ANEXO I

PROYECTO

DECISIÓN 2020/
DEL COMITÉ DIRECTOR REGIONAL DE LA COMUNIDAD DEL TRANSPORTE

de ...

relativa a la adopción de las normas sobre viajes que se aplican al personal de la Comunidad del Transporte

EL COMITÉ DIRECTOR REGIONAL DE LA COMUNIDAD DEL TRANSPORTE,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad del Transporte, y en particular su artículo 24, apartado 1, y su artículo 30,

DECIDE:

Artículo 1

Quedan adoptadas las normas sobre viajes de la Comunidad del Transporte.

Por el Comité Director Regional

El Presidente

Normas sobre viajes de la Comunidad del Transporte

1.Ámbito de aplicación

1.1.Las normas sobre viajes se aplicarán a todos los viajes oficiales desde el lugar de trabajo en interés de la Comunidad del Transporte.

1.2.Las normas se aplican a todos los miembros del personal de la Comunidad del Transporte sujetos al estatuto del personal de la Comunidad del Transporte.

2.Autorizaciones de viaje

2.1.Antes de emprender un viaje oficial, deberá obtenerse una autorización en forma de solicitud de viaje aprobada. Las solicitudes de viaje serán aprobadas por escrito por el director o por un funcionario autorizado por este. La solicitud de autorización deberá proporcionar al director todos los datos que precise para tomar una decisión con conocimiento de causa, tales como:

–el motivo del viaje, la ubicación y las horas de inicio y de finalización de la reunión o las reuniones;

–la duración del viaje en función del medio de transporte utilizado, y el horario y el itinerario del viaje de ida y vuelta, incluido, en su caso, el transporte local;

–las disposiciones en materia de alojamiento;

–los costes en cuestión estimados basados en la mejor relación coste-eficacia.

2.2.Corresponde al miembro del personal/funcionario obtener la autorización necesaria antes de iniciar el viaje oficial. El miembro del personal deberá conservar la solicitud de viaje aprobada y adjuntarla a la solicitud de reembolso de los gastos de viaje una vez haya vuelto de la misión, junto con un informe sobre el viaje.

2.3.En el caso de los viajes del director, se elaborará un memorando por adelantado, basado en el modelo que figura en el anexo I, y que deberá firmar el director. El memorando indicará el motivo del viaje y su duración prevista. El director seguirá los procedimientos comunes previstos en las presentes normas.

3.Transporte entre el lugar de trabajo y el lugar del viaje oficial

3.1.Por regla general, se autorizará el modo de transporte con mejor relación entre coste y eficacia en relación con la finalidad y la duración del viaje.

3.2.Los viajes en avión deberán realizarse por el itinerario más directo al precio más bajo disponible. Cuando las fechas del viaje permitan la inclusión de un fin de semana para obtener una tarifa APEX 1 , el miembro del personal tendrá derecho a una dieta diaria adicional, siempre que la tarifa APEX constituya la tarifa aérea más baja disponible y pueda conseguirse un ahorro global.

3.3.La norma habitual para los viajes por ferrocarril será la segunda clase para una distancia de hasta 200 km y la primera clase para distancias superiores.

3.4.Cuando no se disponga de transporte aéreo ni ferroviario, o la relación entre coste y eficacia sea negativa, se autorizarán los viajes en autobús o autocar.

3.5.Cuando se autorice el viaje en automóvil, se alienta al miembro del personal a utilizar los acuerdos de alquiler de vehículos que la Comunidad del Transporte haya celebrado. La Comunidad del Transporte ofrecerá la cobertura de seguro más elevada posible que esté disponible. No obstante, si el seguro comporta una franquicia, la Comunidad del Transporte la cubrirá. La Comunidad del Transporte no será responsable en los casos en que el seguro no cubra los daños, la pérdida o el robo.

3.6.En casos excepcionales podrá autorizarse el uso de vehículos particulares. En ese caso, los gastos se reembolsarán al miembro del personal con el importe equivalente a los costes del billete de ferrocarril de la clase correspondiente, con arreglo al punto 3.3. Cuando más de un miembro del personal viaje en el vehículo, los reembolsos únicamente se efectuarán a su propietario. Cuando se utilice un vehículo particular, la Comunidad del Transporte no podrá asumir la responsabilidad por cualquier reclamación de terceros, daños del vehículo, o pérdida o robo de artículos personales que se dejaron en el vehículo.

3.7.Solamente se permitirá a los miembros del personal incluir destinos privados en un itinerario oficial si el director lo ha autorizado debidamente. Si la inclusión de un destino privado tiene como consecuencia un incremento de los costes, el miembro del personal tendrá que pagar la diferencia entre la tarifa del itinerario oficial y la tarifa modificada.

4.Adquisición de billetes de transporte

4.1.La reserva de la organización de los viajes está centralizada en la División de Administración de la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte.

4.2.Se espera que los miembros del personal comuniquen cuanto antes sus necesidades de viaje, de manera que pueda obtenerse la tarifa más económica.

4.3.La División de Administración enviará la solicitud de viaje aprobada al agente de viajes autorizado y la devolverá al viajero. La Comunidad del Transporte dará instrucciones al agente de viajes para que no expida ni entregue billetes antes de haber recibido, por fax, la solicitud de viaje autorizada. El mismo procedimiento se aplica a los billetes de ferrocarril. En caso de que los billetes de ferrocarril no puedan obtenerse a través del agente de viajes, los miembros del personal podrán comprar sus propios billetes de ferrocarril, que se les reembolsarán previa presentación de la solicitud de devolución de los gastos de viaje correspondiente.

5.Gastos de viaje

Los gastos de viaje abonados o reembolsados por la Comunidad del Transporte a partir de justificantes incluirán lo siguiente:

–el coste del transporte, incluido el transporte a/desde aeropuertos, o bien a/desde otros puntos de llegada o de partida (es decir, el hotel, otro lugar de residencia, el lugar de reunión o los locales de la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte);

–las dietas diarias;

–otros costes directamente relacionados con el viaje y autorizados con la solicitud de viaje (por ejemplo, exceso de equipaje, costes de visado, gastos de inscripción para conferencias o seminarios, etc.).

6.Transporte a/desde aeropuertos, puertos y estaciones en el lugar de trabajo

Por regla general, el personal debe utilizar el transporte público. No obstante, el director podrá autorizar las transferencias en taxi si están justificadas, especialmente cuando dos o más miembros del personal que participan en una misión compartan el taxi, cuando no se disponga de otras opciones de transporte público, o cuando la transferencia se produzca antes de las ocho de la mañana o después de las nueve de la noche. Los gastos correspondientes se reembolsarán previa presentación de los justificantes. Podrá autorizarse la utilización de un vehículo privado siempre que esté justificado. En ese caso, el reembolso se limitará a las tarifas de estacionamiento (en el aeropuerto, la estación o el puerto) previa presentación de los justificantes.

7.Transporte en el lugar donde tiene lugar el viaje oficial

Por regla general, debe utilizarse el transporte público. No obstante, se permite el uso de un taxi si el transporte público no es una alternativa adecuada (por ejemplo, por motivos de seguridad). Al firmar la solicitud de reembolso del miembro del personal de que se trate, el director está reconociendo este hecho. Los gastos se reembolsarán previa presentación de los justificantes.

8.Cancelación y modificación antes de la salida

Si el viaje oficial se cancela o se modifica, el miembro del personal deberá:

–informar inmediatamente al director y a la División de Administración y exponer las razones;

–cancelar o cambiar de inmediato los billetes y las reservas expedidos por el agente de viajes autorizado, por escrito, incluso en caso de que no sean reembolsables;

–tomar las medidas necesarias para cancelar o volver a reservar los billetes adquiridos directamente por otro medio;

–cancelar o modificar inmediatamente las reservas de hotel y las reservas de alquiler de vehículos, por escrito;

–elaborar una declaración de los gastos en que se haya incurrido como consecuencia de la cancelación o la modificación.

La Comunidad del Transporte cubrirá los costes de cancelación y nueva reserva con independencia de los medios de reserva utilizados.

9.Prolongación

El viaje oficial puede tener que prolongarse como consecuencia de circunstancias imprevistas. Si la duración del viaje indicada inicialmente en la orden de misión se prolonga, dando lugar a costes adicionales, este hecho deberá mencionarse en la solicitud de reembolso de los gastos de viaje (véase el punto 15).

10.Interrupción

Un viaje oficial podrá ser interrumpido por las necesidades del servicio, por razones de fuerza mayor o por motivos personales de carácter grave reconocidos como tales por el director. La interrupción deberá ser previamente autorizada por el director, excepto en casos de extrema urgencia o si no es posible ponerse en contacto con el director. Todos los gastos derivados de una interrupción autorizada por el director por los motivos mencionados correrán a cargo de la Comunidad del Transporte y serán reembolsados como parte del viaje oficial.

11.Cambios realizados por motivos personales

El personal que realice viajes oficiales podrá ser autorizado a adaptar el horario, el alojamiento o la organización del transporte por motivos personales. En ese caso, se deberá incluir en la solicitud de autorización una comparación entre los costes propuestos y los costes en los que se habría incurrido sin los cambios. Esta comparación deberá hacerse al mismo tiempo, utilizando uno de los métodos elegidos para organizar el viaje y basándose en condiciones similares. La persona que realice el viaje correrá a cargo de manera directa y personal (por los medios que le haya notificado la División de Administración):

–de cualquier coste adicional 2 derivado de los cambios efectuados por motivos personales, incluida la modificación del lugar de salida y/o de retorno, si la comparación indica un incremento del coste de la misión;

–de cualquier tasa cobrada por realizar la comparación, si la hubiera realizado una agencia de viajes.

12.Dietas diarias

12.1.Las dietas diarias incluyen los gastos de alojamiento y comidas, propinas y otros gastos extraordinarios.

12.2.Las tasas de las dietas diarias aplicables a los contratos de ayuda exterior financiados por la UE se aplicarán en su escala más reciente 3 .

La tasa aplicable es la del lugar en el que el miembro del personal pasa la noche. Se pagarán dietas de una jornada completa por el día en que comience el viaje. No se pagará ninguna dieta para el día en que finaliza el viaje, es decir, las dietas se pagan en función del número de pernoctaciones del viaje.

12.3.El director podrá aprobar excepcionalmente una indemnización más elevada, caso por caso, cuando se pida al viajero que pernocte en hoteles predeterminados para los cuales el precio de la habitación represente el 60 % o más de la tasa de las dietas. En esos casos, los gastos de alojamiento se reembolsarán previa presentación de la factura correspondiente. En cualquier caso, las circunstancias que conduzcan a reclamar una indemnización mayor deberán describirse en la solicitud de viaje y aprobarse antes de la salida.

12.4.Se aplicarán tasas reducidas a las dietas diarias en los casos siguientes:

12.4.1.Si el viaje no conlleva ninguna pernoctación:

–se pagará el 50 % de las dietas diarias del destino correspondiente por un viaje de 8 horas o más;

–se pagará el 35 % de las dietas diarias para los viajes de menos de 8 horas y más de 5 horas;

–se pagará el 20 % de las dietas diarias para los viajes de hasta 5 horas.

12.4.2.Si se proporciona alojamiento gratuito al viajero:

–se pagará el 50 % de las dietas diarias de cada destino.

12.4.3.Si el viaje incluye vuelos intercontinentales o viajes en tren de noche:

–se pagará el 50 % de las dietas diarias del destino correspondiente.

12.4.4.Si se ofrecen comidas gratuitas (desayuno, almuerzo y/o cena) al viajero:

–se deducirá un 10 % de las dietas diarias por cada comida gratuita.

12.4.5.Si se proporciona alojamiento y comidas gratuitos al viajero:

–se pagará el 20 % de las dietas diarias.

12.5.Cuando el desplazamiento consista en viajar por el país de acogida (Serbia), se aplicarán las dietas diarias del país de acogida. En lo que respecta a las deducciones correspondientes dentro de Serbia, se aplican las mismas disposiciones que a los viajes a otros países.

12.6.Cuando el organizador del evento corra a cargo de todos los gastos, se aplicarán las disposiciones anteriormente mencionadas en relación con el cálculo de las dietas diarias.

12.7.No se abonarán dietas diarias para la parte del viaje que haya sido objeto de modificaciones con arreglo al artículo 11 (cambios efectuados por motivos personales).

13.Anticipos para viajes

13.1.Si así lo solicita el viajero, la Comunidad del Transporte proporcionará un anticipo de los fondos para viajes por asuntos oficiales de hasta el 80 % de las dietas diarias para el viaje. Las solicitudes de anticipos para viajes se realizarán un mínimo de cuatro días laborables antes de la fecha de salida.

13.2.Las cantidades abonadas en concepto de anticipo se deducirán de los importes reembolsados para cubrir los gastos de misión. Cuando se haya pagado un anticipo que resulte ser superior al coste real de la misión, el excedente se recuperará en un único pago a partir de un posterior pago del salario a la persona que lleve a cabo la misión. Si se ha pagado un anticipo a un miembro del personal para una misión que se haya cancelado posteriormente, el importe del anticipo se deducirá automáticamente de un posterior pago del salario.

14.Informes sobre los viajes

Los miembros del personal que viajen por asuntos oficiales deberán presentar un breve informe sobre el viaje en el plazo de una semana tras el retorno a la oficina. Este informe deberá ser firmado por el supervisor, adjuntarse a la solicitud de reembolso de los gastos de viaje y enviarse al director, así como al personal afectado, según proceda.

15.Reembolso de los gastos de viaje

15.1.La solicitud de reembolso de los gastos de viaje, junto con el informe sobre el viaje, la autorización del viaje y los documentos justificativos, deberán remitirse a la División de Administración y al director en el plazo de una semana tras el retorno a la oficina, con independencia de que se haya pagado o no un anticipo para el viaje. No es necesario adjuntar facturas de hoteles y comidas y otros gastos extraordinarios, ya que las dietas diarias establecidas consisten en una indemnización a tanto alzado por estos gastos.

15.2.En caso de que un miembro del personal haya recibido un anticipo para el viaje y no presente la correspondiente solicitud de reembolso de los gastos viaje en el plazo establecido, el anticipo para el viaje se deducirá de un posterior pago del salario. El anticipo para el viaje deducido solamente se reembolsará si se presenta la solicitud de reembolso de los gastos de viaje.

16.Responsabilidad del personal

Los miembros del personal son responsables de la exactitud y la exhaustividad de las declaraciones y observaciones que realicen a la hora de planificar sus viajes, de llevarlos a cabo y de informar acerca de ellos. Sin perjuicio de lo dispuesto en el estatuto del personal de la Comunidad del Transporte, serán responsables de cualquier cantidad indebidamente percibida o de mala conducta.

Los miembros del personal deben llevar a cabo el viaje oficial con arreglo a los requisitos generales de rendimiento establecidos en el estatuto del personal de la Comunidad del Transporte. Se espera que los miembros del personal estén a la altura de las normas de ética profesional más exigentes y que mantengan su independencia en todo momento.

17.Medidas de control

La Comunidad del Transporte conservará durante un período de cinco años los registros, documentos y pruebas relativos a la autorización, la planificación y la organización de los viajes, así como a la liquidación de los pagos debidos.

Son aplicables las normas financieras y los procedimientos de auditoría de la Comunidad del Transporte.

18.Observaciones finales

Las presentes normas sobre viajes serán aplicables a partir del día siguiente a su adopción por el Comité Director Regional.

ANEXO I - B

MEMORANDO

para los viajes oficiales del director de la

Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte

Deberá cumplimentarse y firmarse antes de la salida:

MOTIVO DEL VIAJE
DESTINO
FECHA DE SALIDA
FECHA DE RETORNO
ITINERARIO
DISPOSICIONES EN MATERIA DE ALOJAMIENTO
COMBINADO CON UN VIAJE PRIVADO	□ no □ sí: □ coste del desplazamiento combinado con el viaje privado: ………. □ coste del desplazamiento sin que esté combinado con el viaje privado ……..
COSTES ESTIMADOS
OBSERVACIONES

Firma:

Fecha:

Deberá cumplimentarse y firmarse tras el retorno:

COSTES FINALES

Gastos de viaje:

Dietas diarias:

Otros:

COSTE TOTAL:

¿SE HA ALCANZADO EL OBJETIVO DEL VIAJE?

SÍ/NO

OBSERVACIONES:

Firma:

Fecha:

ANEXO II

PROYECTO

DECISIÓN 2020/
DEL COMITÉ DIRECTOR REGIONAL DE LA COMUNIDAD DEL TRANSPORTE

de ...

relativa a la adopción de normas sobre el reembolso de los gastos realizados por personas ajenas a la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte a las que se haya invitado a participar en reuniones en calidad de expertos

EL COMITÉ DIRECTOR REGIONAL DE LA COMUNIDAD DEL TRANSPORTE,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad del Transporte, y en particular su artículo 24, apartado 1, y su artículo 35,

DECIDE:

Artículo 1

Quedan adoptadas las normas sobre el reembolso de los gastos realizados por personas ajenas a la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte a las que se haya invitado a participar en reuniones de la Comunidad del Transporte en calidad de expertos.

Por el Comité Director Regional

El Presidente

Normas sobre el reembolso de los gastos realizados por personas ajenas a la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte a las que se haya invitado a participar en reuniones en calidad de expertos

ARTÍCULO 1

1.Las presentes normas se aplicarán a:

a)cualquier persona ajena a la Comunidad del Transporte a la que se invite a dar su opinión profesional específica en un comité o un grupo de trabajo, con independencia del emplazamiento de la reunión;

b)cualquier persona responsable de acompañar a una persona con discapacidad que haya sido invitada por la Comunidad del Transporte a asistir a una reunión en calidad de experto.

2.Los expertos podrán pertenecer al sector privado o a la Administración:

a)Los expertos del sector privado son personas que representan a la sociedad civil, o que trabajan para una organización privada, a las que se ha invitado a que ofrezcan su experiencia personal a la Comunidad del Transporte o a que representen a sus organizaciones en un ámbito determinado, pero no a que defiendan los intereses de un país determinado.

b)Los expertos gubernamentales son personas a las que se ha invitado en tanto que representantes de una autoridad pública nacional, regional o local de un Estado miembro de la UE o de una Parte de Europa Sudoriental, o que han sido designadas por dicha autoridad.

ARTÍCULO 2

La Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte no será responsable de ningún tipo de daño material, no material o físico sufrido por los expertos invitados o los responsables de acompañar a un experto con discapacidad durante su viaje o estancia en el lugar en que se celebra la reunión, a menos que dicho daño sea directamente atribuible a la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte.

En particular, la Comunidad del Transporte no será responsable de ningún accidente en el que se vean involucrados expertos invitados que utilicen sus propios medios de transporte para desplazarse hasta la reunión.

ARTÍCULO 3

1.Todos los expertos tendrán derecho al reembolso de sus gastos de viaje desde el lugar especificado en su invitación (lugar de trabajo o domicilio) hasta el lugar de la reunión, por el medio de transporte más adecuado teniendo en cuenta la distancia que conlleva. En general, para las distancias no superiores a 400 km (solo ida, según la distancia ferroviaria oficial) se viajará en tren de primera clase y, en el caso de distancias superiores a 400 km, en avión de clase económica. Cuando el viaje en avión comporte un vuelo de una duración igual o superior a cuatro horas, se reembolsará el coste de un billete de clase preferente.

2.El director de la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte tratará de garantizar específicamente que las reuniones se organicen de tal manera que los expertos puedan beneficiarse de las tarifas de viaje más económicas. El director de la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte examinará con especial atención cualquier solicitud de reembolso que implique vuelos con un coste anormalmente elevado. Tendrá derecho a efectuar cualquier control que pueda resultar necesario y a solicitar al experto cualquier prueba que se precise a tal efecto. También tendrá derecho, cuando parezca justificado, a restringir el reembolso a las tarifas aplicadas normalmente al desplazamiento habitual desde el lugar de trabajo o de residencia del experto hasta el lugar de la reunión.

3.Los gastos de viaje se reembolsarán previa presentación de los justificantes originales: billetes y facturas o, en el caso de las reservas en línea, copia impresa de la reserva electrónica y de la tarjeta de embarque del viaje de ida. En los documentos suministrados deberán estar indicadas la clase del viaje realizado, su duración y la cantidad pagada.

4.El coste del viaje en vehículo particular se reembolsará aplicando el mismo baremo que para un billete de transporte en ferrocarril en primera clase.

5.Cuando no exista la posibilidad de efectuar en tren el trayecto realizado en vehículo particular, el reembolso se calculará aplicando un montante de 0,22 EUR por kilómetro recorrido.

6.No se reembolsarán los gastos de taxi.

ARTÍCULO 4

1.La dieta diaria pagada por cada día de reunión es un pago a tanto alzado que cubrirá todos los gastos en el lugar en que se celebra la reunión, lo que incluye, por ejemplo, la comida y el transporte local (autobús, tranvía, metro, taxi, aparcamiento, peajes de autopistas, etc.) y los seguros de viaje y accidente.

2.La dieta diaria será de 92,00 EUR.

3.Si el lugar de salida mencionado en la invitación se encuentra a un máximo de 100 km del lugar en el que se celebra la reunión, la dieta diaria se reducirá en un 50 %.

4.Los expertos que tengan que pernoctar una o más noches en el lugar en el que se celebra la reunión debido a que los horarios de las reuniones son incompatibles con los de los vuelos o los trenes 4 , tendrán derecho también a dietas de alojamiento. Estas dietas serán de 100,00 EUR por noche. El número de noches no podrá exceder del número de días de reunión + 1.

5.De manera excepcional, se podrá pagar una dieta de alojamiento y/o una dieta diaria adicionales en caso de que la prolongación de la estancia permita al experto obtener una reducción en el coste del transporte cuya cuantía sea superior a la de estas dietas.

6.La dieta diaria y/o la dieta de alojamiento podrán incrementarse en un 50 % mediante decisión motivada del director de la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte para expertos de muy alto nivel.

ARTÍCULO 5

En los casos en que, teniendo en cuenta todos los gastos efectuados por expertos con discapacidad como consecuencia de su discapacidad, o por cualquier persona que los acompañe, las dietas previstas en el artículo 4 resulten claramente inadecuadas, los gastos se reembolsarán a petición del director de la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte previa presentación de los justificantes correspondientes.

ARTÍCULO 6

1.Salvo que se indique lo contrario en la carta de invitación y en la solicitud de organización de la reunión, los expertos del sector privado tendrán derecho a una dieta diaria por cada día de reunión y, cuando proceda, a una dieta de alojamiento, a condición de que declaren por su honor que no reciben ninguna dieta similar de otra institución para la misma visita. El director de la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte garantizará la coherencia entre el contenido de las cartas de invitación y la solicitud de organización de la reunión.

2.Los expertos gubernamentales percibirán una dieta diaria por cada día de reunión y, cuando proceda, una dieta de alojamiento, siempre que así se prevea en el reglamento interno del comité o del grupo de trabajo y a condición de que declaren por su honor que no reciben ninguna dieta similar de su propia administración para la misma visita.

3.El director de la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte podrá autorizar, mediante decisión motivada y previa presentación de los justificantes, el reembolso de los gastos que los expertos invitados hayan tenido que realizar como consecuencia de instrucciones especiales que hayan recibido por escrito.

4.El reembolso de los gastos de viaje, las dietas diarias y/o las dietas de alojamiento se efectuará en una única cuenta bancaria, la misma para los tres conceptos.

5.Los reembolsos de los gastos de los expertos gubernamentales se abonarán en una cuenta a nombre del Gobierno, de uno de sus ministerios o de un organismo público, salvo que se prevea una excepción por parte del Gobierno, uno de sus ministerios o un organismo público.

ARTÍCULO 7

1.El número máximo de expertos por reunión, tanto si tienen derecho al reembolso de sus gastos como si no, será de uno por Parte de Europa Sudoriental y por Estado miembro de la UE invitado como experto gubernamental, y un número de expertos del sector privado igual al número de expertos gubernamentales.

2.El director de la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte podrá no aplicar esta norma, mediante decisión motivada, en caso de reuniones conjuntas de varios comités o grupos de trabajo.

ARTÍCULO 8

1.La orden de pago se establecerá a partir de la solicitud de reembolso, debidamente cumplimentada y firmada por el experto y por el secretario de la reunión responsable de certificar la presencia del experto.

2.Los expertos deberán proporcionar al secretario de la reunión los documentos necesarios para el reembolso, por correo, fax o correo electrónico, en un plazo máximo de treinta días naturales a partir del último día de la reunión, dando fe de ello el matasellos de correos o la fecha del fax o correo electrónico.

3.La Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte reembolsará los gastos de los expertos en un plazo de treinta días naturales.

4.A menos que el experto pueda presentar una justificación adecuada que haya sido aceptada mediante una decisión motivada por el director de la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte, el incumplimiento de lo dispuesto en el apartado 2 eximirá a la Comunidad del Transporte de toda obligación de reembolsar los gastos de viaje o de pagar cualquier tipo de dieta.

ARTÍCULO 9

1.Los gastos de viaje se reembolsarán en euros, en su caso al tipo de cambio aplicable el día de la reunión.

2.La dieta diaria y, cuando proceda, la dieta de alojamiento, se reembolsarán en euros al tipo fijo aplicable el día de la reunión.

ANEXO III

PROYECTO

DECISIÓN 2020/

DEL COMITÉ DIRECTOR REGIONAL DE LA COMUNIDAD DEL TRANSPORTE

de ...

relativa al procedimiento para la ejecución del presupuesto y la presentación y auditoría de las cuentas, aplicable a la Comunidad del Transporte

EL COMITÉ DIRECTOR REGIONAL DE LA COMUNIDAD DEL TRANSPORTE,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad del Transporte, y en particular su artículo 24, apartado 1, y su artículo 35,

DECIDE:

Artículo 1

Quedan adoptadas las normas financieras y los procedimientos de auditoría aplicables de la Comunidad del Transporte.

Por el Comité Director Regional

El Presidente

ANEXO III

ÍNDICE

TÍTULO I: OBJETO

TÍTULO II: OBLIGACIONES DE LAS PARTES

TÍTULO III: PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS

CAPÍTULO 1 PRINCIPIO DE VERACIDAD PRESUPUESTARIA

CAPÍTULO 2 PRINCIPIO DE ANUALIDAD

CAPÍTULO 3 PRINCIPIO DE EQUILIBRIO

CAPÍTULO 4 PRINCIPIO DE UNIDAD DE CUENTA

CAPÍTULO 5 PRINCIPIO DE UNIVERSALIDAD

CAPÍTULO 6 PRINCIPIO DE ESPECIALIDAD

CAPÍTULO 7 PRINCIPIO DE BUENA GESTIÓN FINANCIERA

CAPÍTULO 8 PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

CAPÍTULO 9 CONTROL INTERNO DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

TÍTULO IV: COMITÉ PRESUPUESTARIO

TÍTULO V: EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

CAPÍTULO 1 DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO 2 AGENTES FINANCIEROS

CAPÍTULO 3 RESPONSABILIDAD DE LOS AGENTES FINANCIEROS

CAPÍTULO 4 OPERACIONES DE INGRESOS

CAPÍTULO 5 OPERACIONES DE GASTOS

TÍTULO VI: CONTRATOS PÚBLICOS

TÍTULO VII: RENDICIÓN DE CUENTAS Y CONTABILIDAD

CAPÍTULO 1 RENDICIÓN DE CUENTAS

CAPÍTULO 2 CONTABILIDAD

CAPÍTULO 3 INVENTORIO DEL INMOVILIZADO

TÍTULO VIII: AUDITORÍA EXTERNA Y PROTECCIÓN DE LOS INTERESES FINANCIEROS

CAPÍTULO 1 AUDITORÍA EXTERNA

TÍTULO IX: DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES

TÍTULO I

OBJETO

Artículo 1

Las presentes normas establecen los procedimientos para la ejecución del presupuesto de la Comunidad del Transporte de conformidad con el artículo 35 del Tratado de la Comunidad del Transporte (en lo sucesivo, «el Tratado») 5 .

TÍTULO II

OBLIGACIONES DE LAS PARTES

Artículo 2

1.Las Partes transferirán el 75 % de sus contribuciones financieras a la Comunidad del Transporte a más tardar el 31 de marzo de cada año. Las Partes transferirán el 25 % restante de sus contribuciones a más tardar el 30 de junio de cada año.

2.Las contribuciones financieras de las Partes en la Comunidad del Transporte deberán realizarse en euros.

3.La Comunidad del Transporte asumirá el coste de las transacciones cobrado por su proveedor de servicios de pago y las Partes Contratantes asumirán el coste de las transacciones cobrado por su proveedor de servicios de pago.

TÍTULO III

PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS

Artículo 3

La ejecución del presupuesto de la Comunidad del Transporte (en lo sucesivo, «el presupuesto») deberá respetar los principios de veracidad presupuestaria, anualidad, equilibrio, unidad de cuenta, universalidad, especialidad, buena gestión financiera (que requiere un control interno eficaz y eficiente) y transparencia, tal como se establece en las presentes normas.

CAPÍTULO 1

PRINCIPIO DE VERACIDAD PRESUPUESTARIA

Artículo 4

No podrá comprometerse ni autorizarse ningún gasto que exceda de los créditos autorizados.

CAPÍTULO 2

PRINCIPIO DE ANUALIDAD

Artículo 5

Los gastos administrativos derivados de contratos cuya validez sea superior a un ejercicio, ya sea en virtud de los usos locales, ya se trate de contratos relacionados con el suministro de equipos, se imputarán al presupuesto del ejercicio en el que se hubieren efectuado.

Artículo 6

1.Los créditos autorizados en el presupuesto para un ejercicio concreto solamente podrán utilizarse para cubrir los gastos que se comprometan y paguen en ese ejercicio, así como para pagar las cantidades adeudadas por compromisos del ejercicio anterior.

2.Los créditos de compromiso se contabilizarán con cargo al ejercicio presupuestario tomando como base los compromisos jurídicos contraídos hasta el 31 de diciembre de dicho ejercicio.

3.Los créditos de pago se contabilizarán con cargo al ejercicio presupuestario tomando como base los pagos efectuados por el contable hasta el 31 de diciembre de ese ejercicio.

4.Los créditos prorrogados de ejercicios anteriores se identificarán respectivamente en las cuentas.

CAPÍTULO 3

PRINCIPIO DE EQUILIBRIO

Artículo 7

La Comunidad del Transporte no podrá suscribir empréstitos.

CAPÍTULO 4

PRINCIPIO DE UNIDAD DE CUENTA

Artículo 8

El presupuesto se ejecutará en euros y las cuentas se presentarán en euros. No obstante, para atender a las necesidades de tesorería, la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte estará autorizada a efectuar operaciones en otras monedas.

CAPÍTULO 5

PRINCIPIO DE UNIVERSALIDAD

Artículo 9

1.Podrán deducirse del importe de las solicitudes de pago, facturas o estados de liquidación, en cuyo caso la ordenación de los mismos se hará por su importe neto:

a)las sanciones impuestas a las partes en contratos, incluidos los contratos públicos;

b)las regularizaciones de cantidades indebidamente pagadas que puedan contraerse cuando se proceda a una nueva liquidación de la misma naturaleza en favor del mismo beneficiario en el mismo capítulo, artículo y ejercicio con cargo a los cuales se efectuó el pago excesivo y que den lugar a pagos intermedios o pagos de saldo.

2.Los descuentos, bonificaciones y rebajas deducidos de las facturas y las solicitudes de pago no se consignarán como ingresos de la Comunidad del Transporte.

3.En caso de saldo negativo, este habrá de consignarse en el presupuesto como un gasto.

CAPÍTULO 6

PRINCIPIO DE ESPECIALIDAD

Artículo 10

1.El director podrá utilizar los créditos asignados a una línea presupuestaria determinada para unos fines que el presupuesto asigne a otra línea presupuestaria, siempre que la decisión del Comité Director Regional por la que se adopte el presupuesto pertinente lo permita, y dentro de los límites establecidos.

2.El director informará al Comité Director Regional en un plazo de siete días a partir de la adopción de una decisión de conformidad con el apartado 1.

CAPÍTULO 7

PRINCIPIO DE BUENA GESTIÓN FINANCIERA

Artículo 11

4.Los créditos presupuestarios se utilizarán de acuerdo con el principio de buena gestión financiera, que incluye los principios de economía, eficiencia y eficacia.

5.El principio de economía prescribe que los medios utilizados por la Comunidad del Transporte para llevar a cabo sus actividades se pondrán a disposición en el momento oportuno, en la cantidad y calidad apropiadas y al mejor precio.

6.El principio de eficiencia se refiere a la relación óptima entre los medios empleados y los resultados obtenidos.

7.El principio de eficacia se refiere a la consecución de los objetivos específicos fijados y al logro de los resultados previstos. Los resultados deberán ser evaluados.

CAPÍTULO 8

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

Artículo 12

8.El presupuesto deberá ejecutarse y las cuentas deberán presentarse con arreglo al principio de transparencia.

9.El presupuesto y los presupuestos rectificativos, tal como hayan sido finalmente adoptados, se publicarán en el sitio web de la Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte.

CAPÍTULO 9

CONTROL INTERNO DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

Artículo 13

1.La ejecución del presupuesto de la Comunidad del Transporte se efectuará de conformidad con el principio del control interno efectivo y eficiente.

2.A efectos de la ejecución del presupuesto de la Comunidad del Transporte, el control interno se define como un procedimiento aplicable en todos los niveles de la gestión y concebido para ofrecer garantías razonables respecto de la consecución de los siguientes objetivos:

a)la eficacia, la eficiencia y la economía de las operaciones;

b)la fiabilidad de la información;

c)la salvaguardia de los activos y la protección de datos;

d)la prevención, la detección, la corrección y el seguimiento de fraudes e irregularidades;

e)la gestión adecuada de los riesgos en materia de legalidad y regularidad de las transacciones correspondientes, teniendo en cuenta el carácter plurianual de los programas y las características de los pagos de que se trate.

3.El control interno eficaz y eficiente se basará en las mejores prácticas internacionales e incluirá, en particular, los elementos establecidos en el artículo 36, apartados 3 y 4, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, teniendo en cuenta la estructura y el tamaño de la Comunidad del Transporte, la naturaleza de las tareas que le han sido encomendadas y los importes y los riesgos financieros y operativos implicados.

TÍTULO IV

COMITÉ PRESUPUESTARIO

Artículo 14

1.Se crea un Comité Presupuestario.

2.El Comité Presupuestario asesora al director en la gestión financiera de las operaciones de la Comunidad del Transporte.

3.El Comité Presupuestario podrá informar al Comité Director Regional y formular recomendaciones sobre cuestiones presupuestarias y sobre cualquier asunto que pueda tener una repercusión en el presupuesto.

4.A fin de desempeñar las funciones descritas en el apartado 2, se facilitará al Comité Presupuestario toda la información o las explicaciones necesarias en relación con las cuestiones presupuestarias y las cuestiones con posibles repercusiones presupuestarias.

Artículo 15

1.El Comité Presupuestario estará compuesto por un miembro de cada una de las Partes de Europa Sudoriental y dos miembros de la Unión Europea, representada por la Comisión Europea.

2.Las reuniones del Comité Presupuestario estarán presididas por la Comisión Europea. El presidente podrá designar a un copresidente.

3.El Comité Presupuestario se reunirá al menos dos veces al año en sesión ordinaria. Además, se reunirá a iniciativa del presidente o a petición, como mínimo, de una tercera parte de sus miembros.

4.El Comité Presupuestario adoptará su reglamento interno. Sus recomendaciones podrán adoptarse por procedimiento escrito. El Comité Presupuestario se pronunciará por mayoría simple de votos, incluido el voto positivo de la Unión Europea. En caso de empate, la Unión Europea dispondrá del voto de calidad.

5.La Secretaría Permanente de la Comunidad del Transporte proporcionará apoyo administrativo al Comité Presupuestario.

6.La Secretaría Permanente estará representada en las reuniones del Comité Presupuestario sin derecho de voto.

TÍTULO V

EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

CAPÍTULO 1

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 16

Corresponde al director ejercer las funciones de ordenador.

Artículo 17

El director podrá delegar competencias de ejecución del presupuesto en el personal de la Secretaría Permanente. Los delegatarios no podrán extralimitarse en el ejercicio de las competencias que se les hubieren expresamente conferido y están vinculados por la presente Decisión. El director enviará una copia de toda decisión de delegación adoptada en virtud del presente artículo al Comité Director Regional.

Artículo 18

1.Queda prohibido a cualquier agente financiero contemplado en el capítulo 2 del presente título adoptar cualquier acto de ejecución presupuestaria si con ello pudiese plantearse un conflicto entre sus propios intereses y los de la Comunidad del Transporte. Si se presentase un caso así, el agente en cuestión tendrá la obligación de abstenerse de actuar y de informar de tal extremo a la autoridad competente.

2.Hay conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones encomendadas a un agente encargado de la ejecución presupuestaria o a un auditor se ve comprometido por motivos familiares, de vida privada, de afinidad política o nacional, de interés económico o por cualquier otro motivo de afinidad de intereses con el beneficiario o el contratista.

3.La autoridad competente a que se refiere el apartado 1 será el superior jerárquico inmediato del miembro del personal implicado. Si el miembro del personal es el director, la autoridad competente será el Comité Director Regional.

Artículo 19

Siempre y cuando resulte indispensable, podrán confiarse contractualmente a entidades u organismos exteriores competencias de peritaje técnico y competencias administrativas, preparatorias o accesorias que no impliquen ni función de potestad pública ni el ejercicio de un poder discrecional de apreciación.

CAPÍTULO 2

AGENTES FINANCIEROS

Sección 1

Principio de separación de funciones

Artículo 20

Las funciones de ordenador y de contable son funciones separadas e incompatibles entre sí.

Sección 2

El ordenador

Artículo 21

1.Compete al ordenador ejecutar los ingresos y los gastos.

2.Para ejecutar los gastos, el ordenador contraerá compromisos presupuestarios y compromisos jurídicos, liquidará los gastos y ordenará los pagos de conformidad con las disposiciones pertinentes de la presente Decisión, y realizará la ejecución de los créditos.

3.La ejecución de los ingresos implicará la determinación de las previsiones de títulos de crédito, el devengo de los derechos por cobrar y la emisión de las órdenes de ingreso. Supondrá asimismo, cuando proceda, la renuncia al cobro de los títulos de crédito devengados.

4.El ordenador velará por que se conserven adecuadamente durante un período de cinco años todos los justificantes relacionados con las operaciones realizadas.

Artículo 22

1.Teniendo debidamente en cuenta los riesgos asociados con el entorno de gestión y la naturaleza de las acciones financiadas, el ordenador establecerá la estructura organizativa, la gestión interna y los sistemas y procedimientos de control (en lo sucesivo, «las normas internas para la gestión de la financiación de la Comunidad del Transporte») que sean adecuados para el ejercicio de sus funciones, incluidos, en su caso, controles ex post.

2.Antes de autorizar una operación, los aspectos operativos y financieros de la misma serán verificados por miembros del personal distintos del que haya iniciado la operación. El inicio y el control ex ante y ex post de una operación serán funciones separadas.

3.El personal responsable de los controles será distinto del personal que inicie la operación y no podrá estar subordinado a él.

Artículo 23

El director, en su condición de ordenador, presentará al Comité Director Regional un informe anual de actividades (en lo sucesivo, «el informe del ordenador») que contendrá información financiera y de gestión.

Artículo 24

Si un miembro del personal que participa en la gestión financiera y en el control de las operaciones considera que una decisión cuya aplicación o aceptación le impone su superior es irregular o contraria a las presentes normas, o a las normas profesionales que dicho miembro del personal ha de respetar, informará de ello por escrito al director. El director deberá tomar medidas en un plazo razonable. En caso de no hacerlo, el miembro del personal informará al Comité Director Regional.

Artículo 25

Cuando se deleguen competencias de ejecución del presupuesto, el artículo 21 las presentes normas se aplicará mutatis mutandis a los agentes autorizados.

Sección 3

El contable

Artículo 26

1.A propuesta de la Comisión Europea, el director designará a un contable, de conformidad con las disposiciones del reglamento interno en vigor relativas a la contratación, las condiciones de trabajo y el equilibrio geográfico del personal de la Secretaría Permanente, que será responsable en la Secretaría Permanente de lo siguiente:

a)La correcta ejecución de los pagos, el cobro de los ingresos y la recaudación de los títulos de crédito devengados.

b)La preparación y la rendición de las cuentas de acuerdo con el título V.

c)La teneduría de la contabilidad de acuerdo con el título V.

d)La aplicación, de conformidad con el título V, de las normas y métodos contables, así como del plan contable.

e)La definición y validación de los sistemas contables y, en su caso, la validación de los sistemas establecidos por el ordenador y destinados a suministrar o justificar datos contables.

f)La gestión de la tesorería.

2.Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 3, únicamente el contable estará habilitado para administrar los fondos y otros valores, y será responsable de su custodia.

3.En caso necesario, el contable podrá delegar determinadas tareas, sin perjuicio del principio de separación de funciones.

CAPÍTULO 3

RESPONSABILIDAD DE LOS AGENTES FINANCIEROS

Sección 1
Normas generales

Artículo 27

1.La responsabilidad con arreglo a las presentes normas es personal.

2.En caso de cualquier actividad ilegal, fraude, corrupción o irregularidad que pueda perjudicar los intereses de la Comunidad del Transporte, el agente financiero informará sin demora al director o, si lo considera útil, al Comité Director Regional, o a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude. Por «intereses financieros de la Comunidad del Transporte» se entenderán todos los ingresos, gastos y activos cubiertos por el presupuesto de la Comunidad del Transporte, adquiridos a través de él o adeudados al mismo.

3.Cuando una actividad haya sido objeto de irregularidades o fraude, el ordenador competente suspenderá el procedimiento y podrá adoptar todas las medidas necesarias, incluida la cancelación de cualquier decisión adoptada en el marco de dicha actividad. El ordenador competente informará inmediatamente a todas las autoridades competentes, incluida, cuando proceda, a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y a la Fiscalía Europea, de los posibles casos de fraude o irregularidades.

Artículo 28

1.El ordenador podrá retirar cualquier delegación en cualquier momento de manera temporal o definitiva. El Comité Director Regional y el presidente del Comité Presupuestario serán inmediatamente informados de esta medida con una justificación adecuada.

2.El contable podrá ser suspendido en todo momento de sus funciones, de forma temporal o definitiva, previo acuerdo de la Comisión Europea. A propuesta de la Comisión Europea, el director designará a un contable provisional y, posteriormente, a un contable permanente, de conformidad con las normas de contratación de la Comunidad del Transporte.

Artículo 29

1.Las disposiciones del presente capítulo se entienden sin perjuicio de la responsabilidad penal en que puedan incurrir el ordenador y las personas a que se hace referencia en el presente capítulo con arreglo al Derecho nacional aplicable del país de domicilio y en las disposiciones en vigor relativas a la protección de los intereses financieros de la Comunidad del Transporte y a la lucha contra los actos de corrupción en los que estén implicados funcionarios de la Comunidad del Transporte o de las Partes.

2.En caso de que existan pruebas de actividad ilegal, fraude o corrupción que puedan perjudicar los intereses de la Comunidad del Transporte, el asunto se remitirá a las autoridades y organismos competentes.

Sección 2

Normas aplicables al ordenador

Artículo 30

1.El ordenador podrá verse obligado a reparar total o parcialmente cualquier perjuicio sufrido por la Comunidad del Transporte debido a faltas personales graves que hubiera cometido en el ejercicio o con motivo del ejercicio de sus funciones, en particular si determina derechos por cobrar o emite órdenes de ingreso, compromete un gasto o firma una orden de pago sin atenerse a lo dispuesto en la presente Decisión. Lo anterior se aplicará asimismo cuando, por falta personal grave, el ordenador:

a)omita constatar documentalmente un título de crédito;

b)omita o retrase sin justificación la emisión de una orden de ingreso;

c)o bien omita o retrase sin justificación la emisión de órdenes de pago, comprometiendo con ello la responsabilidad civil de la Comunidad del Transporte frente a terceros.

2.Cuando un ordenador delegado considere que una decisión de su incumbencia es irregular o contraviene el principio de buena gestión financiera, deberá advertirlo por escrito a la autoridad delegante. En este caso, si la autoridad delegante da una orden motivada por escrito al ordenador delegado de tomar la decisión anteriormente mencionada, este deberá ejecutarla, pero quedará exento de toda responsabilidad.

3.En caso de delegación, el ordenador seguirá siendo responsable de la eficacia de los sistemas de gestión interna establecidos y de la elección del ordenador delegado.

4.El ordenador no será responsable de las decisiones adoptadas por el Comité Director Regional, en caso de que se apliquen estrictamente. En caso de que el ordenador no esté de acuerdo con alguna de estas decisiones, tendrá derecho a notificarlo por escrito a la autoridad competente. No obstante, está obligado a cumplir las decisiones pertinentes.

CAPÍTULO 4

OPERACIONES DE INGRESOS

Sección 1

Disposiciones generales

Artículo 31

Los intereses devengados en las cuentas de la Comunidad del Transporte formarán parte de sus ingresos, además de las contribuciones de las Partes Contratantes.

Sección 2

Previsión de títulos de crédito

Artículo 32

Cualquier medida o situación que pueda originar o modificar títulos de crédito a favor de la Comunidad del Transporte habrá de ser objeto previamente de una previsión de títulos de crédito por parte del ordenador competente.

Sección 3

Devengo de títulos de crédito de terceros

Artículo 33

1.El devengo de un título de crédito es el acto por el cual el ordenador o el ordenador delegado:

a)comprueba la existencia de una deuda;

b)determina o verifica la realidad y el importe de la deuda;

c)comprueba las condiciones de exigibilidad de la deuda.

2.El devengo de los títulos de crédito que estén identificados como ciertos, líquidos y exigibles se realizará mediante una orden de ingreso remitida al contable, acompañada de una nota de adeudo dirigida al deudor. Estos dos actos serán establecidos y remitidos por el ordenador competente.

3.En casos debidamente justificados, ciertos ingresos corrientes podrán ser objeto de previsiones de devengo.

La previsión de devengo abarcará varias recaudaciones individuales, las cuales, por lo tanto, no deberán ser objeto de un devengo individual.

Antes del cierre del ejercicio, el ordenador deberá efectuar las modificaciones correspondientes a las previsiones de devengo, al objeto de que estas coincidan con los títulos de crédito realmente devengados.

Artículo 34

La ordenación de los cobros es el acto por el cual el ordenador competente da instrucción al contable, mediante la emisión de una orden de ingreso, de cobrar los títulos de crédito que previamente haya devengado.

Artículo 35

4.Los importes indebidamente pagados deberán ser recuperados.

5.El contable aceptará las órdenes de ingreso de los títulos de crédito debidamente expedidas por el ordenador competente. Estará obligado a actuar con la diligencia debida para garantizar el cobro de los ingresos de la Comunidad del Transporte y velará por la salvaguarda de sus derechos.

6.En los casos en que el ordenador competente tenga el propósito de renunciar al cobro de títulos de crédito devengados, deberá comprobar que la citada renuncia al cobro se ajusta al principio de buena gestión financiera. La citada renuncia deberá formalizarse mediante una decisión motivada del ordenador. Este no podrá delegar tal decisión. En la decisión de renuncia se hará mención de las diligencias efectuadas para proceder a la recaudación y los elementos de iure y de facto en que se basa.

7.El ordenador competente deberá anular un título de crédito devengado cuando se descubra que tal título fue devengado incorrectamente por la existencia de un error de iure o de facto. La anulación deberá formalizarse mediante decisión debidamente motivada del ordenador competente.

8.El ordenador competente ajustará, al alza o a la baja, el importe de títulos de crédito devengados cuando la detección de un error de facto entrañe la modificación del importe de los mismos, siempre y cuando tal corrección no acarree la dejación de los derechos devengados en favor de la Comunidad del Transporte. Este ajuste se efectuará mediante decisión debidamente motivada del ordenador competente.

9.En los casos en que un deudor sea titular de un título de crédito frente a la Comunidad del Transporte, de una cuantía fijada y exigible correspondiente a una cantidad establecida por una orden de pago, el contable, después del vencimiento del plazo especificado en la nota de adeudo, cobrará por compensación los importes devengados.

En circunstancias excepcionales, el contable, en caso de que sea necesario salvaguardar los intereses financieros de la Comunidad del Transporte, y si tiene motivos fundados para creer en la posibilidad de pérdida del importe adeudado a la Comunidad del Transporte, podrá proceder al cobro por compensación antes del vencimiento del plazo especificado en la nota de adeudo.

El contable también podrá proceder al cobro por compensación antes del vencimiento del plazo especificado en la nota de adeudo, si el deudor da su consentimiento.

10.Antes de proceder a un cobro con arreglo al apartado 9 del presente artículo, el contable consultará al ordenador e informará al deudor o los deudores en cuestión.

11.La compensación a que se refiere el apartado 9 surtirá los mismos efectos que un pago y liberará a la Comunidad del Transporte del importe de la deuda y, en su caso, de los intereses correspondientes.

Artículo 36

1.El contable, tras la recaudación efectiva, procederá a efectuar un asiento en la contabilidad y a informar al ordenador competente.

2.Se expedirá un recibo por los pagos en efectivo efectuados en la caja del contable.

Artículo 37

1.Si la recaudación efectiva no se hubiera producido en el plazo previsto en la nota de adeudo, el contable informará de ello al ordenador competente, e iniciará sin demora el procedimiento de recuperación por cualquier medio admitido en derecho.

2.El contable procederá al cobro, por compensación y por el debido importe, de los títulos de crédito de la Comunidad del Transporte frente a cualquier deudor que a su vez fuere titular de derechos de crédito ciertos, líquidos y exigibles frente a la Comunidad del Transporte, siempre y cuando la compensación fuere posible jurídicamente.

Artículo 38

El contable, de común acuerdo con el ordenador competente, solo podrá conceder una moratoria de pago previa petición por escrito, debidamente justificada, del deudor y con la doble condición de que este:

a)se comprometa a pagar intereses durante toda la moratoria de pago concedida, a partir de la fecha de vencimiento inicial, al tipo aplicado por el Banco Central Europeo a sus principales operaciones de refinanciación en euros (el tipo de referencia) incrementado en ocho puntos; el tipo de referencia será el tipo en vigor, publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea, correspondiente al primer día del mes en que finaliza el período de pago;

b)constituya, a efectos de proteger los derechos de la Comunidad del Transporte, una garantía financiera que cubra tanto el principal como los intereses de la deuda.

CAPÍTULO 5

OPERACIONES DE GASTOS

Artículo 39

1.Todo gasto será objeto de un compromiso y un pago.

Sección 1

Compromiso de gasto

Artículo 40

1.El compromiso presupuestario es la operación mediante la cual se reservan los créditos necesarios para ejecutar pagos posteriores como consecuencia de un compromiso jurídico.

2.El compromiso jurídico es el acto mediante el cual el ordenador competente hace nacer o constata una obligación de la que puede derivarse un gasto a cargo del presupuesto.

Artículo 41

1.Cuando se trate de una medida que pudiere generar un gasto con cargo al presupuesto, el ordenador competente deberá efectuar previamente un compromiso presupuestario antes de contraer un compromiso jurídico con terceros.

2.Los compromisos jurídicos individuales correspondientes a compromisos presupuestarios individuales serán contraídos hasta el 31 de diciembre del ejercicio en curso.

Artículo 42

1.El ordenador competente liberará el saldo no utilizado de los compromisos presupuestarios correspondientes al año N, a más tardar el 31 de marzo del año N + 1.

2.Los compromisos jurídicos contraídos para medidas cuya realización abarque más de un ejercicio, así como los compromisos presupuestarios correspondientes tendrán, salvo en caso de que se trate de gastos de personal, un plazo de ejecución determinado, que habrá de fijarse de acuerdo con el principio de buena gestión financiera. Las partes de estos compromisos que no se hubiesen ejecutado seis meses después de dicho plazo de ejecución serán liberadas.

3.Cuando un compromiso jurídico no haya dado lugar a ningún pago durante un período de tres años, el ordenador competente procederá a su liberación.

Artículo 43

Al proceder a la adopción de un compromiso presupuestario, el ordenador competente deberá comprobar:

a)la exactitud de la imputación presupuestaria;

b)la disponibilidad de los créditos;

c)la conformidad del gasto con las disposiciones aplicables, en particular las del Tratado y las normas de gestión interna de la Comunidad del Transporte;

a)el cumplimiento del principio de buena gestión financiera.

Sección 2

Liquidación de gastos

Artículo 44

La liquidación de un gasto es el acto por el cual el ordenador competente:

a)comprueba la existencia de los derechos del acreedor;

b)comprueba las condiciones de exigibilidad del crédito;

c)determina o comprueba la realidad y el importe de los títulos de crédito.

Artículo 45

1.Toda liquidación de un gasto estará respaldada por documentos justificativos que acrediten los derechos del acreedor, tras comprobación de la prestación efectiva de un servicio, de la entrega efectiva de un suministro o de la ejecución efectiva de una obra, o en función de otros documentos que justifiquen el pago.

2.La decisión de liquidación quedará formalizada mediante la firma del «Páguese» por parte de los ordenadores competentes.

Sección 3

Ordenación de gastos

Artículo 46

1.La ordenación de gastos es el acto por el cual el ordenador competente da al contable, mediante la emisión de una orden de pago, la instrucción de pagar el importe de un gasto del que ha efectuado previamente la liquidación.

2.El ordenador competente, tras fechar y firmar la orden de pago, dará traslado de la misma al contable. El ordenador competente conservará los documentos justificativos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 35, apartado 4.

3.A la orden de pago transmitida al contable se adjuntará, en su caso, un certificado acreditativo de la inscripción de los bienes en los inventarios contemplados en el artículo 60.

Sección 4

Pago de gastos

Artículo 47

1.El pago deberá estar respaldado por la prueba de que la acción correspondiente se ha realizado de acuerdo con las disposiciones del acto de base y habrá de referirse a alguna de las operaciones siguientes:

a)el pago de todos los importes adeudados;

b)el pago de los importes adeudados según las modalidades siguientes:

–una prefinanciación, eventualmente fraccionada en varios pagos,

–uno o más pagos intermedios,

–el pago del saldo de los importes adeudados. La prefinanciación se imputará, total o parcialmente, a los pagos intermedios.

La totalidad de la prefinanciación y de los pagos intermedios se imputará al pago del saldo.

2.En la contabilidad deberán distinguirse los diferentes tipos de pago indicados en el apartado 1 cuando se proceda a su ejecución.

Artículo 48

Corresponderá al contable proceder al pago de los gastos con arreglo a los fondos disponibles.

TÍTULO VI

CONTRATOS PÚBLICOS

Artículo 49

Se aplicará la Directiva 2014/24/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 26 de febrero de 2014, sobre contratación pública y por la que se deroga la Directiva 2004/18/CE.

TÍTULO VII

RENDICIÓN DE CUENTAS Y CONTABILIDAD

CAPÍTULO 1

RENDICIÓN DE CUENTAS

Artículo 50

En las cuentas anuales de la Comunidad del Transporte deberán incluirse:

a)los estados financieros de la Comunidad del Transporte y sus anexos;

b)el informe sobre la ejecución del presupuesto de la Comunidad del Transporte.

Artículo 51

Las cuentas deberán conformarse a las normas contables definidas en el Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, ser veraces y estar completas y presentar una imagen fidedigna:

a)en lo que respecta a los estados financieros, de los elementos del activo, del pasivo, de los gastos e ingresos, de los derechos y obligaciones no recogidos ni en el activo ni en el pasivo, y de los flujos de tesorería;

b)en cuanto al informe de ejecución del presupuesto, de las operaciones de ingresos y de gastos.

Artículo 52

Los estados financieros presentarán la información, incluida la información sobre las políticas contables, de manera tal que se garantice que es pertinente, fiable, comparable y comprensible. Los estados financieros deberán elaborarse siguiendo principios contables generalmente aceptados, tal como se definen en las normas contables a que se hace referencia en el artículo 80 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 o en las Normas Contables Internacionales del Sector Público (en lo sucesivo, «NIC-SP»), basadas en el principio del devengo.

Artículo 53

1.De conformidad con el principio de la contabilidad de devengo, los ingresos y los gastos se registran en el período en el que se obtienen o en que se contraen independientemente de la fecha de pago o de cobro.

2.El valor de los elementos del activo y del pasivo se determinará con arreglo a las normas de valoración establecidas por los métodos contables previstos en la Norma Internacional de Contabilidad y, en su caso, en las normas nacionales del país de domicilio.

Artículo 54

1.Los estados financieros se presentarán en euros e incluirán:

a)el balance y el estado de resultados financieros, que recogen toda la situación patrimonial y financiera y el resultado económico, a 31 de diciembre, del ejercicio precedente; se presentarán de conformidad con las normas contables establecidas en el artículo 80 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 o en las NIC-SP, basadas en el principio del devengo;

b)el estado de flujos de tesorería, en el que se reflejan los cobros y desembolsos del ejercicio, así como la situación final de la tesorería;

c)el estado de cambios en el patrimonio neto durante el ejercicio.

2.En el anexo de los estados financieros se completará y comentará la información presentada en los estados financieros mencionados en el apartado 1, e igualmente se facilitará toda la información complementaria prescrita por la práctica contable aceptada internacionalmente, si tal información fuere pertinente con relación a las actividades de la Comunidad del Transporte.

CAPÍTULO 2
CONTABILIDAD

Sección 1

Disposiciones comunes

Artículo 55

1.El sistema contable de la Comunidad del Transporte es el conjunto de procedimientos y controles manuales e informáticos que permiten la identificación de las transacciones o los eventos pertinentes, la elaboración de documentos justificativos precisos, la introducción de datos en los registros contables con precisión, el tratamiento de las transacciones de manera precisa, la actualización correcta de los ficheros principales y la generación de documentos e informes precisos.

2.La contabilidad consta de una contabilidad general y de una contabilidad presupuestaria. La contabilidad se llevará por año natural y en euros.

3.Los datos de la contabilidad general y de la contabilidad presupuestaria serán aprobados al cierre del ejercicio presupuestario, a efectos de elaborar las cuentas contempladas en el capítulo 1.

4.El contable aplicará normas y métodos contables que tengan en cuenta las normas contables para el sector público internacionalmente aceptadas y, en caso necesario, las normas aplicadas por las autoridades públicas del país de acogida.

Sección 2
Contabilidad general

Artículo 56

La contabilidad general describirá cronológicamente, según el método de partida doble, todos los eventos y las operaciones que afecten a la situación económica, financiera y patrimonial de la Comunidad del Transporte.

Artículo 57

1.Los distintos movimientos por cuenta y sus saldos se consignarán en los libros contables.

2.Las anotaciones contables que se asienten, incluidas las correcciones contables, deberán estar acreditadas por los correspondientes documentos justificativos.

3.El sistema contable deberá permitir describir todos los asientos contables.

Artículo 58

Tras el cierre del ejercicio presupuestario y hasta la fecha de rendición de las cuentas definitivas, el contable de la Comunidad del Transporte efectuará las correcciones que resulten necesarias para una presentación fidedigna y veraz de las cuentas en cumplimiento de dichas normas, siempre y cuando ello no entrañe un desembolso o un cobro con cargo a ese ejercicio.

Sección 3
Contabilidad presupuestaria

Artículo 59

1.La contabilidad presupuestaria deberá permitir un registro pormenorizado de la ejecución presupuestaria.

2.A los efectos del apartado 1, en la contabilidad presupuestaria se registrarán todos los actos de ejecución presupuestaria referentes a los ingresos y gastos.

3.La Secretaría Permanente elaborará un informe anual a más tardar el 30 de marzo de cada año. Dicho informe incluirá lo siguiente:

–Un informe operativo en el que se expliquen el trabajo realizado por la Secretaría Permanente y los resultados alcanzados. Este informe ofrecerá una visión general de los pasos dados para alcanzar los objetivos establecidos en el programa de trabajo anual de la Secretaría Permanente.

–Un informe financiero sobre la ejecución presupuestaria.

CAPÍTULO 3

INVENTARIO DEL INMOVILIZADO

Artículo 60

La Comunidad del Transporte llevará inventarios de la cantidad y el valor de todos los activos tangibles, intangibles y financieros que constituyan el patrimonio de la Comunidad del Transporte.

TÍTULO VIII

AUDITORÍA EXTERNA Y PROTECCIÓN DE LOS INTERESES FINANCIEROS

Artículo 61

Cada año, el contable establecerá las cuentas del ejercicio anterior a más tardar el 31 de marzo. Estas cuentas serán validadas por el director.

Artículo 62

Auditores externos independientes, que el Comité Director Regional deberá designar, realizarán la auditoría anual de la Comunidad del Transporte. Las condiciones de servicio de los auditores externos se renovarán cada año, salvo que el Comité Director Regional especifique otra cosa.

Artículo 63

1.Los auditores externos presentarán al Comité Director Regional un informe, junto con el estado de activos y pasivos y las cuentas certificadas, a más tardar ocho meses después del final del ejercicio financiero al que se refieran. El Comité Director Regional podrá facilitar al Comité Presupuestario la información que considere adecuada.

2.El director formulará las observaciones que considere apropiadas sobre el informe de los auditores externos.

3.Los auditores externos llevarán a cabo las auditorías que se consideren necesarias, de acuerdo con su mandato aprobado. En particular, los auditores externos inspeccionarán los registros y los procedimientos contables de la Comunidad del Transporte con el fin de verificar la exactitud y la exhaustividad de los registros. La auditoría externa determinará la validez global de los estados financieros.

4.Los auditores externos presentarán al Comité Director Regional un informe de auditoría y cuentas certificadas, junto con una declaración de fiabilidad relativa a la fiabilidad de las cuentas y a la legalidad y a la regularidad de las operaciones subyacentes, a más tardar ocho meses después del fin del ejercicio financiero al que se refieran las cuentas. Si así lo solicita el Comité Director Regional, el Comité Presupuestario dirigirá al Comité Director Regional las observaciones sobre los documentos presentados por los auditores que considere apropiadas.

Artículo 64

1. El ordenador y el Comité Director Regional transmitirán sin demora a la OLAF y a la Comisión Europea toda información obtenida de conformidad con el artículo 27.

2. El Comité Director Regional y el personal de la Comunidad del Transporte cooperarán plenamente en la protección de los intereses financieros de la Unión, en particular con la Fiscalía Europea y la OLAF, y les facilitarán la información pertinente y, cuando se solicite, toda la asistencia necesaria para que ejerzan sus competencias respectivas, incluido para llevar a cabo investigaciones de conformidad con el Reglamento (UE) 2017/1939 del Consejo y con el Reglamento (UE, Euratom) 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo. El ordenador velará asimismo por que cualquier tercero que participe en la ejecución del presupuesto de la Comunidad del Transporte coopere plenamente y conceda derechos equivalentes a la Fiscalía Europea y a la OLAF.

3. La OLAF estará facultada para llevar a cabo investigaciones administrativas en los locales de la Comunidad del Transporte, incluido el derecho de acceso para inspección de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) 883/2013.

TÍTULO IX

DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES

Artículo 65

El Comité Director Regional estará facultado para obtener cualquier información o explicación necesarias en relación con la ejecución del presupuesto.

Artículo 66

Previa aprobación de la Comisión Europea, el director podrá adoptar, cuando sea necesario, directrices para la aplicación de las presentes normas.

Artículo 67

Hasta el nombramiento de los miembros del Comité Presupuestario, la Comisión Europea desempeñará las funciones que le atribuye el artículo 14, apartado 2.

Artículo 68

Las presentes normas serán obligatorias en todos sus elementos para las Partes Contratantes en el Tratado y para los órganos creados en virtud del Tratado.

Dichas normas serán efectivas a partir de su fecha de adopción por el Comité Director Regional.