de la subvención — Documentos justificativos
El importe final de la subvención que se conceda al beneficiario se establece después de finalizada la acción, previa aprobación de la solicitud de pago, acompañada de los documentos siguientes:
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un informe final con los datos relativos a la ejecución y los resultados de la acción; |
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el estado financiero final relativos a los costes reales en los que se haya incurrido; |
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el beneficiario debe presentar en apoyo del pago final un «Informe de hechos sobre el informe financiero final-Tipo I» elaborado por un auditor aprobado o, si se trata de un organismo público, por un funcionario público competente e independiente. |
El procedimiento y el formato que deben seguir el auditor aprobado o, en caso de organismo público, el funcionario público competente e independiente, se detalla en las siguientes «Notas orientativas»:
https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/annex_iii_guidance_notes_audit_type_i_03-2014_en.pdf
El uso del formato de informe definido en las «Notas orientativas» es obligatorio.
Si los costes subvencionables en los que haya incurrido en la práctica el beneficiario son inferiores a lo previsto, la Agencia aplicará la tasa de cofinanciación establecida en el acuerdo de subvención a los costes reales.
En caso de no ejecución o ejecución claramente inadecuada de una actividad planificada en la solicitud adjunta al acuerdo de financiación, la subvención final se reducirá en consecuencia.
11.2.4. Principio de exclusión de beneficios
Las subvenciones de la UE no podrán tener por objeto o efecto producir beneficio alguno en favor del beneficiario en el marco de la acción. Se entiende por beneficio un excedente de ingresos con relación a los costes subvencionables en los que haya incurrido el beneficiario, cuando se solicita el pago del saldo. En este sentido, si hay beneficios, la Agencia tiene derecho a recuperar un porcentaje de los mismos correspondiente a la contribución de la UE a los costes subvencionables en los que haya incurrido el beneficiario para ejecutar la acción.
11.3. Modalidades de pago
Se transferirá al beneficiario una prefinanciación del 75 % del importe de la subvención en los 30 días siguientes de la firma del convenio por la última de las dos partes, siempre que se hayan recibido las garantías exigidas.
La Agencia establecerá el importe del pago final que se abonará al beneficiario a partir del cálculo del importe final de la subvención (véase el apartado 11.2 anterior). En caso de que el total de los pagos anteriores sea superior al importe de la subvención final, el beneficiario deberá reembolsar el importe abonado en exceso por la Comisión, a través de una orden de ingreso.
11.4. Garantía de prefinanciación
En el caso de que la capacidad financiera del solicitante no sea satisfactoria, se puede exigir una garantía de hasta el total del importe de la prefinanciación para limitar los riesgos financieros vinculados al pago de prefinanciación.
Deberá prestar esta garantía financiera, expresada en euros, una entidad bancaria o financiera autorizada establecida en un Estado miembro de la Unión Europea.
Si el beneficiario está establecido en un tercer país, el ordenador competente podrá aceptar que una entidad bancaria o financiera establecida en dicho tercer país preste la garantía si considera que dicha entidad bancaria o financiera ofrece una seguridad y unas características equivalentes a las ofrecidas por una entidad bancaria o financiera establecida en un Estado miembro. Los importes bloqueados en cuentas bancarias no se aceptarán como garantía financiera.
La garantía irá liberándose a medida que vaya liquidándose la prefinanciación, como deducción de los pagos intermedios o los pagos del saldo realizados a favor del beneficiario, de acuerdo con las condiciones establecidas en el acuerdo de subvención.
Este requisito no se aplica a:
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organismos públicos y organizaciones internacionales que se rijan por el Derecho público, creadas mediante convenios intergubernamentales, ni a las agencias especializadas constituidas por las mismas; |
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el Comité Internacional de la Cruz Roja (CICR) o la Federación internacional de las Organizaciones nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. |
12. COMUNICACIÓN Y VISIBILIDAD
12.1. Por los beneficiarios
Los voluntarios y las organizaciones socios deben fomentar la sensibilización sobre el programa Voluntarios de Ayuda de la UE, como ejemplo de solidaridad europea. Y deben hacerlo mediante el reconocimiento claro de la contribución de la Unión Europea en todas las fases de ejecución, en particular:
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garantizando que la identidad visual de la UE se incluye en todos los materiales relacionados con el proyecto, con atención especial a la comunicación y difusión de actividades (consúltese http://www.echo-visibility.eu/standard-visibility/the-eus-humanitarian-aid-visual-identity). Como tal, el proyecto mencionará en todas las comunicaciones en relación con las actividades para las que se emplee la subvención: «este proyecto está cofinanciado por la Unión Europea para la “iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE”». El logotipo de la Unión Europea, el nombre y el eslogan deben estar claramente visibles en cada uno de los productos de comunicación/visibilidad de modo que se identifique a los voluntarios como parte del programa Voluntarios de Ayuda de la UE y se aumente la sensibilización sobre la dimensión europea de su identidad; |
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definiendo las actividades de comunicación y difusión a través de un plan de comunicación común, que se ofrece en el enlace siguiente: http://ec.europa.eu/echo/en/what/humanitarian-aid/eu-aid-volunteers Las actividades previstas deben incluir los componentes siguientes para que puedan compartirse en casos específicos:
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puesta en común periódica de todos los productos de comunicación importantes con ECHO, incluidas estadísticas sobre el alcance de las actividades de comunicación de la organización de acogida y los voluntarios; |
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cada organización debe designar un punto de contacto que gestione específicamente las cuestiones de comunicación y visibilidad. |
Si el beneficiario no se atiene al cumplimiento de este requisito, la subvención puede reducirse con arreglo a las disposiciones del acuerdo de subvención.
Además del texto y el logotipo pertinentes para el programa o subprograma de la UE, la CE facilitará a los beneficiarios una cláusula de exención de responsabilidad en la que se declare que la UE no es responsable de las opiniones expresadas en las publicaciones o en relación con las actividades para las que se emplee la subvención.
12.2. Por parte de la Agencia y/o de la Comisión
Salvo las becas concedidas a personas físicas y otras ayudas directas abonadas a las personas físicas más necesitadas, toda la información relativa a las subvenciones concedidas durante un determinado ejercicio financiero se publicará en el sitio de internet de las instituciones de la Unión Europea, a más tardar el 30 de junio del año siguiente al ejercicio financiero en el que se hayan concedido las subvenciones.
La Agencia y/o la Comisión publicarán la información siguiente:
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el nombre y los apellidos del beneficiario; |
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la dirección del beneficiario cuando este sea una persona jurídica, una región cuando sea una persona física, tal como se define en nivel NUTS 2 (5) si la persona en cuestión está domiciliada en la UE, o equivalente si está domiciliada fuera de la UE; |
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cantidad concedida; |
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naturaleza y finalidad de la subvención. |
A petición motivada y debidamente justificada del beneficiario, no se procederá a la publicación si la divulgación de la información pudiera poner en peligro los derechos y las libertades de los titulares de esa información, protegidos por la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, o perjudicar a los intereses comerciales de los beneficiarios.
13. PROTECCIÓN DE DATOS
Todos los datos personales (por ejemplo, nombre y apellidos, dirección y CV, etc.) se tratarán conforme a lo establecido en el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (6).
Salvo que aparezcan identificadas como opcionales, las respuestas del solicitante a las preguntas del formulario de solicitud son necesarias para evaluar y tramitar la solicitud de subvención en conformidad con las especificaciones de la convocatoria de propuestas. El departamento o la unidad responsable del programa de subvenciones de la Unión Europea de que se trate (que es la entidad que actúa como responsable del tratamiento de datos) procesará los datos personales únicamente con ese fin. Siempre que sea necesario, los datos personales pueden transferirse a terceros que intervengan en la evaluación de solicitudes o en el procedimiento de tramitación de subvenciones, sin perjuicio de su transferencia a los órganos encargados de las tareas de supervisión e inspección de conformidad con el Derecho comunitario. En particular, para salvaguardar los intereses financieros de la Unión, los datos personales recibidos podrían transferirse a los servicios internos de auditoría, al Tribunal de Cuentas Europeo, a la Instancia especializada en la detección de irregularidades financieras o a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), así como entre ordenadores de la Comisión y agencias ejecutivas. El solicitante tiene derecho de acceso y rectificación de los datos que le conciernan. Para cualquier cuestión relativa a tales datos es necesario ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de los datos. Los solicitantes tienen derecho a recurrir en cualquier momento al Supervisor Europeo de Protección de Datos. En la página web de la EACEA se ofrece una declaración pormenorizada sobre protección de la intimidad con información de contacto:
http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/calls_gen_conditions/eacea_grants_privacy_statement.pdf
Los solicitantes y, si son entidades legales, las personas dotadas de poder de representación, decisión o control sobre ellos, deben saber que, si se encuentran en una de las situaciones mencionadas en:
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la Decisión de la Comisión de 16 de diciembre de 2008 del sistema de alerta rápida (SAR) para uso de los ordenadores competentes de la Comisión y las agencias ejecutivas (DO L 344 de 20.12.2008, p. 125), o bien |
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el Reglamento (CE, Euratom) no 1302/2008 de la Comisión, de 17 de diciembre de 2008, relativo a la base de datos central de exclusión (DO L 344 de 20.12.2008, p. 12) (BDCE), |
sus datos personales (nombre, nombre de pila en caso de personas físicas, dirección, forma y nombre legal y nombre de pila de las personas con poderes de representación, decisión y control, en caso de entidades legales) pueden registrarse en los SAR únicamente, o en los SAR y las BDCE, y comunicarse a las personas y entidades consignadas en la Decisión y el Reglamento anteriormente mencionados, en relación con la concesión o la ejecución de un contrato de aprovisionamiento o un Acuerdo o una Decisión de subvención.
14. PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
14.1. Publicación
La convocatoria de propuestas se publica en el Diario Oficial de la Unión Europea y en el sitio web de la EACEA, en la dirección siguiente:
https://eacea.ec.europa.eu/eu-aid-volunteers/funding_en
14.2. Registro en el Portal del participante
Antes de presentar una solicitud electrónica, los solicitantes y los socios deben registrar su organización en el Portal del participante correspondiente al área de Educación, Audiovisual, Cultura, Ciudadanía y Voluntariado de la Comisión Europea, y recibir un código de identificación del participante (PIC). Se pedirá el PIC en el formulario de solicitud.
El Portal del participante es la herramienta con la que se gestionará toda la información jurídica y financiera sobre las organizaciones. En este portal se ofrece información sobre el modo de efectuar el registro, en la dirección siguiente:
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html
La herramienta permite también a los solicitantes cargar documentos relacionados con la organización Tales documentos tienen que cargarse una sola vez y no volverán a solicitarse para posteriores solicitudes de la misma organización.
Los detalles sobre los documentos justificativos han de cargarse en el portal con dirección en: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html
14.3. Presentación de las solicitudes de subvención
Las propuestas deben presentarse con arreglo a los requisitos de admisibilidad y en el plazo establecido en los apartados 3 y 5.
No se permite realizar modificaciones en la solicitud una vez transcurrido el plazo de presentación. No obstante, si fuera preciso aclarar algún aspecto o corregir errores administrativos, la Agencia podrá ponerse en contacto con el solicitante a tal efecto durante el proceso de evaluación.
Se informará a todos los solicitantes de los resultados del proceso de selección por escrito.
Los solicitantes que deseen cumplimentar y presentar un formulario electrónico, deben acceder a: https://eacea.ec.europa.eu/documents/eforms_en y seguir el procedimiento indicado.
El formulario electrónico debidamente cumplimentado debe presentarse antes de las 12:00 horas (mediodía, hora de Bruselas) del 1.4.2015 para el primer plazo, y del 1.9.2015 para el segundo plazo.
No se aceptarán solicitudes enviadas por correo, fax o por correo electrónico.
14.4. Normas aplicables
Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (DO L 298 de 26.10.2012, p. 1).
Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 de la Comisión, de 29 de octubre de 2012, sobre las normas de desarrollo del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (DO L 362 de 31.12.2012, p. 1).
Reglamento (UE) no 375/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 3 de abril de 2014, por el que se crea el Cuerpo Voluntario Europeo de Ayuda Humanitaria (Voluntarios de Ayuda de la UE) (DO L 122 de 24.4.2014, p. 1).
14.5. Contactos
Si desea consultar alguna duda, sírvase ponerse en contacto con: EACEA-EUAID-VOLUNTEERS@ec.europa.eu
(1) DO L 122 de 24.4.2014, p. 1.
(2) Por «ayuda humanitaria» se entiende, con arreglo al artículo 3, letra d), del Reglamento (UE) no 375/2014: actividades y operaciones en terceros países destinadas a proporcionar ayuda de emergencia basada en las necesidades con el fin de preservar la vida, prevenir y aliviar el sufrimiento humano y salvaguardar la dignidad humana en el contexto de crisis causadas por el hombre o de catástrofes naturales. Incluye asistencia, operaciones de socorro y protección en situaciones de crisis humanitaria o inmediatamente después, medidas de apoyo para garantizar el acceso a las personas necesitadas y facilitar el libre flujo de la ayuda, así como acciones destinadas a reforzar la preparación ante catástrofes y la reducción de los riesgos de catástrofe, y a contribuir a reforzar la resistencia y la capacidad para hacer frente a las crisis y recuperarse tras ellas.
(3) DO L 134 de 30.4.2004, p. 114.
(4) DO L 134 de 30.4.2004, p. 1.
(5) Reglamento (CE) no 105/2007 de la Comisión, de 1 de febrero de 2007, por el que se modifican los anexos del Reglamento (CE) no 1059/2003 del Parlamento Europeo y del Consejo por el que se establece una nomenclatura común de unidades territoriales estadísticas (NUTS) (DO L 39 de 10.2.2007, p. 1).
(6) DO L 8 de 12.1.2001, p. 1.