REGLAMENTO INTERNO ESTÁNDAR PARA LOS COMITÉS

REGLAMENTO INTERNO PARA EL COMITÉ [NOMBRE DEL COMITÉ]

2011/C 206/06

EL COMITÉ [NOMBRE DEL COMITÉ],

Visto el [designación completa del acto de base] (1) y, en particular, su artículo […] [artículo por el que se establece el Comité],

Visto el Reglamento (UE) no 182/2011 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de febrero de 2011, por el que se establecen las normas y los principios generales relativos a las modalidades de control por parte de los Estados miembros del ejercicio de las competencias de ejecución por la Comisión (2) y, en particular, su artículo 9, apartado 1,

Visto el reglamento interno estándar publicado por la Comisión (3).

[Vista la Decisión del Consejo, de 26 de julio de 2010, por la que se establece la organización y el funcionamiento del Servicio Europeo de Acción Exterior (2010/427/UE),] (4)

HA ADOPTADO EL SIGUIENTE REGLAMENTO INTERNO:

Artículo 1

Convocatoria de una reunión

1.   Las reuniones del Comité serán convocadas por el presidente, bien por propia iniciativa o bien a petición de una mayoría simple de sus miembros.

2.   En el caso mencionado en el artículo 3, apartado 5, párrafo segundo, del Reglamento (UE) no 182/2011, cuando se ponga fin sin resultado al procedimiento escrito, el presidente deberá convocar una reunión del Comité en un plazo razonable.

3.   Se podrán convocar reuniones conjuntas del Comité con otros comités para discutir cuestiones relativas a sus respectivos ámbitos de competencia. (5)

Artículo 2

Orden del día

1.   El presidente preparará el orden del día y lo enviará al Comité.

2.   En el orden del día se distinguirá entre:

Artículo 3

Documentación que se habrá de enviar a los miembros del Comité

1.   A efectos de lo dispuesto en el artículo 3, apartado 3, párrafo segundo, del Reglamento (UE) no 182/2011, el presidente enviará a los miembros del Comité la invitación, el proyecto de orden del día y el proyecto de acto de ejecución sobre el que el Comité deba dictaminar, con suficiente antelación, teniendo en cuenta la urgencia y la complejidad del asunto de que se trate, y como mínimo 14 días naturales antes de la fecha prevista para la celebración de la reunión (7). En la medida de lo posible, los demás documentos relacionados con la reunión, en particular los que acompañen al proyecto de acto de ejecución, deberán ser enviados dentro del mismo plazo.

Todos los documentos se enviarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12, apartado 2.

2.   En casos debidamente justificados, el presidente podrá, a iniciativa propia o a petición de algún Estado miembro, reducir el plazo de envío de documentos mencionado en el apartado 1. Salvo en casos de urgencia extrema (8), el plazo no deberá ser inferior a 5 días naturales.

Artículo 4

Dictamen del Comité

1.   El Comité emitirá su dictamen sobre un proyecto de acto de ejecución en el plazo establecido por el presidente de conformidad con el artículo 3, apartado 3, párrafo segundo, del Reglamento (UE) no 182/2011.

2.   Cuando se proceda a una votación en el marco del procedimiento consultivo, el resultado de la votación se decidirá por mayoría simple de los miembros que componen el Comité, de conformidad con el artículo 4, apartado 1, del Reglamento (UE) no 182/2011.

Cuando se requiera el dictamen del Comité en el marco del procedimiento de examen, el resultado de la votación se decidirá por mayoría cualificada, de conformidad con el artículo 5, apartado 1, del Reglamento (UE) no 182/2011.

3.   A menos que algún miembro del Comité se oponga, el presidente podrá, sin proceder a una votación formal, establecer que el Comité ha emitido un dictamen favorable, por consenso, sobre el proyecto de acto de ejecución.

4.   En consulta con los miembros del Comité, el presidente podrá , a iniciativa suya o a petición de algún miembro del Comité, posponer una votación hasta el final de la reunión o hasta una reunión posterior.

5.   De conformidad con el artículo 3, apartado 4, párrafo segundo, del Reglamento (UE) no 182/2011, el presidente procurará hallar soluciones que reciban el apoyo más amplio posible en el Comité. Antes de la votación, el presidente informará al Comité de la manera en que se han tenido en cuenta las deliberaciones y las sugerencias de modificaciones, en particular por lo que respecta a aquellas sugerencias que hayan encontrado amplio apoyo en el Comité.

Artículo 5

Representación

1.   Cada Estado miembro será considerado un miembro del Comité. Cada miembro del Comité decidirá sobre la composición de su delegación e informará al presidente. Con permiso del presidente, las delegaciones podrán ir acompañadas por expertos que no formen parte de ellas.

2.   En un plazo razonable, y como mínimo 5 días naturales antes de la fecha de la reunión del Comité, se habrá de comunicar al presidente la siguiente información:

Si, con anterioridad a la reunión del Comité, el presidente no se opone a la participación de un experto, el permiso mencionado en el apartado 1 se considerará concedido.

3.   El reembolso de los gastos de viaje por la Comisión se efectuará de conformidad con las normas aplicables, sujeto a los fondos presupuestarios previstos a tal efecto.

4.   Una delegación de un Estado miembro solo podrá representar, como máximo, a otro Estado miembro. El Estado miembro que esté siendo representado deberá informar al respecto al presidente antes de la reunión o, en último término, antes de la votación.

Artículo 6

Grupos de trabajo

1.   El Comité podrá crear grupos de trabajo para examinar cuestiones concretas. Los grupos de trabajo estarán presididos por un representante de la Comisión.

2.   Los grupos de trabajo presentarán sus informes al Comité bajo la responsabilidad de su presidencia.

Artículo 7

Terceras partes y expertos

1.   Los representantes de [especifíquese el tercer país o la organización de que se trate] serán invitados a participar en las reuniones del Comité, de conformidad con [especifíquese el acto jurídico, por ejemplo un acuerdo suscrito por la Unión, una decisión del Consejo de Asociación u otro acto de base que disponga la presencia de estos observadores].

2.   Se invitará a representantes de los países adherentes a participar en las reuniones del Comité desde la fecha de la firma del Tratado de Adhesión.

3.   A iniciativa propia o a petición de algún miembro del Comité, el presidente podrá decidir invitar a otros expertos o representantes de otras terceras partes para debatir cuestiones concretas. No obstante, el Comité podrá, por mayoría simple de sus miembros, oponerse a su participación en la reunión.

4.   Los expertos y representantes de terceras partes que se mencionan en los apartados 1, 2 y 3 no deberán estar presentes ni participar en las votaciones del Comité.

Artículo 8

Procedimiento escrito

1.   El presidente podrá recabar el dictamen del Comité por procedimiento escrito, de conformidad con el artículo 3, apartado 5, del Reglamento (UE) no 182/2011 (9). En particular, podrá utilizar el procedimiento escrito para obtener el dictamen del Comité cuando el proyecto de acto de ejecución ya se haya debatido durante alguna reunión del Comité.

2.   El presidente deberá informar del resultado de los procedimientos escritos a los miembros del Comité sin dilación, y como máximo 14 días naturales después de la expiración del plazo.

Artículo 9

Tareas de secretaría

La Comisión se encargará de las tareas de secretaría del Comité y, en caso necesario, de las de los grupos de trabajos creados en virtud del artículo 6, apartado 1.

Artículo 10

Actas y resúmenes de las reuniones

1.   A efectos de lo dispuesto en el artículo 3, apartado 6, del Reglamento (UE) no 182/2011, las actas de cada reunión se redactarán bajo la responsabilidad del presidente. Los miembros del Comité tendrán derecho a solicitar que su posición quede reflejada en las actas. El presidente enviará las actas a los miembros del Comité sin dilación, y en un plazo máximo de 1 mes desde la celebración de la reunión.

Los miembros del Comité enviarán al presidente, por escrito, cualesquiera observaciones que deseen formular sobre las actas provisionales. En caso de desacuerdo, el Comité debatirá la cuestión. Si el desacuerdo persiste, las observaciones pertinentes se adjuntarán a las actas finales.

2.   A efectos de lo dispuesto en el artículo 10 del Reglamento (UE) no 182/2011, el presidente será responsable de redactar un resumen en el que se describan brevemente los distintos puntos del orden del día y los resultados de la votación sobre cualquier proyecto de acto de ejecución que se someta al Comité. En el resumen no se mencionará la posición individual de cada uno de los miembros del Comité en sus deliberaciones.

Artículo 11

Lista de asistencia y conflictos de interés

1.   En cada reunión, el presidente elaborará una lista de asistencia en la que se especificarán las autoridades y las organizaciones a las que pertenecen las personas nombradas por los Estados miembros para representarlos.

2.   Al comienzo de cada reunión, las personas nombradas por los Estados miembros, los expertos autorizados por el presidente a participar en la reunión de conformidad con el artículo 5, apartado 1, y el artículo 7, apartado 3, así como los representantes de terceras partes que haya sido invitados a participar en ella de conformidad con el artículo 7, deberán informar al presidente de cualquier conflicto de interés (10) que pueda existir en relación con cualquiera de los puntos del orden del día

De existir tal conflicto de interés, la persona afectada se retirará de la reunión, a petición del presidente, mientras se estén debatiendo los puntos pertinentes del orden día.

Artículo 12

Correspondencia

1.   La correspondencia relacionada con el Comité se enviará a la Comisión, a la atención del presidente de dicho Comité.

2.   La correspondencia destinada a los miembros del Comité se enviará a las Representaciones Permanentes de los Estados miembros, preferiblemente por vía electrónica. Cuando una Representación Permanente indique a la Comisión una dirección electrónica central específica para la correspondencia relacionada con la labor de los comités, dicha dirección se utilizará a tal efecto. También se podrá enviar directamente correspondencia a las personas nombradas por los Estados miembros para representarlos en el Comité.

Artículo 13

Acceso a los documentos y confidencialidad

1.   Las solicitudes de acceso a los documentos del Comité se tratarán de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (11). Corresponde a la Comisión decidir sobre las solicitudes de acceso a tales documentos de conformidad con su Reglamento Interno, modificado mediante la Decisión 2001/937/CE, CECA, Euratom (12). Cuando la solicitud se dirija a algún Estado miembro, éste deberá aplicar el artículo 5 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

2.   Las deliberaciones del Comité serán confidenciales.

3.   Los documentos enviados a los miembros del Comité, a los expertos y a los representantes de terceras partes serán confidenciales (13), salvo que se conceda acceso a ellos con arreglo al apartado 1 o sean hechos públicos de otro modo por la Comisión.

4.   Los miembros del Comité, los expertos y los representantes de terceras partes estarán obligados a respetar las obligaciones de confidencialidad expuestas en el presente artículo. El presidente se cerciorará de que los expertos y los representantes de terceras partes tengan conocimiento de las obligaciones de confidencialidad que han de respetar.

Artículo 14

Protección de los datos personales

El tratamiento de los datos personales por el Comité y sus grupos de trabajo se ajustará a lo dispuesto en el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (14), bajo la responsabilidad del presidente, responsable del tratamiento a efectos de lo dispuesto en el artículo 2, letra d), de ese Reglamento.

(1)  DO L […] de […], p […].

(2)  DO L 55 de 28.2.2011, p. 13.

(3)  DO L […] de […], p […].

(4)  

(5)  

(6)  

(7)  

(8)  

(9)  

(10)  Por ejemplo, el artículo 52, apartado 2, del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (DO L 248 de 16.9.2002, p. 1) incluye una definición específica de un conflicto de intereses.

(11)  DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(12)  DO L 345 de 29.12.2001, p. 94.

(13)  De conformidad con el artículo 339 del TFUE, «Los miembros de las instituciones de la Unión, los miembros de los comités, así como los funcionarios y agentes de la Unión estarán obligados, incluso después de haber cesado en sus cargos, a no divulgar las informaciones que, por su naturaleza, estén amparadas por el secreto profesional y, en especial, los datos relativos a las empresas y que se refieran a sus relaciones comerciales o a los elementos de sus costes».

(14)  DO L 8 de 12.1.2001, p. 1.