A.

Considerando que, según su estado de ingresos y de gastos (1), el presupuesto definitivo de la Agencia de Apoyo al ORECE (en lo sucesivo, «Oficina del ORECE») para el ejercicio 2020 ascendió a 7 233 653 EUR, lo que representa un incremento del 27,96 % con respecto a 2019, reflejado sobre todo en un aumento del personal y de los gastos operativos; que la tasa de inflación de la Unión fue del 0,7 % en 2020; que el presupuesto de la Oficina del ORECE procede del presupuesto de la Unión y de las contribuciones de terceros países;

B.

Considerando que el Tribunal de Cuentas (en lo sucesivo, «Tribunal»), en su informe sobre las cuentas anuales de la Oficina del ORECE para el ejercicio 2020 (en lo sucesivo, «informe del Tribunal»), declara que ha obtenido garantías razonables sobre la fiabilidad de las cuentas anuales de la Oficina del ORECE y la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes;

1.

Observa con satisfacción que los esfuerzos de supervisión presupuestaria durante el ejercicio 2020 se tradujeron en un porcentaje de ejecución presupuestaria del 99,07 %, lo que representa una disminución del 0,86 % en comparación con el ejercicio 2019; observa que el porcentaje de ejecución de los créditos de pago fue del 61,14 %, lo que representa un descenso del 20,85 % con respecto a 2019;

2.

Observa con satisfacción que la Oficina del ORECE utiliza determinadas medidas como indicadores clave de rendimiento para evaluar el valor añadido de sus actividades y otras medidas para mejorar su gestión presupuestaria, como las respuestas a tiempo a solicitudes de los usuarios por parte de la Oficina del ORECE, el número de políticas de protección de datos vigentes en comparación con el número de operaciones de tratamiento detectadas y la reducción al mínimo del tiempo continuo de inactividad de sus sistemas;

3.

Celebra que la Oficina del ORECE haya encontrado algunas sinergias con otras agencias en ámbitos comunes y que actualmente colabore en el desarrollo de un nuevo sitio web corporativo con la Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea y en el uso de infraestructuras informáticas y plataformas en línea con la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria; constata además que la Oficina del ORECE utiliza en la mayor medida posible los servicios ofrecidos por la Comisión y otras instituciones y organismos de la Unión, en relación con los sistemas de control interno; pide a la Oficina del ORECE que informe a la autoridad de aprobación de la gestión de la evolución futura de esta cuestión;

4.

Toma nota de que, en relación con las acciones de seguimiento de las observaciones sobre la aprobación de la gestión de 2019, la Oficina del ORECE creó en 2021 un puesto de responsable de seguridad local dentro de los límites de sus actuales puestos temporales, y contrató a un coordinador de control interno temporal por seis meses; reconoce que estas medidas no constituyen soluciones sostenibles a los problemas de la Oficina del ORECE en cuanto al personal;

5.

Constata que, a 31 de diciembre de 2020, se había provisto el 87,50 % de los puestos del organigrama, con 14 agentes temporales designados de un total de 16 agentes temporales autorizados en virtud del presupuesto de la Unión (frente a los 16 puestos autorizados en 2019); observa, además, que en 2020 trabajaron para la Oficina del ORECE 22 agentes contractuales y 9 expertos nacionales en comisión de servicio;

6.

Reitera su preocupación por la falta de equilibrio de género entre los altos cargos de nivel medio y superior de la Oficina del ORECE, con un 75 % de hombres (3 de 4), y en el Consejo de Administración de la Oficina del ORECE, con un 79,31 % de hombres (23 de 29); toma nota del mejor equilibrio de género entre el personal total de la Oficina del ORECE, con 24 de los 42 puestos ocupados por hombres (el 57,14 %); reitera su llamamiento a la Oficina del ORECE para que adopte medidas destinadas a alcanzar el equilibrio de género lo antes posible; pide a la Comisión y a los Estados miembros que tengan en cuenta la importancia de garantizar el equilibrio de género cuando presenten sus candidatos para el Consejo de Administración de la Oficina del ORECE;

7.

Manifiesta su preocupación ante el gran tamaño del Consejo de Administración de la Oficina del ORECE, que dificulta la toma de decisiones y genera considerables costes administrativos;

8.

Observa, a partir de las medidas de seguimiento adoptadas por la Oficina del ORECE en respuesta a las observaciones sobre la aprobación de la gestión del ejercicio 2019, que la Oficina del ORECE sigue dependiendo de recursos externos y de una empresa en particular para distintos tipos de servicios (como el apoyo administrativo y de secretaría, la organización de eventos y el bienestar y la integración del personal), lo que crea un riesgo para la continuidad de la actividad;

9.

Toma nota, a partir de las medidas de seguimiento adoptadas por la Oficina del ORECE en respuesta a las observaciones sobre la aprobación de la gestión del ejercicio 2019, de que, la Oficina del ORECE tiene dificultades para atraer y retener a profesionales; reconoce que la Oficina del ORECE trabaja permanentemente para mejorar las condiciones de empleo de su personal y aplica otras medidas de mitigación, y pide a la Oficina del ORECE que informe a la autoridad de aprobación de la gestión sobre los avances realizados al respecto;

10.

Celebra los esfuerzos realizados en la política del personal para fomentar el teletrabajo y una vida saludable, y sigue animando a la Oficina del ORECE a que continúe desarrollando un marco a largo plazo para las políticas de recursos humanos en el que se aborde la conciliación de la vida privada y la vida laboral, la orientación y planificación de las carreras profesionales permanentes, el equilibrio de género, el teletrabajo, el equilibrio geográfico y la contratación e integración de personas con discapacidad;

11.

Observa que, según el informe del Tribunal, la Oficina del ORECE firmó un contrato marco con una empresa para la prestación de servicios de apoyo de secretaría que no se ajustaba a las normas sociales y laborales de la Unión, lo que expone a la Oficina del ORECE a riesgos jurídicos y de reputación; toma nota de que, en lo que respecta al trabajo temporal, existe un asunto pendiente ante el Tribunal de Justicia; observa, además, que el Tribunal se abstendrá de formular observaciones sobre la regularidad del enfoque de la Oficina del ORECE en esta cuestión hasta que el Tribunal de Justicia dicte una sentencia final sobre este asunto;

12.

Observa que, según el informe del Tribunal, la Oficina del ORECE concluyó un procedimiento de contratación pública y firmó un contrato antes de evaluar todas las ofertas que había recibido; toma nota de que la Oficina del ORECE traspapeló una oferta presentada por una persona que declaró un posible conflicto de intereses y no evaluó dicha oferta; señala que el informe de evaluación de este procedimiento no explicaba cómo había concluido la Oficina del ORECE si todas las ofertas que había recibido se ajustaban o no a los criterios de admisibilidad; observa, a este respecto, que el Tribunal consideró que el contrato era irregular; toma nota de que, según la respuesta de la Oficina del ORECE a las observaciones sobre la aprobación de la gestión del ejercicio 2019, el procedimiento de contratación en cuestión tuvo lugar cuando la Oficina del ORECE utilizaba el modelo de contratación descentralizada, mientras que a partir del 1 de julio de 2019 se estableció un procedimiento de contratación centralizada; pide a la Oficina del ORECE que informe a la autoridad de aprobación de la gestión de la evolución de esta cuestión;

13.

Toma nota de las medidas vigentes y los esfuerzos en curso de la Oficina del ORECE para garantizar la transparencia y la prevención y gestión de los conflictos de intereses; reconoce que los currículos de la mayoría de los miembros del Consejo de Administración se publican en su sitio web y que la Oficina del ORECE avanza en las prácticas de recopilación de currículos; observa que la Oficina del ORECE envía recordatorios a los miembros y participantes que aún no han presentado sus documentos y solicitudes de documentos a todos los miembros del Consejo recién nombrados, a fin de recopilar todos los currículos y las declaraciones de intereses de todos los miembros del Consejo de Administración; constata que la Oficina del ORECE también recuerda a sus miembros la obligación de publicar currículos y declaraciones de intereses durante las reuniones plenarias;

14.

Toma nota de que el Servicio de Auditoría Interna (SAI) de la Comisión realizó una evaluación de riesgos completa en la Oficina del ORECE con el fin de establecer su plan estratégico de auditoría interna para el actual período 2021-2023; observa que el SAI no ha detectado riesgos críticos; observa, asimismo, que, a finales de 2020, el SAI cerró todas sus recomendaciones relativas a las auditorías de la Oficina del ORECE de años anteriores;

15.

Constata que, debido a la pandemia de COVID-19, la Oficina del ORECE canceló la mayoría de los actos presenciales previstos y en su lugar los organizó satisfactoriamente mediante videoconferencia; señala que, como consecuencia, la Oficina del ORECE no tuvo que cubrir gastos de viaje de sus representantes, lo que se tradujo en una reducción de sus costes y en un mejor rendimiento ambiental;

16.

Observa que, debido a la COVID-19, la Oficina del ORECE ha tomado medidas para reforzar sus servicios informáticos con el fin de satisfacer mejor la creciente necesidad de colaboración virtual con la finalización del desarrollo y la entrega de una nueva plataforma de videoconferencia y grabación, con capacidades cognitivas (traducciones y subtítulos para actos digitales en directo y grabados), la adquisición de equipos de infraestructura básica (servidores) y la mejora de las instalaciones y servicios de videoconferencia en los locales a disposición de la Oficina del ORECE en Bruselas;

17.

Señala que la Oficina del ORECE desarrolla un nuevo sitio web para garantizar el acceso a las personas con discapacidad; toma nota de que se espera que este proyecto transcurra entre 2021 y 2023; observa, además, que las especificaciones técnicas incluirán los requisitos de accesibilidad y que los grupos pertinentes participarán en el proyecto a fin de garantizar un nivel de accesibilidad elevado; pide a la Oficina del ORECE que informe a la autoridad de aprobación de la gestión de la evolución futura de esta cuestión;

18.

Recuerda la importancia de aumentar la digitalización de la Oficina del ORECE en lo que respecta a las operaciones y la gestión internas, pero también al objeto de acelerar la digitalización de los procedimientos; subraya la necesidad de que la Oficina del ORECE siga siendo proactiva a este respecto, a fin de evitar a toda costa una brecha digital entre las agencias; señala a la atención, no obstante, la necesidad de adoptar todas las medidas de seguridad necesarias para evitar cualquier riesgo para la seguridad en línea de la información tratada; pide a la Oficina del ORECE que acelere el desarrollo de su política de ciberseguridad e informe a la autoridad de aprobación de la gestión sobre su finalización;

19.

Pide a la Oficina del ORECE que se centre en divulgar entre el público los resultados de sus investigaciones; toma nota de que todas las actividades de la Oficina del ORECE se reflejan en sus documentos únicos de programación; señala que la provisión de comunicación y visibilidad de la Oficina del ORECE se incluye en el nuevo acuerdo de sede, en el que se prevé la planificación de actividades concretas y una cooperación mucho más estrecha entre la Oficina del ORECE y el Estado miembro de acogida (Letonia) en los próximos años;

20.

Remite, para otras observaciones transversales anejas a la Decisión sobre la aprobación de la gestión, a su Resolución, de 4 de mayo de 2022 (2) sobre el rendimiento, la gestión financiera y el control de las agencias.