RESOLUCIÓN (UE) 2021/1657 DEL PARLAMENTO EUROPEO

de 29 de abril de 2021

que contiene las observaciones que forman parte integrante de la Decisión sobre la aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto de la Agencia de la Unión Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA) para el ejercicio 2019

EL PARLAMENTO EUROPEO,

—	Vista su Decisión sobre la aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto de la Agencia de la Unión Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA) para el ejercicio 2019,

—	Vistos el artículo 100 y el anexo V de su Reglamento interno,

—	Vista la opinión de la Comisión de Libertades Civiles, Justicia y Asuntos de Interior,

—	Visto el informe de la Comisión de Control Presupuestario (A9-0098/2021),

Considerando que, según su estado de ingresos y de gastos (1), el presupuesto definitivo de la Agencia de la Unión Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA) (en lo sucesivo, «Agencia») para el ejercicio 2019 fue de 288 403 000 EUR, lo que supone un aumento del 40,23 % en comparación con 2018; que dicho aumento estaba relacionado con el importe prorrogado de 2018 y con un aumento de la carga de trabajo y del personal, y que el presupuesto de la Agencia procede casi exclusivamente del presupuesto de la Unión;

Considerando que el Tribunal de Cuentas (en lo sucesivo, «Tribunal»), en su informe sobre las cuentas anuales de la Agencia correspondientes al ejercicio 2019 (en lo sucesivo, «informe del Tribunal»), declara haber obtenido garantías razonables sobre la fiabilidad de las cuentas anuales de la Agencia y la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes;

Gestión presupuestaria y financiera

Lamenta que los esfuerzos de supervisión del presupuesto durante el ejercicio 2019 se tradujeran en un porcentaje de ejecución presupuestaria del 44,51 %, lo que representa una disminución del 30,67 % en comparación con 2018; observa que el bajo porcentaje de ejecución se debió al desajuste entre la planificación presupuestaria para nuevas tareas, tal y como fue presentada en las correspondientes fichas financieras legislativas elaboradas por la Comisión, y la fecha real de entrada en vigor de los actos jurídicos correspondientes o la finalización de los actos posteriores, así como al retraso en la adopción y entrada en vigor de determinados actos jurídicos; toma nota de que, debido al bajo porcentaje de ejecución presupuestaria, la Agencia devolvió 66 millones EUR a la Comisión en créditos de pago, incluidos 23 millones EUR que no se habían solicitado cuando se elaboró el presupuesto, y prorrogó 159 millones EUR de créditos de compromiso con la autorización del Consejo de Administración; observa que esto pone en tela de juicio las hipótesis de planificación de las fichas financieras legislativas elaboradas por la Comisión; observa que la incorporación de una cantidad significativa de recursos en el presupuesto para la aplicación de la legislación aún no adoptada supone un grave riesgo para el uso eficiente de los créditos, en particular de los créditos no solicitados por la propia Agencia; observa que el Tribunal también señaló el problema de la ejecución presupuestaria en el ejercicio 2018; toma nota de que, según la respuesta de la Agencia, los riesgos asociados a la incorporación de recursos en el presupuesto de la Agencia en concepto de legislación aún pendiente de aprobación se notifican sistemáticamente al Consejo de Administración; pide a la Agencia que, junto con la Comisión, ajuste mejor la planificación presupuestaria al calendario de los actos jurídicos; pide a la Comisión que involucre a la Agencia en la preparación de las correspondientes fichas financieras legislativas en la fase más temprana posible; observa, además, que el porcentaje de ejecución de los créditos de pago fue del 92,28 %, lo que representa una disminución del 1,80 % en comparación con 2018;

Toma nota, en relación con el seguimiento de la observación de la autoridad de aprobación de la gestión realizada el año anterior con respecto al acuerdo de construir los nuevos locales de la Agencia en Estrasburgo, de que la Agencia presentó escritos de contestación ante el Tribunal de Primera Instancia de Estrasburgo el 15 de mayo de 2018 y el 15 de febrero de 2019, y de que las conversaciones para llegar a un acuerdo extrajudicial se reanudaron en abril de 2019; toma nota de que, entre diciembre de 2019 y abril de 2020, tuvo lugar un segundo intercambio de escritos de alegaciones en ambos asuntos ante el Tribunal Administrativo de Estrasburgo (una reclamación financiera y una demanda de adquisición judicial), y de que el 20 de mayo de 2020 el Tribunal Administrativo confirmó que la fase previa al juicio había concluido en ambos casos; toma nota de que las audiencias de los dos asuntos se celebraron el 23 de julio de 2020 y de que el Tribunal Administrativo desestimó ambas demandas en su totalidad; toma nota de que, el 22 de septiembre de 2020, el demandante presentó sendos recursos ante el Tribunal Administrativo de Apelación de Nancy; observa que el plazo para que la Agencia presentara los escritos de contestación ante el Tribunal Administrativo de Apelación de Nancy vencía el 10 de febrero de 2021; pide a la Agencia que informe a la autoridad de aprobación de la gestión tan pronto como el Tribunal Administrativo de Apelación de Nancy dicte las respectivas sentencias;

Rendimiento

Celebra que la Agencia utilice determinadas herramientas, como los indicadores clave de rendimiento, para evaluar el valor añadido que aportan sus actividades y mejorar su gestión presupuestaria, como el número de deficiencias críticas detectadas durante las pruebas de seguridad, el porcentaje de riesgos de seguridad detectados tratados mediante controles de seguridad garantizados y el porcentaje de actividades definidas en el programa de trabajo anual realizadas o que se encuentran dentro de los plazos establecidos;

Recuerda a la Agencia la necesidad de revisar y actualizar periódicamente su sistema de medición del rendimiento y sus indicadores clave de rendimiento para garantizar su contribución eficaz a las políticas de la Unión y sus conocimientos especializados a escala de la Unión; anima a la Agencia a analizar cuidadosamente los resultados de su medición del rendimiento y a utilizar este análisis para mejorar su estrategia y planificación de actividades;

Subraya que la Agencia contribuye de modo importante al refuerzo de la seguridad en Europa garantizando los niveles más elevados de seguridad de la información y protección de los datos para la información que se le confía, prestando servicios de alta calidad y contribuyendo a adaptar las capacidades tecnológicas de los Estados miembros a sus necesidades; señala la necesidad de adoptar todas las medidas necesarias para evitar cualquier riesgo para la información tratada; recuerda que la capacidad de la Agencia para mejorar los sistemas de información existentes y desarrollar otros nuevos se reforzó mediante su nuevo mandato, que entró en vigor en diciembre de 2018; recuerda que 2019 fue el primer ejercicio completo tras la entrada en vigor del Reglamento (UE) 2018/1726 (2), y acoge con satisfacción los esfuerzos realizados por la Agencia para adaptarse a estas nuevas normas;

Observa con agrado que la Agencia tiene como objetivo garantizar la rentabilidad y la economía de escala mediante la puesta en común de recursos con y a través de otras agencias, participando en licitaciones interinstitucionales y acuerdos contractuales con otros proveedores de servicios para reducir los costes administrativos y evitar la duplicación de servicios horizontales; anima a la Agencia a ampliar su participación en la colaboración interinstitucional también a los ámbitos de la ciberseguridad o la transición ecológica; observa que la Agencia está colaborando estrechamente con las agencias en el ámbito de la justicia y los asuntos de interior y que existen acuerdos de trabajo y planes de cooperación con la Oficina Europea de Apoyo al Asilo, la Agencia de la Unión Europea para la Cooperación Judicial Penal, la Agencia de la Unión Europea para la Cooperación Policial, la Agencia de la Unión Europea para la Formación Policial, la Agencia de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, la Agencia de la Unión Europea para la Ciberseguridad y la Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas; anima e invita a la Agencia a que siga reforzando y ampliando la cooperación y el intercambio de buenas prácticas con otras agencias de la Unión con vistas a mejorar la eficiencia, en particular en ámbitos como los recursos humanos, la gestión de edificios, los servicios informáticos y la seguridad;

Toma nota, al hilo de las observaciones y los comentarios formulados por la autoridad de aprobación de la gestión en el marco del procedimiento de aprobación de la gestión de 2018, de que la Agencia gestiona tres sistemas informáticos de gran magnitud diferentes y no integrados, y de que los distintos plazos de desarrollo y las restricciones derivadas de los diferentes marcos jurídicos han hecho que los sistemas informáticos se construyeran de forma separada y no integrada; toma nota de que la Agencia puso en marcha la licitación del marco de ingeniería transversal que tiene por objeto aumentar significativamente la eficiencia y las economías de escala y reflejar más fielmente la nueva estructura organizativa del departamento de operaciones y pide a la Agencia que informe a la autoridad de aprobación de la gestión de los progresos realizados;

Observa que, en 2019, la Agencia puso en marcha un programa de transformación institucional denominado eu-LISA 2.0 con el objetivo de adaptar la organización de la Agencia a su nuevo mandato y responsabilidades, garantizando al mismo tiempo que el proyecto de reorganización fuera abierto y transparente y contara con la participación del personal de la Agencia; toma nota de que la Agencia concluyó un cambio de su estructura organizativa el 1 de septiembre de 2019 y de que se han diseñado y aplicado estructuras matriciales organizativas completamente nuevas para el departamento de operaciones y el departamento de gobernanza corporativa;

Se felicita de la nueva estructura organizativa creada por la Agencia para reforzar las capacidades necesarias para la planificación operativa y la contratación pública subyacente, incluida la puesta a disposición de componentes de carácter jurídico y técnico; pide, no obstante, mayores esfuerzos para garantizar el cumplimiento de las normas de contratación y unos controles internos y una información más precisos;

10.

Acoge con satisfacción los progresos realizados en relación con las recomendaciones del Tribunal de años anteriores y el hecho de que, desde principios de 2019, la Agencia publique anuncios de vacantes en el sitio web de la Oficina Europea de Selección de Personal;

Política de personal

11.

Observa con preocupación que, a 31 de diciembre de 2019, solo se había provisto el 89,53 % de los puestos del organigrama, con 154 agentes temporales designados de un total de 172 agentes temporales autorizados en virtud del presupuesto de la Unión (frente a los 136 puestos autorizados en 2018); observa que, además, en 2019 trabajaron para la Agencia 61 agentes contractuales y 8 expertos nacionales en comisión de servicio;

12.

Constata con preocupación el desequilibrio de género observado en 2019 entre los altos cargos, en el Consejo de Administración (50 hombres y 8 mujeres) y entre el personal; pide a la Agencia que redoble sus esfuerzos para lograr el equilibrio de género en todos los niveles; pide a la Comisión y a los Estados miembros que tengan en cuenta la importancia de garantizar el equilibrio de género cuando presenten sus candidatos para el Consejo de Administración de la Agencia;

13.

Anima a la Agencia a que siga desarrollando un marco a largo plazo para las políticas de recursos humanos en el que se aborde la conciliación de la vida familiar y la vida profesional, la orientación y planificación de la carrera profesional a lo largo de la vida, el equilibrio de género, el teletrabajo, el equilibrio geográfico y la contratación e integración de las personas con discapacidad;

14.

Observa que, según el informe del Tribunal, la fiscalización de los procedimientos de contratación puso de manifiesto que la evaluación de las solicitudes en función de los criterios de admisibilidad no siempre ha sido lo suficientemente rigurosa, lo que dio lugar en un caso a un trato desigual de los candidatos; toma nota de que la Agencia, en su respuesta, ha admitido esta observación y se compromete a garantizar que todos los solicitantes reciban el mismo trato;

15.

Observa que la carga de trabajo de la Agencia ha aumentado considerablemente a lo largo de los años y que el número limitado de personal sigue siendo uno de los principales retos para la Agencia, tanto a corto como a largo plazo; toma nota de que la Agencia esperaba que la plantilla aumente hasta superar los trescientos efectivos a finales de 2020; reconoce que este aumento de plantilla está sujeto a la aprobación del Parlamento y del Consejo, y que la Agencia está tratando de atenuar el impacto de este número limitado de efectivos mediante una redefinición de prioridades de las tareas y una rápida contratación; señala que la práctica vigente de contratar al personal necesario para la ejecución de un acto jurídico únicamente una vez que este ha entrado en vigor implica que las medidas preparatorias para la ejecución de dicho acto recaen en el personal existente, lo que pone a prueba las capacidades del equipo central de la Agencia y, por tanto, conlleva el riesgo de perjudicar el rendimiento de la Agencia en sus tareas diarias; pide a la Comisión que autorice la anticipación de algunos de los contratos de personal previstos en una propuesta de acto jurídico, de modo que la Agencia pueda preparar de manera eficiente la ejecución de dicho acto;

16.

Toma nota de las dificultades a las que se enfrenta la Agencia a la hora de contratar personal cualificado y mantenerlo durante un período extenso de tiempo; destaca el importante papel que desempeña en esta cuestión la decisión anual relativa al coeficiente corrector aplicable a las retribuciones y pensiones de los funcionarios y otros agentes de la Unión; subraya que los coeficientes correctores varían significativamente de un Estado miembro a otro, lo que repercute gravemente en la capacidad de las agencias situadas en Estados miembros con coeficientes correctores más bajos para contratar y retener al personal y los conocimientos especializados; pide a la Comisión que considere la posibilidad de establecer diferentes coeficientes correctores basados en una evaluación regional y no nacional; resalta que las sedes de las agencias situadas en Estados miembros con coeficientes correctores más bajos se encuentran en las capitales, donde los costes de vida y de subsistencia son significativamente más elevados que en otros lugares de esos Estados miembros;

17.

Observa que, a la luz de la escala y complejidad de sus operaciones, la Agencia no puede evitar recurrir a contratistas privados y que conserva los servicios de 96 proveedores de servicios externos, sin contar los miembros del personal de las empresas contratadas para apoyar a la Agencia en la gestión operativa de los sistemas existentes o en el desarrollo de los nuevos; observa que, en 2019, la Agencia solicitó la aprobación de miembros adicionales del personal (17 agentes contractuales), pero que la Comisión no dio su aprobación; observa que la dependencia de contratistas privados solo puede reducirse mediante un aumento sustancial del personal dentro de la Agencia por encima de las cifras de su actual plantilla de personal;

18.

Observa que la Agencia ha adoptado una estrategia de protección de la dignidad de las personas y de prevención del acoso; toma nota de que, a raíz de una solicitud presentada por un miembro del personal en octubre de 2018, la Agencia inició en 2019 una investigación administrativa que concluyó en septiembre de ese mismo año con una sanción disciplinaria; observa que se presentó una reclamación contra dicha sanción y que la Agencia respondió el 3 de agosto de 2020; constata que el miembro del personal llevó el asunto ante el Tribunal General; pide a la Agencia que informe a la autoridad de aprobación de la gestión a más tardar en junio de 2021 sobre los progresos realizados y, en su caso, sobre las medidas correctoras adoptadas a raíz de una decisión definitiva del Tribunal General; observa que, sobre la base de los datos de los asesores confidenciales, en 2019 se notificaron nueve casos de acoso, aunque ninguno de ellos dio lugar a solicitudes de apoyo por parte de miembros del personal mediante procedimientos formales o informales;

Contratación pública

19.

Observa que, según el informe del Tribunal, el pago de 284 000 EUR en relación con el «mantenimiento correctivo en el funcionamiento del Sistema de Información de Schengen» en virtud de un contrato marco se refería a un período de tiempo no cubierto por la duración de dicho contrato marco y, por consiguiente, no se ajustaba a las disposiciones contractuales; toma nota, según la respuesta de la Agencia, de que la constatación se refiere a la ampliación del mantenimiento correctivo del Sistema de Información de Schengen por razones operativas inevitables que ya se incluyó en un informe sobre las cuentas de la Agencia relativas al ejercicio 2018, y de que no se pudieron adoptar medidas correctoras;

20.

Observa, en relación con el seguimiento de las conclusiones del Tribunal del año anterior que la fórmula de evaluación estipulada en el pliego de condiciones del contrato marco en cuestión era diferente de la comunicada en el documento de preguntas y respuestas para los licitadores, y que la Agencia debería reforzar los controles internos relacionados con la contratación pública; observa que, según el seguimiento de la Agencia, la evaluación ex post no se utiliza como una función en el proceso de contratación pública debido a la falta de recursos humanos asignados, pero que la Agencia tomó medidas destinadas a mitigar el riesgo destacado en la observación mediante el refuerzo de las capacidades de gestión de contratos y proveedores y la reasignación del personal responsable de la preparación y evaluación de la licitación a otras funciones operativas;

21.

Observa, en relación con el seguimiento de las conclusiones del Tribunal del ejercicio anterior, que la Agencia aumentó los precios de un contrato marco sin modificarlo y prorrogó un contrato específico tras la expiración del contrato marco; toma nota de que la Agencia adoptó medidas destinadas a reforzar la gestión de contratos y vendedores;

Prevención y gestión de conflictos de intereses, ética y transparencia

22.

Reconoce las medidas vigentes y los esfuerzos en curso desplegados por la Agencia para garantizar la transparencia, la prevención y la gestión de los conflictos de intereses, así como las denuncias de irregularidades; toma nota de que la Agencia ha establecido normas sobre prevención y gestión de conflictos de intereses para el personal; observa que, en 2019, la Agencia organizó una sesión de formación sobre ética e integridad centrada en la denuncia de irregularidades y el fraude y que corrió a cargo de un representante de la Oficina Europea de Lucha Contra el Fraude (OLAF), dos sesiones de formación sobre ética y el código de conducta que versaron sobre la prevención del acoso y la denuncia de irregularidades y en la que participaron asesores confidenciales de la Agencia, y tres sesiones de formación sobre la gestión de conflictos de intereses; observa que, en 2019, se presentaron 106 declaraciones de intereses por parte de miembros del personal nombrados agentes o verificadores en los circuitos operativos y financieros y de miembros recién incorporados, de los cuales 21 declararon un interés, y que se aconsejó a un miembro del personal que no participase en diversas acciones al objeto de cumplir las normas de prevención de conflictos de intereses; toma nota de que, en junio de 2020, se esperaba que el Consejo de Administración adoptara nuevas normas en materia de conflictos de intereses que se aplicarían a todos los miembros del personal de la Agencia, incluidos sus altos directivos; pide a la Agencia que informe a la autoridad de aprobación de la gestión, a más tardar en junio de 2021, sobre los progresos realizados;

23.

Subraya que el actual marco ético aplicable a las instituciones y agencias de la Unión adolece de inconvenientes considerables debido a su fragmentación y a la falta de coordinación entre las disposiciones existentes; destaca que estas cuestiones deben abordarse mediante el establecimiento de un marco ético común que garantice la aplicación de normas éticas estrictas por parte de todas las instituciones y agencias de la Unión;

24.

Subraya que determinados funcionarios cumplimentan declaraciones de ausencia de conflictos de intereses y proporcionan autoevaluaciones relativas al respeto de las normas éticas; destaca, no obstante, que estas declaraciones de los interesados y autoevaluaciones no son suficientes y que, por lo tanto, es necesario un control adicional;

25.

Toma nota de que, según la respuesta de la Agencia, no existe ninguna obligación jurídica de publicar los currículos de los miembros de su Consejo de Administración; destaca, en este sentido, que las agencias de la Unión deben ser un modelo en cuanto a transparencia, y pide a los miembros del Consejo de Administración que publiquen sus currículos en el sitio web de la Agencia; toma nota de que la Agencia seguirá animando a los representantes del Consejo de Administración a que proporcionen sus currículos con el fin de aumentar la transparencia; pide a la Agencia que informe a la autoridad de aprobación de la gestión, a más tardar en junio de 2021, sobre los progresos realizados;

Controles internos

26.

Toma nota de que el servicio de auditoría interna identificó dos cuestiones «muy importantes» tras la auditoría realizada en 2019 sobre la contratación de personal, la gestión y la contratación de proveedores de servicios estructurales y la ética organizativa de la Agencia; toma nota de que la Agencia pondrá en marcha un plan de acción en el que se tendrán en cuenta las recomendaciones; pide a la Agencia que informe a la autoridad de aprobación de la gestión acerca de la ejecución de las recomendaciones de la auditoría;

27.

Toma nota, a la luz de los comentarios y las observaciones de la autoridad de aprobación de la gestión relativos a las recomendaciones de la auditoría pendientes, de que, a finales de 2019, el porcentaje de aplicación de dichas recomendaciones era del 62 % (se habían aplicado 21 de las 34 recomendaciones); observa que, a finales de 2019, había un total de 32 recomendaciones pendientes, ninguna de las cuales era «crítica»; toma nota de que, en 2020, la Agencia adoptó medidas firmes y urgentes destinadas a abordar las recomendaciones atrasadas, incluida la fijación de plazos de aplicación revisados; pide a la Agencia que informe a la autoridad de aprobación de la gestión, a más tardar en junio de 2021, acerca de la aplicación de las recomendaciones de auditoría;

28.

Toma nota de que la Agencia adoptó y desplegó el marco de control interno revisado a principios de 2019;

29.

Destaca la importancia de aumentar la digitalización de la Agencia en lo que respecta a los procedimientos operativos y de gestión internos; subraya la necesidad de que la Agencia siga siendo proactiva a ese respecto, a fin de evitar a toda costa una brecha digital entre las agencias de la Unión; señala, no obstante, la necesidad de adoptar todas las medidas de seguridad necesarias para evitar cualquier riesgo para la seguridad en línea de la información tratada por la Agencia;

30.

Toma nota de los esfuerzos realizados para reforzar la ciberseguridad y la protección de datos de la Agencia;

Otros comentarios

31.

Toma nota de que, en previsión de la retirada del Reino Unido de la Unión, la Agencia realizó todos los preparativos necesarios para ejecutar, si y cuando fuera preciso de conformidad con el marco jurídico, la desconexión del Reino Unido y la posible supresión de los datos del Reino Unido del Sistema de Información de Schengen y de la Base de datos europea sobre dactiloscopia para fines de asilo; constata que la Agencia realizó los preparativos necesarios para la aplicación de las disposiciones del Acuerdo sobre la retirada del Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte de la Unión Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (3) y las correspondientes directrices de la Comisión relativas a la participación del Reino Unido en los órganos de gobernanza de la Agencia, la gestión de los recursos humanos, los informes estadísticos y otras cuestiones pertinentes;

32.

Acoge con satisfacción la presencia en línea activa de la Agencia en 2019; anima a la Agencia a que siga promoviendo su trabajo y sus investigaciones y actividades a fin de aumentar su visibilidad pública;

33.

Remite, para otras observaciones transversales anejas a la Decisión sobre la aprobación de la gestión, a su Resolución, de 29 de abril de 2021 (4), sobre el rendimiento, la gestión financiera y el control de las agencias.

(1) DO C 107 de 31.3.2020, p. 172.

(2) Reglamento (UE) 2018/1726 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 14 de noviembre de 2018, relativo a la Agencia de la Unión Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA), y por el que se modifican el Reglamento (CE) n.o 1987/2006 y la Decisión 2007/533/JAI del Consejo y se deroga el Reglamento (UE) n.o 1077/2011 (DO L 295 de 21.11.2018, p. 99).

(3) DO L 29 de 31.1.2020, p. 7.

(4) Textos aprobados, P9_TA(2021)0215.