RESOLUCIÓN (UE) 2020/1927 DEL PARLAMENTO EUROPEO,

de 14 de mayo de 2020,

que contiene las observaciones que forman parte integrante de la Decisión sobre la aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto de la Agencia de la Unión Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA) (antes del 11 de diciembre de 2018: Agencia Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia) para el ejercicio 2018

EL PARLAMENTO EUROPEO,

—	Vista su Decisión sobre la aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto de la Agencia de la Unión Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA) para el ejercicio 2018,

—	Vistos el artículo 100 y el anexo V de su Reglamento interno,

—	Vista la opinión de la Comisión de Libertades Civiles, Justicia y Asuntos de Interior,

—	Visto el informe de la Comisión de Control Presupuestario (A9-0053/2020),

Considerando que, según su estado de ingresos y gastos (1), el presupuesto definitivo de la Agencia de la Unión Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA) (en lo sucesivo, «Agencia») para el ejercicio 2018 fue de 205 657 227 EUR, lo que supone un aumento del 32 % en comparación con 2017; que el aumento estaba relacionado con tareas adicionales y con el refuerzo del mandato de la Agencia, y que el presupuesto de la Agencia procede principalmente del presupuesto de la Unión (2);

Considerando que el Tribunal de Cuentas (en lo sucesivo, «Tribunal»), en su informe sobre las cuentas anuales de la Agencia correspondientes al ejercicio 2018 (en lo sucesivo, «informe del Tribunal»), declara haber obtenido garantías razonables sobre la fiabilidad de las cuentas anuales de la Agencia y la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes;

Gestión presupuestaria y financiera

Toma nota de que las medidas de control presupuestario aplicadas durante el ejercicio 2018 han dado como resultado un porcentaje de ejecución del 75,18 %; observa que el bajo porcentaje de ejecución se debe a compromisos pendientes, principalmente relacionados con gastos operativos, que están sujetos a la adopción de su correspondiente base jurídica; toma nota, por otra parte, de que el porcentaje de ejecución de los créditos de pago fue del 94,08 %, lo que supone un aumento del 2,55 % en comparación con 2017;

Observa que, al haber sufrido considerables retrasos, la construcción de las nuevas instalaciones de la Agencia en Estrasburgo registró un porcentaje de realización del 88,17 %, según el último informe de situación de las obras aceptado en abril de 2018, y que la Agencia protege sus intereses financieros con una garantía de ejecución de 1,2 millones EUR; observa que la Agencia presentó observaciones de defensa ante el Tribunal de Primera Instancia de Estrasburgo el 15 de mayo de 2018 y el 15 de febrero de 2019, y que el Tribunal de Primera Instancia aún no se ha pronunciado; observa además que en abril de 2019 se reanudaron conversaciones para llegar a un acuerdo extrajudicial; pide a la Agencia que informe sin demora a la autoridad de aprobación de la gestión en caso de que se alcance una solución extrajudicial o, alternativamente, tan pronto como dicte sentencia el Tribunal de Primera Instancia;

Observa con preocupación que, según el informe del Tribunal, la tasa de ejecución del presupuesto de la Agencia fue inferior a la prevista debido a la tardía adopción o entrada en vigor de actos jurídicos —un asunto que escapa al control de la Agencia—, y que ello afecta tanto a la evolución como al desarrollo de los sistemas existentes y nuevos; toma nota de que, en respuesta, la Agencia devolvió a la Comisión 74 000 000 EUR en créditos de pago y prorrogó 49 000 000 EUR en créditos de compromiso, lo que replantea los supuestos de planificación contenidos en las fichas financieras legislativas elaboradas por la Comisión; destaca que la inclusión de recursos presupuestarios en el presupuesto votado de la Agencia en lo que respecta a actos jurídicos aún no adoptados introduce riesgos significativos para una buena gestión financiera; pide a la Comisión que, junto con la Agencia, ajuste mejor la planificación presupuestaria al calendario de la adopción o la entrada en vigor de los actos jurídicos;

Rendimiento

Toma nota de la cooperación continua de la Agencia con otras agencias de la Unión y del refuerzo del mandato otorgado tras la entrada en vigor del Reglamento (UE) 2018/1726 del Parlamento Europeo y del Consejo (3) en diciembre de 2018, que brindará nuevas oportunidades para reforzar la cooperación, ofrecer un asesoramiento proactivo y un apoyo y una asistencia adicionales a la Comisión, a los Estados miembros y a otras agencias en el ámbito de la justicia y los asuntos de interior, además de trabajar más estrechamente con las organizaciones internacionales;

Observa el posible desarrollo de un rúter centralizado para el intercambio de información anticipada sobre pasajeros e información de los registros de nombres de pasajeros entre los Estados miembros; toma nota de que el uso de dicha información para los controles en sistemas informáticos de gran magnitud se ha propuesto como elemento de interoperabilidad de interés para el futuro; toma nota, asimismo, del correspondiente estudio de viabilidad realizado por la Comisión entre abril de 2018 y enero de 2019;

Toma nota, al hilo de las observaciones y los comentarios formulados en 2018 por la autoridad de aprobación de la gestión, de que la Agencia gestiona tres sistemas informáticos de gran magnitud diferentes y no integrados, de conformidad con los respectivos instrumentos jurídicos que regulan dichos sistemas, y que los distintos plazos de desarrollo y las restricciones derivadas de estos marcos jurídicos han hecho que los sistemas informáticos se construyeran de forma separada y no integrada; observa que la Agencia reconoce que este enfoque no es sostenible ni eficiente desde un punto de vista operativo o presupuestario; celebra que la Agencia haya puesto en marcha una iniciativa para armonizar la arquitectura y el diseño del sistema, siguiendo la iniciativa de la Comisión en materia de interoperabilidad como principal motor; anima a la Agencia a seguir explorando las posibilidades de crear procedimientos comunes y sistemas compartidos;

Recuerda, en particular teniendo en cuenta que esta Agencia se ocupa de la interoperabilidad de datos sensibles, la importancia de los servicios de gestión y de tratamiento de los datos y la necesidad de internalizar estos servicios; destaca, a este respecto, la importancia de proteger dichos datos y mantener la confidencialidad de estos datos, así como los riesgos potenciales que conlleva el actual sistema de gestión de los servicios informáticos externos;

Acoge con satisfacción la nueva estructura organizativa creada por la Agencia para reforzar las capacidades necesarias para la planificación operativa y la contratación pública subyacente, incluida la puesta a disposición de componentes de carácter jurídico y técnico, pide, sin embargo, mayores esfuerzos para garantizar el cumplimiento de las normas de contratación y una información más precisa; toma nota de la observación del Tribunal de que la Agencia puede estudiar la posibilidad de aplicar la metodología del International Function Point Users’ Group (Grupo Internacional de Usuarios de Puntos Función), la cual es una metodología normalizada para determinar el precio de las actividades de desarrollo;

Acoge con satisfacción los progresos realizados en relación con las recomendaciones del Tribunal de ejercicios anteriores; lamenta, no obstante, que el Observatorio no publique también los anuncios de vacantes en la página web de la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO); pide, por tanto, a la Agencia que adopte medidas para garantizar la publicación de los anuncios de vacantes en la página web de la EPSO;

10.

Observa que, por lo que se refiere a los procedimientos de contratación pública electrónica, la Agencia ha incorporado la facturación y la licitación electrónicas a determinados procedimientos, pero que sigue sin abrir la posibilidad de presentar ofertas por vía electrónica;

11.

Destaca la importancia de facilitar datos desglosados por género para que sea posible analizar la evolución del equilibrio de género en el personal y los órganos directivos de la Agencia.

Política de personal

12.

Observa con preocupación que, a 31 de diciembre de 2018, solo se había provisto el 89,71 % de los puestos del organigrama, con 122 agentes temporales designados de un total de 136 agentes temporales autorizados en el marco del presupuesto de la Unión (frente a los 131 puestos autorizados en 2017); observa que, además, en 2018 trabajaron para la Agencia 31 agentes contractuales y 9 expertos nacionales en comisión de servicio; acoge con satisfacción la respuesta de la Agencia en el sentido de que este porcentaje de ejecución se debe a la adopción tardía de los actos jurídicos, e insta a la Agencia a que informe sobre la evolución futura;

13.

Observa con preocupación la falta de equilibrio de género en el consejo de administración (40 hombres y 6 mujeres);

14.

Toma nota, al hilo de las observaciones y los comentarios formulados en 2018 por la autoridad de aprobación de la gestión, de que la Agencia reconoce los riesgos significativos para la continuidad de sus operaciones que supone disponer de una plantilla de personal reducida; subraya que la Agencia ha solicitado personal adicional en sus documentos de programación; reconoce que este aumento de plantilla está sujeto a la aprobación del Parlamento y del Consejo, y que la Agencia está tratando de mitigar el riesgo mediante una redefinición de prioridades de las tareas y una rápida contratación; señala que la práctica vigente de contratar al personal necesario para la ejecución de un acto jurídico solo una vez que este haya entrado en vigor implica confiar en el personal existente para llevar a cabo las medidas preparatorias para la ejecución del acto, lo que pone a prueba las capacidades del equipo central de la Agencia y, por lo tanto, conlleva el riesgo de perjudicar al rendimiento de la Agencia en sus actividades diarias; pide a la Comisión que autorice la anticipación de algunos de los contratos de personal previstos en una propuesta de acto jurídico de modo que la Agencia pueda prepararse de manera eficiente para la aplicación de dicho acto;

15.

Observa que, según el informe del Tribunal sobre un procedimiento de contratación en concreto, el comité de selección de la Agencia se apartó de la convocatoria publicada del puesto vacante y aplicó una puntuación mínima más elevada que la publicada para la inclusión de los candidatos en la lista de reserva, lo cual redunda en detrimento de la transparencia del procedimiento; toma nota de la respuesta de la Agencia según la cual se compromete a utilizar una formulación más estricta en los anuncios de vacantes que publique en el futuro; celebra que la Agencia haya reajustado inmediatamente su práctica para los procedimientos en curso, y que las directrices relativas a los procedimientos de contratación incluirán el principio por el cual el umbral para la inclusión en la lista de reserva debe establecerse ex ante; pide a la Agencia que garantice el respeto de los criterios de selección publicados;

16.

Toma nota de la adopción por parte del consejo de administración de la Agencia, en marzo de 2018, de la nueva estructura organizativa en previsión del crecimiento de la Agencia debido al aumento de las tareas tras la adopción de nuevos actos jurídicos y del personal adicional autorizado a este respecto; toma nota de que la Agencia duplicará prácticamente su plantilla a finales de 2020 y de que se preveía que la reorganización estuviese plenamente operativa para finales de 2019;

Contratación pública

17.

Observa con preocupación que, según el informe del Tribunal, dos pagos auditados en relación con la prestación del servicio de mantenimiento correctivo en el funcionamiento del Sistema de Información de Schengen fueron en parte irregulares, ya que la Agencia modificó un contrato específico aumentando los gastos de mantenimiento mensuales sin modificar el contrato marco de mantenimiento para tener en cuenta dicho aumento y, consecuentemente, prorrogó dicho contrato mes y medio más tras la fecha de expiración del contrato marco de mantenimiento; señala que el importe adicional abonado con respecto al mantenimiento mensual y el pago por el servicio de mantenimiento posterior a la fecha de vencimiento del contrato marco son en parte irregulares; toma nota de la respuesta de la Agencia, según la cual los retrasos ocurrieron en el inicio del contrato marco siguiente y las medidas adicionales adoptadas durante el proceso de adjudicación obligaron a garantizar la continuidad del mantenimiento del Sistema de Información de Schengen, en virtud de las obligaciones jurídicas de la Agencia, y que está en curso el proceso de finalización del conjunto de listas de comprobación y plantillas para los procedimientos de contratación pública, así como la creación de capacidades para apoyar la planificación de las actividades operativas y la contratación subyacente; pide a la Agencia que garantice el cumplimiento de las disposiciones sobre contratación pública;

18.

Toma nota asimismo de que, según el informe del Tribunal, la fórmula estipulada en el pliego de condiciones del contrato marco de mantenimiento para identificar la mejor oferta de calidad era distinta de la comunicada en el documento de preguntas y respuestas destinado a los licitadores, y que se detectaron otros fallos en la calidad, la exhaustividad y la coherencia de la información facilitada; toma nota de que la Agencia reconoce la necesidad de mejorar y documentar los controles en materia de coherencia y la comparabilidad de los documentos entre la planificación de las licitaciones y los contratos reales con objeto de permitir una evaluación ex post, algo que actualmente no se utiliza como función en los procesos de contratación pública debido a la falta de recursos humanos; pide a la Agencia que refuerce el control interno relativo a la contratación pública;

19.

Observa con preocupación que, según el informe del Tribunal, en el caso de un contrato de prestación de servicios de telecomunicaciones, la Agencia adjudicó un contrato al único operador económico que había presentado una oferta y que el valor del contrato adjudicado se elevaba a 144 000 EUR, según lo publicado en el anuncio de licitación inicial; observa, no obstante, que la oferta financiera presentada por el operador solo fue de 45 700 EUR, dando así lugar a la adjudicación de un contrato cuyo importe era superior a la oferta, lo que no se ajusta a las normas sobre contratación pública; toma nota de la respuesta de la Agencia, según la cual la oferta financiera se presentó como un mero supuesto no vinculante a efectos de la evaluación de las ofertas y que los pagos mensuales reales se basan en la prestación efectiva de los servicios con arreglo a los precios unitarios inicialmente propuestos; pide a la Agencia que no adjudique contratos cuyo importe sea superior a las ofertas presentadas por los licitadores;

20.

Toma nota de que, según el informe del Tribunal, la Agencia amplió la duración de un contrato directo para la prestación de servicios de seguridad y recepción de cuatro a seis años, aumentando el valor del contrato en un 73 %, en contradicción con lo dispuesto en el Reglamento Financiero, de modo que los pagos ejecutados después del período fijado inicialmente son irregulares; toma nota de la respuesta de la Agencia, según la cual la situación se produjo en circunstancias excepcionales, que fueron notificadas oportunamente y analizadas en el registro de excepciones; reconoce que se adoptaron decisiones para garantizar una prestación continua de los servicios de seguridad; pide a la Agencia que garantice el cumplimiento de las normas sobre contratación pública;

21.

Celebra, al hilo de las observaciones y los comentarios formulados por la autoridad de aprobación de la gestión sobre el uso generalizado de contratistas externos para el desarrollo y mantenimiento de proyectos informáticos, que la Agencia esté trabajando en una estrategia de abastecimiento para garantizar el mejor uso de sus recursos propios; señala que el Tribunal ha detectado una tendencia horizontal en las agencias a utilizar personal externo contratado como consultores informáticos; hace hincapié en que es necesario abordar urgentemente la dependencia de la Agencia respecto a la contratación externa en este ámbito; reconoce que la decisión de asignar recursos humanos suficientes recae en el Parlamento y el Consejo como autoridades presupuestarias;

22.

Insta a la Agencia a valorar la posibilidad de compartir recursos en el caso de las tareas que se solapan con otras agencias que desarrollan actividades similares; anima a la Agencia a buscar maneras de compartir personal no especializado en ámbitos tales como las TIC y la contabilidad, en particular con el Organismo de Reguladores Europeos de las Comunicaciones Electrónicas con sede en Riga y la Agencia Europea de Sustancias y Mezclas Químicas con sede en Helsinki;

Prevención y gestión de conflictos de intereses y transparencia

23.

Toma nota con satisfacción de que, en noviembre de 2018, la Agencia finalizó la aplicación de las nuevas normas sobre prevención y gestión de conflictos de intereses entre miembros del consejo de administración y de los grupos consultivos, que prevén la presentación anual de sus declaraciones de intereses y la evaluación de las declaraciones hechas por los presidentes del consejo de administración y los respectivos grupos consultivos, según proceda, con el apoyo de la Agencia; celebra la adopción de un nuevo modelo de declaraciones de intereses, seguida de su publicación en el sitio web de la Agencia; toma nota de que la Agencia ha establecido normas sobre prevención y gestión de conflictos de intereses para los miembros de su personal; observa que, en 2018, todos los miembros del personal presentaron declaraciones de intereses, de los cuales 31 (es decir, un 20 % de la plantilla) declararon un interés que fue evaluado por los superiores jerárquicos y que, en el caso de 3 miembros del personal (es decir, un 2 % de la plantilla), se tomaron medidas para mitigar el riesgo de posibles conflictos de intereses; lamenta, no obstante, que el nuevo modelo de declaración de intereses no se haya aplicado también a la dirección ejecutiva; lamenta que, para el director ejecutivo, solo esté disponible una declaración de ausencia de conflictos de intereses; toma nota de que, en junio de 2018, el consejo de administración adoptó la decisión de la Agencia sobre las directrices en materia de denuncia de irregularidades; toma nota de que, según la respuesta de la Agencia, no existe ninguna obligación jurídica de publicar los currículos de los miembros de su consejo de administración; destaca, en este sentido, que las Agencias de la Unión deben constituir un modelo en cuanto a la transparencia, y pide a los miembros del consejo de administración que publiquen sus currículos en el sitio web de la Agencia;

Controles internos

24.

Toma nota, al hilo de las observaciones y los comentarios formulados por la autoridad de aprobación de la gestión sobre las recomendaciones de auditoría abierta, de que el porcentaje de ejecución de los planes de acción establecidos tras varias recomendaciones de auditoría registró una tendencia a la baja en 2018, y que la Agencia adoptó y aplicó el marco de control interno revisado a principios de 2019; observa que el servicio de auditoría interna estableció un plan estratégico de auditoría para el período 2019-2021, basado en los resultados de un ejercicio de evaluación de riesgos realizado en febrero de 2018, tanto en la sede central de Tallin como en la sede operativa de Estrasburgo, que abarcaba los principales procesos administrativos y operativos de la Agencia; pide a la Agencia que informe a la autoridad de aprobación de la gestión acerca de la ejecución de las recomendaciones de auditoría;

Otras observaciones

25.

Toma nota, al hilo de las observaciones y los comentarios formulados por la autoridad de aprobación de la gestión sobre los retrasos en la reconstrucción de la sede operativa de la Agencia en Estrasburgo y de la construcción de la nueva sede en Tallin, de que el proyecto de reconstrucción de la sede fue finalizado por el Gobierno estonio con arreglo al plan inicial y que la Agencia se trasladó a sus oficinas permanentes en julio de 2018; toma nota de que las obras de reconstrucción en la sede operativa de Estrasburgo se finalizaron por contrato en junio de 2018, que el retraso se debió a los cambios en el proyecto acordado con el contratista, y que la Agencia está colaborando estrechamente con el contratista para subsanar las deficiencias técnicas detectadas y avanzar en la aceptación de las obras;

26.

Pide a la Agencia que se centre en la difusión pública de los resultados de sus investigaciones y se dirija al público a través de los medios sociales y otros medios de comunicación;

27.

Remite, para otras observaciones transversales anejas a la Decisión sobre la aprobación de la gestión, a su Resolución de 14 de mayo de 2020 (4) sobre el rendimiento, la gestión financiera y el control de las agencias.

(1) DO C 120 de 29.3.2019, p. 161.

(2) DO C 120 de 29.3.2019, p. 163.

(3) Reglamento (UE) 2018/1726 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 14 de noviembre de 2018, relativo a la Agencia de la Unión Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA), y por el que se modifican el Reglamento (CE) n.o 1987/2006 y la Decisión 2007/533/JAI del Consejo y se deroga el Reglamento (UE) n.o 1077/2011 (DO L 295 de 21.11.2018, p. 99).

(4) Textos aprobados, P9_TA(2020)0121.